采购单管理流程

文件编号

BP-406

文件版本

A/0

生效日期

2005/07/01

第1页共10页

目录

一、流程目的................................................................................................................................................................2二、启动时机................................................................................................................................................................2三、主导部门、配合部门............................................................................................................................................2四、流程图...................................................................................................................................................................3五、流程概述................................................................................................................................................................4六、流程总体步骤、流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述........................................4

6.1流程总体步骤..................................................................................................................................................46.2流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述..............................................................4

6.2.1需求部门请购.....................................................................................................................................46.2.2采购核对请购单.................................................................................................................................56.2.3采购询价并确认采购交期.................................................................................................................56.2.4不能满足需求的异常处理.................................................................................................................56.2.5请购单报表审批.................................................................................................................................66.2.6 下采购计划........................................................................................................................................66.2.7追踪采购进度.....................................................................................................................................76.2.8 采购结案............................................................................................................................................7

七、表单说明................................................................................................................................................................8

7.1设备请购单(或采购底稿清单)..................................................................................................................87.2比价表..............................................................................................................................................................97.3采购订单........................................................................................................................................................10

文件编号

BP-406

文件版本

A/0

生效日期

[注] 此流程仅描述生管下单采购及设备采购部分。

2005/07/01

第2页共10页

一、流程目的

规范运作之步骤。使凡涉及到此流程的人员熟悉应该操作的程序。

二、启动时机

采购接到需求部门按计划的请购需求、已审批通过的请购单时启用。

三、主导部门、配合部门

主导部门:采购科

配合部门:凡有采购需求的部门

五、流程概述

采购管理流程描述的是:当有采购需求的部门,发出采购请购单(系统自动抛转或手工填写),由关负责人核准请购单,不予核准的申购人需重新修订请购单,核准后,由采购员对请购的材料物品进行询价,确定采购交期。然后采购员根据此做请购单报表,内容包括价格比较、采购交期、分配厂商等,交由相关负责人核准比价表(财务主管,申购人副总等)。采购员根据签字的比价表生成采购订单,打印采购订单由采购主管签核。下发采购订单给厂商,如需预付,根据比价表向财务申款,收到货物后,采购员根据发票、入库单和核准的比价表向财务请款结案。

六、流程总体步骤、流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述

6.1流程总体步骤

1、 需求部门请购 2、 采购核准请购单 3、 采购询价并确认采购交期 4、 不能满足需求的异常处理 5、 比价表审批 6、 下采购订单 7、 追踪采购进度 8、 采购结案

6.2流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述

6.2.1需求部门请购

6.2.1.1 需求部门根据设备需求,开具设备请购单,注明资金预算,由部门经理、设保科主管、部门副总、总工程师、总会计师、总经理签核后,转给采购。

(主导岗位: 申购人员 部门经理、设保科主管、部门副总、总工程师、总会计师、总经理)

6.2.1.2 如为生管部门,转给采购的资料有:采购底稿、每周的物料需求计划或每日的物料需求计划。生管下发的单据有生管科长级人员签核。然后交于采购。 (主导岗位:生管计划员 配合:生管科长)

6.2.2采购核对请购单

6.2.2.1 采购在按照采购底稿清单下采购单前,应先核对基本资料完备与否,再向相关部门反映异常情况。采购签收底稿清单,并给出采购的周期,然后返还给生管计划员。如对采购周期有异议,则双方协商。

(主导岗位:采购员 配合岗位:生管计划员) 6.2.2.2 其他部门,则采购接受请购单。 (主导岗位:采购员 配合岗位:采购主管)

6.2.3采购询价并确认采购交期

6.2.3.1 采购员根据请购单的产品种类、数量和交期条件,向不同供应商询价,以选择最低价位。同时要求供应商确认采购交期。 (主导岗位:采购员)

6.2.4不能满足需求的异常处理

6.2.4.1 供应商无法满足交期时,对于生管下的请购单,采购采取的措施有:1.召开由生管和行销参加的协调会,商量能否推迟向客户交货期;2.召开由研发、生管、品保参加的协商会,讨论技术上能否协助供应商解决或部分自制;4.与生管、物管商量,增加库存量。

(主导岗位:采购员 配合岗位:生管计划员、生管主管、行销主管) 6.4.2.2 对于其他部门下的请购单,采购再与需求部门进行协商。 (主导岗位:采购员 配合岗位:请购部门主管)

6.2.5请购单报表审批

6.2.5.1 其他部门设备采购,则采购员根据请购材料对厂商的询价、确认交期等,制作比价表。

(主导岗位:采购员)

6.2.5.2 如果采购设备的规格等参数与需求部门的要求发生变动,则比价表应先由需求部门的经理批准是否通过。

(主导岗位:采购员 配合岗位:需求部门经理)

等审批。如果审批过程中对请购单报表的数据不能通过,则采购员应该重新询价、采购周期等情况,然后修改比价表。比价表的核签人员,可参见末页的比价表样本。 (主导岗位:采购科长、申购人主管、总会计师 申请人副总 总工程师、采购副总配合岗位:采购员)

6.2.5.4 采购员依审批过的比价表等拟定并签署合同,留一副本给设保科,以便设备购回时的接收确认等。

(主导岗位:采购员 配合岗位:设保科相关人员) 6.2.5.5 生管下达的采购计划,不需要制作比价表,不需要这些审批。

6.2.6 下采购计划

6.2.6.1 设备采购,对于审批通过的比价表,采购员根据此与供应商签订设备购买合同。

(主导岗位:采购员 )

6.2.6.2 对于生管下的采购需求,由系统或手工制作采购订单,下发给供应商。 (主导岗位:采购员)

6.2.7追踪采购进度

6.2.7.1 采购员应定期的根据系统存底的采购订单,跟踪采购进度,如供应商发生订单交期、内容之变更时,应及时通知相关请购部门的人员。再协商解决。 (主导岗位:采购员 配合岗位: 请购部门人员)

6.2.8 采购结案

6.2.8.1 生管下单采购部分,物管根据电脑系统提供的采购订单核对供应商送货单的数量、日期、品种。

(主导岗位:物管 配合岗位:采购员)

6.2.8.2 采购员根据发票、材料入库单、核准的请购单报表,通知财务付款。 (主导岗位:采购员)

七、表单说明

7.1设备请购单(或采购底稿清单)

生管下达的采购底稿清单表单可参见《采购底稿清单流程作业指导书》。

其他部门下达设备采购(见下图表)

表单编号:JLC033-01

版本编号:A/1

设备请购单

年 月 日

请购部门 设备名称 生产厂家

请购人 型号 预估单价

需用日期 数量 预估单价

董事长

总经理

总会计师

总工程师

主管副总

财务室

设保科

部门经理

7.2比价表

公司名称 设备名称 型号 备注 数量

单价总金额

(含17%税交货日期 付款方式 保固期 联系电话 联系人 使用部门建

使用部门科长级及以上主管签。

技术部门建

设保科签

采购建议 采购科长签

使用部门副总批准

使用部门副总签

采购批准 采购副总签、总工程师签

财务批准 财务总监签

文件编号

BP-406

文件版本

A/0

生效日期

2005/07/01

第1页共10页

目录

一、流程目的................................................................................................................................................................2二、启动时机................................................................................................................................................................2三、主导部门、配合部门............................................................................................................................................2四、流程图...................................................................................................................................................................3五、流程概述................................................................................................................................................................4六、流程总体步骤、流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述........................................4

6.1流程总体步骤..................................................................................................................................................46.2流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述..............................................................4

6.2.1需求部门请购.....................................................................................................................................46.2.2采购核对请购单.................................................................................................................................56.2.3采购询价并确认采购交期.................................................................................................................56.2.4不能满足需求的异常处理.................................................................................................................56.2.5请购单报表审批.................................................................................................................................66.2.6 下采购计划........................................................................................................................................66.2.7追踪采购进度.....................................................................................................................................76.2.8 采购结案............................................................................................................................................7

七、表单说明................................................................................................................................................................8

7.1设备请购单(或采购底稿清单)..................................................................................................................87.2比价表..............................................................................................................................................................97.3采购订单........................................................................................................................................................10

文件编号

BP-406

文件版本

A/0

生效日期

[注] 此流程仅描述生管下单采购及设备采购部分。

2005/07/01

第2页共10页

一、流程目的

规范运作之步骤。使凡涉及到此流程的人员熟悉应该操作的程序。

二、启动时机

采购接到需求部门按计划的请购需求、已审批通过的请购单时启用。

三、主导部门、配合部门

主导部门:采购科

配合部门:凡有采购需求的部门

五、流程概述

采购管理流程描述的是:当有采购需求的部门,发出采购请购单(系统自动抛转或手工填写),由关负责人核准请购单,不予核准的申购人需重新修订请购单,核准后,由采购员对请购的材料物品进行询价,确定采购交期。然后采购员根据此做请购单报表,内容包括价格比较、采购交期、分配厂商等,交由相关负责人核准比价表(财务主管,申购人副总等)。采购员根据签字的比价表生成采购订单,打印采购订单由采购主管签核。下发采购订单给厂商,如需预付,根据比价表向财务申款,收到货物后,采购员根据发票、入库单和核准的比价表向财务请款结案。

六、流程总体步骤、流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述

6.1流程总体步骤

1、 需求部门请购 2、 采购核准请购单 3、 采购询价并确认采购交期 4、 不能满足需求的异常处理 5、 比价表审批 6、 下采购订单 7、 追踪采购进度 8、 采购结案

6.2流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述

6.2.1需求部门请购

6.2.1.1 需求部门根据设备需求,开具设备请购单,注明资金预算,由部门经理、设保科主管、部门副总、总工程师、总会计师、总经理签核后,转给采购。

(主导岗位: 申购人员 部门经理、设保科主管、部门副总、总工程师、总会计师、总经理)

6.2.1.2 如为生管部门,转给采购的资料有:采购底稿、每周的物料需求计划或每日的物料需求计划。生管下发的单据有生管科长级人员签核。然后交于采购。 (主导岗位:生管计划员 配合:生管科长)

6.2.2采购核对请购单

6.2.2.1 采购在按照采购底稿清单下采购单前,应先核对基本资料完备与否,再向相关部门反映异常情况。采购签收底稿清单,并给出采购的周期,然后返还给生管计划员。如对采购周期有异议,则双方协商。

(主导岗位:采购员 配合岗位:生管计划员) 6.2.2.2 其他部门,则采购接受请购单。 (主导岗位:采购员 配合岗位:采购主管)

6.2.3采购询价并确认采购交期

6.2.3.1 采购员根据请购单的产品种类、数量和交期条件,向不同供应商询价,以选择最低价位。同时要求供应商确认采购交期。 (主导岗位:采购员)

6.2.4不能满足需求的异常处理

6.2.4.1 供应商无法满足交期时,对于生管下的请购单,采购采取的措施有:1.召开由生管和行销参加的协调会,商量能否推迟向客户交货期;2.召开由研发、生管、品保参加的协商会,讨论技术上能否协助供应商解决或部分自制;4.与生管、物管商量,增加库存量。

(主导岗位:采购员 配合岗位:生管计划员、生管主管、行销主管) 6.4.2.2 对于其他部门下的请购单,采购再与需求部门进行协商。 (主导岗位:采购员 配合岗位:请购部门主管)

6.2.5请购单报表审批

6.2.5.1 其他部门设备采购,则采购员根据请购材料对厂商的询价、确认交期等,制作比价表。

(主导岗位:采购员)

6.2.5.2 如果采购设备的规格等参数与需求部门的要求发生变动,则比价表应先由需求部门的经理批准是否通过。

(主导岗位:采购员 配合岗位:需求部门经理)

等审批。如果审批过程中对请购单报表的数据不能通过,则采购员应该重新询价、采购周期等情况,然后修改比价表。比价表的核签人员,可参见末页的比价表样本。 (主导岗位:采购科长、申购人主管、总会计师 申请人副总 总工程师、采购副总配合岗位:采购员)

6.2.5.4 采购员依审批过的比价表等拟定并签署合同,留一副本给设保科,以便设备购回时的接收确认等。

(主导岗位:采购员 配合岗位:设保科相关人员) 6.2.5.5 生管下达的采购计划,不需要制作比价表,不需要这些审批。

6.2.6 下采购计划

6.2.6.1 设备采购,对于审批通过的比价表,采购员根据此与供应商签订设备购买合同。

(主导岗位:采购员 )

6.2.6.2 对于生管下的采购需求,由系统或手工制作采购订单,下发给供应商。 (主导岗位:采购员)

6.2.7追踪采购进度

6.2.7.1 采购员应定期的根据系统存底的采购订单,跟踪采购进度,如供应商发生订单交期、内容之变更时,应及时通知相关请购部门的人员。再协商解决。 (主导岗位:采购员 配合岗位: 请购部门人员)

6.2.8 采购结案

6.2.8.1 生管下单采购部分,物管根据电脑系统提供的采购订单核对供应商送货单的数量、日期、品种。

(主导岗位:物管 配合岗位:采购员)

6.2.8.2 采购员根据发票、材料入库单、核准的请购单报表,通知财务付款。 (主导岗位:采购员)

七、表单说明

7.1设备请购单(或采购底稿清单)

生管下达的采购底稿清单表单可参见《采购底稿清单流程作业指导书》。

其他部门下达设备采购(见下图表)

表单编号:JLC033-01

版本编号:A/1

设备请购单

年 月 日

请购部门 设备名称 生产厂家

请购人 型号 预估单价

需用日期 数量 预估单价

董事长

总经理

总会计师

总工程师

主管副总

财务室

设保科

部门经理

7.2比价表

公司名称 设备名称 型号 备注 数量

单价总金额

(含17%税交货日期 付款方式 保固期 联系电话 联系人 使用部门建

使用部门科长级及以上主管签。

技术部门建

设保科签

采购建议 采购科长签

使用部门副总批准

使用部门副总签

采购批准 采购副总签、总工程师签

财务批准 财务总监签


相关内容

  • 12123109于畅项目采购管理流程探讨
  • 项目采购管理流程探讨 --以YG公司为例的项目采购流程的优化设计 姓名: 于畅 学号: 12123109 日期: 2015年4月23日 目录 一.采购管理相关理论 .................................................................... ...

  • 13.03采购价格管理流程
  • 广西柳工机械股份有限公司管理制度 GZ/LG13.03-2012 代替GZ/LG04.15.01-2009 采购价格管理流程 广西柳工机械股份有限公司 发布 目 录 1 控制目标 ............................................................ ...

  • 采购及应付款管理流程优化案例
  • 采购及应付款管理流程优化案例 (1)选题 (2)范围确定 采购及应付款流程-现状 采购及应付帐款管理流程弊端: • 采购缺乏统一管理--采购职责(物料,设备)分散于多个部门中,多方管理多方预算,公司 对年度采购量缺乏宏观调控,进而影响公司整体成本控制: • 物料采购与材料仓库管理欠缺专业分工--同时 ...

  • 采购和应付款管理办法
  • 采购与应付款管理办法 目 录 1.管理目的........................................................................................................... 2 2.相关定义............. ...

  • 企业物资采购业务流程探讨
  • 摘要:文章从三个方面入手对企业物资采购业务流程进行探讨,包括:采购各环节流程.紧急采购流程和项目采购流程. 关键词:物资采购:业务流程:采购成本 中图分类号:F250 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2013)12-00-01 企业的竞争优势主要有两类:成本领先和产品差异.由于采购成本 ...

  • 生产类采购计划报批和执行流程(试行)
  • XX 石油技术(集团)有限公司 文件编号第1版编制部门质量管理部发 布 日209 年 2 月 16签 发罗x 生产类采购计划报批和执行流程(试行) 第一条 为提高公司生产类采购计划质量和执行效率,根据公司组织结构.管理模式,特制订本流程. 第二条 生产类采购指的是公司购买生产.技术服务及贸易所需要的 ...

  • 5.采购管理流程
  • 5. 采购管理流程 采购是保证企业进行产品开发,保证质量,提高生产效率,进行成本控制的关键环节. 然而,很多企业出现采购管理疲软无力.混乱不堪的局面,或者运行效率低.成本高,给企业造成很大的损失.企业特别是中型或大型的企业,为了企业的正常运行,必须健全采购管理组织和采购管理流程. 一般来说,采购管理 ...

  • 高校采购存在的问题与采购流程优化研究
  • 2011年第5期 总第117期ISSN1672-1438CN11-4994/T 高校采购存在的问题与采购流程优化研究 伍劲宇 华南农业大学 广东广州 510642 摘 要:基于应用ASME分析方法对当前高校采购存在问题的分析,并应用BPR核心思想与电子化采购手段对高校采购流程进行优化,最后阐述了优化 ...

  • 公司采购制度及流程
  • 物资采购支付管理制度 第一章:总则 第二章:物资采购具体内容 第三章:采购业务原则和权限管理 第四章:采购流程 第五章:申请付款基本流程 第六章:预付款及定金管理 第七章:应付帐款管理 第八章:附则 第九章:附件 第一章: 总 则 为了规范公司采购业务流程,防范采购业务风险,控制采购支出,保证公司正 ...

  • 201104k3简述赠品业务的处理流程
  • K/3V12.1赠品业务的处理流程 本期概述 z 本文档适用K3 12.1采购销售模块赠品业务的处理 z 当完成本文档学习之后,您将能够了解K/3系统中赠品业务的处理流程 版本信息 z 2011年04月18日 V1.0 编写人:吴小玲 z 2011年04月26日 V2.0 审核人:李晨阳 版权信息 ...