文件编号
BP-406
文件版本
A/0
生效日期
2005/07/01
第1页共10页
目录
一、流程目的................................................................................................................................................................2二、启动时机................................................................................................................................................................2三、主导部门、配合部门............................................................................................................................................2四、流程图...................................................................................................................................................................3五、流程概述................................................................................................................................................................4六、流程总体步骤、流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述........................................4
6.1流程总体步骤..................................................................................................................................................46.2流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述..............................................................4
6.2.1需求部门请购.....................................................................................................................................46.2.2采购核对请购单.................................................................................................................................56.2.3采购询价并确认采购交期.................................................................................................................56.2.4不能满足需求的异常处理.................................................................................................................56.2.5请购单报表审批.................................................................................................................................66.2.6 下采购计划........................................................................................................................................66.2.7追踪采购进度.....................................................................................................................................76.2.8 采购结案............................................................................................................................................7
七、表单说明................................................................................................................................................................8
7.1设备请购单(或采购底稿清单)..................................................................................................................87.2比价表..............................................................................................................................................................97.3采购订单........................................................................................................................................................10
文件编号
BP-406
文件版本
A/0
生效日期
[注] 此流程仅描述生管下单采购及设备采购部分。
2005/07/01
第2页共10页
一、流程目的
规范运作之步骤。使凡涉及到此流程的人员熟悉应该操作的程序。
二、启动时机
采购接到需求部门按计划的请购需求、已审批通过的请购单时启用。
三、主导部门、配合部门
主导部门:采购科
配合部门:凡有采购需求的部门
五、流程概述
采购管理流程描述的是:当有采购需求的部门,发出采购请购单(系统自动抛转或手工填写),由关负责人核准请购单,不予核准的申购人需重新修订请购单,核准后,由采购员对请购的材料物品进行询价,确定采购交期。然后采购员根据此做请购单报表,内容包括价格比较、采购交期、分配厂商等,交由相关负责人核准比价表(财务主管,申购人副总等)。采购员根据签字的比价表生成采购订单,打印采购订单由采购主管签核。下发采购订单给厂商,如需预付,根据比价表向财务申款,收到货物后,采购员根据发票、入库单和核准的比价表向财务请款结案。
六、流程总体步骤、流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述
6.1流程总体步骤
1、 需求部门请购 2、 采购核准请购单 3、 采购询价并确认采购交期 4、 不能满足需求的异常处理 5、 比价表审批 6、 下采购订单 7、 追踪采购进度 8、 采购结案
6.2流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述
6.2.1需求部门请购
6.2.1.1 需求部门根据设备需求,开具设备请购单,注明资金预算,由部门经理、设保科主管、部门副总、总工程师、总会计师、总经理签核后,转给采购。
(主导岗位: 申购人员 部门经理、设保科主管、部门副总、总工程师、总会计师、总经理)
6.2.1.2 如为生管部门,转给采购的资料有:采购底稿、每周的物料需求计划或每日的物料需求计划。生管下发的单据有生管科长级人员签核。然后交于采购。 (主导岗位:生管计划员 配合:生管科长)
6.2.2采购核对请购单
6.2.2.1 采购在按照采购底稿清单下采购单前,应先核对基本资料完备与否,再向相关部门反映异常情况。采购签收底稿清单,并给出采购的周期,然后返还给生管计划员。如对采购周期有异议,则双方协商。
(主导岗位:采购员 配合岗位:生管计划员) 6.2.2.2 其他部门,则采购接受请购单。 (主导岗位:采购员 配合岗位:采购主管)
6.2.3采购询价并确认采购交期
6.2.3.1 采购员根据请购单的产品种类、数量和交期条件,向不同供应商询价,以选择最低价位。同时要求供应商确认采购交期。 (主导岗位:采购员)
6.2.4不能满足需求的异常处理
6.2.4.1 供应商无法满足交期时,对于生管下的请购单,采购采取的措施有:1.召开由生管和行销参加的协调会,商量能否推迟向客户交货期;2.召开由研发、生管、品保参加的协商会,讨论技术上能否协助供应商解决或部分自制;4.与生管、物管商量,增加库存量。
(主导岗位:采购员 配合岗位:生管计划员、生管主管、行销主管) 6.4.2.2 对于其他部门下的请购单,采购再与需求部门进行协商。 (主导岗位:采购员 配合岗位:请购部门主管)
6.2.5请购单报表审批
6.2.5.1 其他部门设备采购,则采购员根据请购材料对厂商的询价、确认交期等,制作比价表。
(主导岗位:采购员)
6.2.5.2 如果采购设备的规格等参数与需求部门的要求发生变动,则比价表应先由需求部门的经理批准是否通过。
(主导岗位:采购员 配合岗位:需求部门经理)
等审批。如果审批过程中对请购单报表的数据不能通过,则采购员应该重新询价、采购周期等情况,然后修改比价表。比价表的核签人员,可参见末页的比价表样本。 (主导岗位:采购科长、申购人主管、总会计师 申请人副总 总工程师、采购副总配合岗位:采购员)
6.2.5.4 采购员依审批过的比价表等拟定并签署合同,留一副本给设保科,以便设备购回时的接收确认等。
(主导岗位:采购员 配合岗位:设保科相关人员) 6.2.5.5 生管下达的采购计划,不需要制作比价表,不需要这些审批。
6.2.6 下采购计划
6.2.6.1 设备采购,对于审批通过的比价表,采购员根据此与供应商签订设备购买合同。
(主导岗位:采购员 )
6.2.6.2 对于生管下的采购需求,由系统或手工制作采购订单,下发给供应商。 (主导岗位:采购员)
6.2.7追踪采购进度
6.2.7.1 采购员应定期的根据系统存底的采购订单,跟踪采购进度,如供应商发生订单交期、内容之变更时,应及时通知相关请购部门的人员。再协商解决。 (主导岗位:采购员 配合岗位: 请购部门人员)
6.2.8 采购结案
6.2.8.1 生管下单采购部分,物管根据电脑系统提供的采购订单核对供应商送货单的数量、日期、品种。
(主导岗位:物管 配合岗位:采购员)
6.2.8.2 采购员根据发票、材料入库单、核准的请购单报表,通知财务付款。 (主导岗位:采购员)
七、表单说明
7.1设备请购单(或采购底稿清单)
生管下达的采购底稿清单表单可参见《采购底稿清单流程作业指导书》。
其他部门下达设备采购(见下图表)
表单编号:JLC033-01
版本编号:A/1
设备请购单
年 月 日
请购部门 设备名称 生产厂家
请购人 型号 预估单价
需用日期 数量 预估单价
董事长
总经理
总会计师
总工程师
主管副总
财务室
设保科
部门经理
7.2比价表
公司名称 设备名称 型号 备注 数量
单价总金额
(含17%税交货日期 付款方式 保固期 联系电话 联系人 使用部门建
议
使用部门科长级及以上主管签。
技术部门建
议
设保科签
采购建议 采购科长签
使用部门副总批准
使用部门副总签
采购批准 采购副总签、总工程师签
财务批准 财务总监签
文件编号
BP-406
文件版本
A/0
生效日期
2005/07/01
第1页共10页
目录
一、流程目的................................................................................................................................................................2二、启动时机................................................................................................................................................................2三、主导部门、配合部门............................................................................................................................................2四、流程图...................................................................................................................................................................3五、流程概述................................................................................................................................................................4六、流程总体步骤、流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述........................................4
6.1流程总体步骤..................................................................................................................................................46.2流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述..............................................................4
6.2.1需求部门请购.....................................................................................................................................46.2.2采购核对请购单.................................................................................................................................56.2.3采购询价并确认采购交期.................................................................................................................56.2.4不能满足需求的异常处理.................................................................................................................56.2.5请购单报表审批.................................................................................................................................66.2.6 下采购计划........................................................................................................................................66.2.7追踪采购进度.....................................................................................................................................76.2.8 采购结案............................................................................................................................................7
七、表单说明................................................................................................................................................................8
7.1设备请购单(或采购底稿清单)..................................................................................................................87.2比价表..............................................................................................................................................................97.3采购订单........................................................................................................................................................10
文件编号
BP-406
文件版本
A/0
生效日期
[注] 此流程仅描述生管下单采购及设备采购部分。
2005/07/01
第2页共10页
一、流程目的
规范运作之步骤。使凡涉及到此流程的人员熟悉应该操作的程序。
二、启动时机
采购接到需求部门按计划的请购需求、已审批通过的请购单时启用。
三、主导部门、配合部门
主导部门:采购科
配合部门:凡有采购需求的部门
五、流程概述
采购管理流程描述的是:当有采购需求的部门,发出采购请购单(系统自动抛转或手工填写),由关负责人核准请购单,不予核准的申购人需重新修订请购单,核准后,由采购员对请购的材料物品进行询价,确定采购交期。然后采购员根据此做请购单报表,内容包括价格比较、采购交期、分配厂商等,交由相关负责人核准比价表(财务主管,申购人副总等)。采购员根据签字的比价表生成采购订单,打印采购订单由采购主管签核。下发采购订单给厂商,如需预付,根据比价表向财务申款,收到货物后,采购员根据发票、入库单和核准的比价表向财务请款结案。
六、流程总体步骤、流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述
6.1流程总体步骤
1、 需求部门请购 2、 采购核准请购单 3、 采购询价并确认采购交期 4、 不能满足需求的异常处理 5、 比价表审批 6、 下采购订单 7、 追踪采购进度 8、 采购结案
6.2流程详细描述及主导部门、岗位、配合部门、岗位的详细描述
6.2.1需求部门请购
6.2.1.1 需求部门根据设备需求,开具设备请购单,注明资金预算,由部门经理、设保科主管、部门副总、总工程师、总会计师、总经理签核后,转给采购。
(主导岗位: 申购人员 部门经理、设保科主管、部门副总、总工程师、总会计师、总经理)
6.2.1.2 如为生管部门,转给采购的资料有:采购底稿、每周的物料需求计划或每日的物料需求计划。生管下发的单据有生管科长级人员签核。然后交于采购。 (主导岗位:生管计划员 配合:生管科长)
6.2.2采购核对请购单
6.2.2.1 采购在按照采购底稿清单下采购单前,应先核对基本资料完备与否,再向相关部门反映异常情况。采购签收底稿清单,并给出采购的周期,然后返还给生管计划员。如对采购周期有异议,则双方协商。
(主导岗位:采购员 配合岗位:生管计划员) 6.2.2.2 其他部门,则采购接受请购单。 (主导岗位:采购员 配合岗位:采购主管)
6.2.3采购询价并确认采购交期
6.2.3.1 采购员根据请购单的产品种类、数量和交期条件,向不同供应商询价,以选择最低价位。同时要求供应商确认采购交期。 (主导岗位:采购员)
6.2.4不能满足需求的异常处理
6.2.4.1 供应商无法满足交期时,对于生管下的请购单,采购采取的措施有:1.召开由生管和行销参加的协调会,商量能否推迟向客户交货期;2.召开由研发、生管、品保参加的协商会,讨论技术上能否协助供应商解决或部分自制;4.与生管、物管商量,增加库存量。
(主导岗位:采购员 配合岗位:生管计划员、生管主管、行销主管) 6.4.2.2 对于其他部门下的请购单,采购再与需求部门进行协商。 (主导岗位:采购员 配合岗位:请购部门主管)
6.2.5请购单报表审批
6.2.5.1 其他部门设备采购,则采购员根据请购材料对厂商的询价、确认交期等,制作比价表。
(主导岗位:采购员)
6.2.5.2 如果采购设备的规格等参数与需求部门的要求发生变动,则比价表应先由需求部门的经理批准是否通过。
(主导岗位:采购员 配合岗位:需求部门经理)
等审批。如果审批过程中对请购单报表的数据不能通过,则采购员应该重新询价、采购周期等情况,然后修改比价表。比价表的核签人员,可参见末页的比价表样本。 (主导岗位:采购科长、申购人主管、总会计师 申请人副总 总工程师、采购副总配合岗位:采购员)
6.2.5.4 采购员依审批过的比价表等拟定并签署合同,留一副本给设保科,以便设备购回时的接收确认等。
(主导岗位:采购员 配合岗位:设保科相关人员) 6.2.5.5 生管下达的采购计划,不需要制作比价表,不需要这些审批。
6.2.6 下采购计划
6.2.6.1 设备采购,对于审批通过的比价表,采购员根据此与供应商签订设备购买合同。
(主导岗位:采购员 )
6.2.6.2 对于生管下的采购需求,由系统或手工制作采购订单,下发给供应商。 (主导岗位:采购员)
6.2.7追踪采购进度
6.2.7.1 采购员应定期的根据系统存底的采购订单,跟踪采购进度,如供应商发生订单交期、内容之变更时,应及时通知相关请购部门的人员。再协商解决。 (主导岗位:采购员 配合岗位: 请购部门人员)
6.2.8 采购结案
6.2.8.1 生管下单采购部分,物管根据电脑系统提供的采购订单核对供应商送货单的数量、日期、品种。
(主导岗位:物管 配合岗位:采购员)
6.2.8.2 采购员根据发票、材料入库单、核准的请购单报表,通知财务付款。 (主导岗位:采购员)
七、表单说明
7.1设备请购单(或采购底稿清单)
生管下达的采购底稿清单表单可参见《采购底稿清单流程作业指导书》。
其他部门下达设备采购(见下图表)
表单编号:JLC033-01
版本编号:A/1
设备请购单
年 月 日
请购部门 设备名称 生产厂家
请购人 型号 预估单价
需用日期 数量 预估单价
董事长
总经理
总会计师
总工程师
主管副总
财务室
设保科
部门经理
7.2比价表
公司名称 设备名称 型号 备注 数量
单价总金额
(含17%税交货日期 付款方式 保固期 联系电话 联系人 使用部门建
议
使用部门科长级及以上主管签。
技术部门建
议
设保科签
采购建议 采购科长签
使用部门副总批准
使用部门副总签
采购批准 采购副总签、总工程师签
财务批准 财务总监签