信件格式及范文

一.英文信件格式 信封(Envelop) 1. 信封(Envelop) 与中文信封相反,英文信封上收信人 收信人的地址和姓名写在信封的中间,发信人 发信人的地址和姓名写在信封的左上角,或信封背面。 收信人 发信人 英文书信的地址应从小写到大,先写门牌号码,再写街道、城镇、省或州及邮政编码,最后是国家名称。国家名称的每一个字 母都要大写。

信头/个人信头(Letterhead (Letterhead/Personal 2. 信头/个人信头(Letterhead/Personal Letterhead) 公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码,这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信 在没有信头的普通信纸上写信,作者就需要写 在没有信头的普通信纸上写信 明回邮地址和联系号码。 封内日期(Date 3. 封内日期(Date Line) 封内日期是写信或打字时 写信或打字时的日期。封内日期 封内日期写在信头或作者地址的下两行。 写信或打字时 封内日期 封内地址(Inside 4. 封内地址(Inside Address) 封内地址是收信人的地址,包括姓名,职务(如适用),公司名称(如适用),街道名称或信箱号,城市,州或省,邮政编码和国 封内地址 家。封内地址通常写在左手边,在日期线和称呼之间。

称呼(Salutation) 5. 称呼(Salutation) 称呼是一封信开头对收信人的称呼,写在封内地址或提示句下两三行 下两三行。称呼后可以写冒号或逗号。在商业信函或其他正式书信中, 下两三行 用冒号。 在非正式书信中,称呼后用逗号。(注意:尽量避免使用“To Whom It May Concern” 或“Dear Sir or Madam”,因为这种称呼 改进方法是争取确定收信人的姓名,或使用“Dear Human Resources Manager”,“Dear Friends”这样 已经过时,并且不很友好。改进方法 改进方法 的称呼。在给律师或外交领事写信时,可以使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔,但它们不应出现在称呼中。同样,如果收信人 的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”,如“George Bush,Jr.”也不能把它们包含在称呼中。) 头衔(Titles) 6. 头衔(Titles)

除非写信人与收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上“Mr.”,“Professor”等表示礼貌的头衔。 提示句(选择性)Attention 7. 提示句(选择性)Attention Line(optional) 提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理,尽管信是写给这个组织的。另外,在指明的收信人不在时,它也允许组 织中其他人查看信的内容。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面。 主题句(选择性)Subject 8. 主题句(选择性)Subject Line(optional) 主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的姓名,也可以用主题句代替称呼。为了收 到最佳效

果,可以给主题句加下划线,或大写主题句。 正文(Body 9. 正文(Body of the Letter) 正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式 齐头式。而私人信件通常不用齐头式 不用齐头式。在齐头式书信中,全部内容包括日期和信尾问候 齐头式 不用齐头式 语,都从左侧顶格开始 从左侧顶格开始。段落开头不空格,各段之间空两行 各段之间空两行。 从左侧顶格开始 各段之间空两行 修正齐头式,是使用最为广泛的一种格式,商业和私人信件都可以使用,尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使 用没有印刷信头的普通信纸时,这种格式最合适。与齐头式不同,发信人地址、日期,信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分 从左边开始。 写信人签名(W (Writer's Signature) 10. 写信人签名(Writer's Identification/ Signature) 写信人的签名、名字和头衔(如果适用),写在信尾问候语同侧 信尾问候语同侧三四行以下的位置。应亲笔签上写信人自己的姓名。如果是用打字 信尾问候语同侧 机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名。 附注(Notions) 11. 附注(Notions) 附注写在写信人签名下两行的位置,附注包括参考缩写,附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。 信尾问候语(Complimentary 12. 信尾问候语(Complimentary Closing) 信尾问候语是写在信尾的告别话语,例如 Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; 通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字母要大写,最后以逗号结尾。 Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,通常位于正文两三行以下 通常位于正文两三行以下 附言(Postscript 13. 附言(Postscript PS or P.S.) 附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。通常在附注下两三行的地方,从左侧顶格写起。在促销和私人信件中,附言也可以 用来强调写信人请求收信人采取的行动和做的考虑。 除以上几个部分外, 有时一些英语书信还包括:1) ( 附件 (Enclosure), Enc. 表示, 以 如“附有。。。证明”应写为 Enc…Certificate; 。。。 (2)再启 (Postscript),以 P.S. 表示;(3)抄送件(Carbon Copy to…),以 c.c. 表示,说明一式多份抄送其他有关人员。这些 都是次要的补充部分。P.S. 主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写信人粗心大意的印象。Enc.和 c.c. 大都用 在商贸信函中。

二.书写款式 英语书信的款式一般有两种:齐头式 (Block Style) 和折衷式 (Semi-Block Style)。齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件 中使用,以显示信件内容的严肃性,真实性,可靠性。而折衷式则显的比较随便,

主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。如果 。 两人之间不是第一次通信,相互比较了解,可以省略信内的双方地址 两人之间不是第一次通信,相互比较了解,可以省略信内的双方地址。以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。 齐头式信件款式: A: 齐头式信件款式:

注:用齐头式信件写信,其正文与称呼之间空一至二行 正文与称呼之间空一至二行。每段的第一句句子不需要空格,但段与段之间需要空一至二行 一至二行。齐头式信件 正文与称呼之间空一至二行 一至二行 的信尾客套话和签名可以有两种 两种款式。第一种写在左下方 左下方,这是最常用 最常用也是最正式的。另外也可以写在右下方 右下方,这种形式则表示写信 两种 左下方 最常用 右下方 人与收信人之间的关系比较熟悉随便 关系比较熟悉随便。 关系比较熟悉随便

下面是另一种齐头式信件的格式。 齐头式信件款式: (范文 2。)

折衷式信件款式: B: 折衷式信件款式: 用折衷式书写信件,其正文与称呼之间空一至二行。第一段第一句的第一个单词必须在 Dear 称呼的直接下面 称呼的直接下面。以后每段开头都要与 信尾的客套话和签名都写在右下方。朋友之间写信一般都使用折衷式,而且称呼与正文之间一般不空行。具体 第一段第一个字对齐。信尾的客套话和签名都写在右下方 信尾的客套话和签名都写在右下方 款式和要求参见后面的一些信件。 以下是一封折衷式信件。

三.信件书写要求: 写英语信件一般可以使用打字机、电脑,朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔,但不宜用铅笔。不管你用什么 形式书写,一些重要的信件,签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。

(二)各类常用信件 1)感谢信

2)祝贺信

3)邀请信

4)一般信件

5)商业信件

6)求学信

7)出国留学推荐信 ( Recommendation Letter for Studying Abroad ) 随着我国出国留学生日年增多一般,大部分学生需要在出国前让自己的老师、导师或领导写一份出国推荐信,从而可以在信中告知对 方学校申请人的学历、能力、为人处世等方面的情况。如果推荐信是写给对方某某人的,开头用 Dear… ,如果是写给对方单位或学 校的,则开头可以用 To whom it may concern, 或 To Whom It May Concern,(意为:有关负责人)。 以下是一封出国留学推荐信:

一.英文信件格式 信封(Envelop) 1. 信封(Envelop) 与中文信封相反,英文信封上收信人 收信人的地址和姓名写在信封的中间,发信人 发信人的地址和姓名写在信封的左上角,或信封背面。 收信人 发信人 英文书信的地址应从小写到大,先写门牌号码,再写街道、城镇、省或州及邮政编码,最后是国家名称。国家名称的每一个字 母都要大写。

信头/个人信头(Letterhead (Letterhead/Personal 2. 信头/个人信头(Letterhead/Personal Letterhead) 公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码,这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信 在没有信头的普通信纸上写信,作者就需要写 在没有信头的普通信纸上写信 明回邮地址和联系号码。 封内日期(Date 3. 封内日期(Date Line) 封内日期是写信或打字时 写信或打字时的日期。封内日期 封内日期写在信头或作者地址的下两行。 写信或打字时 封内日期 封内地址(Inside 4. 封内地址(Inside Address) 封内地址是收信人的地址,包括姓名,职务(如适用),公司名称(如适用),街道名称或信箱号,城市,州或省,邮政编码和国 封内地址 家。封内地址通常写在左手边,在日期线和称呼之间。

称呼(Salutation) 5. 称呼(Salutation) 称呼是一封信开头对收信人的称呼,写在封内地址或提示句下两三行 下两三行。称呼后可以写冒号或逗号。在商业信函或其他正式书信中, 下两三行 用冒号。 在非正式书信中,称呼后用逗号。(注意:尽量避免使用“To Whom It May Concern” 或“Dear Sir or Madam”,因为这种称呼 改进方法是争取确定收信人的姓名,或使用“Dear Human Resources Manager”,“Dear Friends”这样 已经过时,并且不很友好。改进方法 改进方法 的称呼。在给律师或外交领事写信时,可以使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔,但它们不应出现在称呼中。同样,如果收信人 的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”,如“George Bush,Jr.”也不能把它们包含在称呼中。) 头衔(Titles) 6. 头衔(Titles)

除非写信人与收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上“Mr.”,“Professor”等表示礼貌的头衔。 提示句(选择性)Attention 7. 提示句(选择性)Attention Line(optional) 提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理,尽管信是写给这个组织的。另外,在指明的收信人不在时,它也允许组 织中其他人查看信的内容。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面。 主题句(选择性)Subject 8. 主题句(选择性)Subject Line(optional) 主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的姓名,也可以用主题句代替称呼。为了收 到最佳效

果,可以给主题句加下划线,或大写主题句。 正文(Body 9. 正文(Body of the Letter) 正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式 齐头式。而私人信件通常不用齐头式 不用齐头式。在齐头式书信中,全部内容包括日期和信尾问候 齐头式 不用齐头式 语,都从左侧顶格开始 从左侧顶格开始。段落开头不空格,各段之间空两行 各段之间空两行。 从左侧顶格开始 各段之间空两行 修正齐头式,是使用最为广泛的一种格式,商业和私人信件都可以使用,尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使 用没有印刷信头的普通信纸时,这种格式最合适。与齐头式不同,发信人地址、日期,信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分 从左边开始。 写信人签名(W (Writer's Signature) 10. 写信人签名(Writer's Identification/ Signature) 写信人的签名、名字和头衔(如果适用),写在信尾问候语同侧 信尾问候语同侧三四行以下的位置。应亲笔签上写信人自己的姓名。如果是用打字 信尾问候语同侧 机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名。 附注(Notions) 11. 附注(Notions) 附注写在写信人签名下两行的位置,附注包括参考缩写,附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。 信尾问候语(Complimentary 12. 信尾问候语(Complimentary Closing) 信尾问候语是写在信尾的告别话语,例如 Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; 通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字母要大写,最后以逗号结尾。 Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,通常位于正文两三行以下 通常位于正文两三行以下 附言(Postscript 13. 附言(Postscript PS or P.S.) 附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。通常在附注下两三行的地方,从左侧顶格写起。在促销和私人信件中,附言也可以 用来强调写信人请求收信人采取的行动和做的考虑。 除以上几个部分外, 有时一些英语书信还包括:1) ( 附件 (Enclosure), Enc. 表示, 以 如“附有。。。证明”应写为 Enc…Certificate; 。。。 (2)再启 (Postscript),以 P.S. 表示;(3)抄送件(Carbon Copy to…),以 c.c. 表示,说明一式多份抄送其他有关人员。这些 都是次要的补充部分。P.S. 主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写信人粗心大意的印象。Enc.和 c.c. 大都用 在商贸信函中。

二.书写款式 英语书信的款式一般有两种:齐头式 (Block Style) 和折衷式 (Semi-Block Style)。齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件 中使用,以显示信件内容的严肃性,真实性,可靠性。而折衷式则显的比较随便,

主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。如果 。 两人之间不是第一次通信,相互比较了解,可以省略信内的双方地址 两人之间不是第一次通信,相互比较了解,可以省略信内的双方地址。以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。 齐头式信件款式: A: 齐头式信件款式:

注:用齐头式信件写信,其正文与称呼之间空一至二行 正文与称呼之间空一至二行。每段的第一句句子不需要空格,但段与段之间需要空一至二行 一至二行。齐头式信件 正文与称呼之间空一至二行 一至二行 的信尾客套话和签名可以有两种 两种款式。第一种写在左下方 左下方,这是最常用 最常用也是最正式的。另外也可以写在右下方 右下方,这种形式则表示写信 两种 左下方 最常用 右下方 人与收信人之间的关系比较熟悉随便 关系比较熟悉随便。 关系比较熟悉随便

下面是另一种齐头式信件的格式。 齐头式信件款式: (范文 2。)

折衷式信件款式: B: 折衷式信件款式: 用折衷式书写信件,其正文与称呼之间空一至二行。第一段第一句的第一个单词必须在 Dear 称呼的直接下面 称呼的直接下面。以后每段开头都要与 信尾的客套话和签名都写在右下方。朋友之间写信一般都使用折衷式,而且称呼与正文之间一般不空行。具体 第一段第一个字对齐。信尾的客套话和签名都写在右下方 信尾的客套话和签名都写在右下方 款式和要求参见后面的一些信件。 以下是一封折衷式信件。

三.信件书写要求: 写英语信件一般可以使用打字机、电脑,朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔,但不宜用铅笔。不管你用什么 形式书写,一些重要的信件,签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。

(二)各类常用信件 1)感谢信

2)祝贺信

3)邀请信

4)一般信件

5)商业信件

6)求学信

7)出国留学推荐信 ( Recommendation Letter for Studying Abroad ) 随着我国出国留学生日年增多一般,大部分学生需要在出国前让自己的老师、导师或领导写一份出国推荐信,从而可以在信中告知对 方学校申请人的学历、能力、为人处世等方面的情况。如果推荐信是写给对方某某人的,开头用 Dear… ,如果是写给对方单位或学 校的,则开头可以用 To whom it may concern, 或 To Whom It May Concern,(意为:有关负责人)。 以下是一封出国留学推荐信:


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