一公司常用公文写作规范
为使司属范围内的公文写作制度化，规范公文格式，特制订本规范。本规范涉及的公文是指日常工作上常用的公文、请示、报告、通报、通知、会议纪要等用书。
一、 文书行文格式
（一）具体行文格式要求
1、公文标题：小二号，华文中宋字体，加粗。小标题或需强调的内容可用四号华文中宋加粗。
2、正文：四号，仿宋字体。
3、行间距：23磅左右（可根据具体情况而定）。
4、字间距：标准。
5、纸张：A4纸。
6、页边距：上2cm，下2cm，左2cm，右2cm。
7、落款：单位名称要写全称，日期可用汉字大写或阿拉伯字，如“二○一○年四月二十日”、“2010年4月20日”，一般情况下，行政公文用前者，党务公文用后者。常见错误“二00八年三月十日”中的零用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”代替。单位和日期位于页面右下方，对齐格式有两种：
（1）XX市XXXX总公司一公司
二〇一〇年四月二十七日
（2） X X 车 队
二〇一〇年四月二十七日
8、公文盖章：一种是单一发文的印章，盖章就代表单位，因此不再打单位名称，将章直接盖日期上。讲究“上不压正文，下骑年盖月”，不得采用“此页无正文”的写法盖章。另一种是联合发文印章，相互不交叉，不相切，不远离。没有公章的部门，原则上应由部门负责人在文书落款处签字。
（二）序号使用顺序
一般序号有“一、二、三……”（以下用“一、”代替），“（一）（二）（三）……”（以下用“（一）”代替），“1、2、3……” （以下用“1、”代替），“（1）（2）（3）……” （以下用“（1）”代替），“①②③……” （以下用①代替）。
使用3至5个序号的顺序为“一、（一）1、（1）①”；使用1至2个序号为可用“一、1、”或单独使用“一”或“1”；同一文本前后序号顺序要一致，如文中有使用3个序号“一、（一）1、”的，其他平级段落用1至2个序号的也必须按照“一、（一）”或单独使用“一、”。
带括号和圆圈的序号后面不使用顿号。如“（1）树立……”
（三）具体格式解说
2、附件标注：在正文后面一行，落款前，空两格，有文号的用括号在文件名后标注，多个附件要使用“1
、2、3……”标注；如
3、抄送、抄报：在正文结束页面的底端，顶格；
（四）文书字号编制规范
1、对内行文的字号：公交一字[年号]×号，如公交一字[2011]12号。
（五）文书文稿修改常用符号及用法
1
、改正：使用符号“”，如：
2、删除：使用符号“”，如：
3、增补：使用符号“”，如：
4
、对调：使用符号“”如：
5
、转移：使用符号“”，如：
6、接排：使用符号“”，如：
7、另起一段：使用符号“”，如：
8、左右移：使用符号“”，如：
9、保留：使用“△”或“○”，如：
10、代替：使用符号“○=”，如：
二、常用公文写作规范
（一）通知
1、标题：一般用两种写法。一是只写“通知”、“ⅹⅹ通知”如“会议通知”、“停电通知”，必要时也可在通知前加定语，“紧急通知”、“重要通知”等字样；二是发文机关、事由、文种“三要素”齐全，这种标题让人一目了然，看标题就基本上知道通知的大概内容，如“一公司关于开展气排球比赛的通知”。
●主送对象：一般为发文机关的下级机关，在标题正文之前顶格书写，主送对象一定要明确。非广发性、周知性的通知，受通知的对象一般要写全，如“金桥车队”；普发性的通知，要按规范发布范围，如“司属各科室、车队”
●正文：要交代发文的原因、意图、目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文大体可分为总分条文式、归纳式、篇段合一式。
●落款：正文右下方注明发文机关和成文日期。
（二）请示
1、标题：有两种写法，一是发文机关，事由和文种，如“望州车队关于购买电话机的请示”。二是事由和文种，如“关于购买电话机的请示”，不能将文种误写成请示报告、报告或申请，不宜写成“关于请求（或申请）XXX的请示”。
2、主送机关：必须而且只能写一个主送机关。若同时要送其他机关应抄送。一般不要写给领导个人名字。
3、正文：一般由请示原因、事项和结语组成。请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据，不宜太多太长。请示事项是重点，请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项，所提建议和要求要切实可行，一般应写“拟”
怎么办。请示结语常用“妥否，请批示”、“以上请示，请予批准”、“请批准”、“请审批”、“请指示”等，不要用“可否（妥否、当否），请批准”不合逻辑的用语作结，而且结束语也不能出现“报告”字样。
4、落款：发文机关和日期
（三）报告
1、标题：有两种写法，一是完整式，即发文机关、事由、文种三要素齐全，如：“一公司关于开展学习实践科学发展观活动的报告”。二是省略式，省去发文机关，由事由和文种构成。
2、主送机关即受文机关，报告一般都有特定的受文机关（即上级机关或业务主管部门）
3、正文：由报告缘由、内容、结语构成。缘由即开头，一般先总述开展工作的背景、成绩或发文依据，然后常用“现将有关情况报告如下”。内容是重点，依靠事情的发展变化脉络、认识处理问题由浅入深来写。也可按基本情况、经验、教训或问题、改进意见或建议来写。不能夹带请示事项。结语一般以“特此报告”、“请审阅”等，也可不写。
●落款：写明机关和日期。
（四）通报
1、标题：一般有两种写法，一是完整式，即发文机关名称、事由和文种三要素齐全，如“一公司关于表彰ⅩⅩⅩ同志的通报”。二是省略式，即由事由和文种两要素构成，如“事故通报”。也有些通报的标题采用文章式的标题，如“一个典型的腐败分子——中央纪委关于江西原副省长胡长清违纪违法案件的通报”。
2、主送机关：除极少数广发性或周知性通报外，一般单位形式开文的通报都明确的主送机关。
3、正文：一般应包括缘由、通报事项、处理意见或希望和要求这些内容。表彰的典型要有普遍意义，批评的典型要有典型性，针对性不强，普遍受表扬或普遍挨批评，对群众起不了教育作用，对工作没有指导性，宁可不发。
4、落款：注明发文单位和发文日期。
（五）会议记录
⑴会议记录是开会的过程中由专门记录人员把会议的基本情况、研究和讨论的问题、报告和发言的内容、形成的决议和各方面的意见，如实记录下来的书面材料。要求真实笔录，作为分析会议、研究会议精神的依据，是撰写会议纪要、会议简报、会议总结报告的基础，是检查工作备查资料。
⑵标题：单位+事由+名称
会议组织情况：时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人。 记录时把握三点：一是记载会议中争议的问题时应将争议的观点的详细记录；二是关键问题、要害问题要详细记录；三是最重要发言人或主持人的归结性发言要记录清楚。学习速记，用自己的话记，忠于原意，字迹清楚。
（六）会议纪要
1、会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事项的公文文体。有五个特点，适用对象的特定性，撰写内容的纪实性，表达方式的纪要性，作用范围的特定性，行文用语的规定性。
2、会议纪要是记述会议成果的，纪会议之“要”，在分析综合之后提炼“要”。一般用会议讨论了以下几个问题，与会同志认为，会议提出、会议指出、会议决定、会议强调、会议要求、会议号召之类语言。
3、撰写会议纪要的注意事项：
（1）忠实于会议主旨，客观地反映会议内容，问题的概括要准确，而且要尊重原意，不能随心所欲是增删或更改内容，添枝加叶。
（2）注意做好与有关部门的会签工作，取得一致意见之后才能定稿。凡是“会议纪要”中所涉及的与其他部门有关的问题必须与有关部门协商，取得一致意见，否则，“会议纪要”中所列的问题就等于没有落实。
（3）会议纪要应体现“要”字，围绕会议中心，突出主题，抓住重点，提炼要点，不是原始记录的照抄，会议经要有条理化，理性化。写作文字要简朴，语气要准确、得体，经得起推敲。
（七）计划
1、含义：计划是机关、单位、个人为做好某阶段工作，完成某项任务，从本单位、本地区实际出发，事先写出工作目标、相应措施办法和完成任务的步骤、时间等应用文体。
2、特点：计划具有预见性、可行性和模糊性。是领导指导工作的重要手段，是建立正常工作秩序，提高工作效率的重要前提，是检查工作、总结经验的重要标准。
3、种类
（1）按内容和性质分，有工作计划、生产计划、学习计划、科研计划等；
（2）按时间分，有年度计划、季度计划、月计划等；
（3）按范围分，有国家计划、单位计划、个人计划等
4、计划的四要素包括：
目标和任务、措施和办法、步骤和时间、检查和督促。
5、计划的格式：
●标题：单位+时限+事由+文种
●正文常分开头、主体、结尾三部分。开头主要交待制订计划的依据、目的和要求、指导思想或背景材料等。主体部分可采取条文式、分部式、贯通式写
法，也有表格式。结尾提出希望和号召或提出问题和困难，提醒防患于未然，也可不写。
●落款：写单位和日期，有的注明报送单位。
表格式计划，如工作日程安排表、行事月（周、日）历。
（八）总结
1、含义：总结是对前一阶段工作回顾、反思和分析研究，找出成绩和问题、经验与教训，用来指导今后工作的应用文。
2、特点：总结是自身实践的本质反映，是对客观事物规律的认识反映，必须实事求是，有群众基础，阐明“为什么做得这样”。通过总结可以肯定成绩，发现问题，分析成功与失败的经验或教训，认识客观事物发展规律，便于制订工作计划，为领导机关提供决策参考。
3、种类：总结分为综合总结、专题总结和个人总结。
4、写作
●标题：一是四项式标题，单位+时限+事项+文种；二是新闻式双标题；三是公文式标题。
●正文通常包括开头、主体和结尾三部分。
开头简明扼要，紧扣中心，有吸引力。常用概括式、结论式、提示式、对比式或提问式。
主体包括一是做法、成绩和经验；二是问题与教训；三是今后工作设想和努力方向（也可作为结尾）。主体部分写作结构常用分部式，如“情况——成绩——经验——问题——意见”、“主旨——做法——效果——体会”；阶段式，把工作过程按时间顺序或工作进程划分几个阶段来写；总分式，先概述主要情况后，再逐条逐项排列，或以工作经验体会为序分条列项，或以工作项目、工作成绩为序；贯通式，围绕中心按时间或事物发展顺序，抓住主要线索，层层分析说明，总结工作全过程；统计图表式，把工作情况、成绩分门别类列项统计，图表显示，并加以文字说明，直观，便于比较分析。
●落款写总结单位和时间。
二〇一一年八月一日
一公司常用公文写作规范
为使司属范围内的公文写作制度化，规范公文格式，特制订本规范。本规范涉及的公文是指日常工作上常用的公文、请示、报告、通报、通知、会议纪要等用书。
一、 文书行文格式
（一）具体行文格式要求
1、公文标题：小二号，华文中宋字体，加粗。小标题或需强调的内容可用四号华文中宋加粗。
2、正文：四号，仿宋字体。
3、行间距：23磅左右（可根据具体情况而定）。
4、字间距：标准。
5、纸张：A4纸。
6、页边距：上2cm，下2cm，左2cm，右2cm。
7、落款：单位名称要写全称，日期可用汉字大写或阿拉伯字，如“二○一○年四月二十日”、“2010年4月20日”，一般情况下，行政公文用前者，党务公文用后者。常见错误“二00八年三月十日”中的零用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”代替。单位和日期位于页面右下方，对齐格式有两种：
（1）XX市XXXX总公司一公司
二〇一〇年四月二十七日
（2） X X 车 队
二〇一〇年四月二十七日
8、公文盖章：一种是单一发文的印章，盖章就代表单位，因此不再打单位名称，将章直接盖日期上。讲究“上不压正文，下骑年盖月”，不得采用“此页无正文”的写法盖章。另一种是联合发文印章，相互不交叉，不相切，不远离。没有公章的部门，原则上应由部门负责人在文书落款处签字。
（二）序号使用顺序
一般序号有“一、二、三……”（以下用“一、”代替），“（一）（二）（三）……”（以下用“（一）”代替），“1、2、3……” （以下用“1、”代替），“（1）（2）（3）……” （以下用“（1）”代替），“①②③……” （以下用①代替）。
使用3至5个序号的顺序为“一、（一）1、（1）①”；使用1至2个序号为可用“一、1、”或单独使用“一”或“1”；同一文本前后序号顺序要一致，如文中有使用3个序号“一、（一）1、”的，其他平级段落用1至2个序号的也必须按照“一、（一）”或单独使用“一、”。
带括号和圆圈的序号后面不使用顿号。如“（1）树立……”
（三）具体格式解说
2、附件标注：在正文后面一行，落款前，空两格，有文号的用括号在文件名后标注，多个附件要使用“1
、2、3……”标注；如
3、抄送、抄报：在正文结束页面的底端，顶格；
（四）文书字号编制规范
1、对内行文的字号：公交一字[年号]×号，如公交一字[2011]12号。
（五）文书文稿修改常用符号及用法
1
、改正：使用符号“”，如：
2、删除：使用符号“”，如：
3、增补：使用符号“”，如：
4
、对调：使用符号“”如：
5
、转移：使用符号“”，如：
6、接排：使用符号“”，如：
7、另起一段：使用符号“”，如：
8、左右移：使用符号“”，如：
9、保留：使用“△”或“○”，如：
10、代替：使用符号“○=”，如：
二、常用公文写作规范
（一）通知
1、标题：一般用两种写法。一是只写“通知”、“ⅹⅹ通知”如“会议通知”、“停电通知”，必要时也可在通知前加定语，“紧急通知”、“重要通知”等字样；二是发文机关、事由、文种“三要素”齐全，这种标题让人一目了然，看标题就基本上知道通知的大概内容，如“一公司关于开展气排球比赛的通知”。
●主送对象：一般为发文机关的下级机关，在标题正文之前顶格书写，主送对象一定要明确。非广发性、周知性的通知，受通知的对象一般要写全，如“金桥车队”；普发性的通知，要按规范发布范围，如“司属各科室、车队”
●正文：要交代发文的原因、意图、目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文大体可分为总分条文式、归纳式、篇段合一式。
●落款：正文右下方注明发文机关和成文日期。
（二）请示
1、标题：有两种写法，一是发文机关，事由和文种，如“望州车队关于购买电话机的请示”。二是事由和文种，如“关于购买电话机的请示”，不能将文种误写成请示报告、报告或申请，不宜写成“关于请求（或申请）XXX的请示”。
2、主送机关：必须而且只能写一个主送机关。若同时要送其他机关应抄送。一般不要写给领导个人名字。
3、正文：一般由请示原因、事项和结语组成。请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据，不宜太多太长。请示事项是重点，请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项，所提建议和要求要切实可行，一般应写“拟”
怎么办。请示结语常用“妥否，请批示”、“以上请示，请予批准”、“请批准”、“请审批”、“请指示”等，不要用“可否（妥否、当否），请批准”不合逻辑的用语作结，而且结束语也不能出现“报告”字样。
4、落款：发文机关和日期
（三）报告
1、标题：有两种写法，一是完整式，即发文机关、事由、文种三要素齐全，如：“一公司关于开展学习实践科学发展观活动的报告”。二是省略式，省去发文机关，由事由和文种构成。
2、主送机关即受文机关，报告一般都有特定的受文机关（即上级机关或业务主管部门）
3、正文：由报告缘由、内容、结语构成。缘由即开头，一般先总述开展工作的背景、成绩或发文依据，然后常用“现将有关情况报告如下”。内容是重点，依靠事情的发展变化脉络、认识处理问题由浅入深来写。也可按基本情况、经验、教训或问题、改进意见或建议来写。不能夹带请示事项。结语一般以“特此报告”、“请审阅”等，也可不写。
●落款：写明机关和日期。
（四）通报
1、标题：一般有两种写法，一是完整式，即发文机关名称、事由和文种三要素齐全，如“一公司关于表彰ⅩⅩⅩ同志的通报”。二是省略式，即由事由和文种两要素构成，如“事故通报”。也有些通报的标题采用文章式的标题，如“一个典型的腐败分子——中央纪委关于江西原副省长胡长清违纪违法案件的通报”。
2、主送机关：除极少数广发性或周知性通报外，一般单位形式开文的通报都明确的主送机关。
3、正文：一般应包括缘由、通报事项、处理意见或希望和要求这些内容。表彰的典型要有普遍意义，批评的典型要有典型性，针对性不强，普遍受表扬或普遍挨批评，对群众起不了教育作用，对工作没有指导性，宁可不发。
4、落款：注明发文单位和发文日期。
（五）会议记录
⑴会议记录是开会的过程中由专门记录人员把会议的基本情况、研究和讨论的问题、报告和发言的内容、形成的决议和各方面的意见，如实记录下来的书面材料。要求真实笔录，作为分析会议、研究会议精神的依据，是撰写会议纪要、会议简报、会议总结报告的基础，是检查工作备查资料。
⑵标题：单位+事由+名称
会议组织情况：时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人。 记录时把握三点：一是记载会议中争议的问题时应将争议的观点的详细记录；二是关键问题、要害问题要详细记录；三是最重要发言人或主持人的归结性发言要记录清楚。学习速记，用自己的话记，忠于原意，字迹清楚。
（六）会议纪要
1、会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事项的公文文体。有五个特点，适用对象的特定性，撰写内容的纪实性，表达方式的纪要性，作用范围的特定性，行文用语的规定性。
2、会议纪要是记述会议成果的，纪会议之“要”，在分析综合之后提炼“要”。一般用会议讨论了以下几个问题，与会同志认为，会议提出、会议指出、会议决定、会议强调、会议要求、会议号召之类语言。
3、撰写会议纪要的注意事项：
（1）忠实于会议主旨，客观地反映会议内容，问题的概括要准确，而且要尊重原意，不能随心所欲是增删或更改内容，添枝加叶。
（2）注意做好与有关部门的会签工作，取得一致意见之后才能定稿。凡是“会议纪要”中所涉及的与其他部门有关的问题必须与有关部门协商，取得一致意见，否则，“会议纪要”中所列的问题就等于没有落实。
（3）会议纪要应体现“要”字，围绕会议中心，突出主题，抓住重点，提炼要点，不是原始记录的照抄，会议经要有条理化，理性化。写作文字要简朴，语气要准确、得体，经得起推敲。
（七）计划
1、含义：计划是机关、单位、个人为做好某阶段工作，完成某项任务，从本单位、本地区实际出发，事先写出工作目标、相应措施办法和完成任务的步骤、时间等应用文体。
2、特点：计划具有预见性、可行性和模糊性。是领导指导工作的重要手段，是建立正常工作秩序，提高工作效率的重要前提，是检查工作、总结经验的重要标准。
3、种类
（1）按内容和性质分，有工作计划、生产计划、学习计划、科研计划等；
（2）按时间分，有年度计划、季度计划、月计划等；
（3）按范围分，有国家计划、单位计划、个人计划等
4、计划的四要素包括：
目标和任务、措施和办法、步骤和时间、检查和督促。
5、计划的格式：
●标题：单位+时限+事由+文种
●正文常分开头、主体、结尾三部分。开头主要交待制订计划的依据、目的和要求、指导思想或背景材料等。主体部分可采取条文式、分部式、贯通式写
法，也有表格式。结尾提出希望和号召或提出问题和困难，提醒防患于未然，也可不写。
●落款：写单位和日期，有的注明报送单位。
表格式计划，如工作日程安排表、行事月（周、日）历。
（八）总结
1、含义：总结是对前一阶段工作回顾、反思和分析研究，找出成绩和问题、经验与教训，用来指导今后工作的应用文。
2、特点：总结是自身实践的本质反映，是对客观事物规律的认识反映，必须实事求是，有群众基础，阐明“为什么做得这样”。通过总结可以肯定成绩，发现问题，分析成功与失败的经验或教训，认识客观事物发展规律，便于制订工作计划，为领导机关提供决策参考。
3、种类：总结分为综合总结、专题总结和个人总结。
4、写作
●标题：一是四项式标题，单位+时限+事项+文种；二是新闻式双标题；三是公文式标题。
●正文通常包括开头、主体和结尾三部分。
开头简明扼要，紧扣中心，有吸引力。常用概括式、结论式、提示式、对比式或提问式。
主体包括一是做法、成绩和经验；二是问题与教训；三是今后工作设想和努力方向（也可作为结尾）。主体部分写作结构常用分部式，如“情况——成绩——经验——问题——意见”、“主旨——做法——效果——体会”；阶段式，把工作过程按时间顺序或工作进程划分几个阶段来写；总分式，先概述主要情况后，再逐条逐项排列，或以工作经验体会为序分条列项，或以工作项目、工作成绩为序；贯通式，围绕中心按时间或事物发展顺序，抓住主要线索，层层分析说明，总结工作全过程；统计图表式，把工作情况、成绩分门别类列项统计，图表显示，并加以文字说明，直观，便于比较分析。
●落款写总结单位和时间。
二〇一一年八月一日