××市第二职业中学
关于申请解决我校学生宿舍拥挤等问题的请示报告
××市人民政府,市教委:
教育问题是摆在全党全军全国人民面前的头等重要的问题,要提高教学质量,就必须从基础设施抓起,必须重视学生的基本学习条件和生活环境.我校今年由于住校生急剧增加,已有的学生宿舍已无法容纳,现在住校生基本上是一铺二人住宿,严重影响了学生的身心健康.为解决这一困境,我校需要再建一栋学生宿舍.另外,我校图书馆也尚未达以上请求,望批准为盼.
××市第二职业中学(公章)
一 一九九八年三月四日
上文错误:
1.标题错误
(1)文种错误
请示与报告是两类公文文种,不能混淆,因此不能合作为一个文种.请示必然引起批复,报告则不一定,即便领导机关回复,也是批示,而非批复.
(2)事由概括不准确
没有明确概括出请示的核心问题,即建设学生宿舍的资金问题.
(3)无发文机关
标题"三要素"是发文机关+事由+文种.上文没有列出发文机关名称,而在概括事由中使用"我校"这类称呼,这显然不妥.一般来说,像"我校","我单位"这样的词都不应出现在公文的标题中.另外,"申请"和"请求"这样的词语也不宜用在请示的标题里.
2.收文机关主送错误
上文的主送机关是两个,且不同级(市政府与市教委属于上下级关系).上行文一般不得多头主送,尤其是请示,一定是一文一事,主送一个上级机关.如需其他机关知晓或协助办理,可用抄送形式.
3.开头用语不当
(1)上行文不能给领导讲大道理,"只说不论"是上行文的语言特点.
(2)语气不当.上行文不应注意行文语气,不能用"必须,要求"这类词语.
(3)请示的缘由不充分
这则请示的缘由也太笼统,缘由写得是否充分,直接关系到请示的事项是否得到批准,缘由充分而具体,写出相应的数目字是必要的.
4.主体错误
(1)请示应当一文一事,图书馆未达标的问题不宜在这份文件中提出来,应另外行文.
(2)请示事项不明确
要求上级有关部门帮助解决学生宿舍的建筑资金问题,需要多少钱,一定要在请行文中明确提出来.
5.结语不当
请示一般不用"此致敬礼"这类一般书信的问候语.应使用请示惯用结束语.
6.落款错误
公文的成文日期应使用汉字.公文中的数字可使用阿拉伯数字.
××市第二职业中学
关于拨给新学校宿舍楼的建筑资金的请示
XX市教委:
我校近几年按照上级下达的计划招生,住宿生急剧增加,造成了学生宿舍的拥挤.1995年我校有学生1200人,住宿生600人,今年10月份学生增加到2600人,住宿生增加到1300人,而学生宿舍仍然只有两栋楼,700多个床位,四分之三的住宿生是两人一铺.这不仅给学生的生活和学习造成了很大困难,更严重的是影响到学生
的身心健康.为解决这一问题,我校拟于1999年初在校园东面的空地上建一栋800个床位的七层学生宿舍楼,现已自筹资金60万元,尚有70万元缺口.恳请市教委给予支持,拨付我校70万元学生宿舍楼的建筑资金.
××市第二职业中学
一九九五年五月五日
［例文1］
山西省人民政府办公厅
晋政办函［1988］8号
关于雁北煤校、晋东南煤校
办学经费问题的批复
省煤炭厅：
晋煤财字［1987］74号文收悉。现就雁北煤校、晋东南煤校办学经费问题批复如下：
一、原定雁北煤校、晋东南煤校办学经费来源渠道不变，仍由你厅收取的乡镇企业管理费中列支。请会同有关部门尽快完善乡镇煤矿企业管理费的收取办法，保证两所煤校办学经费的正常来源。
二、雁北煤校、晋东南煤校可结合教育体制改革逐步扩大定向分配和有偿培训学生的比例，设法自筹部分办学经费。
三、从一九八八年起，省财政厅每年共补助两校办学经费一百万元，由省财政厅按雁北煤校、晋东南煤校在校学生比例拨付两校使用。
一九八八年一月二十五日
［析评］
这是一则就办学经费问题的批复，标题由发文机关名称、事由、文种组成，清晰明了，庄重规范。正文分两部分：批复引据和批复意见。开头引据来文字号，明确发文针对性。文种承启语后的主体部分是批复事项，分列三项，从原定办学经费、自筹办学经费、补助办学经费方面给予明确批复。
［例文2］
关于加强政策研究工作几个问题的批复
××××：
××××文收悉。省委、省政府意见如下：
一、按照机构改革关于政事分开的原则，你室不宜加挂××发展政策研究咨询中心的牌子．如确需设立该中心，可专题报省编委审批。
二、党政干部(包括政研干部)一律不搞职称评定。如省编委审批同意设立××发展政策研究咨询中心，则该中心在编从事研究工作的人员可按有关规定评审专业技术职称。
三、关于聘请特约顾问等兼职人员问题，建议参照省政府社会经济发展研究中心的办法，由你们自行聘任。凡超过离退休年龄的，一般应先退后聘。
四、同意来文中所提的其他意见。
××××
××××年×月×日
［析评］
这份批复正文首先写行文依据。主体内容属分条列项式，第一、二、三点针对请示提出的问题做出具体明确的答复；第四点写同意其他意见，表明了答复机关的态度。
［例文3］
关于召开分公司 工作经验交流会问题的批复
××××：
×××××号文收悉。同意今年9月中旬在广州总公司召开分公司工作经验交流会，会议规模缩小为50人，会期2天。会址另定。会议所需经费请按节约开支的原则，编制预算
报总公司审核。
××××
××××年×月×日
［析评］
这份批复正文分成两部分：第一句话引叙来文字号作为批复依据、背景，第二、三句话为批复意见。态度明确，条理清楚。
(一)商洽函
［例文4］
关于商请派车运送民工的函
×××省交通厅：
为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。
妥否?请尽快函复，以便办理有关手续。
××省交通厅
××××年×月×日
［析评］
这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，即陈要旨，继而提出要求。文末一句，语言得体，又暗含催促对方办理的压力。
［例文5］
广东省商业储运公司
粤商储［1987］6号
__________________________________________________________________________________
关于日野FC16SA大卡车
存在严重质量问题要求赔偿损失的函
广东省汽车贸易中心：
我公司于一九八七年六月六日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野FC16SA型六吨卡车15辆，发票两张，号码为0671012，0671022，于一九八七年六月二十三日交货，九月中旬正式投入营运使用。该批车使用后，陆续发现前、后轮内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚。经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存在严重质量问题，与原供货资料标准不符。我公司已于十一月初暂停止使用。为此，特向贵单位请求：
一、于本月三十日前，派员前来检验质量鉴证等问题；
二、重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。
希贵公司讲求信用，按国家有关法律、规定与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。
附件一、购车发票两张
二、广州市公安局检测站检验书。
一九八七年十一月十二日(公
联系人：×××、×××
电话：××××××
联系地址：广州市××路××号广东省××公司汽车队。
［析评］
这是一则商洽索赔的函。正文的事由部分简明扼要地交代了事情的原委、发现的情况、检验认定、采取的措施等，为提出商洽的要求提供了有力证据；要求部分写得有礼有节，要求合理，并提出希望。最后附上附件作为证明材料，写上联系方法，以便联系。此函行文得体，表意明确、周密。
(二)询问、答复函
［例文6］
××省科学技术委员会关于询问贯彻
全省科学技术工作会议情况的函
各市科委：
全省科技工作会议自今春召开至今，已有半年。为了互通情况，并为使我省科技事业更好地为改革开放
、为发展社会主义市场经济服务，希针对下列所询问题，将你市有关情况于9月底前报我委办公室。
一、省科学技术工作会议后，采取了哪些措施进行贯彻?
二、在此半年中，有何科学发明和科技革新?效果如何?
三、在开展科学研究和科技交流方面曾遇到过哪些问题，如何解决?现在存在哪些问题，哪些问题需要我们帮助解决?
××省科学技术委员会
一九××年×月×日
［析评］
这是一则询问函。正文第一句写行文背景，第二句在写明目的、要求之后，将具体事项以分条列项形式写，显得条理清楚。需指出的是，省科委向各市科委行文，应该用通知。若省科协向各市科委行文，则应用函。
［例文7］
关于我市代表团出访波塞雄市 和路易港市问题的复函
中华人民共和国驻毛里求斯大使馆：
贵馆陈添进领事一九九○年八月三日给我市外事办的信函收悉。关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市一事，由于时间太急，来不及办理各种手续，无法在九月下旬成行，届时拟以市长名义发一贺电，祝贺波塞雄市建市一百周年。访毛里求斯一事，推迟到年底待牌楼设计方案定下来才出访，届时是否顺访波塞雄市，请贵馆酌定。
佛山市人民政府
一九九○年八月二十日
［析评］
这是一则答复函。行文针对来函询问的问题，谈了困难和处理办法，明确、具体地作了答复，措词得当，言简意赅。
(三)请批、批准函
1．请批函例文。
［例文8］
关于拟录用1996届大中专毕业生的函
省人事厅：
根据中共××省委组织部、××省人事厅《关于1996年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生的通知》规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。现将有关录用审批材料报上，请审批。
附件：录用审批材料24份
××省安全厅
一九九六年三月二十五日
2．批准函例文。
［例文9］
关于批准录用×××等 ××名同志为国家公务员的函
省安全厅：
你厅《关于拟录用1996届大中专毕业生的函》(国安政［1996］18号)收悉。
根据中共××省委组织部、××省人事厅《关于部分省级机关从1996年应届高校、中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知》的规定，经考试、考核合格，批准录用×××等××名同志为国家公务员。
特此函复。
附：录用人员名单
××省人事厅
一九九六年三月二十九日
［析评］
例文8和例文9是请批函和批准函例文。
请批函正文，语态得体，文字简洁，先写发函的背景
、依据，继而写做法、态度，然后结语提出请求。以附件24份，节约正文篇幅，是个巧妙的处理。
批准函正文，引叙来函，作为复函背景、依据。批准项作为复函重点，依据明确，态度鲜明。文章以“特此函复”作结。此函行文简练准确，文字语气合乎批准机关身份。“附”字后应加“件”字构成“附件”。
××市第二职业中学
关于申请解决我校学生宿舍拥挤等问题的请示报告
××市人民政府,市教委:
教育问题是摆在全党全军全国人民面前的头等重要的问题,要提高教学质量,就必须从基础设施抓起,必须重视学生的基本学习条件和生活环境.我校今年由于住校生急剧增加,已有的学生宿舍已无法容纳,现在住校生基本上是一铺二人住宿,严重影响了学生的身心健康.为解决这一困境,我校需要再建一栋学生宿舍.另外,我校图书馆也尚未达以上请求,望批准为盼.
××市第二职业中学(公章)
一 一九九八年三月四日
上文错误:
1.标题错误
(1)文种错误
请示与报告是两类公文文种,不能混淆,因此不能合作为一个文种.请示必然引起批复,报告则不一定,即便领导机关回复,也是批示,而非批复.
(2)事由概括不准确
没有明确概括出请示的核心问题,即建设学生宿舍的资金问题.
(3)无发文机关
标题"三要素"是发文机关+事由+文种.上文没有列出发文机关名称,而在概括事由中使用"我校"这类称呼,这显然不妥.一般来说,像"我校","我单位"这样的词都不应出现在公文的标题中.另外,"申请"和"请求"这样的词语也不宜用在请示的标题里.
2.收文机关主送错误
上文的主送机关是两个,且不同级(市政府与市教委属于上下级关系).上行文一般不得多头主送,尤其是请示,一定是一文一事,主送一个上级机关.如需其他机关知晓或协助办理,可用抄送形式.
3.开头用语不当
(1)上行文不能给领导讲大道理,"只说不论"是上行文的语言特点.
(2)语气不当.上行文不应注意行文语气,不能用"必须,要求"这类词语.
(3)请示的缘由不充分
这则请示的缘由也太笼统,缘由写得是否充分,直接关系到请示的事项是否得到批准,缘由充分而具体,写出相应的数目字是必要的.
4.主体错误
(1)请示应当一文一事,图书馆未达标的问题不宜在这份文件中提出来,应另外行文.
(2)请示事项不明确
要求上级有关部门帮助解决学生宿舍的建筑资金问题,需要多少钱,一定要在请行文中明确提出来.
5.结语不当
请示一般不用"此致敬礼"这类一般书信的问候语.应使用请示惯用结束语.
6.落款错误
公文的成文日期应使用汉字.公文中的数字可使用阿拉伯数字.
××市第二职业中学
关于拨给新学校宿舍楼的建筑资金的请示
XX市教委:
我校近几年按照上级下达的计划招生,住宿生急剧增加,造成了学生宿舍的拥挤.1995年我校有学生1200人,住宿生600人,今年10月份学生增加到2600人,住宿生增加到1300人,而学生宿舍仍然只有两栋楼,700多个床位,四分之三的住宿生是两人一铺.这不仅给学生的生活和学习造成了很大困难,更严重的是影响到学生
的身心健康.为解决这一问题,我校拟于1999年初在校园东面的空地上建一栋800个床位的七层学生宿舍楼,现已自筹资金60万元,尚有70万元缺口.恳请市教委给予支持,拨付我校70万元学生宿舍楼的建筑资金.
××市第二职业中学
一九九五年五月五日
［例文1］
山西省人民政府办公厅
晋政办函［1988］8号
关于雁北煤校、晋东南煤校
办学经费问题的批复
省煤炭厅：
晋煤财字［1987］74号文收悉。现就雁北煤校、晋东南煤校办学经费问题批复如下：
一、原定雁北煤校、晋东南煤校办学经费来源渠道不变，仍由你厅收取的乡镇企业管理费中列支。请会同有关部门尽快完善乡镇煤矿企业管理费的收取办法，保证两所煤校办学经费的正常来源。
二、雁北煤校、晋东南煤校可结合教育体制改革逐步扩大定向分配和有偿培训学生的比例，设法自筹部分办学经费。
三、从一九八八年起，省财政厅每年共补助两校办学经费一百万元，由省财政厅按雁北煤校、晋东南煤校在校学生比例拨付两校使用。
一九八八年一月二十五日
［析评］
这是一则就办学经费问题的批复，标题由发文机关名称、事由、文种组成，清晰明了，庄重规范。正文分两部分：批复引据和批复意见。开头引据来文字号，明确发文针对性。文种承启语后的主体部分是批复事项，分列三项，从原定办学经费、自筹办学经费、补助办学经费方面给予明确批复。
［例文2］
关于加强政策研究工作几个问题的批复
××××：
××××文收悉。省委、省政府意见如下：
一、按照机构改革关于政事分开的原则，你室不宜加挂××发展政策研究咨询中心的牌子．如确需设立该中心，可专题报省编委审批。
二、党政干部(包括政研干部)一律不搞职称评定。如省编委审批同意设立××发展政策研究咨询中心，则该中心在编从事研究工作的人员可按有关规定评审专业技术职称。
三、关于聘请特约顾问等兼职人员问题，建议参照省政府社会经济发展研究中心的办法，由你们自行聘任。凡超过离退休年龄的，一般应先退后聘。
四、同意来文中所提的其他意见。
××××
××××年×月×日
［析评］
这份批复正文首先写行文依据。主体内容属分条列项式，第一、二、三点针对请示提出的问题做出具体明确的答复；第四点写同意其他意见，表明了答复机关的态度。
［例文3］
关于召开分公司 工作经验交流会问题的批复
××××：
×××××号文收悉。同意今年9月中旬在广州总公司召开分公司工作经验交流会，会议规模缩小为50人，会期2天。会址另定。会议所需经费请按节约开支的原则，编制预算
报总公司审核。
××××
××××年×月×日
［析评］
这份批复正文分成两部分：第一句话引叙来文字号作为批复依据、背景，第二、三句话为批复意见。态度明确，条理清楚。
(一)商洽函
［例文4］
关于商请派车运送民工的函
×××省交通厅：
为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。
妥否?请尽快函复，以便办理有关手续。
××省交通厅
××××年×月×日
［析评］
这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，即陈要旨，继而提出要求。文末一句，语言得体，又暗含催促对方办理的压力。
［例文5］
广东省商业储运公司
粤商储［1987］6号
__________________________________________________________________________________
关于日野FC16SA大卡车
存在严重质量问题要求赔偿损失的函
广东省汽车贸易中心：
我公司于一九八七年六月六日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野FC16SA型六吨卡车15辆，发票两张，号码为0671012，0671022，于一九八七年六月二十三日交货，九月中旬正式投入营运使用。该批车使用后，陆续发现前、后轮内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚。经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存在严重质量问题，与原供货资料标准不符。我公司已于十一月初暂停止使用。为此，特向贵单位请求：
一、于本月三十日前，派员前来检验质量鉴证等问题；
二、重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。
希贵公司讲求信用，按国家有关法律、规定与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。
附件一、购车发票两张
二、广州市公安局检测站检验书。
一九八七年十一月十二日(公
联系人：×××、×××
电话：××××××
联系地址：广州市××路××号广东省××公司汽车队。
［析评］
这是一则商洽索赔的函。正文的事由部分简明扼要地交代了事情的原委、发现的情况、检验认定、采取的措施等，为提出商洽的要求提供了有力证据；要求部分写得有礼有节，要求合理，并提出希望。最后附上附件作为证明材料，写上联系方法，以便联系。此函行文得体，表意明确、周密。
(二)询问、答复函
［例文6］
××省科学技术委员会关于询问贯彻
全省科学技术工作会议情况的函
各市科委：
全省科技工作会议自今春召开至今，已有半年。为了互通情况，并为使我省科技事业更好地为改革开放
、为发展社会主义市场经济服务，希针对下列所询问题，将你市有关情况于9月底前报我委办公室。
一、省科学技术工作会议后，采取了哪些措施进行贯彻?
二、在此半年中，有何科学发明和科技革新?效果如何?
三、在开展科学研究和科技交流方面曾遇到过哪些问题，如何解决?现在存在哪些问题，哪些问题需要我们帮助解决?
××省科学技术委员会
一九××年×月×日
［析评］
这是一则询问函。正文第一句写行文背景，第二句在写明目的、要求之后，将具体事项以分条列项形式写，显得条理清楚。需指出的是，省科委向各市科委行文，应该用通知。若省科协向各市科委行文，则应用函。
［例文7］
关于我市代表团出访波塞雄市 和路易港市问题的复函
中华人民共和国驻毛里求斯大使馆：
贵馆陈添进领事一九九○年八月三日给我市外事办的信函收悉。关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市一事，由于时间太急，来不及办理各种手续，无法在九月下旬成行，届时拟以市长名义发一贺电，祝贺波塞雄市建市一百周年。访毛里求斯一事，推迟到年底待牌楼设计方案定下来才出访，届时是否顺访波塞雄市，请贵馆酌定。
佛山市人民政府
一九九○年八月二十日
［析评］
这是一则答复函。行文针对来函询问的问题，谈了困难和处理办法，明确、具体地作了答复，措词得当，言简意赅。
(三)请批、批准函
1．请批函例文。
［例文8］
关于拟录用1996届大中专毕业生的函
省人事厅：
根据中共××省委组织部、××省人事厅《关于1996年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生的通知》规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。现将有关录用审批材料报上，请审批。
附件：录用审批材料24份
××省安全厅
一九九六年三月二十五日
2．批准函例文。
［例文9］
关于批准录用×××等 ××名同志为国家公务员的函
省安全厅：
你厅《关于拟录用1996届大中专毕业生的函》(国安政［1996］18号)收悉。
根据中共××省委组织部、××省人事厅《关于部分省级机关从1996年应届高校、中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知》的规定，经考试、考核合格，批准录用×××等××名同志为国家公务员。
特此函复。
附：录用人员名单
××省人事厅
一九九六年三月二十九日
［析评］
例文8和例文9是请批函和批准函例文。
请批函正文，语态得体，文字简洁，先写发函的背景
、依据，继而写做法、态度，然后结语提出请求。以附件24份，节约正文篇幅，是个巧妙的处理。
批准函正文，引叙来函，作为复函背景、依据。批准项作为复函重点，依据明确，态度鲜明。文章以“特此函复”作结。此函行文简练准确，文字语气合乎批准机关身份。“附”字后应加“件”字构成“附件”。