档案编码规则
一、档号结构
全宗号(公司+部门/项目代码)—类别号(年度类别〃分类代码)—案卷号—件号
(一)全宗号(公司+部门):全宗号为档案保管机构代码,用拼音字母与阿拉伯数字标识。字母为公司代码,数字为部门代码;字母用公司中文简称的首位拼音表示。如:集团总部行政部,其全宗号为“JT03”(“JT”表示集团总部,“03”行政部)。项目(公司)代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成,例如:项目1表示为XM01,其全宗号为“ZDXM01”。(详见附件4-1《全宗代码一览表》)
(二)年度类别·分类代码:年度用后两位阿拉伯数字表示,如: 09、11等。分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成,可根据需要灵活设置类别的层级,不同层级的类别之间用“〃”隔开。可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码,例如: 的分类代码表示为:WD〃01
(三)案卷号:案卷号用两位阿拉伯数字表示,同一分类下的案卷依排列次序按流水编号,不应有空号。 (四)件号:件号同样用阿拉伯数字表示,按照文件顺序由“001”开始往下排列。
通过以上四部分实现档号的唯一性,使档号与每份档案一一对应。 范例1:集团总部各部门
JT03 — 12WD〃01 — 01 - 001
件号(第1件)
案卷号(第1卷外部收文)
类别号(2012年行政文档类〃01公文)
全宗号(集团总部行政部) 范例2:集团下属各公司
WY01 — 12SW — 02 - 001
件号(第1件)
案卷号(第2卷捐赠纪念品)
类别号(2012年实物档案)
全宗号(北京XX物业管理有限公司行政部) 范例3:公司各项目
ZDXM01 — WD〃02 — 02 - 001
件号(第1件)
案卷号(第2卷资产档案(包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公
设备的驱动程序等))
类别号(分类代码(行政文档库 资产管理类文件))
全宗号(XX股份有限公司加项目代码)
档案编码规则
一、档号结构
全宗号(公司+部门/项目代码)—类别号(年度类别〃分类代码)—案卷号—件号
(一)全宗号(公司+部门):全宗号为档案保管机构代码,用拼音字母与阿拉伯数字标识。字母为公司代码,数字为部门代码;字母用公司中文简称的首位拼音表示。如:集团总部行政部,其全宗号为“JT03”(“JT”表示集团总部,“03”行政部)。项目(公司)代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成,例如:项目1表示为XM01,其全宗号为“ZDXM01”。(详见附件4-1《全宗代码一览表》)
(二)年度类别·分类代码:年度用后两位阿拉伯数字表示,如: 09、11等。分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成,可根据需要灵活设置类别的层级,不同层级的类别之间用“〃”隔开。可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码,例如: 的分类代码表示为:WD〃01
(三)案卷号:案卷号用两位阿拉伯数字表示,同一分类下的案卷依排列次序按流水编号,不应有空号。 (四)件号:件号同样用阿拉伯数字表示,按照文件顺序由“001”开始往下排列。
通过以上四部分实现档号的唯一性,使档号与每份档案一一对应。 范例1:集团总部各部门
JT03 — 12WD〃01 — 01 - 001
件号(第1件)
案卷号(第1卷外部收文)
类别号(2012年行政文档类〃01公文)
全宗号(集团总部行政部) 范例2:集团下属各公司
WY01 — 12SW — 02 - 001
件号(第1件)
案卷号(第2卷捐赠纪念品)
类别号(2012年实物档案)
全宗号(北京XX物业管理有限公司行政部) 范例3:公司各项目
ZDXM01 — WD〃02 — 02 - 001
件号(第1件)
案卷号(第2卷资产档案(包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公
设备的驱动程序等))
类别号(分类代码(行政文档库 资产管理类文件))
全宗号(XX股份有限公司加项目代码)