第一章 总则
第一条 为了更有效的对员工人事档案进行妥善管理,特制定本办法。
第二条 本制度适用于公司全体在编员工。
第三条 人力资源部负责员工的人事档案建立与管理。
第二章 建档
第四条 入职试用起即应建立员工人事档案,并由HR部门指定专人负责管理,确保人事档案的安全性与保密性。
第五条 人事档案应按月及时归档,并形成电子统计报表《员工花名册》《人事月报》,每月6日前提交上月报表。
第六条 人事档案包含的内容:
(一)、员工基础信息资料
1、登记表或个人简历
2、学历、学位证(复印件)
3、面试评价表
4、录用通知书
5、婚姻状况或计划生育证明
6、职称证、岗位资格证、特殊工种操作证 (复印件)
7、身份证(复印件)
8、近期体检证明
9、劳动合同
10、原单位离职证明
11、试用期评估表
12、转正通知书
13、员工工资核定表
14、考核记录表
15、培训学习档案
(二):培训档案
1、培训合同、协议;
2、培训相关资料及所获取的证书原件(一般指外派培训取得的岗位资格证书)。
(三)员工异动档案
1、试用期员工转正表;
2、任免文件;
3、内部调动审批表;
4、奖惩文件。
(四)离职资料
1、申请或解除劳动合同通知;
2、员工工作交接清单;
3、工资结算单。
(五)档案管理
1、档案应按在职、离职,分类编号管理,非专管人员不得私自取用。
2、档案内容如有更新,应及时予以更新。
3、建立员工电子档案《员工花名册》,电子档案与实际档案实时更新。
第七条 归类建档的人事档案,按照一人一档原则进行统一分类编号,编号原则为:“公司简称-人事档案-员工工号”,例如YCJR-HRDA-001。
第八条 人事档案归类要求:公司档案按员工入职时间存放,在职员工与离职员工分开存放。
第三章 档案管理
第九条 档在职员工的资料发生变动时,如学历变动、身安定,岗位变动,参加外训获得证书等,应及时将相关资料或材料复印件交公司人力资源部归档,如有原件当场验证。
第十条 档案转递:档案在转递中应遵循保密原则,不得私自翻阅、影印档案资料。
第十一条 档案调阅:
1、人力资源部专人负责档案的保管与维护工作,未经批准任何人不得擅自将人事档案材料带出档案存放地。因工作需要外借、复印、摘抄需经过人力资源经理审批同意。
2、需要对人事档案进行借阅的,由借阅部门提出申请,填写《人事档案借阅申请表》,经人力资源部经理审批后予以查阅、调阅。
3、差调阅人事档案不得涂改、撤换、损坏档案材料,不得擅自复印、拍摄档案内容,不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处。
第十二条 档案保存期限:员工人事档案原则上永久保存。
第十三条 本办法由人力资源部修订并解释,自发布之日起执行。
附件:
《员工花名册》
《人事统计月报》
《人事档案资料清单》
《档案资料借阅申请表》
《档案移交清单》
第一章 总则
第一条 为了更有效的对员工人事档案进行妥善管理,特制定本办法。
第二条 本制度适用于公司全体在编员工。
第三条 人力资源部负责员工的人事档案建立与管理。
第二章 建档
第四条 入职试用起即应建立员工人事档案,并由HR部门指定专人负责管理,确保人事档案的安全性与保密性。
第五条 人事档案应按月及时归档,并形成电子统计报表《员工花名册》《人事月报》,每月6日前提交上月报表。
第六条 人事档案包含的内容:
(一)、员工基础信息资料
1、登记表或个人简历
2、学历、学位证(复印件)
3、面试评价表
4、录用通知书
5、婚姻状况或计划生育证明
6、职称证、岗位资格证、特殊工种操作证 (复印件)
7、身份证(复印件)
8、近期体检证明
9、劳动合同
10、原单位离职证明
11、试用期评估表
12、转正通知书
13、员工工资核定表
14、考核记录表
15、培训学习档案
(二):培训档案
1、培训合同、协议;
2、培训相关资料及所获取的证书原件(一般指外派培训取得的岗位资格证书)。
(三)员工异动档案
1、试用期员工转正表;
2、任免文件;
3、内部调动审批表;
4、奖惩文件。
(四)离职资料
1、申请或解除劳动合同通知;
2、员工工作交接清单;
3、工资结算单。
(五)档案管理
1、档案应按在职、离职,分类编号管理,非专管人员不得私自取用。
2、档案内容如有更新,应及时予以更新。
3、建立员工电子档案《员工花名册》,电子档案与实际档案实时更新。
第七条 归类建档的人事档案,按照一人一档原则进行统一分类编号,编号原则为:“公司简称-人事档案-员工工号”,例如YCJR-HRDA-001。
第八条 人事档案归类要求:公司档案按员工入职时间存放,在职员工与离职员工分开存放。
第三章 档案管理
第九条 档在职员工的资料发生变动时,如学历变动、身安定,岗位变动,参加外训获得证书等,应及时将相关资料或材料复印件交公司人力资源部归档,如有原件当场验证。
第十条 档案转递:档案在转递中应遵循保密原则,不得私自翻阅、影印档案资料。
第十一条 档案调阅:
1、人力资源部专人负责档案的保管与维护工作,未经批准任何人不得擅自将人事档案材料带出档案存放地。因工作需要外借、复印、摘抄需经过人力资源经理审批同意。
2、需要对人事档案进行借阅的,由借阅部门提出申请,填写《人事档案借阅申请表》,经人力资源部经理审批后予以查阅、调阅。
3、差调阅人事档案不得涂改、撤换、损坏档案材料,不得擅自复印、拍摄档案内容,不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处。
第十二条 档案保存期限:员工人事档案原则上永久保存。
第十三条 本办法由人力资源部修订并解释,自发布之日起执行。
附件:
《员工花名册》
《人事统计月报》
《人事档案资料清单》
《档案资料借阅申请表》
《档案移交清单》