法律法规及外来文件管理规范
（ISO9001/14001-2015）
1 目的和范围
确保与本公司质量环境体系(如产品的安全、环保要求) 在产品实现过程中得以贯彻实施，特制定本办法。本办法适用于与质量环境管理体系有关的法律法规要求的情况。
2 职责
总经理负责对所有公文、直接上级公文和法律法规(以下简称外来文件) 识别确认。
办公室负责对外来文件按照文件管理程序的标识、传递、贯彻和管理。并对确认留用实施的公文及法律法规实施控制。
3 控制
3.1 外来文件的接受
办公室文档员接受外来文件时，填写《收文处理单》，然后送办公室主任审阅。
3.2外来文件的下发、传阅
办公室主任审阅后, 认为需要下发的交待文档员按下发文件办理程序处理, 不许下发的由文档员归档。
3.2.1 文档员在接受需要下发的外来文件后, 填写《外来文件使用通知书》，交公司总经理审批, 总经理在《外来文件使用通知书》上, 标注本公司使用条款或全文使用, 并确定执行部门。
3.2.2 文档员根据总经理确定执行部门, 将外来文件的复印件(原文留档) 送递指定部门负责人。
3.2.3 部门负责人签收外来文件后, 组织部门相关人员传阅, 并在外来文件传阅单上签字。
3.3 外来文件的变更处理
3.3.1 办公室要及时掌握所用外来文件的更新和修改情况, 办公室文档员在接到更欣和修改厚的外来文件后, 按3.1 和3.2条款处理。
3.3.2 更新和修改的外来文件发放时, 必须收回先前发放到有关部门的原使用版本, 部门责任人均在回收文件表格上签字。
3.4 外来文件的归档保管、回收及销毁
3.4.1 办公室文档员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案库保存。
3.4.2 停止使用的外来文件复印本由办公室文档员按照4.2.5 记录的销毁处理进行：
各部门年底应对保存的外来文件进行清理，超过保存期的记录列出清单，如列出销毁文件编号、名称、类别、主管负责人意见等，一并填写在[文件销毁清单]上；
对外来文件销毁处理的方式有：碎纸、焚烧, 也可反面利用, 由管理者代表或授权人决定处理方式。
4 记录表格
4.1外来文件清单
4.2文件销毁清单
4.3来文处理单
4.4外来文件使用通知书
文件销毁明细表.d
oc
法律法规及外来文件管理规范
（ISO9001/14001-2015）
1 目的和范围
确保与本公司质量环境体系(如产品的安全、环保要求) 在产品实现过程中得以贯彻实施，特制定本办法。本办法适用于与质量环境管理体系有关的法律法规要求的情况。
2 职责
总经理负责对所有公文、直接上级公文和法律法规(以下简称外来文件) 识别确认。
办公室负责对外来文件按照文件管理程序的标识、传递、贯彻和管理。并对确认留用实施的公文及法律法规实施控制。
3 控制
3.1 外来文件的接受
办公室文档员接受外来文件时，填写《收文处理单》，然后送办公室主任审阅。
3.2外来文件的下发、传阅
办公室主任审阅后, 认为需要下发的交待文档员按下发文件办理程序处理, 不许下发的由文档员归档。
3.2.1 文档员在接受需要下发的外来文件后, 填写《外来文件使用通知书》，交公司总经理审批, 总经理在《外来文件使用通知书》上, 标注本公司使用条款或全文使用, 并确定执行部门。
3.2.2 文档员根据总经理确定执行部门, 将外来文件的复印件(原文留档) 送递指定部门负责人。
3.2.3 部门负责人签收外来文件后, 组织部门相关人员传阅, 并在外来文件传阅单上签字。
3.3 外来文件的变更处理
3.3.1 办公室要及时掌握所用外来文件的更新和修改情况, 办公室文档员在接到更欣和修改厚的外来文件后, 按3.1 和3.2条款处理。
3.3.2 更新和修改的外来文件发放时, 必须收回先前发放到有关部门的原使用版本, 部门责任人均在回收文件表格上签字。
3.4 外来文件的归档保管、回收及销毁
3.4.1 办公室文档员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案库保存。
3.4.2 停止使用的外来文件复印本由办公室文档员按照4.2.5 记录的销毁处理进行：
各部门年底应对保存的外来文件进行清理，超过保存期的记录列出清单，如列出销毁文件编号、名称、类别、主管负责人意见等，一并填写在[文件销毁清单]上；
对外来文件销毁处理的方式有：碎纸、焚烧, 也可反面利用, 由管理者代表或授权人决定处理方式。
4 记录表格
4.1外来文件清单
4.2文件销毁清单
4.3来文处理单
4.4外来文件使用通知书
文件销毁明细表.d
oc