第一章 公 文
简述我国古代公文产生与发展的主要线索：1）上古时期，就创造了“结绳记事”的办法。2）商代时期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书。—是我国迄今发现的最早的文书档案；是书刻在龟骨与兽骨上的商代后期王室占卜活动的记录文字。3）西周时期，为加强国家的行政管理，已设有专门管理文书的机构与起草文书的官吏。4）秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期。秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行公文。到了汉代又出现了“章”、“表 ”、“疏”等上行文；官府之间，平级官员之间的平行文种“移书”的使用也多了起来；下行文则有“令”、“谕”、“教”等。5）秦汉以后，以至明清，在两千多年的封建社会里，下行、上行、平行的公文种类不断演变增多。6）辛亥革命以后，南京临时政府对封建王朝的文书工作进行了全面改革，简化文书种类，划一公文程式。 比较文书、文件、公文三个概念的异同：1“文书”可以作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书。还可以指一种职业、一种职务名称。最早出现于西汉。2“文件”从广义上说同文书一样，但从狭义上说，主要指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。出现于清末3“公文”特指各机关单位为办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。 第二章 公文写作
发文字号的作用是什么1）统计发文的数量，便于公文的管理。 2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。 公文的主送机关一般有哪几种情况：1）上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行公文的责任。
2）下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行公文，一般都只有一个具体的主送机关，不要多头主送。3）直接向社会公众发布的公文，公文的主送机关就不必填写。
简述公文正文的写作要求：1）内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法，要切合工作实际，切实可行。3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见。4）在文字表达上概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。 公文标注主题词的作用是什么：1）可以准确简要地概括文件的主要内容。2）可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率，尤其是大型数据库使用主题词效果更为明显。3）有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。 主题词的标注应当注意哪些问题：1）必须在公文主题词表中选用主题词。2）公文主题词表中的类别标题不作主题词用。
3）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。4)在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。5)主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。
比较公文的正本、副本与存本的异同：正本、副本与存本的文字内容是一样的。正本是根据已经签发的定稿制发的正式文件，一般盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署；副本是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本，主要供传阅、参考和备查之用。存本是留在机关的除草稿、定稿以外的印制本，只是作为查考之用。
发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。
发文字号：指由发文机关编排的文件代号。（由发文机关代字、年份（加六角括号[ ]）和序号组成） 第四章 公文的行文规范
什么是公文的行文规范？它包括哪几个方面：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系\行文方向与方式\行文规则三个方面。
为什么说逐级上行文是上行文中最基本、最常用的一种方式：在正常情况下，下级机关一般都采用这种逐级行文的方式向所属上级领导机关请示和报告工作，而保证了正常的领导关系和业务工作关系。 行文规则的主要内容有哪些：1注意隶属关系，尊重机关职权。 2大力精减文件，严格控制发文数量和范围3在一般情况下，党政机关不得越级行文4牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文5行文必须正确确定主送机关和抄送机关。6主送机关与公文名称要相互呼应。7关于联合行文的问题。8关于“请示”的行文问题。9关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题。10在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行。 为什么说在一般情况下党政机关不得越级行文：1）以免打扰正常的领导隶属关系和工作业务联系。2）下级机关如果越级向上行文，就可能使直接的上级机关的工作陷于被动，或者造成公文往返传递延误时间。3）上级机关或业务主管部门如果越级向下行文，就可能造成沟通情况不及时和工作上的脱节。
第五章 机关法定公文的写作（上）
公告与通告有什么共同点和不同点：1）发布的公开性：内容都是公开的。公告涉及的范围广，通告涉及的范围小。2）事项的重要性：都是发布重要的事情。公告发布的都是比较重大的事情，而通告次于公告。3）操作的严肃性：公告一般由国家各级政权机构发布，而发布通告由代表法定机构的团体或个人发布。
写作公告与通告要注意什么：1）符合权限，一事一告2）内容明确，语气庄重3）注意格式报告写作要注意什么问题：1）陈述事实要清楚扼要2）表达观点要精练清晰3）语言要简洁朴实。请示写作要注意什么问题：1要遵守行文规则1）一文一事2）一般只写一个主送机关3）一般不得越级请示4）受双重领导的机关向上级请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复2理由充分，要求要合理3格式要正确，语言要得体。
会议纪要的正文应当怎样写1一般分会议概况、会议内容、结束语三个部分2会议概况介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等3会议内容介绍会议讨论和决定的主要事项4结束语是对与会者、下级机关、有关群众提出的一些希望和要求。 条例，是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作活动、行为等的法规性公文。规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。
条例和规定的写作应当注意什么：1草拟条例和规定的原则：（1）坚持四项基本原则，为改革开放，搞活社会主义现代建设服务（2）符合宪法和法律，符合党和国家的路线方针政策 （3）从实际出发，实事求是 （4）贯彻民主集中制，充分发扬民主2起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，同时应当注意与其他有关法规衔接和协调。3条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。
规章类文书有什么特点：1）内容的规范性2）执行的强制性3）制定的程序性。
办法：对某项行政工作作出比较具体的规定。办法、条例、规定同属行政法规。办法的内容应：具体、周全、便于操作。多条款形式。 实施细则的写作要注意什么：1）一般是“章条式”或“条款式”，但其第一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则2）必须具体，便于操作。内容必须和法律、法规的有关条款相对应。
守则的写作要注意什么：1）守则因为需要有关人员遵守，涉及的人比较多，因此必须简短、精练、易记。2）写法多半是把内容概括为几条，甚至是琅琅上口的若干短句或词组，以便群众容易掌握。 什么是计划类文书？它主要包括哪些文种：计划类文是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。它主要包括规划、纲要、计划、安排等。计划类文书的写作要注意什么问题： 1）分析情况要认真细致2）确定目标要实事求是。 3）措施步骤要切实可行4）条目要分明，语言要简洁。一个完整的计划，应包括哪些内容：现状分析、目标和任务、主要措施、实施步骤、执行要求等。
总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。总结有什么特点：1）回顾性。总结的内容是回顾已经做过的工作。2）经验性。总结的目的不仅仅在回顾已经做过的工作，还在于把感性的认识上升到理性的高度，从具体工作中引出经验教训，以便为以后的工作提供借鉴。总结的写作要注意什么问题：1）回顾工作情况要实事求是。2）总结经验教训要着眼未来。3）纲目要清晰，文风要平实。总结的正文的写法：1）分层展开式。是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概况、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向。2）纲目带动式。是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。
调查报告，是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。调查报告的写作要注意什么问题： 1）深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。3）调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题两种形式。a.公文式标题：“对象加内容加文种”、“对象加文种”、“内容加文种”三种形式。 b. 新闻标题：有单行和双行两种。 单行的形式有：直陈式、提问式、结论式等。 双行的一般是正标题点明主题或提出问 题，副标题说明调查对象、内容等。 标题中如果没有“调查报告”或“调查”字样，发表时一般应注明“调查报告”或“新闻调查”。调查的正文的写法：正文一般分为前言、主体、结尾三个部分。1）前言是陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介绍调查的目的和过程，也可以阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。2）主体是调查报告的主要部门，调查所得的材料和结论都放在这部分。3）结尾是调查报告全文的总结，或再一次强调结论，或提出建议与希望，或提出进一步思考的问题，等等。
第九章 机关其他常用公文的写作（下）
什么是简报类文书：是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作开展的一种简短的、摘要性的信息载体。
常见的简报类文书有哪些名称： 1）会议简报。即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。2）工作简报。就是反映本部门、本系统各方面工作情况的简报简报类文书的主要特点是什么：1）简。就是简报在文字上要简明扼要。2）快。就是说编发简报要迅速及时。3）新。就是说立意要新、内容更新。简报类文书的主要作用是什么：主要为机关内部向上级机关反映情况和向下级、平行单位沟通情况时经常使用的一种不可或缺的重要信息工作。 什么是建议类文书：是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。建议类文书有哪些主要种类：1）提案。是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。2）建议。是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。建议的写作要求：1）把握分寸要适度2）所列内容要具体3）表述语言要精炼。提案的写作要求：1）熟悉同提案有关的情况。2）注意区别提案同一般文章的行文格式。提案的写作格式： 1标题2案由3提案人4理由5办法6日期。 第十章 公文处理工作
简述公文处理工作的概念：（广义）就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办事、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。
如何理解公文处理工作广义的概念：1）从发文阶段来说2）从收文阶段来说。3）从公文的管理来说4）从公文的立卷归档阶段来说。 公文处理工作的特点是什么：一政治性。1指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行。2集中表现在它是整个国家机器正常运转的重要保证。3表现在提高机关工作效率的重要环节上。二时限性。1凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地处理，不能延误2有的公文的处理要讲究适时3公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接。三机要性。四规范性。 简述机关公文处理工作的基本任务：基本任务是科学地组织机关的文书工作，及时准确地处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建议服务。
简述机关公文处理工作的主要内容：1）文件的收发、登记和分送。2）文件的拟办、批办、承办和催办。3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印。4）会议、汇报、电话的记录和整理。5）文件材料的平时归卷、提供借阅与保管。6）文件材料的系统整理、编目和归档工作。7）处理群众来信。8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。
187、公文处理工作组织形式的类型：1）集中形式：它是指在一个机关内，除了文件的承办外，公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员；2）分工形式：它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。（A按文件内容和职责分工B按公文处理的不同环节分工）
公文处理工作组织形式的选择要结合考虑以下情况：A机关的工作性质、任务和职权范围。B机关内部组织机构设置的层次、数量。C机关收发文件数量的多少。D机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。E机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备等等。小机关适用：集中形式。大机关采用：分工处理的形式
机关公文处理工作的基本原则是什么：基本原则为：准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。
公文处理工作的具体要求有哪些？1）准确周密，确保质量2）及时迅速，注重时效。3）保守机密，安全可靠4）集中统一，加强管理。5）事实求是，遵规守纪6）精减文件，提高效率。 第十一章 公文办理程序
（收文：签收、拆封、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、查办、注办）
（发文：拟稿、审核、签发、核发、缮印、校对、用印、登记、分发）
什么是公文办理程序：是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。
收文办理有哪些程序：1）签收、拆封和登记2）分发与传阅。 3）拟办、批办与承办4）催办、查办与注办。
发文办理各有哪些程序：1）拟稿、审核与签发2）核发、缮印与校对3）用印、登记与分发。
签收公文要注意哪些问题：1）查清信封或封筒的收文机关名称。2）查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致。3）查清文件封口是否破损。4）查清文件的登记件数与实有件数是否相符。 公文登记作用：1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失；2）便于检查和检索文件；3）便于文件的统计和催办工作 4）作为核对与交接文件的凭据
公文登记的具体范围：1）上级机关文件，包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2）下级机关文件，包括请示、报告性文件；3）重要的带有密级的刊物、资料；4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；5）上级机关召开会议印发的会议材料。
公文中不登记的文件：1）各种公开的和内部不保密的出版物；2）一般性的公开信和不应拆的私人信件；3）已被综合性文件包括的文件材料；4）行政事务性的通知、便函、介绍信用和请请柬等；5）领导“亲收”、“亲启”件这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。 公文的传阅应当注意哪些问题：
1）传阅的顺序，一般应先给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象。2）传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的广告称为“轮辐式”传阅。
3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理。4）每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。
审核的重点是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或 地区职权范围内的事项是否经过协商会签；使用公文文种、公文格式是否规范等。 属于传阅件之列的主要包括：①上级机关的指导性文件或重要会议文件；②需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；③机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。
如何做好拟办工作：① 拟办前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便于有针对性的提出切实可行的拟办意见。 ②清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。③熟悉业务。④拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期 为什么以说拟办是收文处理的一个重要环节：因为它是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现
承办公文要注意哪些问题：1对有领导具体批示意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。2）对没有领导签署批办意见的公文，应根据有关的文件精神、有关规定或按以前的惯例，酌情办理。3）对领导批办要求本部门牵头其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文草稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。4）来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人员要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考。
为什么说承办是公文处理工作的一个重要环节：问题如何解决，公文办理是否及时，就在承办这个关键性环节上，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。
催办工作应当注意哪几点：1）要明确催办范围2）要将催办落实3）要建立和加强公文催办工作的组织机构。
简述公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息。
简述公文批办的主要内容：1）提出处理该份文件所述问题的原则和方法。2）提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。3）凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。4）各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名和批办日期。
注办一般包括哪些内容：1）一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。2）需要办理复文的文件，办完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号。3）用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接话人、主要内容等，并由承办人签字。4）不需复文的文件要注明“已办“已阅“已摘记”等字样。 试比较公文催办与查办工作的区别：1）查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查；而催办则是文书部门的一项例行性工作。2）查办的问题要进行查办立项，查办的实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段；而催办一般只是限于了解是否已经办理。
签发公文应当注意哪些问题？1)机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。2)以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。3)签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改，对其所签发的公文内容和文字的正确性应负完全责任。4)文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签全名，注明年月日。5)几个机关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。
公文在封发环节要注意哪些问题：1)文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分类。2)收文机关的邮政编码地址、名称要在发送文件的信封上写准确。3)发文如系密件、急件、亲启件、凡文稿上没有注明的，须分别注明。4)文件装封后，应及时发送。5)会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续。
简述公文审核中“六查”的主要内容：1查是否需行文，以什么名义行文2查文稿内容与法律、法规和政策以及上级的有关规定是致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾3查要求和措施是否明确具体，切实可行。4查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。5查文字表述是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。6查公文格式是否符合规定。 简述核发公文的内容与要求：1)文稿是否按规定程序报请有关领导人审批。29文稿中的人名、地名、时间、数字等是否符合规定。3)编排发文字号。4)对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。5)确定分送单位和印制份数。
缮印有哪些要求：1)要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点等。2)要做到文字准确无误，设计美观大方。3)要尽量避免末而无正文的现象。4)要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印刷的公文。5)要建立登记制度。
校对公文各有哪些要求：1)必须以原稿为准。2)原则上应当实行双人对制。3)发现的错字、漏字等，须以醒目的色笔和统一的校对符号标明。4)校对完毕后，应对文件的格式、文头文尾等作全面复查。 第十二章 公文立卷工作
归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。
公文立卷的意义是什么：1)能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。2)可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。3)为档案工作奠定了基础。
公文立卷的组织工作包括哪些方面：1)建立和健全文书部门立卷制度。2)正确选择公文立卷范围。3)确定公文立卷范围。
简述“文书部门立卷制度”的优越性：1)可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高案卷质量和立卷工作的效率。2)可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件材料的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。3)文书部门可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便。4)按年底集中归档，并且确保案卷质量，从而促进机关档案室工作，提高档案管理水平，更好地机关工作服务。
什么是公文立卷的范围：就是确定机关工作活动中形成并处理完毕的文件材料哪些应该立卷，哪些不应该立卷。
掌握公文立卷范围要抓住哪两个主要条件？1)应该立卷的文件材料的范围。2)不需要立卷归档的文件材料的范围。
什么是公文立卷的基本方法：1)根据文件的特征组卷。2)六个特征在组卷时的灵活运用。3)适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限。 什么是公文立卷的“六个特征”？1)问题特征2)时间特征3)文种特征4)作者特征。5)地区特征6)通讯者特征。
公文立卷要做好哪些方面的准备作1预编立卷类目2平时归卷工作。 平时归档主要有哪些方便的工作：1)注意做好文件材料的收集工作。2)对已经归档的文件材料，要进行定期检查和调整。3)事先预编的立卷类目，不可能完全适合实际形式的文件，在平时归卷的过程中要注意调整修改。4)对于已经闭幕的会议，已经办结的专案等，不可能再有联系密切的文件产生，可以确定组卷的，也可以进行平时立卷。5)由于各种原因一时不便归档的文件，可单独设立一个卷夹，
注明“待归文件”，用来暂存这些文件，待有了明确的办法以后，再进行处理。
归档文件整理的质量要求是：归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
归档文件整理方法的推行以“件”为单位，应当做好以下几个方面的工作1更新观念，增强改革意识2提高人员素质3加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入4注意新旧整理方法的衔接.归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。 装订时应做好以下工作：（1）首先应对“件”内文件进行排列。“件”内文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。（2）对用（1）按年度分类。 简述加盖归档章的具体要求：1）归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置，加盖归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。2）填写归档章项目应使用用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写，有条件的单位，还可将本单位的全宗号、保管期限刻在归档章上。
编制归档文件目录的内容：①归档文件目录封面的内容应包括：全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项（全宗号应用全称或是规范性简称）②归档文件整理说明的内容应包括：本年度归档单位概况，内设机构以及党、政主要领导人变化情况，本年度文书档案整理归档情况等；③归档文件目录的内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
归档: 公文归档机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒后，逐年移交给机关档案室集中保管
归档时限—文件材料整理好后归档时限在第二年的上半年。
254文件归档要求：（1）应归档的文件材料齐全、完整；（2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；（3）归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。
第一章 公 文
简述我国古代公文产生与发展的主要线索：1）上古时期，就创造了“结绳记事”的办法。2）商代时期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书。—是我国迄今发现的最早的文书档案；是书刻在龟骨与兽骨上的商代后期王室占卜活动的记录文字。3）西周时期，为加强国家的行政管理，已设有专门管理文书的机构与起草文书的官吏。4）秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期。秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行公文。到了汉代又出现了“章”、“表 ”、“疏”等上行文；官府之间，平级官员之间的平行文种“移书”的使用也多了起来；下行文则有“令”、“谕”、“教”等。5）秦汉以后，以至明清，在两千多年的封建社会里，下行、上行、平行的公文种类不断演变增多。6）辛亥革命以后，南京临时政府对封建王朝的文书工作进行了全面改革，简化文书种类，划一公文程式。 比较文书、文件、公文三个概念的异同：1“文书”可以作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书。还可以指一种职业、一种职务名称。最早出现于西汉。2“文件”从广义上说同文书一样，但从狭义上说，主要指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。出现于清末3“公文”特指各机关单位为办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。 第二章 公文写作
发文字号的作用是什么1）统计发文的数量，便于公文的管理。 2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。 公文的主送机关一般有哪几种情况：1）上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行公文的责任。
2）下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行公文，一般都只有一个具体的主送机关，不要多头主送。3）直接向社会公众发布的公文，公文的主送机关就不必填写。
简述公文正文的写作要求：1）内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法，要切合工作实际，切实可行。3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见。4）在文字表达上概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。 公文标注主题词的作用是什么：1）可以准确简要地概括文件的主要内容。2）可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率，尤其是大型数据库使用主题词效果更为明显。3）有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。 主题词的标注应当注意哪些问题：1）必须在公文主题词表中选用主题词。2）公文主题词表中的类别标题不作主题词用。
3）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。4)在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。5)主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。
比较公文的正本、副本与存本的异同：正本、副本与存本的文字内容是一样的。正本是根据已经签发的定稿制发的正式文件，一般盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署；副本是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本，主要供传阅、参考和备查之用。存本是留在机关的除草稿、定稿以外的印制本，只是作为查考之用。
发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。
发文字号：指由发文机关编排的文件代号。（由发文机关代字、年份（加六角括号[ ]）和序号组成） 第四章 公文的行文规范
什么是公文的行文规范？它包括哪几个方面：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系\行文方向与方式\行文规则三个方面。
为什么说逐级上行文是上行文中最基本、最常用的一种方式：在正常情况下，下级机关一般都采用这种逐级行文的方式向所属上级领导机关请示和报告工作，而保证了正常的领导关系和业务工作关系。 行文规则的主要内容有哪些：1注意隶属关系，尊重机关职权。 2大力精减文件，严格控制发文数量和范围3在一般情况下，党政机关不得越级行文4牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文5行文必须正确确定主送机关和抄送机关。6主送机关与公文名称要相互呼应。7关于联合行文的问题。8关于“请示”的行文问题。9关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题。10在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行。 为什么说在一般情况下党政机关不得越级行文：1）以免打扰正常的领导隶属关系和工作业务联系。2）下级机关如果越级向上行文，就可能使直接的上级机关的工作陷于被动，或者造成公文往返传递延误时间。3）上级机关或业务主管部门如果越级向下行文，就可能造成沟通情况不及时和工作上的脱节。
第五章 机关法定公文的写作（上）
公告与通告有什么共同点和不同点：1）发布的公开性：内容都是公开的。公告涉及的范围广，通告涉及的范围小。2）事项的重要性：都是发布重要的事情。公告发布的都是比较重大的事情，而通告次于公告。3）操作的严肃性：公告一般由国家各级政权机构发布，而发布通告由代表法定机构的团体或个人发布。
写作公告与通告要注意什么：1）符合权限，一事一告2）内容明确，语气庄重3）注意格式报告写作要注意什么问题：1）陈述事实要清楚扼要2）表达观点要精练清晰3）语言要简洁朴实。请示写作要注意什么问题：1要遵守行文规则1）一文一事2）一般只写一个主送机关3）一般不得越级请示4）受双重领导的机关向上级请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复2理由充分，要求要合理3格式要正确，语言要得体。
会议纪要的正文应当怎样写1一般分会议概况、会议内容、结束语三个部分2会议概况介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等3会议内容介绍会议讨论和决定的主要事项4结束语是对与会者、下级机关、有关群众提出的一些希望和要求。 条例，是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作活动、行为等的法规性公文。规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。
条例和规定的写作应当注意什么：1草拟条例和规定的原则：（1）坚持四项基本原则，为改革开放，搞活社会主义现代建设服务（2）符合宪法和法律，符合党和国家的路线方针政策 （3）从实际出发，实事求是 （4）贯彻民主集中制，充分发扬民主2起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，同时应当注意与其他有关法规衔接和协调。3条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。
规章类文书有什么特点：1）内容的规范性2）执行的强制性3）制定的程序性。
办法：对某项行政工作作出比较具体的规定。办法、条例、规定同属行政法规。办法的内容应：具体、周全、便于操作。多条款形式。 实施细则的写作要注意什么：1）一般是“章条式”或“条款式”，但其第一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则2）必须具体，便于操作。内容必须和法律、法规的有关条款相对应。
守则的写作要注意什么：1）守则因为需要有关人员遵守，涉及的人比较多，因此必须简短、精练、易记。2）写法多半是把内容概括为几条，甚至是琅琅上口的若干短句或词组，以便群众容易掌握。 什么是计划类文书？它主要包括哪些文种：计划类文是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。它主要包括规划、纲要、计划、安排等。计划类文书的写作要注意什么问题： 1）分析情况要认真细致2）确定目标要实事求是。 3）措施步骤要切实可行4）条目要分明，语言要简洁。一个完整的计划，应包括哪些内容：现状分析、目标和任务、主要措施、实施步骤、执行要求等。
总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。总结有什么特点：1）回顾性。总结的内容是回顾已经做过的工作。2）经验性。总结的目的不仅仅在回顾已经做过的工作，还在于把感性的认识上升到理性的高度，从具体工作中引出经验教训，以便为以后的工作提供借鉴。总结的写作要注意什么问题：1）回顾工作情况要实事求是。2）总结经验教训要着眼未来。3）纲目要清晰，文风要平实。总结的正文的写法：1）分层展开式。是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概况、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向。2）纲目带动式。是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。
调查报告，是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。调查报告的写作要注意什么问题： 1）深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。3）调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题两种形式。a.公文式标题：“对象加内容加文种”、“对象加文种”、“内容加文种”三种形式。 b. 新闻标题：有单行和双行两种。 单行的形式有：直陈式、提问式、结论式等。 双行的一般是正标题点明主题或提出问 题，副标题说明调查对象、内容等。 标题中如果没有“调查报告”或“调查”字样，发表时一般应注明“调查报告”或“新闻调查”。调查的正文的写法：正文一般分为前言、主体、结尾三个部分。1）前言是陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介绍调查的目的和过程，也可以阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。2）主体是调查报告的主要部门，调查所得的材料和结论都放在这部分。3）结尾是调查报告全文的总结，或再一次强调结论，或提出建议与希望，或提出进一步思考的问题，等等。
第九章 机关其他常用公文的写作（下）
什么是简报类文书：是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作开展的一种简短的、摘要性的信息载体。
常见的简报类文书有哪些名称： 1）会议简报。即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。2）工作简报。就是反映本部门、本系统各方面工作情况的简报简报类文书的主要特点是什么：1）简。就是简报在文字上要简明扼要。2）快。就是说编发简报要迅速及时。3）新。就是说立意要新、内容更新。简报类文书的主要作用是什么：主要为机关内部向上级机关反映情况和向下级、平行单位沟通情况时经常使用的一种不可或缺的重要信息工作。 什么是建议类文书：是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。建议类文书有哪些主要种类：1）提案。是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。2）建议。是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。建议的写作要求：1）把握分寸要适度2）所列内容要具体3）表述语言要精炼。提案的写作要求：1）熟悉同提案有关的情况。2）注意区别提案同一般文章的行文格式。提案的写作格式： 1标题2案由3提案人4理由5办法6日期。 第十章 公文处理工作
简述公文处理工作的概念：（广义）就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办事、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。
如何理解公文处理工作广义的概念：1）从发文阶段来说2）从收文阶段来说。3）从公文的管理来说4）从公文的立卷归档阶段来说。 公文处理工作的特点是什么：一政治性。1指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行。2集中表现在它是整个国家机器正常运转的重要保证。3表现在提高机关工作效率的重要环节上。二时限性。1凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地处理，不能延误2有的公文的处理要讲究适时3公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接。三机要性。四规范性。 简述机关公文处理工作的基本任务：基本任务是科学地组织机关的文书工作，及时准确地处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建议服务。
简述机关公文处理工作的主要内容：1）文件的收发、登记和分送。2）文件的拟办、批办、承办和催办。3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印。4）会议、汇报、电话的记录和整理。5）文件材料的平时归卷、提供借阅与保管。6）文件材料的系统整理、编目和归档工作。7）处理群众来信。8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。
187、公文处理工作组织形式的类型：1）集中形式：它是指在一个机关内，除了文件的承办外，公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员；2）分工形式：它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。（A按文件内容和职责分工B按公文处理的不同环节分工）
公文处理工作组织形式的选择要结合考虑以下情况：A机关的工作性质、任务和职权范围。B机关内部组织机构设置的层次、数量。C机关收发文件数量的多少。D机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。E机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备等等。小机关适用：集中形式。大机关采用：分工处理的形式
机关公文处理工作的基本原则是什么：基本原则为：准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。
公文处理工作的具体要求有哪些？1）准确周密，确保质量2）及时迅速，注重时效。3）保守机密，安全可靠4）集中统一，加强管理。5）事实求是，遵规守纪6）精减文件，提高效率。 第十一章 公文办理程序
（收文：签收、拆封、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、查办、注办）
（发文：拟稿、审核、签发、核发、缮印、校对、用印、登记、分发）
什么是公文办理程序：是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。
收文办理有哪些程序：1）签收、拆封和登记2）分发与传阅。 3）拟办、批办与承办4）催办、查办与注办。
发文办理各有哪些程序：1）拟稿、审核与签发2）核发、缮印与校对3）用印、登记与分发。
签收公文要注意哪些问题：1）查清信封或封筒的收文机关名称。2）查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致。3）查清文件封口是否破损。4）查清文件的登记件数与实有件数是否相符。 公文登记作用：1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失；2）便于检查和检索文件；3）便于文件的统计和催办工作 4）作为核对与交接文件的凭据
公文登记的具体范围：1）上级机关文件，包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2）下级机关文件，包括请示、报告性文件；3）重要的带有密级的刊物、资料；4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；5）上级机关召开会议印发的会议材料。
公文中不登记的文件：1）各种公开的和内部不保密的出版物；2）一般性的公开信和不应拆的私人信件；3）已被综合性文件包括的文件材料；4）行政事务性的通知、便函、介绍信用和请请柬等；5）领导“亲收”、“亲启”件这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。 公文的传阅应当注意哪些问题：
1）传阅的顺序，一般应先给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象。2）传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的广告称为“轮辐式”传阅。
3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理。4）每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。
审核的重点是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或 地区职权范围内的事项是否经过协商会签；使用公文文种、公文格式是否规范等。 属于传阅件之列的主要包括：①上级机关的指导性文件或重要会议文件；②需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；③机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。
如何做好拟办工作：① 拟办前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便于有针对性的提出切实可行的拟办意见。 ②清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。③熟悉业务。④拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期 为什么以说拟办是收文处理的一个重要环节：因为它是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现
承办公文要注意哪些问题：1对有领导具体批示意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。2）对没有领导签署批办意见的公文，应根据有关的文件精神、有关规定或按以前的惯例，酌情办理。3）对领导批办要求本部门牵头其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文草稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。4）来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人员要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考。
为什么说承办是公文处理工作的一个重要环节：问题如何解决，公文办理是否及时，就在承办这个关键性环节上，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。
催办工作应当注意哪几点：1）要明确催办范围2）要将催办落实3）要建立和加强公文催办工作的组织机构。
简述公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息。
简述公文批办的主要内容：1）提出处理该份文件所述问题的原则和方法。2）提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。3）凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。4）各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名和批办日期。
注办一般包括哪些内容：1）一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。2）需要办理复文的文件，办完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号。3）用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接话人、主要内容等，并由承办人签字。4）不需复文的文件要注明“已办“已阅“已摘记”等字样。 试比较公文催办与查办工作的区别：1）查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查；而催办则是文书部门的一项例行性工作。2）查办的问题要进行查办立项，查办的实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段；而催办一般只是限于了解是否已经办理。
签发公文应当注意哪些问题？1)机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。2)以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。3)签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改，对其所签发的公文内容和文字的正确性应负完全责任。4)文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签全名，注明年月日。5)几个机关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。
公文在封发环节要注意哪些问题：1)文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分类。2)收文机关的邮政编码地址、名称要在发送文件的信封上写准确。3)发文如系密件、急件、亲启件、凡文稿上没有注明的，须分别注明。4)文件装封后，应及时发送。5)会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续。
简述公文审核中“六查”的主要内容：1查是否需行文，以什么名义行文2查文稿内容与法律、法规和政策以及上级的有关规定是致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾3查要求和措施是否明确具体，切实可行。4查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。5查文字表述是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。6查公文格式是否符合规定。 简述核发公文的内容与要求：1)文稿是否按规定程序报请有关领导人审批。29文稿中的人名、地名、时间、数字等是否符合规定。3)编排发文字号。4)对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。5)确定分送单位和印制份数。
缮印有哪些要求：1)要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点等。2)要做到文字准确无误，设计美观大方。3)要尽量避免末而无正文的现象。4)要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印刷的公文。5)要建立登记制度。
校对公文各有哪些要求：1)必须以原稿为准。2)原则上应当实行双人对制。3)发现的错字、漏字等，须以醒目的色笔和统一的校对符号标明。4)校对完毕后，应对文件的格式、文头文尾等作全面复查。 第十二章 公文立卷工作
归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。
公文立卷的意义是什么：1)能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。2)可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。3)为档案工作奠定了基础。
公文立卷的组织工作包括哪些方面：1)建立和健全文书部门立卷制度。2)正确选择公文立卷范围。3)确定公文立卷范围。
简述“文书部门立卷制度”的优越性：1)可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高案卷质量和立卷工作的效率。2)可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件材料的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。3)文书部门可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便。4)按年底集中归档，并且确保案卷质量，从而促进机关档案室工作，提高档案管理水平，更好地机关工作服务。
什么是公文立卷的范围：就是确定机关工作活动中形成并处理完毕的文件材料哪些应该立卷，哪些不应该立卷。
掌握公文立卷范围要抓住哪两个主要条件？1)应该立卷的文件材料的范围。2)不需要立卷归档的文件材料的范围。
什么是公文立卷的基本方法：1)根据文件的特征组卷。2)六个特征在组卷时的灵活运用。3)适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限。 什么是公文立卷的“六个特征”？1)问题特征2)时间特征3)文种特征4)作者特征。5)地区特征6)通讯者特征。
公文立卷要做好哪些方面的准备作1预编立卷类目2平时归卷工作。 平时归档主要有哪些方便的工作：1)注意做好文件材料的收集工作。2)对已经归档的文件材料，要进行定期检查和调整。3)事先预编的立卷类目，不可能完全适合实际形式的文件，在平时归卷的过程中要注意调整修改。4)对于已经闭幕的会议，已经办结的专案等，不可能再有联系密切的文件产生，可以确定组卷的，也可以进行平时立卷。5)由于各种原因一时不便归档的文件，可单独设立一个卷夹，
注明“待归文件”，用来暂存这些文件，待有了明确的办法以后，再进行处理。
归档文件整理的质量要求是：归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
归档文件整理方法的推行以“件”为单位，应当做好以下几个方面的工作1更新观念，增强改革意识2提高人员素质3加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入4注意新旧整理方法的衔接.归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。 装订时应做好以下工作：（1）首先应对“件”内文件进行排列。“件”内文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。（2）对用（1）按年度分类。 简述加盖归档章的具体要求：1）归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置，加盖归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。2）填写归档章项目应使用用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写，有条件的单位，还可将本单位的全宗号、保管期限刻在归档章上。
编制归档文件目录的内容：①归档文件目录封面的内容应包括：全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项（全宗号应用全称或是规范性简称）②归档文件整理说明的内容应包括：本年度归档单位概况，内设机构以及党、政主要领导人变化情况，本年度文书档案整理归档情况等；③归档文件目录的内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
归档: 公文归档机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒后，逐年移交给机关档案室集中保管
归档时限—文件材料整理好后归档时限在第二年的上半年。
254文件归档要求：（1）应归档的文件材料齐全、完整；（2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；（3）归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。