会议接待服务标准
一、目的
为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。
二、适用范围
适用于大厦各类会议接待工作。
三、职责
1、文员负责会议接待的具体实施。
2、文员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施；
3、文员负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；
4、会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；
四、程序
1、会议的分类
根据会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一类会议、临时会议。
2、会议接待服务标准
1） 每天安排一名会议接待员于会议开始前半小时上班，于会议前15分钟前完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开及会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够的开水。
2） 每天的工作由主管根据实际情况进行安排。
3） 会议接待员必须注意自己的仪容、仪表，按规定着装，于会议开始前15分钟将茶水准备到位。
4） 到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告；
5） 参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。
6） 与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔15-20分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。
7） 在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；
8） 会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；
9） 接到会议单位通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决。
10） 会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地面较脏，应随时清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。
11） 每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。
3、一类会议（专指大型及重要的会议）：
1) 会议接待负责人接到办公室重要会议通知后，与参会人员联系，了解会议的需求，并要求对方确认。
2) 按客户要求申购会议物资。
3) 申购物资到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花；并对会议室进行全面检查，与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；一切准备妥当后，可要求客户到现场观看。
4) 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，并于会议开始前15分钟将茶水准备到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。
5) 按会议程序开展工作。
6) 会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；
7) 主管必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；
8) 如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；工程人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证应急通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。
9) 会议结束后，会议接待负责人负责收尾工作。
4、临时会议：
接到办公室的通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按会议程序开展工作。
会议工作流程
1、文员下班前将会议的信息填写在《商务接待活动登记表》上交会议接待负责人员，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到语音、投影系统的会议及其他部门配合的接待工作，应将会议情况记录在《会议接待设备准备工作表》中交弱电组及其他部门进行会议准备。
2、文员每随时对会议信息进行收集，并将新信息及时通知会议接待负责人员，由其安排工作并将新信息登记在。会议接待人员在会议前15分钟完成对会议室的检查及准备工作，检查结果记录在。无语音、投影系统的会议不用填《会议接待设备准备工作表》。
3、会议接待负责人员在领取当天《商务接待活动登记表》时，应将前一天的《商务接待活动登记表》、《会议接待设备准备工作表》交文员统一归档。
4、服务热线值班人员收到语音、投影会议室预定信息后，5分钟内将《会议接待设备准备工作表》交给弱电组指定的技术员，由其在会议前15分钟内做好准备工作。
5、参观接待、二类会议、电视电话会议的会议接待工作，应在管理中心发出通
知后进行。文员对接会议使用方，确定会议议程，转交弱电组、严格按议程准备及配合。
6、领导日常办公会议、参观接待、二类会议随时服从办公室安排。
备注：参观接待、二类会议、多功能会议厅及电视电话会议的工作流程均应按上述内容实施，以保证商务活动的统一性及各项质量记录表格的有效性。
弱电技术员的日常维护及会前准备
1、原则：保证会议系统的设备正常运行
2、措施：
1) 每周维护、检查会议室的会议设备（语音、投影），做好维护、检查工作的记录，每月进行会议室会议设备功能性的评估。
2）会议前半小时按照文员提供的《会议接待设备准备工作表》，对会议室会议系统进行检测，并将完成情况记录在《会议接待设备准备工作表》上，由会议接待人员进行复核。
3） 领导以上重要会议，完成检测后应在现场对会议全程跟进。
4）会议开始前5分钟，会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好（下午好），进行最后一次试音”，验证会议系统。
会议接待服务标准
一、目的
为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。
二、适用范围
适用于大厦各类会议接待工作。
三、职责
1、文员负责会议接待的具体实施。
2、文员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施；
3、文员负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；
4、会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；
四、程序
1、会议的分类
根据会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一类会议、临时会议。
2、会议接待服务标准
1） 每天安排一名会议接待员于会议开始前半小时上班，于会议前15分钟前完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开及会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够的开水。
2） 每天的工作由主管根据实际情况进行安排。
3） 会议接待员必须注意自己的仪容、仪表，按规定着装，于会议开始前15分钟将茶水准备到位。
4） 到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告；
5） 参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。
6） 与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔15-20分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。
7） 在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；
8） 会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；
9） 接到会议单位通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决。
10） 会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地面较脏，应随时清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。
11） 每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。
3、一类会议（专指大型及重要的会议）：
1) 会议接待负责人接到办公室重要会议通知后，与参会人员联系，了解会议的需求，并要求对方确认。
2) 按客户要求申购会议物资。
3) 申购物资到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花；并对会议室进行全面检查，与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；一切准备妥当后，可要求客户到现场观看。
4) 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，并于会议开始前15分钟将茶水准备到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。
5) 按会议程序开展工作。
6) 会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；
7) 主管必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；
8) 如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；工程人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证应急通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。
9) 会议结束后，会议接待负责人负责收尾工作。
4、临时会议：
接到办公室的通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按会议程序开展工作。
会议工作流程
1、文员下班前将会议的信息填写在《商务接待活动登记表》上交会议接待负责人员，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到语音、投影系统的会议及其他部门配合的接待工作，应将会议情况记录在《会议接待设备准备工作表》中交弱电组及其他部门进行会议准备。
2、文员每随时对会议信息进行收集，并将新信息及时通知会议接待负责人员，由其安排工作并将新信息登记在。会议接待人员在会议前15分钟完成对会议室的检查及准备工作，检查结果记录在。无语音、投影系统的会议不用填《会议接待设备准备工作表》。
3、会议接待负责人员在领取当天《商务接待活动登记表》时，应将前一天的《商务接待活动登记表》、《会议接待设备准备工作表》交文员统一归档。
4、服务热线值班人员收到语音、投影会议室预定信息后，5分钟内将《会议接待设备准备工作表》交给弱电组指定的技术员，由其在会议前15分钟内做好准备工作。
5、参观接待、二类会议、电视电话会议的会议接待工作，应在管理中心发出通
知后进行。文员对接会议使用方，确定会议议程，转交弱电组、严格按议程准备及配合。
6、领导日常办公会议、参观接待、二类会议随时服从办公室安排。
备注：参观接待、二类会议、多功能会议厅及电视电话会议的工作流程均应按上述内容实施，以保证商务活动的统一性及各项质量记录表格的有效性。
弱电技术员的日常维护及会前准备
1、原则：保证会议系统的设备正常运行
2、措施：
1) 每周维护、检查会议室的会议设备（语音、投影），做好维护、检查工作的记录，每月进行会议室会议设备功能性的评估。
2）会议前半小时按照文员提供的《会议接待设备准备工作表》，对会议室会议系统进行检测，并将完成情况记录在《会议接待设备准备工作表》上，由会议接待人员进行复核。
3） 领导以上重要会议，完成检测后应在现场对会议全程跟进。
4）会议开始前5分钟，会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好（下午好），进行最后一次试音”，验证会议系统。