2009年第9期总第183期
黑龙江对外经贸
H L J F oreign E con omic Relations &T rade N o 19,2009
Serial No 1183
[电子商务]
国际商务电子邮件写作原则和写作规范研究
孙帮俊
(黑龙江科技学院, 黑龙江哈尔滨150027)
[摘 要]随着网络技术的普及和电子商务的发展, 国际商务电子邮件以其迅捷、方便、费用低廉的优势
正日益取代传统的国际商务信函, 成为国际商务活动中广泛应用的沟通方式。国际商务电子邮件与传统的函电在结构上趋于简化方便, 掌握其写作原则和写作规范, 对于在国际商务沟通中减少误解、达到交易双方信息交流的预期目的, 促成双方交易的成功具有重要的现实意义。
[关键词]国际商务; 电子邮件; 写作方法
[中图分类号]H31519 [文献标识码]A [文章编号]1002-2880(2009) 09-0050-02
随着网络技术和电子商务的飞速发展, 国际商务电子邮件以其迅捷、方便、成本低廉的优势正日益取代传统的商务信函, 成为国际商务沟通中广泛应用的交流方式。电子邮件译自英文electron icmail , 缩写为email 或e -mail , 指通过电子网络系统发送和接收的邮件, 是国际商务活动中交易双方用来联系业务、沟通商情、答复询问的主要途径。它不但反映了买卖双方所处的不同文化、社会背景和双方各自的利益, 而且还代表着企业的形象。因此, 有必要研究国际商务电子邮件的写作规范和格式, 掌握其正确的写作方法, 从而尽量减少误解, 促进贸易双方实现信息交流的预期目标, 最终达成交易。
一、国际商务电子邮件与传统的函电结构对比分析传统的商务函电(信函、传真和电传) 一般由信头、日期、收信人名址、称呼、信文、结尾敬语、签名七个基本部分组成。与传统的国际商务函电相比, 国际商务电子邮件的结构已发生变化, 趋向于更加简单方便, 重点突出。原国际商务函电中的信头和封内地址转变为发件人和收件人的电子邮箱地址, 而日期则由系统自动生成, 无需另外添加。主题栏仍然存在, 但位置发生改变, 不再位于称呼的下面, 而被提到了收件人的电子邮箱下面, 位置显得更加突出和重要。国际商务电子邮件仍然常用较正式的称呼, 如:“Dear Ms. H arb ough ”“, D ear Mr. H ay w ood ”, 但如果对方是有多年业务往来的老客户或老朋友, 可以省去
Dear , 直呼对方的名字, 如“:H ello ,V ictor ”“, H i ,Jenny ”。如
二、国际商务电子邮件的写作原则
为了使贸易双方达到预期的沟通目的, 增强邮件的有效性, 电子邮件的写作同样要遵循七个C 原则, 即简洁
(Conciseness ) 、清楚(C learness ) 、礼貌(C ourtesy ) 、完整(Com 2pleten ess ) 、具体(C oncreten ess ) 、正确(C orrectness ) 和体谅(Consideration) 。
11简洁
简洁被认为是最重要的写作原则。它指的是既要尽可能地用精辟的文笔清楚地表达发件人想要表达的内容, 又要体现出邮件的完整、具体和礼貌。因此, 在撰写电子邮件时, 应长话短说, 避免使用难词、古词和陈旧的商业术语, 尽量使用常用词、短语、结构简单的短句, 不用长句或从句。例如用“here ”而不用“enclosed herewith ”; 用“because ”而不用“due to the fact that ”; 用“thank y ou for ”而不用“ackn ow ledg e receipt of ”。
21清楚
清楚是邮件的主要语言特点之一。清楚是指思路清晰, 行文明了, 邮件内容不会被误解。要避免使用意义上模棱两可的词语和句子, 注意修饰语的位置、语义的连贯性和邮件全文的逻辑性。例如:“W e hav e a direct s ailing
from Sh anghai t o L os Angeles bimonth ly. ”在此句中“, bim on th 2ly ”这个词就要避免使用, 因为它既有“两个月一次”的含
义, 又表示“一个月两次”。
31礼貌
果不能确定具体的收件人, 可以用“Dear sirs ”称呼对方。在邮件的结尾部分, 传统的结尾敬语如“Y ours faith fully ”, “Sincerely y ours ”等已越来越少见, 现在人们多用“Bye ”, “Bes t regards ”“, Cheers ”等, 这反映出网络时代人际间沟通轻松快捷的特点。署名可以使用邮件程序中的自动签名功能, 把发件人的签名、公司名称、电话和传真号码或者其他联络方式自动添加到邮件的结尾处。
礼貌是指发件人在措辞和表达方式上通过使用虚拟语气、委婉语气等方法及运用一些语用策略, 婉转、迂回、和缓地表达观点, 提出要求, 从而给收件人留下有知识、有修养、素质高的印象, 使对方容易接受一些请求并愿意进行合作。
41完整
完整是指发件人要对收件人提供其需要的所有信
—50—
孙帮俊:国际商务电子邮件写作原则和写作规范研究
息, 答复其提出的一切问题并争取满足其提出的一切要求。在格式上同时要注意邮件的基本组成部分缺一不可。例如买方在表示接受卖方的报盘时, 要详细说明接受条件并引述报盘的依据, 如报价单、产品目录、宣传册或某一天的邮件内容等, 因为这些材料具有合同的效力, 对买卖双方具有约束力。
51具体
每一封邮件都应有一个具体、明确的主题, 避免含糊、笼统、抽象的表述。必须强调具体的事实、数据和时间, 让收件人阅读邮件后采取具体的行动, 解决具体的问题。例如对某一商品的报价进行还盘, 必须详细地说明品名、价格、数量、包装方式、支付条件、装运时间、装运港等具体的交易条件和发盘的有效时限。
61正确
由于国际商务电子邮件涉及的是国际商务活动双方的权利和义务关系, 其准确性对沟通至关重要。具体而言, 不仅电子邮件的格式、语法、标点符号和拼写要做到准确无误, 电子邮件内容还要叙述准确, 以免引起误会, 造成纠纷。邮件写完后要仔细校对, 尤其是日期、数字不能弄错, 打字时要避免误打、漏打, 并要认真核对收件人的信箱是否填写正确, 避免出现不必要的耽搁。由于国际商务电子邮件载明的信息非常严肃、正式, 事关贸易双方的经济利益, 一定要尽力保证其准确性。
71体谅
体谅是指书写邮件时, 一定要设身处地为收件人着想, 考虑他们的感情、希望、要求和利益等, 即要进行换位思考, 从而给收件人留下好感和深刻的印象, 极大地提高邮件的有效性。因此应尽量以积极的态度和所谓的对方角度(y ou attitude) 来进行措辞和表达。例如“:We feel sure
th at y ou w ill be entirely satis fied. ”就比“W e do n ot believe that y ou w ill have cause for dissatis faction. ”态度上要显得更积
极“; Y ou earn a 5%discount when you pay cash. ”要比“W e
allow a 5%dis count for cash paymen t. ”显得更容易被接受
且更富有人情味。
三、国际商务邮件的写作规范和注意事项
首先, 在设置电子邮箱时, 应将发件人的具体姓名包括在内, 方便收件人辨认信件的来源, 可使收件人立刻将有用的邮件与垃圾邮件区分开来。邮件的标题应当简洁明了。邮件的标题是邮件主要内容的浓缩, 是收件人浏览信箱时决定是否阅读邮件的根据。简洁明了的主题内容可起到索引的作用, 便于收件人以后在大量的邮件中去寻找相关的邮件。邮件标题选择的合适与否会极大地影响到收件人处理邮件的效率。因此, 为了确保收信人能及时阅读邮件, 邮件的标题不仅要引人注目, 而且应该言简意赅, 应用最精练的词语在主题栏中概括出邮件的要旨, 以满足收件人对邮件的合理预期。此外, 标题应尽量用名词短语或动名词短语表示。例如“, Y our Meeting in
L o s Angeles ”“, O rder N o. 3390”“, C omplain ts ab o u t Packing ”
等标题都信息明确、一目了然。
在书写正文时, 最好采用齐头式(平头式) 的格式。
齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始, 这种格式便于打字和节省时间, 提高写作的速度和办公效率。正文是电子邮件的主要部分, 由两三个或三四个简短的段落构成。通常把正文的主题分成几个小主题, 每个段落用一两句或两三句话陈述一个小主题。正文通篇可以全部使用大写字母, 或全部使用小写字母, 这样做也是为了提高工作效率。表述内容时要完整清楚, 简洁自然, 尽量多用主动语态, 少用被动语态。准确、生动、有力的措词可以增强国际商务电子邮件有效性。因此, 可以适时、适量地使用商贸行业常用的缩略语。例如,S ΠC (销售合同) 、clean B ΠL (清洁提单) 、FY I (供贵方参考) 、DO CS (文件、单据) 、FC L (整箱) 等。在内容较为严肃或是文体较为正式的电子邮件写作中, 应该避免使用表情符号。结尾签名通常要位于邮件的左半部分, 这样可以避免在不同设置的电脑上显示字符的大小时出现偏差。
另外, 在国际商务电子邮件的写作过程中还应该注意以下两点:
11由于篇幅的原因, 无法或不能在正文中包含的内
容最好放在附件中来发送。用于附件的文档应该选用
w ord 、ex cel 等广泛使用且功能强大的文字或图表处理软
件, 避免收件人由于在软件兼容性方面出现问题而无法打开附件。发送文件报表或票据时, 应在邮件正文中具体说明文件的名称及份数, 以便对方查收。这样做也是发件人出于礼貌, 客气、体贴地表明态度的具体表现。
21回复邮件时, 应利用“回复”功能将对方的邮件附
上。由于人们工作繁忙, 每天会处理很多邮件, 发件人不一定能清楚记得所有邮件的内容。利用“回复”功能可以使对方不必再费力去查找、回忆相关邮件的内容, 从而可为对方节省宝贵的时间并提供方便。
四、结语
随着经济全球化进程的进一步加快, 国际商务活动日益频繁。作为现代国际商务沟通的重要联络方式, 国际商务电子邮件发挥着越来越重要的作用, 其在国际商务往来中的地位也越来越重要。电子邮件写作质量直接影响到收件人对发件人的第一印象, 甚至影响到交易是否会顺利进行。掌握邮件正确的写作方法, 书写出正确、规范的电子邮件, 不仅能反映出发件人较高的外语和业务水平, 还可以体现出其为人处事的积极态度, 有助于建立良好的国际商务关系, 最终对达成交易起到重要的推动作用。
[基金项目:黑龙江省教育科学“十一五”规划重大
课题“黑龙江省加快建设教育强省的对策研究”子课题:, 黑龙江外语外贸人才培养研究”, 项目编号:J K 019]
[参考文献]
[1]廖瑛, 莫再树. 国际商务英语语言与翻译研究[M].机械工业出版社,2005.
[2]李波, 温建平. 国际商务电子邮件的写作[J ]. 国
际商务研究, 2000(3) :59-61.
(责任编辑:牟洪波)
—51—
“振兴龙江经济
2009年第9期总第183期
黑龙江对外经贸
H L J F oreign E con omic Relations &T rade N o 19,2009
Serial No 1183
[电子商务]
国际商务电子邮件写作原则和写作规范研究
孙帮俊
(黑龙江科技学院, 黑龙江哈尔滨150027)
[摘 要]随着网络技术的普及和电子商务的发展, 国际商务电子邮件以其迅捷、方便、费用低廉的优势
正日益取代传统的国际商务信函, 成为国际商务活动中广泛应用的沟通方式。国际商务电子邮件与传统的函电在结构上趋于简化方便, 掌握其写作原则和写作规范, 对于在国际商务沟通中减少误解、达到交易双方信息交流的预期目的, 促成双方交易的成功具有重要的现实意义。
[关键词]国际商务; 电子邮件; 写作方法
[中图分类号]H31519 [文献标识码]A [文章编号]1002-2880(2009) 09-0050-02
随着网络技术和电子商务的飞速发展, 国际商务电子邮件以其迅捷、方便、成本低廉的优势正日益取代传统的商务信函, 成为国际商务沟通中广泛应用的交流方式。电子邮件译自英文electron icmail , 缩写为email 或e -mail , 指通过电子网络系统发送和接收的邮件, 是国际商务活动中交易双方用来联系业务、沟通商情、答复询问的主要途径。它不但反映了买卖双方所处的不同文化、社会背景和双方各自的利益, 而且还代表着企业的形象。因此, 有必要研究国际商务电子邮件的写作规范和格式, 掌握其正确的写作方法, 从而尽量减少误解, 促进贸易双方实现信息交流的预期目标, 最终达成交易。
一、国际商务电子邮件与传统的函电结构对比分析传统的商务函电(信函、传真和电传) 一般由信头、日期、收信人名址、称呼、信文、结尾敬语、签名七个基本部分组成。与传统的国际商务函电相比, 国际商务电子邮件的结构已发生变化, 趋向于更加简单方便, 重点突出。原国际商务函电中的信头和封内地址转变为发件人和收件人的电子邮箱地址, 而日期则由系统自动生成, 无需另外添加。主题栏仍然存在, 但位置发生改变, 不再位于称呼的下面, 而被提到了收件人的电子邮箱下面, 位置显得更加突出和重要。国际商务电子邮件仍然常用较正式的称呼, 如:“Dear Ms. H arb ough ”“, D ear Mr. H ay w ood ”, 但如果对方是有多年业务往来的老客户或老朋友, 可以省去
Dear , 直呼对方的名字, 如“:H ello ,V ictor ”“, H i ,Jenny ”。如
二、国际商务电子邮件的写作原则
为了使贸易双方达到预期的沟通目的, 增强邮件的有效性, 电子邮件的写作同样要遵循七个C 原则, 即简洁
(Conciseness ) 、清楚(C learness ) 、礼貌(C ourtesy ) 、完整(Com 2pleten ess ) 、具体(C oncreten ess ) 、正确(C orrectness ) 和体谅(Consideration) 。
11简洁
简洁被认为是最重要的写作原则。它指的是既要尽可能地用精辟的文笔清楚地表达发件人想要表达的内容, 又要体现出邮件的完整、具体和礼貌。因此, 在撰写电子邮件时, 应长话短说, 避免使用难词、古词和陈旧的商业术语, 尽量使用常用词、短语、结构简单的短句, 不用长句或从句。例如用“here ”而不用“enclosed herewith ”; 用“because ”而不用“due to the fact that ”; 用“thank y ou for ”而不用“ackn ow ledg e receipt of ”。
21清楚
清楚是邮件的主要语言特点之一。清楚是指思路清晰, 行文明了, 邮件内容不会被误解。要避免使用意义上模棱两可的词语和句子, 注意修饰语的位置、语义的连贯性和邮件全文的逻辑性。例如:“W e hav e a direct s ailing
from Sh anghai t o L os Angeles bimonth ly. ”在此句中“, bim on th 2ly ”这个词就要避免使用, 因为它既有“两个月一次”的含
义, 又表示“一个月两次”。
31礼貌
果不能确定具体的收件人, 可以用“Dear sirs ”称呼对方。在邮件的结尾部分, 传统的结尾敬语如“Y ours faith fully ”, “Sincerely y ours ”等已越来越少见, 现在人们多用“Bye ”, “Bes t regards ”“, Cheers ”等, 这反映出网络时代人际间沟通轻松快捷的特点。署名可以使用邮件程序中的自动签名功能, 把发件人的签名、公司名称、电话和传真号码或者其他联络方式自动添加到邮件的结尾处。
礼貌是指发件人在措辞和表达方式上通过使用虚拟语气、委婉语气等方法及运用一些语用策略, 婉转、迂回、和缓地表达观点, 提出要求, 从而给收件人留下有知识、有修养、素质高的印象, 使对方容易接受一些请求并愿意进行合作。
41完整
完整是指发件人要对收件人提供其需要的所有信
—50—
孙帮俊:国际商务电子邮件写作原则和写作规范研究
息, 答复其提出的一切问题并争取满足其提出的一切要求。在格式上同时要注意邮件的基本组成部分缺一不可。例如买方在表示接受卖方的报盘时, 要详细说明接受条件并引述报盘的依据, 如报价单、产品目录、宣传册或某一天的邮件内容等, 因为这些材料具有合同的效力, 对买卖双方具有约束力。
51具体
每一封邮件都应有一个具体、明确的主题, 避免含糊、笼统、抽象的表述。必须强调具体的事实、数据和时间, 让收件人阅读邮件后采取具体的行动, 解决具体的问题。例如对某一商品的报价进行还盘, 必须详细地说明品名、价格、数量、包装方式、支付条件、装运时间、装运港等具体的交易条件和发盘的有效时限。
61正确
由于国际商务电子邮件涉及的是国际商务活动双方的权利和义务关系, 其准确性对沟通至关重要。具体而言, 不仅电子邮件的格式、语法、标点符号和拼写要做到准确无误, 电子邮件内容还要叙述准确, 以免引起误会, 造成纠纷。邮件写完后要仔细校对, 尤其是日期、数字不能弄错, 打字时要避免误打、漏打, 并要认真核对收件人的信箱是否填写正确, 避免出现不必要的耽搁。由于国际商务电子邮件载明的信息非常严肃、正式, 事关贸易双方的经济利益, 一定要尽力保证其准确性。
71体谅
体谅是指书写邮件时, 一定要设身处地为收件人着想, 考虑他们的感情、希望、要求和利益等, 即要进行换位思考, 从而给收件人留下好感和深刻的印象, 极大地提高邮件的有效性。因此应尽量以积极的态度和所谓的对方角度(y ou attitude) 来进行措辞和表达。例如“:We feel sure
th at y ou w ill be entirely satis fied. ”就比“W e do n ot believe that y ou w ill have cause for dissatis faction. ”态度上要显得更积
极“; Y ou earn a 5%discount when you pay cash. ”要比“W e
allow a 5%dis count for cash paymen t. ”显得更容易被接受
且更富有人情味。
三、国际商务邮件的写作规范和注意事项
首先, 在设置电子邮箱时, 应将发件人的具体姓名包括在内, 方便收件人辨认信件的来源, 可使收件人立刻将有用的邮件与垃圾邮件区分开来。邮件的标题应当简洁明了。邮件的标题是邮件主要内容的浓缩, 是收件人浏览信箱时决定是否阅读邮件的根据。简洁明了的主题内容可起到索引的作用, 便于收件人以后在大量的邮件中去寻找相关的邮件。邮件标题选择的合适与否会极大地影响到收件人处理邮件的效率。因此, 为了确保收信人能及时阅读邮件, 邮件的标题不仅要引人注目, 而且应该言简意赅, 应用最精练的词语在主题栏中概括出邮件的要旨, 以满足收件人对邮件的合理预期。此外, 标题应尽量用名词短语或动名词短语表示。例如“, Y our Meeting in
L o s Angeles ”“, O rder N o. 3390”“, C omplain ts ab o u t Packing ”
等标题都信息明确、一目了然。
在书写正文时, 最好采用齐头式(平头式) 的格式。
齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始, 这种格式便于打字和节省时间, 提高写作的速度和办公效率。正文是电子邮件的主要部分, 由两三个或三四个简短的段落构成。通常把正文的主题分成几个小主题, 每个段落用一两句或两三句话陈述一个小主题。正文通篇可以全部使用大写字母, 或全部使用小写字母, 这样做也是为了提高工作效率。表述内容时要完整清楚, 简洁自然, 尽量多用主动语态, 少用被动语态。准确、生动、有力的措词可以增强国际商务电子邮件有效性。因此, 可以适时、适量地使用商贸行业常用的缩略语。例如,S ΠC (销售合同) 、clean B ΠL (清洁提单) 、FY I (供贵方参考) 、DO CS (文件、单据) 、FC L (整箱) 等。在内容较为严肃或是文体较为正式的电子邮件写作中, 应该避免使用表情符号。结尾签名通常要位于邮件的左半部分, 这样可以避免在不同设置的电脑上显示字符的大小时出现偏差。
另外, 在国际商务电子邮件的写作过程中还应该注意以下两点:
11由于篇幅的原因, 无法或不能在正文中包含的内
容最好放在附件中来发送。用于附件的文档应该选用
w ord 、ex cel 等广泛使用且功能强大的文字或图表处理软
件, 避免收件人由于在软件兼容性方面出现问题而无法打开附件。发送文件报表或票据时, 应在邮件正文中具体说明文件的名称及份数, 以便对方查收。这样做也是发件人出于礼貌, 客气、体贴地表明态度的具体表现。
21回复邮件时, 应利用“回复”功能将对方的邮件附
上。由于人们工作繁忙, 每天会处理很多邮件, 发件人不一定能清楚记得所有邮件的内容。利用“回复”功能可以使对方不必再费力去查找、回忆相关邮件的内容, 从而可为对方节省宝贵的时间并提供方便。
四、结语
随着经济全球化进程的进一步加快, 国际商务活动日益频繁。作为现代国际商务沟通的重要联络方式, 国际商务电子邮件发挥着越来越重要的作用, 其在国际商务往来中的地位也越来越重要。电子邮件写作质量直接影响到收件人对发件人的第一印象, 甚至影响到交易是否会顺利进行。掌握邮件正确的写作方法, 书写出正确、规范的电子邮件, 不仅能反映出发件人较高的外语和业务水平, 还可以体现出其为人处事的积极态度, 有助于建立良好的国际商务关系, 最终对达成交易起到重要的推动作用。
[基金项目:黑龙江省教育科学“十一五”规划重大
课题“黑龙江省加快建设教育强省的对策研究”子课题:, 黑龙江外语外贸人才培养研究”, 项目编号:J K 019]
[参考文献]
[1]廖瑛, 莫再树. 国际商务英语语言与翻译研究[M].机械工业出版社,2005.
[2]李波, 温建平. 国际商务电子邮件的写作[J ]. 国
际商务研究, 2000(3) :59-61.
(责任编辑:牟洪波)
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“振兴龙江经济