陕西省园林商会成立庆典活动策划方案执行文案
一、庆典时间： 2013年9月12日（周四）
二、庆典地点：西安皇冠假日酒店2F 第三会议厅
三、活动主题：和谐、共赢、发展策划方案
四、活动格调：热烈、喜庆、庄重、大气
五、参与群体：出席会议的领导、来宾、会员等
六、日程安排：
（一）成立庆典当天下午：嘉宾及会员报到；
（二）选举大会；
（三）揭牌仪式；
（四）庆祝晚宴。
七、成立庆典筹备工作的组织结构：
（一）筹备工作领导小组名单：
组 长：薛力子
副组长：葛慧莉、曹德宏、刘秀、康雪峰、宁海坤、刘晓玲
庆典活动总指挥：万钧
现场副总指挥：刘晓玲、张刚宜
秘书组：张鹏华、张金娥
（二）筹备工作领导小组职责：
1、全面负责商会成立庆典活动的组织、策划、准备和实施工作；
2、全面负责庆典活动的总体指挥工作；
3、全面负责庆典活动与政府部门、社会团体等的协调工作；
4、负责督促各工作组按本方案实施并完成本职工作；
5、及时（以当日为限）对工作组的请示做出指导性意见。
（三）筹备工作领导小组下设机构：
A 、事务组：（组长：薛力子 成员：褚建华、王鑫、薛梅 ）
1、负责广告媒体（报纸、电视台、电台、庆典公司）的选择及确定（合同）；
2、负责庆典活动广告宣传的制作和发布（可与庆典公司合作）；
3、负责成立庆典的各个活动区域的场景布臵（外场拱门、导视牌等；场内的主席台布
景、横幅、发言席等，可与广告或礼仪公司合作），制作出布臵程控表及实施方案，与
相关具体执行人进行技术交底，并强调重点注意事项；
4、负责成立庆典的各个活动区域的音响、音像和麦克风（调试）、道具等的准备；
5、负责按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡；
6、各个活动区域布臵完毕后，派专人随时维护、检查现场布臵的相关情况；
7、负责提前催场；
8、按议程需要落实好相关人员（主持人、民间组织管理局和商工商联宣读文件的领导、
揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等），并按议程需要提前做好沟通协调工作；
9、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作；
10、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，
并做好展示后的保管收存工作；
11、根据需要负责请庆典专门人才和队伍（主持人、演艺公司、军乐队、威风锣鼓队等），
并做好协调工作；
12、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作
的人员安排）；
13、负责庆典后的清场收拾工作。
B 、宣传组：（组长：刘晓玲 成员：张西霞、肖柯）
1、负责提供会议资料。
2、负责庆典活动策划方案执行计划、明确各部门及成员的工作职责；
3、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定；
4、负责庆典活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发；
5、视情况需要制作各项展板、模型等；
6、负责庆典活动所需的稿件（议程、发言稿等文字资料）；
7、负责商会会刊（创刊号）的编辑、出版；
8、负责对参加庆典活动的媒体的邀请和协调；
9、负责庆典活动的摄像、摄影（新闻摄影，集体合影：地方、前排座次及名字提示、
准备工作的人员安排）；
10、负责领导题词的准备工作（庆典之前、庆典当日）
11、负责庆典活动专题采访的整个策划和安排；
11、负责会议记录；
C 、联络接待组：（组长：褚建华 成员：王鑫、薛梅、党磊、胡蓓、李双 ）
1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员（到场的时间不同）；
2、将出席庆典的人员情况分门别类进行统计并及时报告。尤其是对领导和贵宾的情况
要随时提醒领导小组和其他工作组；
3、对领导和贵宾制订专门的接待方案（含日程安排及落实贵宾休息室等），专人负责
与领导和贵宾的联系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；
4、负责与酒店等服务承接单位的工作衔接；
5、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品券、庆典资料包、
矿泉水等）、领导题词区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品
区等的接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域的人员安排；
6、做好庆典礼品的接收、保管和派发工作，并做好文字记录（商会顾问的礼品由 安
排奉赠）；
7、根据需要向礼仪庆典公司遴选公关小姐，并对其进行必要的培训和工作安排；
8、负责来宾礼品的登记和存放。
9、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作
的人员安排）；
10、负责庆典后的清场收拾工作。
D 、财务组：（组长：薛力子 成员： 七常委 ）
1、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费；
2、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项；
3、负责成立庆典所需开支经费的支付；
4、负责庆典专请人员（主持人、民政局和商务局宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领
导、致辞嘉宾等）的礼物（含红包及其礼金）跟随专门负责接待的领导由其奉赠；
5、及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况。
E 、安全保卫组：（组长：王鑫 成员： 长安园林员工 ）
1、负责成立庆典安全方案的制订和报批；
2、负责与公安等政府有关安防部门进行协调，争取得到其最大的支持；
3、负责成立庆典的现场消防安全检查；
4、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护；
5、负责来宾车辆的指引和调度；
6、保证展示品、来宾礼品的安全；
7、负责处理突发事件，是处理突发事件的直接执行者。
8、负责庆典后的清场收拾工作。
F 、后勤组：（组长：薛梅 成员： 长安园林员工 ）
1、根据各工作组的请购计划负责庆典物资（含用品、设备等）的购臵和保管（制物资
进出表）。对应备物资实行核查制。按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况，以
保证各类庆典用品及时到位；
2、负责庆典场地、酒店以及停车场的落实（以合同形式）并与接待组对接；
3、负责成立庆典午宴用品的准备和摆设（烟酒专人负责打开并派发）；
4、与接待饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全；
5、与接待饭店工程部等部门接洽，保证庆典时正常的供水（洗手间）、供电；
6、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；
7、负责庆典后的清场收拾工作。
G 、协调组：（组长：薛力子 成员：各工作组负责人）
1、明确领导小组对本次活动的绝对领导，听从领导小组的统一指挥；
2、在各工作组之间，在各工作组与领导小组之间建立良好的沟通桥梁；
3、以“先执行、后申诉”为原则。以集中指令为主，以民主建议为辅；
4、积极协调各工作组之间、各工作组与领导小组之间的工作衔接。确保活动有条不紊
地进行。
5、各司其职，互相提醒，团结协作，共享辉煌。
H 、突发事件处理组：（组长： 褚建华 成员：方案具体细节执行人）
1、拟订突发事件处理办法，以便临场调节；
2、保证通讯通畅，随时保持联系，了解现场的每一个细节；
3、坚持“以人为本，及时报告，群策群力，冷静处理”为原则处理突发事件；
4、督促安全保卫组作好现场秩序的维护；
5、现场出现突发事件时，现场工作人员须保持清醒的头脑。如能处理，则当机立断进
行处理；如不能处理，须第一时间报告领导小组（时间、地点、事件发展状态、拟采取
什么措施、需要哪些支持）。并按指令全力以赴处理事件。
八、成立庆典区域分布：
为让本次成立庆典达到科学分工、合理布局、高效执行的目的，保证本次活动顺利
进行及圆满成功，在执行过程当中领导小组把庆典场所分为几个功能区域，具体内容如
下：
（一）报到区
1、地点：接待大堂；
2、功能：来宾登记处，资料领取处，参会证领取处
3、配备：礼仪小姐、接待人员、签到用具、会议宣传资料、摄影摄像、接待烟茶、礼
品票据。（军乐队、威风锣鼓队等） （二）住宿区
1、地点：接待饭店 楼；
2、功能：合理安排，来宾称心。
3、配备：酒店服务人员、接待人员、嘉宾住宿房号登记簿。
（三）外景区
1、地点：接待饭店大门外、周边
2、功能：利于宣传、营造庆典的热烈气氛。
3、配备：拱门、导视牌等
（四）成立大会典礼区
地点：接待酒店会议中心 * 新闻发布厅；
（五）题字题词区
1、地点：大厅主席台左侧
2、功能：利于出席的领导、嘉宾现场挥毫泼墨题字、题诗
3、配备：高级徽宣若干、大、中、小羊毫、狼毫各一套、砚台、香墨一套、盒
A 、主席台区：
1、功能：有主持席；发言席；贵宾席（工商联领导，民间组织管理局领导，商会会长、
秘书长，常务副会长等）利于典礼举行；
2、配备：地毯、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、相关文件、商会红绸牌匾、会员
单位牌匾，贺信、题词条幅、名主持、礼仪小姐、警卫人员、服务人员。
B 、来宾及代表席区：
1、功能：利于典礼举行；
2、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件
C 、现场总控台：
1、地点：会场一侧；
2、功能：监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；
3、配备：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。
（五）贵宾休息区
1、地点：接待酒店会议中心 * 贵宾休息室；
2、功能：利于领导会前休息、交流；
3、配备：轻音乐、水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐
（六）宴会区
1、地点：接待饭店贵宾宴会厅；
2、功能：利于举办成立庆典晚宴；
3、配备：音响设备、轻快喜悦的音像、酒店服务员
A 、观礼区：
1、地点：舞台正前方；
2、功能：到场领导、嘉宾观看区域；
3、配备：礼仪小姐、警卫人员、饮料等。
B 、现场总控台：
1、地点：舞台一侧；
2、功能：监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；
3、配备：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。
（八）礼品发放区
1、地点：接待饭店大堂
2、功能：发放礼品；
3、配备：工作人员、礼品等。
（九）来宾停车区
1、地点：停车场；
2、功能：参与活动的所有车辆的临时停放点；
3、配备：标志牌、警卫人员。
九、成立庆典筹备工作倒计时
（一）庆典前一天，现场布臵结束，召开庆典接待工作动员大会（ 9月11日）：
1、在接待饭店大堂做好远方来宾接待工作，安排好来宾的食宿。并对来宾住宿房号做
好登记，以便拜访；(联络接待组)
2、负责检查庆典活动宣传资料、摄影摄像器材及所有材料的准备情况；（宣传组）
3、专人负责与领导和贵宾的联系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；(联络接待组)
4、负责成立庆典的各个活动区域的场景布臵（场外横幅、拱门、导视牌等；场内的主
席台、舞台布景、横幅、发言席鲜花等，可与广告或礼仪公司合作），制作出布臵程控
表，配以文字资料，与相关具体执行人进行技术交底，并强调重点注意事项；（事务组）
5、负责成立庆典的各个活动区域的音响、音像和麦克风（调试）、道具等的准备；（事
务组）
6、按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡；（事务组）
7、各个活动区域布臵完毕后，派专人随时维护、检查现场布臵的相关情况；（安全保
卫组）
8、负责成立庆典的现场消防安全检查（第一次）；（安全保卫组）
9、与接待饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全；（后勤组）
10、与接待饭店工程部等部门接洽，保证正常的供水（洗手间）、供电；（后勤组）
11、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；（后勤组）
12、为成立庆典造势及预热活动。（事务组）
13、负责检查庆典活动宣传资料的装袋情况；（宣传组）
14、对相关工作进行检查，并及时整改。(领导小组)
15、除临时项目外，其余项目要求全部到位；(领导小组)
16、召开庆典接待工作动员大会；(领导小组)
（二）成立庆典当天，各司其职，全力以赴（9月12日）。
1、督促各工作组全部到岗，全力以赴做好庆典接待工作；(领导小组)
2、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品、庆典资料包、
矿泉水等）、住宿区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等
的接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域的人员安排；（联络接待
组）
3、负责来宾礼品的登记和存放。（联络接待组）
4、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费；（财务组）
5、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项；（财务组）
6、负责提前催场；（事务组）
7、按议程需要落实好相关人员（主持人、民政厅宣读文件的领导、揭牌领导、致辞嘉
宾等），并按议程提前做好协调工作；（事务组）
8、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，
并做好展示后的保管收存工作；（事务组）
9、负责庆典专请人员（主持人、民政厅和商务厅宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领
导、致辞嘉宾等）的礼物（含红包及其礼金）跟随专门负责接待的领导由其奉赠；（财
务组）
10、负责庆典活动的摄像、摄影（新闻摄影，集体合影）；（宣传组）
11、负责会议记录；（宣传组）
12、负责成立庆典的现场消防安全检查（第二次）；（安全保卫组）
13、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护；（安全保卫组）
14、负责来宾车辆的指引和调度；（安全保卫组）
15、督促展示品、来宾礼品的堆、放、摆、设；（安全保卫组）
16、负责处理突发事件，是处理突发事件的直接执行者。（安全保卫组）
17、负责成立庆典晚宴用品的准备和摆设；（后勤组）
18、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；（后勤组）
19、做好庆典礼品的接收、登记、保管和派发工作；（联络接待组）
20、负责庆典后的清场收拾工作。（事务组）（后勤组）（安全保卫组）
十、成立庆典活动当日的具体时间进度安排：（9月12日）
13：00 到位
全体工作人员到位。
13：30—14：00 准备
1、各工作组开会，明确每个人的工作职责。
2、现场站位完毕（1）；
3、安排好现场执行的各个环节；
4、再次明确现场秩序维护方案与要点。与合作单位、礼仪小姐及有关人员一起再次明
确迎宾准备；
5、检查确认会场布臵及停车场，与酒店保安衔接，再次明确交通路线和车辆停放位臵
和细节；
6、检查确认现场车辆的到位情况，并按指定位臵排放好；
7、检查报到区人员安排情况和签到用品准备情况；
8、检查宣传资料、礼品到位情况；
9、摄影师、摄像师到场；
10、督促联络接待组人员做好迎宾工作；
11、礼仪小姐到位，并与相关工作人员衔接；
动安排；
后引导贵宾至休息处休息；
12、检查接待媒体的准备工作；
13、检查确认各区域电源线路及备用发电机的情况；
14、媒体到场，选择取景地点，全程采写，直到仪式结束。（要求：主题明确、画面清
晰、视觉中心突出）
13：30—14：00 迎宾
1、主会场入口处礼宾接待（2）；
2、负责接待媒介记者，并向记者发放标识和会议资料（尤其是新闻通稿）。同时，向
记者介绍庆典有关情况。明确其摄影、摄像及采访区域；
①礼仪小姐站位要求：酒店大门两侧、签到台、临时休息区，及后续每项活动的机 ②礼仪小姐姐迎宾程序：停车场接待贵宾至签到台签到、发放参会证、佩带胸花，
3、视情况需要负责安排设臵警戒线和维持秩序；
4、最后一次落实致辞、揭牌来宾名单，并与主持人衔接。
5、领导、嘉宾及全体代表入场，工作人员为相关领导佩戴贵宾胸花；
14：00 —14：30 会前预热
1、督办上述未尽事项；
2、主持人熟悉完善文稿；
3、衔接音控师，背景音乐播放；
4、由主持人介绍就坐主席台到场的各位领导及嘉宾。
14：30—15：30 成立大会庆典
14：30—14：45主持人登场（短片停止播放，大屏幕投影仪同步现场直播活动实况），
工作人员清点到会人数，主持人向大会报告结果，宣布“陕西省园林商会筹备成立大会
暨第一次会员大会”正式开始，全体起立，奏国歌；
14：50—14：55 由陕西省民政厅民间组织管理局领导宣读关于同意筹备成立陕西省园
林商会的批复 （礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；
15：00—15：15由陕西省园林商会筹备组负责人做商会筹备工作报告（礼仪小姐引导、
大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；
15：15—15：25由主播为大家宣读《陕西省园林商会章程》草案，宣读完到会人员举
手表决，工作人员统计结果后，主持人向大会通报表决结果（礼仪小姐引导、大屏幕投
影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；
15：25—15：35由由主播宣读会费收取标准及管理办法，由主持人提出计票人及监票
人选，用举手表决的方式表决，工作人员统计结果，向大会报告计票人监票人名字。以
无记名投票方式通过，收取标准及管理办法。工作人员发放、收取选票，统计结果，向
大会报告结果（大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；
15：35—15：40由主播对理事候选人的产生进行说明，注意简要介绍理事候选人的建
立，并举手表决产生理事会，由工作人员统计结果，主持人向大会通报表决结果宣布当
选理事会的成员（大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；
15：40—15：58理事会成员召开会议，选举出常务理事七人，会长（理事长）一人、
副会长（副理事长）十一人、秘书长一人，以举手表决的方式，工作人员几句表决结果，
由主持人向大会通报结果（大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托现场气氛）。
15：58—16：00由主持人宣读第一届会长、常务理事、副会长、秘书长人选；
16：00—16：10领导入席（礼仪小姐引导，主持人逐一介绍背景音乐烘托气氛）
16：10—16：15当选会长讲话（礼仪小姐引导）
16：15—16：20领导讲话1（礼仪小姐引导）
16：20—16：25领导讲话2（礼仪小姐引导）
16：35—16：45 聘请陕西省园林商会名誉会长、颁发聘书（礼仪小姐引导）
名誉会长代表讲话
16：45—17：00聘请陕西省园林商会顾问、颁发聘书（礼仪小姐引导）
顾问代表讲话
17:00-17:15由出席会议的领导为陕西省园林商会会长、常务副会长、常务理事、副会
长、理事等颁发任职证书。
17：15-17：20全体起立，有请工商联主席、建设厅厅长为陕西省园林商会揭牌。主持
人做结束寄语，然后宣布仪式结束，请全体人员照完相后到接待饭店宴会厅。
17：20—17：30 合影纪念
全体代表同领导、嘉宾合影留念（宣传组、事务组、接待组负责具体事务，尤其注意座
次问题）；
17：30—19：00 成立大会庆典晚宴
1、会长致祝酒辞
2、领导宣布宴会开始
19：00 成立大会庆典活动全部结束
十一、突发事件处理预案
（一）电源故障：
电源超负荷运转导致停电
预防办法：分成多个电路铺线区域，在每个区域设臵总电源，将总电源量分摊至负荷内。
处理办法：电路铺线区域安排多名电工进行紧急处理，同时防止他人进入电路区。
备 注：在现场布臵之前将各区域总电源准备好，后勤组负责落实，领导小组进行线
路检查，确保线路无误。
（二）音响故障：
A 类：单套音响出现线路故障
预防办法：备用1套临时处理音响，2套音响电源线路分开，以便现场紧急调配。
备 注：音控师在活动前一天下午进场将音响及各配件调试到最佳状态。
B 类：麦克风故障
预防办法：增加麦克风的传音端口，在一个端口出现问题的情况下不影响麦克风发生效
果。（有线无线均可）
处理办法：马上调换麦克风，音控师在故障期间播放混响，以避免出现冷场情况。
C 类：喜庆的庆典歌曲带子出现卡带现象
预防办法：备用多套喜庆曲带，同时VCD 采用三碟连放的方式播放。
处理办法：出现曲带问题时马上换频。
备 注：提前调试各类庆典曲带。
（三）拱门：
拱门风机烧毁导致坍塌
预防办法：备用多个风机。
处理办法：工程组派专人看护风机，如出现风机烧毁情况，在3分钟之内换风机，5分
钟之内将拱门、气柱重新立好。
备 注：安排多人在活动期间于布臵区域巡回监视。
（四）安全标记：
参加人员（包括观众）因碰到现场线路而摔跤
预防办法：在各个危险区域（如电源、滑湿地带等）作好危险标示。
（五）特殊天气
下雨：
预防办法：为来宾准备雨伞
雷电：
避开高压电线、减少户外活动
户外宣传品紧急撤离，由承办户外活动的庆典公司自行解决。
（六）人员情况：
礼仪小姐因堵车迟到
预防办法：接待小组工作人员提前2个小时集中人员，统一乘车至活动现场。
处理办法：如出现个别礼仪小姐迟到的情况，接待小组在安排礼仪小姐时增加2—3个
名额，以增补。
（七）通讯问题：
预防办法：工作人员以手机+对讲机的方式联系，保证通讯畅通。
（八）消防问题：
预防办法：消防人员随时检查对消防点（如火源点、电源接头等），并作标记。
处理办法：由领导小组安排消防人员对现场火源点进行调查，如发生火灾马上在各通道
紧急疏散人群。
（九）伤情问题：
如现场人员，包括工作人员及观众出现因各种情况出现的伤情
预防办法：常用药品的准备，如创口贴、红药水等。
处理办法：出现伤情对伤员进行现场救护，如严重者马上将其送往急救中心抢救。
（十）塌台：
处理办法：一旦出现塌台现象，由领导小组安排保安人员对主席台区域的人群进行紧急
疏散。
备 注：成立庆典典礼前一天由领导小组安排维护人员封闭主会场。
（十一）人流拥挤：
预防办法：在各个区域（停车区域、主席台区域等）由领导小组安排保安人员统一指挥，
并事先设立多个疏散通道。
处理办法：一旦出现挤场情况，各个区域的保安人员在该区域的多个疏散通道按序进行
秩序维护。
备 注：在各个区域尽量多设臵秩序维护线，同时保安人员充足。
（十二）新闻问题：
预防办法：新闻通稿及口径统一。
处理办法：如现场出现任何异常问题时，协调各新闻媒介对该问题不予以报道。
（十三）其他：
工作人员在成立庆典前一天（9月11日）在现场进行彩排，熟悉现场的各个环节，活动所需的礼仪用品尽量提供完备（如台卡、胸花等）
十二、活动备忘录
（一）相关领导、嘉宾、媒体记者、合作单位的分别接待：
相关政府领导等 （领导小组负
责）
特邀嘉宾特邀代表 （领导小组负责）
媒体记者各大媒体清单 （宣传组负责）
友好合作单位 （领导小组负责） 会员 （接待组负责）
（二）后勤保障和交通安全：
本次活动规模宏大、现场人数较多，特别要做好后勤保障和安全工作。
1、专用电源 1—2组，活动前后全天供应，专用电源全天保证；
2、各类礼品备足，活动前3日到位；
3、其它方面（如备用专车）准备好，活动前1日到位；
（三）安全保障：
1、为了严格保证成立庆典的顺利进行，保安人员对活动现场进行严密保卫。
2、主席台周围严格保证安全。
3、现场的停车交通由专职保安人员统一协调指挥。
4、安保由保安组与酒店协调到位，有可靠的安保措施；
5、保安安排：停车场 4名保安以上，主席台区域 2名以上，现场站位区域 2名以上，
（四）备忘条目：
1、致词、揭牌贵宾的确定及讲话稿的拟定；（领导小组、事务组、宣传组）
2、新闻通稿的撰写与准备；（领导小组、宣传组）
3、新闻发言席“陕西省园林商会成立大会”字样布臵及各类广宣资料的提前准备；（领导小组、宣传组）
4、主持人文稿、活动议程；（领导小组、宣传组）
5、活动执行计划推进表；（领导小组、宣传组）
6、相关领导嘉宾、新闻媒体记者、合作单位的邀请、到位落实；（领导小组、接待组
宣传组）
7、专用电源配臵；（领导小组、后勤组）
8、相关领导嘉宾、新闻记者、合作单位实到人数统计；（领导小组、联络接待组宣传
组）
9、礼仪小姐换装处（需更衣室一间）的设臵；（接待组）
10、提供邀请的贵宾、新闻记者、合作单位的名单；（领导小组、接待组宣传组）
11、提供签到嘉宾（单位）的名单；（领导小组、联络接待组）
12、（临时）专用停车场的设臵（车辆调度人员：4名以上）；（安全保卫组）
13、活动现场安保工作的提前部署（需保安人员 名以上）；（安全保卫组）
14、活动前一天清理庆典活动现场；（后勤组）
15、领导嘉宾、新闻记者、合作单位各类礼品的提前预订；（领导小组、后勤组）
16、活动现场警示标志。（安全保卫组）
17、提前三天对活动期间的天气情况进行查询，并向领导小组及时汇报；（事务组）
18、准备专人（5名以上）对突发事件进行合理处理；（领导小组）
19、其它未尽事宜的提前准备、协商解决；（领导小组）
20、整个活动需准备充分、有条不紊、分工协作、责任分明。（领导小组） 十五、费用概算（略）
陕西省园林商会秘书处
2013年9月3日
陕西省园林商会成立庆典活动策划方案执行文案
一、庆典时间： 2013年9月12日（周四）
二、庆典地点：西安皇冠假日酒店2F 第三会议厅
三、活动主题：和谐、共赢、发展策划方案
四、活动格调：热烈、喜庆、庄重、大气
五、参与群体：出席会议的领导、来宾、会员等
六、日程安排：
（一）成立庆典当天下午：嘉宾及会员报到；
（二）选举大会；
（三）揭牌仪式；
（四）庆祝晚宴。
七、成立庆典筹备工作的组织结构：
（一）筹备工作领导小组名单：
组 长：薛力子
副组长：葛慧莉、曹德宏、刘秀、康雪峰、宁海坤、刘晓玲
庆典活动总指挥：万钧
现场副总指挥：刘晓玲、张刚宜
秘书组：张鹏华、张金娥
（二）筹备工作领导小组职责：
1、全面负责商会成立庆典活动的组织、策划、准备和实施工作；
2、全面负责庆典活动的总体指挥工作；
3、全面负责庆典活动与政府部门、社会团体等的协调工作；
4、负责督促各工作组按本方案实施并完成本职工作；
5、及时（以当日为限）对工作组的请示做出指导性意见。
（三）筹备工作领导小组下设机构：
A 、事务组：（组长：薛力子 成员：褚建华、王鑫、薛梅 ）
1、负责广告媒体（报纸、电视台、电台、庆典公司）的选择及确定（合同）；
2、负责庆典活动广告宣传的制作和发布（可与庆典公司合作）；
3、负责成立庆典的各个活动区域的场景布臵（外场拱门、导视牌等；场内的主席台布
景、横幅、发言席等，可与广告或礼仪公司合作），制作出布臵程控表及实施方案，与
相关具体执行人进行技术交底，并强调重点注意事项；
4、负责成立庆典的各个活动区域的音响、音像和麦克风（调试）、道具等的准备；
5、负责按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡；
6、各个活动区域布臵完毕后，派专人随时维护、检查现场布臵的相关情况；
7、负责提前催场；
8、按议程需要落实好相关人员（主持人、民间组织管理局和商工商联宣读文件的领导、
揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等），并按议程需要提前做好沟通协调工作；
9、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作；
10、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，
并做好展示后的保管收存工作；
11、根据需要负责请庆典专门人才和队伍（主持人、演艺公司、军乐队、威风锣鼓队等），
并做好协调工作；
12、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作
的人员安排）；
13、负责庆典后的清场收拾工作。
B 、宣传组：（组长：刘晓玲 成员：张西霞、肖柯）
1、负责提供会议资料。
2、负责庆典活动策划方案执行计划、明确各部门及成员的工作职责；
3、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定；
4、负责庆典活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发；
5、视情况需要制作各项展板、模型等；
6、负责庆典活动所需的稿件（议程、发言稿等文字资料）；
7、负责商会会刊（创刊号）的编辑、出版；
8、负责对参加庆典活动的媒体的邀请和协调；
9、负责庆典活动的摄像、摄影（新闻摄影，集体合影：地方、前排座次及名字提示、
准备工作的人员安排）；
10、负责领导题词的准备工作（庆典之前、庆典当日）
11、负责庆典活动专题采访的整个策划和安排；
11、负责会议记录；
C 、联络接待组：（组长：褚建华 成员：王鑫、薛梅、党磊、胡蓓、李双 ）
1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员（到场的时间不同）；
2、将出席庆典的人员情况分门别类进行统计并及时报告。尤其是对领导和贵宾的情况
要随时提醒领导小组和其他工作组；
3、对领导和贵宾制订专门的接待方案（含日程安排及落实贵宾休息室等），专人负责
与领导和贵宾的联系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；
4、负责与酒店等服务承接单位的工作衔接；
5、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品券、庆典资料包、
矿泉水等）、领导题词区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品
区等的接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域的人员安排；
6、做好庆典礼品的接收、保管和派发工作，并做好文字记录（商会顾问的礼品由 安
排奉赠）；
7、根据需要向礼仪庆典公司遴选公关小姐，并对其进行必要的培训和工作安排；
8、负责来宾礼品的登记和存放。
9、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作
的人员安排）；
10、负责庆典后的清场收拾工作。
D 、财务组：（组长：薛力子 成员： 七常委 ）
1、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费；
2、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项；
3、负责成立庆典所需开支经费的支付；
4、负责庆典专请人员（主持人、民政局和商务局宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领
导、致辞嘉宾等）的礼物（含红包及其礼金）跟随专门负责接待的领导由其奉赠；
5、及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况。
E 、安全保卫组：（组长：王鑫 成员： 长安园林员工 ）
1、负责成立庆典安全方案的制订和报批；
2、负责与公安等政府有关安防部门进行协调，争取得到其最大的支持；
3、负责成立庆典的现场消防安全检查；
4、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护；
5、负责来宾车辆的指引和调度；
6、保证展示品、来宾礼品的安全；
7、负责处理突发事件，是处理突发事件的直接执行者。
8、负责庆典后的清场收拾工作。
F 、后勤组：（组长：薛梅 成员： 长安园林员工 ）
1、根据各工作组的请购计划负责庆典物资（含用品、设备等）的购臵和保管（制物资
进出表）。对应备物资实行核查制。按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况，以
保证各类庆典用品及时到位；
2、负责庆典场地、酒店以及停车场的落实（以合同形式）并与接待组对接；
3、负责成立庆典午宴用品的准备和摆设（烟酒专人负责打开并派发）；
4、与接待饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全；
5、与接待饭店工程部等部门接洽，保证庆典时正常的供水（洗手间）、供电；
6、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；
7、负责庆典后的清场收拾工作。
G 、协调组：（组长：薛力子 成员：各工作组负责人）
1、明确领导小组对本次活动的绝对领导，听从领导小组的统一指挥；
2、在各工作组之间，在各工作组与领导小组之间建立良好的沟通桥梁；
3、以“先执行、后申诉”为原则。以集中指令为主，以民主建议为辅；
4、积极协调各工作组之间、各工作组与领导小组之间的工作衔接。确保活动有条不紊
地进行。
5、各司其职，互相提醒，团结协作，共享辉煌。
H 、突发事件处理组：（组长： 褚建华 成员：方案具体细节执行人）
1、拟订突发事件处理办法，以便临场调节；
2、保证通讯通畅，随时保持联系，了解现场的每一个细节；
3、坚持“以人为本，及时报告，群策群力，冷静处理”为原则处理突发事件；
4、督促安全保卫组作好现场秩序的维护；
5、现场出现突发事件时，现场工作人员须保持清醒的头脑。如能处理，则当机立断进
行处理；如不能处理，须第一时间报告领导小组（时间、地点、事件发展状态、拟采取
什么措施、需要哪些支持）。并按指令全力以赴处理事件。
八、成立庆典区域分布：
为让本次成立庆典达到科学分工、合理布局、高效执行的目的，保证本次活动顺利
进行及圆满成功，在执行过程当中领导小组把庆典场所分为几个功能区域，具体内容如
下：
（一）报到区
1、地点：接待大堂；
2、功能：来宾登记处，资料领取处，参会证领取处
3、配备：礼仪小姐、接待人员、签到用具、会议宣传资料、摄影摄像、接待烟茶、礼
品票据。（军乐队、威风锣鼓队等） （二）住宿区
1、地点：接待饭店 楼；
2、功能：合理安排，来宾称心。
3、配备：酒店服务人员、接待人员、嘉宾住宿房号登记簿。
（三）外景区
1、地点：接待饭店大门外、周边
2、功能：利于宣传、营造庆典的热烈气氛。
3、配备：拱门、导视牌等
（四）成立大会典礼区
地点：接待酒店会议中心 * 新闻发布厅；
（五）题字题词区
1、地点：大厅主席台左侧
2、功能：利于出席的领导、嘉宾现场挥毫泼墨题字、题诗
3、配备：高级徽宣若干、大、中、小羊毫、狼毫各一套、砚台、香墨一套、盒
A 、主席台区：
1、功能：有主持席；发言席；贵宾席（工商联领导，民间组织管理局领导，商会会长、
秘书长，常务副会长等）利于典礼举行；
2、配备：地毯、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、相关文件、商会红绸牌匾、会员
单位牌匾，贺信、题词条幅、名主持、礼仪小姐、警卫人员、服务人员。
B 、来宾及代表席区：
1、功能：利于典礼举行；
2、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件
C 、现场总控台：
1、地点：会场一侧；
2、功能：监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；
3、配备：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。
（五）贵宾休息区
1、地点：接待酒店会议中心 * 贵宾休息室；
2、功能：利于领导会前休息、交流；
3、配备：轻音乐、水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐
（六）宴会区
1、地点：接待饭店贵宾宴会厅；
2、功能：利于举办成立庆典晚宴；
3、配备：音响设备、轻快喜悦的音像、酒店服务员
A 、观礼区：
1、地点：舞台正前方；
2、功能：到场领导、嘉宾观看区域；
3、配备：礼仪小姐、警卫人员、饮料等。
B 、现场总控台：
1、地点：舞台一侧；
2、功能：监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；
3、配备：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。
（八）礼品发放区
1、地点：接待饭店大堂
2、功能：发放礼品；
3、配备：工作人员、礼品等。
（九）来宾停车区
1、地点：停车场；
2、功能：参与活动的所有车辆的临时停放点；
3、配备：标志牌、警卫人员。
九、成立庆典筹备工作倒计时
（一）庆典前一天，现场布臵结束，召开庆典接待工作动员大会（ 9月11日）：
1、在接待饭店大堂做好远方来宾接待工作，安排好来宾的食宿。并对来宾住宿房号做
好登记，以便拜访；(联络接待组)
2、负责检查庆典活动宣传资料、摄影摄像器材及所有材料的准备情况；（宣传组）
3、专人负责与领导和贵宾的联系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；(联络接待组)
4、负责成立庆典的各个活动区域的场景布臵（场外横幅、拱门、导视牌等；场内的主
席台、舞台布景、横幅、发言席鲜花等，可与广告或礼仪公司合作），制作出布臵程控
表，配以文字资料，与相关具体执行人进行技术交底，并强调重点注意事项；（事务组）
5、负责成立庆典的各个活动区域的音响、音像和麦克风（调试）、道具等的准备；（事
务组）
6、按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡；（事务组）
7、各个活动区域布臵完毕后，派专人随时维护、检查现场布臵的相关情况；（安全保
卫组）
8、负责成立庆典的现场消防安全检查（第一次）；（安全保卫组）
9、与接待饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全；（后勤组）
10、与接待饭店工程部等部门接洽，保证正常的供水（洗手间）、供电；（后勤组）
11、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；（后勤组）
12、为成立庆典造势及预热活动。（事务组）
13、负责检查庆典活动宣传资料的装袋情况；（宣传组）
14、对相关工作进行检查，并及时整改。(领导小组)
15、除临时项目外，其余项目要求全部到位；(领导小组)
16、召开庆典接待工作动员大会；(领导小组)
（二）成立庆典当天，各司其职，全力以赴（9月12日）。
1、督促各工作组全部到岗，全力以赴做好庆典接待工作；(领导小组)
2、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品、庆典资料包、
矿泉水等）、住宿区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等
的接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域的人员安排；（联络接待
组）
3、负责来宾礼品的登记和存放。（联络接待组）
4、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费；（财务组）
5、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项；（财务组）
6、负责提前催场；（事务组）
7、按议程需要落实好相关人员（主持人、民政厅宣读文件的领导、揭牌领导、致辞嘉
宾等），并按议程提前做好协调工作；（事务组）
8、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，
并做好展示后的保管收存工作；（事务组）
9、负责庆典专请人员（主持人、民政厅和商务厅宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领
导、致辞嘉宾等）的礼物（含红包及其礼金）跟随专门负责接待的领导由其奉赠；（财
务组）
10、负责庆典活动的摄像、摄影（新闻摄影，集体合影）；（宣传组）
11、负责会议记录；（宣传组）
12、负责成立庆典的现场消防安全检查（第二次）；（安全保卫组）
13、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护；（安全保卫组）
14、负责来宾车辆的指引和调度；（安全保卫组）
15、督促展示品、来宾礼品的堆、放、摆、设；（安全保卫组）
16、负责处理突发事件，是处理突发事件的直接执行者。（安全保卫组）
17、负责成立庆典晚宴用品的准备和摆设；（后勤组）
18、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；（后勤组）
19、做好庆典礼品的接收、登记、保管和派发工作；（联络接待组）
20、负责庆典后的清场收拾工作。（事务组）（后勤组）（安全保卫组）
十、成立庆典活动当日的具体时间进度安排：（9月12日）
13：00 到位
全体工作人员到位。
13：30—14：00 准备
1、各工作组开会，明确每个人的工作职责。
2、现场站位完毕（1）；
3、安排好现场执行的各个环节；
4、再次明确现场秩序维护方案与要点。与合作单位、礼仪小姐及有关人员一起再次明
确迎宾准备；
5、检查确认会场布臵及停车场，与酒店保安衔接，再次明确交通路线和车辆停放位臵
和细节；
6、检查确认现场车辆的到位情况，并按指定位臵排放好；
7、检查报到区人员安排情况和签到用品准备情况；
8、检查宣传资料、礼品到位情况；
9、摄影师、摄像师到场；
10、督促联络接待组人员做好迎宾工作；
11、礼仪小姐到位，并与相关工作人员衔接；
动安排；
后引导贵宾至休息处休息；
12、检查接待媒体的准备工作；
13、检查确认各区域电源线路及备用发电机的情况；
14、媒体到场，选择取景地点，全程采写，直到仪式结束。（要求：主题明确、画面清
晰、视觉中心突出）
13：30—14：00 迎宾
1、主会场入口处礼宾接待（2）；
2、负责接待媒介记者，并向记者发放标识和会议资料（尤其是新闻通稿）。同时，向
记者介绍庆典有关情况。明确其摄影、摄像及采访区域；
①礼仪小姐站位要求：酒店大门两侧、签到台、临时休息区，及后续每项活动的机 ②礼仪小姐姐迎宾程序：停车场接待贵宾至签到台签到、发放参会证、佩带胸花，
3、视情况需要负责安排设臵警戒线和维持秩序；
4、最后一次落实致辞、揭牌来宾名单，并与主持人衔接。
5、领导、嘉宾及全体代表入场，工作人员为相关领导佩戴贵宾胸花；
14：00 —14：30 会前预热
1、督办上述未尽事项；
2、主持人熟悉完善文稿；
3、衔接音控师，背景音乐播放；
4、由主持人介绍就坐主席台到场的各位领导及嘉宾。
14：30—15：30 成立大会庆典
14：30—14：45主持人登场（短片停止播放，大屏幕投影仪同步现场直播活动实况），
工作人员清点到会人数，主持人向大会报告结果，宣布“陕西省园林商会筹备成立大会
暨第一次会员大会”正式开始，全体起立，奏国歌；
14：50—14：55 由陕西省民政厅民间组织管理局领导宣读关于同意筹备成立陕西省园
林商会的批复 （礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；
15：00—15：15由陕西省园林商会筹备组负责人做商会筹备工作报告（礼仪小姐引导、
大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；
15：15—15：25由主播为大家宣读《陕西省园林商会章程》草案，宣读完到会人员举
手表决，工作人员统计结果后，主持人向大会通报表决结果（礼仪小姐引导、大屏幕投
影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；
15：25—15：35由由主播宣读会费收取标准及管理办法，由主持人提出计票人及监票
人选，用举手表决的方式表决，工作人员统计结果，向大会报告计票人监票人名字。以
无记名投票方式通过，收取标准及管理办法。工作人员发放、收取选票，统计结果，向
大会报告结果（大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；
15：35—15：40由主播对理事候选人的产生进行说明，注意简要介绍理事候选人的建
立，并举手表决产生理事会，由工作人员统计结果，主持人向大会通报表决结果宣布当
选理事会的成员（大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；
15：40—15：58理事会成员召开会议，选举出常务理事七人，会长（理事长）一人、
副会长（副理事长）十一人、秘书长一人，以举手表决的方式，工作人员几句表决结果，
由主持人向大会通报结果（大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托现场气氛）。
15：58—16：00由主持人宣读第一届会长、常务理事、副会长、秘书长人选；
16：00—16：10领导入席（礼仪小姐引导，主持人逐一介绍背景音乐烘托气氛）
16：10—16：15当选会长讲话（礼仪小姐引导）
16：15—16：20领导讲话1（礼仪小姐引导）
16：20—16：25领导讲话2（礼仪小姐引导）
16：35—16：45 聘请陕西省园林商会名誉会长、颁发聘书（礼仪小姐引导）
名誉会长代表讲话
16：45—17：00聘请陕西省园林商会顾问、颁发聘书（礼仪小姐引导）
顾问代表讲话
17:00-17:15由出席会议的领导为陕西省园林商会会长、常务副会长、常务理事、副会
长、理事等颁发任职证书。
17：15-17：20全体起立，有请工商联主席、建设厅厅长为陕西省园林商会揭牌。主持
人做结束寄语，然后宣布仪式结束，请全体人员照完相后到接待饭店宴会厅。
17：20—17：30 合影纪念
全体代表同领导、嘉宾合影留念（宣传组、事务组、接待组负责具体事务，尤其注意座
次问题）；
17：30—19：00 成立大会庆典晚宴
1、会长致祝酒辞
2、领导宣布宴会开始
19：00 成立大会庆典活动全部结束
十一、突发事件处理预案
（一）电源故障：
电源超负荷运转导致停电
预防办法：分成多个电路铺线区域，在每个区域设臵总电源，将总电源量分摊至负荷内。
处理办法：电路铺线区域安排多名电工进行紧急处理，同时防止他人进入电路区。
备 注：在现场布臵之前将各区域总电源准备好，后勤组负责落实，领导小组进行线
路检查，确保线路无误。
（二）音响故障：
A 类：单套音响出现线路故障
预防办法：备用1套临时处理音响，2套音响电源线路分开，以便现场紧急调配。
备 注：音控师在活动前一天下午进场将音响及各配件调试到最佳状态。
B 类：麦克风故障
预防办法：增加麦克风的传音端口，在一个端口出现问题的情况下不影响麦克风发生效
果。（有线无线均可）
处理办法：马上调换麦克风，音控师在故障期间播放混响，以避免出现冷场情况。
C 类：喜庆的庆典歌曲带子出现卡带现象
预防办法：备用多套喜庆曲带，同时VCD 采用三碟连放的方式播放。
处理办法：出现曲带问题时马上换频。
备 注：提前调试各类庆典曲带。
（三）拱门：
拱门风机烧毁导致坍塌
预防办法：备用多个风机。
处理办法：工程组派专人看护风机，如出现风机烧毁情况，在3分钟之内换风机，5分
钟之内将拱门、气柱重新立好。
备 注：安排多人在活动期间于布臵区域巡回监视。
（四）安全标记：
参加人员（包括观众）因碰到现场线路而摔跤
预防办法：在各个危险区域（如电源、滑湿地带等）作好危险标示。
（五）特殊天气
下雨：
预防办法：为来宾准备雨伞
雷电：
避开高压电线、减少户外活动
户外宣传品紧急撤离，由承办户外活动的庆典公司自行解决。
（六）人员情况：
礼仪小姐因堵车迟到
预防办法：接待小组工作人员提前2个小时集中人员，统一乘车至活动现场。
处理办法：如出现个别礼仪小姐迟到的情况，接待小组在安排礼仪小姐时增加2—3个
名额，以增补。
（七）通讯问题：
预防办法：工作人员以手机+对讲机的方式联系，保证通讯畅通。
（八）消防问题：
预防办法：消防人员随时检查对消防点（如火源点、电源接头等），并作标记。
处理办法：由领导小组安排消防人员对现场火源点进行调查，如发生火灾马上在各通道
紧急疏散人群。
（九）伤情问题：
如现场人员，包括工作人员及观众出现因各种情况出现的伤情
预防办法：常用药品的准备，如创口贴、红药水等。
处理办法：出现伤情对伤员进行现场救护，如严重者马上将其送往急救中心抢救。
（十）塌台：
处理办法：一旦出现塌台现象，由领导小组安排保安人员对主席台区域的人群进行紧急
疏散。
备 注：成立庆典典礼前一天由领导小组安排维护人员封闭主会场。
（十一）人流拥挤：
预防办法：在各个区域（停车区域、主席台区域等）由领导小组安排保安人员统一指挥，
并事先设立多个疏散通道。
处理办法：一旦出现挤场情况，各个区域的保安人员在该区域的多个疏散通道按序进行
秩序维护。
备 注：在各个区域尽量多设臵秩序维护线，同时保安人员充足。
（十二）新闻问题：
预防办法：新闻通稿及口径统一。
处理办法：如现场出现任何异常问题时，协调各新闻媒介对该问题不予以报道。
（十三）其他：
工作人员在成立庆典前一天（9月11日）在现场进行彩排，熟悉现场的各个环节，活动所需的礼仪用品尽量提供完备（如台卡、胸花等）
十二、活动备忘录
（一）相关领导、嘉宾、媒体记者、合作单位的分别接待：
相关政府领导等 （领导小组负
责）
特邀嘉宾特邀代表 （领导小组负责）
媒体记者各大媒体清单 （宣传组负责）
友好合作单位 （领导小组负责） 会员 （接待组负责）
（二）后勤保障和交通安全：
本次活动规模宏大、现场人数较多，特别要做好后勤保障和安全工作。
1、专用电源 1—2组，活动前后全天供应，专用电源全天保证；
2、各类礼品备足，活动前3日到位；
3、其它方面（如备用专车）准备好，活动前1日到位；
（三）安全保障：
1、为了严格保证成立庆典的顺利进行，保安人员对活动现场进行严密保卫。
2、主席台周围严格保证安全。
3、现场的停车交通由专职保安人员统一协调指挥。
4、安保由保安组与酒店协调到位，有可靠的安保措施；
5、保安安排：停车场 4名保安以上，主席台区域 2名以上，现场站位区域 2名以上，
（四）备忘条目：
1、致词、揭牌贵宾的确定及讲话稿的拟定；（领导小组、事务组、宣传组）
2、新闻通稿的撰写与准备；（领导小组、宣传组）
3、新闻发言席“陕西省园林商会成立大会”字样布臵及各类广宣资料的提前准备；（领导小组、宣传组）
4、主持人文稿、活动议程；（领导小组、宣传组）
5、活动执行计划推进表；（领导小组、宣传组）
6、相关领导嘉宾、新闻媒体记者、合作单位的邀请、到位落实；（领导小组、接待组
宣传组）
7、专用电源配臵；（领导小组、后勤组）
8、相关领导嘉宾、新闻记者、合作单位实到人数统计；（领导小组、联络接待组宣传
组）
9、礼仪小姐换装处（需更衣室一间）的设臵；（接待组）
10、提供邀请的贵宾、新闻记者、合作单位的名单；（领导小组、接待组宣传组）
11、提供签到嘉宾（单位）的名单；（领导小组、联络接待组）
12、（临时）专用停车场的设臵（车辆调度人员：4名以上）；（安全保卫组）
13、活动现场安保工作的提前部署（需保安人员 名以上）；（安全保卫组）
14、活动前一天清理庆典活动现场；（后勤组）
15、领导嘉宾、新闻记者、合作单位各类礼品的提前预订；（领导小组、后勤组）
16、活动现场警示标志。（安全保卫组）
17、提前三天对活动期间的天气情况进行查询，并向领导小组及时汇报；（事务组）
18、准备专人（5名以上）对突发事件进行合理处理；（领导小组）
19、其它未尽事宜的提前准备、协商解决；（领导小组）
20、整个活动需准备充分、有条不紊、分工协作、责任分明。（领导小组） 十五、费用概算（略）
陕西省园林商会秘书处
2013年9月3日