一品净政字【2015】007号
会议管理制度
一、目的：
为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，增进部门间的沟通，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。
二、适用范围：
本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如公司月度例会、销售例会、生产例会、总经理办公会、公司专项会议等。
三、会议要求：
1、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
2、会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。
3、讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。
4、严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。
四、公司各类会议及其安排如下：
1、公司月度会议
（1）公司月度会议每月召开一次，于每月的25日至次月5日之间召开,具体日期
由总经理决定。
（2）公司月度会议出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人；会议由总经理主持，总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持。
（3）公司月度会议的主要内容是：1
2会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安排方案；3
4与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事项。
（4）公司月度会议由行政人事部负责组织和记录，议定事项形成《公司月度会议会议纪要》，由行政人事部起草，经总经理或主持会议的其他公司领导审核后签发。
2、公司销售例会
（1）公司销售例会每月召开一次，与公司月度例会同日举行，月度例会结束后召开。
（2）公司销售例会由总经理主持，销售部全体员工参加，其他部门负责人根据需要出席。总经理因故不能出席时，授权销售经理或销售主管主持。行政人事部负责人列席会议。
（3）公司销售例会的主要内容是：会议主持人通报公司总体市场情况；销售部经理或销售主管总结公司上月销售工作情况；提出本月工作安排方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人对下一工作月度销售工作进行预测，研判行业发展趋势及销售工作的对策，宣布下月销售工作安排。
（4）公司销售例会由销售部负责组织和记录，议定事项形成《公司销售例会纪要》，由销售部起草，经总经理或其他会议主持人审核后签发，副本送行政人事部备案。
3、生产例会
（1）生产例会，由生产部自行安排，或由部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。
（2）生产例会由部门负责人主持，该部门全体员工参加。
（3）生产例会的主要内容是：
1
2部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；各科室车间负责人汇报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排；3与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下一阶段的工作要点、具体安排和有关要求。
（4）生产例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。
4、总经理办公会
（1）总经理办公会不定期召开，由总经理根据需要决定召开，总经理办公会议题由公司领导成员提出，或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，可在会前提出。
（2）总经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容：
①审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；
②审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；
③审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；
④研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案；
⑤研究公司重大改革方案和部署；
⑥审议通过公司重要规章制度；
⑦研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；
⑧讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报；
⑨总经理认为应研究审议的其他问题。
（3）总经理办公会参加范围为：公司领导成员；根据会议议题，公司相关部门负责人参加。总经理主持会议；总经理办公会议出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人。
（4）总经理办公会议定事项形成《总经理办公会会议纪要》，由行政人事部根据会议记录起草，报总经理签发。
（5）总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。
（6）总经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由行政人事部妥善保存，并于下一年度的二月底前归档。查阅会议材料、记录、纪要须经公司行政人事部主任批准。
5、公司专项会议
公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。
专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。
会议由专项工作主办部门负责组织和记录，会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专项工作主办部门起草，报主持会议的公司领导签发。
6、公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。
五、会议准备
1、会议通知遵照以下规定：
（1）会议通知原则“谁主办，谁通知”；
（2）会议通知期一般应提前一天以上通知与会人员和会务服务部门；
（3）会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。
2、会议的其它准备工作遵照以下规定：
会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等。
六、会议组织
1、会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则
会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公司月度会议、公司销售例会、生产例会。
因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。
2、会议主持人须遵守以下规定：
（1）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
（2）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要
的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
（3）主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。
3、参会人员须遵守以下规定：
（1）应准时到会，并在《会议签到表》上签到；
（2）会议发言应言简意赅，紧扣议题；
（3）遵循会议主持人对议程控制的要求；
（4）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；
（5）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一位为参会的人员处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；
（6）做好本人的会议纪录。
4、会议记录。
公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：
1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；
2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；
3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；
4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名；
5、负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；
6、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。
七、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：
1、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政人事部存档备查；
2、各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送行政人事部统一归档备查；
3、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
八、会议跟进
1、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，以主持人指定为准；
2、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；
3、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。
九、管理权责和处罚
1、会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。
2、迟到、早退、缺席
（1）迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；
（2）早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;
（3）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
3、处罚
（1）无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；
（2）无正当理由缺席每次处以20元的罚款；
（3）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
十、附则
1、本制度由行政人事部负责解释。
2、凡本制度未明确规定的奖惩，按《员工奖惩管理制度》有关规定执行。
3、本制度由总经理办公会审议通过，经总经理批准后生效，自颁布之日起执行。
二O一五年八月十日
会议考勤表
会议名称：
序号
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
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23
1、会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理。
2、本考勤表会议结束后交行政人事部留存，并作为绩效考核和处罚的依据。
3、缺席、病假、迟到、早退、事假请注明在备注栏。姓名签名签到时间年备注月日
会议记录格式
会议名称：
会议时间：年会议地点：
主持人：
出席人员：
列席人员：
缺席人员：
主要议题：
备注：月日时至时记录人：会议议程与发言内容
一品净政字【2015】007号
会议管理制度
一、目的：
为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，增进部门间的沟通，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。
二、适用范围：
本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如公司月度例会、销售例会、生产例会、总经理办公会、公司专项会议等。
三、会议要求：
1、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
2、会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。
3、讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。
4、严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。
四、公司各类会议及其安排如下：
1、公司月度会议
（1）公司月度会议每月召开一次，于每月的25日至次月5日之间召开,具体日期
由总经理决定。
（2）公司月度会议出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人；会议由总经理主持，总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持。
（3）公司月度会议的主要内容是：1
2会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安排方案；3
4与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事项。
（4）公司月度会议由行政人事部负责组织和记录，议定事项形成《公司月度会议会议纪要》，由行政人事部起草，经总经理或主持会议的其他公司领导审核后签发。
2、公司销售例会
（1）公司销售例会每月召开一次，与公司月度例会同日举行，月度例会结束后召开。
（2）公司销售例会由总经理主持，销售部全体员工参加，其他部门负责人根据需要出席。总经理因故不能出席时，授权销售经理或销售主管主持。行政人事部负责人列席会议。
（3）公司销售例会的主要内容是：会议主持人通报公司总体市场情况；销售部经理或销售主管总结公司上月销售工作情况；提出本月工作安排方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人对下一工作月度销售工作进行预测，研判行业发展趋势及销售工作的对策，宣布下月销售工作安排。
（4）公司销售例会由销售部负责组织和记录，议定事项形成《公司销售例会纪要》，由销售部起草，经总经理或其他会议主持人审核后签发，副本送行政人事部备案。
3、生产例会
（1）生产例会，由生产部自行安排，或由部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。
（2）生产例会由部门负责人主持，该部门全体员工参加。
（3）生产例会的主要内容是：
1
2部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；各科室车间负责人汇报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排；3与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下一阶段的工作要点、具体安排和有关要求。
（4）生产例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。
4、总经理办公会
（1）总经理办公会不定期召开，由总经理根据需要决定召开，总经理办公会议题由公司领导成员提出，或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，可在会前提出。
（2）总经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容：
①审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；
②审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；
③审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；
④研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案；
⑤研究公司重大改革方案和部署；
⑥审议通过公司重要规章制度；
⑦研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；
⑧讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报；
⑨总经理认为应研究审议的其他问题。
（3）总经理办公会参加范围为：公司领导成员；根据会议议题，公司相关部门负责人参加。总经理主持会议；总经理办公会议出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人。
（4）总经理办公会议定事项形成《总经理办公会会议纪要》，由行政人事部根据会议记录起草，报总经理签发。
（5）总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。
（6）总经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由行政人事部妥善保存，并于下一年度的二月底前归档。查阅会议材料、记录、纪要须经公司行政人事部主任批准。
5、公司专项会议
公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。
专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。
会议由专项工作主办部门负责组织和记录，会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专项工作主办部门起草，报主持会议的公司领导签发。
6、公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。
五、会议准备
1、会议通知遵照以下规定：
（1）会议通知原则“谁主办，谁通知”；
（2）会议通知期一般应提前一天以上通知与会人员和会务服务部门；
（3）会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。
2、会议的其它准备工作遵照以下规定：
会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等。
六、会议组织
1、会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则
会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公司月度会议、公司销售例会、生产例会。
因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。
2、会议主持人须遵守以下规定：
（1）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
（2）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要
的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
（3）主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。
3、参会人员须遵守以下规定：
（1）应准时到会，并在《会议签到表》上签到；
（2）会议发言应言简意赅，紧扣议题；
（3）遵循会议主持人对议程控制的要求；
（4）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；
（5）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一位为参会的人员处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；
（6）做好本人的会议纪录。
4、会议记录。
公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：
1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；
2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；
3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；
4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名；
5、负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；
6、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。
七、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：
1、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政人事部存档备查；
2、各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送行政人事部统一归档备查；
3、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
八、会议跟进
1、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，以主持人指定为准；
2、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；
3、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。
九、管理权责和处罚
1、会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。
2、迟到、早退、缺席
（1）迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；
（2）早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;
（3）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
3、处罚
（1）无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；
（2）无正当理由缺席每次处以20元的罚款；
（3）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
十、附则
1、本制度由行政人事部负责解释。
2、凡本制度未明确规定的奖惩，按《员工奖惩管理制度》有关规定执行。
3、本制度由总经理办公会审议通过，经总经理批准后生效，自颁布之日起执行。
二O一五年八月十日
会议考勤表
会议名称：
序号
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1、会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理。
2、本考勤表会议结束后交行政人事部留存，并作为绩效考核和处罚的依据。
3、缺席、病假、迟到、早退、事假请注明在备注栏。姓名签名签到时间年备注月日
会议记录格式
会议名称：
会议时间：年会议地点：
主持人：
出席人员：
列席人员：
缺席人员：
主要议题：
备注：月日时至时记录人：会议议程与发言内容