财务档案管理制度
1. 目的
为了加强公司财务档案的科学管理,建立、健全会计档案的立卷、归档保管、调阅和销毁管理制度,切实完善档案管理工作,使其规范化、系统化,特制定本制度。
2. 范围
适用于各地分公司财务部对会计档案管理的全过程。
3. 职责
3.1 财务管理中心负责对分公司上交的财务档案的管理;
3.2 各个公司会计负责本公司的财务档案管理,包括会计档案管理、财务报告、日常往来文件及合同档案的管理,档案应妥善保管,严防失火、损坏、丢失。
4. 程序
4.1会计档案存档
根据国家档案管理有关规定和要求,对财务会计凭证、账簿和会计报表等会计资料,定期整理,装订成册进行纸质存档保存;
4.1.1会计凭证类
具体包括:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;
4.1.2会计账簿类
具体包括:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿;
4.1.3会计报表类
具体包括:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告;
4.1.4 其他类
具体包括:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册;
4.2财务报告存档
公司财务报告是指各公司每月上报财务管理中心的管理报表,各公司会计按管理中
心规定上报各项报表,管理中心负责汇总后上报,此类管理中心报表只需保存在固定文件夹,以电子形式存档即可;
4.3日常往来文件存档
财务部与公司各部门之间往来的资料,应按月整理,分类保存,年末装订成册,以备查阅;
4.4合同档案保存
财务部负责空白合同及签订合同的保存,对空白合同除业务部领用外不得随意摆放、出借和散失。对已签订的合同应存放有序,查找方便,同时严格执行《合同使用管理制度》保密制度,不得随意借阅,年末统一整理,装订成册,归档保存;
4.5财务档案的借阅
财务部须设置《财务档案借阅记录簿》,档案的借阅等事项都要及时登记。保存的财务档案不得随意借阅,公司内部人员借阅除本年签订合同外,都需要经过财务管理中心区域经理批准,如有特殊情况需要外借,经财务管理中心总监批准,可以提供查阅或者复制,并办理档案的外借登记手续。查阅或者复制会计档案人员,不得在会计档案上涂画,不得拆封、抽换会计档案;
4.6财务档案的移交
会计人员变动,须办理财务档案移交手续,并由财务管理中心区域经理监交,填写《会计移交清册》,并由交接算双方和监交人在《会计移交清册》上签名;
4.7财务档案的保存期限
4.7.1会计凭证类:包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证保管期限15年;
4.7.2会计账簿类:总账、明细账、日记账、辅助账簿保管期限15年;现金和银行存款日记账保管期限25年;固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年;
4.7.3财务报告类:月、季度财务报告包括文字分析保管期限3年;年度财务报告(决算)包括文字分析保管期限永久;
4.7.4其他类:银行余额调节表、银行对账单保管期限5年;会计移交清册保管期限15年;会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限永久;
4.8财务档案的销毁
会计档案保管期满,需要销毁时,由档案保管部门财务部提出销毁意见,严格审查,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,填写《会计档案销毁申请表》经 财务管
中心总监、总裁审批后执行。 销毁会计档案时,应当由财务管理中心和董事会办公室共同派员监销, 监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告总裁。
5. 相关记录
《财务档案借阅记录簿》
《会计移交清册》
《会计档案销毁申请表》
《会计档案销毁清册》
财务档案管理制度
1. 目的
为了加强公司财务档案的科学管理,建立、健全会计档案的立卷、归档保管、调阅和销毁管理制度,切实完善档案管理工作,使其规范化、系统化,特制定本制度。
2. 范围
适用于各地分公司财务部对会计档案管理的全过程。
3. 职责
3.1 财务管理中心负责对分公司上交的财务档案的管理;
3.2 各个公司会计负责本公司的财务档案管理,包括会计档案管理、财务报告、日常往来文件及合同档案的管理,档案应妥善保管,严防失火、损坏、丢失。
4. 程序
4.1会计档案存档
根据国家档案管理有关规定和要求,对财务会计凭证、账簿和会计报表等会计资料,定期整理,装订成册进行纸质存档保存;
4.1.1会计凭证类
具体包括:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;
4.1.2会计账簿类
具体包括:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿;
4.1.3会计报表类
具体包括:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告;
4.1.4 其他类
具体包括:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册;
4.2财务报告存档
公司财务报告是指各公司每月上报财务管理中心的管理报表,各公司会计按管理中
心规定上报各项报表,管理中心负责汇总后上报,此类管理中心报表只需保存在固定文件夹,以电子形式存档即可;
4.3日常往来文件存档
财务部与公司各部门之间往来的资料,应按月整理,分类保存,年末装订成册,以备查阅;
4.4合同档案保存
财务部负责空白合同及签订合同的保存,对空白合同除业务部领用外不得随意摆放、出借和散失。对已签订的合同应存放有序,查找方便,同时严格执行《合同使用管理制度》保密制度,不得随意借阅,年末统一整理,装订成册,归档保存;
4.5财务档案的借阅
财务部须设置《财务档案借阅记录簿》,档案的借阅等事项都要及时登记。保存的财务档案不得随意借阅,公司内部人员借阅除本年签订合同外,都需要经过财务管理中心区域经理批准,如有特殊情况需要外借,经财务管理中心总监批准,可以提供查阅或者复制,并办理档案的外借登记手续。查阅或者复制会计档案人员,不得在会计档案上涂画,不得拆封、抽换会计档案;
4.6财务档案的移交
会计人员变动,须办理财务档案移交手续,并由财务管理中心区域经理监交,填写《会计移交清册》,并由交接算双方和监交人在《会计移交清册》上签名;
4.7财务档案的保存期限
4.7.1会计凭证类:包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证保管期限15年;
4.7.2会计账簿类:总账、明细账、日记账、辅助账簿保管期限15年;现金和银行存款日记账保管期限25年;固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年;
4.7.3财务报告类:月、季度财务报告包括文字分析保管期限3年;年度财务报告(决算)包括文字分析保管期限永久;
4.7.4其他类:银行余额调节表、银行对账单保管期限5年;会计移交清册保管期限15年;会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限永久;
4.8财务档案的销毁
会计档案保管期满,需要销毁时,由档案保管部门财务部提出销毁意见,严格审查,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,填写《会计档案销毁申请表》经 财务管
中心总监、总裁审批后执行。 销毁会计档案时,应当由财务管理中心和董事会办公室共同派员监销, 监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告总裁。
5. 相关记录
《财务档案借阅记录簿》
《会计移交清册》
《会计档案销毁申请表》
《会计档案销毁清册》