合同（协议）管理制度（试执行）
（鸿名制度-2011- 号）
适用范围：除房地产买卖、商业地产招商及合同外所有对外经济合同（协议）
目 的：明确程序，分清责任；便于付款审核和日常查询；提高合同审批效率；确保合同
资料完整
一、合同办理原则
第 一 条：1、应事先签定合同的情形：
1）金额 10000 元以上且属于非即时清结（指双方承担的权利义务不能同时即刻完成的情况）的经济业务；
2）金额 10000 元以下，但根据以往经验或业务自身特殊性（如特别需要强调保修或质量保证责任的）必须签署合同的。 2、无需签定合同的情形： 1）即时清结的零星经济业务；
2）和施工单位签订合同后如有合同内容外的增补工程项目业务，由工程部门通过增补签证并附报预算方式操作；
3）视具体情况掌握的其他情形，经公司领导批准后执行
第 二 条： 相关部门在经办合同时，如政府部门有强制性规定，可按政府标准合同执行，但
必须通过补充条款充分表达公司的意图、明确双方的责任，以维护公司利益、体现合同的公平和公正。
第 三 条：原则不允许未签合同即先行施工（制作）和后补合同现象，有正当理由的特殊情
况除外。
第 四 条：合同经办部门为项目招标组织部门。
二、合同评审、会签
第 四 条：经办部门负责合同文本的起草，合同主要条款作为招标文件内容按公司《招标管理制度》规定经公司法律办公室及招标小组成员审核。
第 五 条：在项目定标阶段，评标小组在进行定标谈判时，同时对合同条款进行谈判，谈判
结果经专题会讨论通过后进入合同会签阶段。
第 六 条：应根据不同的经济业务，填制相应的合同会签表（表格见附件）。
第 七 条：经办人必须尽早、认真、完整填写合同会签表的项目内容，如有其他附件的，如
预算书、报价单、方案、效果图等，应在合同会签表“备注”栏加以说明。
第 八 条：合同会签由经办合同部门按照会签表所反映的会签环节进行。各会签顺序部门对
转来的会签合同应及时会签完毕并交由合同经办部门。如遇紧急情况，经办部门需特别标注需会签完毕时间并与会签部门沟通
第 九 条：评审、会签过程中，经办部门应就各反馈意见进行沟通、修改，修改后再转发给
相应评审部门进行确认。
三、合同签订及交底
第 十 条：评审、会签结束后，待对方盖章签字后，合同经办部门负责进行我公司盖章签字
等签订程序。合同至少一式四份，其他原因需增加份数的，视具体情况而定。
四、合同存档管理
第十一条：合同签订后，合同经办部门将合同会签表及合同的原件交由办公室留存并进行公
司统一编号。
第十二条：办公室负责在收到合同原件后将一份合同原件交财务部存档，同时复印三份转发
合同经办部门、法务办公室、合同预算部；合同会签表复印件一份转发法务办公室。
第十三条：为保证合同的顺利执行和便于监控合同执行过程，在合同没有彻底履行完毕之前，
各部门也应各自保存好已签合同的原件或复印件，并指定专人负责部门内部编号和归档管理，在项目结束后将相关重要档案移交办公室。
五、其他
第十四条：财务部负责所有合同印花税的计算及交纳工作。 第十五条：经办人办理合同付款时，按公司付款制度办理。
附表《合同（协议）会签表》
本管理办法自2011年11月23日起试执行
合同（协议）会签表
合同（协议）管理制度（试执行）
（鸿名制度-2011- 号）
适用范围：除房地产买卖、商业地产招商及合同外所有对外经济合同（协议）
目 的：明确程序，分清责任；便于付款审核和日常查询；提高合同审批效率；确保合同
资料完整
一、合同办理原则
第 一 条：1、应事先签定合同的情形：
1）金额 10000 元以上且属于非即时清结（指双方承担的权利义务不能同时即刻完成的情况）的经济业务；
2）金额 10000 元以下，但根据以往经验或业务自身特殊性（如特别需要强调保修或质量保证责任的）必须签署合同的。 2、无需签定合同的情形： 1）即时清结的零星经济业务；
2）和施工单位签订合同后如有合同内容外的增补工程项目业务，由工程部门通过增补签证并附报预算方式操作；
3）视具体情况掌握的其他情形，经公司领导批准后执行
第 二 条： 相关部门在经办合同时，如政府部门有强制性规定，可按政府标准合同执行，但
必须通过补充条款充分表达公司的意图、明确双方的责任，以维护公司利益、体现合同的公平和公正。
第 三 条：原则不允许未签合同即先行施工（制作）和后补合同现象，有正当理由的特殊情
况除外。
第 四 条：合同经办部门为项目招标组织部门。
二、合同评审、会签
第 四 条：经办部门负责合同文本的起草，合同主要条款作为招标文件内容按公司《招标管理制度》规定经公司法律办公室及招标小组成员审核。
第 五 条：在项目定标阶段，评标小组在进行定标谈判时，同时对合同条款进行谈判，谈判
结果经专题会讨论通过后进入合同会签阶段。
第 六 条：应根据不同的经济业务，填制相应的合同会签表（表格见附件）。
第 七 条：经办人必须尽早、认真、完整填写合同会签表的项目内容，如有其他附件的，如
预算书、报价单、方案、效果图等，应在合同会签表“备注”栏加以说明。
第 八 条：合同会签由经办合同部门按照会签表所反映的会签环节进行。各会签顺序部门对
转来的会签合同应及时会签完毕并交由合同经办部门。如遇紧急情况，经办部门需特别标注需会签完毕时间并与会签部门沟通
第 九 条：评审、会签过程中，经办部门应就各反馈意见进行沟通、修改，修改后再转发给
相应评审部门进行确认。
三、合同签订及交底
第 十 条：评审、会签结束后，待对方盖章签字后，合同经办部门负责进行我公司盖章签字
等签订程序。合同至少一式四份，其他原因需增加份数的，视具体情况而定。
四、合同存档管理
第十一条：合同签订后，合同经办部门将合同会签表及合同的原件交由办公室留存并进行公
司统一编号。
第十二条：办公室负责在收到合同原件后将一份合同原件交财务部存档，同时复印三份转发
合同经办部门、法务办公室、合同预算部；合同会签表复印件一份转发法务办公室。
第十三条：为保证合同的顺利执行和便于监控合同执行过程，在合同没有彻底履行完毕之前，
各部门也应各自保存好已签合同的原件或复印件，并指定专人负责部门内部编号和归档管理，在项目结束后将相关重要档案移交办公室。
五、其他
第十四条：财务部负责所有合同印花税的计算及交纳工作。 第十五条：经办人办理合同付款时，按公司付款制度办理。
附表《合同（协议）会签表》
本管理办法自2011年11月23日起试执行
合同（协议）会签表