关于档案管理软件咨询情况的报告
随着网络时代的到来，企业档案管理从管理理念、管理方式到管理手段，正经历着一场前所未有的变革。根据领导安排，档案室在对合肥若干家开发档案管理软件的公司进行充分沟通，并咨询IT 行业专业人士，遴选合肥紫软计算机科技有限公司作了进一步了解。现将了解情况汇报如下：
一、合肥紫软计算机科技有限公司的基本情况
1、合肥紫软计算机科技有限公司注册成立于2004年，是清华紫光股份有限公司电子档案事业部安徽唯一代理商。
2、公司代理的清华紫光电子档案管理软件在全省已拥有江淮汽车、安徽省电力系统、合肥卷烟厂及合肥市人事局等多家单位使用。
3、公司具有从C/S结构到全B/S结构的完整系列产品线。
二、软件的选择建议、主要功能及报价
1、软件的选择建议
档案管理软件一般可分为单机版和网络版两类，结合集团的实际情况，建议选择网络版产品。
单机版工作模式：软件安装在一台计算机中，只能单机使用。主要缺点是：（1）对该计算机的性能要求高，且数据的安全性无法保证，该计算机损坏，将发生数据丢失等事故；（2）仍以手工管理为主，档案数据来源仅限于人工对纸质档案进行数字化加工。（3）利用不方便、效率低。已形成的档案利用起来也相当麻烦，首先要登记，然后要在众多的档案中查找，这个过程中不可避免的要造成档案损坏，而且同
一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借。
网络版工作模式：集团内所有人员经过授权，通过网络均可使用该软件。主要特点是：（1）用户可以以部门为单位收集需要归档的文件，通过网络在不同的终端上将数据录入到服务器里，可实现多点实时归档。（2）档案数据库和相对应的电子档案文件集中在服务器端由专人管理。用户权限、数据系统维护等全局性的工作集中在服务器端。
（3）档案管理员在网络上给用户授权，用户可以直接通过浏览器登录服务器访问自已有权限观看的文件目录和档案原文，甚至用户还可以下载打印，大大节省了查档时间。（4）从办公自动化系统产生的电子文档通过网络向档案系统平滑流转，避免档案二次收集成本。（5）由于软件安装在服务器中、数据存贮在网络存贮设备中，数据的安全性、可靠性将大大提高。
2、紫软件公司档案管理软件的主要功能
软件主要功能有五个部分：档案采集、日常管理、档案服务、系统安全、系统设臵。其中档案采集、日常管理和档案服务三部分包括了用户档案信息管理的主要业务内容，实现了档案信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。档案采集主要负责档案信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成档案信息的收集、录入和数字化工作。日常管理部分主要完成电子档案的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成档案的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。档案服务主要通过简单方便的方式，
为用户提供快捷的档案查询服务。系统安全则充分保证了档案系统和数据的安全性，使对电子档案信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。
3、紫软件公司档案管理软件的价格
清华紫光档案管理系统(集团网络版) 价格约12万，包括提供系统安装、调试及培训，协助用户进行数据转换工作，提供1年免费技术支持。
4、紫软件公司档案管理软件对硬件的要求
选用1台中档服务器做数据库服务器，2台低档服务器做应用服务器， 1台低档PC 服务器做全文检索、OCR 识别等服务，1台低档网络存贮设备以及外围设备若干。
（1）数据库服务器：主要运行数据库系统，存储档案数据，提供数据的检索和查询服务；建议安装ORACLE 或SQL 数据库系统。
（2）应用服务器：主要运行应用服务器，为整个档案系统提供应用服务（WEB 服务），建议安装WEBLOGIC 作为应用服务器，两台互为备份、负载均衡。
（3）全文检索服务器：主要为数字档案馆系统提供全文检索索引的建立服务，以及提供OCR 识别、流媒体播放等服务。
（4）存贮设备：用于存放电子档案数据，容量约10T 。
（5）扫描仪：用于扫描不同幅面的资料，配工程扫描仪（A0）一台、高速文档扫描仪(A3幅面) 一台，高速文档扫描仪(A4幅面) 一台。
（6）纸质档案数字化
将存在档案库房的文件、图纸等纸质文件进行扫描电子化(处理、扫描、去污、纠偏、挂接等) ；此部分按A4幅面预算，大于A4幅面参考A4幅面进行折算。
以下价格仅供参考，具体价格应根据方案确定。
三、建议
1、将档案管理系统纳入办公自动化系统统筹考虑。一是目前很多单位在设计开发办公自动化系统时，档案管理软件单独开发或单独购臵不能与OA 软件统一设计规划，文件管理系统与档案管理系统各自为政，缺少统一规划，导致档案管理系统难以有效投人使用，或者
出现办公自动化系统与档案管理系统不兼容的现象。二是档案管理软件所要求的安装环境（服务器、数据库软件、中间件软件和存贮设备）可能与OA 软件所要求的安装环境有重复之处。因此建议在进行办公自动化系统设计时，档案管理系统能纳入统一规划，综合统筹考虑。
2、统一规范，统一标准。要做好办公自动化环境下档案管理工作，一是必须规范各部门文档入库电子文档格式，统一电子文件格式，特别是建筑档案。二是制定业务流程标准，应明确文件处理、归档管理流程和著录要求。三是要实现从办公自动化系统产生的电子文档向档案管理系统平滑流转功能，最好是OA 系统与档案管理系统是一家软件公司，避免扯皮。
3、对于以前入库存档的档案，建议仅进行档案目录录入，不再进行档案数字化加工，以后入库的档案一律按规范标准进行电子档案入库，进行数字化加工。
4、由于档案室工作人员属非IT 专业人员，从了解到的情况看，档案管理系统的搭建对IT 技术（涉及计算机技术、网络技术、存贮技术、软件技术等等）的要求非常高，特别是软件安装环境中要求的数据库、中间件等软件，用户数不同和版本的不同，价格相差很大，因此，建议由专业人员主导系统搭建，档案室配合。
关于档案管理软件咨询情况的报告
随着网络时代的到来，企业档案管理从管理理念、管理方式到管理手段，正经历着一场前所未有的变革。根据领导安排，档案室在对合肥若干家开发档案管理软件的公司进行充分沟通，并咨询IT 行业专业人士，遴选合肥紫软计算机科技有限公司作了进一步了解。现将了解情况汇报如下：
一、合肥紫软计算机科技有限公司的基本情况
1、合肥紫软计算机科技有限公司注册成立于2004年，是清华紫光股份有限公司电子档案事业部安徽唯一代理商。
2、公司代理的清华紫光电子档案管理软件在全省已拥有江淮汽车、安徽省电力系统、合肥卷烟厂及合肥市人事局等多家单位使用。
3、公司具有从C/S结构到全B/S结构的完整系列产品线。
二、软件的选择建议、主要功能及报价
1、软件的选择建议
档案管理软件一般可分为单机版和网络版两类，结合集团的实际情况，建议选择网络版产品。
单机版工作模式：软件安装在一台计算机中，只能单机使用。主要缺点是：（1）对该计算机的性能要求高，且数据的安全性无法保证，该计算机损坏，将发生数据丢失等事故；（2）仍以手工管理为主，档案数据来源仅限于人工对纸质档案进行数字化加工。（3）利用不方便、效率低。已形成的档案利用起来也相当麻烦，首先要登记，然后要在众多的档案中查找，这个过程中不可避免的要造成档案损坏，而且同
一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借。
网络版工作模式：集团内所有人员经过授权，通过网络均可使用该软件。主要特点是：（1）用户可以以部门为单位收集需要归档的文件，通过网络在不同的终端上将数据录入到服务器里，可实现多点实时归档。（2）档案数据库和相对应的电子档案文件集中在服务器端由专人管理。用户权限、数据系统维护等全局性的工作集中在服务器端。
（3）档案管理员在网络上给用户授权，用户可以直接通过浏览器登录服务器访问自已有权限观看的文件目录和档案原文，甚至用户还可以下载打印，大大节省了查档时间。（4）从办公自动化系统产生的电子文档通过网络向档案系统平滑流转，避免档案二次收集成本。（5）由于软件安装在服务器中、数据存贮在网络存贮设备中，数据的安全性、可靠性将大大提高。
2、紫软件公司档案管理软件的主要功能
软件主要功能有五个部分：档案采集、日常管理、档案服务、系统安全、系统设臵。其中档案采集、日常管理和档案服务三部分包括了用户档案信息管理的主要业务内容，实现了档案信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。档案采集主要负责档案信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成档案信息的收集、录入和数字化工作。日常管理部分主要完成电子档案的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成档案的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。档案服务主要通过简单方便的方式，
为用户提供快捷的档案查询服务。系统安全则充分保证了档案系统和数据的安全性，使对电子档案信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。
3、紫软件公司档案管理软件的价格
清华紫光档案管理系统(集团网络版) 价格约12万，包括提供系统安装、调试及培训，协助用户进行数据转换工作，提供1年免费技术支持。
4、紫软件公司档案管理软件对硬件的要求
选用1台中档服务器做数据库服务器，2台低档服务器做应用服务器， 1台低档PC 服务器做全文检索、OCR 识别等服务，1台低档网络存贮设备以及外围设备若干。
（1）数据库服务器：主要运行数据库系统，存储档案数据，提供数据的检索和查询服务；建议安装ORACLE 或SQL 数据库系统。
（2）应用服务器：主要运行应用服务器，为整个档案系统提供应用服务（WEB 服务），建议安装WEBLOGIC 作为应用服务器，两台互为备份、负载均衡。
（3）全文检索服务器：主要为数字档案馆系统提供全文检索索引的建立服务，以及提供OCR 识别、流媒体播放等服务。
（4）存贮设备：用于存放电子档案数据，容量约10T 。
（5）扫描仪：用于扫描不同幅面的资料，配工程扫描仪（A0）一台、高速文档扫描仪(A3幅面) 一台，高速文档扫描仪(A4幅面) 一台。
（6）纸质档案数字化
将存在档案库房的文件、图纸等纸质文件进行扫描电子化(处理、扫描、去污、纠偏、挂接等) ；此部分按A4幅面预算，大于A4幅面参考A4幅面进行折算。
以下价格仅供参考，具体价格应根据方案确定。
三、建议
1、将档案管理系统纳入办公自动化系统统筹考虑。一是目前很多单位在设计开发办公自动化系统时，档案管理软件单独开发或单独购臵不能与OA 软件统一设计规划，文件管理系统与档案管理系统各自为政，缺少统一规划，导致档案管理系统难以有效投人使用，或者
出现办公自动化系统与档案管理系统不兼容的现象。二是档案管理软件所要求的安装环境（服务器、数据库软件、中间件软件和存贮设备）可能与OA 软件所要求的安装环境有重复之处。因此建议在进行办公自动化系统设计时，档案管理系统能纳入统一规划，综合统筹考虑。
2、统一规范，统一标准。要做好办公自动化环境下档案管理工作，一是必须规范各部门文档入库电子文档格式，统一电子文件格式，特别是建筑档案。二是制定业务流程标准，应明确文件处理、归档管理流程和著录要求。三是要实现从办公自动化系统产生的电子文档向档案管理系统平滑流转功能，最好是OA 系统与档案管理系统是一家软件公司，避免扯皮。
3、对于以前入库存档的档案，建议仅进行档案目录录入，不再进行档案数字化加工，以后入库的档案一律按规范标准进行电子档案入库，进行数字化加工。
4、由于档案室工作人员属非IT 专业人员，从了解到的情况看，档案管理系统的搭建对IT 技术（涉及计算机技术、网络技术、存贮技术、软件技术等等）的要求非常高，特别是软件安装环境中要求的数据库、中间件等软件，用户数不同和版本的不同，价格相差很大，因此，建议由专业人员主导系统搭建，档案室配合。