企业实用文书写作
实用文书的 特点
● 有明确的行文目的和特定的阅读对象。
● 有较为巩固和规范的写作格式。
● 有鲜明的应用语体要求。
● 有比较明显的时效性和工具性。
实用文书的
•一般性实用文书
•公文性实用文书
•事务性实用文书分类
● 按照性质分类：党内公文、行政公文、企事业单位公文● 按照紧急程度分类：特急件、急件、平件
● 按照行文方向分类：
• 上行文：下级向上级报送的文件
• 平行文：同级或不相隶属部门之间的行文• 下行文：上级向下级传送的文件•
实用文书的 写作要求
•对语言的要求
1、平实：平直自然、明白晓畅、通俗易懂
2、准确：用词准确、句式使用恰当、数字运用精确
3、简明：思路清晰、使用概括力强的词语、删繁就简
4、规范：书写规范、使用习惯性的专用语、恰当使用约 定俗成的简缩词
5、得体：作者的身份、阅读的对象、写作的目的等
实用文书的 写作要求
•对材料和观点的要求
1、选材的要求：紧扣主旨、选取真是的材料、选取典 型的材料、选取新颖的材料
2、材料的使用：灵活安排顺序、角度要活、灵活处理 材料的详略
实用文书的 写作要求
•对结构的要求
1、开头与结尾
开头 应当开门见山，不拐弯抹角，不拖泥带水。 结尾 应当“言止而意尽”，干净有力。
2、层次与段落
层次安排要着眼于材料之间的逻辑关系，也就是材料的 本质和彼此的内部联系。
段落的目的在于清晰地反映层次中承接和转折、间歇和强调，使文章重点突出，眉目清楚。
实用文书——
请示请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。特点：
◆ 对现行规章制度不甚了解，有待上级明确的答复才能办理；
◆ 工作中发生了新情况、新问题，而又无章可循，有待上级明确指示 才能办理；
◆ 因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理；◆ 因为意见分歧，无法统一，有待上级裁决才能办理；◆ 事关重大，为防止工作中的失误，需要请示上级审核；◆ 超出本级权限，需要上级明确指示。
实用文书——请示写法
标题：发文机关（可省略）+事由+请示上款：主送机关（只限于一个）
正文：缘由 上级的精神、下面的情况 事项 请求的事项
结尾语：妥否，请批示。（当否，请批示。）落款：发文单位
时间（中文、全称：二0一四年十月十日）
2014-11-26
实用文书——请示写法的注意事项● 一文一事。
● 请示事项必须明确、具体、可行。
● 不要搞多头请示。
● 一般不得越级请示。
● 不要把请示写成报告或请示报告。
● 作为下级部门只能写“请速批示”，不能限定 时间。
2014-11-26
实用文书——请示（案例）
关于×××××××的请示华文中宋，二号，加粗、居中
正文字体格式：
1、首行缩进2个字符；
2、字体仿宋3、4号；
3、页面设置要求：上、左右均为：2.5厘
米，下为2厘米，页眉与页脚1.5厘米。
4、段落：段落行距为固定值28磅，特殊
情况根据页面排版自行设定。受文领导： ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
日期：大写阿拉伯数字，位置在正文
下第四行，右空四格。单位：××××××××公章：印章不压年、月、日，印章与
年、月、日间空一行字距标识。年 月 日
2014-11-26
实用文书——
报告
• 报告是适用于向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级的询问的公文。•种类： ● 综合性报告 ● 专题性报告 ● 回复性报告
2014-11-26
实用文书——
报告写法
标题：发文机关（可省略）+事由+报告上款：主送机关（不限于一个）正文：缘由 上级的精神、下面的情况 事项 报告的事项 结尾语：特此报告落款：发文单位
时间（中文、全称：二0一四年十月十日）
2014-11-26
实用文书——
报告注意事项
● 切忌将报告提出的建议或意见当作请示，
要求上级指示或批准。
● 专题报告要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项或问题。
● 抓住重点。突出主要矛盾，分层次阐述。 ● 对有关数据、数字要求准确、真是、全面，以免上级以此为依据制定决策。
● 撰写答复性报告时，要注意针对性，首先要指明所针对的来问日期和来问询问的内容，明确作答。
2014-11-26
实用文书——
通知
• 通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关公文；发布规章制度；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用。
●特点：广泛性、作者的无限定性、内容的规定性
●种类：
◇印发、批转、转发性通知
◇指示性通知 通 知◇知照性通知◇事务性通知◇任免、聘用通知
2014-11-26
实用文书——
上款：主送单位
通知的写法
标题：事由＋通知
正文：要素 时间、地点、谁、事项 要求 其它要求事项 结尾语 特此通知落款：发文单位 时间
2014-11-26
实用文书——
通知的注意事项
●通知是下行文，具有较强的执行性。●通知的语言要准确。
●注意转发性通知和批转性通知的区别。●会议通知应注意其时效性
2014-11-26
实用文书——
通知的格式
● 标题字体用宋体，小二号，加粗，居中；
● 正文字体用仿宋三号，段落开头空四个字符（即两个汉字）；
● 落款字体用仿宋三号，加粗；日期要具体写明年、月、日，日期落款的“零” 用“○”, “○”可在插入菜单的插入特殊符号中插入；
● 正文间的层次关系，第一层用（一、，二、，三、, 四、……）；第二层用【（一），（二），（三），（四）……】；第三层用（1、，2、，3、，4、……）；第四层用【（1），（2），（3），（4）】；
● 如公文有附件，正文与附件间空一行，左空四个字符（即两个汉字），用 三号仿宋体注明“附件1”等，后标冒号和名称；
● 附件在页面的第一行定格写上附件标识，有序号的写上序号；附件正文与上 相同。
2014-11-26
实用文书——
函
函是用于不相隶属机关之间相互商洽、询问和答复问题，或者向相关主管部门请求批准的公文。•类别：
●联系函：商洽性函、询答性函●告知函●批复函
2014-11-26
实用文书——
函的写法
标题：事由＋函
主送：顶格写全称或规范简称，后标冒号正文：开头 简述发函的缘由或目的
主体 商洽、询问、告知、请准的主要事项 尾语 专此函告、敬请函复落款：署名、属时并加盖公章
2014-11-26
实用文书——函的格式
关于×××××××××的函
××字[××]××号
×××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
专此函达，请答复。
××××××× 年 月 日
2014-11-26
实用文书——函的格式
● 公文（函）版心和排版数据的规定
◇版心尺寸（指文字区域高和宽）： 高225㎜×宽156㎜。
◇页边距（指文字区域与各页边的距离）： 上边为37㎜，下边为35㎜，左边为28㎜，右边为26㎜。
◇排版数据：
•基础字号为3号字（16磅），每页行数为22行，每行字数为28字，行距为固定值28磅。
●正文各要素字体字号、排布规则
◇正文字号：包括发文字号、正文文字（各级标题除外）、版记文字（主题词栏除外），均为3号方正仿宋体。
◇各级标题字号：文题为2号方正小标宋，左右居中排；
◇公文附件正文和各级标题各要素字体字号、排布规则与公文正文相同。
2014-11-26
实用文书——计划
计划是工作计划的简称。工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
2014-11-26
实用文书——计划 规划
2号或小2号，
标宋或黑体标题：单位名称＋时间期限＋内容范围＋规划
正文：
◇ 前言，有关的背景，也就是制定规划的起因和缘由。
◇ 指导方针和目标要求。
◇ 住院号任务和政策、措施。
4号宋体◇ 结尾，即远景展望和号召。
2014-11-26
实用文书——计划 计划
标题：单位名称＋时间期限＋内容范围＋计划正文：
◇开头，或阐述依据、或概述情况、或自述目的◇主体，做什么（目标和任务）、做到什么程度（要求）、怎么做（措施和办法）
◇结尾, 或突出重点、或强调有关事项
字体要求与规划相同
2014-11-26
实用文书——计划 安排标题：关于＋内容＋安排
正文：
◇ 开头，阐述依据。
◇ 主体，包括任务、要求、步骤、措施◇ 结尾（可以省略）
2014-11-26
实用文书——计划书写注意事项● 对上负责的精神。
● 切实可行的原则。
● 集思广益的原则。
● 突出重点的原则。
● 防患于未然的原则。
2014-11-26
实用文书——会议纪要
• 会议纪要是单位召开比较重要会议时使用的一种文书。根据会议的宗旨和要求写成，要准确的反映会议的主要内容、指导思想、主要结论等。• 会议纪要是一种记录性文件，具体写作要求根据会议的性质而定。一般的讲，要抓住中心、突出重点，善于综合、归纳，条理清楚。
2014-11-26
实用文书——会议纪要格式标题：会议名称＋纪要
开头：开会的依据、目的、背景、时间、地点、范 围、主持人、参加人员、出席的领导、讲话 人、会议基本议程、主要活动、主要收货等。主体：会议研究、讨论的问题和决定事项的内容结尾：希望、号召
时间：中文全称
2014-11-26
实用文书——会议纪要实例
某公司××××××会会议纪要
【××字××】××号
时间：×年×月×日×时
地点：四楼会议室
主持人：×××
出席：××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× 议定事项：
一、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× 会议决定：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
二、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
2014-11-26
实用文书——会议记录
会议记录的格式：记录头、记录主体、审阅签名会议记录突出的重点：
◇ 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。
◇ 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。
◇ 代表任务的言论。
◇ 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。
◇ 会议已议决的或议而未决的事项。
◇ 对会议产生较大影响的其他言论或活动。
2014-11-26
实用文书——会议记录实例
×××××会议
时间：××××年×月×日×时
地点：××××
出席人：××× ××× ××× ××× ××× ××× 记录头
主持人：×××
记录：×××
一、主持人讲话：××××××××××××××××××××××××××××××××××××
二、发言：
×××：×××××××××××××××××××××××××××××××××
×××：×××××××××××××××××××××××××××××××××
三、总结性发言：
主持人：（签名） 记录人：（签名）
2014-11-26实用文书——会议记录
• 会议记录就是把会议的基本情况、报告、发言、决议等内容记录下来。
• 会议记录是进一步研究工作、总结经验的重要材料。
•分类：
●摘要性记录
●详细性记录
2014-11-26
实用文书——
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•
•会议记录、纪要的区别第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。 第三，载体样式不同。会议纪要作为一种法定公文，其载体为文件，享有《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《条例》、《办法》)所赋予的法定效力。会议记录的载体是会议记录簿。第四，称谓用语不同。会议纪要通常采用第三人称的写法，以介绍和叙述情况为主。会议记录中，发言者怎么说的就怎么记，会议怎么定的就怎么写，贵在“原汤原汁”不走样。第五，适用对象不同。作为公文的会议纪要，具有传达告知功能，因而有明确的读者对象和适用范围。作为历史资料的会议记录，不允许公开发布，只是有条件地供需要查阅者查阅利用。第六，分类方法不同。会议纪要种类很多。按其内容，可分为决议性纪要，意见性纪要，情况性纪要，消息性纪要等；按会议的性质，可分为常委会议纪要，办公会议纪要，例会纪要，工作会议纪要，讨论会纪要等。而会议记录
通常只是按照会议名称来分类，往往以会议召开的时间顺序编号入档。对会议纪要的分类，有助于撰写者把握文体
特点，突出内容重点，找准写作角度；对会议记录的分类则主要是档案管理的需要
2014-11-26实用文书——总结
总结是单位和个人对过去一个时间内的实践活动做出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。
分类：
◇ 综合性总结
◇ 专题性总结
2014-11-26
实用文书——总结的格式与写法
标题：单位名称、时限、内容＋总结
例：《人力资源部2014年工作总结》
正文：
●前言，一般介绍工作背景、基本概况等，也可交代总结主旨并做出基本评价。 ●主体，包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。
纵式结构 工作→方法→成绩→经验→教训
横式结构按照材料逻辑关系将其分为若干部分，标序加题，逐一 写出。
结尾：归纳呼应主体、指出努力方向、提出改正意见或表示决心。落款：署名属时
2014-11-26实用文书——总结的注意事项
● 总结的写作要注意共性，把握个性。
● 要实事求是，突出重点。
● 使用语言要准确、简明、生动。
● 注意适当的运用写作技巧。
2014-11-26
实用文书——行文基本规则
上行文的行文规则
☆ 单头主送，不多头主送，可采取抄送形式。
☆ 逐级行文，不要越级行文。
☆ 要想单位行文，不要向领导者个人行文。
☆“请示”应该一文一事，只主送一个机关，不抄送下级。
☆“报告”中不夹带请示事项
（请示、报告·······）
2014-11-26
实用文书——行文基本规则
下行文的行文规则
☆ 按照职权范围行文。
☆ 单位、部门之间应当协商一致后，方可就有关问题进行行文。
☆ 普通类普发性文件，排列顺序为先外后内，级别先高后低。
（通知、通报、批复、决定·······）
2014-11-26
实用文书——行文基本规则
平行文的行文规则
☆ 平级之间不易使用上行、下行文。
☆ 不相隶属之间一般使用“函”行文。
☆ 无论向什么单位、部门行文，无论要求解决什么问题，只要彼此之 间没有隶属关系，一般都用函。
2014-11-26
实用文书——行文写作要则
公文框架格式：标题＋主送机关＋主体＋结尾
标题格式：发文机关（可省略）＋关于＋事由＋文种主送单位格式：上行文一般是一个主送单位
字号格式：标题2号宋标、发文字号3号仿宋、主送机关和 正文字号3号仿宋
结尾格式：根据文种要求
2014-11-26
实用文书——行文写作要则
在标题使用中，常见的是文种使用错误，其中最大量的是把“申请”当作“请示”，把“汇报”当作“报告”。 “申请”和“汇报”不能当作文种来用。
“请示”和“报告”混用，“请示”是需要上级单位给予批复的；报告是报上级单位阅知的，不需要批复。
规章制度类标题，一般使用《关于印发×××××的通知》，而不是《关于下发×××××的通知》。
标题一般不加标点符号
2014-11-26
实用文书——
行文写作要则◇正文层次序数正确使用：第一层一、第二层（一）、第三层11、第四层（1）、第五层①。公文中最好不采用●▲■ 1）A a等符号。 ◇段落中，无论有没有层次序数，1段落首行必须空两个汉字，回行必须顶格。做好不要使用自动生成的段落编号。
◇表格、图形等尽量不要在正文出现，可以放在附件中。 ◇正文措辞要得体，不宜使用语气词或感情色彩较浓的词。 ◇结尾语要单另一行，符号一般为句号，不要使用？、！号。 ◇数字间的逗号为半角。
◇标题要求居中，上下空格。
2014-11-26
实用文书——行文写作要则
公文用词必须规范、精炼、简洁、谦虚、庄重，不要使用口语、方言。公文中很多凝练词语是沿袭历代文言，具有特定的含义，经过长期使用，已趋于定型成为专门语。开头词：近查、根据、兹因、遵照、奉、对于……
称谓词语：我公司、本部、贵厂、该单位……
请示词：拟请、恳请、特请……
询问词语：当否、有无不妥、是否可行……
表态词语：存案备查、遵照执行、参照办理、责成、试行……结尾词语：特此报告、为荷、此布、此令、综上所述、鉴于……
2014-11-26
实用文书——行文写作要则
常用的事物和概念的的特殊表达要求时间表达：今年、明年、本月、月份、1—7月……
空间的表达：国内、国外、这里、那里……
职务姓名的表达：全称、多种职务、党内党外
数量的表达：倍数、分数、到、了、以上、以下……
范围的表达：全部、部分……
程度的表达：很、更、特、最……
2014-11-26
实用文书——行文写作要则
标题方面出现的错误
1、标题要素不全（发文机关+事由+文种）：
例：标题中的“事由”缺失关键词，如《××××公司决定》，看不出决定的内容、事项和基本观点；缺失文种。
2、标题不准确：事由概括不准，文件名称不准确
3、标题不够简要：事由、转批文件等过于冗长
4、标题和落款矛盾：请示，最后出现“特此报告”。报告，最后出现“妥否”等。
2014-11-26
实用文书——行文写作要则标题方面出现的错误
□ 语不对体
例：关于做好安全生产检查各项准备工作问题的通知□ 序数事实滥用文学语言
□ 造新词
□ 错用、滥用字词
□ 重复交叉使用
□ 前后矛盾
2014-11-26谢 谢！
企业实用文书写作
实用文书的 特点
● 有明确的行文目的和特定的阅读对象。
● 有较为巩固和规范的写作格式。
● 有鲜明的应用语体要求。
● 有比较明显的时效性和工具性。
实用文书的
•一般性实用文书
•公文性实用文书
•事务性实用文书分类
● 按照性质分类：党内公文、行政公文、企事业单位公文● 按照紧急程度分类：特急件、急件、平件
● 按照行文方向分类：
• 上行文：下级向上级报送的文件
• 平行文：同级或不相隶属部门之间的行文• 下行文：上级向下级传送的文件•
实用文书的 写作要求
•对语言的要求
1、平实：平直自然、明白晓畅、通俗易懂
2、准确：用词准确、句式使用恰当、数字运用精确
3、简明：思路清晰、使用概括力强的词语、删繁就简
4、规范：书写规范、使用习惯性的专用语、恰当使用约 定俗成的简缩词
5、得体：作者的身份、阅读的对象、写作的目的等
实用文书的 写作要求
•对材料和观点的要求
1、选材的要求：紧扣主旨、选取真是的材料、选取典 型的材料、选取新颖的材料
2、材料的使用：灵活安排顺序、角度要活、灵活处理 材料的详略
实用文书的 写作要求
•对结构的要求
1、开头与结尾
开头 应当开门见山，不拐弯抹角，不拖泥带水。 结尾 应当“言止而意尽”，干净有力。
2、层次与段落
层次安排要着眼于材料之间的逻辑关系，也就是材料的 本质和彼此的内部联系。
段落的目的在于清晰地反映层次中承接和转折、间歇和强调，使文章重点突出，眉目清楚。
实用文书——
请示请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。特点：
◆ 对现行规章制度不甚了解，有待上级明确的答复才能办理；
◆ 工作中发生了新情况、新问题，而又无章可循，有待上级明确指示 才能办理；
◆ 因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理；◆ 因为意见分歧，无法统一，有待上级裁决才能办理；◆ 事关重大，为防止工作中的失误，需要请示上级审核；◆ 超出本级权限，需要上级明确指示。
实用文书——请示写法
标题：发文机关（可省略）+事由+请示上款：主送机关（只限于一个）
正文：缘由 上级的精神、下面的情况 事项 请求的事项
结尾语：妥否，请批示。（当否，请批示。）落款：发文单位
时间（中文、全称：二0一四年十月十日）
2014-11-26
实用文书——请示写法的注意事项● 一文一事。
● 请示事项必须明确、具体、可行。
● 不要搞多头请示。
● 一般不得越级请示。
● 不要把请示写成报告或请示报告。
● 作为下级部门只能写“请速批示”，不能限定 时间。
2014-11-26
实用文书——请示（案例）
关于×××××××的请示华文中宋，二号，加粗、居中
正文字体格式：
1、首行缩进2个字符；
2、字体仿宋3、4号；
3、页面设置要求：上、左右均为：2.5厘
米，下为2厘米，页眉与页脚1.5厘米。
4、段落：段落行距为固定值28磅，特殊
情况根据页面排版自行设定。受文领导： ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
日期：大写阿拉伯数字，位置在正文
下第四行，右空四格。单位：××××××××公章：印章不压年、月、日，印章与
年、月、日间空一行字距标识。年 月 日
2014-11-26
实用文书——
报告
• 报告是适用于向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级的询问的公文。•种类： ● 综合性报告 ● 专题性报告 ● 回复性报告
2014-11-26
实用文书——
报告写法
标题：发文机关（可省略）+事由+报告上款：主送机关（不限于一个）正文：缘由 上级的精神、下面的情况 事项 报告的事项 结尾语：特此报告落款：发文单位
时间（中文、全称：二0一四年十月十日）
2014-11-26
实用文书——
报告注意事项
● 切忌将报告提出的建议或意见当作请示，
要求上级指示或批准。
● 专题报告要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项或问题。
● 抓住重点。突出主要矛盾，分层次阐述。 ● 对有关数据、数字要求准确、真是、全面，以免上级以此为依据制定决策。
● 撰写答复性报告时，要注意针对性，首先要指明所针对的来问日期和来问询问的内容，明确作答。
2014-11-26
实用文书——
通知
• 通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关公文；发布规章制度；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用。
●特点：广泛性、作者的无限定性、内容的规定性
●种类：
◇印发、批转、转发性通知
◇指示性通知 通 知◇知照性通知◇事务性通知◇任免、聘用通知
2014-11-26
实用文书——
上款：主送单位
通知的写法
标题：事由＋通知
正文：要素 时间、地点、谁、事项 要求 其它要求事项 结尾语 特此通知落款：发文单位 时间
2014-11-26
实用文书——
通知的注意事项
●通知是下行文，具有较强的执行性。●通知的语言要准确。
●注意转发性通知和批转性通知的区别。●会议通知应注意其时效性
2014-11-26
实用文书——
通知的格式
● 标题字体用宋体，小二号，加粗，居中；
● 正文字体用仿宋三号，段落开头空四个字符（即两个汉字）；
● 落款字体用仿宋三号，加粗；日期要具体写明年、月、日，日期落款的“零” 用“○”, “○”可在插入菜单的插入特殊符号中插入；
● 正文间的层次关系，第一层用（一、，二、，三、, 四、……）；第二层用【（一），（二），（三），（四）……】；第三层用（1、，2、，3、，4、……）；第四层用【（1），（2），（3），（4）】；
● 如公文有附件，正文与附件间空一行，左空四个字符（即两个汉字），用 三号仿宋体注明“附件1”等，后标冒号和名称；
● 附件在页面的第一行定格写上附件标识，有序号的写上序号；附件正文与上 相同。
2014-11-26
实用文书——
函
函是用于不相隶属机关之间相互商洽、询问和答复问题，或者向相关主管部门请求批准的公文。•类别：
●联系函：商洽性函、询答性函●告知函●批复函
2014-11-26
实用文书——
函的写法
标题：事由＋函
主送：顶格写全称或规范简称，后标冒号正文：开头 简述发函的缘由或目的
主体 商洽、询问、告知、请准的主要事项 尾语 专此函告、敬请函复落款：署名、属时并加盖公章
2014-11-26
实用文书——函的格式
关于×××××××××的函
××字[××]××号
×××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
专此函达，请答复。
××××××× 年 月 日
2014-11-26
实用文书——函的格式
● 公文（函）版心和排版数据的规定
◇版心尺寸（指文字区域高和宽）： 高225㎜×宽156㎜。
◇页边距（指文字区域与各页边的距离）： 上边为37㎜，下边为35㎜，左边为28㎜，右边为26㎜。
◇排版数据：
•基础字号为3号字（16磅），每页行数为22行，每行字数为28字，行距为固定值28磅。
●正文各要素字体字号、排布规则
◇正文字号：包括发文字号、正文文字（各级标题除外）、版记文字（主题词栏除外），均为3号方正仿宋体。
◇各级标题字号：文题为2号方正小标宋，左右居中排；
◇公文附件正文和各级标题各要素字体字号、排布规则与公文正文相同。
2014-11-26
实用文书——计划
计划是工作计划的简称。工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
2014-11-26
实用文书——计划 规划
2号或小2号，
标宋或黑体标题：单位名称＋时间期限＋内容范围＋规划
正文：
◇ 前言，有关的背景，也就是制定规划的起因和缘由。
◇ 指导方针和目标要求。
◇ 住院号任务和政策、措施。
4号宋体◇ 结尾，即远景展望和号召。
2014-11-26
实用文书——计划 计划
标题：单位名称＋时间期限＋内容范围＋计划正文：
◇开头，或阐述依据、或概述情况、或自述目的◇主体，做什么（目标和任务）、做到什么程度（要求）、怎么做（措施和办法）
◇结尾, 或突出重点、或强调有关事项
字体要求与规划相同
2014-11-26
实用文书——计划 安排标题：关于＋内容＋安排
正文：
◇ 开头，阐述依据。
◇ 主体，包括任务、要求、步骤、措施◇ 结尾（可以省略）
2014-11-26
实用文书——计划书写注意事项● 对上负责的精神。
● 切实可行的原则。
● 集思广益的原则。
● 突出重点的原则。
● 防患于未然的原则。
2014-11-26
实用文书——会议纪要
• 会议纪要是单位召开比较重要会议时使用的一种文书。根据会议的宗旨和要求写成，要准确的反映会议的主要内容、指导思想、主要结论等。• 会议纪要是一种记录性文件，具体写作要求根据会议的性质而定。一般的讲，要抓住中心、突出重点，善于综合、归纳，条理清楚。
2014-11-26
实用文书——会议纪要格式标题：会议名称＋纪要
开头：开会的依据、目的、背景、时间、地点、范 围、主持人、参加人员、出席的领导、讲话 人、会议基本议程、主要活动、主要收货等。主体：会议研究、讨论的问题和决定事项的内容结尾：希望、号召
时间：中文全称
2014-11-26
实用文书——会议纪要实例
某公司××××××会会议纪要
【××字××】××号
时间：×年×月×日×时
地点：四楼会议室
主持人：×××
出席：××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× 议定事项：
一、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× 会议决定：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
二、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
2014-11-26
实用文书——会议记录
会议记录的格式：记录头、记录主体、审阅签名会议记录突出的重点：
◇ 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。
◇ 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。
◇ 代表任务的言论。
◇ 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。
◇ 会议已议决的或议而未决的事项。
◇ 对会议产生较大影响的其他言论或活动。
2014-11-26
实用文书——会议记录实例
×××××会议
时间：××××年×月×日×时
地点：××××
出席人：××× ××× ××× ××× ××× ××× 记录头
主持人：×××
记录：×××
一、主持人讲话：××××××××××××××××××××××××××××××××××××
二、发言：
×××：×××××××××××××××××××××××××××××××××
×××：×××××××××××××××××××××××××××××××××
三、总结性发言：
主持人：（签名） 记录人：（签名）
2014-11-26实用文书——会议记录
• 会议记录就是把会议的基本情况、报告、发言、决议等内容记录下来。
• 会议记录是进一步研究工作、总结经验的重要材料。
•分类：
●摘要性记录
●详细性记录
2014-11-26
实用文书——
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•会议记录、纪要的区别第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。 第三，载体样式不同。会议纪要作为一种法定公文，其载体为文件，享有《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《条例》、《办法》)所赋予的法定效力。会议记录的载体是会议记录簿。第四，称谓用语不同。会议纪要通常采用第三人称的写法，以介绍和叙述情况为主。会议记录中，发言者怎么说的就怎么记，会议怎么定的就怎么写，贵在“原汤原汁”不走样。第五，适用对象不同。作为公文的会议纪要，具有传达告知功能，因而有明确的读者对象和适用范围。作为历史资料的会议记录，不允许公开发布，只是有条件地供需要查阅者查阅利用。第六，分类方法不同。会议纪要种类很多。按其内容，可分为决议性纪要，意见性纪要，情况性纪要，消息性纪要等；按会议的性质，可分为常委会议纪要，办公会议纪要，例会纪要，工作会议纪要，讨论会纪要等。而会议记录
通常只是按照会议名称来分类，往往以会议召开的时间顺序编号入档。对会议纪要的分类，有助于撰写者把握文体
特点，突出内容重点，找准写作角度；对会议记录的分类则主要是档案管理的需要
2014-11-26实用文书——总结
总结是单位和个人对过去一个时间内的实践活动做出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。
分类：
◇ 综合性总结
◇ 专题性总结
2014-11-26
实用文书——总结的格式与写法
标题：单位名称、时限、内容＋总结
例：《人力资源部2014年工作总结》
正文：
●前言，一般介绍工作背景、基本概况等，也可交代总结主旨并做出基本评价。 ●主体，包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。
纵式结构 工作→方法→成绩→经验→教训
横式结构按照材料逻辑关系将其分为若干部分，标序加题，逐一 写出。
结尾：归纳呼应主体、指出努力方向、提出改正意见或表示决心。落款：署名属时
2014-11-26实用文书——总结的注意事项
● 总结的写作要注意共性，把握个性。
● 要实事求是，突出重点。
● 使用语言要准确、简明、生动。
● 注意适当的运用写作技巧。
2014-11-26
实用文书——行文基本规则
上行文的行文规则
☆ 单头主送，不多头主送，可采取抄送形式。
☆ 逐级行文，不要越级行文。
☆ 要想单位行文，不要向领导者个人行文。
☆“请示”应该一文一事，只主送一个机关，不抄送下级。
☆“报告”中不夹带请示事项
（请示、报告·······）
2014-11-26
实用文书——行文基本规则
下行文的行文规则
☆ 按照职权范围行文。
☆ 单位、部门之间应当协商一致后，方可就有关问题进行行文。
☆ 普通类普发性文件，排列顺序为先外后内，级别先高后低。
（通知、通报、批复、决定·······）
2014-11-26
实用文书——行文基本规则
平行文的行文规则
☆ 平级之间不易使用上行、下行文。
☆ 不相隶属之间一般使用“函”行文。
☆ 无论向什么单位、部门行文，无论要求解决什么问题，只要彼此之 间没有隶属关系，一般都用函。
2014-11-26
实用文书——行文写作要则
公文框架格式：标题＋主送机关＋主体＋结尾
标题格式：发文机关（可省略）＋关于＋事由＋文种主送单位格式：上行文一般是一个主送单位
字号格式：标题2号宋标、发文字号3号仿宋、主送机关和 正文字号3号仿宋
结尾格式：根据文种要求
2014-11-26
实用文书——行文写作要则
在标题使用中，常见的是文种使用错误，其中最大量的是把“申请”当作“请示”，把“汇报”当作“报告”。 “申请”和“汇报”不能当作文种来用。
“请示”和“报告”混用，“请示”是需要上级单位给予批复的；报告是报上级单位阅知的，不需要批复。
规章制度类标题，一般使用《关于印发×××××的通知》，而不是《关于下发×××××的通知》。
标题一般不加标点符号
2014-11-26
实用文书——
行文写作要则◇正文层次序数正确使用：第一层一、第二层（一）、第三层11、第四层（1）、第五层①。公文中最好不采用●▲■ 1）A a等符号。 ◇段落中，无论有没有层次序数，1段落首行必须空两个汉字，回行必须顶格。做好不要使用自动生成的段落编号。
◇表格、图形等尽量不要在正文出现，可以放在附件中。 ◇正文措辞要得体，不宜使用语气词或感情色彩较浓的词。 ◇结尾语要单另一行，符号一般为句号，不要使用？、！号。 ◇数字间的逗号为半角。
◇标题要求居中，上下空格。
2014-11-26
实用文书——行文写作要则
公文用词必须规范、精炼、简洁、谦虚、庄重，不要使用口语、方言。公文中很多凝练词语是沿袭历代文言，具有特定的含义，经过长期使用，已趋于定型成为专门语。开头词：近查、根据、兹因、遵照、奉、对于……
称谓词语：我公司、本部、贵厂、该单位……
请示词：拟请、恳请、特请……
询问词语：当否、有无不妥、是否可行……
表态词语：存案备查、遵照执行、参照办理、责成、试行……结尾词语：特此报告、为荷、此布、此令、综上所述、鉴于……
2014-11-26
实用文书——行文写作要则
常用的事物和概念的的特殊表达要求时间表达：今年、明年、本月、月份、1—7月……
空间的表达：国内、国外、这里、那里……
职务姓名的表达：全称、多种职务、党内党外
数量的表达：倍数、分数、到、了、以上、以下……
范围的表达：全部、部分……
程度的表达：很、更、特、最……
2014-11-26
实用文书——行文写作要则
标题方面出现的错误
1、标题要素不全（发文机关+事由+文种）：
例：标题中的“事由”缺失关键词，如《××××公司决定》，看不出决定的内容、事项和基本观点；缺失文种。
2、标题不准确：事由概括不准，文件名称不准确
3、标题不够简要：事由、转批文件等过于冗长
4、标题和落款矛盾：请示，最后出现“特此报告”。报告，最后出现“妥否”等。
2014-11-26
实用文书——行文写作要则标题方面出现的错误
□ 语不对体
例：关于做好安全生产检查各项准备工作问题的通知□ 序数事实滥用文学语言
□ 造新词
□ 错用、滥用字词
□ 重复交叉使用
□ 前后矛盾
2014-11-26谢 谢！