2011年材料学院办公室第一次例会
办公室值班工作的开展时需要通过各位同事相互配合才能做好的，故提出以下要求;
一、出勤
早上第1-2节课值班人员来到教室应先开电源、烧水、将电脑联网、打开唐老师电脑登上唐老师的QQ、整理办公桌上杂乱的东西；下午最后一名离开办公室的人员要关好电源，门窗。
2.（1）每天值班人员值班事需要进行签到，即在办公室工作笔记本上记录值班人员名称、值班日期、以及该天所做的相关事情，并查看上节课值班人员的笔记。当离开办公室时要和下一位值班人员做好工作上的交接工作，保证办公室每天工作顺利进行。
3.每位值班人员在值班时，一定要记住观看校园流动通知栏，并把相关重要的事情报告给唐老师。
二、材料问题
1.办公室笔记本电脑上有关于办公室材料的接收和发放（sheet1和sheet2）的统计表，如果有相关事情，请做好登记（具体登记方式见表格）；sheet3里有关于上交材料到恪勤楼的表格，也请做好相应的记录。
2.参加活动需要签到的人员名单要及时打出来。
3.如果电脑上面的材料有没有归类的，你们都可以整理。如果有发到唐老师桌面打印的材料，在打印后都把其删除。
4.上交的纸质版材料要做归类，要检查他们上交的材料是否合格。
5.办公室人员都要熟悉各种材料所在的位置。
三、发通知相关问题
1.发任何通知时在注明当天日期，不能出现明天等词汇，以免
引起误解，且通知都要发给辅导员助理王宇。必要时会议地点也要通知主席团成员。
2.通知在发之前一定要检查一遍，避免发出错误通知。
3.几件事情最好通过一条飞信发出，不然收到通知的人会很烦躁的。
4.一般情况下都用聂丽的飞信发通知，每条通知后都要注明发通知人的姓名。
四.人员安排
1.在有任何活动需要派办公室人员签到时，安排到的相关人员一定要提前10分钟到场，并严格考勤。
2.如果值班时当天工作很多，可以通过看课程表叫其他人帮忙。
五.办公室人员工作安排
聂丽:（1）每周一晚上主席团例会的会议记录
(2)每月月底的工作简报（每月28日之前）
（3）校办公室学期工作计划和总结
张琪:每周周工作笔记（每周五之前）
刘湘：全委会及部长会议的会议记录
杨运宇:班团例会会议记录
五、会议时间、地点
主席团例会：时间每周一晚上，地点J-B1506
班团例会：时间中午12:10，地点J-A1203
校办公室例会：时间单周12:10，地点J-A1102
六、注意事项
1.登QQ时，将其隐身。
2.值班时不能看电视、电影，除非在唐老师允许下。
3.不能允许任何人在台式电脑上插U盘，数据线等。
2011年材料学院办公室第一次例会
办公室值班工作的开展时需要通过各位同事相互配合才能做好的，故提出以下要求;
一、出勤
早上第1-2节课值班人员来到教室应先开电源、烧水、将电脑联网、打开唐老师电脑登上唐老师的QQ、整理办公桌上杂乱的东西；下午最后一名离开办公室的人员要关好电源，门窗。
2.（1）每天值班人员值班事需要进行签到，即在办公室工作笔记本上记录值班人员名称、值班日期、以及该天所做的相关事情，并查看上节课值班人员的笔记。当离开办公室时要和下一位值班人员做好工作上的交接工作，保证办公室每天工作顺利进行。
3.每位值班人员在值班时，一定要记住观看校园流动通知栏，并把相关重要的事情报告给唐老师。
二、材料问题
1.办公室笔记本电脑上有关于办公室材料的接收和发放（sheet1和sheet2）的统计表，如果有相关事情，请做好登记（具体登记方式见表格）；sheet3里有关于上交材料到恪勤楼的表格，也请做好相应的记录。
2.参加活动需要签到的人员名单要及时打出来。
3.如果电脑上面的材料有没有归类的，你们都可以整理。如果有发到唐老师桌面打印的材料，在打印后都把其删除。
4.上交的纸质版材料要做归类，要检查他们上交的材料是否合格。
5.办公室人员都要熟悉各种材料所在的位置。
三、发通知相关问题
1.发任何通知时在注明当天日期，不能出现明天等词汇，以免
引起误解，且通知都要发给辅导员助理王宇。必要时会议地点也要通知主席团成员。
2.通知在发之前一定要检查一遍，避免发出错误通知。
3.几件事情最好通过一条飞信发出，不然收到通知的人会很烦躁的。
4.一般情况下都用聂丽的飞信发通知，每条通知后都要注明发通知人的姓名。
四.人员安排
1.在有任何活动需要派办公室人员签到时，安排到的相关人员一定要提前10分钟到场，并严格考勤。
2.如果值班时当天工作很多，可以通过看课程表叫其他人帮忙。
五.办公室人员工作安排
聂丽:（1）每周一晚上主席团例会的会议记录
(2)每月月底的工作简报（每月28日之前）
（3）校办公室学期工作计划和总结
张琪:每周周工作笔记（每周五之前）
刘湘：全委会及部长会议的会议记录
杨运宇:班团例会会议记录
五、会议时间、地点
主席团例会：时间每周一晚上，地点J-B1506
班团例会：时间中午12:10，地点J-A1203
校办公室例会：时间单周12:10，地点J-A1102
六、注意事项
1.登QQ时，将其隐身。
2.值班时不能看电视、电影，除非在唐老师允许下。
3.不能允许任何人在台式电脑上插U盘，数据线等。