中国石油天然气第一建设公司
转正论文
题目名称：备用金规范性管理及使用分析
2016年6月
备用金规范性管理及使用分析
摘要：备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。科学合理规范的使用备用金可以减少资金的不合理支出, 保证资金的安全性，加速资金的周转，从而节约项目运行成本和管理费用。
关键词：备用金 规范 管理
备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。对于我们建筑行业来说，备用金虽然在整个成本比例中所占份额较小，但是它对项目的正常运行却有着有举足轻重的意义，作用不可小觑。备用金是项目正常运转的“润滑剂”，管理得当对项目的发展是推波助澜，管理不当既是财务部门的失职，也会造成项目相应的损失。科学合理的使用备用金可以减少资金的不合理支出, 保证资金的安全性，加速资金的周转，从而节约项目运行成本和管理费用。
1. 备用金管理原则
1.1经营业务相关原则。备用金应使用于支付与公司经营业务相关的款项，不可用于私人目的，不得转借他人或挪作他用。财务人员如果没有严格按照此原则而违规操作，其面临的将不仅是公司的通报批评，更可能承担着很大的资金风险。
案例：公司有一个劳务工（调令在元邦公司），生前因病在公司借款14万元，抚恤金也只有10万元。现死者家属天天到公司闹事追要抚恤金而不想归还欠款，最终可能要通过诉讼解决。通过此事的教训，公司再次严肃备用金制度，不得以任何的个人原因借款。如再有发生，经办财务负责人要负责追回欠款。
1.2同币种核销原则。报销和归还的备用金需和所借原始币种一致，即借人民币需归还人民币，借美元需归还美元。这一原则的根本原因就是每天都在浮动的汇率问题，会造成借支与归还金额不一致。
1.3前账不清，后账不借原则。备用金清理不及时，存在长期挂账情况，前账未清又借后账，这样就存在挪用或者占用公司资金之嫌。
案例：某项目2014-5-4#、2014-5-98#凭证属同一职工分别借备用金若干，而期间没有冲销备用金的情况。
1.4借款人员范围：合同化员工、市场化员工、集体工、劳务合同工、劳务协作工、人才派遣用工。也就是说公司正式员工可借款，各单位临时聘用人员原则上是不允许借款的。由于临时工没有编制，各项社保工资也不归公司统筹，如果发生意外，临时工离开而未归还借款，财务部门想要追回这部分借款就存在很多困难。所以想要避免此类事情发生，就要从根源上严格限制起来。
1.5备用金的使用范围
（1）因公出差、开会、学习、培训等。
（2）因公接待、宴请。
（3）车辆维修、年检。
（4）办公用品、印刷用品、低值易耗品、业务及专业书籍等。
（5）临时出国人员用汇。
（6）无会计机构的驻外办事机构经费。
（7）其他零星业务支出。
——《中国石油一建公司备用金管理办法》
公司备用金管理办法是根据国家颁布的《中华人民共和国现金管理暂行条例》并结合我们自身的实际情况，合法、合理地制订出来的。每位职工清晰的知晓备用金的使用范围，就能更好的理解并配合财务工作。
2. 备用金使用流程
2.1备用金的借支程序
确因业务需要，需借支备用金的个人，按照公司财务资产部统一印制的借款单据填写，依据借款单格式准确填列借款日期、借款金额、款项用途。借款人应准确、规范填写“借款申请单”，并提供相关支持文件。
图1 借款单
（1）填写内容： “借款申请单”包括借款日期、借款单位、借款人、借款用途、借款金额、支付方式等
（2）借款人需提供相关事项的合同、协议、通知书、阅批件、呈报件、内部备忘录、出差申请表等有效文件。例如借备用金的人员要去参加某个会议，需提供该会议的通知文件。
（3）备用金借支原则上要求由借款人本人亲自办理，由于特殊原因由其他员工代为办理的，须由借款人本人和代办人同时在“借款申请单”上签字，否则视同代办人的备用金。
2.2备用金的审批流程
借款单办理层层审核，严格把关，单据经本人或代办人签字后，依次由部门负责人审核，单位负责人（公司为主管领导）审批，最后由财务负责人核准。人民币一次性借款超过 2 万元（含 2 万元），外币一次性借款超过 5000 美元（含 5000 美元）以上的备用金，即为大额备用金。
公司对大额备用金审批人进行界定：
表1 大额备用金审批界定
3. 备用金的核销、归还和清理流程
借款人办理报销手续时，对以货币资金还款的部分，财务部门须出具收款凭据，借款人应妥善保存收据，以备查询。原则上“谁借支谁报销”，但借款人因故不能亲自报销而委托他人代办的，代办人和借款人应在报销凭证上同时予以注明。借款人如有特殊情况无法及时结清的，借款人必须提前书面报告财务部门，经公司财务资产部经理审批，办理相应的顺延手续。
图2 个人往来余额表
图3 个人往来三栏账
通过财务系统查询“个人往来余额表”，可以清晰反映项目上所有人员借支备用金的整体情况；通过查询“个人往来三栏账”则可以具体到借支备用金个人，详细了解其借款及还款时间、金额、余额等情况。
3.1备用金核销、归还时限
（1） 当事人办理完业务（以发票或相关支持文件的日期为准）15 个工作日内，凭手续齐全、资料完整的原始凭据到财务部门办理备用金、转账支票核销手续，财务部门在收到最终准确无误的单据后 3 个工作日内报销完毕。 预借的转账支票逾期未办理核销手续，视同经办人借款转入其备用金。
（2） 借支的备用金，因业务取消等原因，所借备用金须自业务取消之日起 3 个工作日内，存入公司指定账户，凭银行收款证明到财务部门办理备用金核销手续；所借转账支票须自业务取消之日起 3 个工作日内退还财务部门。
（3） 为确保财务决算的正常进行，年度备用金结清日期为每年的 12 月 25 日。
3.2备用金清理
（1）公司员工调离、辞退或辞职时，必须到各级财务部门办理会签程序及备用金清理工作， 否则人事劳资部门将不予办理相关手续。
（2）公司各级财务部门须每季度清理一次备用金，在次季 5 个工作日内，向备用金借支个人发出“催款通知书” ，由各单位督促借款人及时清理备用金。 每季度进行一次备用金分析性复核，编制“备用金清理明细表”并存档。
3.3备用金逾期处理
借款人在规定时间内未归还的备用金视为逾期备用金，由财务部门书面通知人事劳资部门和借款人，并自逾期之日起，按每日万分之五计收取资金占用费，由借款人本人承担，人事劳资部门从员工的工资、奖金及其他收入中扣除借款人的备用金及资金占用费。
4. 备用金管理常见问题及改进措施
4.1常见问题：
（1）备用金审批不严。
有时因公务紧急，导致借款手续不够完善；没有严格规定借款事由、金额，小事借巨款，私事借公款，以至于一些人长期占用企业资金，形成资金沉淀。
（2）备用金的使用环节缺乏监督。
借出款后使用用途随意改变，利用工作之便，将多借的备用金挪用或非法占有，从而使得资金流向与控制脱节，加大经营风险。
2. 备用金清理不及时。
有些员工因公出差借支备用金，公务结束后长时间不核销，有的甚至不归还，造成公司费用反应不真实，隐藏挪用公款问题，不能有效防范财务风险。大量资金被个人长期占用，也影响了流动资金的周转及资金效益的提高。
4.2防范改进措施：
（1）强化财务管理，财务部门要加强对备用金的监督管理职能。从源头上严格控制备用金的借出，员工借款必须按规定办理手续，按规定用途支用备用金。财务人员按照有关规定进行审核，充分了解借款用途，核定出比较合理的借款额度，既保证了借款人员的资金需要，又避免了不必要的资金浪费。个人在领用和报销备用金时，要严格按规定用途支用，在报销时，对随意变更用途、随意扩大
开支权限的现象，财务人员有权不予报销。对发现当事人存有擅自挪用备用金等舞弊行为，财务人员要报企业领导，根据其情节追究相应的责任。
（2）更新观念，提高认识。想要从源头上改善解决问题，就要在职工中加强有关备用金的宣传教育，帮助职工树立正确的观念，观念的转变带来行动的自觉，让职工主动地参与管理，主动地清理自己的备用金，促进财务工作的开展。
（3）加强备用金借出后的跟踪管理。财务人员把款项借出后，要及时了解相关借款人员业务办理情况，一旦借款人员所经办事项终结，就要求其在规定期限内及时到财务部门报销清帐。对于不能及时办理借款清账手续的，财务人员应严格遵循“前帐不清，后账不借”原则。财务部门对备用金余额进行经常性清理，查清欠款原因，分别不同情况按规定处理。对于一些额度较大，拖欠时间较长的借款要专项管理，限时清理。
5. 结束语
备用金管理是一项细致而繁杂的工作，涉及到领导和很多职工。要想管好这部分资金，使其发挥出应有的作用，需要工作中的长期探索，需要处理好普通性和特殊性的关系，具体问题具体分析，特殊情况特殊对待。需要不断总结，不断创新，不断改革。实践证明，领导重视、观念改变、制度严密、财务人员的责任心是管理好备用金必不可少的首要条件。
备用金作为项目正常运行的“润滑剂”，无论员工还是领导都应该严格遵守备用金管理制度，这样才能有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率。通过执行《中国石油一建公司备用金管理办法》，规范项目备用金使用过程中的工作细则，加强备用金的管理，能够有效控制与监督外部现金使用，提高资金利用效率，有效控制资金占用。在这样的润滑作用下，企业才能更好，更健康，更完善地发展。
在此感谢我的师父刘正辉教给我的各种财务业务知识，感谢各位领导在工作中对我的支持，感谢各位同事在工作和生活中给予的帮助，如果有不对、不足的地方还请各位批评指正。谢谢各位。
中国石油天然气第一建设公司
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题目名称：备用金规范性管理及使用分析
2016年6月
备用金规范性管理及使用分析
摘要：备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。科学合理规范的使用备用金可以减少资金的不合理支出, 保证资金的安全性，加速资金的周转，从而节约项目运行成本和管理费用。
关键词：备用金 规范 管理
备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。对于我们建筑行业来说，备用金虽然在整个成本比例中所占份额较小，但是它对项目的正常运行却有着有举足轻重的意义，作用不可小觑。备用金是项目正常运转的“润滑剂”，管理得当对项目的发展是推波助澜，管理不当既是财务部门的失职，也会造成项目相应的损失。科学合理的使用备用金可以减少资金的不合理支出, 保证资金的安全性，加速资金的周转，从而节约项目运行成本和管理费用。
1. 备用金管理原则
1.1经营业务相关原则。备用金应使用于支付与公司经营业务相关的款项，不可用于私人目的，不得转借他人或挪作他用。财务人员如果没有严格按照此原则而违规操作，其面临的将不仅是公司的通报批评，更可能承担着很大的资金风险。
案例：公司有一个劳务工（调令在元邦公司），生前因病在公司借款14万元，抚恤金也只有10万元。现死者家属天天到公司闹事追要抚恤金而不想归还欠款，最终可能要通过诉讼解决。通过此事的教训，公司再次严肃备用金制度，不得以任何的个人原因借款。如再有发生，经办财务负责人要负责追回欠款。
1.2同币种核销原则。报销和归还的备用金需和所借原始币种一致，即借人民币需归还人民币，借美元需归还美元。这一原则的根本原因就是每天都在浮动的汇率问题，会造成借支与归还金额不一致。
1.3前账不清，后账不借原则。备用金清理不及时，存在长期挂账情况，前账未清又借后账，这样就存在挪用或者占用公司资金之嫌。
案例：某项目2014-5-4#、2014-5-98#凭证属同一职工分别借备用金若干，而期间没有冲销备用金的情况。
1.4借款人员范围：合同化员工、市场化员工、集体工、劳务合同工、劳务协作工、人才派遣用工。也就是说公司正式员工可借款，各单位临时聘用人员原则上是不允许借款的。由于临时工没有编制，各项社保工资也不归公司统筹，如果发生意外，临时工离开而未归还借款，财务部门想要追回这部分借款就存在很多困难。所以想要避免此类事情发生，就要从根源上严格限制起来。
1.5备用金的使用范围
（1）因公出差、开会、学习、培训等。
（2）因公接待、宴请。
（3）车辆维修、年检。
（4）办公用品、印刷用品、低值易耗品、业务及专业书籍等。
（5）临时出国人员用汇。
（6）无会计机构的驻外办事机构经费。
（7）其他零星业务支出。
——《中国石油一建公司备用金管理办法》
公司备用金管理办法是根据国家颁布的《中华人民共和国现金管理暂行条例》并结合我们自身的实际情况，合法、合理地制订出来的。每位职工清晰的知晓备用金的使用范围，就能更好的理解并配合财务工作。
2. 备用金使用流程
2.1备用金的借支程序
确因业务需要，需借支备用金的个人，按照公司财务资产部统一印制的借款单据填写，依据借款单格式准确填列借款日期、借款金额、款项用途。借款人应准确、规范填写“借款申请单”，并提供相关支持文件。
图1 借款单
（1）填写内容： “借款申请单”包括借款日期、借款单位、借款人、借款用途、借款金额、支付方式等
（2）借款人需提供相关事项的合同、协议、通知书、阅批件、呈报件、内部备忘录、出差申请表等有效文件。例如借备用金的人员要去参加某个会议，需提供该会议的通知文件。
（3）备用金借支原则上要求由借款人本人亲自办理，由于特殊原因由其他员工代为办理的，须由借款人本人和代办人同时在“借款申请单”上签字，否则视同代办人的备用金。
2.2备用金的审批流程
借款单办理层层审核，严格把关，单据经本人或代办人签字后，依次由部门负责人审核，单位负责人（公司为主管领导）审批，最后由财务负责人核准。人民币一次性借款超过 2 万元（含 2 万元），外币一次性借款超过 5000 美元（含 5000 美元）以上的备用金，即为大额备用金。
公司对大额备用金审批人进行界定：
表1 大额备用金审批界定
3. 备用金的核销、归还和清理流程
借款人办理报销手续时，对以货币资金还款的部分，财务部门须出具收款凭据，借款人应妥善保存收据，以备查询。原则上“谁借支谁报销”，但借款人因故不能亲自报销而委托他人代办的，代办人和借款人应在报销凭证上同时予以注明。借款人如有特殊情况无法及时结清的，借款人必须提前书面报告财务部门，经公司财务资产部经理审批，办理相应的顺延手续。
图2 个人往来余额表
图3 个人往来三栏账
通过财务系统查询“个人往来余额表”，可以清晰反映项目上所有人员借支备用金的整体情况；通过查询“个人往来三栏账”则可以具体到借支备用金个人，详细了解其借款及还款时间、金额、余额等情况。
3.1备用金核销、归还时限
（1） 当事人办理完业务（以发票或相关支持文件的日期为准）15 个工作日内，凭手续齐全、资料完整的原始凭据到财务部门办理备用金、转账支票核销手续，财务部门在收到最终准确无误的单据后 3 个工作日内报销完毕。 预借的转账支票逾期未办理核销手续，视同经办人借款转入其备用金。
（2） 借支的备用金，因业务取消等原因，所借备用金须自业务取消之日起 3 个工作日内，存入公司指定账户，凭银行收款证明到财务部门办理备用金核销手续；所借转账支票须自业务取消之日起 3 个工作日内退还财务部门。
（3） 为确保财务决算的正常进行，年度备用金结清日期为每年的 12 月 25 日。
3.2备用金清理
（1）公司员工调离、辞退或辞职时，必须到各级财务部门办理会签程序及备用金清理工作， 否则人事劳资部门将不予办理相关手续。
（2）公司各级财务部门须每季度清理一次备用金，在次季 5 个工作日内，向备用金借支个人发出“催款通知书” ，由各单位督促借款人及时清理备用金。 每季度进行一次备用金分析性复核，编制“备用金清理明细表”并存档。
3.3备用金逾期处理
借款人在规定时间内未归还的备用金视为逾期备用金，由财务部门书面通知人事劳资部门和借款人，并自逾期之日起，按每日万分之五计收取资金占用费，由借款人本人承担，人事劳资部门从员工的工资、奖金及其他收入中扣除借款人的备用金及资金占用费。
4. 备用金管理常见问题及改进措施
4.1常见问题：
（1）备用金审批不严。
有时因公务紧急，导致借款手续不够完善；没有严格规定借款事由、金额，小事借巨款，私事借公款，以至于一些人长期占用企业资金，形成资金沉淀。
（2）备用金的使用环节缺乏监督。
借出款后使用用途随意改变，利用工作之便，将多借的备用金挪用或非法占有，从而使得资金流向与控制脱节，加大经营风险。
2. 备用金清理不及时。
有些员工因公出差借支备用金，公务结束后长时间不核销，有的甚至不归还，造成公司费用反应不真实，隐藏挪用公款问题，不能有效防范财务风险。大量资金被个人长期占用，也影响了流动资金的周转及资金效益的提高。
4.2防范改进措施：
（1）强化财务管理，财务部门要加强对备用金的监督管理职能。从源头上严格控制备用金的借出，员工借款必须按规定办理手续，按规定用途支用备用金。财务人员按照有关规定进行审核，充分了解借款用途，核定出比较合理的借款额度，既保证了借款人员的资金需要，又避免了不必要的资金浪费。个人在领用和报销备用金时，要严格按规定用途支用，在报销时，对随意变更用途、随意扩大
开支权限的现象，财务人员有权不予报销。对发现当事人存有擅自挪用备用金等舞弊行为，财务人员要报企业领导，根据其情节追究相应的责任。
（2）更新观念，提高认识。想要从源头上改善解决问题，就要在职工中加强有关备用金的宣传教育，帮助职工树立正确的观念，观念的转变带来行动的自觉，让职工主动地参与管理，主动地清理自己的备用金，促进财务工作的开展。
（3）加强备用金借出后的跟踪管理。财务人员把款项借出后，要及时了解相关借款人员业务办理情况，一旦借款人员所经办事项终结，就要求其在规定期限内及时到财务部门报销清帐。对于不能及时办理借款清账手续的，财务人员应严格遵循“前帐不清，后账不借”原则。财务部门对备用金余额进行经常性清理，查清欠款原因，分别不同情况按规定处理。对于一些额度较大，拖欠时间较长的借款要专项管理，限时清理。
5. 结束语
备用金管理是一项细致而繁杂的工作，涉及到领导和很多职工。要想管好这部分资金，使其发挥出应有的作用，需要工作中的长期探索，需要处理好普通性和特殊性的关系，具体问题具体分析，特殊情况特殊对待。需要不断总结，不断创新，不断改革。实践证明，领导重视、观念改变、制度严密、财务人员的责任心是管理好备用金必不可少的首要条件。
备用金作为项目正常运行的“润滑剂”，无论员工还是领导都应该严格遵守备用金管理制度，这样才能有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率。通过执行《中国石油一建公司备用金管理办法》，规范项目备用金使用过程中的工作细则，加强备用金的管理，能够有效控制与监督外部现金使用，提高资金利用效率，有效控制资金占用。在这样的润滑作用下，企业才能更好，更健康，更完善地发展。
在此感谢我的师父刘正辉教给我的各种财务业务知识，感谢各位领导在工作中对我的支持，感谢各位同事在工作和生活中给予的帮助，如果有不对、不足的地方还请各位批评指正。谢谢各位。