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语 言 研 究
浅析 商务英语信 函写作
宋丹 阳 内蒙古大学外 国语 学院
摘 要 ：商 务英语 信 函在 国 际贸 易 中一 直有 着举 足 轻重 的地位 ，特别 是 中国加入 ＷＴ Ｏ 以后 ，商务 英语 信 函在对 外 贸易 中 的作用 也越 来 越 明显 。现 在 ，在许 多大 学 的英语 专 业新 开 设 了经 贸英 语这 一 专 业课 ， 系统教 授 学 生商务 英语 信 函写作 ，由此可见商务英语信 函的重要性。本文浅析 了商务英语信 函写作的特征、原则和技巧，使英语学习者更加 了 解 商务英 语信 函写作 。 关键词 ：商务英语信函；写作特征；写作原则 ；写作技巧
商 务 英语 是 一 种 有 专业 用 途 的 英 然 后 用 简 单平 实 的 语 言 、结 构 清 晰 的 商 务英 语 信 函 写作 的一 大 特 点就 语 ，虽 然 本 质 仍是 英 语 ，但 是 却 具 有 句子 和段落 表达 。 是属 于 的使 用 。为 了避 免造 成 损 失 ， 特 殊 的语 言 现 象和 表 现 内容 。商 务 英 ３ 、完 整原则 要熟 练 地 掌握 并在 信 函 中正 确 地使 用 语信 函是 商务 英语 中很 重要 的 一部 分 ， 完 整 原 则就 是 商 务 英 语 信 函 中包 相 应 的专业 术语 。例 如：ｌ ｅ ｔ ｔ ｅ ｒ ｏ ｆ ｃ ｒ ｅ ｄ ｉ ｔ 。 因 为一 项 交 易 过程 中的 大量 书面 工 作 括 对 方要 求 的 或 者 你希 望 对 方 产 生某 Ｌ ／ Ｃ ， Ｃ Ｉ ＥＦ Ｏ Ｂ等 等 。 都 要落 实 在 商 务 英 语信 函上 。 由此 ， 种反 应的一 切事实和 细节 。所 以 ，当商 ３ 、变换句 子长度 商务英语 信函是 交易成 功的必要 保证 。 务英 语信 函中包 含所 有 的必要 信 息时 ， 长句 含 有 大 量 的信 息 容 易 使所 要 商务英语信函的写作特征 它 就 是一 封 完 整 的 信 函 。将 信 函 中所 表达 的意 图变得模 糊，而短句 则表 意 明 例 举 的各 点详 细 阐述 和 回答 对 方 问到 确 ， 易 于理 解 。但 是 如 果 一 封 信 函 中 １ 、词汇 专业化 商务 英 语 信 函 通 常选 用 表 达 相 同 的所有 问题 可是帮助 实现完 整原则 。 都是短句 ， 又会让信 函变得无 聊 。 所 以， 或 者 相 近 含 义 的书 面 用语 而 非 口语化 ４ 、具体 原则 在 商务英语 信函 中要长短句 结合使用 。 词汇 。在 一项贸 易进 行 的全 过程 中，不 具 体 就 是 明确 的、 确切 的而 不 是 ４ 、规划段落 长度 论是询盘 、发盘 、 还盘还 是接受 、 拒绝 ， 模 糊 的、 总 括 的。 特 别 是 当对 方 要 求 前面 提 到 了句 子 的长 度 问题 ，实 多数用词基 本使 用商务英
语 专用 词汇 。 具体 的 回复 时 ，具 体 原 则 的 重要 性 就 际上 段 落 的长 度 也 需 注 意。 信 函 的起 尤为突 出。 ２ 、内容清 晰化 始 段 落和 结束 段 落 最好 不 要 超过 三 到 商务 英 语 信 函 的 一大 忌 讳 就 是有 例 如 ：Ｗｅ ｈ ｏ ｐ ｅ ｔ ｈ ｅ ｇ ｏ ｏ ｄ ｓ ｗｉ ｌ ｌ ｂ ｅ 四行 。主 体 段 落 最 多不 能超 过 八 行 。 ｅ ｌ ｉ ｖ ｅ ｒ ｅ ｄ ａ ｓ ｓ ｏ ｏ ｎ ａ ｓ ｐ ｏｓ ｓ ｉ ｂｌ ｅ ． 太 多 的铺 垫或 者繁 琐 的客套 话委 婉语 ， ｄ 如 果 主 体 段落 过 长 ，就 会 使信 函结 构 Ｗｅ ｈ ｏ ｐ ｅｔ ｈ ｅ ｇｏ ｏ ｄ ｓｗｉ ｌ ｌ ｂ ｅ ｄ ｅ ｌ ｉ ｖ ｅ ｒ ｅ ｄ 松散 ，让读者很 难抓住 关键点 ；反 之 ， 将 所 要 表 达 的 意思 写 得 含糊 不 清 ，让 人 无 法 作 出明 确 的 判断 。所 以， 商务 ｂ ｅ ｆ ｏ ｒ ｅＯｃ ｔ ｏ ｂ ｅ ｒ ９． 会 给 读 者 留下 观 点 没有 被 充 分 证 明 的 英 语 信 函 使 用 一些 表 意 确切 的表 达 ， 上例 中，后者表 达 的时间更具 体 ， 印象 。 ５ 、多用主动语 态 语 言精 练 、 内容 简 明、开 门见 山，直 符合具体 原则 。 击 主题 ５ 、礼貌 原则 总 的来 说 ，与 被 动 语 态 相 对 比 ， ３ 、语言规 范化 礼貌原 则不仅仅 指使用 “ ｐ ｌ ｅ ａ ｓ ｅ ”、 主 动 语 态 的句 子 更 简 洁有 力 。主 动 语 商务 英 语 信 函语 言 的规 范化 随着 “ ｈａ ｔ ｎ ｋ ｙ ｏ ｕ ”此 类词 ，而是通 过使 用得 态 的 表达 更 容 易 让读 者 抓 住动 作 的 主 对 外贸易 的频繁而不 断得到 改善 ，不地 体 的语 气 和礼 貌 的表 达 来 显示 真 实 坦 体 ， 明 白是 谁 在做 什 么 事 。一 般 被 动 道 的表 达 也正被 规 范 的表 达逐 步 替代 。 诚 的态 度 。及 时 的 回 复 是表 达 礼 貌 最 语 态 用来 陈 述 一 些厌 烦 的或 者 未被 适 另 外，因为信 函中透露 出的尊重对 方 、 简单 的途 径 。另 外 ，不 在 信 函 中表 现 当执 行的事情 友 善 合 作 、寻 求共 同利 益 的 态度 为 一 出生 气 、质 疑 、 责备 的情 绪 也 是 很 重 商 务 英语 信 函是 贸 易双 方 进 行 书 项 交 易 的 成功 创 造 了 良好 的氛 围 ，所 要 的 。 面 沟 通 的 重要 手 段 。我 们在 写 此 类 信 以商务英语 信函 的语 气也被 重视起来 。 例 如：Ｗ ｅ ａ ｒ ｅ ｓ ｏ ｒ ｒ ｙ ｙ ｏ ｕ ｈ ａ ｖ ｅ ｍ ｉ ｓ ｕ ｎ ｄ ￣ － 函 时 ，一 定 要 牢 牢把 握 其 特 征 ，严 格 ｔ ｏ
ｏ ｄＵ Ｓ ． 遵 循 其 写作 原 则 ，合 理 有 效使 用 其 写 二 、商务英语信函的写作原则 ｓ Ｗｅ ａ ｌ ｅ ｓ ｏ ｒ ｒ ｙＷｅｄ ｉ ｄｎ ｏ ｔ ｍａ ｋ ｅｏ ｕ ｒ ｓ ｅ ｌ ｖ ｅ ｓ 作 技 巧， 从而 达 到 写 出有 效 的商 务 英 １ 、简洁 原则 ｎ ｄ ｅ ｌ ￣ ｔ ｏ ｏ ｄｃ ｌ ｅ ａ ｒ ｌ ｙ ． 简 洁 原 则 就是 用 尽 可 能 少 的词 传 ｕ 语信 函的 目的。 上 例 中，后 者 既表 达 出 了误 解 这 递 出 要表 达 的含 义 。一 封 简 洁 的商 务 参考文献 ： 英 语信 函节 省 了寄信 人 和 收信 人 双 方 事 实 ，但 又 毫 无 责 备 之 意， 这 样 的 【 １ 】 蔡芳． 浅谈 商务 英语信 函写作 田 ． 湖南冶 金职 业技 术 学院学报 ，２ ０ ０ ６ ． ３ 的 时 间 和 精 力 。例 如 ：表 达 “ 现在” 表达 更可取 。 这一含 义时 ，可 以使用 “ ｎ ｏ ｗ”或者 “ ａ ｔ 团 张迪 ，张爱华 ． 实用英语教你 三 、商务英语信函的写作技巧 写 商务信 函 Ⅱ ］ ． 北 京 ：北京航 空航天 大 ｔ ｈ ｅ ｐ ｅ ｒ ｓ ｅ ｎ ｔ 师ｅ ”，在 商 务 英 语 信 函 写 １ 、合 理选择 用词 作 中， 我们 青睐 于前者 ， 因为其更 简洁 。 商 务 英 语 信 函 用 词 的 总 体 原 则 学 出版 社 ，２ ０ ０ ３ ． １ ２ ２ 、清 晰原则 就 是：多 用 简单 的、常 见 的 单词， ［ ３ ］ 周桂英，张冬梅，李瑞 ． 商务英 清 晰 原则 就 是 你 的表 意 可 以被 读 少 用 冗 长 的、 不 常 用 的 单 词 。 以 方 语信 函的写作原 则 与技 巧 ． 郑 州轻工 业 者清楚地 领会而 不产生 误解 。可 以说 ， 便 读 者快 速 顺 畅 的 理解 表 达 的意 思 。 学 院学报 （ 社会 科 学报 ） ，２ ０ ０ ３ ． ４ 清 晰 原则 是 商 务英 语 信 函 写作 原 则 中 例 如 ： 用 “ ｎ ｅ ｖ ｅ ｒ ” 代 替 “ ｕ ｎ ｄ ｒ ｅ ｎ Ｏ 作者简介：宋 丹阳（ １ ９ ９ ３ ． ５ 一 ）， 女， 最重 要 的原 则 ，因 为信 函 的有 效 性 依 ｃ ｉ ｒ ｃ ｕ ｍｓ ｔ ａ ｎ ｃ ｅ ｓ ” 来表 达 “ 决不 ”的含义 。 内蒙 古 自治 区呼伦 贝 尔人 ， 内蒙 古 大 赖 于此 。写信 前 明确 想要表达 的 内容 ， 学 ，英语 专业 。 ２ 、注 意专业术 语
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北方文 学杂志欢 迎投 稿 ： ｈ ｔ ｔ ｐ ： ／ ／ ｗｗ ｗ． ｂ ｆ ｗｘ
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语 言 研 究
浅析 商务英语信 函写作
宋丹 阳 内蒙古大学外 国语 学院
摘 要 ：商 务英语 信 函在 国 际贸 易 中一 直有 着举 足 轻重 的地位 ，特别 是 中国加入 ＷＴ Ｏ 以后 ，商务 英语 信 函在对 外 贸易 中 的作用 也越 来 越 明显 。现 在 ，在许 多大 学 的英语 专 业新 开 设 了经 贸英 语这 一 专 业课 ， 系统教 授 学 生商务 英语 信 函写作 ，由此可见商务英语信 函的重要性。本文浅析 了商务英语信 函写作的特征、原则和技巧，使英语学习者更加 了 解 商务英 语信 函写作 。 关键词 ：商务英语信函；写作特征；写作原则 ；写作技巧
商 务 英语 是 一 种 有 专业 用 途 的 英 然 后 用 简 单平 实 的 语 言 、结 构 清 晰 的 商 务英 语 信 函 写作 的一 大 特 点就 语 ，虽 然 本 质 仍是 英 语 ，但 是 却 具 有 句子 和段落 表达 。 是属 于 的使 用 。为 了避 免造 成 损 失 ， 特 殊 的语 言 现 象和 表 现 内容 。商 务 英 ３ 、完 整原则 要熟 练 地 掌握 并在 信 函 中正 确 地使 用 语信 函是 商务 英语 中很 重要 的 一部 分 ， 完 整 原 则就 是 商 务 英 语 信 函 中包 相 应 的专业 术语 。例 如：ｌ ｅ ｔ ｔ ｅ ｒ ｏ ｆ ｃ ｒ ｅ ｄ ｉ ｔ 。 因 为一 项 交 易 过程 中的 大量 书面 工 作 括 对 方要 求 的 或 者 你希 望 对 方 产 生某 Ｌ ／ Ｃ ， Ｃ Ｉ ＥＦ Ｏ Ｂ等 等 。 都 要落 实 在 商 务 英 语信 函上 。 由此 ， 种反 应的一 切事实和 细节 。所 以 ，当商 ３ 、变换句 子长度 商务英语 信函是 交易成 功的必要 保证 。 务英 语信 函中包 含所 有 的必要 信 息时 ， 长句 含 有 大 量 的信 息 容 易 使所 要 商务英语信函的写作特征 它 就 是一 封 完 整 的 信 函 。将 信 函 中所 表达 的意 图变得模 糊，而短句 则表 意 明 例 举 的各 点详 细 阐述 和 回答 对 方 问到 确 ， 易 于理 解 。但 是 如 果 一 封 信 函 中 １ 、词汇 专业化 商务 英 语 信 函 通 常选 用 表 达 相 同 的所有 问题 可是帮助 实现完 整原则 。 都是短句 ， 又会让信 函变得无 聊 。 所 以， 或 者 相 近 含 义 的书 面 用语 而 非 口语化 ４ 、具体 原则 在 商务英语 信函 中要长短句 结合使用 。 词汇 。在 一项贸 易进 行 的全 过程 中，不 具 体 就 是 明确 的、 确切 的而 不 是 ４ 、规划段落 长度 论是询盘 、发盘 、 还盘还 是接受 、 拒绝 ， 模 糊 的、 总 括 的。 特 别 是 当对 方 要 求 前面 提 到 了句 子 的长 度 问题 ，实 多数用词基 本使 用商务英
语 专用 词汇 。 具体 的 回复 时 ，具 体 原 则 的 重要 性 就 际上 段 落 的长 度 也 需 注 意。 信 函 的起 尤为突 出。 ２ 、内容清 晰化 始 段 落和 结束 段 落 最好 不 要 超过 三 到 商务 英 语 信 函 的 一大 忌 讳 就 是有 例 如 ：Ｗｅ ｈ ｏ ｐ ｅ ｔ ｈ ｅ ｇ ｏ ｏ ｄ ｓ ｗｉ ｌ ｌ ｂ ｅ 四行 。主 体 段 落 最 多不 能超 过 八 行 。 ｅ ｌ ｉ ｖ ｅ ｒ ｅ ｄ ａ ｓ ｓ ｏ ｏ ｎ ａ ｓ ｐ ｏｓ ｓ ｉ ｂｌ ｅ ． 太 多 的铺 垫或 者繁 琐 的客套 话委 婉语 ， ｄ 如 果 主 体 段落 过 长 ，就 会 使信 函结 构 Ｗｅ ｈ ｏ ｐ ｅｔ ｈ ｅ ｇｏ ｏ ｄ ｓｗｉ ｌ ｌ ｂ ｅ ｄ ｅ ｌ ｉ ｖ ｅ ｒ ｅ ｄ 松散 ，让读者很 难抓住 关键点 ；反 之 ， 将 所 要 表 达 的 意思 写 得 含糊 不 清 ，让 人 无 法 作 出明 确 的 判断 。所 以， 商务 ｂ ｅ ｆ ｏ ｒ ｅＯｃ ｔ ｏ ｂ ｅ ｒ ９． 会 给 读 者 留下 观 点 没有 被 充 分 证 明 的 英 语 信 函 使 用 一些 表 意 确切 的表 达 ， 上例 中，后者表 达 的时间更具 体 ， 印象 。 ５ 、多用主动语 态 语 言精 练 、 内容 简 明、开 门见 山，直 符合具体 原则 。 击 主题 ５ 、礼貌 原则 总 的来 说 ，与 被 动 语 态 相 对 比 ， ３ 、语言规 范化 礼貌原 则不仅仅 指使用 “ ｐ ｌ ｅ ａ ｓ ｅ ”、 主 动 语 态 的句 子 更 简 洁有 力 。主 动 语 商务 英 语 信 函语 言 的规 范化 随着 “ ｈａ ｔ ｎ ｋ ｙ ｏ ｕ ”此 类词 ，而是通 过使 用得 态 的 表达 更 容 易 让读 者 抓 住动 作 的 主 对 外贸易 的频繁而不 断得到 改善 ，不地 体 的语 气 和礼 貌 的表 达 来 显示 真 实 坦 体 ， 明 白是 谁 在做 什 么 事 。一 般 被 动 道 的表 达 也正被 规 范 的表 达逐 步 替代 。 诚 的态 度 。及 时 的 回 复 是表 达 礼 貌 最 语 态 用来 陈 述 一 些厌 烦 的或 者 未被 适 另 外，因为信 函中透露 出的尊重对 方 、 简单 的途 径 。另 外 ，不 在 信 函 中表 现 当执 行的事情 友 善 合 作 、寻 求共 同利 益 的 态度 为 一 出生 气 、质 疑 、 责备 的情 绪 也 是 很 重 商 务 英语 信 函是 贸 易双 方 进 行 书 项 交 易 的 成功 创 造 了 良好 的氛 围 ，所 要 的 。 面 沟 通 的 重要 手 段 。我 们在 写 此 类 信 以商务英语 信函 的语 气也被 重视起来 。 例 如：Ｗ ｅ ａ ｒ ｅ ｓ ｏ ｒ ｒ ｙ ｙ ｏ ｕ ｈ ａ ｖ ｅ ｍ ｉ ｓ ｕ ｎ ｄ ￣ － 函 时 ，一 定 要 牢 牢把 握 其 特 征 ，严 格 ｔ ｏ
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