中外档案利用比较分析
徐蔚
2012-11-13 9:46:57 来源：《北京档案》2011年11期
【英文标题】Comparative Analysis of Chinese and Foreign Archives Utilization
【作者简介】徐蔚，重庆交通大学（重庆400074）。
【内容提要】档案利用工作是当今各国档案部门存在以及发展的关键和基础，是档案管理工作中相当重要的一个环节。目前世界各国档案管理部门对档案利用方面的关注也基本一致，都对档案利用工作十分重视。
【关 键 词】中外档案/利用/比较
因为各国的历史、传统、民情、科技水平以及经济实力发展程度的不尽相同，目前世界各国对档案利用的工作也是有着千差万别。因此，本文对中外档案利用的差异进行了比较和分析，希望对我国今后的档案利用工作有所帮助。
一、中外在档案利用领域的差异
早在上世纪的五六十年代，国外就已经在“档案利用要服务于科学研究和经济建设”等方面进行了研究。所以如今在美国，人们利用档案来辅助自己工作的意识非常强烈。绝大多数的美国人认为，若是档案不能被人们广泛地利用，那么这些档案就没有了存在的意义和价值。因此，只有对档案进行广泛而大量的利用，才能够体现出档案存在的作用，才能让档案管理人员体现出其自身工作的价值，
最终才能够让档案的广泛利用为社会接受。
在我国，虽然对档案利用工作的也有很多的关注。可是，在进行档案利用时，我国还是对档案的保密性进行了过分的强调，从而让我国档案利用的工作涂上了一层十分神秘的色彩。我国的各级档案部门也因此被戴上了保密重地的头衔。加之我国目前又处于社会主义发展的初级阶段，我国进行了高等教育的人数在全国总人口的总数中只占极小的比例。相对于西方发达国家而言，我国的国民整体素质还是处于较低的一个水平上。也正因此我国公民对于档案利用的社会化意识也十分的淡薄。自我国改革开放以来，随着我国社会的不断发展和进步，虽然以上的情况多有缓解，我国公民对于档案社会化的意识也在逐渐的加强，利用档案进行工作和学习的人次、卷数也不断在上升。可是，从我国社会普遍的大方向上看，我国公民对于档案的利用意识，在今后的很长一段时间还有待于提高。
二、中外档案利用服务对象不同
我国的国家管理机关目前是我国档案利用的主要用户，我国的各级档案馆也普遍的只对这些我国的党政机关敞开大门。直到我国进行改革开放之后，我国的各级档案馆才容许我国公民以个人身份到档案馆中进行档案的利用活动。
在西方发达国家中，虽然政府是档案利用的客户，但是各国的档案馆却是把国家公民的档案利用活动，作为其主要的服务对象。据统计，在美国的“国家档案馆”中每年至少要接待大约21.4950万人次的档案利用者，函查或电话查询的服务人次为51.7301万人次，为读者提供37.9131万件档案资料。
三、档案利用形式不同
在西方档案利用的形式可分成三种：其一，让潜在客户知道档案馆中所藏的档案信息以便于人们对档案馆中所藏档案进行利用。其主要的方式为散发传单、发行检索工具和公布科研信息以及举办大型的演讲、讨论会议等，从而激发国内个人用户对档案的兴趣，引导这些个人用户对所关心的档案进行了解和查询，最终扩大潜在的档案利用人群范围。例如美国的国家档案馆，就在正门的大厅中用专柜陈列《独立宣言》、《美国宪法》和《人权法案》这三部珍贵的经典历史文献。其二，在档案馆内为用户提供档案利用的服务，即为不同的用户在档案馆内提供不同的档案利用服务。其三，就是馆外档案利用方式。具体来讲，就是把档案制作成可发售的缩微胶卷等工具，让用户可以将其带出档案馆进行利用。
在我国档案部门的服务工作还处在发展时期，对个人档案利用的服务工作在我国档案管理部门中几乎是一片空白。即使有些地方已经开展了档案利用的服务工作，但是也只是在档案馆之内进行接待和咨询服务，无论在广度和深度上都不能同国外相比。因此，我国的档案部门一定要在今后的工作中加强这方面的改革和管理。
四、档案利用服务手段的差异
随着科技的发展，现代信息技术已经在西方国家的档案馆中进行了利用。美国在近几年中已有200多家档案馆引进了现代网络技术。利用这些现代化技术推广自己，吸引更多的档案利用人员来馆进行借阅等档案利用活动。如在2002年的6月，我国的“中国历史博物馆”就在美国的“国家档案馆”中复制1.1万多张“二战”时期有关于中国的航拍照片。
在我国，因为受到了经济、人才等诸多方面的影响，档案利用工作现代化的改革还处于试点探索的阶段。其具体的表现为：首先，盲目地添置档案管理设备，导致了一批计算机长期处在闲置的状态上；其次，有一些已经取得的科研成绩不能被广泛的推广和应用；最后，我国在对各级档案馆进行管理时宏观调控和技术指导不足，导致了我国各级档案馆不能很好地形成合力，从而使我国在今后很长的一段时期之内，进行档案利用工作时，还要靠手工操作来进行。
五、档案利用体制的不同
我国目前处在一个高度集中的档案管理体制当中。这种体制的好处就是可以让我国在档案利用的工作过程中保持一致，可以提前对档案利用工作的目标进行计划和监督。其缺点就是把这种体制修改成国家通用的有效方法的周期太长，在修改完成之前，我国各级地方档案管理部门出现各自为政的局势，从而使重复建设、浪费资源等问题凸显出来。
在西方发达国家，档案管理的体制呈现出即统一又相对独立的档案管理形式，在国外的中央与地方的各级档案管理部门进行分权、分责管理。美国联邦政府是由“国家档案与文件署”对国家的档案进行统一管理。可“国家档案与文件署”同各州自身的档案管理部门并无直接隶属关系。档案管理机构在一定的标准下，可以自由地去做它认为对自己有利的事。如计算机的档案管理系统。美国各州的档案机构，都是在“国家档案与文件署”颁布的各项国家档案行业标准之内，依据自身的实际情况，让软件开发公司专门进行研发。
六、档案文件解密的差异
对于档案文件的解密性原则在法国等西方国家很早就有了相应的制度，并对此进行了公布。在我国，档案的解密制度普遍为30年，特别是新中国成立之后的一段较长时期内，我国对档案的解密问题公布极少甚至是不公布。除此以外从解密后档案的利用活动上看，美国曾经出台了一个在版权方面的限制，可我国至今也没有出台这种制度。
七、利用档案史料进行学术研究的差异
在我国档案馆管理部门的内部都会有专门的档案编研组织，专门配备了档案的研究人员，同时由他们对档案进行编辑和出版，这是我国档案管理工作者的一个重要工作职责。而在外国，国家档案的管理人员只是负责对档案进行管理或是接待档案利用者的工作，并不专门配备档案编研人员，档案的管理人员也从来不把档案的编辑研究工作当成自己的一项工作任务。对于档案的编辑和研究工作大多是由档案利用者来进行公布的。
由于国情不同，各国对于档案的利用和管理工作也不尽相同。综上所述，在西方发达国家中，档案利用的服务中所包含的制度、措施、思想和观念都无疑对我国目前档案利用工作的改革，有极大的参考、借鉴价值，同时也给我国提高档案利用的服务水平提供了丰富的参考资料。
【参考文献】
[1]申玺朝．吴振泉．依法开展档案利用工作的问题与对策[J].北京档案，2004年03期．
[2]傅荣校．源于两种不同认识基础的理论——文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之一[N].中国人民大学复印报刊资料·档案学，2004. 08. 31.
[3]王雪萍．黄建锋．浅论数字档案信息资源整合共享[J].湖北档案，2008,
(11): 17－19.
[4]徐品坚．从中美档案开放利用的差异谈我国档案利用的改革[J].档案与建设，2005, (12).
[5]路凤英．中外档案理念比较研究[J].兰台世界，2006, (23).
[6]俞亚华．档案利用与基础工作刍议[J].浙江档案，2001, (04).
[7]张晓霞．张尚英．马三萍．中外档案开放与利用比较[J].档案，2001, (06).
中外档案利用比较分析
徐蔚
2012-11-13 9:46:57 来源：《北京档案》2011年11期
【英文标题】Comparative Analysis of Chinese and Foreign Archives Utilization
【作者简介】徐蔚，重庆交通大学（重庆400074）。
【内容提要】档案利用工作是当今各国档案部门存在以及发展的关键和基础，是档案管理工作中相当重要的一个环节。目前世界各国档案管理部门对档案利用方面的关注也基本一致，都对档案利用工作十分重视。
【关 键 词】中外档案/利用/比较
因为各国的历史、传统、民情、科技水平以及经济实力发展程度的不尽相同，目前世界各国对档案利用的工作也是有着千差万别。因此，本文对中外档案利用的差异进行了比较和分析，希望对我国今后的档案利用工作有所帮助。
一、中外在档案利用领域的差异
早在上世纪的五六十年代，国外就已经在“档案利用要服务于科学研究和经济建设”等方面进行了研究。所以如今在美国，人们利用档案来辅助自己工作的意识非常强烈。绝大多数的美国人认为，若是档案不能被人们广泛地利用，那么这些档案就没有了存在的意义和价值。因此，只有对档案进行广泛而大量的利用，才能够体现出档案存在的作用，才能让档案管理人员体现出其自身工作的价值，
最终才能够让档案的广泛利用为社会接受。
在我国，虽然对档案利用工作的也有很多的关注。可是，在进行档案利用时，我国还是对档案的保密性进行了过分的强调，从而让我国档案利用的工作涂上了一层十分神秘的色彩。我国的各级档案部门也因此被戴上了保密重地的头衔。加之我国目前又处于社会主义发展的初级阶段，我国进行了高等教育的人数在全国总人口的总数中只占极小的比例。相对于西方发达国家而言，我国的国民整体素质还是处于较低的一个水平上。也正因此我国公民对于档案利用的社会化意识也十分的淡薄。自我国改革开放以来，随着我国社会的不断发展和进步，虽然以上的情况多有缓解，我国公民对于档案社会化的意识也在逐渐的加强，利用档案进行工作和学习的人次、卷数也不断在上升。可是，从我国社会普遍的大方向上看，我国公民对于档案的利用意识，在今后的很长一段时间还有待于提高。
二、中外档案利用服务对象不同
我国的国家管理机关目前是我国档案利用的主要用户，我国的各级档案馆也普遍的只对这些我国的党政机关敞开大门。直到我国进行改革开放之后，我国的各级档案馆才容许我国公民以个人身份到档案馆中进行档案的利用活动。
在西方发达国家中，虽然政府是档案利用的客户，但是各国的档案馆却是把国家公民的档案利用活动，作为其主要的服务对象。据统计，在美国的“国家档案馆”中每年至少要接待大约21.4950万人次的档案利用者，函查或电话查询的服务人次为51.7301万人次，为读者提供37.9131万件档案资料。
三、档案利用形式不同
在西方档案利用的形式可分成三种：其一，让潜在客户知道档案馆中所藏的档案信息以便于人们对档案馆中所藏档案进行利用。其主要的方式为散发传单、发行检索工具和公布科研信息以及举办大型的演讲、讨论会议等，从而激发国内个人用户对档案的兴趣，引导这些个人用户对所关心的档案进行了解和查询，最终扩大潜在的档案利用人群范围。例如美国的国家档案馆，就在正门的大厅中用专柜陈列《独立宣言》、《美国宪法》和《人权法案》这三部珍贵的经典历史文献。其二，在档案馆内为用户提供档案利用的服务，即为不同的用户在档案馆内提供不同的档案利用服务。其三，就是馆外档案利用方式。具体来讲，就是把档案制作成可发售的缩微胶卷等工具，让用户可以将其带出档案馆进行利用。
在我国档案部门的服务工作还处在发展时期，对个人档案利用的服务工作在我国档案管理部门中几乎是一片空白。即使有些地方已经开展了档案利用的服务工作，但是也只是在档案馆之内进行接待和咨询服务，无论在广度和深度上都不能同国外相比。因此，我国的档案部门一定要在今后的工作中加强这方面的改革和管理。
四、档案利用服务手段的差异
随着科技的发展，现代信息技术已经在西方国家的档案馆中进行了利用。美国在近几年中已有200多家档案馆引进了现代网络技术。利用这些现代化技术推广自己，吸引更多的档案利用人员来馆进行借阅等档案利用活动。如在2002年的6月，我国的“中国历史博物馆”就在美国的“国家档案馆”中复制1.1万多张“二战”时期有关于中国的航拍照片。
在我国，因为受到了经济、人才等诸多方面的影响，档案利用工作现代化的改革还处于试点探索的阶段。其具体的表现为：首先，盲目地添置档案管理设备，导致了一批计算机长期处在闲置的状态上；其次，有一些已经取得的科研成绩不能被广泛的推广和应用；最后，我国在对各级档案馆进行管理时宏观调控和技术指导不足，导致了我国各级档案馆不能很好地形成合力，从而使我国在今后很长的一段时期之内，进行档案利用工作时，还要靠手工操作来进行。
五、档案利用体制的不同
我国目前处在一个高度集中的档案管理体制当中。这种体制的好处就是可以让我国在档案利用的工作过程中保持一致，可以提前对档案利用工作的目标进行计划和监督。其缺点就是把这种体制修改成国家通用的有效方法的周期太长，在修改完成之前，我国各级地方档案管理部门出现各自为政的局势，从而使重复建设、浪费资源等问题凸显出来。
在西方发达国家，档案管理的体制呈现出即统一又相对独立的档案管理形式，在国外的中央与地方的各级档案管理部门进行分权、分责管理。美国联邦政府是由“国家档案与文件署”对国家的档案进行统一管理。可“国家档案与文件署”同各州自身的档案管理部门并无直接隶属关系。档案管理机构在一定的标准下，可以自由地去做它认为对自己有利的事。如计算机的档案管理系统。美国各州的档案机构，都是在“国家档案与文件署”颁布的各项国家档案行业标准之内，依据自身的实际情况，让软件开发公司专门进行研发。
六、档案文件解密的差异
对于档案文件的解密性原则在法国等西方国家很早就有了相应的制度，并对此进行了公布。在我国，档案的解密制度普遍为30年，特别是新中国成立之后的一段较长时期内，我国对档案的解密问题公布极少甚至是不公布。除此以外从解密后档案的利用活动上看，美国曾经出台了一个在版权方面的限制，可我国至今也没有出台这种制度。
七、利用档案史料进行学术研究的差异
在我国档案馆管理部门的内部都会有专门的档案编研组织，专门配备了档案的研究人员，同时由他们对档案进行编辑和出版，这是我国档案管理工作者的一个重要工作职责。而在外国，国家档案的管理人员只是负责对档案进行管理或是接待档案利用者的工作，并不专门配备档案编研人员，档案的管理人员也从来不把档案的编辑研究工作当成自己的一项工作任务。对于档案的编辑和研究工作大多是由档案利用者来进行公布的。
由于国情不同，各国对于档案的利用和管理工作也不尽相同。综上所述，在西方发达国家中，档案利用的服务中所包含的制度、措施、思想和观念都无疑对我国目前档案利用工作的改革，有极大的参考、借鉴价值，同时也给我国提高档案利用的服务水平提供了丰富的参考资料。
【参考文献】
[1]申玺朝．吴振泉．依法开展档案利用工作的问题与对策[J].北京档案，2004年03期．
[2]傅荣校．源于两种不同认识基础的理论——文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之一[N].中国人民大学复印报刊资料·档案学，2004. 08. 31.
[3]王雪萍．黄建锋．浅论数字档案信息资源整合共享[J].湖北档案，2008,
(11): 17－19.
[4]徐品坚．从中美档案开放利用的差异谈我国档案利用的改革[J].档案与建设，2005, (12).
[5]路凤英．中外档案理念比较研究[J].兰台世界，2006, (23).
[6]俞亚华．档案利用与基础工作刍议[J].浙江档案，2001, (04).
[7]张晓霞．张尚英．马三萍．中外档案开放与利用比较[J].档案，2001, (06).