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在质管日常工作中，各类破损、损毁、过期失效、数量短少的处理比较头疼，因为具体情况复杂又牵扯到上下家，实物、票据、资金分别怎么处理才能符合GSP要求、公司资产管理规定、公司财务制度呢？本文试着归纳一下。
一、药品破损（实物仍在）
1、上游发货给你，到货后收货员发现。处理办法：拒收（拒收单/上家随货单上注明等均可），按实收数入库，上家发票由上家换票或红冲（具体咨询财务部），随货同行单上你注明了实收数的话，你的票货一致了，上家换票或红冲后，你的账务和发票与实物也一致了。
2、你销售给下家：
（1）在途破损，下家拒收。处理办法：
A、公司可以处理该货时（破损不严重，仅为外箱变形或盒子轻微变形的，，药品内在质量未受损。可退供方或可销给其他客户）
此类情况处理：按正常途径入库，收货时按零货验收合格（用周转箱装货，以排除外箱变形的验收结论问题），入零货位，按正常退货处理票、账、款。
B、公司无法处理该货时（严重破损或变形，会影响销售且无法退供方）处理办法：
a、公司与物流有协议，物流同意赔付。做退货单。验收时收为不合格品，入不合格品库，报损时，附物流公司赔付证据，财务进行账务处理。销毁时正常销毁流程。
b、物流公司不赔时。退货、按不合格品收货入不合格品库，正常报损销毁。然后，跟物流打官司或换物流公司（哈哈）
此情况下，可不用给下家换随货单，但如果发票已开具，需红冲或换发票。
（2）、下家收货，N天后反馈有破损，要求退货
A、坚持原则，不予退货，由下家自行按不合格品处理流程处理，下家自行承担损失
B、下家得罪不起：
a、退货，销售部门附情况说明及领导签字，破损轻微或可以处理的，按上面“一2（1）A”项方法处理。破损严重的收为不合格品，入不合格账，做报损销毁等（风险在于，接收了下家的不合格品，违反GSP）
b、退货。销售部门与客户沟通好，以滞销等业务名义退货，收为合格品。然后！！！以养护中发现破损为由，经质量确认，移入不合格，按不合格品处理后续（风险在于，规避了不能接收下家不合格品的政策风险，但是属于作假，小心00402双星（哈哈）
上面这两种都有风险，原因就在于，本该在下家处理的不合格，由于其上帝模式，导致你怎么做都违规。个人建议按a处理，至少你的环节是真实的，风险小些）。这两种情况，都不需换随货单，但如已开发票，需红冲或换票。
关于物流赔付的问题，有些物流公司赔偿的前提是他要破损的实物。由于担心会流入非法渠道，一般情况下不要答应他。并且在签订协议时，关于赔付条款最好就先约定好这一条。如果物流说破损实物不给就不赔的话，那灵活处理吧（一种办法是让物流出具损毁证明，实物自然可以给他，你司按下面“二2”条处理办法处理账务即可。当然实物给他前，可以先泼点水啊，墨汁啊，再踩几脚啊，反正让它没了流入非法渠道的价值即可，嘿嘿）
3、在库破损：因保管收发货或平时翻垛时不小心导致在库破损的，由保管员联系养护员，养护员向质管部反馈，确认为不合格品的，移入不合格品库，作报损销毁处理。
二、药品损毁（在途被盗、坠崖、失火、交通事故等导致实物不在）
1、上家发货给你时。实际到货多少就收多少，损毁部分拒收即可，上家可不给你换随货单，但如已开发票需红冲或换票。
2、你销给下家时运输在途损毁。
下家直接拒收，你不用给下家换随货单，但已开发票的需换票或红冲
由物流公司出证明：货品损毁（失火的有消防证明，被盗的有报警证明，交通事故的有事故证明等等证明材料或事故现场照片），并赔钱（或不赔钱，哈哈），销售部写情况说明，附物流证明，做退货，收货验收时根据情况说明做无货入库，验收结论不合格，入不合格库，不合格品库管理员保留该情况说明及证据的复印件，报损销毁时，附情况说明及证明。财务处理账务保留情况说明及证明的原件。（其实这些处理都是无货状态下对账务和流程的处理而已，所以情况说明和证明材料很重要，各审批环节都要能看见这个情况说明和证明材料）
3、下家收货N天后说药品损毁。这不瞎扯嘛，管它上帝还是天王老子，不可能认可，这都认了那不乱套了么！哈哈
4、在库损毁的：不可能，除非内贼偷货，嘿嘿。
三、过期药品的退货处理
（一）根据GSP，过期药品属于劣药，应在发生环节进行处理。也即是说，你在库发生的过期失效。请你自己通过养护申报，质管审批，移入不合格区，按报损销毁流程走。在你的客户库内过期的，也应由客户自己这样处理。
1、所以，日常工作中，要经常提醒销售人员。与客户沟通时，关注客户库存效期，一定要在失效前退回你司，你司才好处理。
2、如果碰到失效了要强制退回你司的上帝模式客户（必须退，不退反正把退单打了，应付款给你减了，这种不要face的客户多为医院）那你就杯具了。
唯一的处理办法时，由销售部写好情况说明（控诉客户的霸道和不要face）然后做退单，收为不合格品，你司报损销毁。
如果你的系统不支持失效产品做退单和验收，那你只有手工处理各环节，写好情况说明，财务上最后凭手工处理流程签字处理客户的应收款。
3、还有一种极品的罕见的奇葩的情形：客户打退单时临近过期，但未过期。但由于运输原因，在途时过期失效。怎么破？
这种情况，客户是合规退货，你不能拒收！只能由你公司销售部和储运部写情况说明，说清楚原因。然后。退货，按不合格品验收，入不合格品库，做报损销毁处理。与客户的发票进行红冲，应收款自动扣减了。
但是碰到失效品无法做退单的系统 ，那就只能各环节手工处理，最终将签满字的情况说明和处理结果交财务部，财务部据此红冲发票、减客户应收款。
三、短少问题
（一）原箱短少：根据验收抽样原则，存在着原箱短少药品“合法”进入你司仓库的情形。一般开箱时才会发现。
1、你发现上家给你的货有原箱短少：这种情况，请立即拍照，并把箱内合格证也拍下来，写好情况说明，让采购部与供方（厂方）协调。一般通过无货退单进行处理。（因为根据药品追溯规定，不能由供方或厂家没有票据和单据的情况下直接补货给你）
2、你客户告知你他发现原箱短少。
要求客户提供照片、情况说明等证据，让采购与你的供方或厂家联系。你的销售做好情况说明附上客户的证据材料，系统内做退单。验收员凭情况说明和证据做无货验收，入不合格库的账，按上面我说过的无实物报损销毁处理。
（二）、非原箱短少，而是零货短少。这种处理有点不好办，因为证据不足。一般你的上家不得理你。你也不用理你下家说的零货短少。如果要行使上帝模式的客户。你一样要求照片和证据，按上面“三（一）2”项的办法处理。
（三）在库短少：一般是由于发错货或被盗的，通过盘点发现，通过盘亏处理账务。
以上各项情形处理后要注意，如果发生得较多，应在当年风险评估时予以评估，制订预防纠正措施，并严格执行各项措施，直至风险发生率降至可接受水平。
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在质管日常工作中，各类破损、损毁、过期失效、数量短少的处理比较头疼，因为具体情况复杂又牵扯到上下家，实物、票据、资金分别怎么处理才能符合GSP要求、公司资产管理规定、公司财务制度呢？本文试着归纳一下。
一、药品破损（实物仍在）
1、上游发货给你，到货后收货员发现。处理办法：拒收（拒收单/上家随货单上注明等均可），按实收数入库，上家发票由上家换票或红冲（具体咨询财务部），随货同行单上你注明了实收数的话，你的票货一致了，上家换票或红冲后，你的账务和发票与实物也一致了。
2、你销售给下家：
（1）在途破损，下家拒收。处理办法：
A、公司可以处理该货时（破损不严重，仅为外箱变形或盒子轻微变形的，，药品内在质量未受损。可退供方或可销给其他客户）
此类情况处理：按正常途径入库，收货时按零货验收合格（用周转箱装货，以排除外箱变形的验收结论问题），入零货位，按正常退货处理票、账、款。
B、公司无法处理该货时（严重破损或变形，会影响销售且无法退供方）处理办法：
a、公司与物流有协议，物流同意赔付。做退货单。验收时收为不合格品，入不合格品库，报损时，附物流公司赔付证据，财务进行账务处理。销毁时正常销毁流程。
b、物流公司不赔时。退货、按不合格品收货入不合格品库，正常报损销毁。然后，跟物流打官司或换物流公司（哈哈）
此情况下，可不用给下家换随货单，但如果发票已开具，需红冲或换发票。
（2）、下家收货，N天后反馈有破损，要求退货
A、坚持原则，不予退货，由下家自行按不合格品处理流程处理，下家自行承担损失
B、下家得罪不起：
a、退货，销售部门附情况说明及领导签字，破损轻微或可以处理的，按上面“一2（1）A”项方法处理。破损严重的收为不合格品，入不合格账，做报损销毁等（风险在于，接收了下家的不合格品，违反GSP）
b、退货。销售部门与客户沟通好，以滞销等业务名义退货，收为合格品。然后！！！以养护中发现破损为由，经质量确认，移入不合格，按不合格品处理后续（风险在于，规避了不能接收下家不合格品的政策风险，但是属于作假，小心00402双星（哈哈）
上面这两种都有风险，原因就在于，本该在下家处理的不合格，由于其上帝模式，导致你怎么做都违规。个人建议按a处理，至少你的环节是真实的，风险小些）。这两种情况，都不需换随货单，但如已开发票，需红冲或换票。
关于物流赔付的问题，有些物流公司赔偿的前提是他要破损的实物。由于担心会流入非法渠道，一般情况下不要答应他。并且在签订协议时，关于赔付条款最好就先约定好这一条。如果物流说破损实物不给就不赔的话，那灵活处理吧（一种办法是让物流出具损毁证明，实物自然可以给他，你司按下面“二2”条处理办法处理账务即可。当然实物给他前，可以先泼点水啊，墨汁啊，再踩几脚啊，反正让它没了流入非法渠道的价值即可，嘿嘿）
3、在库破损：因保管收发货或平时翻垛时不小心导致在库破损的，由保管员联系养护员，养护员向质管部反馈，确认为不合格品的，移入不合格品库，作报损销毁处理。
二、药品损毁（在途被盗、坠崖、失火、交通事故等导致实物不在）
1、上家发货给你时。实际到货多少就收多少，损毁部分拒收即可，上家可不给你换随货单，但如已开发票需红冲或换票。
2、你销给下家时运输在途损毁。
下家直接拒收，你不用给下家换随货单，但已开发票的需换票或红冲
由物流公司出证明：货品损毁（失火的有消防证明，被盗的有报警证明，交通事故的有事故证明等等证明材料或事故现场照片），并赔钱（或不赔钱，哈哈），销售部写情况说明，附物流证明，做退货，收货验收时根据情况说明做无货入库，验收结论不合格，入不合格库，不合格品库管理员保留该情况说明及证据的复印件，报损销毁时，附情况说明及证明。财务处理账务保留情况说明及证明的原件。（其实这些处理都是无货状态下对账务和流程的处理而已，所以情况说明和证明材料很重要，各审批环节都要能看见这个情况说明和证明材料）
3、下家收货N天后说药品损毁。这不瞎扯嘛，管它上帝还是天王老子，不可能认可，这都认了那不乱套了么！哈哈
4、在库损毁的：不可能，除非内贼偷货，嘿嘿。
三、过期药品的退货处理
（一）根据GSP，过期药品属于劣药，应在发生环节进行处理。也即是说，你在库发生的过期失效。请你自己通过养护申报，质管审批，移入不合格区，按报损销毁流程走。在你的客户库内过期的，也应由客户自己这样处理。
1、所以，日常工作中，要经常提醒销售人员。与客户沟通时，关注客户库存效期，一定要在失效前退回你司，你司才好处理。
2、如果碰到失效了要强制退回你司的上帝模式客户（必须退，不退反正把退单打了，应付款给你减了，这种不要face的客户多为医院）那你就杯具了。
唯一的处理办法时，由销售部写好情况说明（控诉客户的霸道和不要face）然后做退单，收为不合格品，你司报损销毁。
如果你的系统不支持失效产品做退单和验收，那你只有手工处理各环节，写好情况说明，财务上最后凭手工处理流程签字处理客户的应收款。
3、还有一种极品的罕见的奇葩的情形：客户打退单时临近过期，但未过期。但由于运输原因，在途时过期失效。怎么破？
这种情况，客户是合规退货，你不能拒收！只能由你公司销售部和储运部写情况说明，说清楚原因。然后。退货，按不合格品验收，入不合格品库，做报损销毁处理。与客户的发票进行红冲，应收款自动扣减了。
但是碰到失效品无法做退单的系统 ，那就只能各环节手工处理，最终将签满字的情况说明和处理结果交财务部，财务部据此红冲发票、减客户应收款。
三、短少问题
（一）原箱短少：根据验收抽样原则，存在着原箱短少药品“合法”进入你司仓库的情形。一般开箱时才会发现。
1、你发现上家给你的货有原箱短少：这种情况，请立即拍照，并把箱内合格证也拍下来，写好情况说明，让采购部与供方（厂方）协调。一般通过无货退单进行处理。（因为根据药品追溯规定，不能由供方或厂家没有票据和单据的情况下直接补货给你）
2、你客户告知你他发现原箱短少。
要求客户提供照片、情况说明等证据，让采购与你的供方或厂家联系。你的销售做好情况说明附上客户的证据材料，系统内做退单。验收员凭情况说明和证据做无货验收，入不合格库的账，按上面我说过的无实物报损销毁处理。
（二）、非原箱短少，而是零货短少。这种处理有点不好办，因为证据不足。一般你的上家不得理你。你也不用理你下家说的零货短少。如果要行使上帝模式的客户。你一样要求照片和证据，按上面“三（一）2”项的办法处理。
（三）在库短少：一般是由于发错货或被盗的，通过盘点发现，通过盘亏处理账务。
以上各项情形处理后要注意，如果发生得较多，应在当年风险评估时予以评估，制订预防纠正措施，并严格执行各项措施，直至风险发生率降至可接受水平。