电子文件管理办法（计算机文档管理办法）
4.4 电子文件的管理
4.4.1电子文件的管理不能违背质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等控制程序的规定，编制必须以扩展名为.txt、.doc、.xls、.eml、.dwg文件方式进行编写。
4.4.2电子文件的发放采用局域网邮件进行发放，审核、审批处加盖受权为专用电子印章或电子签名后方可有效。具体流程见附件。
4.4.3各单位收到电子文件后，必须进行文件回复以确保你单位正常收到电子文件。
4.4.4作好电子文件收发登记工作，发放文件有专用文件夹，接收文件有专用文件夹，作废文件由使用者按时删除。
4.4.5电子文件不允许自行进行更改，必须由编制单位提请《文件更改申请单》报综合办公室审核、管理者代表批准后，由综合办公室进行整体更改。
4.4.6电子文件有效性由文件发放部门对文件的有效性进行检查，并添写《电子文件有效性检查记录》。
4.4.7由发文单位负责把回复存到专用文件夹中，做为收发文登记。
4.4.8上级部门邮件的处理方式，当收到上级部门发来的邮件时由综合办公室网关计算机负责转发给相关部门，相关部门要对文件的有效性进行反馈，最后按文件要求发回上级部门。
4.4.9对于标准、顾客图样和技术条件等外来文件和资料必须在5个工作日内进行评审和转化，并填写《外来文件和资料评审表》。
4.5局域网质量体系文件的控制
4.5.1电子文件不违背《质量体系文件和资料控制程序》、《质量记录控制程序》要求，以“电子文件为主、纸质文件为辅”的原则。
4.5.2 质量体系文件和资料、质量记录样式均以质量检验科计算机中《网上邻居－正式版QMS文件》为有效受控版本，其他部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本，不得在体系运行中使用。如需要，必须经综合办确认同意，管理者代表批准，印制纸质文件，并加盖受控印章后下发到使用部门和人员。
4.5.3 计算机中与质量管理体系相关的所有文件夹和文件名称的命名应采用实名、全称或简称的方式，避免采用数字、字母代号和个性化的名称；以防止文件和资料的混乱、丢失和无意中删除。
4.5.4 对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料，必须进行文档加密和标识。
4.5.5 对于重要文件和资料必须设置为“只读”属性，以避免无意中被修改。
4.6计算机网络安全
4.6.1每台计算机必须安装瑞星2002、金山毒霸、KV3000等正版杀毒软件；并定期进行查毒和杀毒，需要时，由综合办微机维护技术员进行。
4.6.2 对一些保密的电子文件要进行加密处理，可使用Office2000文件加密工具或者其他Windows98操作系统下的文件加密工具。
4.7 电子文件的备份
电子文件管理办法（计算机文档管理办法）
4.4 电子文件的管理
4.4.1电子文件的管理不能违背质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等控制程序的规定，编制必须以扩展名为.txt、.doc、.xls、.eml、.dwg文件方式进行编写。
4.4.2电子文件的发放采用局域网邮件进行发放，审核、审批处加盖受权为专用电子印章或电子签名后方可有效。具体流程见附件。
4.4.3各单位收到电子文件后，必须进行文件回复以确保你单位正常收到电子文件。
4.4.4作好电子文件收发登记工作，发放文件有专用文件夹，接收文件有专用文件夹，作废文件由使用者按时删除。
4.4.5电子文件不允许自行进行更改，必须由编制单位提请《文件更改申请单》报综合办公室审核、管理者代表批准后，由综合办公室进行整体更改。
4.4.6电子文件有效性由文件发放部门对文件的有效性进行检查，并添写《电子文件有效性检查记录》。
4.4.7由发文单位负责把回复存到专用文件夹中，做为收发文登记。
4.4.8上级部门邮件的处理方式，当收到上级部门发来的邮件时由综合办公室网关计算机负责转发给相关部门，相关部门要对文件的有效性进行反馈，最后按文件要求发回上级部门。
4.4.9对于标准、顾客图样和技术条件等外来文件和资料必须在5个工作日内进行评审和转化，并填写《外来文件和资料评审表》。
4.5局域网质量体系文件的控制
4.5.1电子文件不违背《质量体系文件和资料控制程序》、《质量记录控制程序》要求，以“电子文件为主、纸质文件为辅”的原则。
4.5.2 质量体系文件和资料、质量记录样式均以质量检验科计算机中《网上邻居－正式版QMS文件》为有效受控版本，其他部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本，不得在体系运行中使用。如需要，必须经综合办确认同意，管理者代表批准，印制纸质文件，并加盖受控印章后下发到使用部门和人员。
4.5.3 计算机中与质量管理体系相关的所有文件夹和文件名称的命名应采用实名、全称或简称的方式，避免采用数字、字母代号和个性化的名称；以防止文件和资料的混乱、丢失和无意中删除。
4.5.4 对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料，必须进行文档加密和标识。
4.5.5 对于重要文件和资料必须设置为“只读”属性，以避免无意中被修改。
4.6计算机网络安全
4.6.1每台计算机必须安装瑞星2002、金山毒霸、KV3000等正版杀毒软件；并定期进行查毒和杀毒，需要时，由综合办微机维护技术员进行。
4.6.2 对一些保密的电子文件要进行加密处理，可使用Office2000文件加密工具或者其他Windows98操作系统下的文件加密工具。
4.7 电子文件的备份