会展 接待方案
2011年02月
一、 时间、地点
时 间:2011年2月20日(周日) 16:00 地 点:北京中心 二、 参会人员名单
三、 会议日程
四、 会议、接待流程 1. 文字材料准备: a) 汇报材料准备: i. 工作报告() ii. 中心报告()
b) 报告制作、审核及提前上交 i. 根据会议需求确定文件内容() ii. 审核会议材料()
iii. 会议开始前,将终稿报告交给办公室负责播放的同事,放入
屏幕播放电脑,保证播放正常()
2. 领导邀请
a) 科委领导邀请:委办沟通确认参会人员名单后邀请 b) 其他委办局领导:委办拟函确认人员名单后邀请 3. 会场布置 a) 背板设置:
i. 确认会议是否需要背板,根据会议要求联系背板制作 ii. 本次活动用G20背景墙设置背板
b) 桌椅摆放:(详见六、座位摆放图)
i. 确定参会领导人数,根据主席台就坐情况,制定摆放方式(课
桌式、U型桌等)() ii. 桌椅摆放、桌围放置()
iii. 摆放桌椅过程中还需落实如下项目:讲台、绿植、背板等项
目() c) 桌面布置:
i. 请放置如下物品:桌签、铅笔、中心稿纸、茶杯/矿泉水() d) 音响设备:
i. 布线:根据所有会场设置及人员情况,分配布线方案—() ii. 调试:()
1. 会议接到通知后,调试所有设备是否有损毁,如有损毁及时更换
2. 会议开始前2-3小时,确定会场内所有音响设备完好,电源充足,可以使用;如有问题采取备用方案 3. 备用方案:调试中,要确定1-2个移动话筒,并调试可使用,用于临时发言人或应急使用
4. 会中操持:
a) 嘉宾行车指引:
i. 确定嘉宾名单,根据人员情况发送当日停车证(邮件/邮寄)
()
ii. 如有重要领导,需要在重要路口位置及门口进行引领工作,
并制作相关水牌或指示牌();引领指示牌制作(); iii. 嘉宾至会场门口,如需要中心领导接待,提前需要西门接应
同事告知位置,及时联系领导迎接() b) 嘉宾欢迎: i. 院内升国旗()
ii. 在前台接待处需要配合欢迎词 ()
具体内容请参考:欢迎文字内容可为:“欢迎****视察中心”、“欢迎****莅临中心”、“欢迎****、****、****莅临中心”、“欢迎****莅临中心”) c) 嘉宾签到:
i. 本次不设签到台,中心领导在门厅等候嘉宾到场,并引领至
嘉宾休息室(国际合作会议室)()
ii. 嘉宾签到室请布置如下物品:茶杯、热水壶、水果等 () d) 会议开始:
i. 召集中心员工落座()
ii. 请嘉宾休息室嘉宾落座() iii. 请市长落座() iv. 会议期间茶水补水() e) 会议PPT播放
i. 确保LED屏幕工作正常() ii. 会议开始前播放过场PPT()
iii. 提前收集PPT放入播放电脑中,并调试电脑播放正常
()
iv. 报告期间PPT播放() f) 会议期间音响、麦克
i. 配备一名音响调试人员()
ii. 在参会人员发言期间或应急情况发生时,需要配备一名传递
话筒人员()
iii. 负责会议期间调节演讲位置麦克高度() g) 会议期间录音、速记
i. 录音笔:提前放置,位置在音响附近即可() ii. 音响设备自带录音,调试是否可用()
iii. 速记:本次会议不单请速记,采用录音听写速记()
h) 会议期间摄影、摄像:
i. 人员需于两小时前抵达会场布置设备,提前确定到场情况() ii. 摄像需固定位置/流动摄像,将整体摄像思路进行提前沟通() iii. 会议期间摄影需提前沟通要求,明确希望要的图片内容及效
果() i) ****寄语
i. 内容确定:“促成长、共跨越”——文字内容落实人:设施确定:
签字笔,签到薄() ii. 引领签字并题字() j) 合影-地点:中心正门前台阶
a) 位置安排(详见七、照相位置图)()
b) 摄影师安排:与会议摄影公用;但是要求多带设备,补光和照明设备都需要备齐()
c) 座位摆放安排:提前将领导照相座位安排在休息室,并贴好桌签;正门需全面四扇门全开()
d) 会议结束后,应立刻召集大家在门前等候照相,并留出领导出门位置() 5. 晚餐安排
形式:桌餐
a) 预定、点菜、酒水( ) b) 办公室2人提前到餐厅() c) 一辆车先期引导,保证路面畅通()
d) 与领导合影完毕后,请市领导、科委领导、经信委领导乘坐考斯特就餐()
e) 中心人员请乘坐292车,至楼兰酒店()
f) 292引领考斯特车至南门(或经由中轴路)停车位处; g) 领导下车,步行至酒店;——酒店门口接待引领领导入包间负责人()
h) 其他就餐人员,自驾车跟随130车统一至南门停车场,步行至酒店;——司机:;配合引其他就餐人员负责人() i) 座位示意图(见八、晚餐座位图)()
j) 座位排序:三桌,A为主桌,BC为副桌,人员名单见(六、晚餐排序);桌签打印及摆放
k) 晚餐期间照相:确定是否需要晚餐照相,适当保留有价值照片() l) 随从人员就餐:领导司机在大厅中就餐,并同时完成司机费结算过程(司机费用申请请提前至周五完成)()
6. 会后
a) 撤场:照相后,全体男同事留下,整理会场() b) 总结:战略研究部于周一中午前完成动态并报送
五、 行车路线图 1、 入中心行车路线
六、 会议座位图
七、 照相站位图(从左至右)
五排(13):
四排(12):
三排(12):
二排(13):
一排:
八、 晚餐座位图
时间:17:30-19:30
地点:****酒店 万紫千红房间
(顺时针排序)
A
B
C
九、 接待要求
1 、员工
①衣着整洁,仪表大方,正式员工需佩戴工作证。
②会议开始后关闭随身携带的有声设备,如手机等(或震动状态)。 ③讲者发言结束时,鼓掌致意。
2、办公环境要求
①个人办工作桌及地方要整洁不凌乱。
②各部门会议室物品摆放整齐。
会展 接待方案
2011年02月
一、 时间、地点
时 间:2011年2月20日(周日) 16:00 地 点:北京中心 二、 参会人员名单
三、 会议日程
四、 会议、接待流程 1. 文字材料准备: a) 汇报材料准备: i. 工作报告() ii. 中心报告()
b) 报告制作、审核及提前上交 i. 根据会议需求确定文件内容() ii. 审核会议材料()
iii. 会议开始前,将终稿报告交给办公室负责播放的同事,放入
屏幕播放电脑,保证播放正常()
2. 领导邀请
a) 科委领导邀请:委办沟通确认参会人员名单后邀请 b) 其他委办局领导:委办拟函确认人员名单后邀请 3. 会场布置 a) 背板设置:
i. 确认会议是否需要背板,根据会议要求联系背板制作 ii. 本次活动用G20背景墙设置背板
b) 桌椅摆放:(详见六、座位摆放图)
i. 确定参会领导人数,根据主席台就坐情况,制定摆放方式(课
桌式、U型桌等)() ii. 桌椅摆放、桌围放置()
iii. 摆放桌椅过程中还需落实如下项目:讲台、绿植、背板等项
目() c) 桌面布置:
i. 请放置如下物品:桌签、铅笔、中心稿纸、茶杯/矿泉水() d) 音响设备:
i. 布线:根据所有会场设置及人员情况,分配布线方案—() ii. 调试:()
1. 会议接到通知后,调试所有设备是否有损毁,如有损毁及时更换
2. 会议开始前2-3小时,确定会场内所有音响设备完好,电源充足,可以使用;如有问题采取备用方案 3. 备用方案:调试中,要确定1-2个移动话筒,并调试可使用,用于临时发言人或应急使用
4. 会中操持:
a) 嘉宾行车指引:
i. 确定嘉宾名单,根据人员情况发送当日停车证(邮件/邮寄)
()
ii. 如有重要领导,需要在重要路口位置及门口进行引领工作,
并制作相关水牌或指示牌();引领指示牌制作(); iii. 嘉宾至会场门口,如需要中心领导接待,提前需要西门接应
同事告知位置,及时联系领导迎接() b) 嘉宾欢迎: i. 院内升国旗()
ii. 在前台接待处需要配合欢迎词 ()
具体内容请参考:欢迎文字内容可为:“欢迎****视察中心”、“欢迎****莅临中心”、“欢迎****、****、****莅临中心”、“欢迎****莅临中心”) c) 嘉宾签到:
i. 本次不设签到台,中心领导在门厅等候嘉宾到场,并引领至
嘉宾休息室(国际合作会议室)()
ii. 嘉宾签到室请布置如下物品:茶杯、热水壶、水果等 () d) 会议开始:
i. 召集中心员工落座()
ii. 请嘉宾休息室嘉宾落座() iii. 请市长落座() iv. 会议期间茶水补水() e) 会议PPT播放
i. 确保LED屏幕工作正常() ii. 会议开始前播放过场PPT()
iii. 提前收集PPT放入播放电脑中,并调试电脑播放正常
()
iv. 报告期间PPT播放() f) 会议期间音响、麦克
i. 配备一名音响调试人员()
ii. 在参会人员发言期间或应急情况发生时,需要配备一名传递
话筒人员()
iii. 负责会议期间调节演讲位置麦克高度() g) 会议期间录音、速记
i. 录音笔:提前放置,位置在音响附近即可() ii. 音响设备自带录音,调试是否可用()
iii. 速记:本次会议不单请速记,采用录音听写速记()
h) 会议期间摄影、摄像:
i. 人员需于两小时前抵达会场布置设备,提前确定到场情况() ii. 摄像需固定位置/流动摄像,将整体摄像思路进行提前沟通() iii. 会议期间摄影需提前沟通要求,明确希望要的图片内容及效
果() i) ****寄语
i. 内容确定:“促成长、共跨越”——文字内容落实人:设施确定:
签字笔,签到薄() ii. 引领签字并题字() j) 合影-地点:中心正门前台阶
a) 位置安排(详见七、照相位置图)()
b) 摄影师安排:与会议摄影公用;但是要求多带设备,补光和照明设备都需要备齐()
c) 座位摆放安排:提前将领导照相座位安排在休息室,并贴好桌签;正门需全面四扇门全开()
d) 会议结束后,应立刻召集大家在门前等候照相,并留出领导出门位置() 5. 晚餐安排
形式:桌餐
a) 预定、点菜、酒水( ) b) 办公室2人提前到餐厅() c) 一辆车先期引导,保证路面畅通()
d) 与领导合影完毕后,请市领导、科委领导、经信委领导乘坐考斯特就餐()
e) 中心人员请乘坐292车,至楼兰酒店()
f) 292引领考斯特车至南门(或经由中轴路)停车位处; g) 领导下车,步行至酒店;——酒店门口接待引领领导入包间负责人()
h) 其他就餐人员,自驾车跟随130车统一至南门停车场,步行至酒店;——司机:;配合引其他就餐人员负责人() i) 座位示意图(见八、晚餐座位图)()
j) 座位排序:三桌,A为主桌,BC为副桌,人员名单见(六、晚餐排序);桌签打印及摆放
k) 晚餐期间照相:确定是否需要晚餐照相,适当保留有价值照片() l) 随从人员就餐:领导司机在大厅中就餐,并同时完成司机费结算过程(司机费用申请请提前至周五完成)()
6. 会后
a) 撤场:照相后,全体男同事留下,整理会场() b) 总结:战略研究部于周一中午前完成动态并报送
五、 行车路线图 1、 入中心行车路线
六、 会议座位图
七、 照相站位图(从左至右)
五排(13):
四排(12):
三排(12):
二排(13):
一排:
八、 晚餐座位图
时间:17:30-19:30
地点:****酒店 万紫千红房间
(顺时针排序)
A
B
C
九、 接待要求
1 、员工
①衣着整洁,仪表大方,正式员工需佩戴工作证。
②会议开始后关闭随身携带的有声设备,如手机等(或震动状态)。 ③讲者发言结束时,鼓掌致意。
2、办公环境要求
①个人办工作桌及地方要整洁不凌乱。
②各部门会议室物品摆放整齐。