档案收集与整理

档案收集与整理

xxxxxxxx

内 容

 一、档案工作重要性  二、贯彻落实8号令  三、文件材料收集与整理

一、 档案工作重要性

 人类历史空间相连，时间相续，成为不可分割的时空统一体。  维系这个时空统一体的事物，就是档案。  档案无处不在。

结绳记事--甲骨金石--简牍缣帛--铁券金册--纸墨文书--音像制品--电子文件 （档案走过的历程）

档案的概念

本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织、以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形成的历史记录。（《档案法》第二条）  档案 archives：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。（档案工作基本术语DA/T1-2000 ）



档案的特点

 具有如下特点：

（1）原始性---本质属性

（2）真实性 （3）有效性 （4）多样性

甲骨档案  石刻档案  简牍档案  羊皮档案  纸质档案  声像档案  实物档案  电子档案



档案的作用

记录作用：好记性不如烂笔头。 ----存史  凭证作用：口说无凭，立字为证。----维权  参考作用：前事不忘，后事之师。----资政  教育作用：以史为鉴，以史育人。----育人



 李瑞环为中央档案馆四十周年庆题词：对历史负责、为现实

服务、替未来着想。

 胡锦涛：借助档案，我们可以更好地了解历史，把握现在，预见未来。

 习近平：经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，离不开档案与档案工作。

二、贯彻落实8号令

贯彻落实《规定》的意义

 2006年12月18日，国家档案局发布了第8号令《机关文件材料

归档范围和文书档案保管期限规定》，这是近年来国家档案局发布的有关机关档案工作的一个重要业务文件。认真贯彻

实施《规定》，对于正确界定机关文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保国家档案资源的齐全完整，具有重要意义。

解决三个关键性问题

 （一）明确归档范围

一是要克服重“红头文件”轻“非红头文件”的观念。 二是要以《规定》为约束，解决文件材料完整归档的问题。  （二）把握归档重点

一为反映单位主要历史面貌的文件材料。

二为反映单位行政管理、行政执法活动的重要文件材料。 三为反映单位主要职能活动的重要文件材料。 四为反映单位人事活动的文件材料。  （三）合理确定保管期限 1、先分永久与定期 2、再分30年与10年

在制订《规定》时应注意的几个问题

 （一）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的关系问

题

 （二）《规定》中没有列举到的怎么办？  （三）如何把握重要的和一般的？

各单位制订《规定》的方法

 一要深入实际，调查研究

 二要以我为主，体现特色；以人为本，覆盖民生  三要反复论证，保证质量  四要分清责任，严格把关

具体工作步骤

（一）成立本单位编制工作小组，召开第一次会议 （二）调查摸底

（三）形成“讨论稿”

（四）召开编制工作小组第二次会议 （五）检验 （六）报批

三、文件材料的收集与整理

档案收集工作

（一）单位档案室的收集定义

 档案室接收本单位需要归档的文件材料。

 文件材料，经系统整理后，移交给单位档案室集中统一管理。 （二）收集工作的要求

 科学组织、信息完整、结构优化、标准控制。 （三）收集工作的依据

建立单位归档制度。 包括：归档范围 归档时间 归档要求

文件材料的归档范围

 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》  《企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》



文件材料的归档范围  1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；  2、本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

 3、本单位需要贯彻执行上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；



4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

文件材料的不归档范围  1、上级机关的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；  2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

归档时间

 按年度归档：适合于文书档案、会计档案、业务档案等  按活动结束时间归档：适合于基建档案、设备档案、会议文

件、专项检查等

 按工作阶段归档：适合于基建档案、科研档案等

 随时归档：适合于文书档案、照片档案、声像档案、电子文件、实物档案等

（四）如何做好单位档案室的收集工作  1、加强对归档制度的宣传  2、对文件形成的超前控制

 3、对文件积累、归档的监督和指导  4、全面检查归档的质量  5、加强平时收集工作

•文件材料整理



含义：就是将处于零乱的和需要进一步条理化的文件材料，进行基本分类、组合、排列和编目，使之系统化的过程。

整理方法

 1、传统整理方法——立卷  2、新的整理方法——组件



文件材料整理程序

从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或组件）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

 区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。

 全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。



综合档案室（按门类分类）

文书档案、科技档案、财会档案、业务档案、特种载体档案

综合档案室（按职能分类1）

行政管理类、党群管理类、人事教育类、业务类、基本建设类、科研类、设备类、会计类、人事档案类、特种载体类

综合档案室（按职能分类2）

行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术管理类、产

品类、科研类、设备类、会计类、基本建设类、干部职工类、特种载体类

文件材料整理程序

装订：将归档文件以件为保管单位进行固定。

 分类：将每份归档文件按年度、保管期限、组织机构或问题等分类方法进行分类。

 排列：按事由原则系统排列。

 编号：编写件号以固定每份归档文件序列。  编目：编制归档文件目录。

 装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等



整理原则

 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系  区分文件不同价值  便于保管和利用

新的整理方法——按件整理

《归档文件整理规则》  2000年12月6日颁布实施，它是在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于传统立卷方法的文件级整理方法。《规则》的制订，弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。



(一) 基本概念

 归档文件

立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案

保存的各种纸质文件材料。  归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

 件——归档文件的整理单位。  一般以每份文件为一件；  文件正本与定稿为一件；  正文与附件为一件；

 正文与文件处理单等为一件；  原件与复制件为一件；  转发文与被转发文为一件；

 报表、名册、图册等一册（本）为一件；  来文与复文可各为一件。

(二) 归档文件的装订

1、归档文件的修整 包括：

 对破损文件进行修裱；

 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；  去除文件上易锈蚀的金属物；  对过大的文件进行折叠。 2、归档文件应按“件”装订  “件”内排序  对齐方式  装订方式

 “件”内排序

 正本在前，定稿在后；  正文在前，附件在后；  原件在前，复制件在后；

 转发件在前，被转发件在后；  复文在前，来文在后；

 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

 对齐方式

 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅

利用。

 采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。  采用左侧装订的，应将左、下侧对齐

 装订方式和用品：常用的有三种

 线装：缝纫机轧线、三孔一线  粘接式：包角

 变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹

选择原则：符合档案保护要求，降低成本、简便易行

(三) 归档文件的分类

 分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。  分类方案： v v

年度—机构（问题）—保管期限（例1、例2） 年度—保管期限（例3）

例1：2006年：办公室…永久、30年、10年 人事处…永久、30年、10年 管理处…永久、30年、10年 ……

2007年：办公室…永久、30年、10年 人事处…永久、30年、10年



管理处…永久、30年、10年 …… 2008年：……

 例2：2006年：党群类…永久、 30年、10年 业务类…永久、 30年、10年 行政类…永久、 30年、10年 ……

2007年：党群类…永久、 30年、10年 业务类…永久、 30年、10年 行政类…永久、 30年、10年 …… 2008年：……

 例3：2006年：永久、 30年、10年 2007年：永久、 30年、10年 2008年：永久、 30年、10年 ……

(四) 归档文件的排列

 档文件先后次序的过程。  事由原则

 结合时间、重要程度

 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列

归档文件的排列

同一事由内的归档文件排列

按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。



不同事由间的归档文件排列

按不同事由形成时间的先后顺序排列；

按事由的重要程度排列；

按事由具有的共同属性分别集中排列。 

(五) 归档文件的编号

 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

 归档章必要项为：全宗号、年度、保管期限和件号，选择项为：机构（问题）。

(六) 归档文件的编目

 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》

 《归档文件目录》由二部分构成

 归档文件目录

 归档文件目录封面

归档文件目录

 归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。 如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。  归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。

 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

归档文件目录样式：

归档文件目录

 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排  归档文件目录应打印装订成册并编制封面

 归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目

 归档文件目录封面

(七) 归档文件的装盒

 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。

装盒的要求：

 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；  不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；  分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。 

 档案盒封面

 档案盒盒脊

全宗号

年 度

保管期限机构(问题)

起 (室)

止

件 (馆)

盒号



上架

 档案按分类方案从上到下、从左到右的顺序排列上架。

档案收集与整理

xxxxxxxx

内 容

 一、档案工作重要性  二、贯彻落实8号令  三、文件材料收集与整理

一、 档案工作重要性

 人类历史空间相连，时间相续，成为不可分割的时空统一体。  维系这个时空统一体的事物，就是档案。  档案无处不在。

结绳记事--甲骨金石--简牍缣帛--铁券金册--纸墨文书--音像制品--电子文件 （档案走过的历程）

档案的概念

本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织、以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形成的历史记录。（《档案法》第二条）  档案 archives：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。（档案工作基本术语DA/T1-2000 ）



档案的特点

 具有如下特点：

（1）原始性---本质属性

（2）真实性 （3）有效性 （4）多样性

甲骨档案  石刻档案  简牍档案  羊皮档案  纸质档案  声像档案  实物档案  电子档案



档案的作用

记录作用：好记性不如烂笔头。 ----存史  凭证作用：口说无凭，立字为证。----维权  参考作用：前事不忘，后事之师。----资政  教育作用：以史为鉴，以史育人。----育人



 李瑞环为中央档案馆四十周年庆题词：对历史负责、为现实

服务、替未来着想。

 胡锦涛：借助档案，我们可以更好地了解历史，把握现在，预见未来。

 习近平：经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，离不开档案与档案工作。

二、贯彻落实8号令

贯彻落实《规定》的意义

 2006年12月18日，国家档案局发布了第8号令《机关文件材料

归档范围和文书档案保管期限规定》，这是近年来国家档案局发布的有关机关档案工作的一个重要业务文件。认真贯彻

实施《规定》，对于正确界定机关文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保国家档案资源的齐全完整，具有重要意义。

解决三个关键性问题

 （一）明确归档范围

一是要克服重“红头文件”轻“非红头文件”的观念。 二是要以《规定》为约束，解决文件材料完整归档的问题。  （二）把握归档重点

一为反映单位主要历史面貌的文件材料。

二为反映单位行政管理、行政执法活动的重要文件材料。 三为反映单位主要职能活动的重要文件材料。 四为反映单位人事活动的文件材料。  （三）合理确定保管期限 1、先分永久与定期 2、再分30年与10年

在制订《规定》时应注意的几个问题

 （一）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的关系问

题

 （二）《规定》中没有列举到的怎么办？  （三）如何把握重要的和一般的？

各单位制订《规定》的方法

 一要深入实际，调查研究

 二要以我为主，体现特色；以人为本，覆盖民生  三要反复论证，保证质量  四要分清责任，严格把关

具体工作步骤

（一）成立本单位编制工作小组，召开第一次会议 （二）调查摸底

（三）形成“讨论稿”

（四）召开编制工作小组第二次会议 （五）检验 （六）报批

三、文件材料的收集与整理

档案收集工作

（一）单位档案室的收集定义

 档案室接收本单位需要归档的文件材料。

 文件材料，经系统整理后，移交给单位档案室集中统一管理。 （二）收集工作的要求

 科学组织、信息完整、结构优化、标准控制。 （三）收集工作的依据

建立单位归档制度。 包括：归档范围 归档时间 归档要求

文件材料的归档范围

 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》  《企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》



文件材料的归档范围  1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；  2、本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

 3、本单位需要贯彻执行上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；



4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

文件材料的不归档范围  1、上级机关的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；  2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

归档时间

 按年度归档：适合于文书档案、会计档案、业务档案等  按活动结束时间归档：适合于基建档案、设备档案、会议文

件、专项检查等

 按工作阶段归档：适合于基建档案、科研档案等

 随时归档：适合于文书档案、照片档案、声像档案、电子文件、实物档案等

（四）如何做好单位档案室的收集工作  1、加强对归档制度的宣传  2、对文件形成的超前控制

 3、对文件积累、归档的监督和指导  4、全面检查归档的质量  5、加强平时收集工作

•文件材料整理



含义：就是将处于零乱的和需要进一步条理化的文件材料，进行基本分类、组合、排列和编目，使之系统化的过程。

整理方法

 1、传统整理方法——立卷  2、新的整理方法——组件



文件材料整理程序

从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或组件）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

 区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。

 全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。



综合档案室（按门类分类）

文书档案、科技档案、财会档案、业务档案、特种载体档案

综合档案室（按职能分类1）

行政管理类、党群管理类、人事教育类、业务类、基本建设类、科研类、设备类、会计类、人事档案类、特种载体类

综合档案室（按职能分类2）

行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术管理类、产

品类、科研类、设备类、会计类、基本建设类、干部职工类、特种载体类

文件材料整理程序

装订：将归档文件以件为保管单位进行固定。

 分类：将每份归档文件按年度、保管期限、组织机构或问题等分类方法进行分类。

 排列：按事由原则系统排列。

 编号：编写件号以固定每份归档文件序列。  编目：编制归档文件目录。

 装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等



整理原则

 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系  区分文件不同价值  便于保管和利用

新的整理方法——按件整理

《归档文件整理规则》  2000年12月6日颁布实施，它是在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于传统立卷方法的文件级整理方法。《规则》的制订，弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。



(一) 基本概念

 归档文件

立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案

保存的各种纸质文件材料。  归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

 件——归档文件的整理单位。  一般以每份文件为一件；  文件正本与定稿为一件；  正文与附件为一件；

 正文与文件处理单等为一件；  原件与复制件为一件；  转发文与被转发文为一件；

 报表、名册、图册等一册（本）为一件；  来文与复文可各为一件。

(二) 归档文件的装订

1、归档文件的修整 包括：

 对破损文件进行修裱；

 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；  去除文件上易锈蚀的金属物；  对过大的文件进行折叠。 2、归档文件应按“件”装订  “件”内排序  对齐方式  装订方式

 “件”内排序

 正本在前，定稿在后；  正文在前，附件在后；  原件在前，复制件在后；

 转发件在前，被转发件在后；  复文在前，来文在后；

 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

 对齐方式

 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅

利用。

 采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。  采用左侧装订的，应将左、下侧对齐

 装订方式和用品：常用的有三种

 线装：缝纫机轧线、三孔一线  粘接式：包角

 变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹

选择原则：符合档案保护要求，降低成本、简便易行

(三) 归档文件的分类

 分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。  分类方案： v v

年度—机构（问题）—保管期限（例1、例2） 年度—保管期限（例3）

例1：2006年：办公室…永久、30年、10年 人事处…永久、30年、10年 管理处…永久、30年、10年 ……

2007年：办公室…永久、30年、10年 人事处…永久、30年、10年



管理处…永久、30年、10年 …… 2008年：……

 例2：2006年：党群类…永久、 30年、10年 业务类…永久、 30年、10年 行政类…永久、 30年、10年 ……

2007年：党群类…永久、 30年、10年 业务类…永久、 30年、10年 行政类…永久、 30年、10年 …… 2008年：……

 例3：2006年：永久、 30年、10年 2007年：永久、 30年、10年 2008年：永久、 30年、10年 ……

(四) 归档文件的排列

 档文件先后次序的过程。  事由原则

 结合时间、重要程度

 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列

归档文件的排列

同一事由内的归档文件排列

按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。



不同事由间的归档文件排列

按不同事由形成时间的先后顺序排列；

按事由的重要程度排列；

按事由具有的共同属性分别集中排列。 

(五) 归档文件的编号

 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

 归档章必要项为：全宗号、年度、保管期限和件号，选择项为：机构（问题）。

(六) 归档文件的编目

 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》

 《归档文件目录》由二部分构成

 归档文件目录

 归档文件目录封面

归档文件目录

 归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。 如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。  归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。

 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

归档文件目录样式：

归档文件目录

 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排  归档文件目录应打印装订成册并编制封面

 归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目

 归档文件目录封面

(七) 归档文件的装盒

 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。

装盒的要求：

 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；  不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；  分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。 

 档案盒封面

 档案盒盒脊

全宗号

年 度

保管期限机构(问题)

起 (室)

止

件 (馆)

盒号



上架

 档案按分类方案从上到下、从左到右的顺序排列上架。