村官资料-乡镇机关公文写作
乡镇机关公文写作
第一章公文写作
一、公文的概念、类别和功能
(一)公文的概念
公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料(包括电报，下同)，是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
公文是在公务活动中形成和使用的文书材料，法定机
务。这
就是公务文书区别于私人文书的本质所在。
与组织在公务活动中所形成和使用的，文处理办法》中规定的12类13(二)公文的类别
1．(即通常所说的按公文形
成和使用范围)如请示、部门和业务范围内专门使用的文件，
2内容不宜或不必向国外公布；内部使用文件，内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只有在本系统或本机关内部使用；秘密文件，其内容含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全、利益遭受损害；机密文件，是指含有重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害；绝密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。
3．上行文、平行文、下行文。这是公文制发机关根据行文方向划分的。上行文，指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文；平行文，是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文；下行文，向所属被领导、指导的下级
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机关发送的公文。
4．规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件。这是根据内容的性质划分的。规范性文件指强制性推行的，用以规定行为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规与规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或请求批准的文件；商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件；证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权利、义务、责任作出规定的文件。
5 6
(三)公文的功能
公文是能够逾越时间与空间的限制，这一功能主要表现在下述方面：
1
2题予以及时处理。
3规范化。
4 5
6．公文是社会活动的真实记录。它印证了公文作者的合法身份，记录了各项管理活动的性质、状态，因此，具有重要的凭证作用。
二、公文的文体、结构、格式和稿本
(一)公文的文体
公文的文体，指公文的表达方式。公文属应用文体，应具有应用文体的基本属性，即具有直接应用性，从本质到现象、从总体到细节的全面真实性与严格遵守国家统一规定，保证公文内容完整、标记明显的格式规范性。但又不同于一般的应用文，具有其自身的
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特殊属性。
1．公文被规定以现代汉语的书面形式(即白话文)作为必须使用的符号系统。白话文具有通俗易懂、语义确切的优点。
2．公文兼用说明、叙述、议论3种表达方式。这是因为公文内容的表述，必须做到事理结合，除去对客观事物的性质、状态、特征作出叙述与说明以外，还要求在此基础上进行科学的分析与论证，以表明作者的观点与态度。只是不同文种因其性质与行文目的不同而在3种表达方式的运用上，各有侧重。如规范性、公布性文件侧重于说明的方式；工作报告、会议纪要侧重于叙述的方式；而内容复杂的公文，如调查报告，则需同时兼用3种表达方式。
(二)公文的结构
公文的结构指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。本构成作出了规范性要求：其基本组成部分为一切公文所必备，情况决定取舍。
． (三)公文的格式
(纸张等)上排列的规定。公文的格 公文各组成部分的排列次序
1A4型。供张贴的公文的用
2=与不允许出现任何(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和右白边( 3(少数民族可按其习惯书写，排版)(即通栏排)。
4．左侧装订。
5．在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。
(1)保密等级的标注与编排。在文稿上，应根据公文的实际涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限(如机密★5年)。
在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。
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(2)紧急程度的标注与编排。在文稿上，根据情况分别标注“急”或“特急”。在印制本上，紧急程度位于保密等级的下一行，字体字号与保密等级相同。
(3)文头的编排。在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的1／3弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色，但也可根据需要用其他颜色)印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行。
(4)发文字号的标注与编排。文稿上，应由有关人员在注发之后，依照发文字号登记册上的式样，依次标注作者代字，置于方括号中的年份号、顺序号。如国务院2007年第一发文即标作：“国发[2007]001号”。一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。
者排一行。常采用3号或4号仿宋体印刷。．
(5) (6)语意确切，文字简练、醒目，字数一般不超过50 (7)公文(特别是上行文)除非领导者本人送机关与抄送机关的区别，中的主送与抄送机关；禁止使用不规范的简称或笼统含混
弱公文的效用。
在印制本上，从左至右顶格排列机关的名称，回行继续顶格，3号或4号仿宋体字印刷。
3号或4号仿宋体印刷。
印制本上，附件标记必须位于正文以下日期之上，排出附件件号(只一件时不排)、标题、份数。每件一般占一行，字体字号与正文同。
(10)印章或签署的编排。签署位于正本的右下方，一位领导者占一行，先排出机关名称、签署者职务，后空两格后请领导签注姓名。 。
印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下压日期。
(11)作者与日期的标注与编排。撰拟文稿时，应如实在相应栏目内标注完稿时间、审核时间、签发时间、会议通过或批准时间等，并注意标明完整确切的年月日。
在印制本上，作者位于正文右下方，排印发文机关全称或规范简称，一个作者一般
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占一行，字体字号同正文。
在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字体字号与正文同。
(12)注释的编排。除个别简短的注释采用正文夹注(在正文待解释说明的对象后用圆括号标出释文)外，注释排印在印制本的末页日期的下方。每项为一个自然段，如有两项或两项以上时，注意使正文中的序号和释文前的序号保持一致。注释常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。
(13)主题词的标注与编排。在印制本上，主题词位于末页注释之下，通常排一行，起首顶格标“主题词：”字样，然后排印主题词，词间空一格，常用与正文字号相同的黑体字印刷。
(14)文区宽度相等的平行细实线作为界线，形成“抄送栏”j
(15)常用与抄送机关字体字号相同的文字印刷。
(四)公文的稿本
面均有很大区别。
草稿。即公文的原始文稿，征求意见稿、草案等多种形式， ，
正本。格式规范并具备各种生效标志。 副本。备存查、
在实行一定时期后进行修改订正再行发布时使用的文本。修订本具有法定效用。
不同文字稿本。同一公文在形成过程中，需要两种或两种以上文字撰制时，不同文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上相同。
三、常用公文文种及其选用
文种，也叫作公文名称，是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的。在公文中正确标明文种，不但为公文撰写、处理提供便利，而且有利于维护公文的权威性及有效性。
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(一)常用公文文种的适用范围
1．规范性文件
(1)条例，用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。
(2)规定，用于对某一方面的行政工作作部分的规定。
(3)办法，用于对某一项行政工作作比较具体的规定。
(4)决定，用于对重要事项或者重大行动作出安排。
2．领导指导性文件
(1)命令(令)，用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。 。
(2) (3)批复，用于答复下级机关的请示事项。
(4)规章；任免和聘用干部。
(5)
3．公布性文件
(1)
(2)
4．陈述呈请性文件
(1)审议事项。
(2) ，
(3)关的询问。
(4)
5
询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
6 国家机构、政党的重要会议纪要，在需
要对外公开报道时，以“会议公报”公布。
(二)公文文种的选择
撰写公文时要正确选定文种。不用、错用或生造文种，不仅会给公文的撰写制作带来困难或麻烦，而且会给公文的效用带来损害。选择公文文种要严守有关规范，特别是要严格遵循党和国家关于公文文种的使用规则。
选择公文文种的依据主要有3个方面：一是发文机关与主要受文者间的工作关系；二是发文机关的法定或规定权限；三是行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。
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根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种，就是要求明确双方本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种：当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时，可分别选用下行文种或上行文种；当双方存在的只是平行关系(同系统中的同级机关之问)或不相隶属关系(非同一系统的任何机关之间)时，只能选用平行文种。
根据作者的权限选择文种，就是要明确作者的职责、权力范围．选择与之相符合的文种。这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定，只有具备相应地位和权力的机关才能选用。如“命令”是一种领导性公文，但并非一切处于领导地位的机关都可以使用。除军队系统之外，只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用。如果不按作者的权限选择文种，特别是选用了超越自身权限的文种，就将构成越权行为，公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。
系中，有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的，主题，适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、如同属上行文的“报告”和“请示”求方面却有不同的功用。但不能表现带请示事项的主题内容；能用于不带请示事项的工作情况汇报。“请示”则可
四、公文写作的基本要求 层次分明、结构合理等文章写作通则之外， 1.
法规规章的指导和制约，所以，还要加强横向联系；了解同层次有关系统、机关的重要决策并与之保持一致，以便在工作中相互协调与配合，避免矛盾抵触。
2．实事求是、讲求实效
公文的制发必须符合客观实际，符合客观规律并切合实际需要，讲求实效。
(1)从实际出发，根据客观需要制发公文，公文写作要具有明确的目的性与针对性，反对形式主义与文牍主义。
(2)公文的内容务求符合客观实际，反映客观事物的本来面目，并从实际出发，提出切实可行的工作原则与方法，使公文具有真实性与可行性。公文内容失真或者所提对
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策脱离实际都会导致领导机关决策的失误，直接危害机关乃至国家利益。因此，公文撰写人员必须深入实际，认真做好调查研究工作。 ．
(3)注重时效。公文写作必须及时迅速、把握酎机，紧密适应机关行政管理的需要，以便尽快实现公文的效用，提高机关工作效率。
3．主题明确、结构完整、格式规范
主题是作者通过公文表达的意图与主张，每件公文都要求能够集中、鲜明而直接地表述主题。要一文一事，中心明确，令人一目了然。应围绕主题，合理安排正文结构，做到层次清晰，条理分明，紧凑有序，过渡自然。应当具备的数据项目一定要准确齐备，格式务必庄重规范，符合国家统一规定。
4．用语庄重严谨、简明通顺、平实得体
公文的语言表述，必须符合公文的性质、要求：
(1)性，表明作者的严正立场与严肃态度。严谨，语意明确，地表述概念的内涵与外延，
(2)做到“言简意赅”
(3)强调直接而鲜明地表达作者的意图。得体，指公文的语言、行文目的与特定文体表达的需要。公文撰写要从本机关面向广大群众的公布性公文则强调通俗明白。
五、行文规则
(一)遵守行文规则的客观必要性
为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”，国家有关部门制定了
控制行文数量及行文方向、行文方式的有关规定，这就是行文规则。遵守行文规则的客观必要
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性在于：加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件能够准
确、可靠、快捷、有效地到达目的地；使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的
行文秩序，防止行文紊乱；精简公文，简化手续，提高机关行政管理的效率。
(二)行文规则的基本内容
1．根据机关之间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系是根据机关各自的组织系统
归属和职权范围决定的，主要有四种类型，即同一组织系统中的上、下级机关之间属领导与被
领导的隶属关系；与被
指导的关系；同一组织系统中的同级机关之间属平行关系；均属不
级机关
领导、
2线的结
需要和可
为了维护正常的领导关系，具有
即按层级逐级上报、下为加快公文传递，在必要时可
即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织
和向人民群众公布。为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上
的脱节、被动或抵触，在一般情况下应避免越级行文。只有在以下特殊情况下才能采用越级行
文的方式：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请
示直接上级机关而问题长期未予解决；三是由上级机关交办并指定直接越级上报的具体
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事项；
四是出现需要直接询问、答复或联系的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机关。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式，即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。
3．正确选择主送机关与抄送机关。机关对外发文，应正确选择主送机关。除普发性公文外，通常一件公文只选择一个主送机关，防止由于多头主送而贻误处理。除领导直接交办的事项外，不应将公文直接报送领导个人。
选择抄送机关时，应注意不要扩大抄送范围，但向下级机关的重要发文应同时抄报送机关答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，关；得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送； 4能迳向党的组织发布指令性公文， 5各部门之间、政府及其部门与同级党委、 ．
6否则一律不得各自按照自己
7对必须印发的公文应严格控制发文数量与范围，杜绝可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
六、公文写作的语言运用
(一)公文的语言特点
语言是公文的基本要素，特殊的应用领域与应用目的使公文的语言具有一定的特点。了解这些特点，有助于使公文更有效地“表之于外，达及他人”。
公文语言的主要特点就是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。
庄重是指语言端庄、格调郑重严肃；准确是指在表情达意时，语言真实确切，无虚
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假无错漏．褒贬得当，语意明确，界限清楚，符合实际，真切表达欲表达的内容；朴实是指语言平直自然、是非清楚、明白晓畅、恰如其分、通俗易懂，无浮华夸饰，无渲染，无形象描绘，无矫揉造作，忌堆砌华丽词藻，忌滥用辞格，讲求于平淡之中见神奇；精炼是指语言简明扼要，精当不繁，去浮辞，忌冗长空泛，同时，又不苟简，即服从行文目的和表现主题的需要，当详则详，当略则略；
严谨是指语言含义确切、文句严谨、细致周密、分寸得当，忌模糊含混、语意多歧；规范是指各级语言单位的构成及组合不仅应符合现代汉语(少数民族地区使用的本民族文字的公文则为民族语言)的语法规则和一般的逻辑规则，而且应合乎公务活动所提出的特殊规范性要求。
动中。
公文词语特点主要是：大都为规范化的书面词语，(如经、依、此、何、悉等)
“是„„的„„”
公文表达的特点主要是：3种基本表达方式，不同文种各有侧重；式样甚至语句都相对固定并形成一定的规范；所使用的符号系统统。
公文在修辞方面也有特点：在其所追求的效果方面，重准确鲜明、质朴平匀、精炼顺达，反对含糊暧昧、繁冗堆砌、轻浮造作，重内在美而不只求形式美；在修辞手法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句及章法方面下工夫，审慎使用修辞格。
(二)公文词语的选择
词语的选择就是在充分注意和把握公文词语特点，认真学习和占有丰富词汇的基础上，根据行文目的以及语言环境的需要，遵从语法规则，选取最准确、最贴切而有效表
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情达意的词语。
(1)认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。可以在公文中采用的词语数量大、种类多，不同词语在意义和用法方面有差别，也有联系。为此，要使公文用语精当必须注意对词语认真加以辨析，真正掌握其确切含义，否则就很有可能造成表意的失当或失误，影响文件效用的发挥。
(2)注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点。在公文中，对事实的叙述要求客观准确，而在表明立场主张时则要求旗帜鲜明。为达到这一要求，必须注意分辨词语的感情色彩。避免对不同感情色彩的词语的误用，否则就会造成阅文者的误解或降低文件的严肃性。
(3)口，便于记忆。
汉语语音系统的特点之一是音节不多，报告，通过电话“听”通知)接收信息带来一定障碍。就难免张冠李戴并由此产生极严重的后果。
(4)习惯。
(5)
公文所选用的词语也就应有所差，使对方难以理解，不知所云，或给对方平添困难，影
(7)注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得鲜明直接的表达效果。公文中所涉及的人物和事物是多种多样的，人物的地位、事物的性质、出现的年代以及相互之间的关系不同，就需要用不同的词语来表达，以使表达更鲜明、更直接、更有效。
(8)注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性。一件公文的上下文对词语的选择具有很大影响。有时为了使文气贯通、协调一致，上下文的词语需要相互照应配合；有时则为避免不必要的重复，相互制约对方选词的范围。
(9)注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。公文沟通效果
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的好坏与范围的大小，与公文中所使用的词语的规范性有密切关联，因此要正确使用正式列入现代汉语书面词汇体系中的规范词语，力戒生造或使用不规范的词语，特别是使用不规范的简称、方言土语，以及随意改变成语的结构形式等。
注意词语的规范性，还包括有意识认真积累和正确运用公文的专用词语、常用词语。对同一概念的表述应尽可能选用已在公文同类表达中反复运用并被实践证明最有效的词语。这样做不仅能省时间，更重要的是使表达更准确、更精炼、更有效，避免错漏。 ’
(三)公文语句的组织
同撰写其他文章一样，公文写作中的语句组织也不外乎在使语句通顺、合理、获得最佳表达效果3个方面下工夫。使语句通顺涉及语法问题，使其合理涉及逻辑问题，使其获得最佳表达效果则涉及修辞方面的问题。
(1)对公文语句的基本要求：
①含义明确、清晰、完整，便于准确理解、无歧义；
②句子成分搭配得当；
③句子成分完整；
④语序安排妥当；
⑤合乎事理，合乎逻辑规律；
(2)语序的习惯性。词中的词素、变为“西东北南”语序的强制性中又有一定的可选择
而无这种分别时则按一定标准(空间分布、音节多少)分门别类排列。
②当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列。
③当以一组概念表现一个认识过程时，一般应按由浅入深、由此及彼、由表及里的次序排列。
④当以一个语句反映因果关系时，一般是按先因后果次序排列，只有需特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再谈原因。
⑤当将语句中的一些成分提前或后置并不违反语法规则，并不改变语意而且有利于提高表达效果时，应以此作为修辞手段。公文中有一部分定语、状语、谓语可以提前。
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⑥当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时，有时可通过改变语序消除歧义。
(3)句式的选择。句式是指句子的结构形式。句中词语类别、配置方式等不同，就构成各不相同的句式。不同句式不仅语法结构各异，且有各具特色的修辞功能。在公文写作中，以下几组句式的选择与调整具有一定规律性。
①主谓句与非主谓句。由主谓词组构成的句子是主谓旬；由主谓词组以外的其他词组或单词构成的句子是非主谓句。由于公文对语句的要求具有高度准确的特点，因此主渭句的使用频率很高，非主谓句的运用则受到一定限制，主要是使用一些无主句。无主句指不带主语或不必交代以至根本说不出主语的句子。由于公文具有定向表述的特点，一些意愿(禁止、希望等) 具体写作实践中采取哪一种，发生者就采用主动句，反之则采用被动句。
)、状态，叙述较复句子既有利于使表达更严密精确，权威性的特殊色彩。短旬在用于表达强烈感情，随时执行的要求方面见长。中，短句也比较多。
(讲话稿等)调。
⑥单旬与复句。单句是可表示一个完整意思而不可在分解成几个分句;由两个或两个以上的单句组合而成的句子就是复句.在公文中多用单句,以便与理解和执行.而一旦被表述的事理过于复杂时，也可用复句取代复杂化的单句.在使用复句时大都选择借助虚词(关联词语等)表明分句间关系的句型.
(四)公文中若干事物和概念的特殊表达要求
在对公文所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。
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第二章 乡镇机关公文概述
第一节 乡镇机关公文的特点和种类
一、乡镇机关公文的特点
乡镇机关公文是乡镇机关在处理公务过程中形成的具有现行效用和特定体式的书面文字材料。它是乡镇机关传达贯彻党和国家的方针、政策以及上级指示，制定规章，采取有关措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的工具。它具有以下特点：
(一)具有一般公文所具有的政治性、公务性、权威性、现行效用性及规范性的特点. 录私人活动。
规范性，指公文有规范的格式及语言。、
(二)
文对象。
、
(中办发：[1996]14号，以下简称中办《条例》)请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。根据中办《条例》规定，党的机关公文主要种类与适用事项如下：
1．决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。
2．决定。用于对重要事项做出决策和安排。
3．指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
4．意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。
5．通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执
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行或者众所周知的事项。
6．通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
7．公报。用予公开发布重要决定或者重大事件。
8．报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
9．请示。用于向上级机关请求指示、批准。
10．批复。用于答复下级机关的请示。
11．条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
12．规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
13．函。用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
14．会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。
(二)《国家行政机关公文处理办法>的规定
《国家行政机关公文处理办法》(国发[-2000-]23)规定，行政机关的公文主要有命令(令)类与适用事项如下：
1．命令(令)措施；嘉奖有关单位及人员。
2 3
4
5
6
7 ‘
9
10
11．意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。
12．函。用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13．会议纪要。用于记载、传达会议情况和议定事项。
根据乡镇机关发文权限和实际情况，上述所列公文中，适用于乡镇机关的法定公文主要有决议、决定、通知、意见、通告、报告、请示、批复、会议纪要、函等，议案、通报在乡镇机关使用率较低，指示、公告、公报、条例、命令(令)等均不适用于乡镇机关。
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另外，还有一些事务性公文(也称非法定公文)的使用率在乡镇机关也比较高，主要有计划、总结、汇报材料、调查报告、规章制度、讲话稿、专用书信等。
第二节 乡镇机关公文的格式及写作要求
一、乡镇机关公文的格式
根据中办《条例》，乡镇党委及其各部门的公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等组成。根据国务院《办法》，乡镇政府及其各部门的公文一般由发文机关、发文字号、签发人、
和时间等部分组成。两个系统的公文格式虽在名称上有所不同，在具体的写作要领上也相似，但也有不同之处。
(一)版头
版头是表明发文机关的标识(全称或规范化简称加“文件，，二字()组成，用红
(二)发又手号
发文年度和发文顺序号三部分组成，规范、无歧义、易识别，并固定使用。并且要用“[]’’括起来。委的发文字号。
(三)签发人
它由“签发人：”和签发人姓名构
(
一般由发文机关名称、公文主题(事由)和文般不用标点符号。字体以二号字为宜，标题制作应准确、简洁、鲜明。
(五)主送机关
主送机关是指公文的主要受理机关。主送机关应于标题之下左侧顶格书写。主送机关的称谓要准确科学，应使用全称或者规范化简称、统称，如“各村委会”。上行文一般只标一个主送机关，如需同时报送几个机关，可用并报和抄送形式。其排列应按机关性质、职权和其他隶属关系顺序排列。公布性质的文件和经会议讨论通过的普发性公文，一般不标主送机关名称。
(六)公文正文
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正文是公文的具体内容，一般位于标题或主送机关下方。每自然段首行文字左缩进2个汉字字符位置，回行顶格。数字、年份、标点符号不能回行。公文首页一般要有2行以上的正文，末页若无正文，只有发文机关名称、印章等，为维护公文的完整性及严肃性，应在末页第二行注明“(此页无正文)”。
(七)附件
附件指公文正文所附的其他公文或材料，是用来补充、说明或完善公文正文内容的。一般与公文主件装订在一起。公文如有附件，应在公文正文之后，发文机关署名及成文日期之前注明附件的顺序和名称。
(八)发文机关署名
发文机关署名指印发文件的机关名称，用以表明公文的责任者，导人署名的，应当标明职务。
(九)成文日期
成文日期指公文形成的确切时间(为准。位置，叫“题注”
(十)印章
中办《条
(十一)
使用方法以及需要说明的其他事称为“附注’’)，一般加括号标注于成文日期左下方。
(十二)
5个。通常应先标类别词，再标类属词。在标类属词时先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。每两个主题词之间空一个字的距离。 (十三)抄送机关
抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。其作用在于明确公文的发送范围，使有关机关及时了解公文内容，在必要时对公文的办理予以相应的配合。抄送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称，标注于印制版记上方。
(十四)印制版记
印制版记是对公文印发(翻印)单位名称、印发日期、印刷份数等情况的说明(国务
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院《办法》直接称为“印发机关和时间”)。其作用在于明确公文印刷质量、时限的责任归属，便于受文者直接与公文印发单位取得联系。一般标注于抄送机关下方，公文末页下端，用一黑色横线相隔。如翻印，则要在翻印单位名称和印发日期偏右处注明翻印机关名称、翻印日期和翻印份数。
以上是一般公文的组成要素，信函式公文、会议纪要则有自己的特定格式。 公文格式示例如图。
二、乡镇机关公文的写作要求
制发公文是为了传达信息、解决实际工作中的问题，其内容应该具有鲜明的针对性和指导性。因此，起草公文首先要清楚制发公文的目的，即要反映什么情况、要解决什么问题，要明确准备使用什么文种、发文和阅读对象、文件的主要内容以及发文的具体要求。
动笔前草拟一个写作提纲是十分必要的。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么，依次再写什么，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，
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往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料等。撰写重要的指导性文件，比如政府工作报告、乡镇人大主席团工作报告，在拟好初步提纲以后，应召集会议集体讨论研究和修改。乡镇机关公文的写作要求有：
(一)符合党和国家的路线、方针、政策和有关法律法规
乡镇机关公文内容必须符合党和国家的路线、方针、政策，符合有关的法律、法规以及各部门制定的各项规章，做到有法可依、有章可循，保证公文内容的正确性。文中的各种观点，必须符合马克思主义的基本原理，符合党的路线、方针、政策，符合法律法规。要做到这一点，一是要熟悉各种法律法规和党的路线方针政策，凡把握不大或吃引号标明。
(二)尊重客观规律，实事求是
撰写乡镇机关公文必须从实际出发，符合客观实际，或在对下布置工作时，不玩文字技巧，有喜写喜，有忧报忧，不讲空话、
(三) 受文机关结合本地区、法。
(四)
(
、国务院《办法》规定，公文中的汉字、标点符号用法必须符合国家发布的标准方案，计量单位和数字的用法必须符合国家主管部门的规定。同时，人名、地名、时间、数字、引文也要准确无误。 语言使用准确指用字规范，措词恰当，界定严密，句子符合语法、逻辑、修辞规则，使读者一目了然，不会产生任何歧义。具体要求是：
准确。要准确把握和运用词语的意义，对概念进行严格的限定，尽量减少或不用象征、比喻的手法，不能夸张。特别是乡镇人大的公文，不少带有法律效力，尤其要注意文字的准确性，用语要严密、确切、合乎逻辑，不能使人产生歧义或误解；观点要明确，不能含糊其辞，模棱两可。 ．
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简洁。下笔要开门见山，直截了当，不要穿靴戴帽、空话套话连篇；行文要选用那些明快、简洁的词语，力求以最少的文字来表达所要表达的意思；叙事说理要简明扼要、条理清晰，不要拖泥带水、眉目不清。
庄重。公文一般使用规范的书面语，较少使用口语，不用方言和俗语。公文为了体现语言庄重的特色，常常用一些带有限制性修饰性成分的长句和一些祈使句。如“中华人民共和国是工人阶级领导的、以工农联盟为基础的人民民主专政的社会主义国家”。公文不用简化词，不能把“马克思列宁主义”写成“马列主义”，也不能把“人民代表大会”写成“人大”。公文中的祈使句常用“应当„„”、“必须„„”、“不准„„”、“禁止„„”、“严禁„„”等表示意愿、要求、禁止意思的句子，这些句子使公文态度坚决，很好地体现了公文语言的庄重风格。
据，材料翔实、准确。
遵守固定的语言模式。如，“特作如下指示((或通报、通告)如下”，“特批复(函告)
(六)注意格式的规范
性的特点。
1
2．公文的用纸。，对
／A4型纸，其成品幅面尺寸为297mm×210mm(长×宽)头(，公文用纸订I：1(左白边)为28mm+或-lmm，版心尺寸为)。
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第一章公文写作
一、公文的概念、类别和功能
(一)公文的概念
公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料(包括电报，下同)，是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
公文是在公务活动中形成和使用的文书材料，法定机
务。这
就是公务文书区别于私人文书的本质所在。
与组织在公务活动中所形成和使用的，文处理办法》中规定的12类13(二)公文的类别
1．(即通常所说的按公文形
成和使用范围)如请示、部门和业务范围内专门使用的文件，
2内容不宜或不必向国外公布；内部使用文件，内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只有在本系统或本机关内部使用；秘密文件，其内容含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全、利益遭受损害；机密文件，是指含有重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害；绝密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。
3．上行文、平行文、下行文。这是公文制发机关根据行文方向划分的。上行文，指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文；平行文，是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文；下行文，向所属被领导、指导的下级
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机关发送的公文。
4．规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件。这是根据内容的性质划分的。规范性文件指强制性推行的，用以规定行为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规与规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或请求批准的文件；商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件；证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权利、义务、责任作出规定的文件。
5 6
(三)公文的功能
公文是能够逾越时间与空间的限制，这一功能主要表现在下述方面：
1
2题予以及时处理。
3规范化。
4 5
6．公文是社会活动的真实记录。它印证了公文作者的合法身份，记录了各项管理活动的性质、状态，因此，具有重要的凭证作用。
二、公文的文体、结构、格式和稿本
(一)公文的文体
公文的文体，指公文的表达方式。公文属应用文体，应具有应用文体的基本属性，即具有直接应用性，从本质到现象、从总体到细节的全面真实性与严格遵守国家统一规定，保证公文内容完整、标记明显的格式规范性。但又不同于一般的应用文，具有其自身的
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特殊属性。
1．公文被规定以现代汉语的书面形式(即白话文)作为必须使用的符号系统。白话文具有通俗易懂、语义确切的优点。
2．公文兼用说明、叙述、议论3种表达方式。这是因为公文内容的表述，必须做到事理结合，除去对客观事物的性质、状态、特征作出叙述与说明以外，还要求在此基础上进行科学的分析与论证，以表明作者的观点与态度。只是不同文种因其性质与行文目的不同而在3种表达方式的运用上，各有侧重。如规范性、公布性文件侧重于说明的方式；工作报告、会议纪要侧重于叙述的方式；而内容复杂的公文，如调查报告，则需同时兼用3种表达方式。
(二)公文的结构
公文的结构指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。本构成作出了规范性要求：其基本组成部分为一切公文所必备，情况决定取舍。
． (三)公文的格式
(纸张等)上排列的规定。公文的格 公文各组成部分的排列次序
1A4型。供张贴的公文的用
2=与不允许出现任何(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和右白边( 3(少数民族可按其习惯书写，排版)(即通栏排)。
4．左侧装订。
5．在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。
(1)保密等级的标注与编排。在文稿上，应根据公文的实际涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限(如机密★5年)。
在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。
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(2)紧急程度的标注与编排。在文稿上，根据情况分别标注“急”或“特急”。在印制本上，紧急程度位于保密等级的下一行，字体字号与保密等级相同。
(3)文头的编排。在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的1／3弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色，但也可根据需要用其他颜色)印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行。
(4)发文字号的标注与编排。文稿上，应由有关人员在注发之后，依照发文字号登记册上的式样，依次标注作者代字，置于方括号中的年份号、顺序号。如国务院2007年第一发文即标作：“国发[2007]001号”。一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。
者排一行。常采用3号或4号仿宋体印刷。．
(5) (6)语意确切，文字简练、醒目，字数一般不超过50 (7)公文(特别是上行文)除非领导者本人送机关与抄送机关的区别，中的主送与抄送机关；禁止使用不规范的简称或笼统含混
弱公文的效用。
在印制本上，从左至右顶格排列机关的名称，回行继续顶格，3号或4号仿宋体字印刷。
3号或4号仿宋体印刷。
印制本上，附件标记必须位于正文以下日期之上，排出附件件号(只一件时不排)、标题、份数。每件一般占一行，字体字号与正文同。
(10)印章或签署的编排。签署位于正本的右下方，一位领导者占一行，先排出机关名称、签署者职务，后空两格后请领导签注姓名。 。
印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下压日期。
(11)作者与日期的标注与编排。撰拟文稿时，应如实在相应栏目内标注完稿时间、审核时间、签发时间、会议通过或批准时间等，并注意标明完整确切的年月日。
在印制本上，作者位于正文右下方，排印发文机关全称或规范简称，一个作者一般
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占一行，字体字号同正文。
在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字体字号与正文同。
(12)注释的编排。除个别简短的注释采用正文夹注(在正文待解释说明的对象后用圆括号标出释文)外，注释排印在印制本的末页日期的下方。每项为一个自然段，如有两项或两项以上时，注意使正文中的序号和释文前的序号保持一致。注释常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。
(13)主题词的标注与编排。在印制本上，主题词位于末页注释之下，通常排一行，起首顶格标“主题词：”字样，然后排印主题词，词间空一格，常用与正文字号相同的黑体字印刷。
(14)文区宽度相等的平行细实线作为界线，形成“抄送栏”j
(15)常用与抄送机关字体字号相同的文字印刷。
(四)公文的稿本
面均有很大区别。
草稿。即公文的原始文稿，征求意见稿、草案等多种形式， ，
正本。格式规范并具备各种生效标志。 副本。备存查、
在实行一定时期后进行修改订正再行发布时使用的文本。修订本具有法定效用。
不同文字稿本。同一公文在形成过程中，需要两种或两种以上文字撰制时，不同文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上相同。
三、常用公文文种及其选用
文种，也叫作公文名称，是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的。在公文中正确标明文种，不但为公文撰写、处理提供便利，而且有利于维护公文的权威性及有效性。
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(一)常用公文文种的适用范围
1．规范性文件
(1)条例，用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。
(2)规定，用于对某一方面的行政工作作部分的规定。
(3)办法，用于对某一项行政工作作比较具体的规定。
(4)决定，用于对重要事项或者重大行动作出安排。
2．领导指导性文件
(1)命令(令)，用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。 。
(2) (3)批复，用于答复下级机关的请示事项。
(4)规章；任免和聘用干部。
(5)
3．公布性文件
(1)
(2)
4．陈述呈请性文件
(1)审议事项。
(2) ，
(3)关的询问。
(4)
5
询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
6 国家机构、政党的重要会议纪要，在需
要对外公开报道时，以“会议公报”公布。
(二)公文文种的选择
撰写公文时要正确选定文种。不用、错用或生造文种，不仅会给公文的撰写制作带来困难或麻烦，而且会给公文的效用带来损害。选择公文文种要严守有关规范，特别是要严格遵循党和国家关于公文文种的使用规则。
选择公文文种的依据主要有3个方面：一是发文机关与主要受文者间的工作关系；二是发文机关的法定或规定权限；三是行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。
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根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种，就是要求明确双方本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种：当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时，可分别选用下行文种或上行文种；当双方存在的只是平行关系(同系统中的同级机关之问)或不相隶属关系(非同一系统的任何机关之间)时，只能选用平行文种。
根据作者的权限选择文种，就是要明确作者的职责、权力范围．选择与之相符合的文种。这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定，只有具备相应地位和权力的机关才能选用。如“命令”是一种领导性公文，但并非一切处于领导地位的机关都可以使用。除军队系统之外，只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用。如果不按作者的权限选择文种，特别是选用了超越自身权限的文种，就将构成越权行为，公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。
系中，有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的，主题，适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、如同属上行文的“报告”和“请示”求方面却有不同的功用。但不能表现带请示事项的主题内容；能用于不带请示事项的工作情况汇报。“请示”则可
四、公文写作的基本要求 层次分明、结构合理等文章写作通则之外， 1.
法规规章的指导和制约，所以，还要加强横向联系；了解同层次有关系统、机关的重要决策并与之保持一致，以便在工作中相互协调与配合，避免矛盾抵触。
2．实事求是、讲求实效
公文的制发必须符合客观实际，符合客观规律并切合实际需要，讲求实效。
(1)从实际出发，根据客观需要制发公文，公文写作要具有明确的目的性与针对性，反对形式主义与文牍主义。
(2)公文的内容务求符合客观实际，反映客观事物的本来面目，并从实际出发，提出切实可行的工作原则与方法，使公文具有真实性与可行性。公文内容失真或者所提对
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策脱离实际都会导致领导机关决策的失误，直接危害机关乃至国家利益。因此，公文撰写人员必须深入实际，认真做好调查研究工作。 ．
(3)注重时效。公文写作必须及时迅速、把握酎机，紧密适应机关行政管理的需要，以便尽快实现公文的效用，提高机关工作效率。
3．主题明确、结构完整、格式规范
主题是作者通过公文表达的意图与主张，每件公文都要求能够集中、鲜明而直接地表述主题。要一文一事，中心明确，令人一目了然。应围绕主题，合理安排正文结构，做到层次清晰，条理分明，紧凑有序，过渡自然。应当具备的数据项目一定要准确齐备，格式务必庄重规范，符合国家统一规定。
4．用语庄重严谨、简明通顺、平实得体
公文的语言表述，必须符合公文的性质、要求：
(1)性，表明作者的严正立场与严肃态度。严谨，语意明确，地表述概念的内涵与外延，
(2)做到“言简意赅”
(3)强调直接而鲜明地表达作者的意图。得体，指公文的语言、行文目的与特定文体表达的需要。公文撰写要从本机关面向广大群众的公布性公文则强调通俗明白。
五、行文规则
(一)遵守行文规则的客观必要性
为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”，国家有关部门制定了
控制行文数量及行文方向、行文方式的有关规定，这就是行文规则。遵守行文规则的客观必要
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性在于：加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件能够准
确、可靠、快捷、有效地到达目的地；使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的
行文秩序，防止行文紊乱；精简公文，简化手续，提高机关行政管理的效率。
(二)行文规则的基本内容
1．根据机关之间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系是根据机关各自的组织系统
归属和职权范围决定的，主要有四种类型，即同一组织系统中的上、下级机关之间属领导与被
领导的隶属关系；与被
指导的关系；同一组织系统中的同级机关之间属平行关系；均属不
级机关
领导、
2线的结
需要和可
为了维护正常的领导关系，具有
即按层级逐级上报、下为加快公文传递，在必要时可
即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织
和向人民群众公布。为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上
的脱节、被动或抵触，在一般情况下应避免越级行文。只有在以下特殊情况下才能采用越级行
文的方式：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请
示直接上级机关而问题长期未予解决；三是由上级机关交办并指定直接越级上报的具体
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事项；
四是出现需要直接询问、答复或联系的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机关。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式，即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。
3．正确选择主送机关与抄送机关。机关对外发文，应正确选择主送机关。除普发性公文外，通常一件公文只选择一个主送机关，防止由于多头主送而贻误处理。除领导直接交办的事项外，不应将公文直接报送领导个人。
选择抄送机关时，应注意不要扩大抄送范围，但向下级机关的重要发文应同时抄报送机关答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，关；得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送； 4能迳向党的组织发布指令性公文， 5各部门之间、政府及其部门与同级党委、 ．
6否则一律不得各自按照自己
7对必须印发的公文应严格控制发文数量与范围，杜绝可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
六、公文写作的语言运用
(一)公文的语言特点
语言是公文的基本要素，特殊的应用领域与应用目的使公文的语言具有一定的特点。了解这些特点，有助于使公文更有效地“表之于外，达及他人”。
公文语言的主要特点就是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。
庄重是指语言端庄、格调郑重严肃；准确是指在表情达意时，语言真实确切，无虚
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假无错漏．褒贬得当，语意明确，界限清楚，符合实际，真切表达欲表达的内容；朴实是指语言平直自然、是非清楚、明白晓畅、恰如其分、通俗易懂，无浮华夸饰，无渲染，无形象描绘，无矫揉造作，忌堆砌华丽词藻，忌滥用辞格，讲求于平淡之中见神奇；精炼是指语言简明扼要，精当不繁，去浮辞，忌冗长空泛，同时，又不苟简，即服从行文目的和表现主题的需要，当详则详，当略则略；
严谨是指语言含义确切、文句严谨、细致周密、分寸得当，忌模糊含混、语意多歧；规范是指各级语言单位的构成及组合不仅应符合现代汉语(少数民族地区使用的本民族文字的公文则为民族语言)的语法规则和一般的逻辑规则，而且应合乎公务活动所提出的特殊规范性要求。
动中。
公文词语特点主要是：大都为规范化的书面词语，(如经、依、此、何、悉等)
“是„„的„„”
公文表达的特点主要是：3种基本表达方式，不同文种各有侧重；式样甚至语句都相对固定并形成一定的规范；所使用的符号系统统。
公文在修辞方面也有特点：在其所追求的效果方面，重准确鲜明、质朴平匀、精炼顺达，反对含糊暧昧、繁冗堆砌、轻浮造作，重内在美而不只求形式美；在修辞手法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句及章法方面下工夫，审慎使用修辞格。
(二)公文词语的选择
词语的选择就是在充分注意和把握公文词语特点，认真学习和占有丰富词汇的基础上，根据行文目的以及语言环境的需要，遵从语法规则，选取最准确、最贴切而有效表
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情达意的词语。
(1)认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。可以在公文中采用的词语数量大、种类多，不同词语在意义和用法方面有差别，也有联系。为此，要使公文用语精当必须注意对词语认真加以辨析，真正掌握其确切含义，否则就很有可能造成表意的失当或失误，影响文件效用的发挥。
(2)注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点。在公文中，对事实的叙述要求客观准确，而在表明立场主张时则要求旗帜鲜明。为达到这一要求，必须注意分辨词语的感情色彩。避免对不同感情色彩的词语的误用，否则就会造成阅文者的误解或降低文件的严肃性。
(3)口，便于记忆。
汉语语音系统的特点之一是音节不多，报告，通过电话“听”通知)接收信息带来一定障碍。就难免张冠李戴并由此产生极严重的后果。
(4)习惯。
(5)
公文所选用的词语也就应有所差，使对方难以理解，不知所云，或给对方平添困难，影
(7)注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得鲜明直接的表达效果。公文中所涉及的人物和事物是多种多样的，人物的地位、事物的性质、出现的年代以及相互之间的关系不同，就需要用不同的词语来表达，以使表达更鲜明、更直接、更有效。
(8)注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性。一件公文的上下文对词语的选择具有很大影响。有时为了使文气贯通、协调一致，上下文的词语需要相互照应配合；有时则为避免不必要的重复，相互制约对方选词的范围。
(9)注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。公文沟通效果
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的好坏与范围的大小，与公文中所使用的词语的规范性有密切关联，因此要正确使用正式列入现代汉语书面词汇体系中的规范词语，力戒生造或使用不规范的词语，特别是使用不规范的简称、方言土语，以及随意改变成语的结构形式等。
注意词语的规范性，还包括有意识认真积累和正确运用公文的专用词语、常用词语。对同一概念的表述应尽可能选用已在公文同类表达中反复运用并被实践证明最有效的词语。这样做不仅能省时间，更重要的是使表达更准确、更精炼、更有效，避免错漏。 ’
(三)公文语句的组织
同撰写其他文章一样，公文写作中的语句组织也不外乎在使语句通顺、合理、获得最佳表达效果3个方面下工夫。使语句通顺涉及语法问题，使其合理涉及逻辑问题，使其获得最佳表达效果则涉及修辞方面的问题。
(1)对公文语句的基本要求：
①含义明确、清晰、完整，便于准确理解、无歧义；
②句子成分搭配得当；
③句子成分完整；
④语序安排妥当；
⑤合乎事理，合乎逻辑规律；
(2)语序的习惯性。词中的词素、变为“西东北南”语序的强制性中又有一定的可选择
而无这种分别时则按一定标准(空间分布、音节多少)分门别类排列。
②当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列。
③当以一组概念表现一个认识过程时，一般应按由浅入深、由此及彼、由表及里的次序排列。
④当以一个语句反映因果关系时，一般是按先因后果次序排列，只有需特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再谈原因。
⑤当将语句中的一些成分提前或后置并不违反语法规则，并不改变语意而且有利于提高表达效果时，应以此作为修辞手段。公文中有一部分定语、状语、谓语可以提前。
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⑥当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时，有时可通过改变语序消除歧义。
(3)句式的选择。句式是指句子的结构形式。句中词语类别、配置方式等不同，就构成各不相同的句式。不同句式不仅语法结构各异，且有各具特色的修辞功能。在公文写作中，以下几组句式的选择与调整具有一定规律性。
①主谓句与非主谓句。由主谓词组构成的句子是主谓旬；由主谓词组以外的其他词组或单词构成的句子是非主谓句。由于公文对语句的要求具有高度准确的特点，因此主渭句的使用频率很高，非主谓句的运用则受到一定限制，主要是使用一些无主句。无主句指不带主语或不必交代以至根本说不出主语的句子。由于公文具有定向表述的特点，一些意愿(禁止、希望等) 具体写作实践中采取哪一种，发生者就采用主动句，反之则采用被动句。
)、状态，叙述较复句子既有利于使表达更严密精确，权威性的特殊色彩。短旬在用于表达强烈感情，随时执行的要求方面见长。中，短句也比较多。
(讲话稿等)调。
⑥单旬与复句。单句是可表示一个完整意思而不可在分解成几个分句;由两个或两个以上的单句组合而成的句子就是复句.在公文中多用单句,以便与理解和执行.而一旦被表述的事理过于复杂时，也可用复句取代复杂化的单句.在使用复句时大都选择借助虚词(关联词语等)表明分句间关系的句型.
(四)公文中若干事物和概念的特殊表达要求
在对公文所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。
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第二章 乡镇机关公文概述
第一节 乡镇机关公文的特点和种类
一、乡镇机关公文的特点
乡镇机关公文是乡镇机关在处理公务过程中形成的具有现行效用和特定体式的书面文字材料。它是乡镇机关传达贯彻党和国家的方针、政策以及上级指示，制定规章，采取有关措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的工具。它具有以下特点：
(一)具有一般公文所具有的政治性、公务性、权威性、现行效用性及规范性的特点. 录私人活动。
规范性，指公文有规范的格式及语言。、
(二)
文对象。
、
(中办发：[1996]14号，以下简称中办《条例》)请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。根据中办《条例》规定，党的机关公文主要种类与适用事项如下：
1．决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。
2．决定。用于对重要事项做出决策和安排。
3．指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
4．意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。
5．通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执
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行或者众所周知的事项。
6．通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
7．公报。用予公开发布重要决定或者重大事件。
8．报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
9．请示。用于向上级机关请求指示、批准。
10．批复。用于答复下级机关的请示。
11．条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
12．规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
13．函。用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
14．会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。
(二)《国家行政机关公文处理办法>的规定
《国家行政机关公文处理办法》(国发[-2000-]23)规定，行政机关的公文主要有命令(令)类与适用事项如下：
1．命令(令)措施；嘉奖有关单位及人员。
2 3
4
5
6
7 ‘
9
10
11．意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。
12．函。用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13．会议纪要。用于记载、传达会议情况和议定事项。
根据乡镇机关发文权限和实际情况，上述所列公文中，适用于乡镇机关的法定公文主要有决议、决定、通知、意见、通告、报告、请示、批复、会议纪要、函等，议案、通报在乡镇机关使用率较低，指示、公告、公报、条例、命令(令)等均不适用于乡镇机关。
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另外，还有一些事务性公文(也称非法定公文)的使用率在乡镇机关也比较高，主要有计划、总结、汇报材料、调查报告、规章制度、讲话稿、专用书信等。
第二节 乡镇机关公文的格式及写作要求
一、乡镇机关公文的格式
根据中办《条例》，乡镇党委及其各部门的公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等组成。根据国务院《办法》，乡镇政府及其各部门的公文一般由发文机关、发文字号、签发人、
和时间等部分组成。两个系统的公文格式虽在名称上有所不同，在具体的写作要领上也相似，但也有不同之处。
(一)版头
版头是表明发文机关的标识(全称或规范化简称加“文件，，二字()组成，用红
(二)发又手号
发文年度和发文顺序号三部分组成，规范、无歧义、易识别，并固定使用。并且要用“[]’’括起来。委的发文字号。
(三)签发人
它由“签发人：”和签发人姓名构
(
一般由发文机关名称、公文主题(事由)和文般不用标点符号。字体以二号字为宜，标题制作应准确、简洁、鲜明。
(五)主送机关
主送机关是指公文的主要受理机关。主送机关应于标题之下左侧顶格书写。主送机关的称谓要准确科学，应使用全称或者规范化简称、统称，如“各村委会”。上行文一般只标一个主送机关，如需同时报送几个机关，可用并报和抄送形式。其排列应按机关性质、职权和其他隶属关系顺序排列。公布性质的文件和经会议讨论通过的普发性公文，一般不标主送机关名称。
(六)公文正文
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正文是公文的具体内容，一般位于标题或主送机关下方。每自然段首行文字左缩进2个汉字字符位置，回行顶格。数字、年份、标点符号不能回行。公文首页一般要有2行以上的正文，末页若无正文，只有发文机关名称、印章等，为维护公文的完整性及严肃性，应在末页第二行注明“(此页无正文)”。
(七)附件
附件指公文正文所附的其他公文或材料，是用来补充、说明或完善公文正文内容的。一般与公文主件装订在一起。公文如有附件，应在公文正文之后，发文机关署名及成文日期之前注明附件的顺序和名称。
(八)发文机关署名
发文机关署名指印发文件的机关名称，用以表明公文的责任者，导人署名的，应当标明职务。
(九)成文日期
成文日期指公文形成的确切时间(为准。位置，叫“题注”
(十)印章
中办《条
(十一)
使用方法以及需要说明的其他事称为“附注’’)，一般加括号标注于成文日期左下方。
(十二)
5个。通常应先标类别词，再标类属词。在标类属词时先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。每两个主题词之间空一个字的距离。 (十三)抄送机关
抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。其作用在于明确公文的发送范围，使有关机关及时了解公文内容，在必要时对公文的办理予以相应的配合。抄送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称，标注于印制版记上方。
(十四)印制版记
印制版记是对公文印发(翻印)单位名称、印发日期、印刷份数等情况的说明(国务
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院《办法》直接称为“印发机关和时间”)。其作用在于明确公文印刷质量、时限的责任归属，便于受文者直接与公文印发单位取得联系。一般标注于抄送机关下方，公文末页下端，用一黑色横线相隔。如翻印，则要在翻印单位名称和印发日期偏右处注明翻印机关名称、翻印日期和翻印份数。
以上是一般公文的组成要素，信函式公文、会议纪要则有自己的特定格式。 公文格式示例如图。
二、乡镇机关公文的写作要求
制发公文是为了传达信息、解决实际工作中的问题，其内容应该具有鲜明的针对性和指导性。因此，起草公文首先要清楚制发公文的目的，即要反映什么情况、要解决什么问题，要明确准备使用什么文种、发文和阅读对象、文件的主要内容以及发文的具体要求。
动笔前草拟一个写作提纲是十分必要的。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么，依次再写什么，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，
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往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料等。撰写重要的指导性文件，比如政府工作报告、乡镇人大主席团工作报告，在拟好初步提纲以后，应召集会议集体讨论研究和修改。乡镇机关公文的写作要求有：
(一)符合党和国家的路线、方针、政策和有关法律法规
乡镇机关公文内容必须符合党和国家的路线、方针、政策，符合有关的法律、法规以及各部门制定的各项规章，做到有法可依、有章可循，保证公文内容的正确性。文中的各种观点，必须符合马克思主义的基本原理，符合党的路线、方针、政策，符合法律法规。要做到这一点，一是要熟悉各种法律法规和党的路线方针政策，凡把握不大或吃引号标明。
(二)尊重客观规律，实事求是
撰写乡镇机关公文必须从实际出发，符合客观实际，或在对下布置工作时，不玩文字技巧，有喜写喜，有忧报忧，不讲空话、
(三) 受文机关结合本地区、法。
(四)
(
、国务院《办法》规定，公文中的汉字、标点符号用法必须符合国家发布的标准方案，计量单位和数字的用法必须符合国家主管部门的规定。同时，人名、地名、时间、数字、引文也要准确无误。 语言使用准确指用字规范，措词恰当，界定严密，句子符合语法、逻辑、修辞规则，使读者一目了然，不会产生任何歧义。具体要求是：
准确。要准确把握和运用词语的意义，对概念进行严格的限定，尽量减少或不用象征、比喻的手法，不能夸张。特别是乡镇人大的公文，不少带有法律效力，尤其要注意文字的准确性，用语要严密、确切、合乎逻辑，不能使人产生歧义或误解；观点要明确，不能含糊其辞，模棱两可。 ．
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简洁。下笔要开门见山，直截了当，不要穿靴戴帽、空话套话连篇；行文要选用那些明快、简洁的词语，力求以最少的文字来表达所要表达的意思；叙事说理要简明扼要、条理清晰，不要拖泥带水、眉目不清。
庄重。公文一般使用规范的书面语，较少使用口语，不用方言和俗语。公文为了体现语言庄重的特色，常常用一些带有限制性修饰性成分的长句和一些祈使句。如“中华人民共和国是工人阶级领导的、以工农联盟为基础的人民民主专政的社会主义国家”。公文不用简化词，不能把“马克思列宁主义”写成“马列主义”，也不能把“人民代表大会”写成“人大”。公文中的祈使句常用“应当„„”、“必须„„”、“不准„„”、“禁止„„”、“严禁„„”等表示意愿、要求、禁止意思的句子，这些句子使公文态度坚决，很好地体现了公文语言的庄重风格。
据，材料翔实、准确。
遵守固定的语言模式。如，“特作如下指示((或通报、通告)如下”，“特批复(函告)
(六)注意格式的规范
性的特点。
1
2．公文的用纸。，对
／A4型纸，其成品幅面尺寸为297mm×210mm(长×宽)头(，公文用纸订I：1(左白边)为28mm+或-lmm，版心尺寸为)。
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