“通知”“报告”“请示”“函”
写作要求及其注意事项
（提纲）
一、通知的写作要求及其注意事项
（一）适用范围。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）第二章第八条第八款规定，通知用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（二）主要特点。一是适用范围广；二是使用频率高。三是专项性强；通知多是专项的。
（三）类型。通知种类较多，按其内容和功能大体可分为指示性通知、批示性通知、周知性通知、部署性通知、一般性通知等。
（四）通知的结构
通知由标题、主送机关、导语、正文、落款。
1. 标题
2. 主送机关
3. 导语
4. 正文
5．落款
（五）通知的写作
— 1 —
正文的内容一般由三部分构成，即“为什么”、“做什么”、“怎么做”。
（1）“为什么”即发文缘由，它是通知正文的开头，一般由通知的目的、意义、原因、依据等部分或全部内容构成。
（2）“做什么”是点明行文宗旨，一般在写完“为什么”以后, 自然过渡, 直接引出“做什么”。
（3）“怎么做”是通知正文的主体，应写明告知或要求办理、执行的具体内容。“怎么做”是通知最重要的组成部分，写好通知的难度也在于此。
（五）通知写作时注意以下事项
1. 标题要准确简要概括行文内容，准确表达作者所要表达的行文意图，不能产生歧义。
2. 通知的缘由要简洁，侧重交代行文的依据、目的、意义，与此无关的不写。
3. 不能缺少“做什么”。“做什么”是任何通知的必备要素，其他要素可以缺少，而“做什么”是不可或缺的。
4. 通知中不能到处提要求。一份通知所提出的要求，最好集中在一部分里，这部分内容一般置于通知正文的最后。
二、报告的写作要求及其注意事项
（一）适应范围。《条例》第二章第八条第十款规定，报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。
— 2 —
（二）主要特点。一是广泛性，适用范围广泛。二是陈述性，内容以陈述为主。三是单向性，下级机关向上级机关单向行文。四是事后性，“事前请示、事后报告”。
（三）类型。一是综合报告：工作报告、情况报告、调研报告；二是专题报告：答复报告、会议报告、检讨报告、督查报告等。
（四）报告的结构
1. 标题
2. 主送机关
3. 正文
4. 落款
（四）报告的写作
开头：依据什么，报告如下。
正文主要是讲什么事情，根据报告的类型不同有所区别： 总结工作报告：做了哪些工作；方法；进度或程度，效果；经验、体会等。
反映情况的报告：什么问题；原因；后果；解决的方法途径；
答复询问的报告：调查处理的结果；态度；意见。
正文主体部分的写作以事例说明为主：
一是“干货”，做了之后，有具体收获，可以用数字和具体事实表述的东西；只唯实，不唯书、不唯上。
— 3 —
二是“湿货”，做了之后，还没有可以体现出成果的事实，只有一些“体会”——认识上的收获（现实的和可能的。如：某项教育——开展党的群众路线教育实践活动，这种刚刚开展的教育活动的成果就是这种 “湿货”）。
三是“干货”、“湿货”都有，既有事实又有体会。
（五）写作时注意事项
1. 详细占有材料
平时留心单位的事情，尤其要注意收集留存各类文字材料；
2. 理出事项和观点
理出几方面的主要事情或提炼出几个主要观点（看法）；
3. 注意用事实说话
事实说明观点，观点统率材料。
4. 语言简洁生动
注意引用群众语言
5. 典型事例与概括相结合
例如：机关注重效能建设，100%的同志都坚持了上下班制度，没有迟到、早退现象。有三位同志住址离单位较远，每天这三位同志都是早早起床，倒三次车才能到单位。
6. 用辩证的、全面的、发展的眼光看待问题。
7.避免报告标题出现叠床架屋、语义重复的毛病。
三、请示的写作要求及其注意事项
— 4 —
（一）适用范围。《条例》第二章第八条第十一款规定，请示用于向上级机关请求指示、批准。
（二）主要特点：
一是内容针对性、规定性。遇到以下情况，都可行文请示：（1）对党和国家的有关路线方针政策和法律法令不甚了解，有待上级明确批示的问题；（2）工作中发生了重大问题或原无有关规定，难以处理，希望上级机关给予指示的问题；
（3）工作中遇到困难，需要上级机关帮助解决的问题；（4）困本地区、本系统、本单位情况特殊，难以执行统一规定，需要变通处理请求批准的问题；（5）本机关职权范围内不能决定或决定不了有待上级机关批准的问题；（6）本机关、本单位意见分歧，无法统一，要求上级裁决的问题；（7）建立机构、增加编制等需要向上级机关请求批准的问题；（8）其他按上级有关规定应当请示求的问题。
二是逐级请示，不得越级行文，特殊情况需越级请示（如遇到重大突发事件：含自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、
社会安全事件等），要抄送被越过的有隶属关系的上级机关。
三是单一性，一事一请示。
四是呈批性，原则上主送一个主管的上级机关即有隶属关系的直接上级机关，无论同意与否，上级机关都要给答复。
五是请示者和受理者必须是一级机关或组织，并具有隶属关系或业务指导关系。
— 5 —
六是事前性，必须是事前请示，不能先斩后奏。
（三）类型。按请示的内容性质可分为请求指示性请示、请求批准性请示、请求批转性请示等。
（四）请示的结构
1. 标题
2. 主送机关
3. 正文
4. 期复语
5. 落款
（五）请示的写作
正文一般分为三个部分：
第一部分：缘由，即请示的理由，这是请示件写作的重点和关键，应当写得合情合理，充分周详，以突出请示的必要性和迫切性。
第二部分：事项，即请示的事项，事项要具体。
第三部分：意见，即请示事项的解决办法，意见要明确，切实可行，以增加获准的可能性。
结束语：一般为“以上请示，妥否，请审批”；“以上请示如无不妥，请批复”；“专此请示，请研复”。
写请示件时，有两种情况影响请示的质量：
一是对请示事项的理由即为什么要这么做说不清楚，缺乏必要的材料和依据，说服力不够，上级机关在研究时难以 — 6 —
作出决断，影响到及时批复；
二是对请示事项的解决办法或措施不明确，或者不切实际，无可行性，上级机关无法做出同意或肯定的回复，也就是说很难表态。
（六）请示写作时注意事项
1. 把请示事项表述清楚，把理由说透，不要模棱两可、含糊不清。
2. 引文要正确。
3. 有自己的观点和意见。
4. 一事一请示。
5. 不多头请示。
6. 按隶属关系逐级请示，一般不要越级请示。
7. 请示和报告不能混用并用。
8. 请示件属上行文，要标注签发人，以示负责。
9.请示件在成文日期下一行，要标准“附注”，写上联系人，联系电话，用圆括号括入。
10.避免请示标题出现叠床架屋、语义重复的毛病。
四、函的写作要求及其注意事项
（一）适用范围。《条例》第二章第八条第十四款规定，函适用于不相隶属机关之间商洽、询问工作和答复问题、请求批准和答复审批事项。
从以上表述中可看出有三层意思：一是机关与机关之间 — 7 —
商洽工作，二是机关与机关之间询问和答复问题，三是向无隶属机关的有关主管部门请求批准。
（二）主要特点。一是广泛性；二是灵活性；三是单一性。
（三）类型。按性质、内容可分为商洽函、问答函、审批函、告知函、催办函等。
（四）函的结构
（1）标题
（2）主送机关
（3）正文
（4）落款
（五）函的写作
正文的写作包括缘由、事项、结束语三部分
缘由与事项的写作：一是有针对性地陈述缘由；二是紧承缘由点明致函事项。
结束语。可根据不同情况区别使用。如果去函要求对方回复的，可用“以上意见，请于函复”；或“特此函达，请予研复”等。
（六）函写作时注意事项
1. 叙事清楚，说理有节
2. 用语平和，措词得体
3. 短小精悍，注意技法
— 8 —
4. 不可将“函”遗忘
（七）“函”可代行有关职能
1. 机关之间周知有关事项，可用“函”行文，代行“通知”之职能；
2. 上级机关答复下级机关来文，以“函”行文，代行“批复”之职能；
3. 向不相隶属的机关（主管部门）提出请求批准有关事项，可用“函”行文，代行“请示”之职能。 — 9 —
“通知”“报告”“请示”“函”
写作要求及其注意事项
（提纲）
一、通知的写作要求及其注意事项
（一）适用范围。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）第二章第八条第八款规定，通知用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（二）主要特点。一是适用范围广；二是使用频率高。三是专项性强；通知多是专项的。
（三）类型。通知种类较多，按其内容和功能大体可分为指示性通知、批示性通知、周知性通知、部署性通知、一般性通知等。
（四）通知的结构
通知由标题、主送机关、导语、正文、落款。
1. 标题
2. 主送机关
3. 导语
4. 正文
5．落款
（五）通知的写作
— 1 —
正文的内容一般由三部分构成，即“为什么”、“做什么”、“怎么做”。
（1）“为什么”即发文缘由，它是通知正文的开头，一般由通知的目的、意义、原因、依据等部分或全部内容构成。
（2）“做什么”是点明行文宗旨，一般在写完“为什么”以后, 自然过渡, 直接引出“做什么”。
（3）“怎么做”是通知正文的主体，应写明告知或要求办理、执行的具体内容。“怎么做”是通知最重要的组成部分，写好通知的难度也在于此。
（五）通知写作时注意以下事项
1. 标题要准确简要概括行文内容，准确表达作者所要表达的行文意图，不能产生歧义。
2. 通知的缘由要简洁，侧重交代行文的依据、目的、意义，与此无关的不写。
3. 不能缺少“做什么”。“做什么”是任何通知的必备要素，其他要素可以缺少，而“做什么”是不可或缺的。
4. 通知中不能到处提要求。一份通知所提出的要求，最好集中在一部分里，这部分内容一般置于通知正文的最后。
二、报告的写作要求及其注意事项
（一）适应范围。《条例》第二章第八条第十款规定，报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。
— 2 —
（二）主要特点。一是广泛性，适用范围广泛。二是陈述性，内容以陈述为主。三是单向性，下级机关向上级机关单向行文。四是事后性，“事前请示、事后报告”。
（三）类型。一是综合报告：工作报告、情况报告、调研报告；二是专题报告：答复报告、会议报告、检讨报告、督查报告等。
（四）报告的结构
1. 标题
2. 主送机关
3. 正文
4. 落款
（四）报告的写作
开头：依据什么，报告如下。
正文主要是讲什么事情，根据报告的类型不同有所区别： 总结工作报告：做了哪些工作；方法；进度或程度，效果；经验、体会等。
反映情况的报告：什么问题；原因；后果；解决的方法途径；
答复询问的报告：调查处理的结果；态度；意见。
正文主体部分的写作以事例说明为主：
一是“干货”，做了之后，有具体收获，可以用数字和具体事实表述的东西；只唯实，不唯书、不唯上。
— 3 —
二是“湿货”，做了之后，还没有可以体现出成果的事实，只有一些“体会”——认识上的收获（现实的和可能的。如：某项教育——开展党的群众路线教育实践活动，这种刚刚开展的教育活动的成果就是这种 “湿货”）。
三是“干货”、“湿货”都有，既有事实又有体会。
（五）写作时注意事项
1. 详细占有材料
平时留心单位的事情，尤其要注意收集留存各类文字材料；
2. 理出事项和观点
理出几方面的主要事情或提炼出几个主要观点（看法）；
3. 注意用事实说话
事实说明观点，观点统率材料。
4. 语言简洁生动
注意引用群众语言
5. 典型事例与概括相结合
例如：机关注重效能建设，100%的同志都坚持了上下班制度，没有迟到、早退现象。有三位同志住址离单位较远，每天这三位同志都是早早起床，倒三次车才能到单位。
6. 用辩证的、全面的、发展的眼光看待问题。
7.避免报告标题出现叠床架屋、语义重复的毛病。
三、请示的写作要求及其注意事项
— 4 —
（一）适用范围。《条例》第二章第八条第十一款规定，请示用于向上级机关请求指示、批准。
（二）主要特点：
一是内容针对性、规定性。遇到以下情况，都可行文请示：（1）对党和国家的有关路线方针政策和法律法令不甚了解，有待上级明确批示的问题；（2）工作中发生了重大问题或原无有关规定，难以处理，希望上级机关给予指示的问题；
（3）工作中遇到困难，需要上级机关帮助解决的问题；（4）困本地区、本系统、本单位情况特殊，难以执行统一规定，需要变通处理请求批准的问题；（5）本机关职权范围内不能决定或决定不了有待上级机关批准的问题；（6）本机关、本单位意见分歧，无法统一，要求上级裁决的问题；（7）建立机构、增加编制等需要向上级机关请求批准的问题；（8）其他按上级有关规定应当请示求的问题。
二是逐级请示，不得越级行文，特殊情况需越级请示（如遇到重大突发事件：含自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、
社会安全事件等），要抄送被越过的有隶属关系的上级机关。
三是单一性，一事一请示。
四是呈批性，原则上主送一个主管的上级机关即有隶属关系的直接上级机关，无论同意与否，上级机关都要给答复。
五是请示者和受理者必须是一级机关或组织，并具有隶属关系或业务指导关系。
— 5 —
六是事前性，必须是事前请示，不能先斩后奏。
（三）类型。按请示的内容性质可分为请求指示性请示、请求批准性请示、请求批转性请示等。
（四）请示的结构
1. 标题
2. 主送机关
3. 正文
4. 期复语
5. 落款
（五）请示的写作
正文一般分为三个部分：
第一部分：缘由，即请示的理由，这是请示件写作的重点和关键，应当写得合情合理，充分周详，以突出请示的必要性和迫切性。
第二部分：事项，即请示的事项，事项要具体。
第三部分：意见，即请示事项的解决办法，意见要明确，切实可行，以增加获准的可能性。
结束语：一般为“以上请示，妥否，请审批”；“以上请示如无不妥，请批复”；“专此请示，请研复”。
写请示件时，有两种情况影响请示的质量：
一是对请示事项的理由即为什么要这么做说不清楚，缺乏必要的材料和依据，说服力不够，上级机关在研究时难以 — 6 —
作出决断，影响到及时批复；
二是对请示事项的解决办法或措施不明确，或者不切实际，无可行性，上级机关无法做出同意或肯定的回复，也就是说很难表态。
（六）请示写作时注意事项
1. 把请示事项表述清楚，把理由说透，不要模棱两可、含糊不清。
2. 引文要正确。
3. 有自己的观点和意见。
4. 一事一请示。
5. 不多头请示。
6. 按隶属关系逐级请示，一般不要越级请示。
7. 请示和报告不能混用并用。
8. 请示件属上行文，要标注签发人，以示负责。
9.请示件在成文日期下一行，要标准“附注”，写上联系人，联系电话，用圆括号括入。
10.避免请示标题出现叠床架屋、语义重复的毛病。
四、函的写作要求及其注意事项
（一）适用范围。《条例》第二章第八条第十四款规定，函适用于不相隶属机关之间商洽、询问工作和答复问题、请求批准和答复审批事项。
从以上表述中可看出有三层意思：一是机关与机关之间 — 7 —
商洽工作，二是机关与机关之间询问和答复问题，三是向无隶属机关的有关主管部门请求批准。
（二）主要特点。一是广泛性；二是灵活性；三是单一性。
（三）类型。按性质、内容可分为商洽函、问答函、审批函、告知函、催办函等。
（四）函的结构
（1）标题
（2）主送机关
（3）正文
（4）落款
（五）函的写作
正文的写作包括缘由、事项、结束语三部分
缘由与事项的写作：一是有针对性地陈述缘由；二是紧承缘由点明致函事项。
结束语。可根据不同情况区别使用。如果去函要求对方回复的，可用“以上意见，请于函复”；或“特此函达，请予研复”等。
（六）函写作时注意事项
1. 叙事清楚，说理有节
2. 用语平和，措词得体
3. 短小精悍，注意技法
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4. 不可将“函”遗忘
（七）“函”可代行有关职能
1. 机关之间周知有关事项，可用“函”行文，代行“通知”之职能；
2. 上级机关答复下级机关来文，以“函”行文，代行“批复”之职能；
3. 向不相隶属的机关（主管部门）提出请求批准有关事项，可用“函”行文，代行“请示”之职能。 — 9 —