摘要：高校科研项目档案的管理是科研档案管理的主体和重点，其科学管理手段对科研工作的进程、效率和质量起着重要作用，同时也影响科研项目档案的收集及档案价值的实现。目前一些因素制约着高校科研项目档案管理工作，因此，要加强对高校科研项目管理体制的研究，建立健全科研项目档案管理规章制度，理性认识科研项目档案的价值，做好科研项目档案的开发利用。 关键词：高校 科研项目 档案 开发利用 高校科研项目档案是高校科研管理工作的重要环节，是高校档案工作的一个重要组成部分，是一种重要的信息资源，是知识创新、科技创新以及成果转化的基础和依据，它在科研工作中发挥着知识储备的作用。科研项目档案的管理是科研档案管理的主体和重点，其科学管理手段对科研工作的进程、效率和质量起着重要的作用，同时也影响着科研项目档案的收集及档案价值的实现，所以，研究分析高校科研项目档案管理中存在的问题，探讨解决问题的途径，对于提高高校科研档案整体管理水平、发挥科研项目档案的利用效益、更好地为教学和科研服务有着积极的意义。 1 高校科研项目档案信息的重要地位 高等学校既是高等教育的“阵地”，也是科技创新的“战场”。在经济和科技全球化的今天，国家的创新能力已经成为决定该国在国际竞争格局中地位的重要因素。高校因其覆盖了理学、工学、农业，医学、历史、文学、哲学、法学、教育学、经济学、管理学等各学科，拥有很强的基础研究、应用研究和开发研究能力，在国家创新体系中拥有不可或缺的、独特的地位和作用。据统计，“十五”期间，我国高校承担各类科研课题达61.9万项，其中高校主持的国家“973”项目占立项总数的57.05％主持“863”项目占立项总数的40％。在获奖方面，高校所获国家自然科学奖的占全国授奖总数的55.07％；高校获国家技术发明奖占全国授奖总数的64.4％；高校获国家科技进步奖数占全国授奖总数的53.57％。2006年以来，高校科研立项数以及在获得的国家科技奖励方面又有了新的进展。高等学校已经成为国家创新体系中的一支重要力量，成为解决国民经济重大科技问题、实现技术转移和成果转化的生力军。 高校科研项目档案是高校在课题研究过程中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像、实物等各种载体的历史的、原始的记录。项目档案的形成积累过程凝聚着科研人员的智慧。一项科研课题的档案，就是一部生动的科研教科书，能从总体上反映出学校及国家的科研水平。项目档案所蕴含的具体信息，对于今后的科研工作具有积极的史鉴意义。因此，项目档案信息在高校和国家科研中占有举足轻重的地位。 2 高校科研项目档案管理的现状及障碍分析 2.1 科研管理体制对高校科研项目档案管理工作的影响 近20年来，随着高等教育事业和国家科技事业的不断深化和发展，高校科研项目的来源渠道丰富宽广，下达及指导高校科研项目的主管部门已由原来比较单一的科技口发展为多渠道管理。在这样的背景下，高校的科研项目在校内也由多个部门管理，比较普遍的管理模式是教务处(高教研究所)分管教育教学改革研究项目，宣传部或学校党委办分管高校思想政治教育理论与实践项目，团委分管大学生科研项目，研究生处及相关教学单位分管研究生创新科研项目，其他研究项目由科研处分管。各部门你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各异，由于岗位职责的限制性，缺少部门之间的协调，在一定程度上造成了项目研究过程材料的缺失。有些管理部门归档的材料只有项目立项、批准、下达研究经费和结题的文书通知，而项目申请书、合同书、结题材料都没有，归档材料根本不能反映出研究的过程，有的甚至不能反映出研究成果。 2.2 高校科研项目的特点对科研项目档案管理工作的影响 受管理体制的支配，高校科研项目档案无论在内容，还是在其形成规律方面，都有着其鲜明的特点，这些特点对科研项目档案管理工作也产生影响，主要表现在几个方面 首先，高校科研队伍的多层次性和科研方向的多样性，决定了科研项目档案来源的广泛性和课题研究内容丰富、形式多样，也决定了科研管理涉及的部门多、制约因素多。从宏观层面上看，上级有关主管部门对高校科研项目档案管理缺乏外部关系的统筹协调，对课题研究只具有引导、服务作用，而对课题研究过程中的档案资料管理不具有约束九从管理层面上看，有关职能部门对科研项目档案的认识、定位等等方面，仍有较大的差异性，从微观的层面来看，由于科研项目是几个部门各自分管，管理人员处于“各自为战”的状态，对档案的管理在操作上有较大的随意性，管理水平参差不齐。这些情况都严重地影响着高校科研项目档案的案卷数量和质量。从复杂的实际环境条件来看，要真正做好科研项目档案管理工作难度还是很大的。 其次，高校科研课题专业性强，研究周期长。高校从事的研究项目类型不同，研究对象和采用的研究手段各异，涉及的专业学科广泛，因而使得记录其研究活动的项目档案也不同，由于开发类科研项目从开题到研究成果的取得，每个环节都必须经过反复地研究和试验，要取得最终成果，往往要耗费很长的时间，特别理工科的开发研究。这就需要研究人员及管理部门在研究期内坚持长期做好日常档案资料的收集整理工作，但在实践中却很难坚持做到。 2.3 档案观念和责任心对科研项目档案管理工作的影响 随着社会信息化进程的不断加快，人们在理论上对于信息的重要性有了一定的认识，但是人们在社会经济生活的实践中，由于受到各种因素的影响，陈旧传统的观念和思维定势仍具有很大束缚性，这在某种程度上制约着档案管理工作向更深层次发展。某些研究人员及相关管理人员档案观念薄弱，没有坚持把科研项目档案工作纳入研究工作的计划之中和岗位职责中，不注意对科研项目从始至终各个环节所产生的材料进行收集积累，只注重结论性、成果性材料的积累，使最终的档案材料成套性很差。有的是研究人员之间、协作单位之间由于科研成果的权属之争，而引起争原始材料，争报奖励而不愿主动把材料集中管理。由于项目档案专业性很强、技术含量高，有的研究人员害怕泄密，归档时避重就轻，把一些不太重要的材料交来，而抽去反映成果水平的关键技术材料。加之，学校档案部门人员对科研课题不熟，业务水平有限，未审查出来。另外，档案工作人员业务指导不到位，研究人员不了解收集档案的重要性，这些，都影响到项目材料归档的质量和数量。 3 对加强科研项目档案管理的几点思考 科研项目档案管理与科研工作管理是一个有机的整体。科研项目档案特点决定了科研项目档案管理是一项很复杂、要求很高的工作。因此，应加强对现行科研项目管理体制的研究。应该说，现在各高校科研项目档案的多头管理体制及运作方式，都是在特定条件下对不同范围的具体选择。高校应有怎样的科研项目管理体制，如何建立完善高校科研档案
管理体制，理顺档案管理关系、程序，科研管理部门以及档案部门应当积极探索。而在当前的管理环境下，应加强做好以下工作 3.1 建立健全科研项目档案管理规章制度 建立健全管理制度和工作标准，既是档案工作顺利进行的可靠保证，也是实行档案工作科学管理、规范管理的依据及准绳。要做好科研项目的档案管理工作，离不开制度的支持，制度内容应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理，明确所有科研项目档案归档的操作方式，如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，才能使各个业务环节都有章可循。 一个科研项目档案作为记录科研活动全过程的一套完整文件材料，虽然是在项目研究活动最后结束完成的，但作为科研档案之中的每一部分材料又恰恰是各个不同阶段的产物。即所谓科技档案完成于项目研究之末，又形成于研究活动之中。必须把必要的行政手段和经济手段纳入法规和轨道，把科研项目档案的形成、积累、归档工作具体纳入到科技管理的各个环节。各个阶段中去。因此，在现行管理体制下，科研处、教务处(高教研究所)、宣传部、团委、研究生处等管理部门应坚持用规章制度来履行各自的职能。要负责督促科研工作人员对研究项目归档工作超前控制，一开始就要着手抓，并一抓到底。档案部门工作人员要抓科研项目档案建设，多渠道、多形式进行项目档案收集、整理、归档的指导工作，才能使科研项目档案的建档工作进入到规范管理的轨道。做好高校项目档案管理工作，是一项功在当代，利在千秋的事业，要努力建立高校档案工作可持续发展和现代化管理的运行机制，首先要提高归档率、完整率和案卷合格率，这一基础环节不抓好，随后的开发利用工作难以发挥效益。 3.2 理性认识科研项目档案的价值，做好科研项目档案的开发利用 科研项目档案信息资源的开发，是指档案部门针对社会有关方面的需求，在保证有关档案机密安全的前提下，通过各种方式、方法，对本单位科研项目档案中储存的科研信息进行发掘、整理、加工，满足研究人员及其他有关人员的利用需求的一项工作。科研项目档案的价值是由凭证价值、信息参考价值，现实使用价值、历史研究价值几方面构成。档案保管的目的是将死的档案资料变成活的知识加以应用，指导科研实践活动，发挥更大的价值。当前，科学技术的发展日新月异，科学技术不仅是第一生产力，而且成为先进生产力的集中体现和主要标志。科研项目档案如不能开发利用，其信息“只能永远是‘知识形态’的生产力，而不能成为现实的生产力，也就不能体现科技信息是生产力的真正意义”。 科研项目档案的价值特点决定了档案部门开发利用科研项目档案的方式。高校科研项目档案作为一种重要的信息资源，储存积累着大量的知识和财富，但由于科研档案的信息参考价值和现实使用价值的实现受到知识产权保护的影响，档案部门开发利用科研档案的信息参考价值和现实使用价值有许多法律法规的限制，容易造成泄密和侵犯知识产权的行为，因此，以往档案部门对于科研项目档案多着重于其凭证价值和历史研究价值的实现。而科研项目档案凭证价值的实现，大多在反映研究人员评奖，晋升职称、统计科研工作量等环节。高校档案部门应该把握这一特点，把开发利用的侧重放在完整齐全收集科研项目档案、科学完善地建立多种检索工具方面，最大限度地揭示档案信息资源。科研档案的检索工具编制越完整、越科学，用户查询档案时间就越短，查全率、查准率就越高，就能更好地服务于学校的科研工作。再就是要适度开展科研档案的编研工作。可以根据客观实际需要。利用科研档案实体，就某一专题进行系统的较深层次的加工，用新的体例、新的语言汇编成相对集中、系统的信息资料，把静态的档案汇编成动态的活信息。现代信息技术的广泛运用，为科研项目档案的编研工作提供了可行的技术和方法。总之，只有充分理性地认识科研项目档案的价值，才能做好科研项目档案的开发利用工作。
摘要：高校科研项目档案的管理是科研档案管理的主体和重点，其科学管理手段对科研工作的进程、效率和质量起着重要作用，同时也影响科研项目档案的收集及档案价值的实现。目前一些因素制约着高校科研项目档案管理工作，因此，要加强对高校科研项目管理体制的研究，建立健全科研项目档案管理规章制度，理性认识科研项目档案的价值，做好科研项目档案的开发利用。 关键词：高校 科研项目 档案 开发利用 高校科研项目档案是高校科研管理工作的重要环节，是高校档案工作的一个重要组成部分，是一种重要的信息资源，是知识创新、科技创新以及成果转化的基础和依据，它在科研工作中发挥着知识储备的作用。科研项目档案的管理是科研档案管理的主体和重点，其科学管理手段对科研工作的进程、效率和质量起着重要的作用，同时也影响着科研项目档案的收集及档案价值的实现，所以，研究分析高校科研项目档案管理中存在的问题，探讨解决问题的途径，对于提高高校科研档案整体管理水平、发挥科研项目档案的利用效益、更好地为教学和科研服务有着积极的意义。 1 高校科研项目档案信息的重要地位 高等学校既是高等教育的“阵地”，也是科技创新的“战场”。在经济和科技全球化的今天，国家的创新能力已经成为决定该国在国际竞争格局中地位的重要因素。高校因其覆盖了理学、工学、农业，医学、历史、文学、哲学、法学、教育学、经济学、管理学等各学科，拥有很强的基础研究、应用研究和开发研究能力，在国家创新体系中拥有不可或缺的、独特的地位和作用。据统计，“十五”期间，我国高校承担各类科研课题达61.9万项，其中高校主持的国家“973”项目占立项总数的57.05％主持“863”项目占立项总数的40％。在获奖方面，高校所获国家自然科学奖的占全国授奖总数的55.07％；高校获国家技术发明奖占全国授奖总数的64.4％；高校获国家科技进步奖数占全国授奖总数的53.57％。2006年以来，高校科研立项数以及在获得的国家科技奖励方面又有了新的进展。高等学校已经成为国家创新体系中的一支重要力量，成为解决国民经济重大科技问题、实现技术转移和成果转化的生力军。 高校科研项目档案是高校在课题研究过程中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像、实物等各种载体的历史的、原始的记录。项目档案的形成积累过程凝聚着科研人员的智慧。一项科研课题的档案，就是一部生动的科研教科书，能从总体上反映出学校及国家的科研水平。项目档案所蕴含的具体信息，对于今后的科研工作具有积极的史鉴意义。因此，项目档案信息在高校和国家科研中占有举足轻重的地位。 2 高校科研项目档案管理的现状及障碍分析 2.1 科研管理体制对高校科研项目档案管理工作的影响 近20年来，随着高等教育事业和国家科技事业的不断深化和发展，高校科研项目的来源渠道丰富宽广，下达及指导高校科研项目的主管部门已由原来比较单一的科技口发展为多渠道管理。在这样的背景下，高校的科研项目在校内也由多个部门管理，比较普遍的管理模式是教务处(高教研究所)分管教育教学改革研究项目，宣传部或学校党委办分管高校思想政治教育理论与实践项目，团委分管大学生科研项目，研究生处及相关教学单位分管研究生创新科研项目，其他研究项目由科研处分管。各部门你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各异，由于岗位职责的限制性，缺少部门之间的协调，在一定程度上造成了项目研究过程材料的缺失。有些管理部门归档的材料只有项目立项、批准、下达研究经费和结题的文书通知，而项目申请书、合同书、结题材料都没有，归档材料根本不能反映出研究的过程，有的甚至不能反映出研究成果。 2.2 高校科研项目的特点对科研项目档案管理工作的影响 受管理体制的支配，高校科研项目档案无论在内容，还是在其形成规律方面，都有着其鲜明的特点，这些特点对科研项目档案管理工作也产生影响，主要表现在几个方面 首先，高校科研队伍的多层次性和科研方向的多样性，决定了科研项目档案来源的广泛性和课题研究内容丰富、形式多样，也决定了科研管理涉及的部门多、制约因素多。从宏观层面上看，上级有关主管部门对高校科研项目档案管理缺乏外部关系的统筹协调，对课题研究只具有引导、服务作用，而对课题研究过程中的档案资料管理不具有约束九从管理层面上看，有关职能部门对科研项目档案的认识、定位等等方面，仍有较大的差异性，从微观的层面来看，由于科研项目是几个部门各自分管，管理人员处于“各自为战”的状态，对档案的管理在操作上有较大的随意性，管理水平参差不齐。这些情况都严重地影响着高校科研项目档案的案卷数量和质量。从复杂的实际环境条件来看，要真正做好科研项目档案管理工作难度还是很大的。 其次，高校科研课题专业性强，研究周期长。高校从事的研究项目类型不同，研究对象和采用的研究手段各异，涉及的专业学科广泛，因而使得记录其研究活动的项目档案也不同，由于开发类科研项目从开题到研究成果的取得，每个环节都必须经过反复地研究和试验，要取得最终成果，往往要耗费很长的时间，特别理工科的开发研究。这就需要研究人员及管理部门在研究期内坚持长期做好日常档案资料的收集整理工作，但在实践中却很难坚持做到。 2.3 档案观念和责任心对科研项目档案管理工作的影响 随着社会信息化进程的不断加快，人们在理论上对于信息的重要性有了一定的认识，但是人们在社会经济生活的实践中，由于受到各种因素的影响，陈旧传统的观念和思维定势仍具有很大束缚性，这在某种程度上制约着档案管理工作向更深层次发展。某些研究人员及相关管理人员档案观念薄弱，没有坚持把科研项目档案工作纳入研究工作的计划之中和岗位职责中，不注意对科研项目从始至终各个环节所产生的材料进行收集积累，只注重结论性、成果性材料的积累，使最终的档案材料成套性很差。有的是研究人员之间、协作单位之间由于科研成果的权属之争，而引起争原始材料，争报奖励而不愿主动把材料集中管理。由于项目档案专业性很强、技术含量高，有的研究人员害怕泄密，归档时避重就轻，把一些不太重要的材料交来，而抽去反映成果水平的关键技术材料。加之，学校档案部门人员对科研课题不熟，业务水平有限，未审查出来。另外，档案工作人员业务指导不到位，研究人员不了解收集档案的重要性，这些，都影响到项目材料归档的质量和数量。 3 对加强科研项目档案管理的几点思考 科研项目档案管理与科研工作管理是一个有机的整体。科研项目档案特点决定了科研项目档案管理是一项很复杂、要求很高的工作。因此，应加强对现行科研项目管理体制的研究。应该说，现在各高校科研项目档案的多头管理体制及运作方式，都是在特定条件下对不同范围的具体选择。高校应有怎样的科研项目管理体制，如何建立完善高校科研档案
管理体制，理顺档案管理关系、程序，科研管理部门以及档案部门应当积极探索。而在当前的管理环境下，应加强做好以下工作 3.1 建立健全科研项目档案管理规章制度 建立健全管理制度和工作标准，既是档案工作顺利进行的可靠保证，也是实行档案工作科学管理、规范管理的依据及准绳。要做好科研项目的档案管理工作，离不开制度的支持，制度内容应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理，明确所有科研项目档案归档的操作方式，如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，才能使各个业务环节都有章可循。 一个科研项目档案作为记录科研活动全过程的一套完整文件材料，虽然是在项目研究活动最后结束完成的，但作为科研档案之中的每一部分材料又恰恰是各个不同阶段的产物。即所谓科技档案完成于项目研究之末，又形成于研究活动之中。必须把必要的行政手段和经济手段纳入法规和轨道，把科研项目档案的形成、积累、归档工作具体纳入到科技管理的各个环节。各个阶段中去。因此，在现行管理体制下，科研处、教务处(高教研究所)、宣传部、团委、研究生处等管理部门应坚持用规章制度来履行各自的职能。要负责督促科研工作人员对研究项目归档工作超前控制，一开始就要着手抓，并一抓到底。档案部门工作人员要抓科研项目档案建设，多渠道、多形式进行项目档案收集、整理、归档的指导工作，才能使科研项目档案的建档工作进入到规范管理的轨道。做好高校项目档案管理工作，是一项功在当代，利在千秋的事业，要努力建立高校档案工作可持续发展和现代化管理的运行机制，首先要提高归档率、完整率和案卷合格率，这一基础环节不抓好，随后的开发利用工作难以发挥效益。 3.2 理性认识科研项目档案的价值，做好科研项目档案的开发利用 科研项目档案信息资源的开发，是指档案部门针对社会有关方面的需求，在保证有关档案机密安全的前提下，通过各种方式、方法，对本单位科研项目档案中储存的科研信息进行发掘、整理、加工，满足研究人员及其他有关人员的利用需求的一项工作。科研项目档案的价值是由凭证价值、信息参考价值，现实使用价值、历史研究价值几方面构成。档案保管的目的是将死的档案资料变成活的知识加以应用，指导科研实践活动，发挥更大的价值。当前，科学技术的发展日新月异，科学技术不仅是第一生产力，而且成为先进生产力的集中体现和主要标志。科研项目档案如不能开发利用，其信息“只能永远是‘知识形态’的生产力，而不能成为现实的生产力，也就不能体现科技信息是生产力的真正意义”。 科研项目档案的价值特点决定了档案部门开发利用科研项目档案的方式。高校科研项目档案作为一种重要的信息资源，储存积累着大量的知识和财富，但由于科研档案的信息参考价值和现实使用价值的实现受到知识产权保护的影响，档案部门开发利用科研档案的信息参考价值和现实使用价值有许多法律法规的限制，容易造成泄密和侵犯知识产权的行为，因此，以往档案部门对于科研项目档案多着重于其凭证价值和历史研究价值的实现。而科研项目档案凭证价值的实现，大多在反映研究人员评奖，晋升职称、统计科研工作量等环节。高校档案部门应该把握这一特点，把开发利用的侧重放在完整齐全收集科研项目档案、科学完善地建立多种检索工具方面，最大限度地揭示档案信息资源。科研档案的检索工具编制越完整、越科学，用户查询档案时间就越短，查全率、查准率就越高，就能更好地服务于学校的科研工作。再就是要适度开展科研档案的编研工作。可以根据客观实际需要。利用科研档案实体，就某一专题进行系统的较深层次的加工，用新的体例、新的语言汇编成相对集中、系统的信息资料，把静态的档案汇编成动态的活信息。现代信息技术的广泛运用，为科研项目档案的编研工作提供了可行的技术和方法。总之，只有充分理性地认识科研项目档案的价值，才能做好科研项目档案的开发利用工作。