体系名称
行政管理
编 码
版本号
惠州炼化二期项目
文件材料归档要求与整理规范
公司名称 批 准 人 批准依据 发布范围 发布文号 发布日期 生效日期
·1 目的
规范中海炼化惠州炼化分公司二期项目（以下简称惠州炼化二期项目或二期项目）档案管理， 确保承包商提交的各类文件材料完整、准确、系统、规范。 ·2 适用范围
惠州炼化二期项目。 ·3 编制依据
3.1 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002），2003，中华人民共和国国家档案局。
3.2 《中海石油炼化有限责任公司档案管理办法》，2013，炼化公司。 3.3 《中海石油炼化有限责任公司档案分类细则》，2013，炼化公司。 4． 职责
4.1 承包商依照本要求，对所负责的惠州炼化分公司二期项目相应的文件材料进行规范化的整理。
4.2 业主负责组织、协调和指导承包商完成其职责范围或合同规定的项目文件整理和组卷工作。
4.3项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。 5． 项目文件的收集 5.1 项目准备阶段
设计承包商负责收集、积累、勘察设计文件，并按规定向业主档案部门提交有关设计
中海炼化惠州炼化分公司
行政综合业务主管领导
《中国海洋石油总公司内控制度体系文件管理办法》（CG-20-01） 普发
海油总风险办﹝2011﹞XXX号 2011年XX 月XX 日 2011年X 月1日
基础资料和设计文件、竣工图。 5.2 项目施工阶段
各承包商负责其职责内项目文件的收集、积累、整理、编制（实行总承包的，由总承包商汇总）。项目监理单位负责收集、积累、整理、编制项目监理文件。
业主委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向业主提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。 5.3 收集范围
项目文件归档范围和保管期限见附录A。 6． 项目文件质量要求
6.1 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。
6.2 文件不能使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，须采用碳素材料。
6.3 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
6.4 录音、录像文件应保证载体的有效性。 6.5 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
6.6 材料合格证、出厂证明，要求将原件归档，因客观原因不能提供原件的，要求复印件加盖提供单位的公章，注明原件存放地点（重复复印无效）。 7 项目竣工文件的编制 7.1 竣工文件编制要求
7.1.1 项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据合同规定的要求编制项目竣工文件。
7.1.2项目竣工文件的编制执行SH/T 3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件的规定》。
7.1.3 竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。文件要求用A4幅面纸（或折叠成A4大小）打印，厚度不超过35毫米。
7.1.4 对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。
7.1.5 与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更按SH/T 3503-2007标准（或单独）组卷。
7.1.6 凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。 7.2. 竣工图编制要求
7.2.1 项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图原则上应由设计承包商负责编制，将施工过程中产生的全部变更内容在施工图的基础上修改绘制；按施工图施工没有变动的，直接出竣工图。
7.2.2 竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。所有修改处应以云图的方式显示，并标注修改依据（设计变更、材料代用单等的编号）；同时在设计变更单等上面标注所涉及施工图的图号。
7.2.3 出版的竣工图按原图编号，注明版本，在图标内注明“竣工阶段”，加盖并签署竣工图章。
7.2.4 同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。 7.2.5 竣工图图幅应按GB/T 10609.3要求统一折叠，装订成册，厚度不超过35毫米。 7.2.6 编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。
7.3. 竣工图章的使用
7.3.1 竣工图章内容、尺寸如图1所示，单位为毫米。（由施工单位编制竣工图的，设计单位改为施工单位）
图1 竣工图章
7.3.2 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。
7.3.3 竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏上方空白处。
7.4 竣工图的审核
7.4.1 竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
7.4.2 竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。
7.4.3 竣工图以单项工程为归档单位，按单位工程或专业编制，并配有详细编制说明和目录。
7.4.4 一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，必须在备考表中说明。 7.4.5 国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。
7.5 厂家设备随机文件案卷质量要求 7.5.1 内容及书写材质要求
a、出厂文件需提供原件：
包括产品合格证、产品质量证明、各种检验、检测记录、试验报告（探伤记录、报告），当地劳动部门给制造厂家发放的压力容器的监检证书，制造图纸等；确有客观理由，如外购原材料的质量证明，不能提供原件的要加盖本单位的质量（检验）确认章，并注明原件存放处。
b．文件中编制人、审核人、检验人、批准人（机构）等应签字（盖章），不应用打印代替签字，也不能为空白。设备制造、检验、测试全过程及相关的质量证明要有相应的责任人，也就是具有可追溯性。
c．各种文字、图形等书写、绘制应使用蓝黑或碳素笔，不得使用纯蓝、圆珠笔、铅笔等非耐久性材料，不能使用复写材料、热敏纸等易退色的书写材料及载体。 7.5.2 卷内文件编排
a． 文件要编写页号（以有内容的页面计算），正面页号打在右下角，反面页号打在左下角，卷内目录、备考表不打页号。
b． 竣工图章应盖在标题栏上方的空白处，或其它空白处，以不遮盖图纸的文字、线条、不影响看图、读图为准；如果正面无法盖章，也可以盖在竣工图的背面，但要将图纸右下角折起，以便验看。图纸上应该有设计、审核、批准等相关人员的签字。 c．文件应装订成册，封面应有设备名称、设备位号等易于识别和辨认的标识。 d．文件应编写目录，文件、图纸名称、页数及内容应该与目录一致。
e．卷内文件的排列，应按照设备生产、制造、检验等工序的顺序，图纸放在最后。
7.6 电子版文件编制要求与格式 7.6.1 电子版文件的编制要求
a．提供的电子光盘不要在盘面上粘贴标签；
b．每卷一个文件夹，文件数量与卷内目录完全一致，文件命名为“序号-文件题名”； c．电子版文件中的文字、图形应清晰，能够易于辨认，与纸版文件内容、顺序保持一致；
d．所提供的文件格式一般接受PDF，分辨率为300 DPI以上。 7.6.2 电子版以如下的“原始文件”格式来提交：
a、操作系统 Windows XP Professional b、Microsoft Office 2010
c、Adobe Acrobat 9.0(*.PDF)或以上的版本
d、Microstation (*.dgn)5.0版或更新的版本，不接受8.0版。 e、PDS (3D)
f、AUTOCAD 2004(需提供相应字体库) g、压缩文件格式: .rar、.zip h、照片文件格式：.jpg、.tif i、视频文件格式：MPEG、AVI 7.7 竣工图及交工技术文件套数
提交的项目竣工图为一正一副、二套电子版（其中一套可编辑），交工技术文件一套正本一套副本，二套电子版，由相应承包商向业主移交。 8 项目文件的整理与归档 8.1 项目文件的整理
8.1.1 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按业主档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。
8.1.2 勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。 8.1.3 施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
8.1.4 材料设备、试验检测、技术及工艺文件应由形成（承办）单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。
8.2 项目文件的组卷
8.2.1 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
8.2.2 项目施工文件按单项工程、单位工程/装置、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。 8.3 案卷与卷内文件的排列
8.3.1 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
8.3.2 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。 8.3.3 设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。 8.3.4 竣工图按专业、图号排列。
8.3.5 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。 8.4 案卷编目
8.4.1 卷内文件页号的编写
卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方 [具体位置距右（左）边距20mm、距下边距15mm，如在该位置有文字、线条等内容可做相应变动] 。
成套图样或印刷成册文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。各卷之间不连续编页号。 卷内目录、卷内备考表不编写页号。
8.4.2 卷内目录的编制（见附录B 承包商归档文件格式要求） 8.4.3 案卷封面和脊背的编制（见附录B 承包商归档文件格式要求） 8.4.4 卷内备考表（见附录B 承包商归档文件格式要求） 8.5 案卷装订要求
8.5.1 文字材料及图纸采用整卷装订形式。 8.5.2 案卷内不应有金属物。
8.5.3 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
8.6 卷皮、卷内表格规格及制成材料 （见附录B 承包商归档文件格式要求） 8.7 声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。 8.8 项目文件的归档
8.8.1 各承包商应在建设项目中间交接后两个月内，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向业主档案管理机构归档。
8.8.2 根据基本建设程序和项目特点，归档在单项工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。
8.8.3 归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合本文中项目文件质量要求。
8.8.4 外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
8.9 项目文件的归档审查
承包商在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经业主单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交业主存档。 8.10 项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理在业主的组织下进行，其内容包括：
1）根据建设项目档案分类编号规则，设计、制定统一的项目档案分类编号体系； 2）依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号；承包商可用铅笔临时填写档案号；
3）对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明； 4）执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。 8.11 项目档案的移交
项目档案验收合格后，承包商应按合同及规定的要求，向业主办理档案移交。移交时应填写项目档案移交清单，与审查记录同时作为项目竣工的依据。
附录A： 二期项目文件材料归档范围、保管期限表
类目代码
序号 1 1.1 1.2
11. 可研、 立项
1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2
12. 设计基础
2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.1.1
基本范围
可行性研究、任务书 项目建议书及其报批文件 项目选址意见书及其报批文件 可行性研究报告及其评估、报批文件
永久 永久 永久 保管 期限
1 前 期 文 件
项目风险评估（包括借贷承诺评估）报告、论证文
永久
件、咨询报告
与立项有关的会议纪要、领导讲话、永久
调查资料
环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复 设计任务书、计划任务书及其报批文件 设计基础文件
工程地质、水文地质、勘察报告，地质图，勘察记录，化验、试验报告，重要土、岩样及说明
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
水文、气象、地震等其他设计基础资料 项目管理文件 土地、海域使用
建设用地、征地、拆迁文件、土地竞拍
永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久
1 前
13.项目期
管理
文 件
选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、红线图、坐标图、行政区域图，拆迁安置意见、协议、方案
3.1.1.1 永久
等，建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证，土地出让合同、土地有偿使用合同。建设前原始地形、地貌的状况图、3.1.1.2 土地竞买报名回执及资格确认通知书
路政管理许可证、交通行政许可申请及决定书、挖掘、占用公路施工许可证，人民防空工程建设许可
3.1.1.3
证，城市规划道路建筑红线图、坐标图、行政区域图
永久
永久
海域使用申请及批准文件、海洋渔业补偿协议、
3.1.2 海域使用论证报告书 、用海海域珊瑚移植工作报
告及总结 3.2 3.2.1
计划、投资、统计、管理文件
永久
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施
30年
计划和调整计划
项目实施计划、项目实施策略，项目月报、季报、
3.2.2 10年
年报 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.5.1 3.2.6
1 前
13.项目期
管理 文 件
3.3 3.3.1
进度控制计划、工程施工计划
建设项目管理制度、规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件
投资、进度、质量、安全、合同控制文件 变更专题会议纪要、质量评审会议纪要、事故分析会议纪要、技术委员会会议纪要 企业基本建设投资项目备案证 专项申请、批复文件
30年 30年 30年 永久 永久 永久 永久 永久
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件
排放污染物许可证、危险化学品建设项目安全许
3.3.1.1
可、防雷设施检测报告、 3.3.2 3.4
突发环境事故应急预案报批文件 开工审批文件
建设项目列入年度计划的申报文件、批复文件或年度计划项目表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设项目规划许可证及其附件，建设项目开工审查表，建设项目施工许可证
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明，工程质量监督
建设项目管理机构（项目经理部）、监理机构（项目监理部）、施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
有关行政主管部门（人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议，政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 各专业（水、电、建筑、总图等）
3.4.1 永久
3.4.2 3.4.3
30年 30年
3.4.4
1 前 期 文 件
14.
场平、强夯、临设
永久
4 5
10年
15. 其他
2.1
采办（合同）立项:经批准的采办计划、MR/CR、 中国海油采办申请表（限上）、概算确认函 资格预审文件：资格预审计划及会签记表、供应商投标资格预审文件、讨论、交流的会议纪要、资格预审报告与会签记录、招评标委员会会议纪要 招标文件：招标书与文件会签表、招标邀请函(邀请招标)
投标文件：投标确认函、标前澄清与往来文件、价格标、文件传送单
30年
2.2
21工程
22服务
23动设备采办 2
招
24静设投
备采办 标
、
25电气承
采办 发
包
26仪表合
采办 同
协
27材料议
采办
28“三剂”采办
29其他
永久
2.3 2.4
30年 永久
2.5
开标、评标、定标文件：评标计划、开价格标申请表(限上)、开标记录、技术评价结论表、30年
技术交流澄清、价格澄清、技术交流会议纪要、商务评标总结
授标确认：评标报告、招评标委员会会议纪要、中国海油《评标报告》审核意见表（限上）、中标通知书
30年
2.6
2.7
合同：会签表、合同文本（专利引进、勘察、施工、监理、总承包、服务、采办合同及附件）、永久 合同工作管理表、文件传送单
合同执行过程文件：往来文件、合同变更文件、索赔、催办文件、检验、测试、验收交接记录文件、保函、发票与收据复印件、争议处理过程文件
永久
2.8
2.9
合同关闭文件：对方提交的文件、我方签发的有关证书副本/复印件、合同价款结清记录与最终责任永久 解除证书、遗留事项处理了结文件、水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件，
30年
原料、材料、燃料供应等来源协议文件 合同台账 未中标文件
总体规划设计（含方案设计）及其审查批复
30年 10年 永久
2.10 2.11 2.12
3 设 计 文 件
31. 总体设计 32. 基础设计 33. 技术设计
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
永久 技术设计图纸和说明
施工图设计（含设计计算书）及报批文件 关键技术试验，设计评价、鉴定及审批等
永久 30年 永久
3 34. 详细设 设计 计
文 35.其他 件
4.1 4.1.1 4.1.1.1
施工文件 建筑施工文件
30年 30年 30年 30年 永久 永久 永久 10年 永久
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工
4.1.1.2
技术及安全措施文件，施工工艺文件 4.1.1.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 4.1.1.4 建筑材料试验报告
设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审
4.1.1.5 批手续、技术核定单、业务联系单、会议纪要、备
忘录等
施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）
4.1.1.6
测量、复核记录、地质勘探
土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、
4.1.1.7
桩基工程记录、地基验槽记录
4
竣 41. 工 交工技文 术文件 件
4.1.1.8 施工日记、大事记 4.1.1.9 隐蔽工程验收记录 4.1.1.10
各类工程记录及测试、沉降、位移、永久
事故处理报告
永久 10年 永久 永久 30年 30年 30年 30年 30年
4.1.1.11 工程质量检查、评定 4.1.1.12 技术总结，施工预、决算 4.1.1.13 交工验收记录证明 4.1.1.14 竣工报告、竣工验收报告 4.1.1.15 声像材料 4.1.2 4.1.2.1
设备及管线安装施工文件
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
施工组织设计、方案及其报批文件，施工计划、技
4.1.2.2
术措施文件 4.1.2.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 4.1.2.4 建筑材料试验报告
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设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、
4.1.2.5 设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备
忘录等 4.1.2.6 焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录 4.1.2.7 隐蔽工程检查验收记录 4.1.2.8 强度、密闭性试验报告 4.1.2.9 设备、网络调试记录 4.1.2.10
施工安装记录，安装质量检查、评定，事故处理报告
永久 永久 永久 30年 30年 30年 30年 10年 30年 永久 永久 30年 30年 10年 30年 30年 永久 30年 30年 永久 10年
4.1.2.11 系统调试、试验记录
4.1.2.12 管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录 4.1.2.13 管线标高、位置、坡度等测量记录 4.1.2.14 中间交工验收记录证明、工程质量评定
4
竣 41.交工工 技术文文件 件
4.1.2.15 竣工报告、竣工验收报告，施工预、决算 4.1.2.16 声像材料 4.1.3 4.1.3.1
电气、仪表安装施工文件
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
施工组织设计、方案及其报批文件，施工计划、技
4.1.3.2
术措施文件 4.1.3.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 4.1.3.4 建筑材料试验报告
设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、
4.1.3.5 设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备
忘录等 4.1.3.6 系统调试、整定记录
4.1.3.7 绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录 4.1.3.8
材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告
4.1.3.9 操作、联动试验
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4.1.3.10 电气装置交接记录
41.交工技术文件
4.1.3.11 中间交工验收记录、工程质量评定 4.1.3.12 竣工报告、竣工验收报告 4.1.3.13 声像材料 4.2 4.2.1 4.2.2
42.竣工图
4.2.3 4.2.4 4.2.5
4 竣 工 文 件
4.2.6 4.3 4.3.1
竣工图
交工技术文件目录、说明、移交证书，重大质量事故处理报告 建筑竣工图 设备竣工图 管线竣工图 电气竣工图 仪表竣工图 监理文件
施工监理文件、资料
10年 永久 永久 30年 永久 永久 永久 永久 永久 永久
4.3.1.1 监理合同协议，监理大纲，监理规划、30年 施工及设备器材供应单位资质审核，设备、材料报审
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审
4.3.1.3
核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审 4.3.1.2
43.监理文件
30年 30年
4.3.1.4 30年 4.3.1.5 设计变更、材料、零部件、设备代用审批 4.3.1.6
30年
监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、30年
来往函件
30年 30年
30年
4.3.1.7 工程材料监理检查、复检、实验记录、报告 4.3.1.8 监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录 4.3.1.9 4.3.1.10
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各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告
30年
4.3.1.11 工程进度计划、实施、分析统计文件 4.3.1.12 变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 4.3.1.13
单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估
30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年
4.3.1.14 主要材料及工程投资计划、完成报表 4.3.2
设备采购、监造工作监理资料
4.3.2.1 设备采购委托监理合同、采购方案，监造计划 4.3.2.2 市场调查、考察报告
4竣
工43.监理文文件 件
4.3.2.3
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表
4.3.2.4 原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 4.3.2.5 开工、复工报审表，暂停令 4.3.2.6 会议纪要、来往文件
4.3.2.7 监理工程师通知单、监理工作联系单 4.3.2.8 监理日志、监理月报
4.3.2.9 质量事故处理文件、设备制造索赔文件 4.3.2.10
设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件
4.3.2.11 设备采购、监造工作总结 4.3.3 5.1 5.2
5 工
艺
50．
设
工艺设备
备文件 文 件
5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8
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监理工作声像材料 工艺设备文件
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 产品检验、包装、工装图、检测记录 设备、材料出厂质量合格证明
设备、材料装箱单、开箱记录，工具单，备品备件单
设备图纸、使用说明书、零部件目录 设备测绘、验收记录
设备安装调试、测定数据、性能鉴定
6.1 6.2 6.3
6
科 60.科研研 项目 项 目
6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 7 7.1 7.2 7.3
7 生
产70.生产准 准备文备件 文件
7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10
8 竣
工 80.竣工验 验收文收 件 文 件
开题报告、任务书、批准书 协议书、委托书、合同 研究方案、计划、调查研究报告 试验记录、图表、照片 实验分析、计算、整理数据
实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 实验装置操作规程、安全措施、事故分析 阶段报告、科研报告、技术鉴定 成果申报、鉴定、审批及推广应用材料 考察报告、重要课题研究报告 生产技术准备、试生产文件 技术准备计划
试生产管理、技术责任制 开停车方案
设备试车、验收、运转、维护记录 试生产产品质量鉴定报告 安全操作规程、事故分析报告 运行记录 技术培训材料
产品技术参数、性能、图纸
工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录
竣工验收文件 项目四大控制
项目的四大控制年度考核指标及年度考核结果 项目的四大控制目标完成情况及其分析
永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久 永久 永久 10年 10年 10年 30年 10年 30年 10年 10年 永久 10年 10年 10年
8 8.1 8.1.1 8.1.2
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8.1.3 8.2 8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.3.4
8 竣
工 80.竣工验 验收文收 件 文 件
8.4
工程结算明细表，付款申请、审批文件 “三查四定”会议纪要及材料 财务、预结算管理
10年 10年
财务计划及执行、年度计划及执行、10年 工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明
主要材料消耗、器材管理
交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册 项目竣工验收报告
竣工验收记录：建筑安装工程竣工验收记录、证明书、报告、备案表，市政基础设施工程质量评定表及报验单，竣工验收证明书、报告、备案表 工程设计总结、工程施工总结、工程监理总结 项目质量评审文件
工程审计报告、材料、决算报告
环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件
竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件
项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 声像、缩微、电子档案
永久 10年 永久 永久
8.5 永久
8.6 8.7 8.8 8.9 8.10 8.11 8.12
永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久
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附录B：承包商归档文件格式要求
1案卷封面的填写（单位mm） 见下图，斜体字部分为应填内容 210
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2卷内目录（表一）的填写（单位mm） 见下图，斜体字部分为应填内容
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3卷内备考表（表二）的填写（单位mm） 见下图，斜体字部分为应填内容
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4 案卷背脊式样（单位mm）
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*案卷封面及脊背
案卷封面采用外封面形式，主要内容如下：
——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；
——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；
——起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间——年、月、日； ——保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；
——密级（略）；
——档号，应依据业主提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。
案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。
案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写；移交后由业主统一正式填写。
*卷内目录填写说明
——序号：应从阿拉伯数字1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。
——文件编号：应填写科技文件材料文号或图样的图号、设备或项目代号。
——责任者：应填写文件形成部门或主要责任者。
——文件题名：应填写文件标题全称，文件没有题名的应由立卷人根据文件内容拟写。 ——日期：应填写文件形成日期。
——页数：应填写每份文件总页数。
——备注：需要时填写。
卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。
*卷内备考表填写说明
卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等；
示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张
——说明：填写案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
——立卷人: 应由责任立卷人签名。
——立卷日期：应填写完成立卷的日期。
——检查人：应由案卷质量审核者签名。
——检查日期：应填写审核的日期。
——互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
卷内备考表排列在卷内文件之后。
*卷内表格的规格和制成材料质量
——卷内目录、卷内备考表规格为：297mm×210mm。
——卷内目录、卷内备考表应采用70g/㎡以上白色书写纸制作。
——案卷脊背标签尺寸305mm×20（30、40）mm。
*所有文件均应用打印机打印，字体字号按相应的规定执行。
体系名称
行政管理
编 码
版本号
惠州炼化二期项目
文件材料归档要求与整理规范
公司名称 批 准 人 批准依据 发布范围 发布文号 发布日期 生效日期
·1 目的
规范中海炼化惠州炼化分公司二期项目（以下简称惠州炼化二期项目或二期项目）档案管理， 确保承包商提交的各类文件材料完整、准确、系统、规范。 ·2 适用范围
惠州炼化二期项目。 ·3 编制依据
3.1 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002），2003，中华人民共和国国家档案局。
3.2 《中海石油炼化有限责任公司档案管理办法》，2013，炼化公司。 3.3 《中海石油炼化有限责任公司档案分类细则》，2013，炼化公司。 4． 职责
4.1 承包商依照本要求，对所负责的惠州炼化分公司二期项目相应的文件材料进行规范化的整理。
4.2 业主负责组织、协调和指导承包商完成其职责范围或合同规定的项目文件整理和组卷工作。
4.3项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。 5． 项目文件的收集 5.1 项目准备阶段
设计承包商负责收集、积累、勘察设计文件，并按规定向业主档案部门提交有关设计
中海炼化惠州炼化分公司
行政综合业务主管领导
《中国海洋石油总公司内控制度体系文件管理办法》（CG-20-01） 普发
海油总风险办﹝2011﹞XXX号 2011年XX 月XX 日 2011年X 月1日
基础资料和设计文件、竣工图。 5.2 项目施工阶段
各承包商负责其职责内项目文件的收集、积累、整理、编制（实行总承包的，由总承包商汇总）。项目监理单位负责收集、积累、整理、编制项目监理文件。
业主委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向业主提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。 5.3 收集范围
项目文件归档范围和保管期限见附录A。 6． 项目文件质量要求
6.1 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。
6.2 文件不能使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，须采用碳素材料。
6.3 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
6.4 录音、录像文件应保证载体的有效性。 6.5 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
6.6 材料合格证、出厂证明，要求将原件归档，因客观原因不能提供原件的，要求复印件加盖提供单位的公章，注明原件存放地点（重复复印无效）。 7 项目竣工文件的编制 7.1 竣工文件编制要求
7.1.1 项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据合同规定的要求编制项目竣工文件。
7.1.2项目竣工文件的编制执行SH/T 3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件的规定》。
7.1.3 竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。文件要求用A4幅面纸（或折叠成A4大小）打印，厚度不超过35毫米。
7.1.4 对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。
7.1.5 与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更按SH/T 3503-2007标准（或单独）组卷。
7.1.6 凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。 7.2. 竣工图编制要求
7.2.1 项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图原则上应由设计承包商负责编制，将施工过程中产生的全部变更内容在施工图的基础上修改绘制；按施工图施工没有变动的，直接出竣工图。
7.2.2 竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。所有修改处应以云图的方式显示，并标注修改依据（设计变更、材料代用单等的编号）；同时在设计变更单等上面标注所涉及施工图的图号。
7.2.3 出版的竣工图按原图编号，注明版本，在图标内注明“竣工阶段”，加盖并签署竣工图章。
7.2.4 同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。 7.2.5 竣工图图幅应按GB/T 10609.3要求统一折叠，装订成册，厚度不超过35毫米。 7.2.6 编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。
7.3. 竣工图章的使用
7.3.1 竣工图章内容、尺寸如图1所示，单位为毫米。（由施工单位编制竣工图的，设计单位改为施工单位）
图1 竣工图章
7.3.2 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。
7.3.3 竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏上方空白处。
7.4 竣工图的审核
7.4.1 竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
7.4.2 竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。
7.4.3 竣工图以单项工程为归档单位，按单位工程或专业编制，并配有详细编制说明和目录。
7.4.4 一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，必须在备考表中说明。 7.4.5 国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。
7.5 厂家设备随机文件案卷质量要求 7.5.1 内容及书写材质要求
a、出厂文件需提供原件：
包括产品合格证、产品质量证明、各种检验、检测记录、试验报告（探伤记录、报告），当地劳动部门给制造厂家发放的压力容器的监检证书，制造图纸等；确有客观理由，如外购原材料的质量证明，不能提供原件的要加盖本单位的质量（检验）确认章，并注明原件存放处。
b．文件中编制人、审核人、检验人、批准人（机构）等应签字（盖章），不应用打印代替签字，也不能为空白。设备制造、检验、测试全过程及相关的质量证明要有相应的责任人，也就是具有可追溯性。
c．各种文字、图形等书写、绘制应使用蓝黑或碳素笔，不得使用纯蓝、圆珠笔、铅笔等非耐久性材料，不能使用复写材料、热敏纸等易退色的书写材料及载体。 7.5.2 卷内文件编排
a． 文件要编写页号（以有内容的页面计算），正面页号打在右下角，反面页号打在左下角，卷内目录、备考表不打页号。
b． 竣工图章应盖在标题栏上方的空白处，或其它空白处，以不遮盖图纸的文字、线条、不影响看图、读图为准；如果正面无法盖章，也可以盖在竣工图的背面，但要将图纸右下角折起，以便验看。图纸上应该有设计、审核、批准等相关人员的签字。 c．文件应装订成册，封面应有设备名称、设备位号等易于识别和辨认的标识。 d．文件应编写目录，文件、图纸名称、页数及内容应该与目录一致。
e．卷内文件的排列，应按照设备生产、制造、检验等工序的顺序，图纸放在最后。
7.6 电子版文件编制要求与格式 7.6.1 电子版文件的编制要求
a．提供的电子光盘不要在盘面上粘贴标签；
b．每卷一个文件夹，文件数量与卷内目录完全一致，文件命名为“序号-文件题名”； c．电子版文件中的文字、图形应清晰，能够易于辨认，与纸版文件内容、顺序保持一致；
d．所提供的文件格式一般接受PDF，分辨率为300 DPI以上。 7.6.2 电子版以如下的“原始文件”格式来提交：
a、操作系统 Windows XP Professional b、Microsoft Office 2010
c、Adobe Acrobat 9.0(*.PDF)或以上的版本
d、Microstation (*.dgn)5.0版或更新的版本，不接受8.0版。 e、PDS (3D)
f、AUTOCAD 2004(需提供相应字体库) g、压缩文件格式: .rar、.zip h、照片文件格式：.jpg、.tif i、视频文件格式：MPEG、AVI 7.7 竣工图及交工技术文件套数
提交的项目竣工图为一正一副、二套电子版（其中一套可编辑），交工技术文件一套正本一套副本，二套电子版，由相应承包商向业主移交。 8 项目文件的整理与归档 8.1 项目文件的整理
8.1.1 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按业主档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。
8.1.2 勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。 8.1.3 施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
8.1.4 材料设备、试验检测、技术及工艺文件应由形成（承办）单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。
8.2 项目文件的组卷
8.2.1 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
8.2.2 项目施工文件按单项工程、单位工程/装置、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。 8.3 案卷与卷内文件的排列
8.3.1 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
8.3.2 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。 8.3.3 设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。 8.3.4 竣工图按专业、图号排列。
8.3.5 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。 8.4 案卷编目
8.4.1 卷内文件页号的编写
卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方 [具体位置距右（左）边距20mm、距下边距15mm，如在该位置有文字、线条等内容可做相应变动] 。
成套图样或印刷成册文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。各卷之间不连续编页号。 卷内目录、卷内备考表不编写页号。
8.4.2 卷内目录的编制（见附录B 承包商归档文件格式要求） 8.4.3 案卷封面和脊背的编制（见附录B 承包商归档文件格式要求） 8.4.4 卷内备考表（见附录B 承包商归档文件格式要求） 8.5 案卷装订要求
8.5.1 文字材料及图纸采用整卷装订形式。 8.5.2 案卷内不应有金属物。
8.5.3 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
8.6 卷皮、卷内表格规格及制成材料 （见附录B 承包商归档文件格式要求） 8.7 声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。 8.8 项目文件的归档
8.8.1 各承包商应在建设项目中间交接后两个月内，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向业主档案管理机构归档。
8.8.2 根据基本建设程序和项目特点，归档在单项工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。
8.8.3 归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合本文中项目文件质量要求。
8.8.4 外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
8.9 项目文件的归档审查
承包商在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经业主单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交业主存档。 8.10 项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理在业主的组织下进行，其内容包括：
1）根据建设项目档案分类编号规则，设计、制定统一的项目档案分类编号体系； 2）依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号；承包商可用铅笔临时填写档案号；
3）对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明； 4）执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。 8.11 项目档案的移交
项目档案验收合格后，承包商应按合同及规定的要求，向业主办理档案移交。移交时应填写项目档案移交清单，与审查记录同时作为项目竣工的依据。
附录A： 二期项目文件材料归档范围、保管期限表
类目代码
序号 1 1.1 1.2
11. 可研、 立项
1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2
12. 设计基础
2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.1.1
基本范围
可行性研究、任务书 项目建议书及其报批文件 项目选址意见书及其报批文件 可行性研究报告及其评估、报批文件
永久 永久 永久 保管 期限
1 前 期 文 件
项目风险评估（包括借贷承诺评估）报告、论证文
永久
件、咨询报告
与立项有关的会议纪要、领导讲话、永久
调查资料
环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复 设计任务书、计划任务书及其报批文件 设计基础文件
工程地质、水文地质、勘察报告，地质图，勘察记录，化验、试验报告，重要土、岩样及说明
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
水文、气象、地震等其他设计基础资料 项目管理文件 土地、海域使用
建设用地、征地、拆迁文件、土地竞拍
永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久
1 前
13.项目期
管理
文 件
选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、红线图、坐标图、行政区域图，拆迁安置意见、协议、方案
3.1.1.1 永久
等，建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证，土地出让合同、土地有偿使用合同。建设前原始地形、地貌的状况图、3.1.1.2 土地竞买报名回执及资格确认通知书
路政管理许可证、交通行政许可申请及决定书、挖掘、占用公路施工许可证，人民防空工程建设许可
3.1.1.3
证，城市规划道路建筑红线图、坐标图、行政区域图
永久
永久
海域使用申请及批准文件、海洋渔业补偿协议、
3.1.2 海域使用论证报告书 、用海海域珊瑚移植工作报
告及总结 3.2 3.2.1
计划、投资、统计、管理文件
永久
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施
30年
计划和调整计划
项目实施计划、项目实施策略，项目月报、季报、
3.2.2 10年
年报 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.5.1 3.2.6
1 前
13.项目期
管理 文 件
3.3 3.3.1
进度控制计划、工程施工计划
建设项目管理制度、规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件
投资、进度、质量、安全、合同控制文件 变更专题会议纪要、质量评审会议纪要、事故分析会议纪要、技术委员会会议纪要 企业基本建设投资项目备案证 专项申请、批复文件
30年 30年 30年 永久 永久 永久 永久 永久
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件
排放污染物许可证、危险化学品建设项目安全许
3.3.1.1
可、防雷设施检测报告、 3.3.2 3.4
突发环境事故应急预案报批文件 开工审批文件
建设项目列入年度计划的申报文件、批复文件或年度计划项目表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设项目规划许可证及其附件，建设项目开工审查表，建设项目施工许可证
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明，工程质量监督
建设项目管理机构（项目经理部）、监理机构（项目监理部）、施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
有关行政主管部门（人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议，政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 各专业（水、电、建筑、总图等）
3.4.1 永久
3.4.2 3.4.3
30年 30年
3.4.4
1 前 期 文 件
14.
场平、强夯、临设
永久
4 5
10年
15. 其他
2.1
采办（合同）立项:经批准的采办计划、MR/CR、 中国海油采办申请表（限上）、概算确认函 资格预审文件：资格预审计划及会签记表、供应商投标资格预审文件、讨论、交流的会议纪要、资格预审报告与会签记录、招评标委员会会议纪要 招标文件：招标书与文件会签表、招标邀请函(邀请招标)
投标文件：投标确认函、标前澄清与往来文件、价格标、文件传送单
30年
2.2
21工程
22服务
23动设备采办 2
招
24静设投
备采办 标
、
25电气承
采办 发
包
26仪表合
采办 同
协
27材料议
采办
28“三剂”采办
29其他
永久
2.3 2.4
30年 永久
2.5
开标、评标、定标文件：评标计划、开价格标申请表(限上)、开标记录、技术评价结论表、30年
技术交流澄清、价格澄清、技术交流会议纪要、商务评标总结
授标确认：评标报告、招评标委员会会议纪要、中国海油《评标报告》审核意见表（限上）、中标通知书
30年
2.6
2.7
合同：会签表、合同文本（专利引进、勘察、施工、监理、总承包、服务、采办合同及附件）、永久 合同工作管理表、文件传送单
合同执行过程文件：往来文件、合同变更文件、索赔、催办文件、检验、测试、验收交接记录文件、保函、发票与收据复印件、争议处理过程文件
永久
2.8
2.9
合同关闭文件：对方提交的文件、我方签发的有关证书副本/复印件、合同价款结清记录与最终责任永久 解除证书、遗留事项处理了结文件、水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件，
30年
原料、材料、燃料供应等来源协议文件 合同台账 未中标文件
总体规划设计（含方案设计）及其审查批复
30年 10年 永久
2.10 2.11 2.12
3 设 计 文 件
31. 总体设计 32. 基础设计 33. 技术设计
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
永久 技术设计图纸和说明
施工图设计（含设计计算书）及报批文件 关键技术试验，设计评价、鉴定及审批等
永久 30年 永久
3 34. 详细设 设计 计
文 35.其他 件
4.1 4.1.1 4.1.1.1
施工文件 建筑施工文件
30年 30年 30年 30年 永久 永久 永久 10年 永久
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工
4.1.1.2
技术及安全措施文件，施工工艺文件 4.1.1.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 4.1.1.4 建筑材料试验报告
设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审
4.1.1.5 批手续、技术核定单、业务联系单、会议纪要、备
忘录等
施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）
4.1.1.6
测量、复核记录、地质勘探
土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、
4.1.1.7
桩基工程记录、地基验槽记录
4
竣 41. 工 交工技文 术文件 件
4.1.1.8 施工日记、大事记 4.1.1.9 隐蔽工程验收记录 4.1.1.10
各类工程记录及测试、沉降、位移、永久
事故处理报告
永久 10年 永久 永久 30年 30年 30年 30年 30年
4.1.1.11 工程质量检查、评定 4.1.1.12 技术总结，施工预、决算 4.1.1.13 交工验收记录证明 4.1.1.14 竣工报告、竣工验收报告 4.1.1.15 声像材料 4.1.2 4.1.2.1
设备及管线安装施工文件
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
施工组织设计、方案及其报批文件，施工计划、技
4.1.2.2
术措施文件 4.1.2.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 4.1.2.4 建筑材料试验报告
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设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、
4.1.2.5 设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备
忘录等 4.1.2.6 焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录 4.1.2.7 隐蔽工程检查验收记录 4.1.2.8 强度、密闭性试验报告 4.1.2.9 设备、网络调试记录 4.1.2.10
施工安装记录，安装质量检查、评定，事故处理报告
永久 永久 永久 30年 30年 30年 30年 10年 30年 永久 永久 30年 30年 10年 30年 30年 永久 30年 30年 永久 10年
4.1.2.11 系统调试、试验记录
4.1.2.12 管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录 4.1.2.13 管线标高、位置、坡度等测量记录 4.1.2.14 中间交工验收记录证明、工程质量评定
4
竣 41.交工工 技术文文件 件
4.1.2.15 竣工报告、竣工验收报告，施工预、决算 4.1.2.16 声像材料 4.1.3 4.1.3.1
电气、仪表安装施工文件
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
施工组织设计、方案及其报批文件，施工计划、技
4.1.3.2
术措施文件 4.1.3.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 4.1.3.4 建筑材料试验报告
设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、
4.1.3.5 设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备
忘录等 4.1.3.6 系统调试、整定记录
4.1.3.7 绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录 4.1.3.8
材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告
4.1.3.9 操作、联动试验
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4.1.3.10 电气装置交接记录
41.交工技术文件
4.1.3.11 中间交工验收记录、工程质量评定 4.1.3.12 竣工报告、竣工验收报告 4.1.3.13 声像材料 4.2 4.2.1 4.2.2
42.竣工图
4.2.3 4.2.4 4.2.5
4 竣 工 文 件
4.2.6 4.3 4.3.1
竣工图
交工技术文件目录、说明、移交证书，重大质量事故处理报告 建筑竣工图 设备竣工图 管线竣工图 电气竣工图 仪表竣工图 监理文件
施工监理文件、资料
10年 永久 永久 30年 永久 永久 永久 永久 永久 永久
4.3.1.1 监理合同协议，监理大纲，监理规划、30年 施工及设备器材供应单位资质审核，设备、材料报审
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审
4.3.1.3
核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审 4.3.1.2
43.监理文件
30年 30年
4.3.1.4 30年 4.3.1.5 设计变更、材料、零部件、设备代用审批 4.3.1.6
30年
监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、30年
来往函件
30年 30年
30年
4.3.1.7 工程材料监理检查、复检、实验记录、报告 4.3.1.8 监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录 4.3.1.9 4.3.1.10
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各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告
30年
4.3.1.11 工程进度计划、实施、分析统计文件 4.3.1.12 变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 4.3.1.13
单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估
30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年
4.3.1.14 主要材料及工程投资计划、完成报表 4.3.2
设备采购、监造工作监理资料
4.3.2.1 设备采购委托监理合同、采购方案，监造计划 4.3.2.2 市场调查、考察报告
4竣
工43.监理文文件 件
4.3.2.3
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表
4.3.2.4 原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 4.3.2.5 开工、复工报审表，暂停令 4.3.2.6 会议纪要、来往文件
4.3.2.7 监理工程师通知单、监理工作联系单 4.3.2.8 监理日志、监理月报
4.3.2.9 质量事故处理文件、设备制造索赔文件 4.3.2.10
设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件
4.3.2.11 设备采购、监造工作总结 4.3.3 5.1 5.2
5 工
艺
50．
设
工艺设备
备文件 文 件
5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8
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监理工作声像材料 工艺设备文件
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 产品检验、包装、工装图、检测记录 设备、材料出厂质量合格证明
设备、材料装箱单、开箱记录，工具单，备品备件单
设备图纸、使用说明书、零部件目录 设备测绘、验收记录
设备安装调试、测定数据、性能鉴定
6.1 6.2 6.3
6
科 60.科研研 项目 项 目
6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 7 7.1 7.2 7.3
7 生
产70.生产准 准备文备件 文件
7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10
8 竣
工 80.竣工验 验收文收 件 文 件
开题报告、任务书、批准书 协议书、委托书、合同 研究方案、计划、调查研究报告 试验记录、图表、照片 实验分析、计算、整理数据
实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 实验装置操作规程、安全措施、事故分析 阶段报告、科研报告、技术鉴定 成果申报、鉴定、审批及推广应用材料 考察报告、重要课题研究报告 生产技术准备、试生产文件 技术准备计划
试生产管理、技术责任制 开停车方案
设备试车、验收、运转、维护记录 试生产产品质量鉴定报告 安全操作规程、事故分析报告 运行记录 技术培训材料
产品技术参数、性能、图纸
工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录
竣工验收文件 项目四大控制
项目的四大控制年度考核指标及年度考核结果 项目的四大控制目标完成情况及其分析
永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久 永久 永久 10年 10年 10年 30年 10年 30年 10年 10年 永久 10年 10年 10年
8 8.1 8.1.1 8.1.2
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8.1.3 8.2 8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.3.4
8 竣
工 80.竣工验 验收文收 件 文 件
8.4
工程结算明细表，付款申请、审批文件 “三查四定”会议纪要及材料 财务、预结算管理
10年 10年
财务计划及执行、年度计划及执行、10年 工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明
主要材料消耗、器材管理
交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册 项目竣工验收报告
竣工验收记录：建筑安装工程竣工验收记录、证明书、报告、备案表，市政基础设施工程质量评定表及报验单，竣工验收证明书、报告、备案表 工程设计总结、工程施工总结、工程监理总结 项目质量评审文件
工程审计报告、材料、决算报告
环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件
竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件
项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 声像、缩微、电子档案
永久 10年 永久 永久
8.5 永久
8.6 8.7 8.8 8.9 8.10 8.11 8.12
永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久
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附录B：承包商归档文件格式要求
1案卷封面的填写（单位mm） 见下图，斜体字部分为应填内容 210
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2卷内目录（表一）的填写（单位mm） 见下图，斜体字部分为应填内容
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3卷内备考表（表二）的填写（单位mm） 见下图，斜体字部分为应填内容
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4 案卷背脊式样（单位mm）
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*案卷封面及脊背
案卷封面采用外封面形式，主要内容如下：
——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；
——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；
——起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间——年、月、日； ——保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；
——密级（略）；
——档号，应依据业主提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。
案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。
案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写；移交后由业主统一正式填写。
*卷内目录填写说明
——序号：应从阿拉伯数字1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。
——文件编号：应填写科技文件材料文号或图样的图号、设备或项目代号。
——责任者：应填写文件形成部门或主要责任者。
——文件题名：应填写文件标题全称，文件没有题名的应由立卷人根据文件内容拟写。 ——日期：应填写文件形成日期。
——页数：应填写每份文件总页数。
——备注：需要时填写。
卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。
*卷内备考表填写说明
卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等；
示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张
——说明：填写案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
——立卷人: 应由责任立卷人签名。
——立卷日期：应填写完成立卷的日期。
——检查人：应由案卷质量审核者签名。
——检查日期：应填写审核的日期。
——互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
卷内备考表排列在卷内文件之后。
*卷内表格的规格和制成材料质量
——卷内目录、卷内备考表规格为：297mm×210mm。
——卷内目录、卷内备考表应采用70g/㎡以上白色书写纸制作。
——案卷脊背标签尺寸305mm×20（30、40）mm。
*所有文件均应用打印机打印，字体字号按相应的规定执行。