物业管理有限公司文件 物管„2006‟21号 签发人:
关于调整与规范公文发布的试行通知
各部门、管理处:
随着公司组织架构调整,现对公司公文发布进行调整与规范,具体要求通知如下:
一、发文类型
(一)公司级发文及部门发文;(见附件3-4)
(二)管理处通知、公告;(见附件5)
(三)各类会议纪要(含公司、部门及管理处工作例会、专题会议与研讨会);(见附件6-7)
(四)内部调令通知、工作安排通知;(见附件8-9)
(五)对外业务函;(见附件10)
(六)对外传真文件。(见附件11)
二、发文权限
(一)行政人事部负责公司公文、行政人事部公文的发布;
(二)各部门负责本部门公文的发布;
(三)各管理处仅负责小区内通知、公告等,目前暂不给予正式公文发送权限。
三、发文格式规范说明
(一)公司级发文及部门发文:
1.文件红头统一使用“上海景瑞物业管理有限公司文件”;
2.需编制发文字号并注明签发人。公司级发文一般由总经理签发,部门发文经部门主管领导审批后由分管领导签发。
(二)各管理处通知或公告:须注明张贴截止日期,并及时
收回处理。
(三)各类会议纪要:
1.各单位定期召开的工作例会,红头名称为:景瑞物业管
理公司×××(此处填写部门或管理处名称)工作例会纪要。需编制发文字号并注明签发人。
2.临时召开的专题会议或其它研讨会,红头名称为:××
×(此处填写专题会或研讨会议题名称)会议纪要,不需编制发文字号,仅注明签发人即可。
3.签发人一般为会议主持人。
4.内部调令通知、工作安排通知:
(1)内部调令通知 发:主管部门、调出单位、调入单位、
行政人事部、财务部、调动人员;(2)工作安排通知 发:安排所在部门、行政人事部、财务部、安排人员。
注:行政人事部负责公司人员的调动与工作安排。
四、注意事项
(一)公司已对各单位发文字号进行统一编制,(详见附件
1),发文单位须严格按要求编号,并填写《发文处理单》(见附件11),由各部门主管领导审批完毕后,方可进行发布;须将公文原件一起存档。并即时送档案。公司发文由公司统一存档,部门发文由部门统一存档,均随时备查。
(二)各部门、管理处应指派专人为兼职秘书,兼职秘书要
熟悉掌握公司公文处理规定,由行政人事部对公文进行复审,发文时要确保公文结构严谨、语句通顺、格式规范。(发文格式注意事项提要见附件2)
以上规范要求若有疑问请咨询行政人事部***。
特此通知。
附件:1.各单位发文字号列表
2.发文格式注意事项提要
3.公司级发文格式范例
4.部门发文格式范例
5.管理处通知、公告格式范例
6.工作例会纪要格式范例
7.专题会议纪要格式范例
8.内部调动通知格式范例
9.工作安排通知格式范例
10.对外业务函格式范例
11.对外传真文件格式范例
12.发文处理单
二○○六年十月二十三日
主题词:公文 规范 通知 抄送:公司领导。 物业管理有限公司 2006年10月23日印发
附件1
各单位发文字号列表
附件2
发文格式注意事项提要
一、发文编号序号不编虚位(即1不编为001),如“景物管行政12号”,
即12前不加0。
二、“签发人”用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后有3号楷体
字标识签发人姓名。
三、结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,
第四层为“(1)”。
四、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。在正文下空1一行左空2
字用3号仿宋字体标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉
伯数码(如:“附件:1.××××××××”);附件名称后不加标点符号,附
件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时
标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
五、成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人
的签发日期为准。成文日期使用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。
六、“主题词”是3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3
号仿宋体字;词目之间空一字,不用标点符号。
七、公文如有抄送机关,在主题词下1行;左右各空1字,用3号仿宋字
标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间隔用逗号隔开,回行时与冒号后的
抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
八、页面设置:上3.7cm,下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm。
九、正文的行距为固定值28磅,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位
置时,应采取调整行距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取
标识“此页无正文”的方法解决。
附件3:公司级发文格式范例
物业管理有限公司文件 物管„2006‟4号 签发人:
关于成立***管理处及***等
任命的决定
各部门、管理处:
经公司研究,决定:
一、 成立****管理处;
二、 任命***为***管理处副经理,全面主持管理处工作。
三、 任命***为***管理处*副经理。
四、 任命品质管理部保安经理***兼任***管理处副经理。
五、 任命***为***管理处保安主管,免处其***管理处保安
主管职务。
特此决定。
二○○六年八月十六日
主题词:管理处 成立 任命 决定 抄送:公司领导
*****物业管理有限公司 2006年8月18日印发
附件4:部门发文格式范例(以行政人事部为例)
物业管理有限公司文件 物管行政„2006‟2号 签发人:
关于加强部门负责人外出管理的通知
各部门、管理处:
为使公司及时掌握部门负责人外出情况,便于公司各项工作的安排、调整,现对部门负责人外出时应注意事项通知如下:
1、各部门负责人如需要外出离开公司,须提前将外出原因、时间、前往地点、行程安排报主管领导批准后,由公司行政人事部备案;
2、部门负责人离开公司,必须将部门工作安排好,并指定临时负责人代理其工作。
特此通知。
二〇〇六年八月十八日
主题词:外出管理 加强 通知 抄送:公司领导。 ****物业管理有限公司 2006年8月18日印发
附件5:管理处通知、公告格式范例(以******管理处为例)
物业管理公司***管理处
通知(或公告)
主送单位名称:
正文内容××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此通知。
****物管有限公司
***管理处
二〇〇六年八月十七日
附件6:工作例会纪要格式范例(以行政人事部为例)
物业管理公司行政人事部工作例会纪要
物管行政纪„2006‟3号 签发人:
时 间:2006年XX月XX日下午 5:00-6:30
地 点:公司大会议室
主 持:
出 席:
记 录:
现将主要内容纪要如下:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××。
会议纪律通报:
本次会议纪律良好,无响铃和接听手机现象。
二○○六年八月六日
主题词:工作例会 纪要
主送:部门全体员工。 抄送:公司领导。
***物业管理有限公司 2006年8月6日印发 附件7:专题会议纪要格式范例
公司工资体系调整研讨会议纪要 签发人:
时 间:2004年9月17日 14:10-16:30
地 点:公司会议室
主 持:
出 席:
记 录:
本次会议围绕行政人事部***副经理《工资调整意见》的提案;与会人员针对《意见》的修改阐述了自己的看法;***总对提案提出了四点修改意见。会议纪要如下:
一、***简要介绍了《工资调整意见》提案(略);
二、与会人员进行讨论:
×××××××××××××××××××××××××××××××。
三、***总针对工资调整意见如下:
××××××××××××××××××××××××××××××××。
二〇〇六年八月十七日
抄送:公司领导。 主题词:市场拓展 意见 会议纪要
***物业管理有限公司 2006年8月17日印发
附件8:内部调动通知格式范例
内部调动通知
物管调„2006‟12号
因工作需要,经研究决定:
将 *** ,由 ***管理处 调至 ***第一管理处 ,岗 位: 保安主管 ,从 2006 年 8 月 18 日起执行。
特此通知。
****物业管理有限公司
行政人事部
二○○六年八月十五日
发:品质管理部、***管理处、***第一管理处、行政人事部、财
务部
送:档案室
附件9:工作安排通知格式范例
工作安排通知单
物管安„2004‟44号
***第一管理处:
经研究决定,*** 安排在你部门工作,岗位: 工程主管,报到时间: 2006 年 8月 11 日,考勤从 2006 年 8月 11 日起计。员工编号: 75 身份证号码: ****************
****物业管理有限公司
行政人事部
二〇〇六年八月十日
发:***第一管理处、行政人事部、财务部
送:档案室
附件10:对外业务函格式范例
物业管理有限公司
业 务 函
主送单位:
正文内容×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
***物业管理有限公司 二〇〇六年八月十一日
附件11:对外传真文件格式范例
公司LOGO
****物业管理有限
电话: 传真:
地址:
公司
收件人: 发件人: TO: FROM:
联系电话: 联系电话: TEL: TEL: 公 司: 页 数:
COMPANY: TOTAL PAGE: 关 于:
SUBJECT: 抄送:
□紧急 □请审阅 □请批注 □请答复 □请传阅 正文
附件12:发文处理单
***物业管理有限公司 发 文 处 理 单
物业管理有限公司文件 物管„2006‟21号 签发人:
关于调整与规范公文发布的试行通知
各部门、管理处:
随着公司组织架构调整,现对公司公文发布进行调整与规范,具体要求通知如下:
一、发文类型
(一)公司级发文及部门发文;(见附件3-4)
(二)管理处通知、公告;(见附件5)
(三)各类会议纪要(含公司、部门及管理处工作例会、专题会议与研讨会);(见附件6-7)
(四)内部调令通知、工作安排通知;(见附件8-9)
(五)对外业务函;(见附件10)
(六)对外传真文件。(见附件11)
二、发文权限
(一)行政人事部负责公司公文、行政人事部公文的发布;
(二)各部门负责本部门公文的发布;
(三)各管理处仅负责小区内通知、公告等,目前暂不给予正式公文发送权限。
三、发文格式规范说明
(一)公司级发文及部门发文:
1.文件红头统一使用“上海景瑞物业管理有限公司文件”;
2.需编制发文字号并注明签发人。公司级发文一般由总经理签发,部门发文经部门主管领导审批后由分管领导签发。
(二)各管理处通知或公告:须注明张贴截止日期,并及时
收回处理。
(三)各类会议纪要:
1.各单位定期召开的工作例会,红头名称为:景瑞物业管
理公司×××(此处填写部门或管理处名称)工作例会纪要。需编制发文字号并注明签发人。
2.临时召开的专题会议或其它研讨会,红头名称为:××
×(此处填写专题会或研讨会议题名称)会议纪要,不需编制发文字号,仅注明签发人即可。
3.签发人一般为会议主持人。
4.内部调令通知、工作安排通知:
(1)内部调令通知 发:主管部门、调出单位、调入单位、
行政人事部、财务部、调动人员;(2)工作安排通知 发:安排所在部门、行政人事部、财务部、安排人员。
注:行政人事部负责公司人员的调动与工作安排。
四、注意事项
(一)公司已对各单位发文字号进行统一编制,(详见附件
1),发文单位须严格按要求编号,并填写《发文处理单》(见附件11),由各部门主管领导审批完毕后,方可进行发布;须将公文原件一起存档。并即时送档案。公司发文由公司统一存档,部门发文由部门统一存档,均随时备查。
(二)各部门、管理处应指派专人为兼职秘书,兼职秘书要
熟悉掌握公司公文处理规定,由行政人事部对公文进行复审,发文时要确保公文结构严谨、语句通顺、格式规范。(发文格式注意事项提要见附件2)
以上规范要求若有疑问请咨询行政人事部***。
特此通知。
附件:1.各单位发文字号列表
2.发文格式注意事项提要
3.公司级发文格式范例
4.部门发文格式范例
5.管理处通知、公告格式范例
6.工作例会纪要格式范例
7.专题会议纪要格式范例
8.内部调动通知格式范例
9.工作安排通知格式范例
10.对外业务函格式范例
11.对外传真文件格式范例
12.发文处理单
二○○六年十月二十三日
主题词:公文 规范 通知 抄送:公司领导。 物业管理有限公司 2006年10月23日印发
附件1
各单位发文字号列表
附件2
发文格式注意事项提要
一、发文编号序号不编虚位(即1不编为001),如“景物管行政12号”,
即12前不加0。
二、“签发人”用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后有3号楷体
字标识签发人姓名。
三、结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,
第四层为“(1)”。
四、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。在正文下空1一行左空2
字用3号仿宋字体标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉
伯数码(如:“附件:1.××××××××”);附件名称后不加标点符号,附
件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时
标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
五、成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人
的签发日期为准。成文日期使用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。
六、“主题词”是3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3
号仿宋体字;词目之间空一字,不用标点符号。
七、公文如有抄送机关,在主题词下1行;左右各空1字,用3号仿宋字
标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间隔用逗号隔开,回行时与冒号后的
抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
八、页面设置:上3.7cm,下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm。
九、正文的行距为固定值28磅,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位
置时,应采取调整行距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取
标识“此页无正文”的方法解决。
附件3:公司级发文格式范例
物业管理有限公司文件 物管„2006‟4号 签发人:
关于成立***管理处及***等
任命的决定
各部门、管理处:
经公司研究,决定:
一、 成立****管理处;
二、 任命***为***管理处副经理,全面主持管理处工作。
三、 任命***为***管理处*副经理。
四、 任命品质管理部保安经理***兼任***管理处副经理。
五、 任命***为***管理处保安主管,免处其***管理处保安
主管职务。
特此决定。
二○○六年八月十六日
主题词:管理处 成立 任命 决定 抄送:公司领导
*****物业管理有限公司 2006年8月18日印发
附件4:部门发文格式范例(以行政人事部为例)
物业管理有限公司文件 物管行政„2006‟2号 签发人:
关于加强部门负责人外出管理的通知
各部门、管理处:
为使公司及时掌握部门负责人外出情况,便于公司各项工作的安排、调整,现对部门负责人外出时应注意事项通知如下:
1、各部门负责人如需要外出离开公司,须提前将外出原因、时间、前往地点、行程安排报主管领导批准后,由公司行政人事部备案;
2、部门负责人离开公司,必须将部门工作安排好,并指定临时负责人代理其工作。
特此通知。
二〇〇六年八月十八日
主题词:外出管理 加强 通知 抄送:公司领导。 ****物业管理有限公司 2006年8月18日印发
附件5:管理处通知、公告格式范例(以******管理处为例)
物业管理公司***管理处
通知(或公告)
主送单位名称:
正文内容××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此通知。
****物管有限公司
***管理处
二〇〇六年八月十七日
附件6:工作例会纪要格式范例(以行政人事部为例)
物业管理公司行政人事部工作例会纪要
物管行政纪„2006‟3号 签发人:
时 间:2006年XX月XX日下午 5:00-6:30
地 点:公司大会议室
主 持:
出 席:
记 录:
现将主要内容纪要如下:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××。
会议纪律通报:
本次会议纪律良好,无响铃和接听手机现象。
二○○六年八月六日
主题词:工作例会 纪要
主送:部门全体员工。 抄送:公司领导。
***物业管理有限公司 2006年8月6日印发 附件7:专题会议纪要格式范例
公司工资体系调整研讨会议纪要 签发人:
时 间:2004年9月17日 14:10-16:30
地 点:公司会议室
主 持:
出 席:
记 录:
本次会议围绕行政人事部***副经理《工资调整意见》的提案;与会人员针对《意见》的修改阐述了自己的看法;***总对提案提出了四点修改意见。会议纪要如下:
一、***简要介绍了《工资调整意见》提案(略);
二、与会人员进行讨论:
×××××××××××××××××××××××××××××××。
三、***总针对工资调整意见如下:
××××××××××××××××××××××××××××××××。
二〇〇六年八月十七日
抄送:公司领导。 主题词:市场拓展 意见 会议纪要
***物业管理有限公司 2006年8月17日印发
附件8:内部调动通知格式范例
内部调动通知
物管调„2006‟12号
因工作需要,经研究决定:
将 *** ,由 ***管理处 调至 ***第一管理处 ,岗 位: 保安主管 ,从 2006 年 8 月 18 日起执行。
特此通知。
****物业管理有限公司
行政人事部
二○○六年八月十五日
发:品质管理部、***管理处、***第一管理处、行政人事部、财
务部
送:档案室
附件9:工作安排通知格式范例
工作安排通知单
物管安„2004‟44号
***第一管理处:
经研究决定,*** 安排在你部门工作,岗位: 工程主管,报到时间: 2006 年 8月 11 日,考勤从 2006 年 8月 11 日起计。员工编号: 75 身份证号码: ****************
****物业管理有限公司
行政人事部
二〇〇六年八月十日
发:***第一管理处、行政人事部、财务部
送:档案室
附件10:对外业务函格式范例
物业管理有限公司
业 务 函
主送单位:
正文内容×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
***物业管理有限公司 二〇〇六年八月十一日
附件11:对外传真文件格式范例
公司LOGO
****物业管理有限
电话: 传真:
地址:
公司
收件人: 发件人: TO: FROM:
联系电话: 联系电话: TEL: TEL: 公 司: 页 数:
COMPANY: TOTAL PAGE: 关 于:
SUBJECT: 抄送:
□紧急 □请审阅 □请批注 □请答复 □请传阅 正文
附件12:发文处理单
***物业管理有限公司 发 文 处 理 单