采购控制程序1、目的 通过对配套体系、采购及外协产品的有效控制,确保采购及外协加工产 品符合规定要求。 2、范围 本程序适用于本公司各类产品配套件、原辅材料的采购及外协加工。 3、职责 3.1 采购部是采购产品、外协加工件的归口管理部门,主要负责: A、公司各类产品用原材料、零部件的采购; B、采购配套件和外协加工件分供方的选点、布点及新增分供方初选; C、合格分供方协作配套能力调查评价的组织与实施; D、合格分供方名单的管理; E、零部件采购价格的评定。 F、采购与外协加工合同(含质量保证协议)的签订、管理,并负责配套 件技术文件、更改通知的传递发放; G、配合质量管理部进行各类产品零部件协作配套过程质量监督、质 量改进及改进结果的验收,以及质量索赔及其它日常管理工作。 3.2 质量管理部负责: A、分供方质量保证能力的评定; B、采购及外协产品质量信息的收集、分析、反馈和处理; C、采购产品进厂检验和试验及日常供货过程中的质量监督,新增分供方的产品质量验证及试验。 3.3 技术部负责 A、向分供方提供采购、外协件的完整、正确的技术文件或/和样件; B、同分供方签订有关技术协议和知识产权保护协议; C、新产品开发新增分供方的初选及新增分供方的产品的技术认证; D、必要时与分供方共同进行技术开发; 4、程序 4.1 分供方初选 4.1.1 配套体系外选点布点 4.1.1.1 当现有配套体系分供方的配套能力、产品质量或价格等方面满足不 了公司的配套工作需求时,则需在配套体系外布点。 4.1.1.2 由生产部根据工作需要,从相关供货厂家中优选出部分厂家进行分 供方协作配套能力调查,必要时重要物资的分供方需由生产部组织对其实 地考察,或由各分供方提供充分的书面材料(如体系认证证书)或者用调 查与书面材料相结合以证实其质量保证能力: 4.1.1.3 在对初选分供方的上述资料和证明文件进行审查后选择审查合格 的由生产部按要求填写“分供方协作配套能力调查评价报告” (见附录 A, 以下简称调查报告) 。 4.1.1.4 调查报告由各部门会签后,报管理者代表批准,该分供方即为初选 合格 4.2 初选分供方的资格审定 4.2.1 经初选合格的分供方由生产部填写“分供方资格审批报告” (见附录B) ,送质量管理部进行质量保证能力评定。 4.2.2 必要时技术部对初选和质量保证能力评定合格的分供方提供的产品 进行零部件技术认证和样品试装。 4.2.3 质量管理部根椐分供方协作配套能力调查评价报告审查分供方质量 管理保证能力和产品质量证明文件,必要时还可到分供方进行现场重点核查,最后在分供方资格审批报告上签署意见,报管理者代表批准。 4.2.4 生产部接到经批准的“分供方协作配套能力调查评价表格”后,才 能够将其列入合格分供方名单中。 4.3 采购过程的控制 4.3.1 采购计划的管理 4.3.1.1 计划部门负责采购和外协计划的制定、调整及考核,采购、外协 计划需经公司 CEO 批准后生效。 4.3.1.2 对无合格分供方资格的、取消资格或在停供整顿期限内的分供方 不得列入采购计划供货名单中。 4.3.1.3 生产部严格按照采购外协计划进行物资的采购和外协加工,不得 在计划外的分供方采购和外协加工。 4.3.1.4 当生产部不能按照采购清单要求实现配套产品或物资的采购或发 料时,应填写材料代用申请单经主管设计人员同意批准后,方可代料(具体 操作按器材代用管理办法执行)。 4.3.1.5 对因生产计划调整而造成的采购或外协计划的变更,由生产部按 月度采购计划中规定的系数进行调整,并通知相关分供方。 4.3.2 采购外协资料准备:A、采购合同; B、质量保证协议书(必要时) ; C、采购技术协议书,新产品开发技术协议书; D、 “三包”服务协议书(必要时) ; E、发放到分供方的技术文件; F、相关的采购计划。 4.3.3 采购合同的签订 4.3.3.1 采购合同由生产部负责签订,采购合同应规定采购或外协产品的名 称、型号、规格(或图号) 、数量、价格、质量保证及技术要求等。质量保 证条款应明确规定以下内容: A、公司验证产品质量的方式、方法、地点。产品改进、改型及及验 证结果的处理等。必要时,安排用户到分供方处进行验证; B、双方发生质量争端时的协调处理方式; C、分供方不合格品的处理方式; D、”三包”服务承诺。 4.3.3.2 技术部负责签订采购技术协议书,其内容至少应包括: A、双方共同确认的图样、技术条件、产品标准和验收标准; B、对新产品需签订“新产品开发技术协议书”和“知识产权保护协 议书” ; C、对于配套产品技术资料的发放、更改、回收等应按《技术文件和 资料控制程序》有关条款进行控制。 4.4 采购产品质量控制4.4.1 进货检验 按《进货检验和试验控制程序》的规定执行。 4.4.2 采购产品的搬运、贮存、包装、防护和标识 按《产品搬运、贮存、包装和防护控制程序》和《产品标识及可追溯 性控制程序》的规定执行。 4.4.3 信息反馈 公司各有关部门按照《质量信息管理程序》进行采购产品质量信息的 收集、分析和反馈,必要时对分供方提出改进建议。 4.5 分供方供货质量的综合评定 4.5.1 生产部与质量管理部负责对分供方供货质量每年进行一次综合评 定,评定结果需主管领导审批,合格的可继续列为合格分供方。 4.5.2 评定内容包括:分供方厂内配套产品质量、供货及时性、价格和售 后服务质量等方面。 4.5.3 对于连续发生供货质量问题的分供方,质量管理部应及时发出停供 整顿或取消资格的通知。 5、相关文件 FDJ/02.05—01A FDJ/02.08—01A FDJ/02.10—01A FDJ/02.15—01A FDJ/03.03—006A 6、记录 技术文件和资料控制程序 产品标识及可追溯性控制程序 进货检验和试验控制程序 产品搬运、贮存、包装和防护控制程序 器材代用管理办法分供方协作配套能力调查评价报告 合格分供方资格审批报告 7、附录 附录 A 附录 B 分供方协作配套能力调查评价报告 分供方资格审批报告分供方协作配套能力调查评价报告供应商:配套产品:调查组组长:成员:调查日期:批准:北京四维-约翰逊保安器材有限公司Beijing Four Dimension Johnson Security Equipment Corporation Limited(内部资料,注意保存)说明1、 本报告适用于四维公司对协作配套厂家进行配套能力的实地调查和 评价。 2、调查立项及调查组的组成,由生产部提出,报管理者代表批准。 3、调查组至少由二人组成,组长要由兼备专业技术知识、较高综合分 析判断能力、 较强综合表达能力和丰富管理经验的中级职称以上人员担任。 4、调查评价及结论应返回公司(与同类厂比较)后作出,由组长组织 填写。 5、调查组对调查报告的内容负责。 6、本报告“质量保证能力”部分可作为“分供方资格审批报告”中的 依据。 7、本报告为“分供方资格审批报告”的附件经管理者代表对结论进行 审批后,由生产部统一存档备案。调查记录及评价表一、 基本情况 企业名称: 法人代表: 地址: 邮编: 企业性质: 职工总人数: 其中管理人员: 二、企业资产状况 1、占地面积: 其中建筑面积: 生产面积: 2、主要设备数量: 3、注册资金: 三、质量保证能力 1、质量管理及质量认证状况2、产品开发设计能力3、生产工艺设备及工艺技术保证能 (1) 重点工艺设备(2) 工位器具状况4、检验和试验能力及人员配备5、原材料及外协外购件的质量控制:6、现场管理7、售后服务四、配套产品及配套情况: 1、主导产品:2、与其他企业的配套情况:五、供应商附加说明:分供方代表签名: 日期: 六、调查结论:成员:组长: 日期:七、有关部门会签意见: 1、生产部意见:签名:日期:2、技术部意见:签名:日期:3、质量部意见:签名:日期4、主管领导审批意见:签名:日期:签名: 附录 B:日期:分供方资格审批报告重要度:协作配套件代号及名称:配套类别:分供 方名称 地址 联系电话 生产部初选理由:法人代表 联系人 邮编调查人: 负责人: 质量管理部对分供方质量保证能力的评定说明:日期:负责人: 技术部技术认证与试装结论:日期:负责人: 分供方协作配套能力调 查评介报告编号 质量管理部意见日期:产品报告完成日期 主管领导意见负责人:日期:负责人:日期:注: “分供方协作配套能力调查评介报告”为本报告的必要附件。
采购控制程序1、目的 通过对配套体系、采购及外协产品的有效控制,确保采购及外协加工产 品符合规定要求。 2、范围 本程序适用于本公司各类产品配套件、原辅材料的采购及外协加工。 3、职责 3.1 采购部是采购产品、外协加工件的归口管理部门,主要负责: A、公司各类产品用原材料、零部件的采购; B、采购配套件和外协加工件分供方的选点、布点及新增分供方初选; C、合格分供方协作配套能力调查评价的组织与实施; D、合格分供方名单的管理; E、零部件采购价格的评定。 F、采购与外协加工合同(含质量保证协议)的签订、管理,并负责配套 件技术文件、更改通知的传递发放; G、配合质量管理部进行各类产品零部件协作配套过程质量监督、质 量改进及改进结果的验收,以及质量索赔及其它日常管理工作。 3.2 质量管理部负责: A、分供方质量保证能力的评定; B、采购及外协产品质量信息的收集、分析、反馈和处理; C、采购产品进厂检验和试验及日常供货过程中的质量监督,新增分供方的产品质量验证及试验。 3.3 技术部负责 A、向分供方提供采购、外协件的完整、正确的技术文件或/和样件; B、同分供方签订有关技术协议和知识产权保护协议; C、新产品开发新增分供方的初选及新增分供方的产品的技术认证; D、必要时与分供方共同进行技术开发; 4、程序 4.1 分供方初选 4.1.1 配套体系外选点布点 4.1.1.1 当现有配套体系分供方的配套能力、产品质量或价格等方面满足不 了公司的配套工作需求时,则需在配套体系外布点。 4.1.1.2 由生产部根据工作需要,从相关供货厂家中优选出部分厂家进行分 供方协作配套能力调查,必要时重要物资的分供方需由生产部组织对其实 地考察,或由各分供方提供充分的书面材料(如体系认证证书)或者用调 查与书面材料相结合以证实其质量保证能力: 4.1.1.3 在对初选分供方的上述资料和证明文件进行审查后选择审查合格 的由生产部按要求填写“分供方协作配套能力调查评价报告” (见附录 A, 以下简称调查报告) 。 4.1.1.4 调查报告由各部门会签后,报管理者代表批准,该分供方即为初选 合格 4.2 初选分供方的资格审定 4.2.1 经初选合格的分供方由生产部填写“分供方资格审批报告” (见附录B) ,送质量管理部进行质量保证能力评定。 4.2.2 必要时技术部对初选和质量保证能力评定合格的分供方提供的产品 进行零部件技术认证和样品试装。 4.2.3 质量管理部根椐分供方协作配套能力调查评价报告审查分供方质量 管理保证能力和产品质量证明文件,必要时还可到分供方进行现场重点核查,最后在分供方资格审批报告上签署意见,报管理者代表批准。 4.2.4 生产部接到经批准的“分供方协作配套能力调查评价表格”后,才 能够将其列入合格分供方名单中。 4.3 采购过程的控制 4.3.1 采购计划的管理 4.3.1.1 计划部门负责采购和外协计划的制定、调整及考核,采购、外协 计划需经公司 CEO 批准后生效。 4.3.1.2 对无合格分供方资格的、取消资格或在停供整顿期限内的分供方 不得列入采购计划供货名单中。 4.3.1.3 生产部严格按照采购外协计划进行物资的采购和外协加工,不得 在计划外的分供方采购和外协加工。 4.3.1.4 当生产部不能按照采购清单要求实现配套产品或物资的采购或发 料时,应填写材料代用申请单经主管设计人员同意批准后,方可代料(具体 操作按器材代用管理办法执行)。 4.3.1.5 对因生产计划调整而造成的采购或外协计划的变更,由生产部按 月度采购计划中规定的系数进行调整,并通知相关分供方。 4.3.2 采购外协资料准备:A、采购合同; B、质量保证协议书(必要时) ; C、采购技术协议书,新产品开发技术协议书; D、 “三包”服务协议书(必要时) ; E、发放到分供方的技术文件; F、相关的采购计划。 4.3.3 采购合同的签订 4.3.3.1 采购合同由生产部负责签订,采购合同应规定采购或外协产品的名 称、型号、规格(或图号) 、数量、价格、质量保证及技术要求等。质量保 证条款应明确规定以下内容: A、公司验证产品质量的方式、方法、地点。产品改进、改型及及验 证结果的处理等。必要时,安排用户到分供方处进行验证; B、双方发生质量争端时的协调处理方式; C、分供方不合格品的处理方式; D、”三包”服务承诺。 4.3.3.2 技术部负责签订采购技术协议书,其内容至少应包括: A、双方共同确认的图样、技术条件、产品标准和验收标准; B、对新产品需签订“新产品开发技术协议书”和“知识产权保护协 议书” ; C、对于配套产品技术资料的发放、更改、回收等应按《技术文件和 资料控制程序》有关条款进行控制。 4.4 采购产品质量控制4.4.1 进货检验 按《进货检验和试验控制程序》的规定执行。 4.4.2 采购产品的搬运、贮存、包装、防护和标识 按《产品搬运、贮存、包装和防护控制程序》和《产品标识及可追溯 性控制程序》的规定执行。 4.4.3 信息反馈 公司各有关部门按照《质量信息管理程序》进行采购产品质量信息的 收集、分析和反馈,必要时对分供方提出改进建议。 4.5 分供方供货质量的综合评定 4.5.1 生产部与质量管理部负责对分供方供货质量每年进行一次综合评 定,评定结果需主管领导审批,合格的可继续列为合格分供方。 4.5.2 评定内容包括:分供方厂内配套产品质量、供货及时性、价格和售 后服务质量等方面。 4.5.3 对于连续发生供货质量问题的分供方,质量管理部应及时发出停供 整顿或取消资格的通知。 5、相关文件 FDJ/02.05—01A FDJ/02.08—01A FDJ/02.10—01A FDJ/02.15—01A FDJ/03.03—006A 6、记录 技术文件和资料控制程序 产品标识及可追溯性控制程序 进货检验和试验控制程序 产品搬运、贮存、包装和防护控制程序 器材代用管理办法分供方协作配套能力调查评价报告 合格分供方资格审批报告 7、附录 附录 A 附录 B 分供方协作配套能力调查评价报告 分供方资格审批报告分供方协作配套能力调查评价报告供应商:配套产品:调查组组长:成员:调查日期:批准:北京四维-约翰逊保安器材有限公司Beijing Four Dimension Johnson Security Equipment Corporation Limited(内部资料,注意保存)说明1、 本报告适用于四维公司对协作配套厂家进行配套能力的实地调查和 评价。 2、调查立项及调查组的组成,由生产部提出,报管理者代表批准。 3、调查组至少由二人组成,组长要由兼备专业技术知识、较高综合分 析判断能力、 较强综合表达能力和丰富管理经验的中级职称以上人员担任。 4、调查评价及结论应返回公司(与同类厂比较)后作出,由组长组织 填写。 5、调查组对调查报告的内容负责。 6、本报告“质量保证能力”部分可作为“分供方资格审批报告”中的 依据。 7、本报告为“分供方资格审批报告”的附件经管理者代表对结论进行 审批后,由生产部统一存档备案。调查记录及评价表一、 基本情况 企业名称: 法人代表: 地址: 邮编: 企业性质: 职工总人数: 其中管理人员: 二、企业资产状况 1、占地面积: 其中建筑面积: 生产面积: 2、主要设备数量: 3、注册资金: 三、质量保证能力 1、质量管理及质量认证状况2、产品开发设计能力3、生产工艺设备及工艺技术保证能 (1) 重点工艺设备(2) 工位器具状况4、检验和试验能力及人员配备5、原材料及外协外购件的质量控制:6、现场管理7、售后服务四、配套产品及配套情况: 1、主导产品:2、与其他企业的配套情况:五、供应商附加说明:分供方代表签名: 日期: 六、调查结论:成员:组长: 日期:七、有关部门会签意见: 1、生产部意见:签名:日期:2、技术部意见:签名:日期:3、质量部意见:签名:日期4、主管领导审批意见:签名:日期:签名: 附录 B:日期:分供方资格审批报告重要度:协作配套件代号及名称:配套类别:分供 方名称 地址 联系电话 生产部初选理由:法人代表 联系人 邮编调查人: 负责人: 质量管理部对分供方质量保证能力的评定说明:日期:负责人: 技术部技术认证与试装结论:日期:负责人: 分供方协作配套能力调 查评介报告编号 质量管理部意见日期:产品报告完成日期 主管领导意见负责人:日期:负责人:日期:注: “分供方协作配套能力调查评介报告”为本报告的必要附件。