湖北爱心社“传递正能量，开启你梦想“活动组委会
第一次讨论会会议纪要
一、 会议时间
2013年4月9日星期二 晚上19:00点
二、 会议方式
QQ讨论组讨论
三、 与会人员
1) 理事会领导：社长葭颦，副社长骆勇（炭烧咖啡-宜昌），副社长黄鹤（若阳-丹江口），名誉理事长彭爱武（老鬼），
2) 秘书处：秘书长李伟，副秘书长杨志武（小鱼儿），秘书处干事刘华；
3) 组织部：组织部部长李怀松（公孙百战-武汉商贸学院学工办主任），组织部副部长杨小红（湖北大学保卫处主任）；武汉分社组织部干事陈桥有；高校志愿者组织部干事董畅（晨风）、英旻杰（Shawn Ying）、张妍等；
4) 宣传网络部：宣传干事杨小婷等；
5) 各地分社：荆门分社负责人袁永林（相逢）；丹江口负责人黄鹤（若阳）；仙桃分社总负责人汪新才（风雨兼程）、代理社长丁贤荣（闲云野鹤）、代理秘书长薇唏儿、主要负责人Ada、有你真好、长生鸟等；安陆分社社长郑家胜（记得那一年）；京山分社朱春阳（阳春）；宜昌分社社长骆勇（炭烧咖啡）；石首分社负责人熊敏（烧柴）；武穴分社社长葭颦、副社长吕翠兰；监利分社负责人曾洪山（边江）；其他几个分社负责人因事缺席等。
四、 会议讨论内容
1) 各地学子名额分配、上报要求及荆楚网“微善”专项资助上报要求；
会议达成意见：①目前助学开展得比较好的分社有：荆门、丹江口、仙桃、安陆、武穴、监利、宜昌这七个分社，这七个分社负责人先各自去摸底上报7个学子的名单资料，其中2个备选；② 原本是我们爱心社资助的学子优先考虑，最近走访的、符合要求的、准备资助但还没资助的学子，也可以入选。上报的学子要求品学兼优、走访资料要详细、并注明学子能否按时参加活动；③近期荆楚网有一个“微善”行动的专项资助活动马上要启动，需要我们各地志愿者调查摸底出一批有感人事例的贫困生资料，预计将会每周资助一个，资助金额将在五千左右或者五千元以上。请大家在展开本次活动的同时，也把这一批贫困生资料摸底报出来；④两个资料的上报最迟截止日期均为4月20日。
2) 高校志愿者召集：武汉各高校志愿者代表商定人数；
会议达成意见：①目前我社在武汉各高校存在志愿者或学校有意向能与我社合作爱心助学的学校有武汉长江职业学院、湖北大学、武汉商贸学院、华中师范大学、武汉工程大学、武汉大学、武汉科大外语外事学院及中南财经政法大学等等；②鉴于各校志愿者的爱心热情、校方合作意愿的强弱、学校与活动地点距离不一及学生志愿者的时间安排不一等原因，作以下人员分配：武汉商贸学院12-15名学生志愿者参加活动，由组织部部长李怀松负责落实并带队；湖北大学10-12名，由组织部副部长杨小红老师负责落实并带队；武汉大学10-12名，由武汉大学学生志愿者英旻杰负责落实；长江职业学院5-8名，由组织部董畅、张妍负责落实；武汉科大外语外事学院2-4名，由宣传网络部杨小婷负责落实；③要求志愿者了解一定的武汉历史文化背景和发展情况，熟悉活动路线的一些情况，并确定能按时参加活动，统计大学生志愿者的人数后及时上报，最迟截止日期为4月20日。
3) 前期宣传工作落实：宣传材料制作--条幅及路线图以及网络造势等等；
会议达成意见：①宣传材料：活动期间爱心社标识（帽子及社徽）、活动条幅一条、活动期间散发的传单（暂定为150份单页A4宣传单），用以介绍此次活动的主题和意义，由总社负责；② 网络宣传：由秘书处和网络宣传部成员负责荆楚网东湖社区及搜狐社区的帖文关注及回帖，各地分社负责人在各地方论坛发表主题帖介绍此次活动，另外也鼓励社员采用博客、微博及QQ空间等形式宣传本次活动；③路线图绘制：由董畅、张妍及英旻杰利用周末时间事先踩点得出活动行程的最佳路线（包括乘车及步行游览路线），并生成Word文档，发送给总社联络人小鱼儿。
4) 赞助或经费解决：车旅费、住宿费、餐费、宣传材料费用、景区门票等等的落实；
会议达成意见：①住宿费用：总社葭颦联系的爱心企业家方正承诺解决，并表示可以赞助部分其他项目的费用；②本着不让本次活动成为赞助商家的负担以及可持续发展的原则，鼓励各地分社寻找爱心企业分担费用压力，如各地志愿者往返车旅费、宣传费用及各种杂用等，各地分社负责人纷纷表态寻求渠道解决，同时葭颦表示不能把责任和经济压力压在各地志愿者身上；③最后达成意见：各地分社尽量去联系爱心企业拉取赞助，我们可以给予活动冠名权或协办权，最后上报资料时说明赞助情况，余下费用由总社兜底解决；④鉴于荆门分社负责人相逢的一再要求，总社同意其认捐宣传费用；
ps：此项讨论过程中各地分社纷纷表示要解决本地的车旅费用，体现出了各社爱心志愿者的担当和大爱无私，也表明了我们湖北爱心社的强大向心力和凝聚力，长此以往，我们的爱心活动肯定能越办越好,肯定能给越来越多的孩子送去温暖的春天。
5) 活动其他准备：时间、路线、后勤人手安排，商定下一次会议碰头时间。
会议达成意见：①时间：定在4月30日下午13点开始地铁行及武大游览，5月1日上午参观省博物馆和艺术馆，下午13点活动结束，志愿者学子返回；②路线和人手安排第二项中有明确讨论，下次会议将公布详细安排；③下次会议时间：4月20日晚8点准时开始。
6) 总结及会议结束：
① 主持人杨志武（小鱼儿）作会议总结，各社志愿者表态开始活动；②葭颦表示感谢大家的参会，强调下次不能与会必须说明客观原因，之后宣布会议结束。
至此，本次活动组委会第一次讨论会圆满结束，对于所有人在百忙中抽出时间准时参会，总社表示衷心感谢，也对会议安排不够充分导致部分志愿者没能加入会议讨论组、会议略微超时表现十分抱歉，我们一定更加妥善地安排会议形式，明确会议讨论内容，引导好讨论方向，提高会议效率，谢谢湖北爱心社所有志愿者们的支持。播撒爱心，我们一路同行！有您真好！
湖北爱心社秘书处
2013年4月10日
湖北爱心社“传递正能量，开启你梦想“活动组委会
第一次讨论会会议纪要
一、 会议时间
2013年4月9日星期二 晚上19:00点
二、 会议方式
QQ讨论组讨论
三、 与会人员
1) 理事会领导：社长葭颦，副社长骆勇（炭烧咖啡-宜昌），副社长黄鹤（若阳-丹江口），名誉理事长彭爱武（老鬼），
2) 秘书处：秘书长李伟，副秘书长杨志武（小鱼儿），秘书处干事刘华；
3) 组织部：组织部部长李怀松（公孙百战-武汉商贸学院学工办主任），组织部副部长杨小红（湖北大学保卫处主任）；武汉分社组织部干事陈桥有；高校志愿者组织部干事董畅（晨风）、英旻杰（Shawn Ying）、张妍等；
4) 宣传网络部：宣传干事杨小婷等；
5) 各地分社：荆门分社负责人袁永林（相逢）；丹江口负责人黄鹤（若阳）；仙桃分社总负责人汪新才（风雨兼程）、代理社长丁贤荣（闲云野鹤）、代理秘书长薇唏儿、主要负责人Ada、有你真好、长生鸟等；安陆分社社长郑家胜（记得那一年）；京山分社朱春阳（阳春）；宜昌分社社长骆勇（炭烧咖啡）；石首分社负责人熊敏（烧柴）；武穴分社社长葭颦、副社长吕翠兰；监利分社负责人曾洪山（边江）；其他几个分社负责人因事缺席等。
四、 会议讨论内容
1) 各地学子名额分配、上报要求及荆楚网“微善”专项资助上报要求；
会议达成意见：①目前助学开展得比较好的分社有：荆门、丹江口、仙桃、安陆、武穴、监利、宜昌这七个分社，这七个分社负责人先各自去摸底上报7个学子的名单资料，其中2个备选；② 原本是我们爱心社资助的学子优先考虑，最近走访的、符合要求的、准备资助但还没资助的学子，也可以入选。上报的学子要求品学兼优、走访资料要详细、并注明学子能否按时参加活动；③近期荆楚网有一个“微善”行动的专项资助活动马上要启动，需要我们各地志愿者调查摸底出一批有感人事例的贫困生资料，预计将会每周资助一个，资助金额将在五千左右或者五千元以上。请大家在展开本次活动的同时，也把这一批贫困生资料摸底报出来；④两个资料的上报最迟截止日期均为4月20日。
2) 高校志愿者召集：武汉各高校志愿者代表商定人数；
会议达成意见：①目前我社在武汉各高校存在志愿者或学校有意向能与我社合作爱心助学的学校有武汉长江职业学院、湖北大学、武汉商贸学院、华中师范大学、武汉工程大学、武汉大学、武汉科大外语外事学院及中南财经政法大学等等；②鉴于各校志愿者的爱心热情、校方合作意愿的强弱、学校与活动地点距离不一及学生志愿者的时间安排不一等原因，作以下人员分配：武汉商贸学院12-15名学生志愿者参加活动，由组织部部长李怀松负责落实并带队；湖北大学10-12名，由组织部副部长杨小红老师负责落实并带队；武汉大学10-12名，由武汉大学学生志愿者英旻杰负责落实；长江职业学院5-8名，由组织部董畅、张妍负责落实；武汉科大外语外事学院2-4名，由宣传网络部杨小婷负责落实；③要求志愿者了解一定的武汉历史文化背景和发展情况，熟悉活动路线的一些情况，并确定能按时参加活动，统计大学生志愿者的人数后及时上报，最迟截止日期为4月20日。
3) 前期宣传工作落实：宣传材料制作--条幅及路线图以及网络造势等等；
会议达成意见：①宣传材料：活动期间爱心社标识（帽子及社徽）、活动条幅一条、活动期间散发的传单（暂定为150份单页A4宣传单），用以介绍此次活动的主题和意义，由总社负责；② 网络宣传：由秘书处和网络宣传部成员负责荆楚网东湖社区及搜狐社区的帖文关注及回帖，各地分社负责人在各地方论坛发表主题帖介绍此次活动，另外也鼓励社员采用博客、微博及QQ空间等形式宣传本次活动；③路线图绘制：由董畅、张妍及英旻杰利用周末时间事先踩点得出活动行程的最佳路线（包括乘车及步行游览路线），并生成Word文档，发送给总社联络人小鱼儿。
4) 赞助或经费解决：车旅费、住宿费、餐费、宣传材料费用、景区门票等等的落实；
会议达成意见：①住宿费用：总社葭颦联系的爱心企业家方正承诺解决，并表示可以赞助部分其他项目的费用；②本着不让本次活动成为赞助商家的负担以及可持续发展的原则，鼓励各地分社寻找爱心企业分担费用压力，如各地志愿者往返车旅费、宣传费用及各种杂用等，各地分社负责人纷纷表态寻求渠道解决，同时葭颦表示不能把责任和经济压力压在各地志愿者身上；③最后达成意见：各地分社尽量去联系爱心企业拉取赞助，我们可以给予活动冠名权或协办权，最后上报资料时说明赞助情况，余下费用由总社兜底解决；④鉴于荆门分社负责人相逢的一再要求，总社同意其认捐宣传费用；
ps：此项讨论过程中各地分社纷纷表示要解决本地的车旅费用，体现出了各社爱心志愿者的担当和大爱无私，也表明了我们湖北爱心社的强大向心力和凝聚力，长此以往，我们的爱心活动肯定能越办越好,肯定能给越来越多的孩子送去温暖的春天。
5) 活动其他准备：时间、路线、后勤人手安排，商定下一次会议碰头时间。
会议达成意见：①时间：定在4月30日下午13点开始地铁行及武大游览，5月1日上午参观省博物馆和艺术馆，下午13点活动结束，志愿者学子返回；②路线和人手安排第二项中有明确讨论，下次会议将公布详细安排；③下次会议时间：4月20日晚8点准时开始。
6) 总结及会议结束：
① 主持人杨志武（小鱼儿）作会议总结，各社志愿者表态开始活动；②葭颦表示感谢大家的参会，强调下次不能与会必须说明客观原因，之后宣布会议结束。
至此，本次活动组委会第一次讨论会圆满结束，对于所有人在百忙中抽出时间准时参会，总社表示衷心感谢，也对会议安排不够充分导致部分志愿者没能加入会议讨论组、会议略微超时表现十分抱歉，我们一定更加妥善地安排会议形式，明确会议讨论内容，引导好讨论方向，提高会议效率，谢谢湖北爱心社所有志愿者们的支持。播撒爱心，我们一路同行！有您真好！
湖北爱心社秘书处
2013年4月10日