报 To： 邹总 抄送 Co： 杨总 由 Fr： 酒店管理部 日期 Date： 2014年1月1日
事宜 Sub： 关于酒店公文格式的相关事宜 编号 NO： GMO—[2014]—001
关于富丽假日酒店公文格式的相关事宜
为使富丽假日酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从2014年1月1日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下： 一、总则
为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。 二、行文规则
１、各部门严格按照文件种类性质行文，所有文件必须严格按照写作格式和要求行文，各类报告、请示、函、通知、通报、决定等上行、平行及下行类文件，不得混用或乱用。 2、公文及应用文字体要规范，文字表述要简明、清晰、精炼，涉及数据统计要准确。 3、公文及应用文写作及排版要规范，使用A4纸型，标题使用3号宋体字加粗，正文使用4号宋体字，正文中如有小标题，使用4号宋字体加粗，排版每页排行26行，每行28字。
4、公文及应用文装订要规范，使用左侧装订，装订要依序、平整，确保不漏页，无缺页。
5、部门报总经办文件，冠以姓名职务；
6、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；
7、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘录”等；
8、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门； 9、部门之间重要行文，应抄报总经办；
10、部门之间可以联合行文；
11、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；
12、所有须总经办 (总经理、执行总经理)审批的文件，均须审批后执行； 13、所有部门经理及主管级人事任免，均由总经办行文发出。 三、文件格式
文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。 四、文件流通顺序 1、外部重要文件处理 1.1对外文件、文稿处理
部门——总经办——总经理审核——董事长审批——发出 1.2外来文件、文稿处理
总经办——总经理——董事长阅批——有关部门 2、内部文件处理 2.1通告
执行部门——总经理审批——颁布 2.2董事长、总经理指示
总经办——部门——执行反馈——总经办——总经理——董事长 2.3申请报告
部门——总经办——总经理审批——部门 2.4部门致部门 部门——部门
3、酒店合同、协议处理
3.1部门——总经理审批——合约部审批——财务审核——董事长审定——总经办盖章——存档 五、文件编号
文件编号由三部分组成，部门缩写/文件类别/年份/文件序号具体如下： 1、部门缩写
总经理——GM 副总经理——DGM 值班经理——RM 总经办——GMO
财务部——FD 人事部——HRD 工程部——ED 营销部——S&M 娱乐部——RED 房务部——HSKP 前厅部——FO 餐饮部——F&B 采购部——PD 保安部——SD 2、年份：四位数字编写加[]号，
3、文件序号：001开始的三位数 例如：GMO—001—[2014] 即：总经办2014年第一号文件
六、文件的存档和销毁
１、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年12月31日前归档完毕；
２、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；
３、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。 ４、以上条例由总经办负责解释。 附件一 酒店工作请示格式 附件二 酒店工作报告格式 附件三 酒店通知格式 附件四 酒店会议纪录格式 附件四 酒店部门工作函格式 附件五 酒店对外公函格式 附件六 酒店传真格式 附件七 酒店签呈文件格式 附件八 酒店文件流转单格式
富丽假日酒店工作请示格式（向上行文）
报 To： 抄送 Co： 由 Fr：
日期 Date： 年 月 日 事宜 Sub： 关于XX的请示
编号 NO： （部门英文缩写，如MGO—001—【2014】（中间四位为年份，后三位为部门发文编号）
关于XX的请示 （标题）
正文
如有附文则标明《附件名称》
《请示》要点
请示是下级机关向上级请求指示或批准的呈请性、期复性公文。 一、标题：制发部门名称＋事由＋请示。 二、正文：
1、请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。 2、请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。 三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。 注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。
妥否，请批示。
审批人员签名（此处为亲笔签名） 发文部门或申请人 年 月 日
富丽假日酒店工作报告格式（向上行文）
关于XX的报告 （标题）
编号NO：
（部门英文缩写，如MGO—001—【2014】（中间四位为年份后三位为部门发文编号）。
敬启者：
正文 《报告》要点
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。 二、正文：
1、直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。
2、事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。
审批人员签名（此处为亲笔签名）
发文部门或报告人 年 月 日
叙永县富丽假日酒店有限公司
总经办MGO发﹝2014﹞1号
ＸＸ通知
《通知》格式要点
通知是下行文，要求下级部门办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题：制发部门＋事由＋通知。 二、正文：
1、通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准， 现将×××，具体规定通知如下。
2、通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。 三、结尾（三种写法） 1、意尽言止，不单写结束语。
2、在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。
3、再次明确主题的段落描写。
特此通知
叙永县富丽假日酒店有限公司
年 月 日
主题词： 文件编号 通知
富丽假日酒店总经办 二0一四年 月 日印发
富丽假日酒店会议纪要
报 To： 抄送 Co： 主持 Ht： 参会 Pi:
会议主题Sub： 每周各部门工作例会
编号 NO： MGO—001 —【2014】 日期 Date： 年 月 日 （部门英文缩写，如MGO—001—【2014】（中间四位为年份，后三位为部门发文编号）
富丽假日酒店部门工作函（平级行文）
事宜：领导批示：
由：
××
××
至： 总经办 销售部 财务部 餐饮部 厨务部 前厅部 康乐部 人事部 保安部
编号： 日期：二0一四年×月×日
（正文）
如有附文则标明《附件名称》
发文部门名称
二0一四 年 月 日
富丽假日酒店公函（对外行文）
致 To： 由 Fr：
日期 Date： 年 月 日
事宜 Sub： 部门/编号NO：
敬启者：
敬颂
商祺！
叙永县富丽假日酒店有限公司
二0一四年X月X日
富丽假日酒店传真（FAX）
呈 ： 由：
联络人： 收件人：
部 门： 部 门： 联系电话： 联系电话： FAX.No传真号： FAX.No传真号：
Subject事宜： Page 页码： 页
富丽假日酒店签呈
文件流转单
报 To： 邹总 抄送 Co： 杨总 由 Fr： 酒店管理部 日期 Date： 2014年1月1日
事宜 Sub： 关于酒店公文格式的相关事宜 编号 NO： GMO—[2014]—001
关于富丽假日酒店公文格式的相关事宜
为使富丽假日酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从2014年1月1日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下： 一、总则
为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。 二、行文规则
１、各部门严格按照文件种类性质行文，所有文件必须严格按照写作格式和要求行文，各类报告、请示、函、通知、通报、决定等上行、平行及下行类文件，不得混用或乱用。 2、公文及应用文字体要规范，文字表述要简明、清晰、精炼，涉及数据统计要准确。 3、公文及应用文写作及排版要规范，使用A4纸型，标题使用3号宋体字加粗，正文使用4号宋体字，正文中如有小标题，使用4号宋字体加粗，排版每页排行26行，每行28字。
4、公文及应用文装订要规范，使用左侧装订，装订要依序、平整，确保不漏页，无缺页。
5、部门报总经办文件，冠以姓名职务；
6、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；
7、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘录”等；
8、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门； 9、部门之间重要行文，应抄报总经办；
10、部门之间可以联合行文；
11、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；
12、所有须总经办 (总经理、执行总经理)审批的文件，均须审批后执行； 13、所有部门经理及主管级人事任免，均由总经办行文发出。 三、文件格式
文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。 四、文件流通顺序 1、外部重要文件处理 1.1对外文件、文稿处理
部门——总经办——总经理审核——董事长审批——发出 1.2外来文件、文稿处理
总经办——总经理——董事长阅批——有关部门 2、内部文件处理 2.1通告
执行部门——总经理审批——颁布 2.2董事长、总经理指示
总经办——部门——执行反馈——总经办——总经理——董事长 2.3申请报告
部门——总经办——总经理审批——部门 2.4部门致部门 部门——部门
3、酒店合同、协议处理
3.1部门——总经理审批——合约部审批——财务审核——董事长审定——总经办盖章——存档 五、文件编号
文件编号由三部分组成，部门缩写/文件类别/年份/文件序号具体如下： 1、部门缩写
总经理——GM 副总经理——DGM 值班经理——RM 总经办——GMO
财务部——FD 人事部——HRD 工程部——ED 营销部——S&M 娱乐部——RED 房务部——HSKP 前厅部——FO 餐饮部——F&B 采购部——PD 保安部——SD 2、年份：四位数字编写加[]号，
3、文件序号：001开始的三位数 例如：GMO—001—[2014] 即：总经办2014年第一号文件
六、文件的存档和销毁
１、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年12月31日前归档完毕；
２、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；
３、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。 ４、以上条例由总经办负责解释。 附件一 酒店工作请示格式 附件二 酒店工作报告格式 附件三 酒店通知格式 附件四 酒店会议纪录格式 附件四 酒店部门工作函格式 附件五 酒店对外公函格式 附件六 酒店传真格式 附件七 酒店签呈文件格式 附件八 酒店文件流转单格式
富丽假日酒店工作请示格式（向上行文）
报 To： 抄送 Co： 由 Fr：
日期 Date： 年 月 日 事宜 Sub： 关于XX的请示
编号 NO： （部门英文缩写，如MGO—001—【2014】（中间四位为年份，后三位为部门发文编号）
关于XX的请示 （标题）
正文
如有附文则标明《附件名称》
《请示》要点
请示是下级机关向上级请求指示或批准的呈请性、期复性公文。 一、标题：制发部门名称＋事由＋请示。 二、正文：
1、请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。 2、请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。 三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。 注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。
妥否，请批示。
审批人员签名（此处为亲笔签名） 发文部门或申请人 年 月 日
富丽假日酒店工作报告格式（向上行文）
关于XX的报告 （标题）
编号NO：
（部门英文缩写，如MGO—001—【2014】（中间四位为年份后三位为部门发文编号）。
敬启者：
正文 《报告》要点
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。 二、正文：
1、直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。
2、事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。
审批人员签名（此处为亲笔签名）
发文部门或报告人 年 月 日
叙永县富丽假日酒店有限公司
总经办MGO发﹝2014﹞1号
ＸＸ通知
《通知》格式要点
通知是下行文，要求下级部门办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题：制发部门＋事由＋通知。 二、正文：
1、通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准， 现将×××，具体规定通知如下。
2、通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。 三、结尾（三种写法） 1、意尽言止，不单写结束语。
2、在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。
3、再次明确主题的段落描写。
特此通知
叙永县富丽假日酒店有限公司
年 月 日
主题词： 文件编号 通知
富丽假日酒店总经办 二0一四年 月 日印发
富丽假日酒店会议纪要
报 To： 抄送 Co： 主持 Ht： 参会 Pi:
会议主题Sub： 每周各部门工作例会
编号 NO： MGO—001 —【2014】 日期 Date： 年 月 日 （部门英文缩写，如MGO—001—【2014】（中间四位为年份，后三位为部门发文编号）
富丽假日酒店部门工作函（平级行文）
事宜：领导批示：
由：
××
××
至： 总经办 销售部 财务部 餐饮部 厨务部 前厅部 康乐部 人事部 保安部
编号： 日期：二0一四年×月×日
（正文）
如有附文则标明《附件名称》
发文部门名称
二0一四 年 月 日
富丽假日酒店公函（对外行文）
致 To： 由 Fr：
日期 Date： 年 月 日
事宜 Sub： 部门/编号NO：
敬启者：
敬颂
商祺！
叙永县富丽假日酒店有限公司
二0一四年X月X日
富丽假日酒店传真（FAX）
呈 ： 由：
联络人： 收件人：
部 门： 部 门： 联系电话： 联系电话： FAX.No传真号： FAX.No传真号：
Subject事宜： Page 页码： 页
富丽假日酒店签呈
文件流转单