随着天津滨海新区的开发开放纳入国家总体发展战略，天津港在滨海新区开发开放的核心作用日渐凸显。信息环境下，港口依托各种信息使吞吐量连年递增，天津港档案馆作为港口信息的聚集地，不断加强自身建设，与创建世界一流大港和推动滨海新区开发开放一同争创一流，为港口发展和滨海新区建设发挥着档案和档案工作的重要作用。 一、重视硬件建设，为一流港口建设提供保障 天津港档案馆建设的总体目标为：建设适应天津港发展的现代化企业档案馆。从企业长远发展需要着眼，天津港档案馆加大对自身的硬件设施建设。近几年，企业克服资金不足的困难，在档案馆建设投资方面立足长远，先后投资3亿元，建设2万多平方米的企业文化中心，其中档案馆使用面积6000平方米，满足了相当长一段时间档案存储与利用需求。在档案馆的用房建设中按照《档案馆建筑设计规范》的规定，并落实档案安全保管的“十防”要求，安装了气体灭火、门禁和监控系统等，配备了满足档案工作需要和现代化档案利用需要的密集架、电子触摸屏、计算机、扫描仪等设施设备。分设文书、科技、会计、电子、声像、实物、人事档案等库房。设置了档案办公室、电子阅览室、多媒体视听室、档案接收室、档案整理加工室、档案扫描加工室、复印室、档案开发利用编研室等档案办公和技术用房。在电子阅览室开设了科技资料和科普知识阅览的休闲阅览区，满足利用者查档等候和阅档休息的需求。 天津港档案馆建设的核心目标为：提升档案馆的保管、利用服务功能。天津港档案馆为提升这一功能，将档案馆与企业文化中心建设在一起，充分体现了档案馆“五位一体”的服务功能。天津港档案馆建成后，可存放档案100万余卷册，档案长度累计达到15000多米，并具备机构记忆、知识储备、资政决策和文化传承四项基本功能，成为天津港的档案信息资料中心、企业文化展示和宣传中心、企业档案工作继续教育和培训基地、企业档案工作标准化、规范化和科学化的示范基地、企业科技咨询服务中心和企业档案工作科研中心。通过展览大厅的多媒体设备，将档案馆保存的反映天津港发展历程的史料、实物、荣誉等馆藏档案，进行充分展示，教育员工爱祖国、爱企业、爱岗敬业，加强企业形象宣传，并努力将档案馆建设成为企业文化阵地。 齐全完善的硬件建设，不仅满足了档案业务各项工作开展的需要，同时也提升了作为港口信息中心的档案馆的良好形象，使利用者在有需求时，首先想到档案馆，乐于在这里获取所需的信息。只有这样的档案馆才能适应一流港口的发展需求，与之相匹配，成为港口发展的信息源头。 二、抓好软件建设，为滨海新区加快开发开放提供条件 天津港数字档案馆是以天津港现有网络环境为基础，结合目前天津港集团公司及各所属单位的业务管理现状和今后的发展需求，整合现有业务管理信息资源，依托集团公司OA办公系统，根据港口发展需求，研发了天津港数字档案系统。 该系统实现了由OA办公系统流转结束的文件即时归档，实现了档案形成、归档、管理、利用、销毁全过程的网络化管理，使档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、销毁、编研等各个业务环节相互衔接，形成了网络信息的有机整体。有效地提升了档案的安全保管和利用水平，实现了档案信息整合、电子文件的逻辑归档、网上查询等现代管理形式，为企业发展提供现代化的档案服务平台。以电子扫描等技术实现档案数字化，并利用集团先进的计算机开发平台及网络、信息处理、图像处理、光盘刻录、压缩存储等技术，高效率地提供真实可靠的资源服务，以满足港口发展对档案利用的需求，使档案工作更有效地服务于天津港的发展。天津港数字档案馆将成为天津港集团公司各类数字信息的资源库，为港口的生产、管理、决策提供高质量的信息服务，实现档案信息开发和资源共享，从而进一步拓展和规范了集团档案信息管理。它为档案工作带来了如下的变化： 一是实现档案信息开发和资源共享。一方面，档案人员可以更贴近企业的各项工作，参与企业生产流程管理，对档案利用率、利用效果、效益等有较全面的了解，并通过用户需求分析，及时、有针对性地开发档案信息。另一方面，企业员工利用档案可以不受地理位置或时间的制约，档案信息即时利用成为可能。 二是实现文档一体化管理。在网络环境下，办公自动化软件使文件从生成起，就可以归档进入档案信息网络系统进行利用。工程项目档案可通过电子文件形式进入档案数据库，有效节省了档案管理人力和物力，并通过电子借阅，极大提高工程技术档案的利用效率。电子文档由于载体小、承载信息量大、检索和利用极为方便，是对纸质文档的有力补充。 三是有效提高信息收集的完整性和时效性。网络化管理，可以实现企业图书、情报、档案、资料的一体化管理。并且通过和Internet联网，档案人员能及时地获取外部信息，准确、全面地收集和分析有关企业生产、管理、发展的各种信息，如市场动态、行业动态、政策动态、新技术的运用等，从而更好地满足企业对信息多方面、深层次的需求，发挥强大的整体效应，提高企业市场竞争力。 四是进一步规范企业档案信息管理工作。档案管理人员可在网络上示范本企业文档管理的规范和要求，生动、形象、直接地普及档案知识，或通过网络交流意见、研讨工作，及时改进工作方法等。这些手段能有效地促使企业档案工作趋向规范。 三、保护传统资料，加强纸质档案的数字化转换 过去留存下来的记录港口发展历程的传统纸质档案资料是天津港几代建设者用汗水和智慧积累下的宝贵财富，是港口的历史，也是港口今天腾飞的动力。在档案馆现有软硬件技术、设施的支撑下，对其进行数字化转换成为可能。这不仅是对纸质档案资料实施保护、使档案信息变得具有生命力、进而进行有效利用的需要，也是档案馆信息化资源建设的需要。天津港档案馆集中力量，一方面加速实现馆藏档案的数字化工作，另一方面着力做好进馆前档案信息的录入工作。实现所有馆藏档案的文件级条目的录入，实现文件级计算机查阅。集团公司首期投资150万元进行数字化工作，对反映天津港发展历程、港口建设的工程档案、建设工程的立项批复、海域使用证、土地使用证、地质勘探和关系员工福利待遇等相关政策的档案资料，进行数字化处理。在当下的工作中已体会到了数字化带给工作的便利，并在今后每年将投入一定数量的资金，进一步加强档案数字化工作，实现真正意义的档案资源数字化，满足天津港建设、管理发展等方面对数字档案信息的需要，切实提高档案信息资源开发利用的服务水平。 四、完善管理体制，为档案工作争创一流夯实基础 新的档案馆硬件设施和现代化的软件技术与多年来的集团公司办公室内设档案科、所属企业办公室内设档案室的档案管理体制极不适应，难以达到集约化、规模化、现代化的管理，不利于档案部门人力和物力资源的有效利用，所属企业单位档案室管理存在的弊端越来越凸显出来。主要表现在：一是分散的档案管理模式，造成人力、物力浪费严重；二是档案业务工作管理不规范，影响工作水平的提高；三是不利于档案的安全保管；四是不利于档案的方便利用。 为解决上述问题，天津港档案馆对实体档案首先实行集中管理与分级管理相结合的档案管理模式，并逐步向集中管理模式过渡。所谓集中管理，就是集中统一管理天津港区域内所属的一些单位各门类档案(包括人事档案)以及建设工程档案、科技资料等，实施档案集中管理的所属单位不再设立档案室，只配备一名负责平时文件收集、整理、立卷和按时向集团公司移交档案的文档人员，节约了人力和财力，并达到规范化管理。集中管理，率先在新成立和成立时间短、档案专业管理人员缺乏、档案库房紧张、档案工作尚无基础的所属单位实施，这样可以从单位建立的初期抓好档案工作，保证新建单位档案的完整与安全。其次是在单位规模较小、档案人员调换频繁、档案基础工作不十分规范的单位实施，以按照业务工作的要求对档案实施集中有效地管理。 新档案管理体制的实施，使天津港档案馆的管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化，有效地提升了档案的安全保管和利用，同时降低了管理成本，提高了档案工作的效率与效益。这种管理模式还有助于提升企业的文化品位，有利于企业的对外宣传和对外交流，并顺利完成了向天津港档案信息利用中心的功能转化，为港口档案更广泛地为港口建设服务创造了条件。
随着天津滨海新区的开发开放纳入国家总体发展战略，天津港在滨海新区开发开放的核心作用日渐凸显。信息环境下，港口依托各种信息使吞吐量连年递增，天津港档案馆作为港口信息的聚集地，不断加强自身建设，与创建世界一流大港和推动滨海新区开发开放一同争创一流，为港口发展和滨海新区建设发挥着档案和档案工作的重要作用。 一、重视硬件建设，为一流港口建设提供保障 天津港档案馆建设的总体目标为：建设适应天津港发展的现代化企业档案馆。从企业长远发展需要着眼，天津港档案馆加大对自身的硬件设施建设。近几年，企业克服资金不足的困难，在档案馆建设投资方面立足长远，先后投资3亿元，建设2万多平方米的企业文化中心，其中档案馆使用面积6000平方米，满足了相当长一段时间档案存储与利用需求。在档案馆的用房建设中按照《档案馆建筑设计规范》的规定，并落实档案安全保管的“十防”要求，安装了气体灭火、门禁和监控系统等，配备了满足档案工作需要和现代化档案利用需要的密集架、电子触摸屏、计算机、扫描仪等设施设备。分设文书、科技、会计、电子、声像、实物、人事档案等库房。设置了档案办公室、电子阅览室、多媒体视听室、档案接收室、档案整理加工室、档案扫描加工室、复印室、档案开发利用编研室等档案办公和技术用房。在电子阅览室开设了科技资料和科普知识阅览的休闲阅览区，满足利用者查档等候和阅档休息的需求。 天津港档案馆建设的核心目标为：提升档案馆的保管、利用服务功能。天津港档案馆为提升这一功能，将档案馆与企业文化中心建设在一起，充分体现了档案馆“五位一体”的服务功能。天津港档案馆建成后，可存放档案100万余卷册，档案长度累计达到15000多米，并具备机构记忆、知识储备、资政决策和文化传承四项基本功能，成为天津港的档案信息资料中心、企业文化展示和宣传中心、企业档案工作继续教育和培训基地、企业档案工作标准化、规范化和科学化的示范基地、企业科技咨询服务中心和企业档案工作科研中心。通过展览大厅的多媒体设备，将档案馆保存的反映天津港发展历程的史料、实物、荣誉等馆藏档案，进行充分展示，教育员工爱祖国、爱企业、爱岗敬业，加强企业形象宣传，并努力将档案馆建设成为企业文化阵地。 齐全完善的硬件建设，不仅满足了档案业务各项工作开展的需要，同时也提升了作为港口信息中心的档案馆的良好形象，使利用者在有需求时，首先想到档案馆，乐于在这里获取所需的信息。只有这样的档案馆才能适应一流港口的发展需求，与之相匹配，成为港口发展的信息源头。 二、抓好软件建设，为滨海新区加快开发开放提供条件 天津港数字档案馆是以天津港现有网络环境为基础，结合目前天津港集团公司及各所属单位的业务管理现状和今后的发展需求，整合现有业务管理信息资源，依托集团公司OA办公系统，根据港口发展需求，研发了天津港数字档案系统。 该系统实现了由OA办公系统流转结束的文件即时归档，实现了档案形成、归档、管理、利用、销毁全过程的网络化管理，使档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、销毁、编研等各个业务环节相互衔接，形成了网络信息的有机整体。有效地提升了档案的安全保管和利用水平，实现了档案信息整合、电子文件的逻辑归档、网上查询等现代管理形式，为企业发展提供现代化的档案服务平台。以电子扫描等技术实现档案数字化，并利用集团先进的计算机开发平台及网络、信息处理、图像处理、光盘刻录、压缩存储等技术，高效率地提供真实可靠的资源服务，以满足港口发展对档案利用的需求，使档案工作更有效地服务于天津港的发展。天津港数字档案馆将成为天津港集团公司各类数字信息的资源库，为港口的生产、管理、决策提供高质量的信息服务，实现档案信息开发和资源共享，从而进一步拓展和规范了集团档案信息管理。它为档案工作带来了如下的变化： 一是实现档案信息开发和资源共享。一方面，档案人员可以更贴近企业的各项工作，参与企业生产流程管理，对档案利用率、利用效果、效益等有较全面的了解，并通过用户需求分析，及时、有针对性地开发档案信息。另一方面，企业员工利用档案可以不受地理位置或时间的制约，档案信息即时利用成为可能。 二是实现文档一体化管理。在网络环境下，办公自动化软件使文件从生成起，就可以归档进入档案信息网络系统进行利用。工程项目档案可通过电子文件形式进入档案数据库，有效节省了档案管理人力和物力，并通过电子借阅，极大提高工程技术档案的利用效率。电子文档由于载体小、承载信息量大、检索和利用极为方便，是对纸质文档的有力补充。 三是有效提高信息收集的完整性和时效性。网络化管理，可以实现企业图书、情报、档案、资料的一体化管理。并且通过和Internet联网，档案人员能及时地获取外部信息，准确、全面地收集和分析有关企业生产、管理、发展的各种信息，如市场动态、行业动态、政策动态、新技术的运用等，从而更好地满足企业对信息多方面、深层次的需求，发挥强大的整体效应，提高企业市场竞争力。 四是进一步规范企业档案信息管理工作。档案管理人员可在网络上示范本企业文档管理的规范和要求，生动、形象、直接地普及档案知识，或通过网络交流意见、研讨工作，及时改进工作方法等。这些手段能有效地促使企业档案工作趋向规范。 三、保护传统资料，加强纸质档案的数字化转换 过去留存下来的记录港口发展历程的传统纸质档案资料是天津港几代建设者用汗水和智慧积累下的宝贵财富，是港口的历史，也是港口今天腾飞的动力。在档案馆现有软硬件技术、设施的支撑下，对其进行数字化转换成为可能。这不仅是对纸质档案资料实施保护、使档案信息变得具有生命力、进而进行有效利用的需要，也是档案馆信息化资源建设的需要。天津港档案馆集中力量，一方面加速实现馆藏档案的数字化工作，另一方面着力做好进馆前档案信息的录入工作。实现所有馆藏档案的文件级条目的录入，实现文件级计算机查阅。集团公司首期投资150万元进行数字化工作，对反映天津港发展历程、港口建设的工程档案、建设工程的立项批复、海域使用证、土地使用证、地质勘探和关系员工福利待遇等相关政策的档案资料，进行数字化处理。在当下的工作中已体会到了数字化带给工作的便利，并在今后每年将投入一定数量的资金，进一步加强档案数字化工作，实现真正意义的档案资源数字化，满足天津港建设、管理发展等方面对数字档案信息的需要，切实提高档案信息资源开发利用的服务水平。 四、完善管理体制，为档案工作争创一流夯实基础 新的档案馆硬件设施和现代化的软件技术与多年来的集团公司办公室内设档案科、所属企业办公室内设档案室的档案管理体制极不适应，难以达到集约化、规模化、现代化的管理，不利于档案部门人力和物力资源的有效利用，所属企业单位档案室管理存在的弊端越来越凸显出来。主要表现在：一是分散的档案管理模式，造成人力、物力浪费严重；二是档案业务工作管理不规范，影响工作水平的提高；三是不利于档案的安全保管；四是不利于档案的方便利用。 为解决上述问题，天津港档案馆对实体档案首先实行集中管理与分级管理相结合的档案管理模式，并逐步向集中管理模式过渡。所谓集中管理，就是集中统一管理天津港区域内所属的一些单位各门类档案(包括人事档案)以及建设工程档案、科技资料等，实施档案集中管理的所属单位不再设立档案室，只配备一名负责平时文件收集、整理、立卷和按时向集团公司移交档案的文档人员，节约了人力和财力，并达到规范化管理。集中管理，率先在新成立和成立时间短、档案专业管理人员缺乏、档案库房紧张、档案工作尚无基础的所属单位实施，这样可以从单位建立的初期抓好档案工作，保证新建单位档案的完整与安全。其次是在单位规模较小、档案人员调换频繁、档案基础工作不十分规范的单位实施，以按照业务工作的要求对档案实施集中有效地管理。 新档案管理体制的实施，使天津港档案馆的管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化，有效地提升了档案的安全保管和利用，同时降低了管理成本，提高了档案工作的效率与效益。这种管理模式还有助于提升企业的文化品位，有利于企业的对外宣传和对外交流，并顺利完成了向天津港档案信息利用中心的功能转化，为港口档案更广泛地为港口建设服务创造了条件。