公文处理与问题的解决
一、公文概念 公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。《中国共产党机关公文处理条例》中的解释是，公文是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策、指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。公文具有鲜明的政治性，高度的政策性，法定权威性，办理时效性，有其独特性。
二、公文种类
《国务院行政机关公文处理办法》中共列举了13个种类，《中国共产党机关公文处理条例》中列举了14个种类，《国务院行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》两个文件中列举的种类中相同的有9种，决定、通知、通报、请示、批复、报告、意见、函、会议纪要。相近的有一种，《国务院行政机关公文处理办法》中的通告、公告与《中国共产党机关公文处理条例》中的公报。不同的是《国务院行政机关公文处理办法》中的命令（令）、议案；《中国共产党机关公文处理条例》中的指示、条例、规定。
命令（令），适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令，带有一定的强制性色彩。一般是以国家主席、国务院总理名义来发布的。我们的党实行的民主集中制，一般不用命令来强制执行，多用条例、规定、指示进行贯彻实施，强制性色彩弱一些。
议案，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。这是专用文体，是随着我国民主化管理程度的逐步提高后增加的文体（一般有政府机关部门长的任免）。
指示，用于对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求。指示与通知、意见相比较，权威性强一些，一般多用于重大、有针对性问题的处理，如目前对四川地震中的问题处理，胡锦涛、温家宝都用了指示，企业不应该用。
条例，用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
规定，用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
条例与规定，是党的机关专用公文体。行政机关也有条例、规定，一般用“令”或“通知”的方式发布，企业制定的规章一般用“通知”文体颁发。
公司经常颁发规章制度，多用“规定”、“办法”、“制度”、“细则”，这是法规范畴的公文写作，
2、公司最常用的公文种类
决定、通知、通报、请示、批复、报告、意见、函等8种，用的最多的是“通知、通报、请示、批复、报告”等5种。新的领导班子组建后，开始使用“会议纪要”。
三、公司公文处理中存在的主要问题（通过讲解公文的处理规则、写作要求提出解决问题的办法）
（一）文种不分。突出的是“请示、报告”合用，“决定、通知、通报”不分。今天重点讲一下“请示、报告”合用问题。
“请示”，适用于向上级机关请求指示、批准。
“报告”，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问（与调查报告还不完全一样）。 二者有其共同特点，一是，从行文关系上看，均是上行文（从公文关系上分类，分为三种，上行文、平行文、下行文）；二是，从行文目的和用途上看，均属于呈请性文书。报告中有批转性报告内容的，如要求交通队对公交实行路权优先政策，需要建委与公安局沟通，帮助解决，就可用“报告”文种（也可用“意见”文种），因建委不能直接批准，可是公司又不直接受公安局领导；三是，从结构上看，都包括“标题、主送机关、正文、落款”。正文均由“开头（缘由）、主体（事项）、结尾（结语）。从文书叙述方式上看，都用叙述为主，叙议结合的表达方式。
二者又有不同点，一是，行文性质、用途、目的不同。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的公文，具有呈报性；请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的公文。报告主要用于下情上达，为上级机关了解下情、决策和指导工作提供依据（工会、党的机
关、共青团、妇女联合会等机关，虽然在一个层次上，他们的行文关系却不是平级关系，也不是不相隶属关系。这些机关特定情况下存在着领导、监督、执行的关系，因工会、共青年团、妇女组织是在党的领导下的群众组织，所以具有领导与指导的关系，也就是说存在着报告、请示的工作制度）。请示，适用于（什么情况下写请示）1、属于主管单位明确规定必须经过请示批准方可办理的事项；2、对党各国家有关方针政策、法律、法令不甚了解，有待于上级机关明确答复方可办理的事项；3、工作中遇到重大问题、严重困难或出现新的情况，但又无章可循，难以处理，请示上级给予指示和帮助解决；4、因工作中出现总是比较特殊，难以完全落实上级的统一决定，需要对此做变通或特殊处理，请示上级批准；5、本单位意见分岐，又无法统一，要求上级机关给予裁决；6、本单位职权范围内难以决定或解决不了的问题，有待于上指示或批准。总之，请示，是在超出职权范围情况下使用的上行文，而且，只能向自己的直接上级提出，而不能向平级机关和不相隶属的机关提出。二是，主体部分的内容含量不同，“请示”必须一事一文，“报告”则分为综合与专题，综合的就可多个事项。
“综合性报告”，主体部分一般包括“主要情况、经验教训、存在的问题、今后打算”；“专题性报告”，一般采用三段式写法，如是汇报工作，主体包括“工作基本情况、主要做法、取得的成绩与效果、还存在什么问题及解决办法与措施”；如是反映情况，主体包括“对问题的概述、分析问题产生的原因、提出解决问题的意见与办法”；如是答复上级询问，主体包括“扼要叙述上级询问的事项、对问题的处理情况（调查实情、态度、采取的办法与措施、处理结果）、征询上级对处理结果的意见”。而“请示”，必须“一事一文”，所以，“请示”的主体内容单一，篇幅较短。“报告”与“请示”的不同点，还体现在主体的写作方法与语气、结尾用语及行文时间不同。
“报告”的主体内容是要“报告事项”，在写作上是要写出本单位实践情况、问题、经验、下步打算。是要展示本单位的实践性、过程性，是陈述自己的做法，或获得的情况，或针对上级机关所问而答，要分条列项撰写，使用的语气是“报告性的”。“请示”的主体内容是要向上级陈述提出请求的理由，行文中要注意“述由”（为了什么目的，基于什么原因，）及解决问题的设想与依据（政策允许、可行的），而不是“论理”，所陈述的不是自己的实践性、过程性，而是要展示请示的必要性、合理性，使用的语气是“请求性的”。这时需要强调的是，“请示”绝对不能写成议论文，要把本单位的实际困难、实际需要如实陈述，让上级或主管部门能体会、感受到你的实际困难、实际需要就足够了，否则，会引起反感（我们要求对公交车辆不限定超载，写出如限定公交车超载给公司带来的困扰就可以了，如过分强调交通队对公交工作不支持就会适得其反了）。
“报告”的结尾用语一般用“特此报告”、“以上报告，请审阅”；“请示”结尾用语一般用“当否，请批示（不能用请批复）”、“以上意见妥否，请批示”、“以上，请批示”（政策性问题的请示用“请指示”好一些，如公司拟要请示给病休职工办理提前退休，就涉及到政策，向劳动部门请示时用“请指示”）。
“报告”的行文时间或事中、或事后，而“请示”必在事前，绝不可以“先斩后奏”，或“边斩边奏”。 在这里，对日常应用最多的“请示”讲几点要求，一是，“请示”文必须一事一文，绝不能一文多事；二是，切忌矛盾上交，不该请示的滥请示（违纪职工的处理应该请示，但请示是基层单位先提出处理意见，而不是由总公司先表态是否给予处罚），对这类问题，把握不准的可先与总公司相关领导沟通，后决定是否行文。这样行文的后果是让上级对你的领导能力产生怀疑；三是，该请示的不请示，边斩边奏，或先斩后奏。最近就发生了这类的事，总公司很为难；四是，缘由不充分。这样往往得不到及时批复（解决这个问题需要把握四点，1、写出客观需要，让上级感到请示事项有尽快解决的必要性；2、写出已具备一定的条件，让上级感到有解决的可能性；3、写出亟待解决的程度，让上级有尽快解决请示问题的紧迫感；4、写出恳切的语气，使上级机关能够同意而尽快批复）；五是，请示主体不明确、不具体；六是，结语缺失或使用不当。有的部门、单位往往不用结语，甚至有人觉得应该创新。请大家注意，“请示”的结语不是可有可无的，一般将“请示”的结语视为主体中的一部分，因为客观存在可有肋于进一步强调请示的目的。用的恰当，可以让领导乐于尽快批复。提醒注意的是“请示”结尾切不要用“请予以批准”“尽快批准”语句。表达期望时建议用“以上请示，批准为盼”；七是，多头主送、越级主送、主送领导。结果是因你的程序不规范，造成谁都不管，请示事项的答复受阻。基层单位犯的多一些，总公司机关因为有办公室把关好一些，但有些部门与外联系工作时还挺严重。
再讲一下“决定”、“通知”、“通报”、“ 函”、“意见”的文体写作。
决定，对重要事项或重大行动做出安排，奖惩各单位及人员，变更或撤销各基层单位不适当的决定事项。分为周知性的，如表奖与处分。指挥性的，如部署某件重要工作，或要采取什么重大行动。
指挥性的，要写出决定事项的背景、依据、内容、要求。
周知性的（奖惩决定），通常要分段写，处分（奖励）对象的基本自然情况、处分（奖励）依据、处分（奖励）决定、希望、要求与号召。
通知，批转各基层单位的公文，转发上级机关的公文，传达要求各基层单位办理和需要相关部门周知或者执行的事项，任免人员。
我们有时把决定与通知并用，“关于对某某处分决定的通知”，处分人员用“决定”，不能用“通知”。任免干部用“通知”，而不是用“决定”。再就是，印发企业规章多用“通知”文体。
通报，表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。公司多用“通知”表奖，需要今后注意。 函，与没有隶属关系的有关单位、部门商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。公司多与交通队、质检局、环保局、运输管理处等发文，建议使用“函”。在“函”中不要使用“尽快回复”的语句。
会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。一般包括，会议时间、地点、主持人、参加人、决定的事项（中心议题）、主要活动情况、总的评价。忌，写成流水帐。
意见，对重要问题提出见解和处理方法。如，拟请示交通队对公交车辆超载一事的解决，我们向交通队发了“函”，没有结果，我们就不能再发函形式直接向公安局请示，只能是以“意见”的形式报请建委，由建委与公安局沟通帮助我们解决此问题。“意见”拟写内容要包括提出问题、分析问题、解决问题。
在这里我再对实施意见与实施方案的不同点说一下。
实施意见，主要分提出问题、分析问题、解决问题的层次来写。用“意见”时一定是重要问题，体现出权威性。基层一般不宜使用。而实施方案，一般是事务性的文书（不是公文种类里的），是为贯彻执行上级机关决定事项而提出的意见与计划等，或对本单位的某一项工作或活动作出周密部署，具体安排的一项计划性文书。他的写作要求内容，应该包含“指导思想、目的、意义、原则、时间、方法、步骤、监督、检查”。一般在实施步骤上比意见细。
（二）行文不规范。
⒈主送、抄报、抄送单位不明确、不适当。一般通知、通报的主送单位可多个，请示、函、批复等公文中主送单位就不能多个（刚才讲了），抄报、抄送单位不适当，没有隶属关系，或文件中没有涉及到的单位也抄报、抄送了文件（上报委的文件，往往同时写了抄送XX 处（甚至写了抄报，认为是对上级机关的尊重），多此一举，结果是部门没有送达领导及时处理，误事）。抄送文件一般是给平级（应该让其知道文件事项的）或是文件中涉及到的单位与个人（如对职工的奖励与处罚），送达职工处罚文件一定要让当事人签名。
⒉标题不规范。《国家行政机关公文处理办法》第十条第六款规定“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号处，一般不用标点符号”，由此得出，公文的标题一般由发文机关、主要内容（俗称事由）、公文种类（俗称文种）三要素组成。公文的标题应当由名词性偏正词组，而不是句子。一般的结构为发文机关+“关于”+事由+“的”+文种。介词“关于”联结发文机关与事由；助词“的”联结事由与文种。
经常出现的问题是，（1）三要素不全。实际应用中，如果标题太长，一般可省略，但其它两个要素缺少了就让人看不懂了。（2）事由概括不当，如“关于教师节的决定”， 应该为“关于建立教师节的决定”。“关于请求建设车场围墙的请示”，这里的“请求”就多余。（3）生造文种，如“关于车辆处臵情况的汇报”，“汇报”不是文种，应该改为“报告”。（4）乱用、混用文种。 “关于××同志任免决定的通知”，“决定”与“通知”同用，前面讲过，任免人员一般用“通知”，“决定”就多余了。（5）用词重叠。转文件时多用了“转发”、“关于”词。“关于转发《中央宣传部、国务院国资委、司法部、全国普法办关于加强企业经营管理人员学法用法若干意见》的通知”，可改为《转发中央宣传部、国务院国资委、司法部、全国普法办关于加强企业经营管理人员学法用法若干意见》；“关于转发《关于贯
彻落实〈国务院办公厅关于严肃查处瞒报事故行为坚决遏制重特大事故发生的通报〉有关问题的通知》的通知”，可以用替代法处理，修改为“转发国资厅发考核[2007]35号关于严肃查处瞒报事故行为坚决遏制重特大事故发生的通知”。
⒊办理程序不规范。一般办文程序是拟搞人（主管部门负责人）——办公室核搞——送主管领导签发——登记编号——打印——样对——印制——盖章——发送——存档。问题主要是前半段，现在是拟搞人——主管领导签字——办公室。主要问题是办公室无法表明核搞意见。
⒋用语不规范。（1）公文用语原则是礼貌、合作，而我们经常会把自己的情绪带进公文。如向交通队提出解决超员问题，就强硬提出不应该怎么对公交车进行处罚，不是依法、依规提出自己的观点，阐述对公交车实行卸客处罚后我们的难处，让人家理解，愿意帮助您解决。（2）不看对象，不注重感情色彩。比如，我们向上提出请示解决什么问题，文中常用“经我公司研究决定，拟提出请示”，这里的“决定”就用的不好，你已经决定了还向上请示什么。（3）表述模糊不清，造成岐义或误解。如“不该收的礼坚决不收”，好像是有的礼应该收，修改为坚决不收礼好一些。“××与乘客发生口角，造成了极大的危害”，“造成了极大的危害”一般用在违法犯罪上，所以用造成一定的影响好一些。还有我们经常使用“贪污票款”文字，“贪污”不是你企业来给定性的，没有这个权力，应该由司法部门认定。“据反映”，似乎是告诉人家这个事还没有查实，有道听途说就处理的感觉，不严肃，失去权威性。
5、字体、字号使用不规范。《国家行政机关公文格式》规定，标题用小标宋体小2号字，文中标题用小标宋体3号字，正文用妨宋体3号字。
四、草拟公文应该注意的事项
第一，必须事前请示主管领导，同意再拟稿；第二，必须附和国家法规、企业规章，也就是要依法办理，特别是处罚职工的文件，必须按公司规章规定处理，不能随意设定标准。起草新规章要考虑到前规章的连续性与可操作性。要考虑与相关规章的冲突、矛盾；第三，涉及多个部门时必须事前沟通一致后再行文；第四，情况要确实（人名、地名、数字、引文都要准确），观点明确，表述准确，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；第五，结构层次序数要准确，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1. ”, 第四层为“（1）”；第六，应当使用国家法定计量单位；第七，文中使用数字的写法要正确，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；第八，纸张格式要适当。统一使用A4纸；打字格式，用电脑打印时，上、下各37MM ，左右为28MM ；第九，必须使用兰黑墨水笔拟写。
五、公文管理中需要注意的问题（机关人员应该了解公文处理相关事项）
1. 公文不是私有财产，必须及时送交办公室统一处理，交接工作时必须同时交接。
2. 不能横向传文，必须经办公室文书传阅。
3. 秘密文件不经批准不得私自复印。
4. 借阅档案应当在档案室内, 特殊需要经领导批准借出后应当及时归还。
5. 上报文件必须存档，如上级只给一份，应当复印存档。
公文处理与问题的解决
一、公文概念 公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。《中国共产党机关公文处理条例》中的解释是，公文是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策、指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。公文具有鲜明的政治性，高度的政策性，法定权威性，办理时效性，有其独特性。
二、公文种类
《国务院行政机关公文处理办法》中共列举了13个种类，《中国共产党机关公文处理条例》中列举了14个种类，《国务院行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》两个文件中列举的种类中相同的有9种，决定、通知、通报、请示、批复、报告、意见、函、会议纪要。相近的有一种，《国务院行政机关公文处理办法》中的通告、公告与《中国共产党机关公文处理条例》中的公报。不同的是《国务院行政机关公文处理办法》中的命令（令）、议案；《中国共产党机关公文处理条例》中的指示、条例、规定。
命令（令），适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令，带有一定的强制性色彩。一般是以国家主席、国务院总理名义来发布的。我们的党实行的民主集中制，一般不用命令来强制执行，多用条例、规定、指示进行贯彻实施，强制性色彩弱一些。
议案，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。这是专用文体，是随着我国民主化管理程度的逐步提高后增加的文体（一般有政府机关部门长的任免）。
指示，用于对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求。指示与通知、意见相比较，权威性强一些，一般多用于重大、有针对性问题的处理，如目前对四川地震中的问题处理，胡锦涛、温家宝都用了指示，企业不应该用。
条例，用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
规定，用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
条例与规定，是党的机关专用公文体。行政机关也有条例、规定，一般用“令”或“通知”的方式发布，企业制定的规章一般用“通知”文体颁发。
公司经常颁发规章制度，多用“规定”、“办法”、“制度”、“细则”，这是法规范畴的公文写作，
2、公司最常用的公文种类
决定、通知、通报、请示、批复、报告、意见、函等8种，用的最多的是“通知、通报、请示、批复、报告”等5种。新的领导班子组建后，开始使用“会议纪要”。
三、公司公文处理中存在的主要问题（通过讲解公文的处理规则、写作要求提出解决问题的办法）
（一）文种不分。突出的是“请示、报告”合用，“决定、通知、通报”不分。今天重点讲一下“请示、报告”合用问题。
“请示”，适用于向上级机关请求指示、批准。
“报告”，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问（与调查报告还不完全一样）。 二者有其共同特点，一是，从行文关系上看，均是上行文（从公文关系上分类，分为三种，上行文、平行文、下行文）；二是，从行文目的和用途上看，均属于呈请性文书。报告中有批转性报告内容的，如要求交通队对公交实行路权优先政策，需要建委与公安局沟通，帮助解决，就可用“报告”文种（也可用“意见”文种），因建委不能直接批准，可是公司又不直接受公安局领导；三是，从结构上看，都包括“标题、主送机关、正文、落款”。正文均由“开头（缘由）、主体（事项）、结尾（结语）。从文书叙述方式上看，都用叙述为主，叙议结合的表达方式。
二者又有不同点，一是，行文性质、用途、目的不同。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的公文，具有呈报性；请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的公文。报告主要用于下情上达，为上级机关了解下情、决策和指导工作提供依据（工会、党的机
关、共青团、妇女联合会等机关，虽然在一个层次上，他们的行文关系却不是平级关系，也不是不相隶属关系。这些机关特定情况下存在着领导、监督、执行的关系，因工会、共青年团、妇女组织是在党的领导下的群众组织，所以具有领导与指导的关系，也就是说存在着报告、请示的工作制度）。请示，适用于（什么情况下写请示）1、属于主管单位明确规定必须经过请示批准方可办理的事项；2、对党各国家有关方针政策、法律、法令不甚了解，有待于上级机关明确答复方可办理的事项；3、工作中遇到重大问题、严重困难或出现新的情况，但又无章可循，难以处理，请示上级给予指示和帮助解决；4、因工作中出现总是比较特殊，难以完全落实上级的统一决定，需要对此做变通或特殊处理，请示上级批准；5、本单位意见分岐，又无法统一，要求上级机关给予裁决；6、本单位职权范围内难以决定或解决不了的问题，有待于上指示或批准。总之，请示，是在超出职权范围情况下使用的上行文，而且，只能向自己的直接上级提出，而不能向平级机关和不相隶属的机关提出。二是，主体部分的内容含量不同，“请示”必须一事一文，“报告”则分为综合与专题，综合的就可多个事项。
“综合性报告”，主体部分一般包括“主要情况、经验教训、存在的问题、今后打算”；“专题性报告”，一般采用三段式写法，如是汇报工作，主体包括“工作基本情况、主要做法、取得的成绩与效果、还存在什么问题及解决办法与措施”；如是反映情况，主体包括“对问题的概述、分析问题产生的原因、提出解决问题的意见与办法”；如是答复上级询问，主体包括“扼要叙述上级询问的事项、对问题的处理情况（调查实情、态度、采取的办法与措施、处理结果）、征询上级对处理结果的意见”。而“请示”，必须“一事一文”，所以，“请示”的主体内容单一，篇幅较短。“报告”与“请示”的不同点，还体现在主体的写作方法与语气、结尾用语及行文时间不同。
“报告”的主体内容是要“报告事项”，在写作上是要写出本单位实践情况、问题、经验、下步打算。是要展示本单位的实践性、过程性，是陈述自己的做法，或获得的情况，或针对上级机关所问而答，要分条列项撰写，使用的语气是“报告性的”。“请示”的主体内容是要向上级陈述提出请求的理由，行文中要注意“述由”（为了什么目的，基于什么原因，）及解决问题的设想与依据（政策允许、可行的），而不是“论理”，所陈述的不是自己的实践性、过程性，而是要展示请示的必要性、合理性，使用的语气是“请求性的”。这时需要强调的是，“请示”绝对不能写成议论文，要把本单位的实际困难、实际需要如实陈述，让上级或主管部门能体会、感受到你的实际困难、实际需要就足够了，否则，会引起反感（我们要求对公交车辆不限定超载，写出如限定公交车超载给公司带来的困扰就可以了，如过分强调交通队对公交工作不支持就会适得其反了）。
“报告”的结尾用语一般用“特此报告”、“以上报告，请审阅”；“请示”结尾用语一般用“当否，请批示（不能用请批复）”、“以上意见妥否，请批示”、“以上，请批示”（政策性问题的请示用“请指示”好一些，如公司拟要请示给病休职工办理提前退休，就涉及到政策，向劳动部门请示时用“请指示”）。
“报告”的行文时间或事中、或事后，而“请示”必在事前，绝不可以“先斩后奏”，或“边斩边奏”。 在这里，对日常应用最多的“请示”讲几点要求，一是，“请示”文必须一事一文，绝不能一文多事；二是，切忌矛盾上交，不该请示的滥请示（违纪职工的处理应该请示，但请示是基层单位先提出处理意见，而不是由总公司先表态是否给予处罚），对这类问题，把握不准的可先与总公司相关领导沟通，后决定是否行文。这样行文的后果是让上级对你的领导能力产生怀疑；三是，该请示的不请示，边斩边奏，或先斩后奏。最近就发生了这类的事，总公司很为难；四是，缘由不充分。这样往往得不到及时批复（解决这个问题需要把握四点，1、写出客观需要，让上级感到请示事项有尽快解决的必要性；2、写出已具备一定的条件，让上级感到有解决的可能性；3、写出亟待解决的程度，让上级有尽快解决请示问题的紧迫感；4、写出恳切的语气，使上级机关能够同意而尽快批复）；五是，请示主体不明确、不具体；六是，结语缺失或使用不当。有的部门、单位往往不用结语，甚至有人觉得应该创新。请大家注意，“请示”的结语不是可有可无的，一般将“请示”的结语视为主体中的一部分，因为客观存在可有肋于进一步强调请示的目的。用的恰当，可以让领导乐于尽快批复。提醒注意的是“请示”结尾切不要用“请予以批准”“尽快批准”语句。表达期望时建议用“以上请示，批准为盼”；七是，多头主送、越级主送、主送领导。结果是因你的程序不规范，造成谁都不管，请示事项的答复受阻。基层单位犯的多一些，总公司机关因为有办公室把关好一些，但有些部门与外联系工作时还挺严重。
再讲一下“决定”、“通知”、“通报”、“ 函”、“意见”的文体写作。
决定，对重要事项或重大行动做出安排，奖惩各单位及人员，变更或撤销各基层单位不适当的决定事项。分为周知性的，如表奖与处分。指挥性的，如部署某件重要工作，或要采取什么重大行动。
指挥性的，要写出决定事项的背景、依据、内容、要求。
周知性的（奖惩决定），通常要分段写，处分（奖励）对象的基本自然情况、处分（奖励）依据、处分（奖励）决定、希望、要求与号召。
通知，批转各基层单位的公文，转发上级机关的公文，传达要求各基层单位办理和需要相关部门周知或者执行的事项，任免人员。
我们有时把决定与通知并用，“关于对某某处分决定的通知”，处分人员用“决定”，不能用“通知”。任免干部用“通知”，而不是用“决定”。再就是，印发企业规章多用“通知”文体。
通报，表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。公司多用“通知”表奖，需要今后注意。 函，与没有隶属关系的有关单位、部门商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。公司多与交通队、质检局、环保局、运输管理处等发文，建议使用“函”。在“函”中不要使用“尽快回复”的语句。
会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。一般包括，会议时间、地点、主持人、参加人、决定的事项（中心议题）、主要活动情况、总的评价。忌，写成流水帐。
意见，对重要问题提出见解和处理方法。如，拟请示交通队对公交车辆超载一事的解决，我们向交通队发了“函”，没有结果，我们就不能再发函形式直接向公安局请示，只能是以“意见”的形式报请建委，由建委与公安局沟通帮助我们解决此问题。“意见”拟写内容要包括提出问题、分析问题、解决问题。
在这里我再对实施意见与实施方案的不同点说一下。
实施意见，主要分提出问题、分析问题、解决问题的层次来写。用“意见”时一定是重要问题，体现出权威性。基层一般不宜使用。而实施方案，一般是事务性的文书（不是公文种类里的），是为贯彻执行上级机关决定事项而提出的意见与计划等，或对本单位的某一项工作或活动作出周密部署，具体安排的一项计划性文书。他的写作要求内容，应该包含“指导思想、目的、意义、原则、时间、方法、步骤、监督、检查”。一般在实施步骤上比意见细。
（二）行文不规范。
⒈主送、抄报、抄送单位不明确、不适当。一般通知、通报的主送单位可多个，请示、函、批复等公文中主送单位就不能多个（刚才讲了），抄报、抄送单位不适当，没有隶属关系，或文件中没有涉及到的单位也抄报、抄送了文件（上报委的文件，往往同时写了抄送XX 处（甚至写了抄报，认为是对上级机关的尊重），多此一举，结果是部门没有送达领导及时处理，误事）。抄送文件一般是给平级（应该让其知道文件事项的）或是文件中涉及到的单位与个人（如对职工的奖励与处罚），送达职工处罚文件一定要让当事人签名。
⒉标题不规范。《国家行政机关公文处理办法》第十条第六款规定“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号处，一般不用标点符号”，由此得出，公文的标题一般由发文机关、主要内容（俗称事由）、公文种类（俗称文种）三要素组成。公文的标题应当由名词性偏正词组，而不是句子。一般的结构为发文机关+“关于”+事由+“的”+文种。介词“关于”联结发文机关与事由；助词“的”联结事由与文种。
经常出现的问题是，（1）三要素不全。实际应用中，如果标题太长，一般可省略，但其它两个要素缺少了就让人看不懂了。（2）事由概括不当，如“关于教师节的决定”， 应该为“关于建立教师节的决定”。“关于请求建设车场围墙的请示”，这里的“请求”就多余。（3）生造文种，如“关于车辆处臵情况的汇报”，“汇报”不是文种，应该改为“报告”。（4）乱用、混用文种。 “关于××同志任免决定的通知”，“决定”与“通知”同用，前面讲过，任免人员一般用“通知”，“决定”就多余了。（5）用词重叠。转文件时多用了“转发”、“关于”词。“关于转发《中央宣传部、国务院国资委、司法部、全国普法办关于加强企业经营管理人员学法用法若干意见》的通知”，可改为《转发中央宣传部、国务院国资委、司法部、全国普法办关于加强企业经营管理人员学法用法若干意见》；“关于转发《关于贯
彻落实〈国务院办公厅关于严肃查处瞒报事故行为坚决遏制重特大事故发生的通报〉有关问题的通知》的通知”，可以用替代法处理，修改为“转发国资厅发考核[2007]35号关于严肃查处瞒报事故行为坚决遏制重特大事故发生的通知”。
⒊办理程序不规范。一般办文程序是拟搞人（主管部门负责人）——办公室核搞——送主管领导签发——登记编号——打印——样对——印制——盖章——发送——存档。问题主要是前半段，现在是拟搞人——主管领导签字——办公室。主要问题是办公室无法表明核搞意见。
⒋用语不规范。（1）公文用语原则是礼貌、合作，而我们经常会把自己的情绪带进公文。如向交通队提出解决超员问题，就强硬提出不应该怎么对公交车进行处罚，不是依法、依规提出自己的观点，阐述对公交车实行卸客处罚后我们的难处，让人家理解，愿意帮助您解决。（2）不看对象，不注重感情色彩。比如，我们向上提出请示解决什么问题，文中常用“经我公司研究决定，拟提出请示”，这里的“决定”就用的不好，你已经决定了还向上请示什么。（3）表述模糊不清，造成岐义或误解。如“不该收的礼坚决不收”，好像是有的礼应该收，修改为坚决不收礼好一些。“××与乘客发生口角，造成了极大的危害”，“造成了极大的危害”一般用在违法犯罪上，所以用造成一定的影响好一些。还有我们经常使用“贪污票款”文字，“贪污”不是你企业来给定性的，没有这个权力，应该由司法部门认定。“据反映”，似乎是告诉人家这个事还没有查实，有道听途说就处理的感觉，不严肃，失去权威性。
5、字体、字号使用不规范。《国家行政机关公文格式》规定，标题用小标宋体小2号字，文中标题用小标宋体3号字，正文用妨宋体3号字。
四、草拟公文应该注意的事项
第一，必须事前请示主管领导，同意再拟稿；第二，必须附和国家法规、企业规章，也就是要依法办理，特别是处罚职工的文件，必须按公司规章规定处理，不能随意设定标准。起草新规章要考虑到前规章的连续性与可操作性。要考虑与相关规章的冲突、矛盾；第三，涉及多个部门时必须事前沟通一致后再行文；第四，情况要确实（人名、地名、数字、引文都要准确），观点明确，表述准确，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；第五，结构层次序数要准确，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1. ”, 第四层为“（1）”；第六，应当使用国家法定计量单位；第七，文中使用数字的写法要正确，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；第八，纸张格式要适当。统一使用A4纸；打字格式，用电脑打印时，上、下各37MM ，左右为28MM ；第九，必须使用兰黑墨水笔拟写。
五、公文管理中需要注意的问题（机关人员应该了解公文处理相关事项）
1. 公文不是私有财产，必须及时送交办公室统一处理，交接工作时必须同时交接。
2. 不能横向传文，必须经办公室文书传阅。
3. 秘密文件不经批准不得私自复印。
4. 借阅档案应当在档案室内, 特殊需要经领导批准借出后应当及时归还。
5. 上报文件必须存档，如上级只给一份，应当复印存档。