如何做好高职院校的教学秘书工作
摘 要：高职院校教学秘书是高职院校教学管理队伍中最基本的一员和执行者，教学秘书工作是教学管理中不可或缺的环节。高职院校系级教学秘书工作，除了必须具备一般秘书工作的特点和职能以外，还必须符合高职院校教学管理工作的特点。
关键词：高职院校；教学秘书
中图分类号：g718.5 文献标识码：a
文章编号：1009-0118（2012）05-0150-01
一、教学秘书的作用
（一）教学秘书是系部教学事务的实施者。教学秘书根据教学计划汇总本系各学期各班级教学任务和本系各专业教学、实践教学进程表，并根据教学任务汇总情况，完成本系教师的教学任务安排，由教务处统一排公共课；根据教学计划，掌握各专业每学期实验、实习、课程设计、毕业论文等实践性教学计划执行情况；按时完成各学期教材的征订和汇总工作。
（二）教学秘书是教学过程中的管理者。教学质量关系到人才培养的质量，任何一个学校都应当将教学质量放在极其重要的位置上。
二、教学秘书的职能及特点
（一）教学秘书具有协助管理的职能。教学秘书是主管教学院长的参谋助手，是领导决策的执行者、是协助教学院长以及系主任搞好教学组织和教学管理工作的辅助者。
（二）教学秘书具有服务性的职能。教学秘书在学院中占有举足轻重的位置，是连结系领导、教学领导以及教务处之间的桥梁，他们熟悉与教师相关的教学科研工作的政策和要求，熟悉教学资源的实际配置情况，能很好的协调各院系之间老师的代课情况，以便及时把正确的信息给领导并做出相应的决策，为院系的工作提供方便之源。
（三）教学秘书的工作具有周期性。在学校里任何一项教学活动都具有严格的周期性,所以教学管理工作同样具有周期性。每个学年是一个大周期,每个学期是一个小周期,每个周期里都有着固定的工作内容。
（四）教学秘书工作具有综合性。教学秘书工作包括协助管理日常教学事务、负责本院日常有关调课事宜，上报教务处、在工作中做好教学方面的报表填写，文件的收发传递、协调落实授课任务、收集教学进度计划表、外聘教师个人资料、教案等教学资料、每月月末及时统计教师课时并且做好课时费以及各方面费用的发放、核算教师工作量、毕业论文答辩、毕业实训实习、收集和整理各类档案，做好档案管理与保守秘密、组织考务工作等。
三、做好教学秘书工作的几个要点
（一）完成具体工作
1、根据本系各专业教学计划及学校下达的教学指令，拟定本系教学计划实施方案，并完成学院专业开课课程、教师任课情况一览表的上报工作，协助系主任做好毕业生实习实训工作；2、认真执行
学校教学工作各项规章制度，严格按照教务处教学工作有关规定的要求，从教学各个环节上规范教学过程管理，稳定教学秩序，严格检查教师上课的情况；3、按教学要求完成定期和不定期教学检查、落实上课准备情况以及每间教室桌椅的配置情况；4、按学校教学计划合理的安排学校的校历和作息时间表，上报到教务处，并且在学期中经常不定期的监督任课教师的上课进度，教师的教学情况；
5、周期性的协助系主任完成学校的期中、期末教学检查工作以及期末考务、总结等工作，在学期中要不定期的召开系会以及学生座谈会，及时了解教师和学生之间的思想动态；6、按学校要求制定教学计划、任课申报、申请专业、对教师教学效果进行考评，根据课程改革需要，协助系主任组织课程教学大纲和实践性环节及教学大纲的制定、修订工作；7、在教学院长的领导下，各系根据本专业的教学实施方案，制定下一学期所需征订的教材之后上报到教务处；8、在学期末教材到了之后连同教师授课任务通知书一并发给任课教师，并再次提醒他们上课的时间及地点；9、在学生报到时统计本学期已经注册的学生人数，按照教材征订表上各班的教材数量把教材准确无误的发到学生手中。
教学档案管理是教学秘书的一项基本的工作。教学档案它的来源具有分散性、专业性、多样性、学科性、开放性等特征，所以这就需要利用计算机进行教学档案管理,充分发挥教学档案在教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,对提高教学档案的质量和管理水平,逐步实现教学档案工作的管理、教学活动、教学
研究等各项工作都有很重要的意义。
（二）提高教学管理能力
1、教学秘书的工作是具体的,每天要面对大量的文件、电话、会议、资料,教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力；2、教学秘书的工作是辅助系主任处理琐碎繁杂的日常事务,教学秘书要有较强的沟通能力；3、教学秘书的许多工作需要与他人协同合作方能完成任务。教学秘书要充分考虑各项事情的轻重缓急,所需时间、极易出现问题的环节做到心中有数；4、写作能力是教学秘书完成工作的基本功；5、熟练掌握和使用办公自动化设备及软件是教学秘书的基本技能；6、创新是时代的要求,在日益竞争的社会中,只有不断创新,才能在竞争的环境中生存和发展，才能让我们的高职院校立于不败之地。
（三）提高个人素质
1、思想素质方面。（1）坚定的政治方向及掌握马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想等思想政治基本理论，热爱党的教育事业；（2）牢固树立马克思主义的世界观、人生观与价值观，学习树立科学发展观，在学习政治理论的同时还要加强经济理论学习和业务知识学习；（3）维护祖国统一和民族团结，旗帜鲜明的反对民族分裂和非法宗教活动，在政治上与党中央保持一致，遵纪守法、识大体、顾大局，团结友爱，互相帮助，能树立正确的服务意识，热情服务于师生。
2、文化素质方面。（1）要有一定的知识水平，跟的上目前日趋发
展的文化趋势；（2）加强专业理论的学习，提高业务理论修养，加强自身政治修养、道德修养、智能修养。
3、业务素质方面。（1）具备一定的组织协调功能，能做好承上启下、合理统筹各方面的工作；（2）具有较好的收集、整理、传播、运用相关信息的能力；（3）教学秘书要熟悉学校教学工作的有关规章制度，熟悉本学院各专业的教育教学规律和培养计划，宣传并认真贯彻执行；（4）要经常深入教学第一线了解教学情况，对教学中发现的问题及时向教学院长或有关部门反映并提出意见和建议。
4、身心素质方面。（1）身体健康，并有坚持健身锻炼的习惯与能力；（2）心理健康，有较好的心理承受能力。
总之，高职教育的发展,教学秘书的桥梁和中介作用非常重要。高职院校教学秘书应不断学习，更新自己的管理科学和专业知识以及应用技能，更好地为教学服务，为推进我国高职院校改革发挥重大的作用。
参考文献：
\[1\]陈敬花.关于高校院系级教学秘书工作人性化问题的思考\[j\].科技创新导报.
\[2\]徐金花,徐中兵.完全学分制下高校教学秘书队伍建设的思考\[j\].南通纺织职业技术学院学报.
如何做好高职院校的教学秘书工作
摘 要：高职院校教学秘书是高职院校教学管理队伍中最基本的一员和执行者，教学秘书工作是教学管理中不可或缺的环节。高职院校系级教学秘书工作，除了必须具备一般秘书工作的特点和职能以外，还必须符合高职院校教学管理工作的特点。
关键词：高职院校；教学秘书
中图分类号：g718.5 文献标识码：a
文章编号：1009-0118（2012）05-0150-01
一、教学秘书的作用
（一）教学秘书是系部教学事务的实施者。教学秘书根据教学计划汇总本系各学期各班级教学任务和本系各专业教学、实践教学进程表，并根据教学任务汇总情况，完成本系教师的教学任务安排，由教务处统一排公共课；根据教学计划，掌握各专业每学期实验、实习、课程设计、毕业论文等实践性教学计划执行情况；按时完成各学期教材的征订和汇总工作。
（二）教学秘书是教学过程中的管理者。教学质量关系到人才培养的质量，任何一个学校都应当将教学质量放在极其重要的位置上。
二、教学秘书的职能及特点
（一）教学秘书具有协助管理的职能。教学秘书是主管教学院长的参谋助手，是领导决策的执行者、是协助教学院长以及系主任搞好教学组织和教学管理工作的辅助者。
（二）教学秘书具有服务性的职能。教学秘书在学院中占有举足轻重的位置，是连结系领导、教学领导以及教务处之间的桥梁，他们熟悉与教师相关的教学科研工作的政策和要求，熟悉教学资源的实际配置情况，能很好的协调各院系之间老师的代课情况，以便及时把正确的信息给领导并做出相应的决策，为院系的工作提供方便之源。
（三）教学秘书的工作具有周期性。在学校里任何一项教学活动都具有严格的周期性,所以教学管理工作同样具有周期性。每个学年是一个大周期,每个学期是一个小周期,每个周期里都有着固定的工作内容。
（四）教学秘书工作具有综合性。教学秘书工作包括协助管理日常教学事务、负责本院日常有关调课事宜，上报教务处、在工作中做好教学方面的报表填写，文件的收发传递、协调落实授课任务、收集教学进度计划表、外聘教师个人资料、教案等教学资料、每月月末及时统计教师课时并且做好课时费以及各方面费用的发放、核算教师工作量、毕业论文答辩、毕业实训实习、收集和整理各类档案，做好档案管理与保守秘密、组织考务工作等。
三、做好教学秘书工作的几个要点
（一）完成具体工作
1、根据本系各专业教学计划及学校下达的教学指令，拟定本系教学计划实施方案，并完成学院专业开课课程、教师任课情况一览表的上报工作，协助系主任做好毕业生实习实训工作；2、认真执行
学校教学工作各项规章制度，严格按照教务处教学工作有关规定的要求，从教学各个环节上规范教学过程管理，稳定教学秩序，严格检查教师上课的情况；3、按教学要求完成定期和不定期教学检查、落实上课准备情况以及每间教室桌椅的配置情况；4、按学校教学计划合理的安排学校的校历和作息时间表，上报到教务处，并且在学期中经常不定期的监督任课教师的上课进度，教师的教学情况；
5、周期性的协助系主任完成学校的期中、期末教学检查工作以及期末考务、总结等工作，在学期中要不定期的召开系会以及学生座谈会，及时了解教师和学生之间的思想动态；6、按学校要求制定教学计划、任课申报、申请专业、对教师教学效果进行考评，根据课程改革需要，协助系主任组织课程教学大纲和实践性环节及教学大纲的制定、修订工作；7、在教学院长的领导下，各系根据本专业的教学实施方案，制定下一学期所需征订的教材之后上报到教务处；8、在学期末教材到了之后连同教师授课任务通知书一并发给任课教师，并再次提醒他们上课的时间及地点；9、在学生报到时统计本学期已经注册的学生人数，按照教材征订表上各班的教材数量把教材准确无误的发到学生手中。
教学档案管理是教学秘书的一项基本的工作。教学档案它的来源具有分散性、专业性、多样性、学科性、开放性等特征，所以这就需要利用计算机进行教学档案管理,充分发挥教学档案在教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,对提高教学档案的质量和管理水平,逐步实现教学档案工作的管理、教学活动、教学
研究等各项工作都有很重要的意义。
（二）提高教学管理能力
1、教学秘书的工作是具体的,每天要面对大量的文件、电话、会议、资料,教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力；2、教学秘书的工作是辅助系主任处理琐碎繁杂的日常事务,教学秘书要有较强的沟通能力；3、教学秘书的许多工作需要与他人协同合作方能完成任务。教学秘书要充分考虑各项事情的轻重缓急,所需时间、极易出现问题的环节做到心中有数；4、写作能力是教学秘书完成工作的基本功；5、熟练掌握和使用办公自动化设备及软件是教学秘书的基本技能；6、创新是时代的要求,在日益竞争的社会中,只有不断创新,才能在竞争的环境中生存和发展，才能让我们的高职院校立于不败之地。
（三）提高个人素质
1、思想素质方面。（1）坚定的政治方向及掌握马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想等思想政治基本理论，热爱党的教育事业；（2）牢固树立马克思主义的世界观、人生观与价值观，学习树立科学发展观，在学习政治理论的同时还要加强经济理论学习和业务知识学习；（3）维护祖国统一和民族团结，旗帜鲜明的反对民族分裂和非法宗教活动，在政治上与党中央保持一致，遵纪守法、识大体、顾大局，团结友爱，互相帮助，能树立正确的服务意识，热情服务于师生。
2、文化素质方面。（1）要有一定的知识水平，跟的上目前日趋发
展的文化趋势；（2）加强专业理论的学习，提高业务理论修养，加强自身政治修养、道德修养、智能修养。
3、业务素质方面。（1）具备一定的组织协调功能，能做好承上启下、合理统筹各方面的工作；（2）具有较好的收集、整理、传播、运用相关信息的能力；（3）教学秘书要熟悉学校教学工作的有关规章制度，熟悉本学院各专业的教育教学规律和培养计划，宣传并认真贯彻执行；（4）要经常深入教学第一线了解教学情况，对教学中发现的问题及时向教学院长或有关部门反映并提出意见和建议。
4、身心素质方面。（1）身体健康，并有坚持健身锻炼的习惯与能力；（2）心理健康，有较好的心理承受能力。
总之，高职教育的发展,教学秘书的桥梁和中介作用非常重要。高职院校教学秘书应不断学习，更新自己的管理科学和专业知识以及应用技能，更好地为教学服务，为推进我国高职院校改革发挥重大的作用。
参考文献：
\[1\]陈敬花.关于高校院系级教学秘书工作人性化问题的思考\[j\].科技创新导报.
\[2\]徐金花,徐中兵.完全学分制下高校教学秘书队伍建设的思考\[j\].南通纺织职业技术学院学报.