浅谈港口建设项目业主方档案管理
【摘要】 针对目前业主方建设项目档案管理存在的问题,本文分析了问题的原因并对业主方建设项目档案管理提出了自己的建议,为今后业主方的建设项目档案管理提供参考。 【关键词】 业主；港口；建设项目；档案；管理
【 abstract 】 the owner in the construction project archives management problems, this paper analyzes the reasons and the owner of the construction project file management and put forward own proposal, for the next owner side of the building project file management to provide the reference.
【 key words 】 owner; Port; Construction projects; File; management
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：一、引言
港口工程档案是指港口工程建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，以纸质、照片、电子文档等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，是港口工程建设活动的真实记录。港口工程档案是项目交工验收、维护、改建、扩建的依据；业主作为项目的组织者和最终使用者,是重要责任主体,应对建设项目档案和竣工备案做好管理。但现在业主方的建设项目档案管理情况并不理想,本文通过现状分析，并针对问题提出了对策建议，希望能起到抛砖引玉的作用。
港口建设项目业主方档案管理现状分析
1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分港口建设业主对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不能为项目建设增值，只要能应付查档就行了。业主方管理人员比较重视建设项目进度、造价等比较形象的硬件管理,对建设项目软件——档案管理往往认识不足,对建设项目档案的形成、收集、整理、归档等不够重视。轻视档案工作的思想都表明了部分业主对档案工作缺乏了解。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分业主方管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、档案管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
3、档案利用率低，未发挥最大效用。有些港口项目建成投入使用十多年
后进行扩建，往往只重视现场勘察工作，而忽视了对已建项目的档案查阅工作。其原因主要有：一是存在档案多头管理现象，技术档案保存在各相关技术人员手中，没有归纳整理；二是档案检阅手段原始，造成查阅档案工作量太大；三是港口使用过程中的维护工程记载不全，导致档案记录的准确性遭到质疑。
4、档案室硬件环境设施不齐全。个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，容易引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的单位管档部门甚至连必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。硬件设施配备的不足，在很大程度上制约的港口项目档案的规范化管理。三、改进港口建设项目业主方档案管理的对策
1、树立正确的港口建设项目档案管理观念。港口建设项目资料全面反映了整个工程建设的详细情况,它对工程质量的评定,工程竣工后的收尾工作以及对新建工程的准备等都具有重要的利用价值,从某种意义上讲,管理好建设项目资料与建好项目具有同等重要的价值,它可以被继承和积累；但建设项目形成的文件资料涉及面广,内容繁杂,经历的时间长,稍有疏忽就可能遗漏,加之施工组织是临时机构往往是工程任务一完成,临时机构解散,而资料也随之消失。因此,树立正确的建设项目资料管理观念,是做好建设项目资料管理的前提。
2、建立档案管理体系，强化组织培训工作。港口项目建设方组建项目管理办公室的同时，应设定专人负责档案管理工作，并应由项目办领导主管档案工作，形成专人负责、领导主管审核的档案管理体系。同时，加强对档案管理人员进行水运工程档案知识培训，通过学习《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》等规范性文件，使档案管理人员了解档案的重要性，掌握管档要求，在管理档案过程中能够熟练完成档案材料的收集、整理、归档、装订等业务工作。
通过定期的自检或领导督查，确保建设项目档案的真实性与完整性。
3、建立档案电子检索系统，提高档案利用率。
3．1进行档案文件的科学分类。港口工程文件的总体类型可分为立项审批、设计审批、工程准备、施工文件、竣工验收、招投标、合同、资金管理及其他9大部分，详细分类可见《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》。
3．2建立档案电子检索系统
港口工程档案种类多、数量大，靠旧式的纸质目录检索已不能满足目前高效的办公要求。而建立档案电子检索系统将会大大提高档案管理的效率。针对大型港口项目较多的业主，建议开发专门的检索软件系统，以达到快捷、准确的目的。针对港口项目较少的主方，建议可以简化电子检索系统，用excel表格进行检索，基本可以满足日常的档案管理要求。
3．3及时更新、定期检查，提高档案利用效率
港口工程在数年甚至数十年的使用过程中总会进行一些维护工程，对工程档案进行及时更新是非常必要的。同时，要通过对档案进行定期检查，确保档案真实、准确反映港口工程项目情况，为港口工程维护、改建、扩建提供科学依据。
4、改善档案室硬件环境设施。
港口工程档案保管年限长，且档案资料数量大，种类多，对档案室的环境设施要求比较高。作为业主方，应当增设专项资金，对档案室进行标准化建设。使得这些珍贵的档案资料保存在一个湿度、温度都适宜的环境中。针对一些项目较少的业主方，采取委托专业文印公司打理档案的方式，在实践中也取得了很好的效果。
结束语
要做好港口建设项目档案的管理,相关业主方领导应从思想上予以重视，通过培训提高管理人员素质,完善制度,落实责任,加强沟通,勤于检查督促；这样,建设项目资料的及时性、真实性、准确性、完整性才能得到保证,才能为港口建设项目交工验收、维护、改建、扩建提供可靠的依据。
参考文献：
【1】李义杰．建设单位在工程竣工备案、资料管理工作中应注意的几个问题【J】．城建档案,2006（11） 【2】沈丽华．发挥科技档案信息在科研课题研究中的作用【J】．科技档案,2007
【3】田宝新．建设单位在建筑工程施工过程中的资料管理【J】．山西建筑,2005(4) 【4】张云等．建设单位工程资料集成式管理之我见【J】．城市住宅,2008(9)
浅谈港口建设项目业主方档案管理
【摘要】 针对目前业主方建设项目档案管理存在的问题,本文分析了问题的原因并对业主方建设项目档案管理提出了自己的建议,为今后业主方的建设项目档案管理提供参考。 【关键词】 业主；港口；建设项目；档案；管理
【 abstract 】 the owner in the construction project archives management problems, this paper analyzes the reasons and the owner of the construction project file management and put forward own proposal, for the next owner side of the building project file management to provide the reference.
【 key words 】 owner; Port; Construction projects; File; management
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：一、引言
港口工程档案是指港口工程建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，以纸质、照片、电子文档等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，是港口工程建设活动的真实记录。港口工程档案是项目交工验收、维护、改建、扩建的依据；业主作为项目的组织者和最终使用者,是重要责任主体,应对建设项目档案和竣工备案做好管理。但现在业主方的建设项目档案管理情况并不理想,本文通过现状分析，并针对问题提出了对策建议，希望能起到抛砖引玉的作用。
港口建设项目业主方档案管理现状分析
1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分港口建设业主对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不能为项目建设增值，只要能应付查档就行了。业主方管理人员比较重视建设项目进度、造价等比较形象的硬件管理,对建设项目软件——档案管理往往认识不足,对建设项目档案的形成、收集、整理、归档等不够重视。轻视档案工作的思想都表明了部分业主对档案工作缺乏了解。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分业主方管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、档案管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
3、档案利用率低，未发挥最大效用。有些港口项目建成投入使用十多年
后进行扩建，往往只重视现场勘察工作，而忽视了对已建项目的档案查阅工作。其原因主要有：一是存在档案多头管理现象，技术档案保存在各相关技术人员手中，没有归纳整理；二是档案检阅手段原始，造成查阅档案工作量太大；三是港口使用过程中的维护工程记载不全，导致档案记录的准确性遭到质疑。
4、档案室硬件环境设施不齐全。个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，容易引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的单位管档部门甚至连必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。硬件设施配备的不足，在很大程度上制约的港口项目档案的规范化管理。三、改进港口建设项目业主方档案管理的对策
1、树立正确的港口建设项目档案管理观念。港口建设项目资料全面反映了整个工程建设的详细情况,它对工程质量的评定,工程竣工后的收尾工作以及对新建工程的准备等都具有重要的利用价值,从某种意义上讲,管理好建设项目资料与建好项目具有同等重要的价值,它可以被继承和积累；但建设项目形成的文件资料涉及面广,内容繁杂,经历的时间长,稍有疏忽就可能遗漏,加之施工组织是临时机构往往是工程任务一完成,临时机构解散,而资料也随之消失。因此,树立正确的建设项目资料管理观念,是做好建设项目资料管理的前提。
2、建立档案管理体系，强化组织培训工作。港口项目建设方组建项目管理办公室的同时，应设定专人负责档案管理工作，并应由项目办领导主管档案工作，形成专人负责、领导主管审核的档案管理体系。同时，加强对档案管理人员进行水运工程档案知识培训，通过学习《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》等规范性文件，使档案管理人员了解档案的重要性，掌握管档要求，在管理档案过程中能够熟练完成档案材料的收集、整理、归档、装订等业务工作。
通过定期的自检或领导督查，确保建设项目档案的真实性与完整性。
3、建立档案电子检索系统，提高档案利用率。
3．1进行档案文件的科学分类。港口工程文件的总体类型可分为立项审批、设计审批、工程准备、施工文件、竣工验收、招投标、合同、资金管理及其他9大部分，详细分类可见《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》。
3．2建立档案电子检索系统
港口工程档案种类多、数量大，靠旧式的纸质目录检索已不能满足目前高效的办公要求。而建立档案电子检索系统将会大大提高档案管理的效率。针对大型港口项目较多的业主，建议开发专门的检索软件系统，以达到快捷、准确的目的。针对港口项目较少的主方，建议可以简化电子检索系统，用excel表格进行检索，基本可以满足日常的档案管理要求。
3．3及时更新、定期检查，提高档案利用效率
港口工程在数年甚至数十年的使用过程中总会进行一些维护工程，对工程档案进行及时更新是非常必要的。同时，要通过对档案进行定期检查，确保档案真实、准确反映港口工程项目情况，为港口工程维护、改建、扩建提供科学依据。
4、改善档案室硬件环境设施。
港口工程档案保管年限长，且档案资料数量大，种类多，对档案室的环境设施要求比较高。作为业主方，应当增设专项资金，对档案室进行标准化建设。使得这些珍贵的档案资料保存在一个湿度、温度都适宜的环境中。针对一些项目较少的业主方，采取委托专业文印公司打理档案的方式，在实践中也取得了很好的效果。
结束语
要做好港口建设项目档案的管理,相关业主方领导应从思想上予以重视，通过培训提高管理人员素质,完善制度,落实责任,加强沟通,勤于检查督促；这样,建设项目资料的及时性、真实性、准确性、完整性才能得到保证,才能为港口建设项目交工验收、维护、改建、扩建提供可靠的依据。
参考文献：
【1】李义杰．建设单位在工程竣工备案、资料管理工作中应注意的几个问题【J】．城建档案,2006（11） 【2】沈丽华．发挥科技档案信息在科研课题研究中的作用【J】．科技档案,2007
【3】田宝新．建设单位在建筑工程施工过程中的资料管理【J】．山西建筑,2005(4) 【4】张云等．建设单位工程资料集成式管理之我见【J】．城市住宅,2008(9)