文件材料收集归档的通知

潞蒲常煤总企字„2012‟70号

关于下发XX 煤业文件材料收集归档的通

知

公司各部门、驻矿各施工单位、监理项目部：

为做好我公司基建项目档案收集归档工作，顺利通过档

案专篇验收。根据上级档案主管部门对我公司档案工作的具体要求，结合我公司档案工作现状，现将档案资料收集的有关事项及要求通知如下，望各部门认真遵照执行。

一、工作职责及内容

1、各部门负责人为本部门档案归档工作的第一责任人，

负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。

2、各部门的兼职档案管理员为第二责任人，负责文件

资料的收集、整理及归档工作。移交时，要基本完成移交资

- 1 -

料的分类、编目等整理工作。

3、各部门其他工作人员负责将自己工作范畴内所涉及

的相关归档资料及时交于本部门兼职档案管理员。

4、各部门要把本年度档案资料移交工作责任到人，保

证本部门涉及前期资料如实归档，按期归档。

二、 收集整理范围

（一）、整合矿井资料及关闭资料

矿井整合过程中形成的谈判记录、合同、章程、会议纪

要、董事会决议、请示、批复、采矿许可证、生产许可证、征地使用证、营业执照(例：股权转让协议，补偿，补充协议，兼并重组合作接管前照片，向上级报送的有关请示和上级单位批复，洽谈协调有关整合事宜的各种会议记录，来往信函和文件，双方在协商制定公司章程、注册公司办理营业执照等事宜过程中的来往文件，矿井关闭文件等) 。

（二）、基建矿井归档资料

1、党群工作类：

（1）、本单位执行上级党委工作的指示、决议、决定、通知、纪要、报告等；

（2）、本单位党委会，常委会，党委民主生活会等会议记录；党员代表大会及工作会议；各种调查报告，情况反映；

（3）、党务工作，政治思想工作计划，重要活动安排，工作总结，重大政治活动记载，统计报表等；

- 2 -

（4）、党务干部任免，考查，奖罚，落实政策等方面的决议，决定，通知；党员入党，转正延期，退党，取消预备期等决议，决定，通知及新党员名单等；

（5）、工会会员代表大会及有关会议人员名单，会议记录，报告，决议等；职代会有关会议材料；

（6）、本单位出席各种劳模大会的先进个人，集体事迹材料，纪念册等。

2、行政管理类

（1）、本单位形成的公司章程，领导班子，包括董事，监事，经理层及各部门的机构设置文件；

（2）、关于内部机构设置，人员配定的决定，通知； 。

（3）、涉及本单位的干部管理，工人管理，调配工作，劳务输出工作等；

（4）、综合性的行政事务，会议纪要，记录，收发文登记，用印登记；

（5）、关于人事工作的指示，决定，通知，劳动合同管理，社会保险和工资形成的文件材料，每年的工作总结；

（6）、涉外活动文件材料(包括：外事活动工作计划，总结和接待谈话记录；与外商谈判的记录、纪要、协议、合同、来往函电；

3、经营管理类

（1）、生产经营决策方案及其依据性的材料(包括本单位 - 3 -

产品销售，生产，技术，财务，职工素质方面的分析材料，市场预测的综合性分析材料，国家政策相关的分析材料，同行业的分布，规模，发展趋势，主要产品生产能力，产品质量，创优产品，产品价格；国内外行业的调查，考查报告) 。

（2）、股东、董事会、监事会、经理办公会，工作会所形成的会议纪要、记录决定等文件；

（3）、本单位的工资计划、总额，奖金指标等文件表册；

（4）、本单位制定的计划管理，责任管理和各种统计报表(例：年终工资统计报表，劳动管理的各种统计报表，职工教育工作的规划，计划，统计报表……) ；

（5）、财务管理工作的计划，总结；本单位制定的财务管理规定，制度；

（6）、经济合同，协议等；

（7）、维简资金计划，大修理资金计划，煤炭生产安全费用及煤炭安全技改项目资金和调整计划的有关文件。

4、生产技术类

（1）、安全生产有关规章制度，技术规程，措施，标准，经验汇编等综合性文件材料；

（2）、全面质量管理的制度，条例等；

（3）、矿井开拓，巷道掘进，采煤方法，顶板管理，盘区设计等；

（4）、矿井提升，井上下运输，矿区运输等；

- 4 -

（5）、矿井通风技术方法，风量计算，通风瓦斯，煤尘检测及治理，井下防灭火等；

（6）、机电管理，供热，供水，供配电，通讯等；

（7）、环境保护检测与控制，污染治理等；

（8）、新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等；

（9）、安全管理，工伤事故处理，职工安全教育等；

（10）、档案信息工作，各类数据管理，电子计算机系统，科技信息工作，图书工作等。

5、地质勘测类

（1）、规程规范，地质调查，资料汇编，矿产储量，煤矿地质测量及勘探工作，矿井储量管理等；

（2）、煤田地质综合性文件材料，踏勘、找煤，普查，详查有关资料；

（3）、煤矿地质综合性文件材料，建矿地质，生产地质，煤矿采终地质报告，资料，审批文件以及矿井“三量”表；

（4）、水文地质综合性文件材料，矿区专项水文地质报告，审批文件等；

（5）、工程地质综合性文件材料，煤矿工作地质，建筑工程地质等：

（6）、环境地质勘察，监测，环境水文地质，环境工程

地质等；

- 5 -

（7）、井上下控制测量，采区测量等

（8）、地形测量，高程测量，三角测量等；

（9）、三维地震，瞬变电，航测图等。

6、基本建设类

（1）、建设管理工作法规，总体规划设计，经验汇编等综合性文件材料；

（2）、项目法人营业执照(正、副本) 及税务登记证、勘查许可证、采矿许可证、建设用地规划许可证、土地使用证、安全生产许可证、煤炭生产许可证、爆炸物储存许可证和使用许可证；

（3）、项目可行性研究报告(项目建议书) 及其咨询、评估、批准文件；

（4）、矿井项目工程初步设计(矿井单位工程明细目录、设计说明书、专业设计图纸、工程概算书及主要机电设备、器材目录) 及其报批文件；

（5）、招投标文件及承发包合同协议；

（6）、地质环境保护与治理恢复方案及批复；环评报告编制的依据性文件；水土保持方案报告书及批复；

（7）、水资源评价报告、取水许可证申请及批准文件；

（8）、节能评估报告及批复文件；安全预评报告及批复；

（9）、文物、考古调查(勘探) 报告及批复；、

（10）、矿井(改扩建) 各阶段设计，矿建施工技术组织措

- 6 -

施，施工方法，工程移交，井筒，井底车场，巷道，硐室工程等；

（11）、井架，输煤皮带走廊，选煤楼煤仓，主扇风机房，压风机房，变电所，锅炉房，仓库工程等；

（12）、联合建筑，办公楼，矿区及生活区给排水，采暖供热，地面管网，公路工程等；

（13）、矿井及煤矿生产设备总布置，机修车间，坑木厂等辅助车间设备总布置，供水，供热，通讯，广播电视等设备总布置。

7、设备仪器类

（1）、设备管理，使用，维修等综合性文件材料；

（2）、井上，井下各种设备及仪器开箱验收或接收单(包括随机文件材料) ；

（3）、购置设备，仪器的立项审批，购置合同；

（4）、设备，仪器安装调试记录；

（5）、事故分析和处理书面材料。

8、会计类

（1）、各种会计凭证；各种会计账簿；

（2）、各种会计报表；

（3）、职工工资册；

（4）、其它

9、特殊载体类

- 7 -

市级以上各种奖杯，奖牌，奖旗，奖状，证书，徽章等： 重要活动，重要会议形成的照片，录像带，光盘及电子版等。

（三）、附表《煤矿建设项目文件归档范围和保管期限

表》表中归档单位：

A 代表建设单位；

B 代表监理单位；

C 代表施工单位；

三、收集整理要求：

1、在7月10日前，各部门兼职档案员对照归档范围，

完成本单位各类资料的收集工作，编制移交资料目录，并负责后期向档案室移交；

2、各部门对所收集的资料进行初步整理：

（1）、部门领导负责所移交资料的鉴定：是否齐全、系

统和准确，并组织相关人员加以补充完善；

（2）、移交资料应为原件，无原件移交复制件，并核对

印章签字的真伪；

（3）、所移交资料将进入归档、组卷阶段，各部门应将

本单位常用资料复制留存；

3、会计档案

在会计年度结束后，由财务部门保存1年，然后向档案

室移交；

4、照片和声像档案、实物档案

- 8 -

采取即时归档的办法，由单位的形成部门负责收集，并

编写必要的文字说明，及时向档案室移交；

四、其他注意事项：

1、各部门在其职务活动中形成的、具有保存价值的各

种档案资料，必须按照规定及时移交，任何单位和个人，不得据为己有或自行处理。

2、文书资料必须有收发文卡、阅处卡、原文和底稿。

3、移交时，交接双方清点核对，无误后履行移交手续，详细填写并签订移交表。

五、绩效考核

为顺利做好本次档案资料收集工作，为档案专篇验收夯

实基础，经领导同意，本次档案资料收集、移交、整理工作，列入公司后半年各部门绩效重点考核项目，具体考核内容如下：

1、施工、监理单位在项目完成，通过验收后向我公司

移交经整理完善后纸质及经数字化加工后的成品各一套，不完整、不完善，不予结尾款。

2、涉及前期手续办理、前期招投标项目资料，若出现

档案资料缺失，由原事务经办人负责追回，及时补充完善。

3、各部门对业务负责范围内现有的档案资料应按时收

集、整理、移交，逾期未完成移交工作的，考核部门10分。

4、任何人不得将涉及公司资料占为已有，拒绝移交，

- 9 -

若有此情形，处罚个人200，考核该部门5分。

5、移交范围划分后，各责任部室应在职责范围内全力收集涉及业务范围内的相关档案资料，以力求档案的完整性，出现推诿、扯皮现象，导致档案资料最终未能归档或逾期未完成的，考核该责任部门5分，责任部门负责人500元。

6、已移交资料，在检查期间，若发现资料存在不完善情况，原资料移交人，应在规定时限内及时补充、完善，逾期未完成的，考核该责任部门5分，责任部门负责人500元。

六、移交地点

总工办档案室 联系人：李佳 李娜

电 话：8066

附件一：《煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表》 特此通知

二〇一二年六月二十三日

主题词：文件 材料 归档 通知

抄送：公司领导

XX 煤业有限公司总工办 2012年6月23日制发 校对：李佳 共印40份 存档2份 - 10 -

潞蒲常煤总企字„2012‟70号

关于下发XX 煤业文件材料收集归档的通

知

公司各部门、驻矿各施工单位、监理项目部：

为做好我公司基建项目档案收集归档工作，顺利通过档

案专篇验收。根据上级档案主管部门对我公司档案工作的具体要求，结合我公司档案工作现状，现将档案资料收集的有关事项及要求通知如下，望各部门认真遵照执行。

一、工作职责及内容

1、各部门负责人为本部门档案归档工作的第一责任人，

负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。

2、各部门的兼职档案管理员为第二责任人，负责文件

资料的收集、整理及归档工作。移交时，要基本完成移交资

- 1 -

料的分类、编目等整理工作。

3、各部门其他工作人员负责将自己工作范畴内所涉及

的相关归档资料及时交于本部门兼职档案管理员。

4、各部门要把本年度档案资料移交工作责任到人，保

证本部门涉及前期资料如实归档，按期归档。

二、 收集整理范围

（一）、整合矿井资料及关闭资料

矿井整合过程中形成的谈判记录、合同、章程、会议纪

要、董事会决议、请示、批复、采矿许可证、生产许可证、征地使用证、营业执照(例：股权转让协议，补偿，补充协议，兼并重组合作接管前照片，向上级报送的有关请示和上级单位批复，洽谈协调有关整合事宜的各种会议记录，来往信函和文件，双方在协商制定公司章程、注册公司办理营业执照等事宜过程中的来往文件，矿井关闭文件等) 。

（二）、基建矿井归档资料

1、党群工作类：

（1）、本单位执行上级党委工作的指示、决议、决定、通知、纪要、报告等；

（2）、本单位党委会，常委会，党委民主生活会等会议记录；党员代表大会及工作会议；各种调查报告，情况反映；

（3）、党务工作，政治思想工作计划，重要活动安排，工作总结，重大政治活动记载，统计报表等；

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（4）、党务干部任免，考查，奖罚，落实政策等方面的决议，决定，通知；党员入党，转正延期，退党，取消预备期等决议，决定，通知及新党员名单等；

（5）、工会会员代表大会及有关会议人员名单，会议记录，报告，决议等；职代会有关会议材料；

（6）、本单位出席各种劳模大会的先进个人，集体事迹材料，纪念册等。

2、行政管理类

（1）、本单位形成的公司章程，领导班子，包括董事，监事，经理层及各部门的机构设置文件；

（2）、关于内部机构设置，人员配定的决定，通知； 。

（3）、涉及本单位的干部管理，工人管理，调配工作，劳务输出工作等；

（4）、综合性的行政事务，会议纪要，记录，收发文登记，用印登记；

（5）、关于人事工作的指示，决定，通知，劳动合同管理，社会保险和工资形成的文件材料，每年的工作总结；

（6）、涉外活动文件材料(包括：外事活动工作计划，总结和接待谈话记录；与外商谈判的记录、纪要、协议、合同、来往函电；

3、经营管理类

（1）、生产经营决策方案及其依据性的材料(包括本单位 - 3 -

产品销售，生产，技术，财务，职工素质方面的分析材料，市场预测的综合性分析材料，国家政策相关的分析材料，同行业的分布，规模，发展趋势，主要产品生产能力，产品质量，创优产品，产品价格；国内外行业的调查，考查报告) 。

（2）、股东、董事会、监事会、经理办公会，工作会所形成的会议纪要、记录决定等文件；

（3）、本单位的工资计划、总额，奖金指标等文件表册；

（4）、本单位制定的计划管理，责任管理和各种统计报表(例：年终工资统计报表，劳动管理的各种统计报表，职工教育工作的规划，计划，统计报表……) ；

（5）、财务管理工作的计划，总结；本单位制定的财务管理规定，制度；

（6）、经济合同，协议等；

（7）、维简资金计划，大修理资金计划，煤炭生产安全费用及煤炭安全技改项目资金和调整计划的有关文件。

4、生产技术类

（1）、安全生产有关规章制度，技术规程，措施，标准，经验汇编等综合性文件材料；

（2）、全面质量管理的制度，条例等；

（3）、矿井开拓，巷道掘进，采煤方法，顶板管理，盘区设计等；

（4）、矿井提升，井上下运输，矿区运输等；

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（5）、矿井通风技术方法，风量计算，通风瓦斯，煤尘检测及治理，井下防灭火等；

（6）、机电管理，供热，供水，供配电，通讯等；

（7）、环境保护检测与控制，污染治理等；

（8）、新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等；

（9）、安全管理，工伤事故处理，职工安全教育等；

（10）、档案信息工作，各类数据管理，电子计算机系统，科技信息工作，图书工作等。

5、地质勘测类

（1）、规程规范，地质调查，资料汇编，矿产储量，煤矿地质测量及勘探工作，矿井储量管理等；

（2）、煤田地质综合性文件材料，踏勘、找煤，普查，详查有关资料；

（3）、煤矿地质综合性文件材料，建矿地质，生产地质，煤矿采终地质报告，资料，审批文件以及矿井“三量”表；

（4）、水文地质综合性文件材料，矿区专项水文地质报告，审批文件等；

（5）、工程地质综合性文件材料，煤矿工作地质，建筑工程地质等：

（6）、环境地质勘察，监测，环境水文地质，环境工程

地质等；

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（7）、井上下控制测量，采区测量等

（8）、地形测量，高程测量，三角测量等；

（9）、三维地震，瞬变电，航测图等。

6、基本建设类

（1）、建设管理工作法规，总体规划设计，经验汇编等综合性文件材料；

（2）、项目法人营业执照(正、副本) 及税务登记证、勘查许可证、采矿许可证、建设用地规划许可证、土地使用证、安全生产许可证、煤炭生产许可证、爆炸物储存许可证和使用许可证；

（3）、项目可行性研究报告(项目建议书) 及其咨询、评估、批准文件；

（4）、矿井项目工程初步设计(矿井单位工程明细目录、设计说明书、专业设计图纸、工程概算书及主要机电设备、器材目录) 及其报批文件；

（5）、招投标文件及承发包合同协议；

（6）、地质环境保护与治理恢复方案及批复；环评报告编制的依据性文件；水土保持方案报告书及批复；

（7）、水资源评价报告、取水许可证申请及批准文件；

（8）、节能评估报告及批复文件；安全预评报告及批复；

（9）、文物、考古调查(勘探) 报告及批复；、

（10）、矿井(改扩建) 各阶段设计，矿建施工技术组织措

- 6 -

施，施工方法，工程移交，井筒，井底车场，巷道，硐室工程等；

（11）、井架，输煤皮带走廊，选煤楼煤仓，主扇风机房，压风机房，变电所，锅炉房，仓库工程等；

（12）、联合建筑，办公楼，矿区及生活区给排水，采暖供热，地面管网，公路工程等；

（13）、矿井及煤矿生产设备总布置，机修车间，坑木厂等辅助车间设备总布置，供水，供热，通讯，广播电视等设备总布置。

7、设备仪器类

（1）、设备管理，使用，维修等综合性文件材料；

（2）、井上，井下各种设备及仪器开箱验收或接收单(包括随机文件材料) ；

（3）、购置设备，仪器的立项审批，购置合同；

（4）、设备，仪器安装调试记录；

（5）、事故分析和处理书面材料。

8、会计类

（1）、各种会计凭证；各种会计账簿；

（2）、各种会计报表；

（3）、职工工资册；

（4）、其它

9、特殊载体类

- 7 -

市级以上各种奖杯，奖牌，奖旗，奖状，证书，徽章等： 重要活动，重要会议形成的照片，录像带，光盘及电子版等。

（三）、附表《煤矿建设项目文件归档范围和保管期限

表》表中归档单位：

A 代表建设单位；

B 代表监理单位；

C 代表施工单位；

三、收集整理要求：

1、在7月10日前，各部门兼职档案员对照归档范围，

完成本单位各类资料的收集工作，编制移交资料目录，并负责后期向档案室移交；

2、各部门对所收集的资料进行初步整理：

（1）、部门领导负责所移交资料的鉴定：是否齐全、系

统和准确，并组织相关人员加以补充完善；

（2）、移交资料应为原件，无原件移交复制件，并核对

印章签字的真伪；

（3）、所移交资料将进入归档、组卷阶段，各部门应将

本单位常用资料复制留存；

3、会计档案

在会计年度结束后，由财务部门保存1年，然后向档案

室移交；

4、照片和声像档案、实物档案

- 8 -

采取即时归档的办法，由单位的形成部门负责收集，并

编写必要的文字说明，及时向档案室移交；

四、其他注意事项：

1、各部门在其职务活动中形成的、具有保存价值的各

种档案资料，必须按照规定及时移交，任何单位和个人，不得据为己有或自行处理。

2、文书资料必须有收发文卡、阅处卡、原文和底稿。

3、移交时，交接双方清点核对，无误后履行移交手续，详细填写并签订移交表。

五、绩效考核

为顺利做好本次档案资料收集工作，为档案专篇验收夯

实基础，经领导同意，本次档案资料收集、移交、整理工作，列入公司后半年各部门绩效重点考核项目，具体考核内容如下：

1、施工、监理单位在项目完成，通过验收后向我公司

移交经整理完善后纸质及经数字化加工后的成品各一套，不完整、不完善，不予结尾款。

2、涉及前期手续办理、前期招投标项目资料，若出现

档案资料缺失，由原事务经办人负责追回，及时补充完善。

3、各部门对业务负责范围内现有的档案资料应按时收

集、整理、移交，逾期未完成移交工作的，考核部门10分。

4、任何人不得将涉及公司资料占为已有，拒绝移交，

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若有此情形，处罚个人200，考核该部门5分。

5、移交范围划分后，各责任部室应在职责范围内全力收集涉及业务范围内的相关档案资料，以力求档案的完整性，出现推诿、扯皮现象，导致档案资料最终未能归档或逾期未完成的，考核该责任部门5分，责任部门负责人500元。

6、已移交资料，在检查期间，若发现资料存在不完善情况，原资料移交人，应在规定时限内及时补充、完善，逾期未完成的，考核该责任部门5分，责任部门负责人500元。

六、移交地点

总工办档案室 联系人：李佳 李娜

电 话：8066

附件一：《煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表》 特此通知

二〇一二年六月二十三日

主题词：文件 材料 归档 通知

抄送：公司领导

XX 煤业有限公司总工办 2012年6月23日制发 校对：李佳 共印40份 存档2份 - 10 -