浅谈如何做好办公室文秘工作
摘要：办公室工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中
办公室起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。办公室的工作人员尤其是秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。可以说，办公室是典型辅助角色，而不是决策型角色，所以把握分寸是关键。
关键词：文秘 服务 素质
文秘，顾名思义为“掌管文档，安排事务并协助机构或
部门负责人处理日常工作。”当然这只是比较传统和单一的一种解释。从总体上来说，文秘部门其实就是一个企业的首脑的部门，它起到承上启下的作用，不管是对外交流，还是对内协调、信息的传达它始终都站在第一线。
一、文秘工作的职责和要求
文秘工作的主要工作职责大致有：辅助参谋、协调沟通、接人待物、文件管理、文书起草、传达信息、会议组织、保守机密及办公室日常事务处理等。文秘工作的这一职责决定了文秘工作人员必须具备较高的文化知识、专业技能；会合理地、科学地安排和管理时间；具有较强的社交、应变、组织、心理承受能力；具备较强的职业道德和责任心。
二、邵阳烟草办公室文秘工作现状
笔者所在的邵阳市烟草专卖局办公室工作，近年来，积极参加行业办公室优质服务竞赛活动，切实履行“参谋政务、管理事务、服
务全局、协调各方”各项职责，始终坚持“规范、精细、严密”的工作要求，事无巨细，统筹兼顾，有效推动办公室的业务建设、作风建设、制度建设和能力建设，公文处理、法制信访、会务接待、调查研究、档案管理等各项工作齐头并进，2011年，9个所属单位档案规范化管理工作全部成功晋升省特级。政务信息质量有待进一步提高，在捕捉信息灵敏度、写作技巧上还需突破等。
三、如何做好办公室文秘工作
针对邵阳烟草办公室文秘工作现状，如何做到有的放矢，精益求精呢？笔者认为要从以下三个方面入手：
（一）找准位置，拓宽思路，充分发挥职能作用
1、超前规划，被动中求主动。文秘工作的从属性决定了它的被动性，但被动性不等于被动应付，作为文秘人员，一方面要要努力树立参谋助手意识，想领导之所想，谋领导之所谋，切实增强服务的主动性。另外，要自觉围绕领导意图，站在全局的高度思考问题，找准上级精神与本单位工作的结合点和切入点，找位超前思考，不断提高自己的认识水平、政策水平和工作能力，使参谋服务更加准确。
2、正确定位，工作到位不越位。作为文秘人员，应当努力适应领导要求，在当好参谋助手上下功夫。既要能够从小处着手当好领导的“手脚”和“耳目”，又要能够从大处着眼当好领导的“外脑”和“智囊”。但服务领导也要学会换位思考，这样才能“参”到点子上，“助”到关键处，力求经常性地站在领导的角度思考问题、
处理问题、解决问题，要细心及时捕捉领导的思维亮点，对具体问题的思考要努力接近领导的思路，力争思想上与领导接轨，才能扮演好领导满意的角色，但始终要坚持适度原则，力求工作到位而不越位。
3、协调关系，实现同心成合力。综合协调职能是办公室工作的重要内容。要注重协调的方式与方法。要及时化解、疏导工作中的矛盾，形成工作合力，要讲政治，顾大局，多沟通，密联系，勤思考，把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一起来，在协调中实现服务质量的进一步提高。
4、勇于开拓，创新性开展工作。文秘工作人员首先应在思想上与时俱进，在工作中大胆探索，努力做到继承与创新的和谐统一。一是坚持文字起草上“出新”，大到工作报告，小到会议通知，都应加强行文的思想创新、体裁创新和内容创新，力争让人感觉耳目一新；二是坚持工作方式上“求新”，对所负责的工作经常作全面性、前瞻性的思考，对具体的事务要善于出新点子、新办法，特别善于灵活运用现代化办公手段，不断提高办事效率；三是坚持在服务领域上“拓新”，力求先人一步、快人一拍、高人一筹，为单位领导干部提供优质服务。
（二）加强学习，不断提升自身素质
1、认真学习理论知识，讲究政治。文秘人员要认真学习邓小平理论、“三个代表”重要思想，以及党和国家的路线方针、政策理论，深刻理解精神实质，不断提高政策水平，增强政治敏锐性和政治鉴
别力，把握正确的政治方向，始终与党中央保持高度一致，文秘人员不讲政治是不合格的。要通过党性锻炼，来加强自身修养，坚定政治理念，牢固树立正确的世界观、人生观、价值观，在关键时刻能审时度势，看清方向，把把住自己，这是文秘人员必备的素质。
2、刻苦学习，努力提高文字水平。虽然说文秘人员不要求倚马万言的才气，但应该要有相当扎实的文字功底。文秘人员最忌讳不学无术，有才能才有可能。一方面，要加强对写作和业务知识的学习和掌握，准确把握和全面理解新时期行业工作的动向，尤其是国家烟草局关于推进行业改革的措施和言论要保持高度的敏锐性。另一方面，文秘人员应利用参与会议、调研、考察等活动的机会了解和吸纳来自各方的知识和信息，做到广闻博览、广泛涉猎，促使自己具备广阔的眼界和知识面，并注意收集素材，努力做到学以致用。
3、学会调研，为领导决策提供科学的参与依据。为政之道务于多闻，要求文秘人员具备较强的调研能力，这也是文秘人员的基本功之一。调研活动结束后，对相应的材料要进行整理，去仿存真、由此及彼、由表及里深加工，形成高质量的调研报告，言之有物，文当其时，为领导科学决策提供有益的借鉴。
（三）事无巨细，努力提供优质服务
1、要“想得到”。办公室文秘工作无小事。当我们面对大量繁杂的事务，立足于抓大事是明智的，但对于一些小事也要顾及，要想得到，抓了西瓜也要想到抓芝麻。也就是说，小事办好了就是小事，小事办不好就会影响全局，贻误工作，就是大事。
2、要“做得细”。细节决定成败。作为企业领导的服务部门，要求文秘人员在工作要细心、细致，从细小的事情抓起，坚持严谨细致，来不得半点马虎和敷衍，时时、事事都要认真再认真，细致再细致。
3、要“抓得准”。办公室工作千头万绪，要避免“东一榔头西一棒子”，时刻保持清醒头脑，对轻重缓急的事情有掂量好，清楚哪些该为，哪些不该为，做到不乱为。摸透了下情，办事才有的放矢，迎刃而解。不管事情再多再杂再细，都不能忘了规矩，该请求的要请示，该拍板的要拍板，该反馈的不截留。
浅谈如何做好办公室文秘工作
摘要：办公室工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中
办公室起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。办公室的工作人员尤其是秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。可以说，办公室是典型辅助角色，而不是决策型角色，所以把握分寸是关键。
关键词：文秘 服务 素质
文秘，顾名思义为“掌管文档，安排事务并协助机构或
部门负责人处理日常工作。”当然这只是比较传统和单一的一种解释。从总体上来说，文秘部门其实就是一个企业的首脑的部门，它起到承上启下的作用，不管是对外交流，还是对内协调、信息的传达它始终都站在第一线。
一、文秘工作的职责和要求
文秘工作的主要工作职责大致有：辅助参谋、协调沟通、接人待物、文件管理、文书起草、传达信息、会议组织、保守机密及办公室日常事务处理等。文秘工作的这一职责决定了文秘工作人员必须具备较高的文化知识、专业技能；会合理地、科学地安排和管理时间；具有较强的社交、应变、组织、心理承受能力；具备较强的职业道德和责任心。
二、邵阳烟草办公室文秘工作现状
笔者所在的邵阳市烟草专卖局办公室工作，近年来，积极参加行业办公室优质服务竞赛活动，切实履行“参谋政务、管理事务、服
务全局、协调各方”各项职责，始终坚持“规范、精细、严密”的工作要求，事无巨细，统筹兼顾，有效推动办公室的业务建设、作风建设、制度建设和能力建设，公文处理、法制信访、会务接待、调查研究、档案管理等各项工作齐头并进，2011年，9个所属单位档案规范化管理工作全部成功晋升省特级。政务信息质量有待进一步提高，在捕捉信息灵敏度、写作技巧上还需突破等。
三、如何做好办公室文秘工作
针对邵阳烟草办公室文秘工作现状，如何做到有的放矢，精益求精呢？笔者认为要从以下三个方面入手：
（一）找准位置，拓宽思路，充分发挥职能作用
1、超前规划，被动中求主动。文秘工作的从属性决定了它的被动性，但被动性不等于被动应付，作为文秘人员，一方面要要努力树立参谋助手意识，想领导之所想，谋领导之所谋，切实增强服务的主动性。另外，要自觉围绕领导意图，站在全局的高度思考问题，找准上级精神与本单位工作的结合点和切入点，找位超前思考，不断提高自己的认识水平、政策水平和工作能力，使参谋服务更加准确。
2、正确定位，工作到位不越位。作为文秘人员，应当努力适应领导要求，在当好参谋助手上下功夫。既要能够从小处着手当好领导的“手脚”和“耳目”，又要能够从大处着眼当好领导的“外脑”和“智囊”。但服务领导也要学会换位思考，这样才能“参”到点子上，“助”到关键处，力求经常性地站在领导的角度思考问题、
处理问题、解决问题，要细心及时捕捉领导的思维亮点，对具体问题的思考要努力接近领导的思路，力争思想上与领导接轨，才能扮演好领导满意的角色，但始终要坚持适度原则，力求工作到位而不越位。
3、协调关系，实现同心成合力。综合协调职能是办公室工作的重要内容。要注重协调的方式与方法。要及时化解、疏导工作中的矛盾，形成工作合力，要讲政治，顾大局，多沟通，密联系，勤思考，把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一起来，在协调中实现服务质量的进一步提高。
4、勇于开拓，创新性开展工作。文秘工作人员首先应在思想上与时俱进，在工作中大胆探索，努力做到继承与创新的和谐统一。一是坚持文字起草上“出新”，大到工作报告，小到会议通知，都应加强行文的思想创新、体裁创新和内容创新，力争让人感觉耳目一新；二是坚持工作方式上“求新”，对所负责的工作经常作全面性、前瞻性的思考，对具体的事务要善于出新点子、新办法，特别善于灵活运用现代化办公手段，不断提高办事效率；三是坚持在服务领域上“拓新”，力求先人一步、快人一拍、高人一筹，为单位领导干部提供优质服务。
（二）加强学习，不断提升自身素质
1、认真学习理论知识，讲究政治。文秘人员要认真学习邓小平理论、“三个代表”重要思想，以及党和国家的路线方针、政策理论，深刻理解精神实质，不断提高政策水平，增强政治敏锐性和政治鉴
别力，把握正确的政治方向，始终与党中央保持高度一致，文秘人员不讲政治是不合格的。要通过党性锻炼，来加强自身修养，坚定政治理念，牢固树立正确的世界观、人生观、价值观，在关键时刻能审时度势，看清方向，把把住自己，这是文秘人员必备的素质。
2、刻苦学习，努力提高文字水平。虽然说文秘人员不要求倚马万言的才气，但应该要有相当扎实的文字功底。文秘人员最忌讳不学无术，有才能才有可能。一方面，要加强对写作和业务知识的学习和掌握，准确把握和全面理解新时期行业工作的动向，尤其是国家烟草局关于推进行业改革的措施和言论要保持高度的敏锐性。另一方面，文秘人员应利用参与会议、调研、考察等活动的机会了解和吸纳来自各方的知识和信息，做到广闻博览、广泛涉猎，促使自己具备广阔的眼界和知识面，并注意收集素材，努力做到学以致用。
3、学会调研，为领导决策提供科学的参与依据。为政之道务于多闻，要求文秘人员具备较强的调研能力，这也是文秘人员的基本功之一。调研活动结束后，对相应的材料要进行整理，去仿存真、由此及彼、由表及里深加工，形成高质量的调研报告，言之有物，文当其时，为领导科学决策提供有益的借鉴。
（三）事无巨细，努力提供优质服务
1、要“想得到”。办公室文秘工作无小事。当我们面对大量繁杂的事务，立足于抓大事是明智的，但对于一些小事也要顾及，要想得到，抓了西瓜也要想到抓芝麻。也就是说，小事办好了就是小事，小事办不好就会影响全局，贻误工作，就是大事。
2、要“做得细”。细节决定成败。作为企业领导的服务部门，要求文秘人员在工作要细心、细致，从细小的事情抓起，坚持严谨细致，来不得半点马虎和敷衍，时时、事事都要认真再认真，细致再细致。
3、要“抓得准”。办公室工作千头万绪，要避免“东一榔头西一棒子”，时刻保持清醒头脑，对轻重缓急的事情有掂量好，清楚哪些该为，哪些不该为，做到不乱为。摸透了下情，办事才有的放矢，迎刃而解。不管事情再多再杂再细，都不能忘了规矩，该请求的要请示，该拍板的要拍板，该反馈的不截留。