公文写作常见问题辨析
一、常用文种写作容易出现的问题
•国家行政机关公文处理办法‣（2000年）规定的公文
种类为十三类、十四种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。•国家烟草专卖局 中国烟草总公司机关公文处理办法‣（2009年）规定的公文种类只有十二种，没有“议案”。烟草行业最常用的公文有请示、报告、批复、通知、通报、意见、决定、函。
（一）“请示”与“报告”
病例1：
××市烟草专卖局
关于申请开设烟叶收购资金在线支付的
银行账户的请示
辨析：申请××××的请示，词义重复。
应改为：
××市烟草专卖局
关于开设烟叶收购资金在线支付的银行账户的请示
病例2：
××市烟草专卖局
关于上报“十二五”投资规划的报告
辨析：上报××××的报告，词义重复。
应改为：
××市烟草专卖局
关于“十二五”投资规划的报告
病例3：
××市烟草专卖局
关于上报一届一次工会委员会选举结果的请示
（结尾：特此报告，请批示！）
辨析：上报××××的请示，“特此报告，请批示！”，
请示与报告混淆。
应改为：
××市烟草专卖局
关于一届一次工会委员会选举结果的请示
病例4：
××市烟草专卖局
关于对“12. 23”销售假烟网络案件奖励的
申请报告
辨析：
1. 关于××××的申请报告，请示与报告不分。
2. 一般在公文标题中应避免“关于对×××表彰奖励/
通报批评”的结构，可采取简洁的动宾结构。
3. 奖励的对象应为有功人员，而不是案件。
应改为：
××市烟草专卖局
关于奖励“12·23”销售假烟网络案件
有功人员的请示
病例5：
陕西省烟草公司××市公司
关于上报2010年预算中期调整方案的报告
辨析：
1. 上报××××的报告，词义重复。
2. 预算调整方案需要省公司批复，属于请示的范畴。
应改为：
陕西省烟草公司××市公司
关于2010年预算中期调整的请示
病例6：
陕西省烟草公司××市公司
关于××分公司卷烟配送服务大楼室外
工程项目的备案请示
辨析：凡是备案的事项，都不需要审批与答复，属于报
告的范畴。
应改为：
陕西省烟草公司××市公司
关于××分公司卷烟配送服务大楼室外工程项目备案
的报告
病例7：
中共××市烟草专卖局党组
关于民主生活会有关情况的报告
市纪委、市委组织部：
×××××××××××××××××××××××
×××××××××××
主题词：民主 生活会 报告
抄 报：省局（公司）纪检组、人事处
×××××烟草专卖局 2010年9月3日印发
辨析：
1. 行政公文的请示、党的公文所有上行文的主送机关
只能是一个，应分别主送市纪委、市委组织部。
2. 上行文（请示、报告）一般不标抄送、分送。如有
必要，可抄报另一上级机关，如上文可抄报省局党组，不能抄报省局人事处、监察处。
小结：报告与请示是最常用的上行文。报告适用于向上
级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。
根本区别在于：
1. 请示需要批复，报告不需要答复。
2. 请示属于“办件”，报告属于“阅件”。
范例1：
陕西省烟草专卖局
陕烟办„2010‟68号 签发人：张天峰
陕西省烟草专卖局
关于上半年工作情况的报告
国家烟草专卖局：
××××××××××××××××××××××。
特此报告
二○一○年七月二十六日
(不公开)
主题词：烟草 总结 陕西 报告
陕西省烟草专卖局办公室 2010年7月26日印发
范例2：
陕西省烟草专卖局
陕烟办„2010‟68号 签发人：张天峰
陕西省烟草专卖局
关于邀请省政府领导出面接待
国家烟草专卖局领导的请示
陕西省人民政府：
8月31日至9月3日，国家烟草专卖局副局长张保振在
陕西调研指导烟草工作。我局与陕西中烟工业有限责任公司领导班子拟于9月2日18∶30分，在丈八宾馆宴请张保振副局长一行，诚邀省政府有关领导出席。
特此请示
附件：1. 国家烟草专卖局副局长张保振在陕日程安排
2.国家烟草专卖局副局长张保振一行人员名单
二○一○年八月三十一日
(联系人：柏安民，联系电话：85466010)
主题词：烟草 行政事务 接待 请示
陕西省烟草专卖局办公室 2010年8月31日印发
★注意事项：
1．请示应当一事一请示。
2．请示与报告的主送单位只有一个。双重领导的单位，
可以抄报的形式送另一个上级机关。
3．请示与报告是上行文，要标注签发人，签发人一般
应为主要领导。
4．报告中不得夹带请示事项。
5．请示中的结语“以上请示当否，请批示”或“妥否，请批复”后要加标点符号“。”或“! ”；如单独使用“特此请示”、“特此报告”或“盼复”作结语，则其后一般不加标点符号。
6．请示应当在附注内注明联系人与联系电话。
（二）批复
批复适用于答复下级机关的请示事项。
★注意事项
1. 批复可在标题中旗臶鲜明地表达同意或反对意见。
2. 批复在标题中可省略请示机关的名称。
范例：
中国烟草总公司陕西省公司
关于安康市公司烟叶价格上浮的批复
安康市烟草公司：
××××××××××××××××××××。
可改为：
中国烟草总公司陕西省公司
关于同意烟叶价格上浮的批复
安康市烟草公司：
××××××××××××××××××××。
（三）通知
病例1：
中共陕西省烟草专卖局党组纪检组
关于转发陕西省纪委关于转发中央纪委监察部《关于纪检监察机关在预防和处置群体事件中做好相关工作
的意见》的通知的通知
辨析：
1. 标题太冗长，多层转发有三种解决办法简化标题：（1）只写转发第一次转发机关的通知；（2）直接转发原文件；（3）在标题中只出现上一级机关转发通知的文号。
2. 为了保持标题简炼和整洁大方，公文标题中除了法律、法规及规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如：陕西省烟草专卖局办公室关于学习贯彻•信访条例‣的通知。
3. 转发文件出现“关于转发××关于××的通知的通知”，为了避免重复，一般省略第一个“关于”与第一个“的”。
应改为：
中共陕西省烟草专卖局党组纪检组
转发中央纪委监察部关于纪检监察机关在预防和处置
群体事件中做好相关工作的意见的通知
病例2：
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
关于转发《中共国家烟草专卖局党组关于转发中央深入学习实践科学发展观活动领导小组中共中央宣传部中共中央组织部〈关于开展向沈浩同志学习活动的
通知〉的通知》的通知
改法1：简称+省略+直接转发初始发文单位文件
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
转发中央深入学习实践科学发展观活动领导小组等三
部门关于开展向沈浩同志学习活动通知的通知
改法2：替代法：用上一级机关文号替代标题
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
关于转发国烟党[2010]15号文件的通知
病例3：
现将国烟党[2010]15号文件•中共国家烟草专卖局党组转发中央深入学习实践科学发展观活动领导小组等三部门
†关于开展向沈浩同志学习活动的通知‡的通知‣转发给你们。请结合实际，认真组织开展好学习教育活动。
辨析：规范的写法是先引用被转发文件标题，后在括号中注明文号。文号后不加“文件”二字。
应改为：
现将•中共国家烟草专卖局党组转发中央深入学习实践科学发展观活动领导小组等三部门†关于开展向沈浩同志学习活动的通知‡的通知‣（国烟党[2010]15号）转发给你们。请结合实际，认真组织开展好学习教育活动。
（四）奖惩决定与奖惩通报
决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项，可分为法规性决定、指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定、变更性决定；
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，可分为表扬通报、批评通报、情况通报。
★区别：表彰决定比表彰通报更隆重，规格更高。惩处决定比批评通报更严厉。
范例1.
中共陕西省烟草专卖局(公司) 机关委员会
关于表彰先进党支部优秀党务工作者优秀共产党员和
优秀职工的通报
范例2.
国家烟草专卖局
关于表彰第五届全国烟草行业先进集体和劳动模范的
决定
（五）意见
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
特点：意见具有多向性，既可以是下行文，也可以是平行文、上行文。
★注意事项：指导意见、实施意见属于“意见”的范畴 范例1：
国家烟草专卖局
关于加强卷烟市场营销管理的意见
范例2：
国家烟草专卖局
关于健全完善行业创新体系的指导意见
范例3：
国家烟草专卖局
关于烟草行业进一步落实党政机关
厉行节约要求的实施意见
（六）通告与公告
病例：
陕西省烟草专卖局 中国烟草总公司陕西省公司 关于烟草专卖品市场监管举报和卷烟零售客户营销服
务投诉热线电话的公告
辨析：
公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
共同点：两者的内容都是公开的；都是代表政府或者一定的机构发布的。
不同点：（1）公布范围：公告比通告涉及的范围广，公告发布范围没有限制，而通告则是在一定区域内发布。（2）重要性：公告内容的重要性大于通告。（3）权威性：公告一般由省部级以上国家机关或新华社、司法机关发布，省、市、县烟草部门无权发布公告。而通告可由各级行政管理部门发布。
通告的标题有三种形式：（1）发文机关+事由+文种；（2）发文机关+文种；（3）只标明文种名称，落款写发文机关全称，加盖公章。
改法1：
陕西省烟草专卖局 中国烟草总公司陕西省公司 关于烟草专卖品市场监管举报和卷烟零售客户营销服
务投诉热线电话的通告
改法2：
陕西省烟草专卖局 中国烟草总公司陕西省公司
通告
改法3：
通告
范例：
陕西省烟草专卖局 陕西省工商行政管理局
关于严厉打击无证经营卷烟行为的通告
（七）函
函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
函分两种情况，容易混淆。
1. 作为公文文种的“函”，属于平行文。
2. 与红头文件相对应的“便函”格式，非正式公文，可灵活用于平行、上行和下行文。
病例：
陕西省烟草公司市公司文件 ××
陕烟ׄ2010‟62号 签发人：×××
陕西省烟草公司××市公司
关于在邮政储蓄银行开设烟叶收款专用账户的请示
财政部驻陕西财政监察专员办事处：
××××××××××××××××××××××××××××××××××
标题应改为：
陕西省烟草公司××市公司
关于在邮政储蓄银行开设烟叶收款专用账户的函
对方复函：
财政部驻陕西财政监察专员办事处
关于同意在邮政储蓄银行开设烟叶收款专用账户的
复函
“便函”范例：
中国烟草总公司陕西省公司
陕烟函„2010‟××号
中国烟草总公司陕西省公司
关于2010年下半年全省卷烟网上集中交易情况的
通报
各市（区）烟草公司：
××××××××××××××××××××××××××××××××××
八、适用于被转发、印发、批转的文件
规章、条例、规划、方案、计划、办法等非正式公文，只能以转发、印发、批转等方式制发
病例：
陕西省烟草专卖局（公司）安全生产委员会
关于加强安全设施建设的实施方案
辨析：实施方案不是公文文种
应改为：
陕西省烟草专卖局（公司）安全生产委员会 关于印发加强安全设施建设实施方案的通知
二、行文关系不当
1. 党政不分，党的文件主送行政部门
病例1.
中共××市烟草专卖局（公司）委员会
关于抓班子、带队伍、促工作的决定
各区县烟草专卖局（分公司）, 市局(公司）机关各科室、中心, 市区直属分局（营销部）：
××××××××××××××××××××××。
主题词：烟草 管理 工作 意见
分送：省局（公司）
××市烟草专卖局（公司）办公室 2010年5月21日印发
应改为：
中共××市烟草专卖局（公司）委员会
关于抓班子带队伍促工作的决定
各区县烟草专卖局（分公司）党支部, 市局(公司）机关各党支部, 市区直属分局（营销部）党支部：
××××××××××××××××××××××。
主题词：烟草 共产党 管理 决定
抄报：省局（公司）党组。
分送：市局（公司）党委成员。
××市烟草专卖局（公司）办公室 2010年5月21日印发
病例2：
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
关于周祥同志兼任职务的通知
各市(区) 烟草专卖局(公司) ：
××××××××××××××××××××××。
改法1：
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
关于周祥同志兼任职务的通知
各市(区) 烟草专卖局(公司) 党组（党委）：
××××××××××××××××××××××。 分送：省局（公司）领导，机关各部门、直属单位。
改法2：
陕西省烟草专卖局
关于周祥同志兼任职务的通知
各市(区) 烟草专卖局(公司) ，省局（公司）机关各部门、直属单位：
病例3：
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
关于闫启元同志退休的通知
省局（公司）机关各部门、直属单位：
××××××××××××××××××××××。 ★ 注意：
1. 省局机关各党支部的上级是机关党委，省局党组与机关各党支部不是直接隶属关系。
2. 退休通知没有必要用党组文件。
改法1：
陕西省烟草专卖局
关于闫启元同志退休的通知
省局（公司）机关各部门、直属单位：
改法2：
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
关于闫启元同志退休的通知
各市(区) 烟草专卖局(公司) 党组（党委）：
分送：省局（公司）领导，机关各部门、直属单位。
病例4：
中共陕西省烟草专卖局党组纪检组文件
陕烟纪检„2010‟3号
中共陕西省烟草专卖局党组纪检组
关于进一步加强行业政风行风建设的通知
各市(区) 烟草专卖局：
主送应改为：各市(区) 烟草专卖局（公司）党组纪检组（纪委）
范例1：
国家烟草专卖局关于
王仲强同志职务任免的通知
中国烟草机械集团有限责任公司：
经研究决定，王仲强同志任中国烟草机械集团有限责任公司巡视员，免去其中国烟草机械集团有限责任公司副总经理职务。
二○一○年八月十一日
（不公开）
主题词：人事 干部 任免 通知
抄送：行业各直属单位。
分送：国家局、总公司领导，机关各部门、各单位。
国家烟草专卖局办公室 2010年8月11日印发
范例2：
中共国家烟草专卖局党组关于
王仲强同志免职的通知
中共中国烟草机械集团有限责任公司党组：
经研究决定，免去王仲强同志中共中国烟草机械集团有限责任公司党组成员职务。
二○一○年八月十一日
（不公开）
主题词：人事 干部 免职 通知
抄送：行业各直属单位党组（党委）。
分送：国家局、总公司领导，机关各部门、各单位。
国家烟草专卖局办公室 2010年8月11日印发
2. 政企不分，局文件主送公司，公司文件主送局或局（公司）
病例1：
中国烟草总公司陕西省公司
陕烟销函„2010‟××号
关于开展客户服务用车配备情况调查的
通知
各市（区）烟草专卖局（公司）：
××××××××××××××××××××××。
省公司便函主送应改为：各市（区）烟草公司
病例2：
陕西省烟草专卖局
关于上浮烟叶价格的批复
××市烟草公司：
应改为：主送应改为××市烟草专卖局
3. 上级机关所属机构对下级机关行文
病例：
中共陕西省烟草专卖局党组纪检组
关于进一步加强党风廉政建设的通知
各市(区) 烟草专卖局党委（党组）：
××××××××××××××××××××××。
应改为：
中共陕西省烟草专卖局党组纪检组
关于进一步加强党风廉政建设的通知
各市(区) 烟草专卖局党组纪检组（纪委）：
××××××××××××××××××××××。
★小结：
1. 行文关系实行对等原则：党对党，行政对行政，局对局，公司对公司，局（公司）对局（公司），机关对机关。
2. 计划、烟叶、销售、财务等履行生产经营管理与资产经营管理职能的文件，一般以公司名义行文。对外与相关企业、工商、税务部门商洽工作，一般以公司名义发函。专卖、法规等涉及行政管理职能，与专卖执法协作单位商洽工作，一般以局名义行文。一般性事务或部门职责范围内的事务以省局办公室名义或部门便函形式行文。除了各级办公室，任何内设部门都无权向下级机关发文。
三、公文要素常见问题
公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送（报）机关、分送机关、印发机关和印发日期等部分组成。式样如下：
0000001 机密★一年 特 急
陕西省烟草专卖局文件
陕烟×ׄ2×××‟××号
陕西省烟草专卖局
关于××××××的通知
×××：
××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××
图1 公文首页版式
0000001 机密★一年
陕西省烟草专卖局文件
陕烟×ׄ2×××‟××号 签发人：×××
陕西省烟草专卖局
关于××××××的请示
×××：
××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××
图2 上报公文首页版式
陕西省烟草专卖局
陕西省烟草专卖局
关于××××××××函
×××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
图3 平行公文首页版式
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1．×××××××××××××
2．×××××××××××××
××××年×月×日
（×公开）
主题词：×× ×× ××
抄报：×××××、×××、××××。
抄送：××××、×××××、×××。
分送：省局（公司）领导，×××、×××、×××。
陕西省烟草专卖局办公室 ××××年×月×日印发
图4 公文末页版式
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1．×××××××××××××
2．×××××××××××××
××××年×月×日
（×公开）
主题词：×× ×× ×× ××
抄报：×××××、×××、××××。
抄送：××××、×××××、×××。
分送：省局（公司）领导，×××、×××、×××。
陕西省烟草专卖局办公室 ××××年×月×日印发
图5 联合行文公文末页版式1
×××××××××××××××。
附件：1．×××××××××××××
2．×××××××××××××
××× ××× ×××
××× ×××
××××年×月×日
（×公开）
主题词：×× ×× ×× ××
抄报：×××××、×××、××××。
抄送：××××、×××××、×××。
分送：省局（公司）领导，×××、×××、×××。
陕西省烟草专卖局办公室 ××××年×月×日印发
图6 联合行文公文末页版式2
1．版头
上行文的版头比下行文低，有两个目的：
（1）放低自己，表达对上级机关的尊重。
（2）为上级领导留出书写批示的空间。
2．密级与保密期限
涉及国家秘密的公文要分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还要标明份数序号。公文保密期限按照“绝密”级30年、“机密”级20年、“秘密”级10年认定。
★常见问题：涉及行业秘密的文件未标注秘密等级与保密期限。
比如：陕西省烟草专卖局关于下达2009年工效挂钩基数的通知，中国烟草总公司陕西省公司关于下达2010年固定资产投资计划的通知，这些都属于行业机密，应该标注秘密等级。
3．紧急程度
紧急公文要根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。电报要分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
★常见问题：紧急公文未标注紧急程度
4．发文机关标识
★争议：上行文的文头带不带“文件”二字
中国人民大学的曹润芳教授的观点：上行文、平行文（函）的文头不带“文件”二字，以示尊重。
国家局和省委、省政府现行的上行文带“文件”二字。
5．发文字号
发文字号要包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关的发文字号。
结构为：机关代字 + „年份‟ + 顺序号
★常见问题：
1．混淆“陕烟办”与“陕烟办字”。发文字号越短，规
格越高。“陕烟办”是省局文件，“陕烟办字”是省局办公室文件。
2．省、市局内设职能部门都有各自的发文字号，比如：陕烟专、陕烟销、中烟陕叶、中烟陕财。归属不明确，或者没有发文字号的部门以省局、省公司名义发文，一律用“陕烟办”、“中烟陕办”或“陕烟办字”。
3．省局向国家局报告工作，一般用“陕烟办”；向省政府报告工作，一般用“陕烟字”。
4．慎用“×烟发”，只有特别重要的文件才用“发”，比如中央文件“中发”、省委文件“陕发”。
6．签发人
上行文要在公文首页注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文，要同时注明相关部门签发人姓名。
★常见问题：签发人一般应为主要领导，有的单位签发人为分管领导。
7．公文标题
公文标题要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般要标明发文机关。
标题结构为：发文机关+（关于）事由+（的）文种
★注意事项：
1. 公文标题中除了法律、法规及规章名称加书名号外，
一般不用标点符号。
2. 标题应简洁，避免“对………”的结构。
病例1：
陕西省烟草专卖局
关于对全省卷烟物流信息系统功能使用情况进行检查
的通知
应改为：
陕西省烟草专卖局
关于检查全省卷烟物流信息系统功能使用情况的通知
病例2：
陕西省烟草专卖局
关于印发陕西省烟草专卖局（公司）系统市级局 （公司）领导干部选拔任用工作实施办法（试行）的
通知
应改为：
陕西省烟草专卖局
关于印发市级局（公司）领导干部选拔任用工作
实施办法（试行）的通知
8．主送
主送机关指公文的主要受理机关，要使用全称或者规范化简称、统称。两个以上的主送机关，一般同一系统按照先外后内、先大后小顺序排列；两个以上系统按照党、政、军、群顺序排列。
★常见问题：
1．混淆主送、抄送、抄报、分送。主送是公文的主要受理机关，需要谁办、谁阅，就主送谁。抄送对象是需要阅知的平行单位。抄报对象是需要阅知的上级单位。分送对象是本级机关领导与内设部门。
★注意：尽量不要抄报上级机关，如有必要就单独行文，主送上级机关。特别是上行文，如果主送国家局，抄报省政府，或者主送省政府，抄报国家局，都会给抄报对象留下厚此薄彼的印象。
2．多个主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。 病例：
陕西省烟草专卖局
关于下达2010年9月份卷烟销售及库存控制
调度计划的通知
省局（公司）机关各部门、各直属单位、各市（区）烟草专卖局（公司）：
辨析：
1．文件的主要受理对象是各市（区）局，而不是机关各部门、直属单位，应该把各市（区）局放前面。
2．不同系统的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。
主送应改为：
各市（区）烟草专卖局（公司），省局（公司）机关各部门、直属单位：
3．主送名称不规范
病例：
各县（市、区、直）局，市局机关各部门：
应改为：
各县（市、区）烟草专卖局，市局直属分局，机关各部门：
4．公文无主送的几种情形
（1）面向社会发布的公告、通告。
（2）“令”、“决定”视发送范围、对象确定是否标明主送机关。面向社会的“决定”、“令”无主送。
（3）会议纪要不标主送，分送单位一般写在纪要末页的下端。
9．正文
★注意事项：
1．正文字体一律用三号仿宋，小标题不加粗，不能用黑体、楷体。
2．序号层次依次为一、（一）、1．（1）。
3．小标题后不加标点符号。（一）与（1）后面不加顿号。
4．1应该是后面数字符号“．”号，而不是中文的“、”。 病例：
××市烟草专卖局
关于贯彻落实全省烟草专卖局长公司经理
座谈会精神情况的报告
陕西省烟草专卖局（公司）：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
一、认真传达、统一思想，全面领会省局座谈会议精神
1．××××××××××××××××××××××
2．××××××××××××××××××××××
二、及早动手、统筹规划，提前谋划“卷烟上水平”规划和8个专项实施意见的编制工作
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
三、召开座谈会，全面安排部署当前和今后一段时间的重要工作
（一）市场营销上水平。一是市场调控再上新水平。×××××××××××××××××××××××二是品牌培育再上新水平。×××××××××××××××××××××××三是现代流通再上新水平。×××××××××××××××××××××××四是客户服务再上新水平。××××××××××××××××××××××××
（二）烟叶生产上水平。一是以标准化生产为抓手，不断提升烟叶产质量水平。×××××××××××××××××××××××
10．附件
★注意事项：
1．被批转、转发、印发、发布、上报、报送的内容，实际是主件，不是附件，无需标注附件。
2．“附件”不能简称“附”或改称“附表”。
3．附件题目不加书名号、分号、句号。
病例1：
××市烟草专卖局
关于印发机关公文处理办法与电子公文处理办法的
通知
×××××××××××××××。
附：1. ××市烟草专卖局（公司）机关公文处理办法
2. ××市烟草专卖局（公司）机关电子公文处理办
法
病例2：
××市烟草专卖局
关于呈报2010年上半年工作总结的报告
省局（公司）：
现将我局（公司）2010年上半年工作总结随文呈报，请审阅。
附件：××市烟草专卖局2010年上半年工作总结
辨析：没有必要将工作总结作为附件上报，可直接在正文中汇报工作情况。
可改为：
××市烟草专卖局
关于2010年上半年工作情况的报告
范例：
××市烟草专卖局
关于综合业务用房项目立项的请示
×××××××××××××
特此请示
附件：1．××市烟草专卖局综合业务用房工程概算书
2．××市烟草专卖局综合业务用房平面规划图
11．发文机关（落款）
政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款，在成文日期上加盖印章。
党的文件一般写落款，并必须写全称。成文日期用阿拉伯数字符号。如：2010年9月10日。
成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
★常见错误：
1．把公文起草日期当作成文日期。
2．电子公文的成文日期由系统自动生成，有的自作主张添上起草日期
3．行政公文的日期中的“零”使用单位符号“○”，有的写成阿拉伯数字符号“0”。如“二0一0年九月十日”，应为“二○一○年九月十日”。
12．附注
公文如有附注（需要说明的其他事项），要加圆括号标注。“请示”性公文、紧急公文，要在附注处注明联系人的姓名和电话。
★常见错误：
1．请示未注明联系人的姓名和电话。
2．仍然沿用（此件不上网）或（此件可上网），新的国家局、省局机关公文处理办法已经改为：（可公开）或（不公开）。
13．版记
版记由主题词、抄报（送）与分送机关、印发机关和印发日期组成。
★注意事项：
1．版记一般应在附件之后，特殊情况下可在附件之前。一是附件是表格，二是附件是带版记的文件。
2．主题词的作用是便于将来档案检索、查询，应从标准的主题词表中选取。个人认为：国家局发布的•烟草行业
主题词表‣存在两个问题：一是主要依据国务院公布的主题词表，过于宏观，多数词都与烟草行业无关，而烟草行业的许多常用词、专用词没有收录；二是没有与时俱进，许多常用的新词没有收录。省、市局可以根据实际需要制订本级机关的主题词表。
3．抄送（报）、分送机关指除主送机关外的需要执行或知晓公文的其他机关，要使用全称或者规范化简称、统称。两个以上的抄送（报）、分送机关，一般同一系统按照先外后内、先大后小顺序排列；两个以上系统按照党、政、军、群顺序排列。
★常见错误：
1．版记没有放在最后一页。
2．随意标注主题词，普遍从标题中找几个词作为主题词。
3．混淆、遗漏抄送（报）、分送机关。该分送的不分送。比如：文件应该分送所有局（公司）领导，有的只送主管领导；财务方面的所有文件，都应该分送审计处。
四、电子公文处理中常见问题
前期在电子公文运行中主要发现以下几个问题需要引起注意：
（一）录入内容不当
1．该录入的内容没有录入。比如，附注（可公开或不公开）、主题词、分送。
2．不该录入的内容录入。比如，文号、发文日期、印发日期由系统自动生成，无须录入。但有的同志将拟稿日期当作成文日期、印发日期录入。
3．有的同志将WORD 文档中的内容复制、粘贴到办公自动化系统中，覆盖了原有的模版。
4．拟稿界面的内容与正文内容不一致。比如，拟稿界面的标题是不规范的简称。
（二）关联收文使用不当
一些部门在转发上级文件时，将上级的电子文件复制到正文后，这样被转发的文件是无效的。因为电子印章不可复制，复制的公文无印章，也就无效力。转发通过公文远程传输系统接收的上级文件，应在办结后，通过“关联收文”上传。
（三）附件列表使用不当
正文与附件应该前后相连，不宜分开，而且附件列表中的文档在审核环节无法修改。所以除了复杂的EXELE 表格，难以附在WORD 文档之后，可以添加到附件列表中，一般情况下，应将附件直接附在正文之后。
五、公文正文的写作
公文是党政机关、企事业单位和社会团体在公务活动
中形成的具有法定效力和规范体式的文书。
（一）公文的作用：
（1）治国理政的重要工具
（2）实施领导的重要手段
（3）指导工作的重要载体
曹丕云：“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”
（二）公文的特点
1．规范
（1）内容规范，必须符合法律、政策规定。
（2）形式规范，必须符合公文体裁、格式。
（3）语言规范，必须大方得体、分寸得当。
★注意：公文的语义要具体明确，一般不用形容词。
2．务实
（1）实用性
公文是实用文书。
（2）权威性
打官司的依据是法律，治国理政的依据是文件。
公文具有法定效力，一言一语都关系重大，行文务必慎之又慎。
比如：“情有可原，法无可恕。”“法无可恕，情有可原。”
（3）可行性与操作性
文学作品可以天马行空，公文必须脚踏实地。
★公文内容常见问题
1．穿靴戴帽
关于机关处级干部述职述廉的通知
×××：
×××××××××××××××××××××××
一、指导思想
以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，坚持“德才兼备、以德为先”的用人方针……
2．拖沓冗长 “博士买驴，书券三张，未有驴字。”
明朝的邢部主事茹太素上书朱元璋，请示五件事，文件长一万七千字，读到六千三百七十字，还不知主旨是什么，朱元璋发火，命人把茹太素痛打了一顿。
3．思路老套
比如，事事都要求：加强领导，健全组织。
•关于开展会计知识竞赛的通知‣，要求成立“会计知识竞赛工作领导小组”及其办公室、“会计知识竞赛活动组
委会”及其办公室，一个简单的活动就要成立四套班子，而且参与人员局限于财务人员，根本就不存在多部门协调的问题。
4．闭门造车
•关于印发专卖管理与客户服务大厅管理办法的通知‣
（1）建立专销结合制度——不符合上级精神。
国家局张辉副局长几年前就已经把“专销结合”批倒批臭了。今年在省局工作会议上又批判了一次。
（2）每个客户服务大厅配备两台车——不符合实际。 既不符合中央与行业关于勤俭节约、控制车辆购臵的精神，不符合计划处下达的车辆购臵计划，也不符合基层实际。
（3）客户服务大厅工作人员吃住在大厅——不合法。我们没有权力规定员工下班后在什么地方吃和住。
六、公文审核校对“三法”
重要文稿，特别是上行文，应校对三遍以上。
“一字入公文，九牛拔不出。”
1. 粗细校，避免得小失大。
2. 冷热校，避免思维惯性。
3. 交叉校，避免思维盲点。
秘书不是万事通，内事不决问老婆，外事不决问百度。
公文写作常见问题辨析
一、常用文种写作容易出现的问题
•国家行政机关公文处理办法‣（2000年）规定的公文
种类为十三类、十四种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。•国家烟草专卖局 中国烟草总公司机关公文处理办法‣（2009年）规定的公文种类只有十二种，没有“议案”。烟草行业最常用的公文有请示、报告、批复、通知、通报、意见、决定、函。
（一）“请示”与“报告”
病例1：
××市烟草专卖局
关于申请开设烟叶收购资金在线支付的
银行账户的请示
辨析：申请××××的请示，词义重复。
应改为：
××市烟草专卖局
关于开设烟叶收购资金在线支付的银行账户的请示
病例2：
××市烟草专卖局
关于上报“十二五”投资规划的报告
辨析：上报××××的报告，词义重复。
应改为：
××市烟草专卖局
关于“十二五”投资规划的报告
病例3：
××市烟草专卖局
关于上报一届一次工会委员会选举结果的请示
（结尾：特此报告，请批示！）
辨析：上报××××的请示，“特此报告，请批示！”，
请示与报告混淆。
应改为：
××市烟草专卖局
关于一届一次工会委员会选举结果的请示
病例4：
××市烟草专卖局
关于对“12. 23”销售假烟网络案件奖励的
申请报告
辨析：
1. 关于××××的申请报告，请示与报告不分。
2. 一般在公文标题中应避免“关于对×××表彰奖励/
通报批评”的结构，可采取简洁的动宾结构。
3. 奖励的对象应为有功人员，而不是案件。
应改为：
××市烟草专卖局
关于奖励“12·23”销售假烟网络案件
有功人员的请示
病例5：
陕西省烟草公司××市公司
关于上报2010年预算中期调整方案的报告
辨析：
1. 上报××××的报告，词义重复。
2. 预算调整方案需要省公司批复，属于请示的范畴。
应改为：
陕西省烟草公司××市公司
关于2010年预算中期调整的请示
病例6：
陕西省烟草公司××市公司
关于××分公司卷烟配送服务大楼室外
工程项目的备案请示
辨析：凡是备案的事项，都不需要审批与答复，属于报
告的范畴。
应改为：
陕西省烟草公司××市公司
关于××分公司卷烟配送服务大楼室外工程项目备案
的报告
病例7：
中共××市烟草专卖局党组
关于民主生活会有关情况的报告
市纪委、市委组织部：
×××××××××××××××××××××××
×××××××××××
主题词：民主 生活会 报告
抄 报：省局（公司）纪检组、人事处
×××××烟草专卖局 2010年9月3日印发
辨析：
1. 行政公文的请示、党的公文所有上行文的主送机关
只能是一个，应分别主送市纪委、市委组织部。
2. 上行文（请示、报告）一般不标抄送、分送。如有
必要，可抄报另一上级机关，如上文可抄报省局党组，不能抄报省局人事处、监察处。
小结：报告与请示是最常用的上行文。报告适用于向上
级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。
根本区别在于：
1. 请示需要批复，报告不需要答复。
2. 请示属于“办件”，报告属于“阅件”。
范例1：
陕西省烟草专卖局
陕烟办„2010‟68号 签发人：张天峰
陕西省烟草专卖局
关于上半年工作情况的报告
国家烟草专卖局：
××××××××××××××××××××××。
特此报告
二○一○年七月二十六日
(不公开)
主题词：烟草 总结 陕西 报告
陕西省烟草专卖局办公室 2010年7月26日印发
范例2：
陕西省烟草专卖局
陕烟办„2010‟68号 签发人：张天峰
陕西省烟草专卖局
关于邀请省政府领导出面接待
国家烟草专卖局领导的请示
陕西省人民政府：
8月31日至9月3日，国家烟草专卖局副局长张保振在
陕西调研指导烟草工作。我局与陕西中烟工业有限责任公司领导班子拟于9月2日18∶30分，在丈八宾馆宴请张保振副局长一行，诚邀省政府有关领导出席。
特此请示
附件：1. 国家烟草专卖局副局长张保振在陕日程安排
2.国家烟草专卖局副局长张保振一行人员名单
二○一○年八月三十一日
(联系人：柏安民，联系电话：85466010)
主题词：烟草 行政事务 接待 请示
陕西省烟草专卖局办公室 2010年8月31日印发
★注意事项：
1．请示应当一事一请示。
2．请示与报告的主送单位只有一个。双重领导的单位，
可以抄报的形式送另一个上级机关。
3．请示与报告是上行文，要标注签发人，签发人一般
应为主要领导。
4．报告中不得夹带请示事项。
5．请示中的结语“以上请示当否，请批示”或“妥否，请批复”后要加标点符号“。”或“! ”；如单独使用“特此请示”、“特此报告”或“盼复”作结语，则其后一般不加标点符号。
6．请示应当在附注内注明联系人与联系电话。
（二）批复
批复适用于答复下级机关的请示事项。
★注意事项
1. 批复可在标题中旗臶鲜明地表达同意或反对意见。
2. 批复在标题中可省略请示机关的名称。
范例：
中国烟草总公司陕西省公司
关于安康市公司烟叶价格上浮的批复
安康市烟草公司：
××××××××××××××××××××。
可改为：
中国烟草总公司陕西省公司
关于同意烟叶价格上浮的批复
安康市烟草公司：
××××××××××××××××××××。
（三）通知
病例1：
中共陕西省烟草专卖局党组纪检组
关于转发陕西省纪委关于转发中央纪委监察部《关于纪检监察机关在预防和处置群体事件中做好相关工作
的意见》的通知的通知
辨析：
1. 标题太冗长，多层转发有三种解决办法简化标题：（1）只写转发第一次转发机关的通知；（2）直接转发原文件；（3）在标题中只出现上一级机关转发通知的文号。
2. 为了保持标题简炼和整洁大方，公文标题中除了法律、法规及规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如：陕西省烟草专卖局办公室关于学习贯彻•信访条例‣的通知。
3. 转发文件出现“关于转发××关于××的通知的通知”，为了避免重复，一般省略第一个“关于”与第一个“的”。
应改为：
中共陕西省烟草专卖局党组纪检组
转发中央纪委监察部关于纪检监察机关在预防和处置
群体事件中做好相关工作的意见的通知
病例2：
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
关于转发《中共国家烟草专卖局党组关于转发中央深入学习实践科学发展观活动领导小组中共中央宣传部中共中央组织部〈关于开展向沈浩同志学习活动的
通知〉的通知》的通知
改法1：简称+省略+直接转发初始发文单位文件
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
转发中央深入学习实践科学发展观活动领导小组等三
部门关于开展向沈浩同志学习活动通知的通知
改法2：替代法：用上一级机关文号替代标题
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
关于转发国烟党[2010]15号文件的通知
病例3：
现将国烟党[2010]15号文件•中共国家烟草专卖局党组转发中央深入学习实践科学发展观活动领导小组等三部门
†关于开展向沈浩同志学习活动的通知‡的通知‣转发给你们。请结合实际，认真组织开展好学习教育活动。
辨析：规范的写法是先引用被转发文件标题，后在括号中注明文号。文号后不加“文件”二字。
应改为：
现将•中共国家烟草专卖局党组转发中央深入学习实践科学发展观活动领导小组等三部门†关于开展向沈浩同志学习活动的通知‡的通知‣（国烟党[2010]15号）转发给你们。请结合实际，认真组织开展好学习教育活动。
（四）奖惩决定与奖惩通报
决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项，可分为法规性决定、指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定、变更性决定；
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，可分为表扬通报、批评通报、情况通报。
★区别：表彰决定比表彰通报更隆重，规格更高。惩处决定比批评通报更严厉。
范例1.
中共陕西省烟草专卖局(公司) 机关委员会
关于表彰先进党支部优秀党务工作者优秀共产党员和
优秀职工的通报
范例2.
国家烟草专卖局
关于表彰第五届全国烟草行业先进集体和劳动模范的
决定
（五）意见
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
特点：意见具有多向性，既可以是下行文，也可以是平行文、上行文。
★注意事项：指导意见、实施意见属于“意见”的范畴 范例1：
国家烟草专卖局
关于加强卷烟市场营销管理的意见
范例2：
国家烟草专卖局
关于健全完善行业创新体系的指导意见
范例3：
国家烟草专卖局
关于烟草行业进一步落实党政机关
厉行节约要求的实施意见
（六）通告与公告
病例：
陕西省烟草专卖局 中国烟草总公司陕西省公司 关于烟草专卖品市场监管举报和卷烟零售客户营销服
务投诉热线电话的公告
辨析：
公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
共同点：两者的内容都是公开的；都是代表政府或者一定的机构发布的。
不同点：（1）公布范围：公告比通告涉及的范围广，公告发布范围没有限制，而通告则是在一定区域内发布。（2）重要性：公告内容的重要性大于通告。（3）权威性：公告一般由省部级以上国家机关或新华社、司法机关发布，省、市、县烟草部门无权发布公告。而通告可由各级行政管理部门发布。
通告的标题有三种形式：（1）发文机关+事由+文种；（2）发文机关+文种；（3）只标明文种名称，落款写发文机关全称，加盖公章。
改法1：
陕西省烟草专卖局 中国烟草总公司陕西省公司 关于烟草专卖品市场监管举报和卷烟零售客户营销服
务投诉热线电话的通告
改法2：
陕西省烟草专卖局 中国烟草总公司陕西省公司
通告
改法3：
通告
范例：
陕西省烟草专卖局 陕西省工商行政管理局
关于严厉打击无证经营卷烟行为的通告
（七）函
函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
函分两种情况，容易混淆。
1. 作为公文文种的“函”，属于平行文。
2. 与红头文件相对应的“便函”格式，非正式公文，可灵活用于平行、上行和下行文。
病例：
陕西省烟草公司市公司文件 ××
陕烟ׄ2010‟62号 签发人：×××
陕西省烟草公司××市公司
关于在邮政储蓄银行开设烟叶收款专用账户的请示
财政部驻陕西财政监察专员办事处：
××××××××××××××××××××××××××××××××××
标题应改为：
陕西省烟草公司××市公司
关于在邮政储蓄银行开设烟叶收款专用账户的函
对方复函：
财政部驻陕西财政监察专员办事处
关于同意在邮政储蓄银行开设烟叶收款专用账户的
复函
“便函”范例：
中国烟草总公司陕西省公司
陕烟函„2010‟××号
中国烟草总公司陕西省公司
关于2010年下半年全省卷烟网上集中交易情况的
通报
各市（区）烟草公司：
××××××××××××××××××××××××××××××××××
八、适用于被转发、印发、批转的文件
规章、条例、规划、方案、计划、办法等非正式公文，只能以转发、印发、批转等方式制发
病例：
陕西省烟草专卖局（公司）安全生产委员会
关于加强安全设施建设的实施方案
辨析：实施方案不是公文文种
应改为：
陕西省烟草专卖局（公司）安全生产委员会 关于印发加强安全设施建设实施方案的通知
二、行文关系不当
1. 党政不分，党的文件主送行政部门
病例1.
中共××市烟草专卖局（公司）委员会
关于抓班子、带队伍、促工作的决定
各区县烟草专卖局（分公司）, 市局(公司）机关各科室、中心, 市区直属分局（营销部）：
××××××××××××××××××××××。
主题词：烟草 管理 工作 意见
分送：省局（公司）
××市烟草专卖局（公司）办公室 2010年5月21日印发
应改为：
中共××市烟草专卖局（公司）委员会
关于抓班子带队伍促工作的决定
各区县烟草专卖局（分公司）党支部, 市局(公司）机关各党支部, 市区直属分局（营销部）党支部：
××××××××××××××××××××××。
主题词：烟草 共产党 管理 决定
抄报：省局（公司）党组。
分送：市局（公司）党委成员。
××市烟草专卖局（公司）办公室 2010年5月21日印发
病例2：
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
关于周祥同志兼任职务的通知
各市(区) 烟草专卖局(公司) ：
××××××××××××××××××××××。
改法1：
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
关于周祥同志兼任职务的通知
各市(区) 烟草专卖局(公司) 党组（党委）：
××××××××××××××××××××××。 分送：省局（公司）领导，机关各部门、直属单位。
改法2：
陕西省烟草专卖局
关于周祥同志兼任职务的通知
各市(区) 烟草专卖局(公司) ，省局（公司）机关各部门、直属单位：
病例3：
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
关于闫启元同志退休的通知
省局（公司）机关各部门、直属单位：
××××××××××××××××××××××。 ★ 注意：
1. 省局机关各党支部的上级是机关党委，省局党组与机关各党支部不是直接隶属关系。
2. 退休通知没有必要用党组文件。
改法1：
陕西省烟草专卖局
关于闫启元同志退休的通知
省局（公司）机关各部门、直属单位：
改法2：
中共陕西省烟草专卖局（公司）党组
关于闫启元同志退休的通知
各市(区) 烟草专卖局(公司) 党组（党委）：
分送：省局（公司）领导，机关各部门、直属单位。
病例4：
中共陕西省烟草专卖局党组纪检组文件
陕烟纪检„2010‟3号
中共陕西省烟草专卖局党组纪检组
关于进一步加强行业政风行风建设的通知
各市(区) 烟草专卖局：
主送应改为：各市(区) 烟草专卖局（公司）党组纪检组（纪委）
范例1：
国家烟草专卖局关于
王仲强同志职务任免的通知
中国烟草机械集团有限责任公司：
经研究决定，王仲强同志任中国烟草机械集团有限责任公司巡视员，免去其中国烟草机械集团有限责任公司副总经理职务。
二○一○年八月十一日
（不公开）
主题词：人事 干部 任免 通知
抄送：行业各直属单位。
分送：国家局、总公司领导，机关各部门、各单位。
国家烟草专卖局办公室 2010年8月11日印发
范例2：
中共国家烟草专卖局党组关于
王仲强同志免职的通知
中共中国烟草机械集团有限责任公司党组：
经研究决定，免去王仲强同志中共中国烟草机械集团有限责任公司党组成员职务。
二○一○年八月十一日
（不公开）
主题词：人事 干部 免职 通知
抄送：行业各直属单位党组（党委）。
分送：国家局、总公司领导，机关各部门、各单位。
国家烟草专卖局办公室 2010年8月11日印发
2. 政企不分，局文件主送公司，公司文件主送局或局（公司）
病例1：
中国烟草总公司陕西省公司
陕烟销函„2010‟××号
关于开展客户服务用车配备情况调查的
通知
各市（区）烟草专卖局（公司）：
××××××××××××××××××××××。
省公司便函主送应改为：各市（区）烟草公司
病例2：
陕西省烟草专卖局
关于上浮烟叶价格的批复
××市烟草公司：
应改为：主送应改为××市烟草专卖局
3. 上级机关所属机构对下级机关行文
病例：
中共陕西省烟草专卖局党组纪检组
关于进一步加强党风廉政建设的通知
各市(区) 烟草专卖局党委（党组）：
××××××××××××××××××××××。
应改为：
中共陕西省烟草专卖局党组纪检组
关于进一步加强党风廉政建设的通知
各市(区) 烟草专卖局党组纪检组（纪委）：
××××××××××××××××××××××。
★小结：
1. 行文关系实行对等原则：党对党，行政对行政，局对局，公司对公司，局（公司）对局（公司），机关对机关。
2. 计划、烟叶、销售、财务等履行生产经营管理与资产经营管理职能的文件，一般以公司名义行文。对外与相关企业、工商、税务部门商洽工作，一般以公司名义发函。专卖、法规等涉及行政管理职能，与专卖执法协作单位商洽工作，一般以局名义行文。一般性事务或部门职责范围内的事务以省局办公室名义或部门便函形式行文。除了各级办公室，任何内设部门都无权向下级机关发文。
三、公文要素常见问题
公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送（报）机关、分送机关、印发机关和印发日期等部分组成。式样如下：
0000001 机密★一年 特 急
陕西省烟草专卖局文件
陕烟×ׄ2×××‟××号
陕西省烟草专卖局
关于××××××的通知
×××：
××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××
图1 公文首页版式
0000001 机密★一年
陕西省烟草专卖局文件
陕烟×ׄ2×××‟××号 签发人：×××
陕西省烟草专卖局
关于××××××的请示
×××：
××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××
图2 上报公文首页版式
陕西省烟草专卖局
陕西省烟草专卖局
关于××××××××函
×××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
图3 平行公文首页版式
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1．×××××××××××××
2．×××××××××××××
××××年×月×日
（×公开）
主题词：×× ×× ××
抄报：×××××、×××、××××。
抄送：××××、×××××、×××。
分送：省局（公司）领导，×××、×××、×××。
陕西省烟草专卖局办公室 ××××年×月×日印发
图4 公文末页版式
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1．×××××××××××××
2．×××××××××××××
××××年×月×日
（×公开）
主题词：×× ×× ×× ××
抄报：×××××、×××、××××。
抄送：××××、×××××、×××。
分送：省局（公司）领导，×××、×××、×××。
陕西省烟草专卖局办公室 ××××年×月×日印发
图5 联合行文公文末页版式1
×××××××××××××××。
附件：1．×××××××××××××
2．×××××××××××××
××× ××× ×××
××× ×××
××××年×月×日
（×公开）
主题词：×× ×× ×× ××
抄报：×××××、×××、××××。
抄送：××××、×××××、×××。
分送：省局（公司）领导，×××、×××、×××。
陕西省烟草专卖局办公室 ××××年×月×日印发
图6 联合行文公文末页版式2
1．版头
上行文的版头比下行文低，有两个目的：
（1）放低自己，表达对上级机关的尊重。
（2）为上级领导留出书写批示的空间。
2．密级与保密期限
涉及国家秘密的公文要分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还要标明份数序号。公文保密期限按照“绝密”级30年、“机密”级20年、“秘密”级10年认定。
★常见问题：涉及行业秘密的文件未标注秘密等级与保密期限。
比如：陕西省烟草专卖局关于下达2009年工效挂钩基数的通知，中国烟草总公司陕西省公司关于下达2010年固定资产投资计划的通知，这些都属于行业机密，应该标注秘密等级。
3．紧急程度
紧急公文要根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。电报要分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
★常见问题：紧急公文未标注紧急程度
4．发文机关标识
★争议：上行文的文头带不带“文件”二字
中国人民大学的曹润芳教授的观点：上行文、平行文（函）的文头不带“文件”二字，以示尊重。
国家局和省委、省政府现行的上行文带“文件”二字。
5．发文字号
发文字号要包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关的发文字号。
结构为：机关代字 + „年份‟ + 顺序号
★常见问题：
1．混淆“陕烟办”与“陕烟办字”。发文字号越短，规
格越高。“陕烟办”是省局文件，“陕烟办字”是省局办公室文件。
2．省、市局内设职能部门都有各自的发文字号，比如：陕烟专、陕烟销、中烟陕叶、中烟陕财。归属不明确，或者没有发文字号的部门以省局、省公司名义发文，一律用“陕烟办”、“中烟陕办”或“陕烟办字”。
3．省局向国家局报告工作，一般用“陕烟办”；向省政府报告工作，一般用“陕烟字”。
4．慎用“×烟发”，只有特别重要的文件才用“发”，比如中央文件“中发”、省委文件“陕发”。
6．签发人
上行文要在公文首页注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文，要同时注明相关部门签发人姓名。
★常见问题：签发人一般应为主要领导，有的单位签发人为分管领导。
7．公文标题
公文标题要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般要标明发文机关。
标题结构为：发文机关+（关于）事由+（的）文种
★注意事项：
1. 公文标题中除了法律、法规及规章名称加书名号外，
一般不用标点符号。
2. 标题应简洁，避免“对………”的结构。
病例1：
陕西省烟草专卖局
关于对全省卷烟物流信息系统功能使用情况进行检查
的通知
应改为：
陕西省烟草专卖局
关于检查全省卷烟物流信息系统功能使用情况的通知
病例2：
陕西省烟草专卖局
关于印发陕西省烟草专卖局（公司）系统市级局 （公司）领导干部选拔任用工作实施办法（试行）的
通知
应改为：
陕西省烟草专卖局
关于印发市级局（公司）领导干部选拔任用工作
实施办法（试行）的通知
8．主送
主送机关指公文的主要受理机关，要使用全称或者规范化简称、统称。两个以上的主送机关，一般同一系统按照先外后内、先大后小顺序排列；两个以上系统按照党、政、军、群顺序排列。
★常见问题：
1．混淆主送、抄送、抄报、分送。主送是公文的主要受理机关，需要谁办、谁阅，就主送谁。抄送对象是需要阅知的平行单位。抄报对象是需要阅知的上级单位。分送对象是本级机关领导与内设部门。
★注意：尽量不要抄报上级机关，如有必要就单独行文，主送上级机关。特别是上行文，如果主送国家局，抄报省政府，或者主送省政府，抄报国家局，都会给抄报对象留下厚此薄彼的印象。
2．多个主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。 病例：
陕西省烟草专卖局
关于下达2010年9月份卷烟销售及库存控制
调度计划的通知
省局（公司）机关各部门、各直属单位、各市（区）烟草专卖局（公司）：
辨析：
1．文件的主要受理对象是各市（区）局，而不是机关各部门、直属单位，应该把各市（区）局放前面。
2．不同系统的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。
主送应改为：
各市（区）烟草专卖局（公司），省局（公司）机关各部门、直属单位：
3．主送名称不规范
病例：
各县（市、区、直）局，市局机关各部门：
应改为：
各县（市、区）烟草专卖局，市局直属分局，机关各部门：
4．公文无主送的几种情形
（1）面向社会发布的公告、通告。
（2）“令”、“决定”视发送范围、对象确定是否标明主送机关。面向社会的“决定”、“令”无主送。
（3）会议纪要不标主送，分送单位一般写在纪要末页的下端。
9．正文
★注意事项：
1．正文字体一律用三号仿宋，小标题不加粗，不能用黑体、楷体。
2．序号层次依次为一、（一）、1．（1）。
3．小标题后不加标点符号。（一）与（1）后面不加顿号。
4．1应该是后面数字符号“．”号，而不是中文的“、”。 病例：
××市烟草专卖局
关于贯彻落实全省烟草专卖局长公司经理
座谈会精神情况的报告
陕西省烟草专卖局（公司）：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
一、认真传达、统一思想，全面领会省局座谈会议精神
1．××××××××××××××××××××××
2．××××××××××××××××××××××
二、及早动手、统筹规划，提前谋划“卷烟上水平”规划和8个专项实施意见的编制工作
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
三、召开座谈会，全面安排部署当前和今后一段时间的重要工作
（一）市场营销上水平。一是市场调控再上新水平。×××××××××××××××××××××××二是品牌培育再上新水平。×××××××××××××××××××××××三是现代流通再上新水平。×××××××××××××××××××××××四是客户服务再上新水平。××××××××××××××××××××××××
（二）烟叶生产上水平。一是以标准化生产为抓手，不断提升烟叶产质量水平。×××××××××××××××××××××××
10．附件
★注意事项：
1．被批转、转发、印发、发布、上报、报送的内容，实际是主件，不是附件，无需标注附件。
2．“附件”不能简称“附”或改称“附表”。
3．附件题目不加书名号、分号、句号。
病例1：
××市烟草专卖局
关于印发机关公文处理办法与电子公文处理办法的
通知
×××××××××××××××。
附：1. ××市烟草专卖局（公司）机关公文处理办法
2. ××市烟草专卖局（公司）机关电子公文处理办
法
病例2：
××市烟草专卖局
关于呈报2010年上半年工作总结的报告
省局（公司）：
现将我局（公司）2010年上半年工作总结随文呈报，请审阅。
附件：××市烟草专卖局2010年上半年工作总结
辨析：没有必要将工作总结作为附件上报，可直接在正文中汇报工作情况。
可改为：
××市烟草专卖局
关于2010年上半年工作情况的报告
范例：
××市烟草专卖局
关于综合业务用房项目立项的请示
×××××××××××××
特此请示
附件：1．××市烟草专卖局综合业务用房工程概算书
2．××市烟草专卖局综合业务用房平面规划图
11．发文机关（落款）
政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款，在成文日期上加盖印章。
党的文件一般写落款，并必须写全称。成文日期用阿拉伯数字符号。如：2010年9月10日。
成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
★常见错误：
1．把公文起草日期当作成文日期。
2．电子公文的成文日期由系统自动生成，有的自作主张添上起草日期
3．行政公文的日期中的“零”使用单位符号“○”，有的写成阿拉伯数字符号“0”。如“二0一0年九月十日”，应为“二○一○年九月十日”。
12．附注
公文如有附注（需要说明的其他事项），要加圆括号标注。“请示”性公文、紧急公文，要在附注处注明联系人的姓名和电话。
★常见错误：
1．请示未注明联系人的姓名和电话。
2．仍然沿用（此件不上网）或（此件可上网），新的国家局、省局机关公文处理办法已经改为：（可公开）或（不公开）。
13．版记
版记由主题词、抄报（送）与分送机关、印发机关和印发日期组成。
★注意事项：
1．版记一般应在附件之后，特殊情况下可在附件之前。一是附件是表格，二是附件是带版记的文件。
2．主题词的作用是便于将来档案检索、查询，应从标准的主题词表中选取。个人认为：国家局发布的•烟草行业
主题词表‣存在两个问题：一是主要依据国务院公布的主题词表，过于宏观，多数词都与烟草行业无关，而烟草行业的许多常用词、专用词没有收录；二是没有与时俱进，许多常用的新词没有收录。省、市局可以根据实际需要制订本级机关的主题词表。
3．抄送（报）、分送机关指除主送机关外的需要执行或知晓公文的其他机关，要使用全称或者规范化简称、统称。两个以上的抄送（报）、分送机关，一般同一系统按照先外后内、先大后小顺序排列；两个以上系统按照党、政、军、群顺序排列。
★常见错误：
1．版记没有放在最后一页。
2．随意标注主题词，普遍从标题中找几个词作为主题词。
3．混淆、遗漏抄送（报）、分送机关。该分送的不分送。比如：文件应该分送所有局（公司）领导，有的只送主管领导；财务方面的所有文件，都应该分送审计处。
四、电子公文处理中常见问题
前期在电子公文运行中主要发现以下几个问题需要引起注意：
（一）录入内容不当
1．该录入的内容没有录入。比如，附注（可公开或不公开）、主题词、分送。
2．不该录入的内容录入。比如，文号、发文日期、印发日期由系统自动生成，无须录入。但有的同志将拟稿日期当作成文日期、印发日期录入。
3．有的同志将WORD 文档中的内容复制、粘贴到办公自动化系统中，覆盖了原有的模版。
4．拟稿界面的内容与正文内容不一致。比如，拟稿界面的标题是不规范的简称。
（二）关联收文使用不当
一些部门在转发上级文件时，将上级的电子文件复制到正文后，这样被转发的文件是无效的。因为电子印章不可复制，复制的公文无印章，也就无效力。转发通过公文远程传输系统接收的上级文件，应在办结后，通过“关联收文”上传。
（三）附件列表使用不当
正文与附件应该前后相连，不宜分开，而且附件列表中的文档在审核环节无法修改。所以除了复杂的EXELE 表格，难以附在WORD 文档之后，可以添加到附件列表中，一般情况下，应将附件直接附在正文之后。
五、公文正文的写作
公文是党政机关、企事业单位和社会团体在公务活动
中形成的具有法定效力和规范体式的文书。
（一）公文的作用：
（1）治国理政的重要工具
（2）实施领导的重要手段
（3）指导工作的重要载体
曹丕云：“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”
（二）公文的特点
1．规范
（1）内容规范，必须符合法律、政策规定。
（2）形式规范，必须符合公文体裁、格式。
（3）语言规范，必须大方得体、分寸得当。
★注意：公文的语义要具体明确，一般不用形容词。
2．务实
（1）实用性
公文是实用文书。
（2）权威性
打官司的依据是法律，治国理政的依据是文件。
公文具有法定效力，一言一语都关系重大，行文务必慎之又慎。
比如：“情有可原，法无可恕。”“法无可恕，情有可原。”
（3）可行性与操作性
文学作品可以天马行空，公文必须脚踏实地。
★公文内容常见问题
1．穿靴戴帽
关于机关处级干部述职述廉的通知
×××：
×××××××××××××××××××××××
一、指导思想
以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，坚持“德才兼备、以德为先”的用人方针……
2．拖沓冗长 “博士买驴，书券三张，未有驴字。”
明朝的邢部主事茹太素上书朱元璋，请示五件事，文件长一万七千字，读到六千三百七十字，还不知主旨是什么，朱元璋发火，命人把茹太素痛打了一顿。
3．思路老套
比如，事事都要求：加强领导，健全组织。
•关于开展会计知识竞赛的通知‣，要求成立“会计知识竞赛工作领导小组”及其办公室、“会计知识竞赛活动组
委会”及其办公室，一个简单的活动就要成立四套班子，而且参与人员局限于财务人员，根本就不存在多部门协调的问题。
4．闭门造车
•关于印发专卖管理与客户服务大厅管理办法的通知‣
（1）建立专销结合制度——不符合上级精神。
国家局张辉副局长几年前就已经把“专销结合”批倒批臭了。今年在省局工作会议上又批判了一次。
（2）每个客户服务大厅配备两台车——不符合实际。 既不符合中央与行业关于勤俭节约、控制车辆购臵的精神，不符合计划处下达的车辆购臵计划，也不符合基层实际。
（3）客户服务大厅工作人员吃住在大厅——不合法。我们没有权力规定员工下班后在什么地方吃和住。
六、公文审核校对“三法”
重要文稿，特别是上行文，应校对三遍以上。
“一字入公文，九牛拔不出。”
1. 粗细校，避免得小失大。
2. 冷热校，避免思维惯性。
3. 交叉校，避免思维盲点。
秘书不是万事通，内事不决问老婆，外事不决问百度。