1 总则 1.1 为使公司的文件管理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制订本规定。
1.2 文件管理工作必须严格遵守公司《保密制度》和《档案管理制度》，做到及时、准确，安全。
1.3 本规定适用于全公司。
2 公文的种类
2.1 请示：请上级指示和批准，用“请示”。
2.2 报告：向上级汇报工作、反映情况，用“报告”。
2.3 公告、通告：向国内外宣布公司的重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，
用“通告”。
2.4 批复：答复请示事项，用“批复”。
2.5 通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级，同级和
不相隶属部门的发文，用“通知”。
2.6 通报：传达公司重要情况、阶段性经营状况或主要经济指标等需要所属各部门知道的事项，或批评
错误，表扬好人好事用“通报”。
2.7 决定、决议：对某些问题或者重大行动或人事任免等做出安排，用“决定”；经会议讨论通过，要求
贯彻执行的事项，用“决议” 。
2.8 函：平行的或不相隶属的部门之间互相商洽工作，就一般事项向有关部门请示、批复、询问和答复
问题时，用“函”。
2.9 会议纪要：传达会议决议事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。
3 公文格式
3.1 常用公文格式一般包括：标题、公文字号、正文、附件、主送单位、印章、主题词、抄送（抄报）
单位、发文时间、印数等。
3.1.1 公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。除批转法规性文件外，公
文标题一般不加书名号和其他标点符号。
3.1.2 向上级请示的公文，一般只写一个主送单位，如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形
式。
3.1.3 收、发文部门应写部门全称或规范化简称。联合发文，应将主办部门排列在前。
3.1.4 发文时间，以领导签发日期为准，联合行文以最后部门签发日期为准。
3.2 发文编号由发文部门负责，其中以公司名义发文由公司行政管理部负责编号。
3.2.1 以公司名义对外发文，一律用“靖凯字[××××]第×号”。
3.2.2 公司董事会发文，用“靖凯董字[××××]第×号”。
3.2.3 公司其他管理部门的发文，用“靖凯×字[××××]第×号”。 如：公司行政管理部发文，用“靖
凯办字[××××]第×号”；行政管理部发文，用“靖凯人字[××××]第×号”；其他部门发文以此类推。
3.3 公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。
3.4 公文纸一般用A4复印纸，“通告”等文体用纸大小，根据实际需要确定。
4 公文处理
4.1 收文处理。
4.1.1 公司外上级部门发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由秘书统一签
收、开拆、登记，送交行政经理审核。
4.1.2 行政经理签批拟办意见，再由秘书分送给有关部门或领导。
4.1.3 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。
4.1.4 各部门收到急件时，应在1天或最多3天内呈报办理结果并退回文件。一般性文件，应在一周内
办理并退回文件。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头作简要回复。
4.1.5 加强文件催办工作。秘书对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要进入《督办程序》，以防积
压或漏办。
4.1.6 有关人员参加重要会议带回的文件，应及时交行政经理处理。
4.2 行文处理。
4.2.1 公文拟订：由发文部门进行公文草拟。
4.2.2 公文审核：公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人核稿后送公司行政经理进行规
范审核及法律审核，必要时由总经办主任报财务中心进行经济审核。
4.2.3 公文签发：公司行政文件，视情况由董事长、总经理签发。用部门章在系统内发文，由系统负责
人签发。
4.3 公文拟稿、改稿和签发，一律用签字笔或钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
4.4 签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
4.5 公文签发后，其打印、盖章、装订、登记、分发工作，由各部门指定专人负责。以公司名义发文由
行政秘书负责。
4.6 公文校对一般由拟稿人负责，特殊情况时由行政秘书依原稿校对，非主办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，录入人员没有改正的，由录入人员负责。
5 公司内部文件编号
5.1 公司内部的记录和标准类文件（包括规章制度、工作程序、工作表单、工作标准等））必须统一编号。
5.2 公司内部的记录和标准类文件编号格式为：
X X - X X － X X
5.3 部门代号为： SC－生产中心 XZ－行政中心 YX－营销中心 KG－财务中心 JZ－技术质量中
心 CG－采购部 BG－行政管理部 MY－贸易部 ZJ－总经理 DS－董事会。
5.4 文件类别：ZD－制度规定 CX－工作程序 BZ－工作标准 BD－工作表单 YC－员工手册 AM－
ISO9000质量手册 DS－企业大事记
5.5 流水号：各部门文件流水号从01开始至99。
档案管理办法
第一章 总 则
第一条为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和（总公司办公制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条凡总公司各部门、专业公司（下称各单位）在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。
第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
第四条公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司行政管理部负责监督和指导。
第二章 归档范围
第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等）均属归档范围。
第六条上级机关文件材料应归档的有。
（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；
（二）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。
（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。
（四）其他文件材料。
第七条公司文件材料应归档的有。
（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；
（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；
（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；
（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；
（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；
（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；
（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；
（九）公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；
（十）公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等；
（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；
（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
（十三）公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；
（十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表；
（十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；
（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
（十六）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；
（十八）公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
（十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；
（二十）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。
第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：
（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件；
（二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；
（三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。
第三章 立卷归档要求
第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向总公司行政管理部移交。
第十条各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。
第十一条各单位向总公司行政管理部移交档案时，要严格履行移交手续。
第十二条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。
（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
（七）本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司行政管理部统一发
给。
第四章 档案保管期限
第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
第十四条确定公司档案保管期限的原则
（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第五章 档案的鉴定与销毁
第十五条公司行政管理部秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
第十六条档案鉴定工作由行政管理部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
第十七条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。
第十八条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
第六章 档案的借阅
第十九条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司行政管理部秘书处机要室填写档案借阅单，方可借阅。
第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。
第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。 第二十二条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经行政经理批准。
第二十三条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
第二十四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。 第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
第八章 附 则
第三十条本办法由行政管理部负责解释。
1 总则 1.1 为使公司的文件管理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制订本规定。
1.2 文件管理工作必须严格遵守公司《保密制度》和《档案管理制度》，做到及时、准确，安全。
1.3 本规定适用于全公司。
2 公文的种类
2.1 请示：请上级指示和批准，用“请示”。
2.2 报告：向上级汇报工作、反映情况，用“报告”。
2.3 公告、通告：向国内外宣布公司的重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，
用“通告”。
2.4 批复：答复请示事项，用“批复”。
2.5 通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级，同级和
不相隶属部门的发文，用“通知”。
2.6 通报：传达公司重要情况、阶段性经营状况或主要经济指标等需要所属各部门知道的事项，或批评
错误，表扬好人好事用“通报”。
2.7 决定、决议：对某些问题或者重大行动或人事任免等做出安排，用“决定”；经会议讨论通过，要求
贯彻执行的事项，用“决议” 。
2.8 函：平行的或不相隶属的部门之间互相商洽工作，就一般事项向有关部门请示、批复、询问和答复
问题时，用“函”。
2.9 会议纪要：传达会议决议事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。
3 公文格式
3.1 常用公文格式一般包括：标题、公文字号、正文、附件、主送单位、印章、主题词、抄送（抄报）
单位、发文时间、印数等。
3.1.1 公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。除批转法规性文件外，公
文标题一般不加书名号和其他标点符号。
3.1.2 向上级请示的公文，一般只写一个主送单位，如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形
式。
3.1.3 收、发文部门应写部门全称或规范化简称。联合发文，应将主办部门排列在前。
3.1.4 发文时间，以领导签发日期为准，联合行文以最后部门签发日期为准。
3.2 发文编号由发文部门负责，其中以公司名义发文由公司行政管理部负责编号。
3.2.1 以公司名义对外发文，一律用“靖凯字[××××]第×号”。
3.2.2 公司董事会发文，用“靖凯董字[××××]第×号”。
3.2.3 公司其他管理部门的发文，用“靖凯×字[××××]第×号”。 如：公司行政管理部发文，用“靖
凯办字[××××]第×号”；行政管理部发文，用“靖凯人字[××××]第×号”；其他部门发文以此类推。
3.3 公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。
3.4 公文纸一般用A4复印纸，“通告”等文体用纸大小，根据实际需要确定。
4 公文处理
4.1 收文处理。
4.1.1 公司外上级部门发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由秘书统一签
收、开拆、登记，送交行政经理审核。
4.1.2 行政经理签批拟办意见，再由秘书分送给有关部门或领导。
4.1.3 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。
4.1.4 各部门收到急件时，应在1天或最多3天内呈报办理结果并退回文件。一般性文件，应在一周内
办理并退回文件。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头作简要回复。
4.1.5 加强文件催办工作。秘书对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要进入《督办程序》，以防积
压或漏办。
4.1.6 有关人员参加重要会议带回的文件，应及时交行政经理处理。
4.2 行文处理。
4.2.1 公文拟订：由发文部门进行公文草拟。
4.2.2 公文审核：公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人核稿后送公司行政经理进行规
范审核及法律审核，必要时由总经办主任报财务中心进行经济审核。
4.2.3 公文签发：公司行政文件，视情况由董事长、总经理签发。用部门章在系统内发文，由系统负责
人签发。
4.3 公文拟稿、改稿和签发，一律用签字笔或钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
4.4 签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
4.5 公文签发后，其打印、盖章、装订、登记、分发工作，由各部门指定专人负责。以公司名义发文由
行政秘书负责。
4.6 公文校对一般由拟稿人负责，特殊情况时由行政秘书依原稿校对，非主办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，录入人员没有改正的，由录入人员负责。
5 公司内部文件编号
5.1 公司内部的记录和标准类文件（包括规章制度、工作程序、工作表单、工作标准等））必须统一编号。
5.2 公司内部的记录和标准类文件编号格式为：
X X - X X － X X
5.3 部门代号为： SC－生产中心 XZ－行政中心 YX－营销中心 KG－财务中心 JZ－技术质量中
心 CG－采购部 BG－行政管理部 MY－贸易部 ZJ－总经理 DS－董事会。
5.4 文件类别：ZD－制度规定 CX－工作程序 BZ－工作标准 BD－工作表单 YC－员工手册 AM－
ISO9000质量手册 DS－企业大事记
5.5 流水号：各部门文件流水号从01开始至99。
档案管理办法
第一章 总 则
第一条为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和（总公司办公制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条凡总公司各部门、专业公司（下称各单位）在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。
第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
第四条公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司行政管理部负责监督和指导。
第二章 归档范围
第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等）均属归档范围。
第六条上级机关文件材料应归档的有。
（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；
（二）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。
（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。
（四）其他文件材料。
第七条公司文件材料应归档的有。
（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；
（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；
（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；
（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；
（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；
（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；
（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；
（九）公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；
（十）公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等；
（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；
（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
（十三）公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；
（十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表；
（十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；
（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
（十六）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；
（十八）公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
（十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；
（二十）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。
第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：
（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件；
（二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；
（三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。
第三章 立卷归档要求
第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向总公司行政管理部移交。
第十条各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。
第十一条各单位向总公司行政管理部移交档案时，要严格履行移交手续。
第十二条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。
（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
（七）本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司行政管理部统一发
给。
第四章 档案保管期限
第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
第十四条确定公司档案保管期限的原则
（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第五章 档案的鉴定与销毁
第十五条公司行政管理部秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
第十六条档案鉴定工作由行政管理部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
第十七条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。
第十八条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
第六章 档案的借阅
第十九条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司行政管理部秘书处机要室填写档案借阅单，方可借阅。
第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。
第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。 第二十二条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经行政经理批准。
第二十三条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
第二十四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。 第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
第八章 附 则
第三十条本办法由行政管理部负责解释。