公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。它是用来传达方针政策或发布法规、规章或施行行政措施或请示答复问题、或报告通告情况或交流传达信息。公文的性质和作用以及公文独特的语体，决定了公文语言的特征是准确性、简洁性、平实性、庄重性。简洁性是现代公务活动求实、求简、求快的一种反映。随着信息化社会对信息传递效率要求的提高，公文的简洁、精炼成了现代公文发展的必然趋势。
一、为什么要求公文语言简明
首先，公文是一种公务文书，是处理公务的工具，在撰写公文时，保证全面、准确表述思想感情的前提下，只有尽可能精炼，才能最大限度地提高工作效率，唯简才能避免繁文褥词、空话连篇，才能把党和国家的政策、方针切实地贯彻落实到具体工作中去。
其二，公文的准确性特征往往要求公文语言明确、直观、简练、唯明才能语言明确、表意清晰，执行起来准确无误。公文反映的社会生活、工作动态以及据此确定的政策、措施、或者是客观存在，只不过按照其本来面目如实表述，才能准确反映避免产生歧义或褒贬失当，影响其准确性。
其三，公文语言简练，可产生严肃的效果，增加其权威性。公文是由法定机关或组织制发的，代表着法定机关或组织的意图、具有法定的效力和强制执行的约束力。它所表达的意图是需要所有组织、个人去遵循、执行、办理的，可以说没有任何商量的余地，具有强制性。所以，公文语言的语气多肯定，少模糊，多要求、少议论。
二、怎样写才能使公文简明、精炼
（一）围绕主题，删繁就简
公文的实用性要求公文语体要讲求效率，公文中的每一字、每一句都是为了表达主题不可缺少的部分，去掉那些可有可无的空话，力争做到“益一字则文赘，损一字则意阙”的境界。现在有些文件的开头不是开门见山，直入主题。不管内容如何，总是先论述一番形势或颂扬一番领导，然后绕个大弯子才接触正题。这是一种不好的文风，应删繁就简，真正体现出公文讲求效率的实效性。同时，由于公文主旨和观点的需要及文种的不同要求，材料应详略得当。该详细的应写得具体明白，该简略的一定要简略，否则让人感到内容拉杂，不得要领，反而掩盖主旨。如写“请示”常常容易犯的一个错误是把“请示”的缘由写得过于具体、繁杂，使具体“请示的事项”反而不突出。有的人甚至认为“请示的缘由”写清了，“请示的事项”不用写自然就明白了，这也是一个误区。“请示”最核心的就是把“请
示的事项”写得具体、明白。正如南朝刘勰在《文心雕龙·议对》中说：“文以辨洁为能，不以繁缛为巧；事以明核为美，不以深隐为奇，此纲领之大要也。”
（二）明确语意，凝炼句子
多用陈述句和祈使句。公文是实用性极强的文体，为了直接说明情况、提出要求，便于受文者理解和办理。这就要求在公文中常采用陈述句和祈使句，因为这两种句式能增强语言的表意功能，并且使人一看就明白，做到了文字简洁明白，干净利落。公文写作一般不用疑问句和感叹句。如：“场内不准吸烟”表意明确，文字简洁。而感叹句“吸烟是一种多么不文明的行为”既不够精炼，表意又不肯定，在公文中运用极不适合，不符合公文语体的要求。
力戒重复。在公文语体中可以采用句子成分共用的形式，避免很多重复词语，使语意的表达显得非常简洁。如：中华民族是一个有着悠久文明历史的民族，中华民族是一个勤劳勇敢的民族，中华民族是一个富于创造精神的民族。可以把以上三个小句中的谓语成分集中起来，共用一个相同的主语和宾语：中华民族是一个有着悠久文明历史、勤劳勇敢和富于创造精神的民族。这样句子就显得语意集中，句式紧凑，更便于理解。但运用成分共用要注意瞻前顾后，词语搭配合理。
（三）遵循原则，精炼词语
恰当运用古词语。大量的古语精华正合乎公文语言简洁凝练表意确切的要求。当我们阅读古代典籍的时候，那些至今生命鲜活的精粹古语就会扑面而来，如孔子的《劝学》中的“温故知新”、“见贤思齐”、“不耻下问”，《孟子》中的“天时”、“地利”“人和”、“苦其心志”、“浩然之气”，魏征《谏太宗十思书》中的“居安思危”、“戒奢以谏”，诸如此类不胜枚举。如果把这些古词语恰当运用到公文中，不仅使文章表达精练，而且还增加了文章的文化底蕴，正所谓“腹有诗书气自华”。另外古语词一两个字、几个字往往可以表达极为丰富的内容，这些特点正好切合了公文语体对语言词汇的要求。因而在公文中恰当使用古词语是必要的。如：“该处工作成绩突出”中的“该处”，又如在公文中经常出现的词“收悉”、“妥否”、“鉴于”，分别表示“收到并且了解”、“不知是否妥当”、“考虑到”，这几个古语词在公文中的运用不仅使语言简洁精炼，而且也不会出现理解上的障碍。在公文中要恰当地选用古语词，但还要充分认识到古语词的某些缺陷，在使用时必须遵循时代性原则和意义明确原则。
使用公文专用语。公文专用语一般都有特定的含义，在长期写作实践中形成了言简而意丰的
特点。这些专用语都是约定俗成的，在公文语言表达上十分凝炼简明，在公文写作中可适当运用。如一篇“请示”的结束用语常常是“当否(妥否)，请批复”，这样就比“是不是妥当，请给予指示，我们好按照指示去办理”要简炼的多。能起到简练作用的公用专用语汇大致有以下几个方面：开头用语：兹 (兹有、兹经、兹因、兹由……)，据 (据悉、据查、据了解、据反映、据核实……)，经 (经查明、经研究、经审查、经会议讨论通过……) 等。称谓用语：本(本部……)、贵(贵店……)、该(该公司……)等等。表态用语：同意、照办、即办、当即执行、坚决贯彻等等。引叙用语：闻(欣闻、倾闻……)，悉(欣悉、惊悉……)等等。谦敬用语：承蒙协助、承蒙惠允、不胜感激、不胜荣幸、大力协助等。总结用语：总之、综上所述、据此、对此、为此等。希望用语：希(希予、希将……)、请(务请、拟请……)等等。结束用语：此 (此令、此复……)、特此 (特此通知、特此通报、特此函达……)，希、望、盼 (希遵照执行、望贯彻落实、盼即妥善处理、盼复……)等等。
公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。它是用来传达方针政策或发布法规、规章或施行行政措施或请示答复问题、或报告通告情况或交流传达信息。公文的性质和作用以及公文独特的语体，决定了公文语言的特征是准确性、简洁性、平实性、庄重性。简洁性是现代公务活动求实、求简、求快的一种反映。随着信息化社会对信息传递效率要求的提高，公文的简洁、精炼成了现代公文发展的必然趋势。
一、为什么要求公文语言简明
首先，公文是一种公务文书，是处理公务的工具，在撰写公文时，保证全面、准确表述思想感情的前提下，只有尽可能精炼，才能最大限度地提高工作效率，唯简才能避免繁文褥词、空话连篇，才能把党和国家的政策、方针切实地贯彻落实到具体工作中去。
其二，公文的准确性特征往往要求公文语言明确、直观、简练、唯明才能语言明确、表意清晰，执行起来准确无误。公文反映的社会生活、工作动态以及据此确定的政策、措施、或者是客观存在，只不过按照其本来面目如实表述，才能准确反映避免产生歧义或褒贬失当，影响其准确性。
其三，公文语言简练，可产生严肃的效果，增加其权威性。公文是由法定机关或组织制发的，代表着法定机关或组织的意图、具有法定的效力和强制执行的约束力。它所表达的意图是需要所有组织、个人去遵循、执行、办理的，可以说没有任何商量的余地，具有强制性。所以，公文语言的语气多肯定，少模糊，多要求、少议论。
二、怎样写才能使公文简明、精炼
（一）围绕主题，删繁就简
公文的实用性要求公文语体要讲求效率，公文中的每一字、每一句都是为了表达主题不可缺少的部分，去掉那些可有可无的空话，力争做到“益一字则文赘，损一字则意阙”的境界。现在有些文件的开头不是开门见山，直入主题。不管内容如何，总是先论述一番形势或颂扬一番领导，然后绕个大弯子才接触正题。这是一种不好的文风，应删繁就简，真正体现出公文讲求效率的实效性。同时，由于公文主旨和观点的需要及文种的不同要求，材料应详略得当。该详细的应写得具体明白，该简略的一定要简略，否则让人感到内容拉杂，不得要领，反而掩盖主旨。如写“请示”常常容易犯的一个错误是把“请示”的缘由写得过于具体、繁杂，使具体“请示的事项”反而不突出。有的人甚至认为“请示的缘由”写清了，“请示的事项”不用写自然就明白了，这也是一个误区。“请示”最核心的就是把“请
示的事项”写得具体、明白。正如南朝刘勰在《文心雕龙·议对》中说：“文以辨洁为能，不以繁缛为巧；事以明核为美，不以深隐为奇，此纲领之大要也。”
（二）明确语意，凝炼句子
多用陈述句和祈使句。公文是实用性极强的文体，为了直接说明情况、提出要求，便于受文者理解和办理。这就要求在公文中常采用陈述句和祈使句，因为这两种句式能增强语言的表意功能，并且使人一看就明白，做到了文字简洁明白，干净利落。公文写作一般不用疑问句和感叹句。如：“场内不准吸烟”表意明确，文字简洁。而感叹句“吸烟是一种多么不文明的行为”既不够精炼，表意又不肯定，在公文中运用极不适合，不符合公文语体的要求。
力戒重复。在公文语体中可以采用句子成分共用的形式，避免很多重复词语，使语意的表达显得非常简洁。如：中华民族是一个有着悠久文明历史的民族，中华民族是一个勤劳勇敢的民族，中华民族是一个富于创造精神的民族。可以把以上三个小句中的谓语成分集中起来，共用一个相同的主语和宾语：中华民族是一个有着悠久文明历史、勤劳勇敢和富于创造精神的民族。这样句子就显得语意集中，句式紧凑，更便于理解。但运用成分共用要注意瞻前顾后，词语搭配合理。
（三）遵循原则，精炼词语
恰当运用古词语。大量的古语精华正合乎公文语言简洁凝练表意确切的要求。当我们阅读古代典籍的时候，那些至今生命鲜活的精粹古语就会扑面而来，如孔子的《劝学》中的“温故知新”、“见贤思齐”、“不耻下问”，《孟子》中的“天时”、“地利”“人和”、“苦其心志”、“浩然之气”，魏征《谏太宗十思书》中的“居安思危”、“戒奢以谏”，诸如此类不胜枚举。如果把这些古词语恰当运用到公文中，不仅使文章表达精练，而且还增加了文章的文化底蕴，正所谓“腹有诗书气自华”。另外古语词一两个字、几个字往往可以表达极为丰富的内容，这些特点正好切合了公文语体对语言词汇的要求。因而在公文中恰当使用古词语是必要的。如：“该处工作成绩突出”中的“该处”，又如在公文中经常出现的词“收悉”、“妥否”、“鉴于”，分别表示“收到并且了解”、“不知是否妥当”、“考虑到”，这几个古语词在公文中的运用不仅使语言简洁精炼，而且也不会出现理解上的障碍。在公文中要恰当地选用古语词，但还要充分认识到古语词的某些缺陷，在使用时必须遵循时代性原则和意义明确原则。
使用公文专用语。公文专用语一般都有特定的含义，在长期写作实践中形成了言简而意丰的
特点。这些专用语都是约定俗成的，在公文语言表达上十分凝炼简明，在公文写作中可适当运用。如一篇“请示”的结束用语常常是“当否(妥否)，请批复”，这样就比“是不是妥当，请给予指示，我们好按照指示去办理”要简炼的多。能起到简练作用的公用专用语汇大致有以下几个方面：开头用语：兹 (兹有、兹经、兹因、兹由……)，据 (据悉、据查、据了解、据反映、据核实……)，经 (经查明、经研究、经审查、经会议讨论通过……) 等。称谓用语：本(本部……)、贵(贵店……)、该(该公司……)等等。表态用语：同意、照办、即办、当即执行、坚决贯彻等等。引叙用语：闻(欣闻、倾闻……)，悉(欣悉、惊悉……)等等。谦敬用语：承蒙协助、承蒙惠允、不胜感激、不胜荣幸、大力协助等。总结用语：总之、综上所述、据此、对此、为此等。希望用语：希(希予、希将……)、请(务请、拟请……)等等。结束用语：此 (此令、此复……)、特此 (特此通知、特此通报、特此函达……)，希、望、盼 (希遵照执行、望贯彻落实、盼即妥善处理、盼复……)等等。