科技信息○图书与档案○
ＳＣＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ2013年第5期
高校科研档案管理探析
张倩倩
（西南财经大学档案馆，四川成都610031）
【摘要】随着科学技术的发展，高校科研档案数量有逐年上升的趋势，从而给科研档案的管理造成了诸如收集困难、制度不健全、鉴定困难等问题，本文结合实际工作分析了目前科研档案工作所存在的主要问题，从高校科研档案的收集归档、档案整理、以及科研档案的利用三个方面分析了高校科研档案管理，并提出了相关管理措施建议，为实现科研档案的管理规范化、系统化，更好的服务于高校科技事业的发展提供一定借鉴。
【关键词】高校；科研档案；管理科学研究是高校重要职能之一，直接关系到高校的未来发展[1]。高校科研档案是教师和学生在教学和科研工作中所形成的原始记录，是对教学和科研工作的真实反映，是科学研究从立项、研究到批准、报奖等一系列过程所产生的文字、图表、声像等各种形式载体的技术文件材料[2]。它具有专业系统性、原始唯一性、保密性等特点。随着科学技术的发展，高校科研档案数量有逐年上升的趋势，目前科研档案存在诸如收集困难、制度不健全、鉴定困难、利用不充分等问题，一定程度上影响了高校科学研究的发展。科研档案有不同于其它门类档案的特点, 其收集、整理、鉴别、立卷的过程伴随任务完成往往需要几年、甚至十几年时间[3]。高校科研档案的归档、整理、利用应适应高校科研发展需求。因此，结合目前高校存在的问题对科研档案管理进行深入研究具有重要意义。
入会议闭幕的年度；按学年处理的文件归入专门年度。批复在前、请示在后；正件在前，定稿在后；转发件在前；被转发件在后；结论性文件在前；依据性文件在后。按时间先后顺序排列。
（2）博士后资料以博士后为单位组件，以个人材料、申请表、推荐信、进站通知书、期满登记表、专家鉴定意见、科研成果的顺序排列。
（3）科研课题以课题为单位组件，材料按科研准备、总结鉴定、申报评奖的顺序排列。2.3整理流程
对收集的科研档案以件为单位，大致按照分类，排列，装订，编号，录入，装盒组成。首先按照科研档案的分类将收集的档案分为科研文件材料、科研课题、博士后材料、个人科研成果及其它五大类，每一类又按年份细分。将每件文件中德材料按照排列顺序进行排列。然后拆除载书钉，采用棉线装订。再对组卷文件盖建号章，注明件号及保管期限。在将文件基本信息录入计算机系统。最后打印卷内目录、封面和背脊，装盒。
表1高校科研档案归档范围
序号
归档范围科研文件材料
1
1.1
高校科研档案的收集归档
归档原则
高校科研档案归档有其自身特点，归档原则是对整个归档工作起指导作用。高校科研档案归档原则主要有以下几个：
（1）必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；
（2）必须反映部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统；
（3）必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现部门工作的职能特点。1.2归档范围
高校科研归档范围应该结合高校的实际情况确定。结合本校实际情况，将归档范围划分为科研文件材料、博士后流动站材料、科研课题材料、个人科研成果材料及其它五大类，每一类根据其特点分成不同小点，具体见表1。1.3归档流程
归档流程大致可分为形成积累、预立卷、移交验收组成。实行“四同步”管理，即：下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科研人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。博士后材料以博士后为单位，科研课题以课题组为单位，个人科研成果以研究个人为单位，分别做好预立卷工作，向科研管理部门归档，再由科研管理部门向档案馆移交，同时提交移交清单。
[1**********]11
上级有关科研工作的文件材料
上报材料及上级批复
科研处工作规章制度、管理办法、岗位职责
科研处召开的重要科研工作会议的相关材料（如纪要、会议文件、简
报、声像材料等）
专项、阶段性科研工作计划、总结、报告、成果奖励办法科研处负责上报的各种统计报表（如科研成果信息报送）
科研成果奖励申报、审批材料申报社科基金的报告、批复及年度统计表
科研简报
科研成果目录、年鉴、成果汇编
大型学术会议及科研论坛材料，如会议文件、纪要、录音资料及产生的
论文集等
博士后流动站材料
2
2.1
科研档案整理
12345678
申请博士后个人材料
博士后申请表
推荐信博士后进站通知书博士后工作期满登记表博士后工作期满专家鉴定意见
博士后科研成果
其他资料科研课题科研准备阶段
科研档案分类
本馆科研档案主要分为科研文件材料、科研课题、博士后材料、个人科研成果及其它五大类。其中科研课题又可细分为：校级科研课题、四川省哲学社会科学研究项目、四川省农业部项目、国家自然科学基金项目、四川省民政部项目及横向课题等。个人科研成果可细分为：科研专著及发表的论文等。2.2材料排序
总体上按时间先后顺序排列，时间相同时，按事情重要程度排列。（1）针对科研文件材料，采用如下方式，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归
作者简介：张倩倩（1987—），女，汉族，四川自贡人，研究生，主要从事档案管理与研究。
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ＳＣＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ2013年第5期
高校科研档案管理探析
张倩倩
（西南财经大学档案馆，四川成都610031）
【摘要】随着科学技术的发展，高校科研档案数量有逐年上升的趋势，从而给科研档案的管理造成了诸如收集困难、制度不健全、鉴定困难等问题，本文结合实际工作分析了目前科研档案工作所存在的主要问题，从高校科研档案的收集归档、档案整理、以及科研档案的利用三个方面分析了高校科研档案管理，并提出了相关管理措施建议，为实现科研档案的管理规范化、系统化，更好的服务于高校科技事业的发展提供一定借鉴。
【关键词】高校；科研档案；管理科学研究是高校重要职能之一，直接关系到高校的未来发展[1]。高校科研档案是教师和学生在教学和科研工作中所形成的原始记录，是对教学和科研工作的真实反映，是科学研究从立项、研究到批准、报奖等一系列过程所产生的文字、图表、声像等各种形式载体的技术文件材料[2]。它具有专业系统性、原始唯一性、保密性等特点。随着科学技术的发展，高校科研档案数量有逐年上升的趋势，目前科研档案存在诸如收集困难、制度不健全、鉴定困难、利用不充分等问题，一定程度上影响了高校科学研究的发展。科研档案有不同于其它门类档案的特点, 其收集、整理、鉴别、立卷的过程伴随任务完成往往需要几年、甚至十几年时间[3]。高校科研档案的归档、整理、利用应适应高校科研发展需求。因此，结合目前高校存在的问题对科研档案管理进行深入研究具有重要意义。
入会议闭幕的年度；按学年处理的文件归入专门年度。批复在前、请示在后；正件在前，定稿在后；转发件在前；被转发件在后；结论性文件在前；依据性文件在后。按时间先后顺序排列。
（2）博士后资料以博士后为单位组件，以个人材料、申请表、推荐信、进站通知书、期满登记表、专家鉴定意见、科研成果的顺序排列。
（3）科研课题以课题为单位组件，材料按科研准备、总结鉴定、申报评奖的顺序排列。2.3整理流程
对收集的科研档案以件为单位，大致按照分类，排列，装订，编号，录入，装盒组成。首先按照科研档案的分类将收集的档案分为科研文件材料、科研课题、博士后材料、个人科研成果及其它五大类，每一类又按年份细分。将每件文件中德材料按照排列顺序进行排列。然后拆除载书钉，采用棉线装订。再对组卷文件盖建号章，注明件号及保管期限。在将文件基本信息录入计算机系统。最后打印卷内目录、封面和背脊，装盒。
表1高校科研档案归档范围
序号
归档范围科研文件材料
1
1.1
高校科研档案的收集归档
归档原则
高校科研档案归档有其自身特点，归档原则是对整个归档工作起指导作用。高校科研档案归档原则主要有以下几个：
（1）必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；
（2）必须反映部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统；
（3）必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现部门工作的职能特点。1.2归档范围
高校科研归档范围应该结合高校的实际情况确定。结合本校实际情况，将归档范围划分为科研文件材料、博士后流动站材料、科研课题材料、个人科研成果材料及其它五大类，每一类根据其特点分成不同小点，具体见表1。1.3归档流程
归档流程大致可分为形成积累、预立卷、移交验收组成。实行“四同步”管理，即：下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科研人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。博士后材料以博士后为单位，科研课题以课题组为单位，个人科研成果以研究个人为单位，分别做好预立卷工作，向科研管理部门归档，再由科研管理部门向档案馆移交，同时提交移交清单。
[1**********]11
上级有关科研工作的文件材料
上报材料及上级批复
科研处工作规章制度、管理办法、岗位职责
科研处召开的重要科研工作会议的相关材料（如纪要、会议文件、简
报、声像材料等）
专项、阶段性科研工作计划、总结、报告、成果奖励办法科研处负责上报的各种统计报表（如科研成果信息报送）
科研成果奖励申报、审批材料申报社科基金的报告、批复及年度统计表
科研简报
科研成果目录、年鉴、成果汇编
大型学术会议及科研论坛材料，如会议文件、纪要、录音资料及产生的
论文集等
博士后流动站材料
2
2.1
科研档案整理
12345678
申请博士后个人材料
博士后申请表
推荐信博士后进站通知书博士后工作期满登记表博士后工作期满专家鉴定意见
博士后科研成果
其他资料科研课题科研准备阶段
科研档案分类
本馆科研档案主要分为科研文件材料、科研课题、博士后材料、个人科研成果及其它五大类。其中科研课题又可细分为：校级科研课题、四川省哲学社会科学研究项目、四川省农业部项目、国家自然科学基金项目、四川省民政部项目及横向课题等。个人科研成果可细分为：科研专著及发表的论文等。2.2材料排序
总体上按时间先后顺序排列，时间相同时，按事情重要程度排列。（1）针对科研文件材料，采用如下方式，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归
作者简介：张倩倩（1987—），女，汉族，四川自贡人，研究生，主要从事档案管理与研究。
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