高职院校评估佐证材料及
建档工作标准要求
高等职业院校人才培养工作评估材料是教育教学工作状态、过程和水平的直接体现。材料准备过程是评建工作非常重要的一个环节，是逐渐积累、摸清家底、找准差距、规范管理、改善提高的重要手段，各部门要在深刻理解指标内涵的基础上做好材料的归类、整理、保管工作。为保证材料及建档工作的顺利进行,按时高质量完成各项工作任务，现结合我院实际制定以下标准要求：
一、评估材料的要求
评估材料的基本要求是：客观、真实、规范、有序。材料的收集、整理、补充及完善是一个逐渐推进、循环往复的过程。评估材料的收集、补充、整理和撰写要坚持以下五项原则：
第一、真实性。各项材料要真实、可信，有据可查；要详实、精练,突出特点、优势和成绩；需要原件的，要提供原件。
第二、针对性。材料准备要依据评估指标体系和学院建档目录，紧扣关键评估要素及重点考查内容，要切实体现学校改革与发展的主题，有说服力。
第三、规范性。评估材料的收集、整理、撰写、归档要规范统一。数据统计要符合评估方案及关键评估要素说明的要求，数据统计实行归口管理，保证数据的唯一性；材料目录设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要按照学院统一规定进行。
第四、层次性。整理各项材料总体思路要清晰，要突出主线，明确重点，条块明晰，有层次，有条理。
第五、有序性。所有材料要分类准确，编目清楚，排列有序，整齐美观，调用方便，查找无误。
二、评估材料的收集
(一)材料时间范围
1.评估材料收集时间范围一般为： 2009年9月-2011年7月（本次暂收2009年9月-2010年7月）。
2.教学建设性材料、有关成果性材料和有关获奖材料收集时间范围一般为：建院以来。如果不在此时间范围内，但对该时间范围内的材料有较强支撑作用的材料也应收集。
(二)材料种类
向专家组提供的材料分为两类：基本材料和备查材料。
基本材料为自评报告、分项自评报告、数据平台、区域社会经济发展规划、学校发展规划、学校主要专业及特色专业建设规划、备查材料目录等。
备查材料是专家组可能要查证的原始材料。分别在处、室、系、部评建资料室（柜）和学院评建资料室存放。
这两类材料支撑着评估指标体系，层层细化、层层衔接。材料按形式分为以下5种：
1.文字材料: 文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、记录、综述等。
2.统计材料: 统计表格、报表和名册。
3.声像材料: 照片、录像带、声像光盘等。
4.证书材料: 荣誉证书、获奖证书、锦旗、奖杯、奖牌、成果鉴定证书等。
5.实物材料: 获奖作品、科技作品、著作、教材、高级别论文期刊等。
三、评估材料的整理
(一)文档格式
除了已有固定格式要求的文档，其它文档按以下要求成文：
1.采用Word格式，A4型纸竖向打印(表格等须横向打印的材料除外)，页边距为默认值(上、下2.50厘米，左、右3.0厘米)。双面打印（印刷）,左侧装订,不掉页。汇编材料首页为封面，次页为目录。
2.标题用2号黑体，如有副标题，用小2号宋体（若字太多可适当缩小字体）；标题可分一行或多行居中排布,回行时，要做到词意完整，排列对称，行距为固定值24磅。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
3.正文用4号宋体字（表格内文字的字号可适当调整）。正文在标题下空一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为
“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”, 第五层为“①”。正文中如有多级标题，第一级标题用黑体字，第二级标题用仿宋（加粗）字，第三级标题用仿宋字。所有标题独立成行，不加标点。页码在页面下方居中。
4.附件：文件资料如有附件，在正文下一行左空2字用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件1：×××××”）；附件名称后不加标点符号。
5．落款：凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期(中文年月日)。
(二)数据表格
由评建办公室根据评估指标要求组织主要样表设计(评估佐证材料主要样表目录附后，表格在评建网站上下载)，其他表格由负责部门组织样表设计，一般为EXCEL格式。
(三)电子文档
所有录入文本材料都要保存电子文档，电子文档按“佐证材料目录”的序号汇总。
(四)材料汇编
汇编成册的材料主要有:规划(发展规划、专业建设规划、师资队伍建设规划、师资队伍建设规划等)、教学管理制度、行政管理制度、人才培养方案、主要课程教学大纲、课程表、名册(教职工名册、学生名册等)、评建工作手册、评建简报等。
(五)原始材料整理要求
1. 文字材料的整理
教学工作中形成的材料一般应按照教学年度进行分类、整理、汇总、统计、分析、总结；其他材料一般按照自然年度收集、整理、汇总、统计、分析、总结。除会议记录外，其他材料都要采用打印稿；所有材料要求分类准确，编目清楚，整齐美观，保证评估时专家调用材料的方便、快捷。
总结性材料应能全面、准确地反映我院教学与管理工作的特色、优势，要进行充分提炼，确保能够充分反映评估指标要求。
教学部门要高度重视教学过程成果性材料的整理，此类材料为重点备查材料，如：课程表；教材目录；课程教学大纲；学生的毕业设计（或论文）；课程的试卷及考试分析、学生成绩单；专业建设、师资建设、课程建设、实验实训室建设材料等。该类材料的整理要按照学院有关要求执行。
2.声像、证书、实物材料整理
照片等声像材料装袋后分类保存，并标明内容与数量。各类证书由收集单位准备好证书复印件；获奖作品、科技作品等实物材料须拍制照片, 著作、教材需复印封面和版权页, 论文需复印封面、目录、正文和版权页；锦旗、奖杯、奖牌一般需提供原件。所有声像、证书、实物材料要列出清单。
四、评估材料的归档
1.组档
所有评估佐证材料按我院建档目录规定的编号办法，分级编号入盒，盒内附材料目录。
（1）各处室档案按评估一级指标装盒；
（2）系部按照《系部建档材料目录》给定的序号（3级编号）编号入盒；
（3）学院评建资料室按照《学院佐证材料目录》4级编号。3级为基础，4级根据材料的多少，依次装入档案盒，档案盒4级编号，用阿拉伯数字依次排列，中间用“—”号隔开。格式是：主要评估指标（1级）—关键评建要素（2级）—重点考察内容（3级）—按材料多少、类别分盒（4级），例如：1.3.5校企合作，档案盒的编号是：1—3—5。
2.排序
佐证材料排序,按材料的重要性和其对观测点的佐证程度从大到小排列。由于多数材料还要进行后续补充完善,对放入档案盒的材料暂不进行整册装订,但要用燕尾夹夹好,以防缺失。
五、评估材料的保管
评估材料的保管须注意以下几点：
1.评估材料应使用大小统一的塑料档案盒装盒后按序摆放在资料柜里，并指定专人管理，做好防火、防盗、防潮。
2.评估材料借阅必须办理登记手续，并限期归还，归还时由管理人员当面清点清楚，并在借阅登记本上进行注销，放回原来的位置，严防丢失。
3.所有的资料，任何人不得随意丢弃、销毁。对暂时无法归档的资料，可放在专用资料盒或资料袋内，并标注清楚，以便需要时调阅。
4.有关学院迎评工作的各类资料，未经评建工作办公室主任同意，任何人不得私自对外交流。
评建办公室
二〇一一年四月二十日
高职院校评估佐证材料及
建档工作标准要求
高等职业院校人才培养工作评估材料是教育教学工作状态、过程和水平的直接体现。材料准备过程是评建工作非常重要的一个环节，是逐渐积累、摸清家底、找准差距、规范管理、改善提高的重要手段，各部门要在深刻理解指标内涵的基础上做好材料的归类、整理、保管工作。为保证材料及建档工作的顺利进行,按时高质量完成各项工作任务，现结合我院实际制定以下标准要求：
一、评估材料的要求
评估材料的基本要求是：客观、真实、规范、有序。材料的收集、整理、补充及完善是一个逐渐推进、循环往复的过程。评估材料的收集、补充、整理和撰写要坚持以下五项原则：
第一、真实性。各项材料要真实、可信，有据可查；要详实、精练,突出特点、优势和成绩；需要原件的，要提供原件。
第二、针对性。材料准备要依据评估指标体系和学院建档目录，紧扣关键评估要素及重点考查内容，要切实体现学校改革与发展的主题，有说服力。
第三、规范性。评估材料的收集、整理、撰写、归档要规范统一。数据统计要符合评估方案及关键评估要素说明的要求，数据统计实行归口管理，保证数据的唯一性；材料目录设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要按照学院统一规定进行。
第四、层次性。整理各项材料总体思路要清晰，要突出主线，明确重点，条块明晰，有层次，有条理。
第五、有序性。所有材料要分类准确，编目清楚，排列有序，整齐美观，调用方便，查找无误。
二、评估材料的收集
(一)材料时间范围
1.评估材料收集时间范围一般为： 2009年9月-2011年7月（本次暂收2009年9月-2010年7月）。
2.教学建设性材料、有关成果性材料和有关获奖材料收集时间范围一般为：建院以来。如果不在此时间范围内，但对该时间范围内的材料有较强支撑作用的材料也应收集。
(二)材料种类
向专家组提供的材料分为两类：基本材料和备查材料。
基本材料为自评报告、分项自评报告、数据平台、区域社会经济发展规划、学校发展规划、学校主要专业及特色专业建设规划、备查材料目录等。
备查材料是专家组可能要查证的原始材料。分别在处、室、系、部评建资料室（柜）和学院评建资料室存放。
这两类材料支撑着评估指标体系，层层细化、层层衔接。材料按形式分为以下5种：
1.文字材料: 文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、记录、综述等。
2.统计材料: 统计表格、报表和名册。
3.声像材料: 照片、录像带、声像光盘等。
4.证书材料: 荣誉证书、获奖证书、锦旗、奖杯、奖牌、成果鉴定证书等。
5.实物材料: 获奖作品、科技作品、著作、教材、高级别论文期刊等。
三、评估材料的整理
(一)文档格式
除了已有固定格式要求的文档，其它文档按以下要求成文：
1.采用Word格式，A4型纸竖向打印(表格等须横向打印的材料除外)，页边距为默认值(上、下2.50厘米，左、右3.0厘米)。双面打印（印刷）,左侧装订,不掉页。汇编材料首页为封面，次页为目录。
2.标题用2号黑体，如有副标题，用小2号宋体（若字太多可适当缩小字体）；标题可分一行或多行居中排布,回行时，要做到词意完整，排列对称，行距为固定值24磅。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
3.正文用4号宋体字（表格内文字的字号可适当调整）。正文在标题下空一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为
“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”, 第五层为“①”。正文中如有多级标题，第一级标题用黑体字，第二级标题用仿宋（加粗）字，第三级标题用仿宋字。所有标题独立成行，不加标点。页码在页面下方居中。
4.附件：文件资料如有附件，在正文下一行左空2字用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件1：×××××”）；附件名称后不加标点符号。
5．落款：凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期(中文年月日)。
(二)数据表格
由评建办公室根据评估指标要求组织主要样表设计(评估佐证材料主要样表目录附后，表格在评建网站上下载)，其他表格由负责部门组织样表设计，一般为EXCEL格式。
(三)电子文档
所有录入文本材料都要保存电子文档，电子文档按“佐证材料目录”的序号汇总。
(四)材料汇编
汇编成册的材料主要有:规划(发展规划、专业建设规划、师资队伍建设规划、师资队伍建设规划等)、教学管理制度、行政管理制度、人才培养方案、主要课程教学大纲、课程表、名册(教职工名册、学生名册等)、评建工作手册、评建简报等。
(五)原始材料整理要求
1. 文字材料的整理
教学工作中形成的材料一般应按照教学年度进行分类、整理、汇总、统计、分析、总结；其他材料一般按照自然年度收集、整理、汇总、统计、分析、总结。除会议记录外，其他材料都要采用打印稿；所有材料要求分类准确，编目清楚，整齐美观，保证评估时专家调用材料的方便、快捷。
总结性材料应能全面、准确地反映我院教学与管理工作的特色、优势，要进行充分提炼，确保能够充分反映评估指标要求。
教学部门要高度重视教学过程成果性材料的整理，此类材料为重点备查材料，如：课程表；教材目录；课程教学大纲；学生的毕业设计（或论文）；课程的试卷及考试分析、学生成绩单；专业建设、师资建设、课程建设、实验实训室建设材料等。该类材料的整理要按照学院有关要求执行。
2.声像、证书、实物材料整理
照片等声像材料装袋后分类保存，并标明内容与数量。各类证书由收集单位准备好证书复印件；获奖作品、科技作品等实物材料须拍制照片, 著作、教材需复印封面和版权页, 论文需复印封面、目录、正文和版权页；锦旗、奖杯、奖牌一般需提供原件。所有声像、证书、实物材料要列出清单。
四、评估材料的归档
1.组档
所有评估佐证材料按我院建档目录规定的编号办法，分级编号入盒，盒内附材料目录。
（1）各处室档案按评估一级指标装盒；
（2）系部按照《系部建档材料目录》给定的序号（3级编号）编号入盒；
（3）学院评建资料室按照《学院佐证材料目录》4级编号。3级为基础，4级根据材料的多少，依次装入档案盒，档案盒4级编号，用阿拉伯数字依次排列，中间用“—”号隔开。格式是：主要评估指标（1级）—关键评建要素（2级）—重点考察内容（3级）—按材料多少、类别分盒（4级），例如：1.3.5校企合作，档案盒的编号是：1—3—5。
2.排序
佐证材料排序,按材料的重要性和其对观测点的佐证程度从大到小排列。由于多数材料还要进行后续补充完善,对放入档案盒的材料暂不进行整册装订,但要用燕尾夹夹好,以防缺失。
五、评估材料的保管
评估材料的保管须注意以下几点：
1.评估材料应使用大小统一的塑料档案盒装盒后按序摆放在资料柜里，并指定专人管理，做好防火、防盗、防潮。
2.评估材料借阅必须办理登记手续，并限期归还，归还时由管理人员当面清点清楚，并在借阅登记本上进行注销，放回原来的位置，严防丢失。
3.所有的资料，任何人不得随意丢弃、销毁。对暂时无法归档的资料，可放在专用资料盒或资料袋内，并标注清楚，以便需要时调阅。
4.有关学院迎评工作的各类资料，未经评建工作办公室主任同意，任何人不得私自对外交流。
评建办公室
二〇一一年四月二十日