企业采购效能监察初探
中国建筑工程总公司纪检组监察局 樊光中
2007年6月26日
内容摘要：企业效能监察理论发展到今天已经有十七年的发展过程了，本文笔者仅以建筑施工企业为例，围绕企业采购业务，从影响企业采购效能的采购问题剖析出发，引出开展企业采购效能监察的必要性，在影响采购效能的风险分析基础上提出了开展企业采购效能监察的五个核心监察内容，并对企业采购效能监察的全过程进行了初步的描述。笔者对企业采购效能监察的初步探索，不成熟的观点请专家批评指正。
企业采购是指企业以盈利为目的从市场上获得产品与服务的交易过程，广义上包括定价和计量两个过程，狭义上只指定价。本文的企业采购是从广义上来理解。每一个企业组织的正常生产经营活动都离不开企业采购，它是企业继续创造价值的基础。在我们建筑施工企业更是如此。在一项建筑工程产品的成本组成中，90%成本都是通过企业采购活动所形成的，包括建筑材料和劳务的采购。我们的一项工程产品最终是否能够盈利，一定程度上是由企业采购效能来决定的。因此，对企业采购效能情况进行持续的监察就显得尤为重要。按时、按质、按量、高效、低耗、采购供应链成本最优化地采购企业所需要的生产要素并且使这种能力最大化是我们企业采购工作追求的工作效能目标，也是对采购效能进行持续监察的评估标准。企业采购效能监察的目的在于不断提高企业采购质量。下面，以建筑施工企业为例，谈谈笔者对企业采购效能监察工作的一些初步探索，与同行讨论。
一、目前影响企业采购效能的主要问题
我们曾对一家企业99年到2004年6年期间查处的51个经济案件进行过案情调查分析，发现54.9%的案情与企业采购直接相关，27.45%的案情与企业采购间接相关，企业采购成了企业效益流失和内部经济案件高发的主要业务领域，企业采购的效能状况由此可见一斑。我们结合企业发生的经济案件，经过进一步的采购业务状况调查，企业采购业务中存在的严重影响采购效能的问题可以归纳为以下八个方面，这些问题的综合作用直接导致了企业采购的效能低下。
1、对供应商的选择控制不到位
在采购活动中，在供应商的选择中存在舞弊的行为。市场上，供应同样产品的供应商往往是多家，分布不同的地理空间，产品的转移是需要运输成本的，特别是在建筑企业里，建筑工程产品分布不同的地区，具有分散性、一次性、体量大等特点，往往需要各种各样的建筑材料，材料规格品种多达几千种，供应这些建筑材料的供应商也是成百上千家。不同层次、类型的供应商都需要企业的采购人员到市场中去寻找、比较与谈判，这是采购活动中的一项非常重要的经济权利——供应商选择权。因此，在企业采购人员身边，会有形形色色的建筑材料供应商或者劳务提供商，他们因为自己的近期利益与长远利益对采购人员进行各种方式的公关。同
时，由于企业自身对这一环节的监督管理不到位，内外因结合，被个别把握不住自己的采购人员与管理人员，甚至领导人员所利用，以达到个人，谋利益为目的的供应商选择，这导致往往出现违背企业利益、损害企业利益的供应商选择行为, 在我们的案情分析中发现,80%的采购经济案在供应商选择上已经存在舞弊事实。
2、对采购定价管理不到位
在采购活动中，采购定价是采购舞弊的重要环节。定价是一个企业采购活动中的非常重要的经济活动。由于市场价格的广泛性和波动性，给采购人员的采购定价带来一定的难度，也为管理核实带来工作难度。市场是存在信息不对称的，没有完全信息的市场，因此企业的采购定价也只有相对合理的标准，没有绝对的判断标准，为企业监督采购定价也带来实际操作上的难度。有时，不同的地方，不同的时间，同样的建筑材料采购定价因为不同的区域市场而没有完全的可比性。因此，企业采购定价的管理往往存在形式到位而实质不到位的现象，没有采购人员自身的工作积极性与道德品质，采购定价是很难为企业采购成本控制做到全心全意。采购定价是企业采购中的一个经常出现采购问题的过程。在我们的案情分析中发现,43.1%的采购经济案通过定价过程舞弊。
3、对采购计量的管理不到位
在采购活动中，采购计量是采购舞弊的另一个重要环节。在我们建筑施工企业里，采购计量过程有着自己的行业特点，首先，工作量大，建筑工程产品都是由各个品种、各种规格的建筑材料组成，材料规格大小不一，同一种材料用量大，成千上万的材料需要逐一的点数、过磅等计量，要占用材料管理人员大量的工作时间；其次，计量过程在不断的重复，在工程项目现场，每天都在发生计量过程，并且不断在重复；第三，进库计量与出库计量往往同步，进入施工现场的材料，在进库的同时就是进入施工现场的过程，因此出库过程一般很难约束进库过程的计量是否正确。由于这三个计量特点，采购计量过程舞弊在企业采购中具有非常的隐秘性。在我们所调查的关于采购方面的经济案件，涉及计量上出问题如少进材料、多签单等方面案件，无一例外的都是由内部举报揭发的。这也跟我们的管理层不重视材料计量管理也有关系，正是因为事后难以发现，但管理层没有对事前与过程管理没有足够关注。在我们的案情分析中发现,35.3%的采购经济案在计量过程进行舞弊。
4、对所采购产品的质量把关不到位
采购中的产品质量验收是采购中最基本的控制环节。质量控制好了，采购活动才具有基本的工作意义。在建筑施工企业里，所采购产品的质量与人们的生命财产息息相关。百年大计工程，质量为本。在媒体报道中，我们曾经就有因为
工程材料质量把关不严而出现工程安全事故。采购的产品质量直接影响企业创造的新产成品的质量与价值，而在建筑行业里，采购的建筑材料如果以次充优，影响的不仅仅是建筑产品的质量与价值问题，更是建筑产品的使用功能与安全问题。对于鱼目混珠的低端建筑工程市场，如家装市场、装饰工程市场等，存在个别不讲信誉的装饰公司往往在所采购的装饰材料质量上以次充好，谋取不正当利益。由于质量差的材料往往价格上比质量好的材料低许多，这是个别公司在材料质量上以次充好的主要利益动机。在媒体上，报道的豆腐渣工程也往往是在建筑材料的质量上把关不到位的结果。
5、对所采购产品的规格控制不细致
在产品供应规格上控制不细致，是目前在企业采购中供应商普遍采用的一种控制产品量差谋利的手段。在材料供应过程中，对于采购合同里既定的计量单位，供应商往往会选择供应有利于更多谋取量差的规格材料。例如，在我们建筑安装工程领域里的无缝钢管采购中，如果采购合同规定以理论尺寸计算进行计量，则供应商将选择供应管壁为比较严重的负公差（管壁实际厚度比理论厚度小）规格的无缝管，导致出现计多供少多赚量差利益；如果采购合同规定以实际过磅进行计量，则供应商将选择供应管壁为比较严重的正公差（管壁实际厚度比理论厚度大）规格的无缝管，导致出现放大了采购量多赚销售利益。这两种情况，都将损害采购人的
经济利益。在我们正常的采购活动中，应该对采购产品的规格进行国标测量，而这一重要环节往往不能够引起管理层的重视，工作人员也没有去仔细把关了。在我们分析的采购经济案件中，有90%的人在产品规格上没有去进行国标测量。
6、对所要采购的产品功能评审不严格
产品功能评审的目的在于我们要采购物有所值的产品。不同的产品性能，对应于不同的功能，不同的功能对应于不同的价值。产品功能评审不严格往往出现这样几种情况：一是一样的价格采购了低性能的产品，往往物不所值；二是一样的价格采购了恰当性能的产品，实现物有所值；三是一样的价格采购了高性能的产品，获得物超所值；其第一种情况是一些不讲诚信的供应商的首选，因为低性能的产品对应的是低的成本价，供应商可以赚取高额价差。低性能的产品往往在使用功能上比预期的效果差，也往往是在市场上将要过时或者要淘汰的产品。在建筑工程行业里，建筑材料在不断更新换代，不断向节能型发展，采购低性能的建筑材料，同样将影响建筑产品的使用效率，也影响建筑产品的使用寿命，进而造成财产损失。在我们的实际工作中, 除了要求进行强制检测的少数产品以外, 其他采购产品基本不做产品的功能测试或者评审。
7、不能充分利用规模采购来降低采购成本
不能充分利用规模采购是我们目前在采购业务中非常
普遍而又比较严重的采购问题。从行业看，尽管我国钢铁产量世界第一，但是由于我国钢铁企业的行业集中度比较低，低于世界发达国家水平，因此我国钢铁企业在进口铁矿石的价格谈判上就不能够形成集中规模采购的优势，导致我们无法对国际铁矿石供应商的调价要求做出强烈的反对与控制；而日本由于钢铁业的行业集中度非常高，在国际铁矿石进口价格谈判上具有明显的规模优势与话语权。同样，在我们建筑施工企业集团里，每年都有几千个项目在施工过程中，需要许多同样的建筑材料，如钢材、水泥、木材等，但我们无法在一个统一的采购平台进行规模采购。这一点，就是在我们的二级和三级单位，也不能够做到，更有的公司，由于种种管理原因其企业采购规模被各工程项目细分，采购由规模批发采购变成了零星采购，导致采购单价上升，提高了采购成本，损害了公司的整体利益。
8、材料供应环节多而提高了供应链成本
在我们的企业采购工作调查中发现，一个管理比较差、效益比较差的公司往往在生产要素采购业务方面问题比较多，而这其中的问题中，集中表现出与之合作的供应商的上游供应环节比较多，选择的合作单位多数是一些零售商或者“皮包商”，挂牌、倒卖、转手的情况比较多，而很少与厂家或者厂家的一级代理商直接进行采购合作。厂家产品出厂到消费者，其中间环节越多，供应链成本也就越高，管理也
越不规范，有的产品最终价格已经是出厂价格的几倍到几十倍。这也是我们采购成本高的另一个主要原因。
以上采购中存在的八个方面问题是目前企业采购业务中不同程度的存在的影响采购效能的主要问题，有的还可能是以上多个方面问题的集合。这些问题或者现象的存在，使企业采购效能不断降低，影响了企业采购质量，对企业的利益与长远健康持续发展都造成不同程度的损害。首先，使企业采购成本居高不下，采购成本是企业再产品成本的重要组成部分，在我们建筑施工企业中生产要素的采购成本占到工程产品总成本的90%，采购成本问题导致了施工企业的工程项目亏损不断；其次，给企业带来了严重的产品质量风险，采购产品的质量是企业再产出产品的质量基础，企业采购问题的存在为企业埋下巨大的潜在的产品质量风险；第三，使企业难以形成核心竞争力，企业采购活动是企业生产经营的基础，企业采购问题的存在使企业低成本竞争与质量竞争优势逐渐丧失；第四，给违法违纪提供有机可乘，企业采购问题的存在使违法违纪人员在企业采购的各方面找到了损害企业利益、谋取个人利益的机会。因此，开展企业采购效能监察是目前企业健康持续发展的战略需要，如何遏制和控制影响企业采购效能的问题和提高企业采购质量是企业采购效能监察主要任务，企业采购效能监察在企业管理活动中具有非常重要的战略意义。
二、企业采购效能监察的主要内容
在企业采购活动中，关键是采购质量问题，采购质量追求的基本的定性的目标是：根据企业经营生产需要，以控制采购供应链整体成本为目的，按时、按质、按量、高效、低耗地采购到企业所需要的适宜产品。因此，企业采购效能监察也必须围绕采购的这个目标实现而建立基本的效能监察工作思路。在我们的工作实践中，开展企业采购效能监察的基本工作思路是：以企业采购业务流程为主线，以采购业务流程中的影响采购质量的潜在风险为导向，对采购业务流程的内部控制的认知缺失性、内部控制制度体系建设的充分性、采购行为的符合性、业务行为结果的有效性和内部控制制度的适宜性进行循环的、持续的审查、问题发现、建议与督促改进的监察。采购业务流程的内部控制的认知缺失性、内部控制制度体系建设的充分性、采购行为的符合性、业务行为结果的有效性和内部控制制度的适宜性是采购效能监察的五个核心的监察内容。下面，笔者将从影响采购质量的风险认识和认知缺失性、充分性、符合性、有效性和适宜性六个方面来说明采购效能监察主要内容。
1、围绕影响企业采购质量的风险环节开展采购效能监察
控制是与风险对应的。采购风险是指采购业务流程中可
能影响最终综合采购目标实现的因素集合。效能监察是企业中对管理活动的再管理，监督工作的再监督。因此，采购效能监察必须抓住采购业务流程中计划、决策、组织、控制过程中可能存在的各方面风险，评审管理层对存在风险因素环节的控制与管理是否达到了实现采购目标的最低要求。
以我们建筑施工企业为例对企业采购业务流程中的风险进行分类。在我们的企业采购中，以风险来源属性分类可以分为采购系统风险与采购操作风险两大类。采购系统风险主要表现为：认知缺失风险，对企业采购业务的重要性认识不到，从而导致企业在资源配臵上与采购业务本身的业务特点不相适应，影响采购效能；制度盲区风险，采购业务流程的内部控制制度体系没有覆盖采购业务流程的全部过程，存在内部控制制度体系未覆盖的死角，称为采购制度盲区。在我们一些公司里，还存在没有制度对企业采购行为进行规范的现象，依靠的是人治的方式；制度体系功能丧失风险，即规范企业采购业务的内部控制制度体系本身不合理，不能够对采购业务过程中的风险起到控制与规避作用，出现制度体系功能丧失。采购操作风险主要表现为：采购执行偏差风险，采购业务行为不能够遵循采购业务流程的内部控制体系规范的要求；采购行为结果失效风险，采购业务行为的最终结果低于管理层最低预期。企业采购中存在潜在失控风险的方面就是采购效能监察的监察重点，以上五个方面的风险区域
都是开展采购效能监察的重要内容。
2、抓住企业管理层对采购业务的认知缺失情况开展效能评估
对企业管理层采购业务的认知缺失情况进行效能评估是针对采购系统风险中的认知缺失风险而言的。企业管理层对采购业务的认知缺失情况一定程度上决定了企业的采购效能状况，企业管理层对采购业务的认知缺失情况可以概括为四点：一是管理层对采购业务专业知识的认识情况；二是管理层怎样看待采购业务在企业发展中的地位；三是企业战略规划中的采购规划；四是管理层对采购业务内部控制体系的认识。这四个方面构成了管理层对企业采购业务的认知缺失程度。管理层采购业务认知缺失程度越高，企业采购业务的效能提升的可能性越高，因为管理层的采购业务认知缺失性高，企业给采购业务的资源配备和管理投入将得到组织保证，采购业务效能提高才有组织保证，而管理层对采购业务的认知缺失性比较低的企业，采购业务将得不到人力、物力和财力的保证，其管理效能也就没有提高的基础。
开展对企业管理层采购业务的认知缺失情况监察一般采用无记名问卷法和深度访谈法两种评估办法，目的在于通过问卷调查和深度访谈结果进行分析获得管理层对采购业务的认知缺失情况评估。这两种方法在实际工作中，我们往往
结合使用，相互补充和证明。问卷调查和深度访谈的内容围绕企业管理层对采购业务的认知缺失情况从六个方面展开：一是管理层所确定的采购业务岗位资格说明、人力资源政策、培训制度等情况；二是企业目前采购业务岗位人员的能力、工作经验与专业情况；三是管理层对采购在企业中的定位情况；四是管理层近期对采购业务的工作规划；五是管理层认识到的目前采购业务存在的潜在风险情况；六是针对目前采购业务中存在的潜在风险情况所采取的风险管理措施情况。
3、围绕采购的内部控制制度建设情况开展充分性分析 对采购的内部控制制度建设情况进行效能监察是针对采购系统风险中制度盲区风险而言的。采购的内部控制制度建设的完备情况可以使得公司的采购业务都在制度规定的框架内规范执行成为可能，从一定程度上可以规避采购业务中的一些不确定性的风险因素，就如上锁的屋子被盗的概率比不上锁的屋子低得多一样。采购业务内部控制制度体系建设完备，有利于提高采购业务的效能。因此，采购业务效能监察的第二个主要内容就是对采购业务的内部控制制度建设情况进行评估，即制度体系覆盖采购业务行为的充分性分析。
开展采购业务的内部控制制度覆盖采购业务行为的充分性监察一般采用审阅与询问相结合的监察方法。目的在于评
估目前企业采购业务内部控制制度体系覆盖采购业务行为的充分性情况和发现制度盲区。采购业务制度体系充分性监察的内容主要包括五个方面：一是企业采购业务的内部控制环境，包括采购业务的内部权力制衡与职责、关键岗位设臵、采购控制指标确定情况，如采购决策、监督、管理、执行的设臵与职责分工情况；二是对企业采购业务过程中的潜在失控风险环节的识别、评估与防范情况；三是围绕企业采购目标的实现所建立起来的制度、权利分布、复核、报告与统计、检查与业务监督情况；四是为及时准确反应企业采购业务实际运行情况和保证制度体系传递到位而建立的采购业务内部控制信息制度体系情况；五是为保证企业采购业务的高效、健康发展建立的企业内部监督、纠偏、管理评审与采购内部控制体系持续改进的情况。
4、抓住采购人员的业务行为过程进行业务行为符合性判断
对采购人员的业务行为符合内部控制制度体系的情况进行效能监察是针对采购执行偏差风险而言的。科学完备的制度体系需要得到贯彻执行，才能达到预期的控制效果。制度体系的建设最终目的在于贯彻执行后对企业的采购业务过程发挥控制与规范作用，实现采购的预期控制目标。在实际工作中，采购业务执行过程中存在的一个非常普遍的问题就是不能够按照企业既定的采购制度要求开展采购业务，对
制度打折扣，甚至不执行制度，出现制度与执行两张皮现象。只有贯彻落实了企业采购业务内部控制制度体系的采购行为才有可能有比较高的管理效能，因此采购业务效能监察的第三项主要监察内容是对采购业务行为过程执行企业采购业务内部控制制度体系的情况进行符合性监察与判断。 开展采购业务行为的符合性监察与判断一般采用穿行控制性测试、审阅、观察与询问等监察方法，其中的穿行控制性测试方法是符合性监察的主要方法。目的在于评估目前企业采购业务行为符合企业采购制度规定的情况和发现采购行为违背制度体系要求的采购环节。采购业务行为符合性监察的内容主要包括十个方面：一是企业生产要素采购计划与采购方式的确定过程，不同的采购方式，有不同的采购风险，有不同的控制方法与路径，这是采购业务流程启动的第一个环节；二是围绕确定的采购计划与采购方式，企业主办与相关业务部门所开展的采购准备工作，如生产要素市场行情，供应情况，资源的可获得性、采购控制目标测算等；三是采购主办与相关部门对拟进入投标的供应单位的供应资格、能力、产品情况等进行的投标资格的审查情况与确定参加投标的供应商过程情况；四是围绕采购计划与采购方式，制定采购招标文件与评审确定招标文件的情况；五是对投标单位投标报价格式的规定与评标规则的确定情况；六是围绕采购招标活动所建立的招标工作组织与职责分工情况；七是
采购招标的开标、竞价、评标与定标过程；八是根据采购招标结果形成的采购合同评审与会签情况；九是采购招标定标以后、合同签订前后针对采购标的的有关事项变更评审与确定过程情况；十是采购合同签订以后的采购合同在相关部门的传递与交底情况。这十个环节是企业采购活动的主要的、关键的工作过程，这十个过程是否贯彻执行企业的制度要求，将直接影响采购的效能结果。
5、围绕实际采购业务结果进行有效性认证
对实际采购业务结果进行效能监察是针对采购行为结果失效风险而言的。所有的制度要求和采购努力都必须以实现企业预期的采购目标为标准。在实际工作中，并非按照企业规定的制度执行了就可以实现采购的预期目标，一些公司里的采购业务只是表面上执行贯彻公司的采购制度文件，走的是形式，事后补相关的采购招标记录等，为执行制度而执行采购，做的都是表面文章，其执行采购制度的目的是在于应付采购检查，而不关心采购目标的实现情况，甚至是用表面执行采购制度来掩盖采购结果未达目标的事实。因此采购是否有效能，还必须对采购业务行为的结果是否达到采购的预期控制目标甚至高于控制目标的情况进行监察。因此，采购业务效能监察的第四项主要监察内容是对采购业务行为结果的有效性进行认证。
开展采购业务行为结果的有效性监察一般采用指标对
比、审阅、观察与询问等监察方法，其中的指标对比方法是有效性监察的主要方法。目的在于评估目前企业采购业务结果达到企业采购预期控制目标的情况和发现采购行为结果严重脱离采购预期控制目标的事实。采购业务结果有效性监察的内容主要包括三个方面：一是在所抽样的单笔采购业务行为结果是否达到预期控制目标；二是企业阶段采购行为结果是否达到阶段控制目标；三是所抽样的采购产品单价、质量、规格、量差、规模竞价、产品功能等均达到企业的使用要求与采购成本控制要求。
6、针对采购内部控制制度进行制度适宜性分析
对采购的内部控制制度科学合理即适宜性进行效能监察是针对采购系统风险中制度体系功能丧失风险而言的。适宜的采购内部控制制度可以使得企业的采购制度体系对采购业务的规范执行和采购目标实现可能性提高，从而可以提高采购的效能，从一定意义上讲，规避采购业务中的一些不确定性的风险因素的效率将得到提高，就如安装一把功能好的锁的屋子被盗的概率比安装一把功能差的锁的屋子低得多一样。采购业务内部控制制度体系的科学合理与持续改进，有利于不断提高采购业务的效能。因此，采购业务效能监察的第五个主要内容就是对采购业务的内部控制制度本身进行评估，即制度体系的适宜性分析。
开展采购业务的内部控制制度适宜性监察一般采用穿行
控制性测试、审阅与询问相结合的监察方法。目的在于评估目前企业采购业务内部控制制度体系本身的制度设计合理情况和发现将导致制度体系功能丧失的有关制度设计条文与规定。采购业务制度体系适宜性监察的内容主要包括六个方面：一是企业采购业务的内部控制环境适宜情况，包括采购业务的内部权力的合理制衡与职责、关键岗位合理设臵、采购控制指标的合理确定情况，如采购决策、监督、管理、执行的合理设臵与职责合理分工情况；二是围绕企业采购目标的实现所建立起来的制度、权利分布、复核、报告与统计、检查与业务监督要求是否具有可操作性；三是内部传递沟通的信息是否是关键控制信息；四是为保证企业采购业务的高效、健康发展建立的企业采购内部控制体系是否在持续改进；五是企业采购业务的内部控制制度体系所规定的采购业务控制途径是否合理；六是所设计的采购制度体系是否对采购流程的组织与职责、控制目标、控制措施、步骤、工作内容、工作方法与技巧。企业所设计的制度只有做到科学合理和持续改进，才有可能对企业管理行为的效能起到合理的保证作用。这也是对采购业务内部控制制度体系的适宜性进行监察的基本目的。
三、开展采购效能监察的主要过程
1、采购效能监察的立项
采购效能监察立项报告一般要明确效能采购业务、涉及专业、监察时间范围、受监察部门/单位、计划实施时间、立项理由，明确实施采购效能监察的领导小组、工作小组成员及初步的分工，形成效能监察组织计划。效能监察立项报告经过公司分管效能监察的领导和公司总经理审批后开始执行。
2、组建采购效能监察组织
一般要组建领导小组和工作小组。领导小组由采购业务的主管领导、公司党委、纪委书记、纪检监察及采购业务部门领导组成。工作小组由具有采购、财务、预算专业背景的专业人员组成，小组人数要根据采购效能监察范围与分布而定。
3、 采购效能监察准备
根据效能监察立项报告，工作小组需要做一些相关的监察实施前的准备工作。主要包括：（1）编写采购效能监察具体的监察方案；（2）收集齐全与采购效能监察有关的公司已经正式颁布的内部控制制度与相关文件、标准；（3）计划进入工作现场实施采购效能监察的具体时间安排；（4）按照小组内成员的专业背景进行内部监察分工与布臵任务；（5）通报、分析、讨论采购效能监察的关键环节或关键过程，统一工作思路与方法；（6）5效能监察工作小组人员按照分工编制准备好采购效能监察的检查记录表；（7）通知受监察单位
监察时间安排等；
4、现场效能监察实施
现场效能监察实施是采购效能监察核心过程，对采购效能的全面监察依据都是建立在现场实施环节获得的第一手资料基础之上。这一个过程包括：（1）效能监察首次会议。效能监察工作小组组长主持首次会议，参加人员包括受监察方的领导与相关专业部门的负责人，到会者应签会议签到记录。会议内容包括：介绍监察执行小组成员、监察目的、范围、方法和程序等；重申采购效能监察时间安排，并澄清计划中不明确的内容; 就监察范围受效能监察单位简要介绍基本情况；受效能监察单位确定配合本次效能监察的专业对口人员与综合协调人；并且确认效能监察执行小组所需要的资源和设施已齐全；（2） 采购业务内部控制初步调查。进行采购内部控制过程要素的初步调查，问卷调查管理层对采购业务内部控制的认知情况与态度，询问采购业务内部控制体系制度、岗位、职责、人员素质、风险、措施、信息、内部监督等的具体实情与做法，了解并描述采购业务的内部控制体系基本情况；（3）采购业务的内部控制认知性与体系充分性分析。经过初步调查之后，效能监察执行小组成员应对采购业务内部控制认知性与体系充分性进行分析，是否存在比较严重的采购内控认知缺失，是否存在不同程度的薄弱环节与失控过程，是否存在内控缺陷，初步确定采购业务的薄弱
过程，并确定采购业务内部控制体系中的关键过程、岗位与环节；（4）采购业务关键过程分析与调整。在初步调查与充分性分析基础上，根据采购业务内部控制体系实情，分析原定采购业务关键过程是否覆盖采购业务的关键问题，并增加或减少采购业务关键过程，分析与调整过程应在效能监察小组中共同讨论完成；（5）采购业务关键过程符合性测试与判断。符合性测试包括两个方面：一是业务测试。按照规定的业务处理工作流程，对抽样业务实际活动过程的各项手续，办理程序进行审阅，查明信息流的整个过程，判断是否遵循有关管理制度、程序，规定的控制环节是否存在；二是功能测试。按照规定的业务处理工作流程，对不同时间抽样业务实际活动过程的各项手续，办理程序进行审阅，分析过程遵守有关管理制度、程序的时间连续性、准确性、完整性等，判断规定的控制环节是否始终发挥作用。符合性测试在方法上一般在抽样基础上进行穿行控制性测试；（6）内部控制有效性认证与适宜性分析。按指标对比法对行为过程的结果与内部控制预期目标进行对比分析，确认其与内部控制预期目标是否一致，即有效性。通过穿行测试法描述采购业务实际业务流程、岗位、职责等内部控制体系实情，用询问法与审阅法相结合的方式描述采购业务内部控制体系规定业务流程、岗位、职责等情况，按照职能部门识别的采购业务关键过程、内部控制原则和监督要求，对实际内部控制体系和规
定内部控制体系进行适宜性分析，适宜性分析在前面检查分析的基础上进行；（7）采购业务内部控制风险重估, 效能监察重新确认。在前面已有工作的基础上，效能监察执行小组成员应进行采购业务的内控潜在风险进行重估，从而对采购业务关键过程进行重新确认，使采购业务关键过程更加全面覆盖采购业务的关键问题。采购业务内控潜在风险重估不合格的关键要素，应进行采购业务关键过程重新确认，并启动扩大审查过程；（8）扩大审查。按照重新确认采购业务关键过程，扩大采购业务已发生业务抽样量，重复现场实施流程的（5）和（6）工作步骤；（9）采购业务效能监察发现的确定。 发现为符和不符合两种情形，注意要将发现的问题调查研究到必要的深度，留下对应的证据资料，并且与不符合事实的负责人共同确认事实；（10）采购业务效能监察发现汇总分析。在完成效能监察计划安排的全部过程与结果之后，在召开采购效能监察末次会议之前，效能监察小组组长应召集一次工作小组全体会议，对效能监察发现进行汇总分析。在汇总分析讨论基础上，作出采购业务的过程和结果总体评价：总体较好、总体基本符合、存在问题、有待改进等结论性意见；（11）采购效能监察建议与决定。在效能监察发现汇总分析的基础上，形成采购效能监察建议与决定；
（12）召开效能监察末次会议。召开效能监察末次会议之前，效能监察执行小组组长应将经汇总分析后的发现、建议、总
体评价与受效能监察的单位领导进行沟通，征求反馈意见，力求意见统一。沟通之后即召开由效能监察执行小组组长主持的效能监察末次会议，受监察方的领导，采购相关部门负责人参加；
6、采购效能监察报告
效能监察报告作为开展效能监察活动的正式文件，由效能监察工作小组组长编写编写形成。
7、采购效能监察自我评价
完成效能监察报告并发布之后，效能监察工作小组组长应召集小组成员对采购效能监察工作的组织、程序、内容、方法、记录、证据等六个方面进行一次自我评价，以不断促进自我采购监察能力的提高。
8、采购效能监察建议和决定的跟踪复查与验证
效能监察工作小组组长应对效能监察建议和决定的落实情况进行跟踪。整改期间，关心和经常过问落实情况，对落实过程中存在的问题向派出效能监察执行小组的纪检监察部门反馈。建议和决定在规定的时间全部落实后，效能监察执行小组的成员应对落实情况进行复查与验证。复查的范围为建议和决定覆盖的业务范围在整改期间所发生的全部过程与结果。
9、采购效能监察效果后评估
在监察发现、建议与决定都整改落实并且得到复查与验证
之后，待采购业务运行一段时间后即可以对采购效能监察对采购效能的促进与提高情况进行一次监察效果评估。
以上九个过程就是一个完整的企业采购效能监察的全部过程。
企业采购效能监察初探
中国建筑工程总公司纪检组监察局 樊光中
2007年6月26日
内容摘要：企业效能监察理论发展到今天已经有十七年的发展过程了，本文笔者仅以建筑施工企业为例，围绕企业采购业务，从影响企业采购效能的采购问题剖析出发，引出开展企业采购效能监察的必要性，在影响采购效能的风险分析基础上提出了开展企业采购效能监察的五个核心监察内容，并对企业采购效能监察的全过程进行了初步的描述。笔者对企业采购效能监察的初步探索，不成熟的观点请专家批评指正。
企业采购是指企业以盈利为目的从市场上获得产品与服务的交易过程，广义上包括定价和计量两个过程，狭义上只指定价。本文的企业采购是从广义上来理解。每一个企业组织的正常生产经营活动都离不开企业采购，它是企业继续创造价值的基础。在我们建筑施工企业更是如此。在一项建筑工程产品的成本组成中，90%成本都是通过企业采购活动所形成的，包括建筑材料和劳务的采购。我们的一项工程产品最终是否能够盈利，一定程度上是由企业采购效能来决定的。因此，对企业采购效能情况进行持续的监察就显得尤为重要。按时、按质、按量、高效、低耗、采购供应链成本最优化地采购企业所需要的生产要素并且使这种能力最大化是我们企业采购工作追求的工作效能目标，也是对采购效能进行持续监察的评估标准。企业采购效能监察的目的在于不断提高企业采购质量。下面，以建筑施工企业为例，谈谈笔者对企业采购效能监察工作的一些初步探索，与同行讨论。
一、目前影响企业采购效能的主要问题
我们曾对一家企业99年到2004年6年期间查处的51个经济案件进行过案情调查分析，发现54.9%的案情与企业采购直接相关，27.45%的案情与企业采购间接相关，企业采购成了企业效益流失和内部经济案件高发的主要业务领域，企业采购的效能状况由此可见一斑。我们结合企业发生的经济案件，经过进一步的采购业务状况调查，企业采购业务中存在的严重影响采购效能的问题可以归纳为以下八个方面，这些问题的综合作用直接导致了企业采购的效能低下。
1、对供应商的选择控制不到位
在采购活动中，在供应商的选择中存在舞弊的行为。市场上，供应同样产品的供应商往往是多家，分布不同的地理空间，产品的转移是需要运输成本的，特别是在建筑企业里，建筑工程产品分布不同的地区，具有分散性、一次性、体量大等特点，往往需要各种各样的建筑材料，材料规格品种多达几千种，供应这些建筑材料的供应商也是成百上千家。不同层次、类型的供应商都需要企业的采购人员到市场中去寻找、比较与谈判，这是采购活动中的一项非常重要的经济权利——供应商选择权。因此，在企业采购人员身边，会有形形色色的建筑材料供应商或者劳务提供商，他们因为自己的近期利益与长远利益对采购人员进行各种方式的公关。同
时，由于企业自身对这一环节的监督管理不到位，内外因结合，被个别把握不住自己的采购人员与管理人员，甚至领导人员所利用，以达到个人，谋利益为目的的供应商选择，这导致往往出现违背企业利益、损害企业利益的供应商选择行为, 在我们的案情分析中发现,80%的采购经济案在供应商选择上已经存在舞弊事实。
2、对采购定价管理不到位
在采购活动中，采购定价是采购舞弊的重要环节。定价是一个企业采购活动中的非常重要的经济活动。由于市场价格的广泛性和波动性，给采购人员的采购定价带来一定的难度，也为管理核实带来工作难度。市场是存在信息不对称的，没有完全信息的市场，因此企业的采购定价也只有相对合理的标准，没有绝对的判断标准，为企业监督采购定价也带来实际操作上的难度。有时，不同的地方，不同的时间，同样的建筑材料采购定价因为不同的区域市场而没有完全的可比性。因此，企业采购定价的管理往往存在形式到位而实质不到位的现象，没有采购人员自身的工作积极性与道德品质，采购定价是很难为企业采购成本控制做到全心全意。采购定价是企业采购中的一个经常出现采购问题的过程。在我们的案情分析中发现,43.1%的采购经济案通过定价过程舞弊。
3、对采购计量的管理不到位
在采购活动中，采购计量是采购舞弊的另一个重要环节。在我们建筑施工企业里，采购计量过程有着自己的行业特点，首先，工作量大，建筑工程产品都是由各个品种、各种规格的建筑材料组成，材料规格大小不一，同一种材料用量大，成千上万的材料需要逐一的点数、过磅等计量，要占用材料管理人员大量的工作时间；其次，计量过程在不断的重复，在工程项目现场，每天都在发生计量过程，并且不断在重复；第三，进库计量与出库计量往往同步，进入施工现场的材料，在进库的同时就是进入施工现场的过程，因此出库过程一般很难约束进库过程的计量是否正确。由于这三个计量特点，采购计量过程舞弊在企业采购中具有非常的隐秘性。在我们所调查的关于采购方面的经济案件，涉及计量上出问题如少进材料、多签单等方面案件，无一例外的都是由内部举报揭发的。这也跟我们的管理层不重视材料计量管理也有关系，正是因为事后难以发现，但管理层没有对事前与过程管理没有足够关注。在我们的案情分析中发现,35.3%的采购经济案在计量过程进行舞弊。
4、对所采购产品的质量把关不到位
采购中的产品质量验收是采购中最基本的控制环节。质量控制好了，采购活动才具有基本的工作意义。在建筑施工企业里，所采购产品的质量与人们的生命财产息息相关。百年大计工程，质量为本。在媒体报道中，我们曾经就有因为
工程材料质量把关不严而出现工程安全事故。采购的产品质量直接影响企业创造的新产成品的质量与价值，而在建筑行业里，采购的建筑材料如果以次充优，影响的不仅仅是建筑产品的质量与价值问题，更是建筑产品的使用功能与安全问题。对于鱼目混珠的低端建筑工程市场，如家装市场、装饰工程市场等，存在个别不讲信誉的装饰公司往往在所采购的装饰材料质量上以次充好，谋取不正当利益。由于质量差的材料往往价格上比质量好的材料低许多，这是个别公司在材料质量上以次充好的主要利益动机。在媒体上，报道的豆腐渣工程也往往是在建筑材料的质量上把关不到位的结果。
5、对所采购产品的规格控制不细致
在产品供应规格上控制不细致，是目前在企业采购中供应商普遍采用的一种控制产品量差谋利的手段。在材料供应过程中，对于采购合同里既定的计量单位，供应商往往会选择供应有利于更多谋取量差的规格材料。例如，在我们建筑安装工程领域里的无缝钢管采购中，如果采购合同规定以理论尺寸计算进行计量，则供应商将选择供应管壁为比较严重的负公差（管壁实际厚度比理论厚度小）规格的无缝管，导致出现计多供少多赚量差利益；如果采购合同规定以实际过磅进行计量，则供应商将选择供应管壁为比较严重的正公差（管壁实际厚度比理论厚度大）规格的无缝管，导致出现放大了采购量多赚销售利益。这两种情况，都将损害采购人的
经济利益。在我们正常的采购活动中，应该对采购产品的规格进行国标测量，而这一重要环节往往不能够引起管理层的重视，工作人员也没有去仔细把关了。在我们分析的采购经济案件中，有90%的人在产品规格上没有去进行国标测量。
6、对所要采购的产品功能评审不严格
产品功能评审的目的在于我们要采购物有所值的产品。不同的产品性能，对应于不同的功能，不同的功能对应于不同的价值。产品功能评审不严格往往出现这样几种情况：一是一样的价格采购了低性能的产品，往往物不所值；二是一样的价格采购了恰当性能的产品，实现物有所值；三是一样的价格采购了高性能的产品，获得物超所值；其第一种情况是一些不讲诚信的供应商的首选，因为低性能的产品对应的是低的成本价，供应商可以赚取高额价差。低性能的产品往往在使用功能上比预期的效果差，也往往是在市场上将要过时或者要淘汰的产品。在建筑工程行业里，建筑材料在不断更新换代，不断向节能型发展，采购低性能的建筑材料，同样将影响建筑产品的使用效率，也影响建筑产品的使用寿命，进而造成财产损失。在我们的实际工作中, 除了要求进行强制检测的少数产品以外, 其他采购产品基本不做产品的功能测试或者评审。
7、不能充分利用规模采购来降低采购成本
不能充分利用规模采购是我们目前在采购业务中非常
普遍而又比较严重的采购问题。从行业看，尽管我国钢铁产量世界第一，但是由于我国钢铁企业的行业集中度比较低，低于世界发达国家水平，因此我国钢铁企业在进口铁矿石的价格谈判上就不能够形成集中规模采购的优势，导致我们无法对国际铁矿石供应商的调价要求做出强烈的反对与控制；而日本由于钢铁业的行业集中度非常高，在国际铁矿石进口价格谈判上具有明显的规模优势与话语权。同样，在我们建筑施工企业集团里，每年都有几千个项目在施工过程中，需要许多同样的建筑材料，如钢材、水泥、木材等，但我们无法在一个统一的采购平台进行规模采购。这一点，就是在我们的二级和三级单位，也不能够做到，更有的公司，由于种种管理原因其企业采购规模被各工程项目细分，采购由规模批发采购变成了零星采购，导致采购单价上升，提高了采购成本，损害了公司的整体利益。
8、材料供应环节多而提高了供应链成本
在我们的企业采购工作调查中发现，一个管理比较差、效益比较差的公司往往在生产要素采购业务方面问题比较多，而这其中的问题中，集中表现出与之合作的供应商的上游供应环节比较多，选择的合作单位多数是一些零售商或者“皮包商”，挂牌、倒卖、转手的情况比较多，而很少与厂家或者厂家的一级代理商直接进行采购合作。厂家产品出厂到消费者，其中间环节越多，供应链成本也就越高，管理也
越不规范，有的产品最终价格已经是出厂价格的几倍到几十倍。这也是我们采购成本高的另一个主要原因。
以上采购中存在的八个方面问题是目前企业采购业务中不同程度的存在的影响采购效能的主要问题，有的还可能是以上多个方面问题的集合。这些问题或者现象的存在，使企业采购效能不断降低，影响了企业采购质量，对企业的利益与长远健康持续发展都造成不同程度的损害。首先，使企业采购成本居高不下，采购成本是企业再产品成本的重要组成部分，在我们建筑施工企业中生产要素的采购成本占到工程产品总成本的90%，采购成本问题导致了施工企业的工程项目亏损不断；其次，给企业带来了严重的产品质量风险，采购产品的质量是企业再产出产品的质量基础，企业采购问题的存在为企业埋下巨大的潜在的产品质量风险；第三，使企业难以形成核心竞争力，企业采购活动是企业生产经营的基础，企业采购问题的存在使企业低成本竞争与质量竞争优势逐渐丧失；第四，给违法违纪提供有机可乘，企业采购问题的存在使违法违纪人员在企业采购的各方面找到了损害企业利益、谋取个人利益的机会。因此，开展企业采购效能监察是目前企业健康持续发展的战略需要，如何遏制和控制影响企业采购效能的问题和提高企业采购质量是企业采购效能监察主要任务，企业采购效能监察在企业管理活动中具有非常重要的战略意义。
二、企业采购效能监察的主要内容
在企业采购活动中，关键是采购质量问题，采购质量追求的基本的定性的目标是：根据企业经营生产需要，以控制采购供应链整体成本为目的，按时、按质、按量、高效、低耗地采购到企业所需要的适宜产品。因此，企业采购效能监察也必须围绕采购的这个目标实现而建立基本的效能监察工作思路。在我们的工作实践中，开展企业采购效能监察的基本工作思路是：以企业采购业务流程为主线，以采购业务流程中的影响采购质量的潜在风险为导向，对采购业务流程的内部控制的认知缺失性、内部控制制度体系建设的充分性、采购行为的符合性、业务行为结果的有效性和内部控制制度的适宜性进行循环的、持续的审查、问题发现、建议与督促改进的监察。采购业务流程的内部控制的认知缺失性、内部控制制度体系建设的充分性、采购行为的符合性、业务行为结果的有效性和内部控制制度的适宜性是采购效能监察的五个核心的监察内容。下面，笔者将从影响采购质量的风险认识和认知缺失性、充分性、符合性、有效性和适宜性六个方面来说明采购效能监察主要内容。
1、围绕影响企业采购质量的风险环节开展采购效能监察
控制是与风险对应的。采购风险是指采购业务流程中可
能影响最终综合采购目标实现的因素集合。效能监察是企业中对管理活动的再管理，监督工作的再监督。因此，采购效能监察必须抓住采购业务流程中计划、决策、组织、控制过程中可能存在的各方面风险，评审管理层对存在风险因素环节的控制与管理是否达到了实现采购目标的最低要求。
以我们建筑施工企业为例对企业采购业务流程中的风险进行分类。在我们的企业采购中，以风险来源属性分类可以分为采购系统风险与采购操作风险两大类。采购系统风险主要表现为：认知缺失风险，对企业采购业务的重要性认识不到，从而导致企业在资源配臵上与采购业务本身的业务特点不相适应，影响采购效能；制度盲区风险，采购业务流程的内部控制制度体系没有覆盖采购业务流程的全部过程，存在内部控制制度体系未覆盖的死角，称为采购制度盲区。在我们一些公司里，还存在没有制度对企业采购行为进行规范的现象，依靠的是人治的方式；制度体系功能丧失风险，即规范企业采购业务的内部控制制度体系本身不合理，不能够对采购业务过程中的风险起到控制与规避作用，出现制度体系功能丧失。采购操作风险主要表现为：采购执行偏差风险，采购业务行为不能够遵循采购业务流程的内部控制体系规范的要求；采购行为结果失效风险，采购业务行为的最终结果低于管理层最低预期。企业采购中存在潜在失控风险的方面就是采购效能监察的监察重点，以上五个方面的风险区域
都是开展采购效能监察的重要内容。
2、抓住企业管理层对采购业务的认知缺失情况开展效能评估
对企业管理层采购业务的认知缺失情况进行效能评估是针对采购系统风险中的认知缺失风险而言的。企业管理层对采购业务的认知缺失情况一定程度上决定了企业的采购效能状况，企业管理层对采购业务的认知缺失情况可以概括为四点：一是管理层对采购业务专业知识的认识情况；二是管理层怎样看待采购业务在企业发展中的地位；三是企业战略规划中的采购规划；四是管理层对采购业务内部控制体系的认识。这四个方面构成了管理层对企业采购业务的认知缺失程度。管理层采购业务认知缺失程度越高，企业采购业务的效能提升的可能性越高，因为管理层的采购业务认知缺失性高，企业给采购业务的资源配备和管理投入将得到组织保证，采购业务效能提高才有组织保证，而管理层对采购业务的认知缺失性比较低的企业，采购业务将得不到人力、物力和财力的保证，其管理效能也就没有提高的基础。
开展对企业管理层采购业务的认知缺失情况监察一般采用无记名问卷法和深度访谈法两种评估办法，目的在于通过问卷调查和深度访谈结果进行分析获得管理层对采购业务的认知缺失情况评估。这两种方法在实际工作中，我们往往
结合使用，相互补充和证明。问卷调查和深度访谈的内容围绕企业管理层对采购业务的认知缺失情况从六个方面展开：一是管理层所确定的采购业务岗位资格说明、人力资源政策、培训制度等情况；二是企业目前采购业务岗位人员的能力、工作经验与专业情况；三是管理层对采购在企业中的定位情况；四是管理层近期对采购业务的工作规划；五是管理层认识到的目前采购业务存在的潜在风险情况；六是针对目前采购业务中存在的潜在风险情况所采取的风险管理措施情况。
3、围绕采购的内部控制制度建设情况开展充分性分析 对采购的内部控制制度建设情况进行效能监察是针对采购系统风险中制度盲区风险而言的。采购的内部控制制度建设的完备情况可以使得公司的采购业务都在制度规定的框架内规范执行成为可能，从一定程度上可以规避采购业务中的一些不确定性的风险因素，就如上锁的屋子被盗的概率比不上锁的屋子低得多一样。采购业务内部控制制度体系建设完备，有利于提高采购业务的效能。因此，采购业务效能监察的第二个主要内容就是对采购业务的内部控制制度建设情况进行评估，即制度体系覆盖采购业务行为的充分性分析。
开展采购业务的内部控制制度覆盖采购业务行为的充分性监察一般采用审阅与询问相结合的监察方法。目的在于评
估目前企业采购业务内部控制制度体系覆盖采购业务行为的充分性情况和发现制度盲区。采购业务制度体系充分性监察的内容主要包括五个方面：一是企业采购业务的内部控制环境，包括采购业务的内部权力制衡与职责、关键岗位设臵、采购控制指标确定情况，如采购决策、监督、管理、执行的设臵与职责分工情况；二是对企业采购业务过程中的潜在失控风险环节的识别、评估与防范情况；三是围绕企业采购目标的实现所建立起来的制度、权利分布、复核、报告与统计、检查与业务监督情况；四是为及时准确反应企业采购业务实际运行情况和保证制度体系传递到位而建立的采购业务内部控制信息制度体系情况；五是为保证企业采购业务的高效、健康发展建立的企业内部监督、纠偏、管理评审与采购内部控制体系持续改进的情况。
4、抓住采购人员的业务行为过程进行业务行为符合性判断
对采购人员的业务行为符合内部控制制度体系的情况进行效能监察是针对采购执行偏差风险而言的。科学完备的制度体系需要得到贯彻执行，才能达到预期的控制效果。制度体系的建设最终目的在于贯彻执行后对企业的采购业务过程发挥控制与规范作用，实现采购的预期控制目标。在实际工作中，采购业务执行过程中存在的一个非常普遍的问题就是不能够按照企业既定的采购制度要求开展采购业务，对
制度打折扣，甚至不执行制度，出现制度与执行两张皮现象。只有贯彻落实了企业采购业务内部控制制度体系的采购行为才有可能有比较高的管理效能，因此采购业务效能监察的第三项主要监察内容是对采购业务行为过程执行企业采购业务内部控制制度体系的情况进行符合性监察与判断。 开展采购业务行为的符合性监察与判断一般采用穿行控制性测试、审阅、观察与询问等监察方法，其中的穿行控制性测试方法是符合性监察的主要方法。目的在于评估目前企业采购业务行为符合企业采购制度规定的情况和发现采购行为违背制度体系要求的采购环节。采购业务行为符合性监察的内容主要包括十个方面：一是企业生产要素采购计划与采购方式的确定过程，不同的采购方式，有不同的采购风险，有不同的控制方法与路径，这是采购业务流程启动的第一个环节；二是围绕确定的采购计划与采购方式，企业主办与相关业务部门所开展的采购准备工作，如生产要素市场行情，供应情况，资源的可获得性、采购控制目标测算等；三是采购主办与相关部门对拟进入投标的供应单位的供应资格、能力、产品情况等进行的投标资格的审查情况与确定参加投标的供应商过程情况；四是围绕采购计划与采购方式，制定采购招标文件与评审确定招标文件的情况；五是对投标单位投标报价格式的规定与评标规则的确定情况；六是围绕采购招标活动所建立的招标工作组织与职责分工情况；七是
采购招标的开标、竞价、评标与定标过程；八是根据采购招标结果形成的采购合同评审与会签情况；九是采购招标定标以后、合同签订前后针对采购标的的有关事项变更评审与确定过程情况；十是采购合同签订以后的采购合同在相关部门的传递与交底情况。这十个环节是企业采购活动的主要的、关键的工作过程，这十个过程是否贯彻执行企业的制度要求，将直接影响采购的效能结果。
5、围绕实际采购业务结果进行有效性认证
对实际采购业务结果进行效能监察是针对采购行为结果失效风险而言的。所有的制度要求和采购努力都必须以实现企业预期的采购目标为标准。在实际工作中，并非按照企业规定的制度执行了就可以实现采购的预期目标，一些公司里的采购业务只是表面上执行贯彻公司的采购制度文件，走的是形式，事后补相关的采购招标记录等，为执行制度而执行采购，做的都是表面文章，其执行采购制度的目的是在于应付采购检查，而不关心采购目标的实现情况，甚至是用表面执行采购制度来掩盖采购结果未达目标的事实。因此采购是否有效能，还必须对采购业务行为的结果是否达到采购的预期控制目标甚至高于控制目标的情况进行监察。因此，采购业务效能监察的第四项主要监察内容是对采购业务行为结果的有效性进行认证。
开展采购业务行为结果的有效性监察一般采用指标对
比、审阅、观察与询问等监察方法，其中的指标对比方法是有效性监察的主要方法。目的在于评估目前企业采购业务结果达到企业采购预期控制目标的情况和发现采购行为结果严重脱离采购预期控制目标的事实。采购业务结果有效性监察的内容主要包括三个方面：一是在所抽样的单笔采购业务行为结果是否达到预期控制目标；二是企业阶段采购行为结果是否达到阶段控制目标；三是所抽样的采购产品单价、质量、规格、量差、规模竞价、产品功能等均达到企业的使用要求与采购成本控制要求。
6、针对采购内部控制制度进行制度适宜性分析
对采购的内部控制制度科学合理即适宜性进行效能监察是针对采购系统风险中制度体系功能丧失风险而言的。适宜的采购内部控制制度可以使得企业的采购制度体系对采购业务的规范执行和采购目标实现可能性提高，从而可以提高采购的效能，从一定意义上讲，规避采购业务中的一些不确定性的风险因素的效率将得到提高，就如安装一把功能好的锁的屋子被盗的概率比安装一把功能差的锁的屋子低得多一样。采购业务内部控制制度体系的科学合理与持续改进，有利于不断提高采购业务的效能。因此，采购业务效能监察的第五个主要内容就是对采购业务的内部控制制度本身进行评估，即制度体系的适宜性分析。
开展采购业务的内部控制制度适宜性监察一般采用穿行
控制性测试、审阅与询问相结合的监察方法。目的在于评估目前企业采购业务内部控制制度体系本身的制度设计合理情况和发现将导致制度体系功能丧失的有关制度设计条文与规定。采购业务制度体系适宜性监察的内容主要包括六个方面：一是企业采购业务的内部控制环境适宜情况，包括采购业务的内部权力的合理制衡与职责、关键岗位合理设臵、采购控制指标的合理确定情况，如采购决策、监督、管理、执行的合理设臵与职责合理分工情况；二是围绕企业采购目标的实现所建立起来的制度、权利分布、复核、报告与统计、检查与业务监督要求是否具有可操作性；三是内部传递沟通的信息是否是关键控制信息；四是为保证企业采购业务的高效、健康发展建立的企业采购内部控制体系是否在持续改进；五是企业采购业务的内部控制制度体系所规定的采购业务控制途径是否合理；六是所设计的采购制度体系是否对采购流程的组织与职责、控制目标、控制措施、步骤、工作内容、工作方法与技巧。企业所设计的制度只有做到科学合理和持续改进，才有可能对企业管理行为的效能起到合理的保证作用。这也是对采购业务内部控制制度体系的适宜性进行监察的基本目的。
三、开展采购效能监察的主要过程
1、采购效能监察的立项
采购效能监察立项报告一般要明确效能采购业务、涉及专业、监察时间范围、受监察部门/单位、计划实施时间、立项理由，明确实施采购效能监察的领导小组、工作小组成员及初步的分工，形成效能监察组织计划。效能监察立项报告经过公司分管效能监察的领导和公司总经理审批后开始执行。
2、组建采购效能监察组织
一般要组建领导小组和工作小组。领导小组由采购业务的主管领导、公司党委、纪委书记、纪检监察及采购业务部门领导组成。工作小组由具有采购、财务、预算专业背景的专业人员组成，小组人数要根据采购效能监察范围与分布而定。
3、 采购效能监察准备
根据效能监察立项报告，工作小组需要做一些相关的监察实施前的准备工作。主要包括：（1）编写采购效能监察具体的监察方案；（2）收集齐全与采购效能监察有关的公司已经正式颁布的内部控制制度与相关文件、标准；（3）计划进入工作现场实施采购效能监察的具体时间安排；（4）按照小组内成员的专业背景进行内部监察分工与布臵任务；（5）通报、分析、讨论采购效能监察的关键环节或关键过程，统一工作思路与方法；（6）5效能监察工作小组人员按照分工编制准备好采购效能监察的检查记录表；（7）通知受监察单位
监察时间安排等；
4、现场效能监察实施
现场效能监察实施是采购效能监察核心过程，对采购效能的全面监察依据都是建立在现场实施环节获得的第一手资料基础之上。这一个过程包括：（1）效能监察首次会议。效能监察工作小组组长主持首次会议，参加人员包括受监察方的领导与相关专业部门的负责人，到会者应签会议签到记录。会议内容包括：介绍监察执行小组成员、监察目的、范围、方法和程序等；重申采购效能监察时间安排，并澄清计划中不明确的内容; 就监察范围受效能监察单位简要介绍基本情况；受效能监察单位确定配合本次效能监察的专业对口人员与综合协调人；并且确认效能监察执行小组所需要的资源和设施已齐全；（2） 采购业务内部控制初步调查。进行采购内部控制过程要素的初步调查，问卷调查管理层对采购业务内部控制的认知情况与态度，询问采购业务内部控制体系制度、岗位、职责、人员素质、风险、措施、信息、内部监督等的具体实情与做法，了解并描述采购业务的内部控制体系基本情况；（3）采购业务的内部控制认知性与体系充分性分析。经过初步调查之后，效能监察执行小组成员应对采购业务内部控制认知性与体系充分性进行分析，是否存在比较严重的采购内控认知缺失，是否存在不同程度的薄弱环节与失控过程，是否存在内控缺陷，初步确定采购业务的薄弱
过程，并确定采购业务内部控制体系中的关键过程、岗位与环节；（4）采购业务关键过程分析与调整。在初步调查与充分性分析基础上，根据采购业务内部控制体系实情，分析原定采购业务关键过程是否覆盖采购业务的关键问题，并增加或减少采购业务关键过程，分析与调整过程应在效能监察小组中共同讨论完成；（5）采购业务关键过程符合性测试与判断。符合性测试包括两个方面：一是业务测试。按照规定的业务处理工作流程，对抽样业务实际活动过程的各项手续，办理程序进行审阅，查明信息流的整个过程，判断是否遵循有关管理制度、程序，规定的控制环节是否存在；二是功能测试。按照规定的业务处理工作流程，对不同时间抽样业务实际活动过程的各项手续，办理程序进行审阅，分析过程遵守有关管理制度、程序的时间连续性、准确性、完整性等，判断规定的控制环节是否始终发挥作用。符合性测试在方法上一般在抽样基础上进行穿行控制性测试；（6）内部控制有效性认证与适宜性分析。按指标对比法对行为过程的结果与内部控制预期目标进行对比分析，确认其与内部控制预期目标是否一致，即有效性。通过穿行测试法描述采购业务实际业务流程、岗位、职责等内部控制体系实情，用询问法与审阅法相结合的方式描述采购业务内部控制体系规定业务流程、岗位、职责等情况，按照职能部门识别的采购业务关键过程、内部控制原则和监督要求，对实际内部控制体系和规
定内部控制体系进行适宜性分析，适宜性分析在前面检查分析的基础上进行；（7）采购业务内部控制风险重估, 效能监察重新确认。在前面已有工作的基础上，效能监察执行小组成员应进行采购业务的内控潜在风险进行重估，从而对采购业务关键过程进行重新确认，使采购业务关键过程更加全面覆盖采购业务的关键问题。采购业务内控潜在风险重估不合格的关键要素，应进行采购业务关键过程重新确认，并启动扩大审查过程；（8）扩大审查。按照重新确认采购业务关键过程，扩大采购业务已发生业务抽样量，重复现场实施流程的（5）和（6）工作步骤；（9）采购业务效能监察发现的确定。 发现为符和不符合两种情形，注意要将发现的问题调查研究到必要的深度，留下对应的证据资料，并且与不符合事实的负责人共同确认事实；（10）采购业务效能监察发现汇总分析。在完成效能监察计划安排的全部过程与结果之后，在召开采购效能监察末次会议之前，效能监察小组组长应召集一次工作小组全体会议，对效能监察发现进行汇总分析。在汇总分析讨论基础上，作出采购业务的过程和结果总体评价：总体较好、总体基本符合、存在问题、有待改进等结论性意见；（11）采购效能监察建议与决定。在效能监察发现汇总分析的基础上，形成采购效能监察建议与决定；
（12）召开效能监察末次会议。召开效能监察末次会议之前，效能监察执行小组组长应将经汇总分析后的发现、建议、总
体评价与受效能监察的单位领导进行沟通，征求反馈意见，力求意见统一。沟通之后即召开由效能监察执行小组组长主持的效能监察末次会议，受监察方的领导，采购相关部门负责人参加；
6、采购效能监察报告
效能监察报告作为开展效能监察活动的正式文件，由效能监察工作小组组长编写编写形成。
7、采购效能监察自我评价
完成效能监察报告并发布之后，效能监察工作小组组长应召集小组成员对采购效能监察工作的组织、程序、内容、方法、记录、证据等六个方面进行一次自我评价，以不断促进自我采购监察能力的提高。
8、采购效能监察建议和决定的跟踪复查与验证
效能监察工作小组组长应对效能监察建议和决定的落实情况进行跟踪。整改期间，关心和经常过问落实情况，对落实过程中存在的问题向派出效能监察执行小组的纪检监察部门反馈。建议和决定在规定的时间全部落实后，效能监察执行小组的成员应对落实情况进行复查与验证。复查的范围为建议和决定覆盖的业务范围在整改期间所发生的全部过程与结果。
9、采购效能监察效果后评估
在监察发现、建议与决定都整改落实并且得到复查与验证
之后，待采购业务运行一段时间后即可以对采购效能监察对采购效能的促进与提高情况进行一次监察效果评估。
以上九个过程就是一个完整的企业采购效能监察的全部过程。