一、目的
为了正确、规范的使用小鱼办公视频会议系统, 提高视频会议举办的效率及质量, 保证视频会议能够长期有效的进行, 特制定本规定。 二、适用范围
集团平台及各事业部。 三、管理规定
（一）会议管理
1. 视频会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行，凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训等，应通过视频会议方式实施。
2. 集团及各事业部如使用视频会议，需由申请人按《远程视频会议申请表》（见附件一）填写并在OA 系统中进行申请，申请成功后，由信息管理员备案。
申请流程为：申请人→部门负责人→事业部总经理→信息化运营部运营总监→信息化运营部信息管理员
如有紧急会议，需至少提前半天时间联系信息管理员，并填写《远程视频会议申请表》，便于信息管理员提前做好设备调试工作。
3. 视频会议应在会议室召开，如需在其他场所召开，应保证开会环境良好、无噪音。
4. 与会人员要在会议开始前半小时准时打开设备，随时与参会人员进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正常使用，如发现问题，要及时向信息管理员反映，排除故障。调试完毕的单位，必须将麦克调至关闭状态，以免分会场声音传至主会场，影响整个会议效果。
5. 所有参会人员必须提前5分钟到达会场，保持会议严肃性，严禁迟到、早退现象。
6. 视频会议进行过程中，各参会单位应保持会场安静，会议中如有单位需要发言时，方可打开麦克进行讲话，除发言单位外，所有分会场均关闭话筒。
（二）设备管理
1. 小鱼办公视频会议系统主要由小鱼办公主机（含摄像头）、大屏投放器、路由器等构成。
2. 小鱼办公视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。
3. 小鱼办公视频会议系统的各项设备参数是已经设定好的，与会人员在使用时，不得随意更改。
4. 集团小鱼办公视频会议系统设备由信息化运营部进行保管和维护；银通租赁事业部小鱼办公视频会议系统设备由银通租赁事业部综合办进行保管和维护。信息化运营部提供技术保障、负责定期进行视频会议系统的检查，如发现设备、软件及线路等出现故障，应及时进行设备维修、软件调试及故障排除。
5. 使用小鱼办公视频会议系统设备期间，要妥善保管好设备。 （三）员工管理
1. 集团及各事业部员工需要用手机客户端参加远程视频会议的，需提前向信息化运营部信息管理员申请，由信息管理员负责指导手机客户端的下载、安装、注册、使用等步骤。
2. 员工在手机客户端注册成功后，需将注册使用的手机号码告知信息管理员，由信息管理员将其添加进企业通讯录中，便于参加视频会议。
3. 员工在成功加入企业通讯录后，不得随意进行视频通话，以免影响正常视频会议的进行。信息管理员在制度下发后将会不定期进行检查。
（四）设备及端口购买
1. 设备购买：集团现有小鱼办公视频会议系统2套，由集团平台和银通租赁事业部分别购买。其他事业部如需购买小鱼办公视频会议系统，须由事业部综合管理员提出申请，申请审批通过后，由信息管理员提供信息，各事业部自行打款购买。
流程：事业部综合管理员→事业部财务负责人→事业部总经理→信息化运营部总监→集团财务部长→副总裁→董事长→出纳
2. 端口购买：集团2套小鱼办公视频会议系统共用10个端口，到期时间为2017年8月1日。信息化运营部需提前做好费用预算，在到期时及时购买端口。
（五）其他
1. 视频会议设备使用环境要做到干燥、防水、防尘并保持温度不要过高。 2. 会议结束后要及时将各项设备电源关闭。
3. 由于不当操作损坏设备的，按照维修价格进行赔偿。 4. 遗失或因工作不慎导致设备损毁的按照设备原价进行赔偿。
附件一：
远程视频会议申请表
一、目的
为了正确、规范的使用小鱼办公视频会议系统, 提高视频会议举办的效率及质量, 保证视频会议能够长期有效的进行, 特制定本规定。 二、适用范围
集团平台及各事业部。 三、管理规定
（一）会议管理
1. 视频会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行，凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训等，应通过视频会议方式实施。
2. 集团及各事业部如使用视频会议，需由申请人按《远程视频会议申请表》（见附件一）填写并在OA 系统中进行申请，申请成功后，由信息管理员备案。
申请流程为：申请人→部门负责人→事业部总经理→信息化运营部运营总监→信息化运营部信息管理员
如有紧急会议，需至少提前半天时间联系信息管理员，并填写《远程视频会议申请表》，便于信息管理员提前做好设备调试工作。
3. 视频会议应在会议室召开，如需在其他场所召开，应保证开会环境良好、无噪音。
4. 与会人员要在会议开始前半小时准时打开设备，随时与参会人员进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正常使用，如发现问题，要及时向信息管理员反映，排除故障。调试完毕的单位，必须将麦克调至关闭状态，以免分会场声音传至主会场，影响整个会议效果。
5. 所有参会人员必须提前5分钟到达会场，保持会议严肃性，严禁迟到、早退现象。
6. 视频会议进行过程中，各参会单位应保持会场安静，会议中如有单位需要发言时，方可打开麦克进行讲话，除发言单位外，所有分会场均关闭话筒。
（二）设备管理
1. 小鱼办公视频会议系统主要由小鱼办公主机（含摄像头）、大屏投放器、路由器等构成。
2. 小鱼办公视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。
3. 小鱼办公视频会议系统的各项设备参数是已经设定好的，与会人员在使用时，不得随意更改。
4. 集团小鱼办公视频会议系统设备由信息化运营部进行保管和维护；银通租赁事业部小鱼办公视频会议系统设备由银通租赁事业部综合办进行保管和维护。信息化运营部提供技术保障、负责定期进行视频会议系统的检查，如发现设备、软件及线路等出现故障，应及时进行设备维修、软件调试及故障排除。
5. 使用小鱼办公视频会议系统设备期间，要妥善保管好设备。 （三）员工管理
1. 集团及各事业部员工需要用手机客户端参加远程视频会议的，需提前向信息化运营部信息管理员申请，由信息管理员负责指导手机客户端的下载、安装、注册、使用等步骤。
2. 员工在手机客户端注册成功后，需将注册使用的手机号码告知信息管理员，由信息管理员将其添加进企业通讯录中，便于参加视频会议。
3. 员工在成功加入企业通讯录后，不得随意进行视频通话，以免影响正常视频会议的进行。信息管理员在制度下发后将会不定期进行检查。
（四）设备及端口购买
1. 设备购买：集团现有小鱼办公视频会议系统2套，由集团平台和银通租赁事业部分别购买。其他事业部如需购买小鱼办公视频会议系统，须由事业部综合管理员提出申请，申请审批通过后，由信息管理员提供信息，各事业部自行打款购买。
流程：事业部综合管理员→事业部财务负责人→事业部总经理→信息化运营部总监→集团财务部长→副总裁→董事长→出纳
2. 端口购买：集团2套小鱼办公视频会议系统共用10个端口，到期时间为2017年8月1日。信息化运营部需提前做好费用预算，在到期时及时购买端口。
（五）其他
1. 视频会议设备使用环境要做到干燥、防水、防尘并保持温度不要过高。 2. 会议结束后要及时将各项设备电源关闭。
3. 由于不当操作损坏设备的，按照维修价格进行赔偿。 4. 遗失或因工作不慎导致设备损毁的按照设备原价进行赔偿。
附件一：
远程视频会议申请表