贵州宏德置业有限公司
文件管理制度
第一章 总则
第一条 为了规范集团文件管理，保障公司文件流传快捷高效，提高办事效率和提升决策执行力，同时便于资源信息共享和文档管理，特制定本制度。
第二条 文件管理内容主要包括：上级函，同级函，本公司上报下发的各种文件、 资料等。
第三条 公文类型与形式
2、部门名词定义与公文流程
（1）公文分为公司级公文、专业系统级公文、部门级公文，公司级公文流程放在公司的行政管理部门，专业系统和部门及公文放在各部门。
（2）公司级公文指以公司名义行文或需要公司批准的公文，包括对外使用的红头文件、联系函和对内使用的红头文件、会议纪要/记录、备忘录。
（3）部门级流程包括部门内部会议纪要/记录、部门间的工作联系函。
（4）专业系统级流程指专业系统内上下级部门之间的行文，包括系统会议纪要/记录和在系统内下行或上行的备忘录。专业系统内上行文指系统内下级单位就专项制度正常和相关事宜，提请上级部门给予解释或帮助。
第四条 各类宏文的使用规定
6、公文使用管理的其他规定
原则上要求各单位统一采用本文规定的标准公文格式，但在上述公文标准格式或内容不足以表达时，可以根据职能和产业特点增补相应内容，但对于标准格式中要求的内容必须保留，并报集团办公室核准后执行。
7、制度发布采用的公文形式
公司基本管理制度（包括涉及政策、标准和基本管理原则的制度规范，如薪酬、招聘培训、绩效考核、品牌管理、财务管理等制度规范）一律采用红头文件的形式审批发布。
8、有关制度审批的其他规定
（1）制度报批前，须采用多种形式征求相关部门或负责人的意见，制度拟订部门修订后，按制度审批流程批准发布。
（2）对于集团管理制度规定需要向上级单位报批的制度，下级单位须按制度报批流程完成审批后，方可按规定发布。
第五条 行文格式的一般规定 1、公文秘级管理：
红头文件、备忘录、会议纪要/记录公文应分别标注“机密”、“秘密”、“普通”，秘级由发文单位在发文时根据本规定认定。需要制作纸质的“机密”、“秘密”公文应当标明份数序号并加盖秘级印章。“机密”和“秘密”公文或其他文件都属于公司商业机密，应予以保护。公文秘级或其他文件都属于公司商业机密，应予以保护。公文秘级具体界定如下：
2、紧急文公管理：为了加速对紧急事项的处理，紧急度分为“特急”、“急件”和“普通”，“特急”指应在2小时内完成所有审批程序并下达的公文，“急件”指应在发文24小时内完成审批程序并下达的公文。“普通”指每道批准程序应在2天内完成审核审批的公文。对于紧急公文，发文单位应另行通知并跟踪公文流程设计的责任人立即处理。
3、红头文件和备忘录标题：应当准确简要的概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，一般应当标明发文单位（亦可不标注，而在落款处体现出来），标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题一般格式为：关于+核心内容+公文类型，其中公文类型包括请示、报告、通告、通知、批复、决议、决定、要求、建议等，具体见“公文形式与用途”。
4、其他规定：
（1）主送单位、抄送单位、抄报单位应当使用全称或规范化简称、统称。
（2）上级单位向下级单位发文，仅发至下级单位行政管理部门，由下级单位行政管理部门转达流转。
（3）下级向上级单位行文须以单位名义行文。
（4）目前产业管理公司未登记注册，须以公司名义发布红头文件。 （5）公文如有附件，应当在正文之后注明附件顺序和名称。
（6）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、省略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（7）文字从左至右横写、横排，公文用纸采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm），公文中正文的文字均为黑色。
（8）抄送/抄报指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位或负责人。
第六条 发文流程与相关规范 （一）发文流程
发文是指行文单位或部门名义指定公文的过程，一般包括公文的草拟、核稿、审核、签发、发布、归档等程序。一般文件流程为：起草人→部门领导→主管领导→发布→归档；红头文件的流程为：起草人→部门领导→主管领导→总裁/总经理→发布→归档。 （二）公文的审核或复核职责
1、以职能部门名义撰发的公文由本部门负责人审核。 2、红头文件等以公司名义行文的公文：
（1）红头文件由公司行政管理部门归口管理，行政管理部门对红头文件及其附件校稿，并交由相关领导会签。校稿要点：是否确需采用红头文件形式，行文格式是否符合公司
规范，内容是否明显违背公司现行政策。
（2）公文会签
红头文件等公文实行会签制度，审批前须交相关负责人会签，会签人可以在系统中提出修改意见，但不可以驳回，会签人须在两日内完成会签，否则，流程自动进入下一程序；
公文会签人如提出修改意见，并经过审批人认定的，拟稿部门须先修改再按原流程重新提交审批。 （三）公文的签发
1、不得越权签发公文，只能签发权限范围内的公文，越权签发的公文无效，签发公文的领导对签发的公文结果负责。
2、设计公司重大决策事项的公文、人事任免公文、全局办公性公文以及跨越几个部门范围事项的公文，均由分管领导审核，报公司负责人批准并签发。
3、各单位红头文件只有单位负责人（包括总裁、总经理或董事长）有权签发以本单位名义行文的红头文件。
（四）公文的用印
对外红头文件以及涉及重要事项的对外“工作文函”须加盖发文公司公章外，其他公文无须加盖公章。
第七条 收文流程与相关规范
1、 收文流程指对受到公文的办理过程，一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、
承办、催办等程序。 2、 外来公文
（1）指政府部门、行业协会、银行等外部机构或单位通过传真或邮递送达的公文。由公司指定部门登记接收、分发，需领导审批的，由办公室统一汇总后于当日填写《公文流传单》（见附件8）交领导批阅。对于紧急公文应立即传递，不得隔日，所有公文的传递都应办理交接手续。
（2）送主管领导批示或者交有关部门办理的外来公文，由行政管理部门负责催办。
第八条 公文编码规则与归档
公文归档
一般公文按发文部门或单位自动分类存档，但红头文件须由公司行政管理部门另行
纸质存档，并按公司相关规定定期移交公司档案管理机构。
公文编码
公文编码包括单位代码，部门编码、公文类型代码、序列代码、年月代码，联合行
文，只标注主办单位（部门）公文代码。
第九条 附件
本制度由贵州宏德置业有限公司起草并负责解释，本制度由贵州宏德置业有限公司制定并发布，自发布之日起实施。
附件一
贵州宏德置业有限公司
宏德发字【XXXX】XX号 签发人：孙永林
标 题
主送单位：
正文X X X X X X X X X X X X X X X X X
二〇一一年XX月XX日
联系人：XX 电话：XX 主题词：XX XX XX
主送：xxxxxx xxxxxx xxxxxx 抄报：xxx xxx 抄送：xxx xxx
贵州宏德置业有限公司 联系人：XX 电话：XXXXXXXXXXX xxxx年xx月xx日 共印xx份
附件二
备 忘 录
致/呈： 由： 时： 事： （内容）
签 字
抄送： 抄报：
附件三
会议纪要
编号
会议记录
编号
贵州宏德置业有限公司 XX部门XX月工作计划
编号
贵州宏德置业有限公司 XX部门XX月工作总结
编号
工作联系函
编号
外来公文流转单
贵州宏德置业有限公司
文件管理制度
第一章 总则
第一条 为了规范集团文件管理，保障公司文件流传快捷高效，提高办事效率和提升决策执行力，同时便于资源信息共享和文档管理，特制定本制度。
第二条 文件管理内容主要包括：上级函，同级函，本公司上报下发的各种文件、 资料等。
第三条 公文类型与形式
2、部门名词定义与公文流程
（1）公文分为公司级公文、专业系统级公文、部门级公文，公司级公文流程放在公司的行政管理部门，专业系统和部门及公文放在各部门。
（2）公司级公文指以公司名义行文或需要公司批准的公文，包括对外使用的红头文件、联系函和对内使用的红头文件、会议纪要/记录、备忘录。
（3）部门级流程包括部门内部会议纪要/记录、部门间的工作联系函。
（4）专业系统级流程指专业系统内上下级部门之间的行文，包括系统会议纪要/记录和在系统内下行或上行的备忘录。专业系统内上行文指系统内下级单位就专项制度正常和相关事宜，提请上级部门给予解释或帮助。
第四条 各类宏文的使用规定
6、公文使用管理的其他规定
原则上要求各单位统一采用本文规定的标准公文格式，但在上述公文标准格式或内容不足以表达时，可以根据职能和产业特点增补相应内容，但对于标准格式中要求的内容必须保留，并报集团办公室核准后执行。
7、制度发布采用的公文形式
公司基本管理制度（包括涉及政策、标准和基本管理原则的制度规范，如薪酬、招聘培训、绩效考核、品牌管理、财务管理等制度规范）一律采用红头文件的形式审批发布。
8、有关制度审批的其他规定
（1）制度报批前，须采用多种形式征求相关部门或负责人的意见，制度拟订部门修订后，按制度审批流程批准发布。
（2）对于集团管理制度规定需要向上级单位报批的制度，下级单位须按制度报批流程完成审批后，方可按规定发布。
第五条 行文格式的一般规定 1、公文秘级管理：
红头文件、备忘录、会议纪要/记录公文应分别标注“机密”、“秘密”、“普通”，秘级由发文单位在发文时根据本规定认定。需要制作纸质的“机密”、“秘密”公文应当标明份数序号并加盖秘级印章。“机密”和“秘密”公文或其他文件都属于公司商业机密，应予以保护。公文秘级或其他文件都属于公司商业机密，应予以保护。公文秘级具体界定如下：
2、紧急文公管理：为了加速对紧急事项的处理，紧急度分为“特急”、“急件”和“普通”，“特急”指应在2小时内完成所有审批程序并下达的公文，“急件”指应在发文24小时内完成审批程序并下达的公文。“普通”指每道批准程序应在2天内完成审核审批的公文。对于紧急公文，发文单位应另行通知并跟踪公文流程设计的责任人立即处理。
3、红头文件和备忘录标题：应当准确简要的概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，一般应当标明发文单位（亦可不标注，而在落款处体现出来），标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题一般格式为：关于+核心内容+公文类型，其中公文类型包括请示、报告、通告、通知、批复、决议、决定、要求、建议等，具体见“公文形式与用途”。
4、其他规定：
（1）主送单位、抄送单位、抄报单位应当使用全称或规范化简称、统称。
（2）上级单位向下级单位发文，仅发至下级单位行政管理部门，由下级单位行政管理部门转达流转。
（3）下级向上级单位行文须以单位名义行文。
（4）目前产业管理公司未登记注册，须以公司名义发布红头文件。 （5）公文如有附件，应当在正文之后注明附件顺序和名称。
（6）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、省略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（7）文字从左至右横写、横排，公文用纸采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm），公文中正文的文字均为黑色。
（8）抄送/抄报指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位或负责人。
第六条 发文流程与相关规范 （一）发文流程
发文是指行文单位或部门名义指定公文的过程，一般包括公文的草拟、核稿、审核、签发、发布、归档等程序。一般文件流程为：起草人→部门领导→主管领导→发布→归档；红头文件的流程为：起草人→部门领导→主管领导→总裁/总经理→发布→归档。 （二）公文的审核或复核职责
1、以职能部门名义撰发的公文由本部门负责人审核。 2、红头文件等以公司名义行文的公文：
（1）红头文件由公司行政管理部门归口管理，行政管理部门对红头文件及其附件校稿，并交由相关领导会签。校稿要点：是否确需采用红头文件形式，行文格式是否符合公司
规范，内容是否明显违背公司现行政策。
（2）公文会签
红头文件等公文实行会签制度，审批前须交相关负责人会签，会签人可以在系统中提出修改意见，但不可以驳回，会签人须在两日内完成会签，否则，流程自动进入下一程序；
公文会签人如提出修改意见，并经过审批人认定的，拟稿部门须先修改再按原流程重新提交审批。 （三）公文的签发
1、不得越权签发公文，只能签发权限范围内的公文，越权签发的公文无效，签发公文的领导对签发的公文结果负责。
2、设计公司重大决策事项的公文、人事任免公文、全局办公性公文以及跨越几个部门范围事项的公文，均由分管领导审核，报公司负责人批准并签发。
3、各单位红头文件只有单位负责人（包括总裁、总经理或董事长）有权签发以本单位名义行文的红头文件。
（四）公文的用印
对外红头文件以及涉及重要事项的对外“工作文函”须加盖发文公司公章外，其他公文无须加盖公章。
第七条 收文流程与相关规范
1、 收文流程指对受到公文的办理过程，一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、
承办、催办等程序。 2、 外来公文
（1）指政府部门、行业协会、银行等外部机构或单位通过传真或邮递送达的公文。由公司指定部门登记接收、分发，需领导审批的，由办公室统一汇总后于当日填写《公文流传单》（见附件8）交领导批阅。对于紧急公文应立即传递，不得隔日，所有公文的传递都应办理交接手续。
（2）送主管领导批示或者交有关部门办理的外来公文，由行政管理部门负责催办。
第八条 公文编码规则与归档
公文归档
一般公文按发文部门或单位自动分类存档，但红头文件须由公司行政管理部门另行
纸质存档，并按公司相关规定定期移交公司档案管理机构。
公文编码
公文编码包括单位代码，部门编码、公文类型代码、序列代码、年月代码，联合行
文，只标注主办单位（部门）公文代码。
第九条 附件
本制度由贵州宏德置业有限公司起草并负责解释，本制度由贵州宏德置业有限公司制定并发布，自发布之日起实施。
附件一
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宏德发字【XXXX】XX号 签发人：孙永林
标 题
主送单位：
正文X X X X X X X X X X X X X X X X X
二〇一一年XX月XX日
联系人：XX 电话：XX 主题词：XX XX XX
主送：xxxxxx xxxxxx xxxxxx 抄报：xxx xxx 抄送：xxx xxx
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附件二
备 忘 录
致/呈： 由： 时： 事： （内容）
签 字
抄送： 抄报：
附件三
会议纪要
编号
会议记录
编号
贵州宏德置业有限公司 XX部门XX月工作计划
编号
贵州宏德置业有限公司 XX部门XX月工作总结
编号
工作联系函
编号
外来公文流转单