宏观原则与具体规定的完美结合
——《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》赏析
1951年2月，中共中央发布了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》（以下简称《指示》），对有关文电中所存在的文字缺点问题加以列摆，并据以提出相应的纠正办法，这在我党的历史上还是第一次。《指示》的发布，既是对中国共产党成立之后30年时间内公文工作经验的高度总结，又是建国以后我们党进行公文处理工作的重要指导性文件。55年后的今天，当我们再行研读这篇《指示》时，不仅可以深刻领会到其对现今公文处理工作的重大指导意义，而且能够从中体悟出它所蕴含的光芒四射的艺术魅力。文中涉及的许多电报和文件写作方面的语言表达问题，特别是通篇所表现出来的高超的写作技法，为我们写好指示（也适用其他公文）树立了极好的榜样，堪称指示文种的写作的典范之作。其写作的成功之处，择要而论有如下几个方面
一、运用抑扬结合的修辞手法进行“篇前撮要”，使行文主旨突出，严谨缜密。
“抑扬结合”是公文写作中一种常用的修辞手法。它是指在公文中表扬或者批评某一事物时，为了体现对事物评价的全面性，增强说服力，使人确信无疑，往往采取要批评而先表扬或者要表扬而先批评的写法。《指示》在开篇部分十分巧妙地运用了这一修辞手法，而且它妙就妙在将“抑扬”手法与“篇前撮要”的表达技法有机地融合起来，首先肯定“现在党政军来往电报及其他报告、指示、决定等文件，写得好的，确实不少。这些电报或文件，写得清楚明确，生动活泼，使人便于阅读，发生极大效力”。紧接着笔锋一转，用“但同时”引出所存在的问题，具体列示出滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长等五类缺点，并顺乎自然地规定出相应的纠正办法。从写法上看，属于欲抑先扬，以“但同时”为界点，首先肯定成绩，然后指出问题所在，即使用语逻辑严密，意旨显豁，起到易被接受的效果，又充分体现出辩证的观点，有利于全面、正确的认识事物。
值得提出的是，这篇《指示》中就公文写作的“篇前撮要”技法作了专门阐述，并把它作为一种基本要求。不仅如此，《指示》本身就十分讲究“篇前撮要”，并运用抑扬手法加以展现，从而使之具有一种异乎寻常的表达效果。文中对诸多文电在文字上所存在的严重缺点，列举出的五大类缺点，这些都是直接导致公文失之明确的重要原因和主要表现。值得注意的是，这篇《指示》中针对“眉目不清”的现象所作出的开门见山、篇前撮要、段前明旨的规定，意义十分重大，影响深远，对公文写作如何做到明确具有极强的针对性和指导意义。因此，在公文写作过程中，要使之符合明确性的要求，必须依循《指示》中的诸项规定去做，真正将其落到实处。这样一来，这篇《指示》即应成为每个公文写作人员的必读文件。
二、从实际出发，一边提出问题，一边解决问题，两者并驾齐驱，使《指示》具有很强的目的性、针对性和可行性
写“指示”不同于一般写“通知”、“请示”，更不同于写“情况报告”和“简报”。它要求内在结构内容必须具有完整性。所谓“完整性”，即不仅要提出问题，而且要对问题有所分析，并在分析的基础上，有针对性地提出解决问题的原则与途径、方法。也就是说要采用一种“提出问题、分析问题、解决问题”的纵式逻辑模式，使行文体现出一种线性特征。但这篇《指示》对此却有所突破，可以说别具一格。它紧密结合文电处理的实际，提出了五个类型的缺点，并逐一规定了纠正的办法，而不去过多地问题进行分析。同时，对每一种纠正办法仍然采用边提出问题边解决问题的写法，从而使行文具有很强的针对性和目的性。以第一条内容“不许滥用省略”为例，首先指出：“现在许多电报文件中，对人名、地名、年月日、机关名、事物名，滥用省略，使阅者很费记忆和猜想的功夫，有时简直莫名究竟”，很显然这是“提出问题”，接下去文中即分别就人名、地名、年月日、机关名和事物名的表述问题作出了具体的规定，给出了解决的办法。其他几条内容的写法也都如此，由于它们紧扣当时电报和文件处理的实际，因而能够起到立竿见影的指导和规范效用。
撰写“指示”必须建立在对客观对象进行详尽透彻的分析、切实把握事物运动方向的基础之上，只有如此，才能通过复杂多变的事物表象，把握问题的本质，提出符合实际的策略、措施、办法，使其具有可行性。可行性，是公文的生命力所在。毛泽东同志在这方面堪称表率，无论在环境恶劣的战争年代，还是公务繁忙的和平建设时期，他都是想尽办法通过各种渠道了解下面情况，并一再告诫人们“没有调查就没有发言权”。当我们静下心来捧读这篇《指示》时，深感作者对事物的调查之深、研究之细、分析之明。例如文中所提出的在电报、报告指示、决定等文字中存在的滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长等几个方面的问题，我们不要从表面上看这20个字，它是作者长时间对党政军机关所制发的文字材料进行全面的观察、深入地了解和精心地思考的结果，具有极强的针对性。在此基础上所提出的“不许滥用省略”等五个方面的纠正办法，就显得顺乎自然，富有可行性。这也充分告诉我们，要写好公文，首要的是要有一个良好的文风。否则，文风不正，不是官僚主义地滥发“指示”，就是“米不够拿水凑”地向上级打“注水报告”，或者是坐在屋子里灵机一动地向下制发“无的放矢”式的“通知”，即使这样的文件写得再精彩美丽又有何用。
三、运用首尾呼应的表达手法，使行文显得紧凑而又集中
这篇《指示》写作的另一成功之点是其匠心独运的结尾。就一般而言，指示文种的写作都要在开头部分阐明指示事项的重要意义，用以说明行文的必要性和重要性。但这篇《指示》突破了常规写法，它没有将指示事项的意义放在篇前表述，而是置于全文结尾。先在开篇交待了制文的目的、背景之后，结尾部分提出了指示的执行办法及贯彻执行的重要意义。它与开头部分遥相呼应，虽然《指示》全文长达3000余字，内容事项多达5条16个自然段，但由于其运用首尾呼应的表达技法，从而使行文内容显得既紧凑而又集中。这种高超的写法，很值得我们认真研究和借鉴。
四、宏观原则与具体规定相结合，使行文具有很强的指导性和可操作性
指示的根本特点是向下级机关布置机关，阐明工作活动的指导原则的，因而在写作时必须把宏观原则放在首位，着眼于原则性的指导，而不能像通知那样将内容事项规定得比较具体。但是，发布指示的目的在于使下级机关予以贯彻落实，因此在写法上又必须注意不能失之笼统，既要有总的阐述，又要有细致说明；既涉及大政方针，又牵扯具体的步骤，从而将两者有机地结合起来。这篇《指示》对此处理得十分恰当，其根据存在的五大类型问题而提出的五个方面的纠正办法，实际上是“宏观原则”，为使指示事项更加明确可行，文中在每条“原则”下面又分别规定了一些具体政策，提出了具体要求和做法。如第三条中的第戊项：“凡文电中引用他人他机关文电语句，首先须写明何人何机关何时说的，然后写上引用的语句，在该语句前后做引号（方括弧），接着写上‘等语’二字。如引用的语句的内容不是意见而是事情的叙述，则接写‘等情’二字。下面在些自己的意见，以清眉目”。这段文字，对文电中如何运用引用的问题规定得十分明确、具体。正是由于这种具体规定与宏观原则的有机结合，使行文体现出很强的指导性和可操作性，易于受文者理解和执行。
五、用语简练明快，庄重典雅，符合指示类文体的语体特点和要求
在语言表达上，这篇《指示》的一个突出的特点就是极其简练明快、干净利落。如“除简短者外，一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用即简要的文句说明全文的目的或结论，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释，长的文电分为几段时，每段亦应采用此法”。这段众所周知的文字，是对公文写作中“撮要”，表达技法的高度概括，写得简洁精炼，富有表现力。通过引经据典，引古论今的表述，使人对“撮要”的含义和方法有了确切的了解，便于正确地加以运用。此外，这篇《指示》在用语上的另一特色，就是对大量的古语词的使用，仍以开篇部分为例：“……但同时尚有许多文电，在文字上存在着严重缺点，必须予以纠正。这些缺点之最常见者，有滥用省略，句法不全、交代不明，眉目不清，篇幅冗长五类。兹分别规定纠正办法如下：”，这段文字的中心意向在于阐述行文的缘由，使受文者深刻认识和了解发文的必要性和重要性。其中运用的古语词，包括“尚”、“予以”、“之”、“者”、“兹”等，由于它们的使用，使行文显得简练庄重，表意明晰来整，富有概括性。再有，文中对“得”、“不得”等具有对立关系的模态词语的使用，也体现了指示性文件用语的规范性特点。如“地名一律用全名。……仅在两个以上著名城市或著名省份联写在一起使人一看就明白的时候，始得有简”；“机关名称，概用全名。例如‘东北局组织部及宣传部’不得省称‘东北组宣’，‘空军司令部’不得省称‘空司’”。其中“得”、“不得”等模态词语地运用，使行文体现出很强的规范性和约束力。类似情况在文中尚有许多，限于篇幅，不再例举。
总之，《指示》一文的制发距今已有55个年头了。半个多世纪以来，中国公文写作无论在理论还是在实践上都有了很大的发展，但作为重要历史文献，岁月的尘埃并没有掩盖其璀璨的光彩。如今读来，仍能感受到它的磅礴的气势，雄劲的文风，感受到它跨时代的新鲜活力，感受到它赋予当代公文写作的诸多启示。
[原文]
中共中央关于纠正电报、
报告、指示、决定等文字缺点的指示
（1951年2月）
现在党政军来往电报及其他报告、指示、决定等文件，写得好的，确实不少。这些电报或文件，写得清楚明确，生动活泼，使人便于阅读，发生极大效力。但同时尚有许多文电，在文字上存在着严重缺点，必须予以纠正。这些缺点之最常见者，有滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长五类。兹分别规定纠正办法如下：
（一）不许滥用省略。现在许多电报文件中，对人名、地名、年月日、机关名、事物名，滥用省略，使阅者很费记忆和猜想的功夫，有时简直莫名究竟，这种现象，应依以下规定予以纠正。
（甲）除对大家习知的中央某些负责同志，各中央局、中央分局的某些负责同志，野战军（大军区）的司令员、政治委员，有时（不是一切时间，也不是多数时间）在电报上下款可以写姓不写名，或姓下加职称，例如“毛主席”、“周总理”、“陈饶”、彭习”等以外，一般情况，无论在电文中，或在上下款，须一律写姓名，不得只写姓不写名。必要时，还须在姓名之前加职称，例如“河北省人民政府主席杨秀峰”、“苏南区党委书记陈丕显”、“十九兵团司令杨得志、政治委员李志民”。
（乙）地名一律用全名。如“上海”、“福州”、“广州”、“重庆”，不得写成“沪”、“榕”、“穗”、“渝”，“福建”不得写成“闽”，“湖南”不得写成“湘”。仅在两个以上著名城市或著名省份联写在一起使人一看就明白的时候，例如”京津”、“沪宁”、“豫鄂湘赣”、“粤桂边界”等，或者和其他文字结合在一起为流行的特殊用语的时候，例如“沪东”、“皖北”、津浦路”、“天兰路”等，始得用简称。
（丙）普通文电，均需注明月日。紧急文电，须注明月日时。正式公布文件，须注明年月日。凡月日时，概用普通数字，不得用地支和韵目。例如“二月一日十四时”，不得省称“丑东未”。年份概用全数，不得省略。例如，“一九五一年”不得写成“五一年”。
（丁）机关名称，概用全名。例如“东北局组织部及宣传部”不得省称“东北组宣”，“空军司令部”不得省称“空司”，“全国总工会”不得省称“全总”。
（ 戊 ）事物名称，除其省称确已为全国人民所普遍熟悉者，例如“中共”、“反帝”得于非正式场所使用外，其余，一律用全名。例如“减租减息”、“生产救灾”不得省称“双减”、“生救”，“土匪特务（指土匪与特务）”或“特务土匪（指特务为匪类）”，不得省称“匪特”。在一切正式文电中，则应尽量避免省称，例如，马克思、恩格斯、列宁、斯大林不得省称“马、恩、列、斯”，“美帝国主义”不得省称“美帝”。
（已）凡有特别生僻的词语，其意义为多数阅者所不能了解者，应作必要的注释。
（二）必须遵守文法。电报文句虽应力求简洁，但不得违背文法。必要的主词、述词、宾词，必须完备无误。单句、复句，必须分清。代名词，必须紧跟所代的名词。形容词、副词词尾，尽可能分用“的”、“地”，加以区别（形容词是形容名词的，例如“帝国主义是垂死的资本主义”，故在名词之前用“的”字区别之。副词主要是形容动词的，例如“坚决地打倒帝国主义”，故在动词之前以“地”字区别之）。如此，方能使条理分明，意义确定。至于信件和公布的文件，不但文字应当完全，标点亦须正确。为解决此一问题，人民日报不久将连载文法讲话，望全党予以注意。并望地方县委、县政府以上，军队师以上负责干部，至少有一人学会文法，以便负责修正文电子句。
（三）纠正交代不明的现象。
（甲）凡请示的文电，均应写明情况和自己的要求和意见（转发下级请示文电，亦应说明自己的意见），并写明希望何机关或何人、于何时答复何项问题。凡答复的文电，均须写明系答复何机关、或何人，于何时提出的何项问题。凡指示的文电，对下级的要求，应规定明确。例如，应由何机关如何办理，或于何时报告办理情况等。总之，每件事情都要交代六个“什么”即什么事，什么人，什么时候，什么地方，什么样子，什么缘故。仅在绝对明了时，始可有所省略。
（乙）为了便于交代清楚，除了综合性的报告及指示以外，必须严格执行一事一报制度，禁止在一个文电中包括几个不相干的几件事，禁止用党内的文电来兼代党外的文电。
（丙）不论报告、请示或指示的文电，如为不但向着一人一机关，而且有兼告他人他机关之必要者，应于写明主管的人或机关之后，写“并告”，再接写他人或他机关，以明责任。
（丁）凡转发文电，须全文转发或摘要转发者，应将受件的人或机关，为什么转发此文电的道理，转发的人或机关及转发的时间，写在该转发文电的前面，而将该转发文电列在后面，以清眉目；并须将转发文电的上下款及年月日照旧保留，不可省略。
（戊）凡文电中引用他人他机关文电语句，首先须写明何人何机关于何时说的，然后写上引用的语句，在该语句前后做引号（方括弧），接着写上“等语”二字。如引用的语句的内容不是意见而是事情的叙述，则接写“等情”二字。下面在写自己的意见，以清眉目。
四、纠正眉目不清的现象。简短者外，一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要的文句说明全文的目的或结论（现在新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的文电分为几段，每段亦应采用此法。一个文电有几层意思或几项要求时，必须注意按照条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。
（五）凡文电必须认真压缩。各级领导同志负责重大事务繁剧。向领导同志或机关请示或作报告时，必须反对两种倾向，即应请示报告而不请示报告的倾向和不应请示报告而随意请示报告倾向，在写请示文电或写报告时，必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。现在有很多文电，既嫌冗长，又嫌杂乱。其原因，是未经压缩，说了许多无须说的空话，或者没有分清条理，把杂乱无章的草稿随便往上送。其结果，使领导同志对这些文电很难看，或者就没有看，等于白写。今后一切向上级机关请示或报告情况和对下级发布指示的文电，所有起草和批阅文电的同志，必须以负责的精神，至再至三地分清条理，压缩文字，然后发出，否则应受批评。提压缩是指分清条理，去掉空话，并不是说可以省略必不可少的词类，可以违背文法，也不是说可以不顾文字的形象和鲜明性。有些写得好的报告，虽然篇幅颇长，却能引人阅读，使人不厌其长。有些写得不好的报告，虽然篇幅不长，却使人难看。这里的区别就在是否有条理，是否说空话和是否合文法。
以上各项，望各级党委切实执行。
为了顺利执行这个指示，请各级负责同志将本指示印发各机关所有负责起草及批阅文电的同志，在适当的会议上做传达，并在党内刊物上予以登载。
为求确实生效起见，中央责成中央办公厅及各中央局办公机关，按照本指示所提出的各项标准，在一九五一年四月底，将本年度一月至四月份收受文电分别作第一次检查，对执行得好的机关予以通报表扬，对执行得不好的予以通报批评。以后每四个月作一次检查，一九五一年共作三次检查，年终一次为一年的总检查。每次均须写出总结，经中央审定，通报全党各主要领导机关。
中央认为此种文字缺点的纠正，将使我们同志的头脑趋于精密，工作效能有所提高，故须予以重视，对已存在缺点认真地加以改革。在对同志进行教育时，应选择几篇大体上合于上述标准的文件，作为范例，使人们阅读，并有人给以讲解，这是进行教育时一个有效的办法。
纠 正 文 字 缺 点*
(一九五一年二月)
一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于
开端处,先用极简要文句说明全文的目的或结论(现在新闻学
上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一
篇之警策”〔1〕)，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个
总概念，不得不继续看下去。
但压缩是指分清条理，去掉空话，并不是说可以省略必
不可少的词类，可以违背文法，也不是说可以不顾文字的形
象性和鲜明性。有些写得好的报告，虽然篇幅颇长，却能引
人阅读，使人不厌其长。有些写得不好的报告，虽然篇幅不
长，却使人难看。这里的区别就在是否有条理，是否说空话
和是否合文法。
为求确实生效起见，中央责成中央办公厅及各中央局办
公机关，按照本指示所提出的各项标准〔2〕，在一九五一年
四月底，将本年度一月至四月份收受文电分别作第一次检查，
对执行得好的机关予以通报表扬，对执行得不好的予以通报
批评。以后每四个月作一次检查，一九五一年共作三次检查，
年终一次为一年的总检查。每次均须写出总结，经中央审定，
通报全党各主要领导机关。
中央认为此种文字缺点的纠正，将使我们同志的头脑趋
于精密，工作效能有所提高，故须予以重视，对已存缺点认
真地加以改革。在对同志们进行教育时，应选择几篇大体上
合于上述标准的文件，作为范例，使人们阅读，并有人给以
讲解，这是进行教育时的一个有效的办法。
根据手稿刊印。
* 这是毛泽东在审定《中共中央关于纠正电报、报告、
指示、决定等文字缺点的指示》时加写的几段话。
注 释
〔1〕引自陆机《文赋》。陆机(二六一——三○三)，晋
朝文学家，他的《文赋》在我国文艺理论的发展上有一定的
贡献。
〔2〕指《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等
文字缺点的指示》中规定的纠正办法和要求。这个指示指出：
“现在党政军来往电报及其他报告、指示、决定等文件，写
得好的，确实不少。这些电报或文件，写得清楚明确，生动
活泼，使人便于阅读，发生极大效力。但同时尚有许多文电，
在文字上存在着严重缺点，必须予以纠正。这些缺点之最常
见者，有滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅
冗长五类。”针对这些文字缺点，指示分别规定了纠正办法：
(一) 对人名、地名、年月日、机关名、事物名，应写完全，
不得滥用省略或简称。(二)电报文句虽应力求简洁，但不得
违背文法；信件和公布的文件，不但文字应当完全，标点亦
须正确。(三)每件事都要交代六个“什么”，即什么事、什
么人、什么时候、什么地方、什么样子、什么原故。(四)纠
正眉目不清的现象,要按照条理，分清层次，标明段落。(五)
认真压缩文字，避免冗长等等。
中共中央宣传部在发文时，加上按语说：“中央这个指
示所指出的文字缺点，在报纸、刊物及其他出版物中也都存
在。全国报纸应当按照这个指示的精神发表纠正各种文字缺
点的文章，以引起党内外的普遍注意。”
宏观原则与具体规定的完美结合
——《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》赏析
1951年2月，中共中央发布了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》（以下简称《指示》），对有关文电中所存在的文字缺点问题加以列摆，并据以提出相应的纠正办法，这在我党的历史上还是第一次。《指示》的发布，既是对中国共产党成立之后30年时间内公文工作经验的高度总结，又是建国以后我们党进行公文处理工作的重要指导性文件。55年后的今天，当我们再行研读这篇《指示》时，不仅可以深刻领会到其对现今公文处理工作的重大指导意义，而且能够从中体悟出它所蕴含的光芒四射的艺术魅力。文中涉及的许多电报和文件写作方面的语言表达问题，特别是通篇所表现出来的高超的写作技法，为我们写好指示（也适用其他公文）树立了极好的榜样，堪称指示文种的写作的典范之作。其写作的成功之处，择要而论有如下几个方面
一、运用抑扬结合的修辞手法进行“篇前撮要”，使行文主旨突出，严谨缜密。
“抑扬结合”是公文写作中一种常用的修辞手法。它是指在公文中表扬或者批评某一事物时，为了体现对事物评价的全面性，增强说服力，使人确信无疑，往往采取要批评而先表扬或者要表扬而先批评的写法。《指示》在开篇部分十分巧妙地运用了这一修辞手法，而且它妙就妙在将“抑扬”手法与“篇前撮要”的表达技法有机地融合起来，首先肯定“现在党政军来往电报及其他报告、指示、决定等文件，写得好的，确实不少。这些电报或文件，写得清楚明确，生动活泼，使人便于阅读，发生极大效力”。紧接着笔锋一转，用“但同时”引出所存在的问题，具体列示出滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长等五类缺点，并顺乎自然地规定出相应的纠正办法。从写法上看，属于欲抑先扬，以“但同时”为界点，首先肯定成绩，然后指出问题所在，即使用语逻辑严密，意旨显豁，起到易被接受的效果，又充分体现出辩证的观点，有利于全面、正确的认识事物。
值得提出的是，这篇《指示》中就公文写作的“篇前撮要”技法作了专门阐述，并把它作为一种基本要求。不仅如此，《指示》本身就十分讲究“篇前撮要”，并运用抑扬手法加以展现，从而使之具有一种异乎寻常的表达效果。文中对诸多文电在文字上所存在的严重缺点，列举出的五大类缺点，这些都是直接导致公文失之明确的重要原因和主要表现。值得注意的是，这篇《指示》中针对“眉目不清”的现象所作出的开门见山、篇前撮要、段前明旨的规定，意义十分重大，影响深远，对公文写作如何做到明确具有极强的针对性和指导意义。因此，在公文写作过程中，要使之符合明确性的要求，必须依循《指示》中的诸项规定去做，真正将其落到实处。这样一来，这篇《指示》即应成为每个公文写作人员的必读文件。
二、从实际出发，一边提出问题，一边解决问题，两者并驾齐驱，使《指示》具有很强的目的性、针对性和可行性
写“指示”不同于一般写“通知”、“请示”，更不同于写“情况报告”和“简报”。它要求内在结构内容必须具有完整性。所谓“完整性”，即不仅要提出问题，而且要对问题有所分析，并在分析的基础上，有针对性地提出解决问题的原则与途径、方法。也就是说要采用一种“提出问题、分析问题、解决问题”的纵式逻辑模式，使行文体现出一种线性特征。但这篇《指示》对此却有所突破，可以说别具一格。它紧密结合文电处理的实际，提出了五个类型的缺点，并逐一规定了纠正的办法，而不去过多地问题进行分析。同时，对每一种纠正办法仍然采用边提出问题边解决问题的写法，从而使行文具有很强的针对性和目的性。以第一条内容“不许滥用省略”为例，首先指出：“现在许多电报文件中，对人名、地名、年月日、机关名、事物名，滥用省略，使阅者很费记忆和猜想的功夫，有时简直莫名究竟”，很显然这是“提出问题”，接下去文中即分别就人名、地名、年月日、机关名和事物名的表述问题作出了具体的规定，给出了解决的办法。其他几条内容的写法也都如此，由于它们紧扣当时电报和文件处理的实际，因而能够起到立竿见影的指导和规范效用。
撰写“指示”必须建立在对客观对象进行详尽透彻的分析、切实把握事物运动方向的基础之上，只有如此，才能通过复杂多变的事物表象，把握问题的本质，提出符合实际的策略、措施、办法，使其具有可行性。可行性，是公文的生命力所在。毛泽东同志在这方面堪称表率，无论在环境恶劣的战争年代，还是公务繁忙的和平建设时期，他都是想尽办法通过各种渠道了解下面情况，并一再告诫人们“没有调查就没有发言权”。当我们静下心来捧读这篇《指示》时，深感作者对事物的调查之深、研究之细、分析之明。例如文中所提出的在电报、报告指示、决定等文字中存在的滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长等几个方面的问题，我们不要从表面上看这20个字，它是作者长时间对党政军机关所制发的文字材料进行全面的观察、深入地了解和精心地思考的结果，具有极强的针对性。在此基础上所提出的“不许滥用省略”等五个方面的纠正办法，就显得顺乎自然，富有可行性。这也充分告诉我们，要写好公文，首要的是要有一个良好的文风。否则，文风不正，不是官僚主义地滥发“指示”，就是“米不够拿水凑”地向上级打“注水报告”，或者是坐在屋子里灵机一动地向下制发“无的放矢”式的“通知”，即使这样的文件写得再精彩美丽又有何用。
三、运用首尾呼应的表达手法，使行文显得紧凑而又集中
这篇《指示》写作的另一成功之点是其匠心独运的结尾。就一般而言，指示文种的写作都要在开头部分阐明指示事项的重要意义，用以说明行文的必要性和重要性。但这篇《指示》突破了常规写法，它没有将指示事项的意义放在篇前表述，而是置于全文结尾。先在开篇交待了制文的目的、背景之后，结尾部分提出了指示的执行办法及贯彻执行的重要意义。它与开头部分遥相呼应，虽然《指示》全文长达3000余字，内容事项多达5条16个自然段，但由于其运用首尾呼应的表达技法，从而使行文内容显得既紧凑而又集中。这种高超的写法，很值得我们认真研究和借鉴。
四、宏观原则与具体规定相结合，使行文具有很强的指导性和可操作性
指示的根本特点是向下级机关布置机关，阐明工作活动的指导原则的，因而在写作时必须把宏观原则放在首位，着眼于原则性的指导，而不能像通知那样将内容事项规定得比较具体。但是，发布指示的目的在于使下级机关予以贯彻落实，因此在写法上又必须注意不能失之笼统，既要有总的阐述，又要有细致说明；既涉及大政方针，又牵扯具体的步骤，从而将两者有机地结合起来。这篇《指示》对此处理得十分恰当，其根据存在的五大类型问题而提出的五个方面的纠正办法，实际上是“宏观原则”，为使指示事项更加明确可行，文中在每条“原则”下面又分别规定了一些具体政策，提出了具体要求和做法。如第三条中的第戊项：“凡文电中引用他人他机关文电语句，首先须写明何人何机关何时说的，然后写上引用的语句，在该语句前后做引号（方括弧），接着写上‘等语’二字。如引用的语句的内容不是意见而是事情的叙述，则接写‘等情’二字。下面在些自己的意见，以清眉目”。这段文字，对文电中如何运用引用的问题规定得十分明确、具体。正是由于这种具体规定与宏观原则的有机结合，使行文体现出很强的指导性和可操作性，易于受文者理解和执行。
五、用语简练明快，庄重典雅，符合指示类文体的语体特点和要求
在语言表达上，这篇《指示》的一个突出的特点就是极其简练明快、干净利落。如“除简短者外，一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用即简要的文句说明全文的目的或结论，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释，长的文电分为几段时，每段亦应采用此法”。这段众所周知的文字，是对公文写作中“撮要”，表达技法的高度概括，写得简洁精炼，富有表现力。通过引经据典，引古论今的表述，使人对“撮要”的含义和方法有了确切的了解，便于正确地加以运用。此外，这篇《指示》在用语上的另一特色，就是对大量的古语词的使用，仍以开篇部分为例：“……但同时尚有许多文电，在文字上存在着严重缺点，必须予以纠正。这些缺点之最常见者，有滥用省略，句法不全、交代不明，眉目不清，篇幅冗长五类。兹分别规定纠正办法如下：”，这段文字的中心意向在于阐述行文的缘由，使受文者深刻认识和了解发文的必要性和重要性。其中运用的古语词，包括“尚”、“予以”、“之”、“者”、“兹”等，由于它们的使用，使行文显得简练庄重，表意明晰来整，富有概括性。再有，文中对“得”、“不得”等具有对立关系的模态词语的使用，也体现了指示性文件用语的规范性特点。如“地名一律用全名。……仅在两个以上著名城市或著名省份联写在一起使人一看就明白的时候，始得有简”；“机关名称，概用全名。例如‘东北局组织部及宣传部’不得省称‘东北组宣’，‘空军司令部’不得省称‘空司’”。其中“得”、“不得”等模态词语地运用，使行文体现出很强的规范性和约束力。类似情况在文中尚有许多，限于篇幅，不再例举。
总之，《指示》一文的制发距今已有55个年头了。半个多世纪以来，中国公文写作无论在理论还是在实践上都有了很大的发展，但作为重要历史文献，岁月的尘埃并没有掩盖其璀璨的光彩。如今读来，仍能感受到它的磅礴的气势，雄劲的文风，感受到它跨时代的新鲜活力，感受到它赋予当代公文写作的诸多启示。
[原文]
中共中央关于纠正电报、
报告、指示、决定等文字缺点的指示
（1951年2月）
现在党政军来往电报及其他报告、指示、决定等文件，写得好的，确实不少。这些电报或文件，写得清楚明确，生动活泼，使人便于阅读，发生极大效力。但同时尚有许多文电，在文字上存在着严重缺点，必须予以纠正。这些缺点之最常见者，有滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长五类。兹分别规定纠正办法如下：
（一）不许滥用省略。现在许多电报文件中，对人名、地名、年月日、机关名、事物名，滥用省略，使阅者很费记忆和猜想的功夫，有时简直莫名究竟，这种现象，应依以下规定予以纠正。
（甲）除对大家习知的中央某些负责同志，各中央局、中央分局的某些负责同志，野战军（大军区）的司令员、政治委员，有时（不是一切时间，也不是多数时间）在电报上下款可以写姓不写名，或姓下加职称，例如“毛主席”、“周总理”、“陈饶”、彭习”等以外，一般情况，无论在电文中，或在上下款，须一律写姓名，不得只写姓不写名。必要时，还须在姓名之前加职称，例如“河北省人民政府主席杨秀峰”、“苏南区党委书记陈丕显”、“十九兵团司令杨得志、政治委员李志民”。
（乙）地名一律用全名。如“上海”、“福州”、“广州”、“重庆”，不得写成“沪”、“榕”、“穗”、“渝”，“福建”不得写成“闽”，“湖南”不得写成“湘”。仅在两个以上著名城市或著名省份联写在一起使人一看就明白的时候，例如”京津”、“沪宁”、“豫鄂湘赣”、“粤桂边界”等，或者和其他文字结合在一起为流行的特殊用语的时候，例如“沪东”、“皖北”、津浦路”、“天兰路”等，始得用简称。
（丙）普通文电，均需注明月日。紧急文电，须注明月日时。正式公布文件，须注明年月日。凡月日时，概用普通数字，不得用地支和韵目。例如“二月一日十四时”，不得省称“丑东未”。年份概用全数，不得省略。例如，“一九五一年”不得写成“五一年”。
（丁）机关名称，概用全名。例如“东北局组织部及宣传部”不得省称“东北组宣”，“空军司令部”不得省称“空司”，“全国总工会”不得省称“全总”。
（ 戊 ）事物名称，除其省称确已为全国人民所普遍熟悉者，例如“中共”、“反帝”得于非正式场所使用外，其余，一律用全名。例如“减租减息”、“生产救灾”不得省称“双减”、“生救”，“土匪特务（指土匪与特务）”或“特务土匪（指特务为匪类）”，不得省称“匪特”。在一切正式文电中，则应尽量避免省称，例如，马克思、恩格斯、列宁、斯大林不得省称“马、恩、列、斯”，“美帝国主义”不得省称“美帝”。
（已）凡有特别生僻的词语，其意义为多数阅者所不能了解者，应作必要的注释。
（二）必须遵守文法。电报文句虽应力求简洁，但不得违背文法。必要的主词、述词、宾词，必须完备无误。单句、复句，必须分清。代名词，必须紧跟所代的名词。形容词、副词词尾，尽可能分用“的”、“地”，加以区别（形容词是形容名词的，例如“帝国主义是垂死的资本主义”，故在名词之前用“的”字区别之。副词主要是形容动词的，例如“坚决地打倒帝国主义”，故在动词之前以“地”字区别之）。如此，方能使条理分明，意义确定。至于信件和公布的文件，不但文字应当完全，标点亦须正确。为解决此一问题，人民日报不久将连载文法讲话，望全党予以注意。并望地方县委、县政府以上，军队师以上负责干部，至少有一人学会文法，以便负责修正文电子句。
（三）纠正交代不明的现象。
（甲）凡请示的文电，均应写明情况和自己的要求和意见（转发下级请示文电，亦应说明自己的意见），并写明希望何机关或何人、于何时答复何项问题。凡答复的文电，均须写明系答复何机关、或何人，于何时提出的何项问题。凡指示的文电，对下级的要求，应规定明确。例如，应由何机关如何办理，或于何时报告办理情况等。总之，每件事情都要交代六个“什么”即什么事，什么人，什么时候，什么地方，什么样子，什么缘故。仅在绝对明了时，始可有所省略。
（乙）为了便于交代清楚，除了综合性的报告及指示以外，必须严格执行一事一报制度，禁止在一个文电中包括几个不相干的几件事，禁止用党内的文电来兼代党外的文电。
（丙）不论报告、请示或指示的文电，如为不但向着一人一机关，而且有兼告他人他机关之必要者，应于写明主管的人或机关之后，写“并告”，再接写他人或他机关，以明责任。
（丁）凡转发文电，须全文转发或摘要转发者，应将受件的人或机关，为什么转发此文电的道理，转发的人或机关及转发的时间，写在该转发文电的前面，而将该转发文电列在后面，以清眉目；并须将转发文电的上下款及年月日照旧保留，不可省略。
（戊）凡文电中引用他人他机关文电语句，首先须写明何人何机关于何时说的，然后写上引用的语句，在该语句前后做引号（方括弧），接着写上“等语”二字。如引用的语句的内容不是意见而是事情的叙述，则接写“等情”二字。下面在写自己的意见，以清眉目。
四、纠正眉目不清的现象。简短者外，一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要的文句说明全文的目的或结论（现在新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的文电分为几段，每段亦应采用此法。一个文电有几层意思或几项要求时，必须注意按照条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。
（五）凡文电必须认真压缩。各级领导同志负责重大事务繁剧。向领导同志或机关请示或作报告时，必须反对两种倾向，即应请示报告而不请示报告的倾向和不应请示报告而随意请示报告倾向，在写请示文电或写报告时，必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。现在有很多文电，既嫌冗长，又嫌杂乱。其原因，是未经压缩，说了许多无须说的空话，或者没有分清条理，把杂乱无章的草稿随便往上送。其结果，使领导同志对这些文电很难看，或者就没有看，等于白写。今后一切向上级机关请示或报告情况和对下级发布指示的文电，所有起草和批阅文电的同志，必须以负责的精神，至再至三地分清条理，压缩文字，然后发出，否则应受批评。提压缩是指分清条理，去掉空话，并不是说可以省略必不可少的词类，可以违背文法，也不是说可以不顾文字的形象和鲜明性。有些写得好的报告，虽然篇幅颇长，却能引人阅读，使人不厌其长。有些写得不好的报告，虽然篇幅不长，却使人难看。这里的区别就在是否有条理，是否说空话和是否合文法。
以上各项，望各级党委切实执行。
为了顺利执行这个指示，请各级负责同志将本指示印发各机关所有负责起草及批阅文电的同志，在适当的会议上做传达，并在党内刊物上予以登载。
为求确实生效起见，中央责成中央办公厅及各中央局办公机关，按照本指示所提出的各项标准，在一九五一年四月底，将本年度一月至四月份收受文电分别作第一次检查，对执行得好的机关予以通报表扬，对执行得不好的予以通报批评。以后每四个月作一次检查，一九五一年共作三次检查，年终一次为一年的总检查。每次均须写出总结，经中央审定，通报全党各主要领导机关。
中央认为此种文字缺点的纠正，将使我们同志的头脑趋于精密，工作效能有所提高，故须予以重视，对已存在缺点认真地加以改革。在对同志进行教育时，应选择几篇大体上合于上述标准的文件，作为范例，使人们阅读，并有人给以讲解，这是进行教育时一个有效的办法。
纠 正 文 字 缺 点*
(一九五一年二月)
一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于
开端处,先用极简要文句说明全文的目的或结论(现在新闻学
上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一
篇之警策”〔1〕)，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个
总概念，不得不继续看下去。
但压缩是指分清条理，去掉空话，并不是说可以省略必
不可少的词类，可以违背文法，也不是说可以不顾文字的形
象性和鲜明性。有些写得好的报告，虽然篇幅颇长，却能引
人阅读，使人不厌其长。有些写得不好的报告，虽然篇幅不
长，却使人难看。这里的区别就在是否有条理，是否说空话
和是否合文法。
为求确实生效起见，中央责成中央办公厅及各中央局办
公机关，按照本指示所提出的各项标准〔2〕，在一九五一年
四月底，将本年度一月至四月份收受文电分别作第一次检查，
对执行得好的机关予以通报表扬，对执行得不好的予以通报
批评。以后每四个月作一次检查，一九五一年共作三次检查，
年终一次为一年的总检查。每次均须写出总结，经中央审定，
通报全党各主要领导机关。
中央认为此种文字缺点的纠正，将使我们同志的头脑趋
于精密，工作效能有所提高，故须予以重视，对已存缺点认
真地加以改革。在对同志们进行教育时，应选择几篇大体上
合于上述标准的文件，作为范例，使人们阅读，并有人给以
讲解，这是进行教育时的一个有效的办法。
根据手稿刊印。
* 这是毛泽东在审定《中共中央关于纠正电报、报告、
指示、决定等文字缺点的指示》时加写的几段话。
注 释
〔1〕引自陆机《文赋》。陆机(二六一——三○三)，晋
朝文学家，他的《文赋》在我国文艺理论的发展上有一定的
贡献。
〔2〕指《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等
文字缺点的指示》中规定的纠正办法和要求。这个指示指出：
“现在党政军来往电报及其他报告、指示、决定等文件，写
得好的，确实不少。这些电报或文件，写得清楚明确，生动
活泼，使人便于阅读，发生极大效力。但同时尚有许多文电，
在文字上存在着严重缺点，必须予以纠正。这些缺点之最常
见者，有滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅
冗长五类。”针对这些文字缺点，指示分别规定了纠正办法：
(一) 对人名、地名、年月日、机关名、事物名，应写完全，
不得滥用省略或简称。(二)电报文句虽应力求简洁，但不得
违背文法；信件和公布的文件，不但文字应当完全，标点亦
须正确。(三)每件事都要交代六个“什么”，即什么事、什
么人、什么时候、什么地方、什么样子、什么原故。(四)纠
正眉目不清的现象,要按照条理，分清层次，标明段落。(五)
认真压缩文字，避免冗长等等。
中共中央宣传部在发文时，加上按语说：“中央这个指
示所指出的文字缺点，在报纸、刊物及其他出版物中也都存
在。全国报纸应当按照这个指示的精神发表纠正各种文字缺
点的文章，以引起党内外的普遍注意。”