【秘书学概论】
第一章绪论
一、我国当代秘书学诞生的重大意义：
1、促进了上层建筑的建设
2、促进了新时期秘书工作的飞跃
3、促进了秘书人才的培养
二、当代秘书学诞生的时间：
20世纪80年代初期
三、当代秘书学诞生的标志
1学科专业论著的问世
2学科带头人的出现
（三种现象：1秘书院校的出现；2秘书学会与学术活动的出现；3秘书杂志的出现）
四、当代秘书学诞生的原因：
我国当代秘书学之所以在２０世纪８０年代初期诞生，主要有三个方面的原因：
1、党的十一届三中全会路线，推动了新兴学科的诞生；
2、经济建设、改革开放、召唤着秘书学的诞生
3、学科带头人的出现，促进了秘书学科的诞生。
五、秘书学的性质特点：
新兴学科、交叉学科、政治性很强的学科、实践性很强的学科、辨证性很强的学科
六、秘书学的研究对象
研究秘书人员通过信息性、事务性、技术性的服务，近距离辅助领导决策与管理的活动及其规律的学问。具体地说，就包括这些活动的目的意义、功能价值、原则方法、科技手段，以及人员素质、经验教训等，均属研究的范围。
七、研究秘书学的方法
1、研究秘书学必须坚持马克思主义的基本立场和观点，要以辨证唯物主义和历史唯物主义理论作为总的指导思想。
2、研究秘书学还必须有广泛的理论素养及综合能力，要结合研究相关学科，拓宽知识面
3、研究秘书学要坚持理论联系实际的原则
4、研究秘书学要坚持“百花齐放、百家争鸣“的原则
第二章 秘书发展史略
一、秘书历史也是人类社会的文明史、政治史、领导史的重要构成部分。运用秘书历史经验教训的时候需明确：
1、历史事迹与历史人物存在着一定的模糊性
2、古代的“秘书”与现代的秘书有许多明显的不同点
3、我国古代是奴隶制社会和封建社会，今天是社会主义初级阶段，有着根本的区别
二、秘书产生的前提
1、有了领导和领导工作
2、语言文字的出现
三、“秘书”的古义：
1、宫禁中秘藏之书
2、谶纬图箓chen wei tu lu
3、官职名称，始于东汉时设的秘书监
4、官署名称，始于晋的秘书寺
四、秘书基本性质特点：近身、直接、辅助、综合
五：秘书可追溯：新石器时代的母系氏族社会时期
六、最早的秘书：仓颉、沮诵 （轩辕黄帝）
最早的 “秘书”：殷商时期 制作甲骨文书的“巫觋史xi
秘书萌芽时期：夏代
最早的公文：甲骨公文（殷商时期）
最早的中央秘书机构：太史寮（商代后期）
殷以后到了周代，史逐渐取代巫，成为秘书的主流。
春秋战国时期的秘书：1良史型秘书（南史--齐国、董狐-晋国）
2客卿型秘书（士，俗称门客。冯煖-齐国、赵国-毛遂）
秦：丞相--三公统辖下的九卿制。
三公：丞相：辅助皇帝处理政务的机构，承担部分的秘书工作
太尉：主辖军事事务，
御史大夫：秘书长，御史有“举劾按章”的权力，监督职能
代表人物：李斯，政治家、法家，唯一文学家。长史=秘书，参谋型兼文字型大秘书。
汉：尚书成主要秘书，膨胀回位，秘书监（最早用于官职名称），东汉曹操设置秘书令
（膨胀回位：秘书的权力不断膨胀，皇帝就不断设立新的秘书机构及官职名称来取代他们的现象。）
代表人物：司马迁，史学家，文学家，《史记》
唐：三省六部制，翰林（学士）型秘书（特点：近身、亲近），学士=内相 代表人物：魏征：政治家，谋划决策秘书
虞世南、上官婉儿
宋： 秘书省：掌古经籍图书、国史、实录、天文历数之事
明：中书省，总揽全国政务，以左右丞相为宰相之任，后废除，设立内阁制，以翰林学士为主。
代表人物：刘伯温
清：军机处（勤、速、密）
汪祖辉：《佐治药言》--秘书幕学、《学治臆说》
幕府型秘书：军营幕府、行政幕府
幕府学科代表作：《佐治药言》、《幕府举要》、《办案要略》
现代秘书工作述略
1926年7月：中央成立秘书处
1931年：周恩来、瞿秋白，第一个《文件处理办法》
1948年9月，华北政府设立秘书厅，正副秘书，秘书部门《办事通则》 并颁发《公文处理暂行办法》（既要参与政务，又要掌管事务）
1980年后，高校创办秘书专业，出现学术组织，刊物，开始走向科学化、规范化的发展道路
海外秘书发展概况
1、职业社会化
2、智能专业化
3、办公自动化（20世纪70年代末）
4、队伍女性化
5、秘书科学的状况
（Ps：英美把政府秘书分为四级：行政级、执行级、文书级、助理文书级。） 秘书工作的历史经验总结要求：
1、秘书工作的政治性很强
2、秘书工作要求知识广博
3、秘书工作的规范性很严
4、秘书的职业道德要求很高
5、历史上重要的秘书思想理论
历代重要的工作制度：
1、符玺印信制度
2、公文处理制度
3、保密制度
4、进谏与封驳制度
秘书思想的优秀传统：
1、对人生价值的顽强追求
2、对人格的严厉要求
3、对国家君主的绝对忠诚
4、对刑名术法的刻苦实践
第三章 秘书职业
1、我国秘书的主体：公务秘书
2、秘书的特性：①近身性（所处位置）②综合性（工作指向）③辅助性（人员作用）
3、秘书的工作：信息性工作；事务性工作；技术性工作
4、秘书定义：近距离直接综合辅助领导决策与管理的工作人员。
5、“斯大林”“赖斯”属于“秘书”，从官职角度讲的
6、探讨秘书定义的注意问题：
①定义的外延过宽（公务员不等于秘书）
②定义的内涵过窄（笔杆子不局限写字）
③对秘书的要求与评估过高（秘书只是辅助，不等于什么都懂）
④对秘书的要求与评估过低（秘书不仅仅是“三办”人员）
7、秘书的分类：
①公务秘书：指定位于国家公务人员，由组织人事部门调配，与其领导的关系属于平等的同志关系与工作分工关系的秘书，这是从性质上说的
②非公务秘书：属于社会主义制度制约下的雇佣关系，这既不同于革命同志间的分工关系，也不完全同于资本主义国家社会里的雇佣关系；只有非公务秘书中的一部分私人秘书，同其领导上司的关系基本属于完全的雇佣关系。
8、公务秘书与非公务秘书的区别：
①基本性质不同；②组织管理不同；③工薪来源不同；
④组织形式不同；⑤工作内容不同；⑥工作方法不同
9、秘书的分类：
①按行业与“口”分类：党政秘书、企业秘书、科技秘书、外事秘书、军队秘书、农村秘书
②按工种、岗位分类：文字秘书、机要秘书、事务秘书、调研秘书、翻译秘书
③按型分类：参谋型、文字型、办事型、技术型、公共关系型、财经型、综合型等
④按作用层次分类：决策辅助层、技术操作层、决策执行层
⑤按海外习惯分类：高级秘书、中级、初级、实习
10、S＞L＞O 秘书＞领导＞机构
11、秘书的“近身围核运转”含义：
①秘书的近身围核与左右手的地位，使秘书成为领导同外界接触交往的重要渠道
②使得秘书最了解领导所辖范围的情况，加上秘书常列席领导决策会议，领导签署文件
③使得秘书在一定情况下，可能被授权代表领导处理某些事务。
秘书的“近身围核运转”决定了秘书要综合服务领导。
第四章 秘书部门
1、典型秘书部门：
①各级党政领导机关的办公厅，企事业单位中领导机关办公厅。由秘书长或办公厅主任领导，承担着各种基本的秘书工作，保证领导机关的正常运转。 ②高级领导机关--省、部级以上的机关，设立办公厅。由于管辖的范围宽、事情多、有较多的人员与较细的分工。
③中级与低级领导机关的秘书部门，如高等院校，大中厂矿，层次、人员多少不同，但基本设置同上。
④基层秘书部门情况多样性。按实际需要设置
⑤民间秘书部门，没有统一规定，机构设置比较简单，名称叫法不一（办公室、经理部、综合部、公关部等）
2、秘书部门：指组织上独立，并不属于办公厅（室）编制，但从事着支持辅助领导活动的秘书性工作的机构，这些机构一般由秘书长或办公厅主任兼及领导。
3、临时性秘书部门 ：①临行时的非常设机构中；②某些阶段性的中心工作中；
③某些大型会议中；④某项重要活动中。
4、秘书部门的性质 ：为领导提供综合型服务，辅助领导决策与管理的部门。它不是权力机构，也不是执行机构。
5、秘书部门的结构：纵向结构、横向结构
6、秘书部门的作用：①事务助功能手；②智谋助手功能（统称参谋助手功能）
7、秘书部门的职能：①文书撰写与处理的职能；②行政与后勤保障的职能； ③信息管理的职能；④综合协调的职能；
⑤督促检查的职能；⑥随机完成交办任务的职能（不管部职能）
8、秘书部门的运转机制规律：围核运转；交叉关联；全面综合；体现个性
9、秘书部门自身规律机制建设：
①优化结构，发挥整体功能；②优化目标，明确工作重点；③认识规律，力争主动服务
④实行“三化”，严格规范操作（规范化、制度化、科学化）
10、秘书部门的整体发挥功能需注意的方面：
①深化服务意识，自觉增强整体功能
②突出服务重点，围绕全局发挥整体功能
③加强人员培训，从结构上增进整体功能
11、统筹兼顾的各个重点：
①靠协调发挥整体功能；②靠参谋强化整体功能；③靠督查加大整体功能； ④靠后勤保障整体功能；⑤靠指导延伸整体功能
12、秘书部门的领导体制：实行本级领导管理
13、秘书部门
制度建设：①目标管理制度②调查研究制度③岗位责任制度
④请示报告制度⑤廉政建设制度
精神建设：①秘书部门的光荣自豪感；②秘书是无名英雄的价值观； ③节简高效的部门精神
硬件建设：办公室、工作与生活设施、办公自动化设备
第五章 秘书工作的性质与宗旨
1、秘书工作的本质属性：
辅助性（即近身、直接、综合辅助领导决策与管理也是秘书价值体现） 由本质属性派生的四种特征：从属性、被动性、赋予性、潜隐性。
秘书工作的其他属性：①秘书工作的政治性；②秘书工作的综合性；③秘书工作的事务性
2、秘书工作的新变化：
①领导层的变化；②时代发展与形势的变化；③科学技术的变化
3、科学技术的变化，秘书工作要处理好六对矛盾的统一对立关系： ①继承与创新的关系
②务虚与务实的关系
③被动与主动的关系
④政务与事务的关系
⑤对上与对下的关系
⑥纵向与横向的关系
4、秘书工作的宗旨：三服务
①为本级领导服务（核心）
②为各部门服务
③为人民服务（实质）
5、为了贯彻“三服务”中央提出的“四个变化”
①从偏重办文办事，转变成既办文办事，又出谋献策
②从收发传递信息，转变成综合处理信息
③从单凭老经验办事，转变成实行科学化管理
④从被动服务，转为为力争主动服务
四个变化的精神实质，是突出了秘书部门工作的参谋作用，过去的侧重点是“反对秘书专政”，不强调秘书的参谋作用。
6、秘书工作的作用：
①信息调研作用 ；②督促检查作用；③综合协调作用；④保证日常工作正常运转的作用
7、1999年颁发《中共中央办公厅关于进一步加强信息工作的意见》
8、秘书协调的主要范围：政策性问题、全局性问题、围绕中心工作产生的和群众关心的重要问题。
第六章 秘书工作的主要职能（上）
1、本章主要论述的是秘书的“三办”职能：办文、办会、办事及突发事件处理。
2、秘书的写作，是秘书的传统职能。有法定公文和其他应用文种
其他应用文种又分为：公务应用文书；非公务秘书常用的民间文书（如证明文书、介绍信等）
党委系统有14个文种；政府系统有13个文种，民用文书8种
3、公文写作的特点：工具性（基本特点、性质）、等级性、（公文注重等级）规范性、可行性、时效性
4、公文写作程序：①正确领会意图；②收集充实资料；③反复精心修改
5、公文的精简原则：①文章写短写精炼；②贯彻一文一事的原则； ③建立必要的控制制度；④推行部分公文的表格化、数字化。
6、文书分类：公务文书、私人文书
公务文书：是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的，按照规定程序办理并在法定的范围内使用的，具有法定效力和规范体式的文书。
7、公文处理的内容：拟制、办理、管理、整理、（立卷）归档
收文程序：签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办
8、公文处理的原则：党委系统的提法：坚持实事求是，做到准确、及时、安全、保密
政府系统的提法：实事求是、精简、高效，做到准确、及时、安全
9、归档以前是文书，归档以后是档案。实行“国家统一领导，分级管理”的原则。
10、新型载体档案：电子档案和声像档案（科学技术发展的产物）
11、会议：是人类社会生活中三人以上相互交往的一种活动形式，是一种管理手段与工作方法，通常由秘书们筹办，或建立筹备机构，秘书参加筹办。
12、会议从信息论讲：输入信息→加工信息→输出信息
从系统工程讲：是领导方法之一，在会议的各个方面互相配合，以达到决议的目的。
13、会议的作用：
①交流信息，互通情报；②发扬民主，集思广益；③增强友谊，促进团结④统一认识，协调行动；⑤作出决策，部署贯彻；⑥结合交易、谈判、展览等，促进经济贸易发展，为经济建设服务。
14、会议泛滥成灾，有四大危害：
①时间精力的浪费；②经济的浪费；③信息的重复浪费；④助长不正之风
15、会议的组成要素：
①任务、（会议议题）
②名称
③领导、主持者与筹办者
④参加对象，代表和列席人员
⑤时间与日程安排
⑥地点（大型会议分主、分会场）
⑦物质设施
⑧信息（文件、资料、发言）
⑨形式与程序、议事规则
⑩其他与会议同时结合进行的事务（展览、交易、参观、表彰、选举等）
16、会议的类型：
按规模划分：小型会议、中型、大型（一万＞N＞一千）、特大型
按内容性质划分：代表性会议；决策性；协作性；专业性；纪念性；群众性；外事；
公关型；座谈与对话会；现场会。
按时间划分：定期会议、不定期会议
17、会议的五项会务工作如下：
1）：会前工作：①制定会议计划，报请批准；②拟定会议程序，日程安排； ③确定与会人员，及人员编组；④选定和布置会场，安排座次；
⑤会议通知、报道签到、人数统计工作；⑥人员分工联络
2）：文书工作：①印发会议证件；②协助领导撰写会议主题报告；③准备会议其他材料；
④编写印发会议简报；⑤会中的文书传递与处理工作；⑥会议记录、决议、纪要
⑦会议文书的初步整理
3）：会议的生活服务工作：①各项会场服务；②会议的食宿安排；③会议财务管理；
④交通工具的提供与管理；⑤文化生活安排与必要的商品服务；
⑥医疗保健服务
4）：会议的保密保卫工作：①会议文件的保密；②会场及代表住地的安全问题；
③交通的绝对安全；④警卫、治安工作
5）：会后工作：①整理记录、录音、录像等；②清理会议文件，消退处理；③送别与会人员；
④做好会议总结，表扬奖励工作；⑤文书立卷归档工作
18、会见：按性质和内容来分，有礼节性的、政治性的和实务性的。
19、会展：指通过各种形式的展览展销，结合会议和节日，提供相关行业聚集交流、经济合作的形式。基本属于经济贸易活动性质，也有些属于宣传性质的。
20、政务值班：指以处理政务（包括业务部门的业务性工作）为主的值班工作，而区别于收发、门卫式的一般值班。政务值班也包括一般值班，但一般值班不能代替政务值班。党委系统叫党务值班，也属于政务值班性质。
21、政务值班面临的形势变化：①接待数量增多；②由值班渠道处理政务工作的时间明显延长；
③社会治安形势严峻与突发事件增多。
重点：应放在保证重大紧急情况信息渠道的畅通上，包括自然灾害、工伤事故、群体动乱、
重大案件等。
22、政务值班的建设：①建立健全制度；②信息传输机制；③加强人才培训
23、企事业单位的值班工作：更主要是业务性值班
24、大事记：体式：流水账式的编年体，以时间为纲，在年月日下系事。也要立卷归档的。
编写大事记的要领：①区分大事与小事；②坚持不懈；③保密问题
25、接待工作的类型：接待工作既是树立形象的窗口，又是联系外界的纽带
1）按接待对象可分：①个人接待；②团体接待（主要的）
2）按来宾国籍可分：①内宾接待；②外宾接待（港澳台也按外宾接待）
3）按接待涉及内容要求可分：①礼节性接待；②实务性接待
26、接待工作的要素：①制定接待计划（①对方的基本情况，②对方的目的要求）
②组织活动日程（①迎接和安排好食宿；②看望；③礼仪性的宴请；④组织活动日程的实施；⑤送别；⑥小结）
27、接待工作的注意事项：
①加强责任制，做好每一个细节工作
②接待工作要注意突出本地区本单位的特色，给客人留下深刻印象，这样才能达到通过接待树立形象，加强联系合作的目的。
③接待外宾，应按外事规定规矩办事
④精简节约，力戒形式主义和铺张浪费，仍然是 接待工作中必须认真贯彻的原则
⑤政治性的接待工作要注意社会效益
28、信访：指公民、法人或者组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。
内容：三大类 ①反映情况、问题；②提出意见、建议；③投诉（包括检举揭发）与请求
形式：书信、电子邮件、传真、电话、走访等
目的：①保持政府同人民群众的密切联系；②体现、保护人民信访的合法权益；
③处理人民内部矛盾，维护安定团结
作用：①为民服务；②提供信息；③集思广益；④廉政建设
性质：①长期性；②群众性；③广泛性
处理信访的原则：1）“坚持属地分管，分级负责，谁主管，谁负责，依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则。”
2）信访人应当遵守的原则规定；信访人提出信访事项，应当客观真实。 2005年5月1日《信访条例》施行
29、保密工作：意义：①社会主义事业的组成部分；②国家安全的重要保障； ③社会稳定的重要条件；④社会竞争的重要手段；⑤军事胜败的重要因素 基本方针：①积极防范；②突出重点；
③既确保国家秘密，又便利各项工作，二者不可偏废，使保密工作为国家建设服务。
类型：①公文保密；②会议保密；③新闻出版保密；④通信保密；
⑤引进国外设备经技术检验后方能使用（此外，还有涉外保密、计算机网络等新问题）
30、国家秘密：概念：是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
密级：绝密30年；机密20年；秘密10年 最长期限
31、秘书注意事项：①涉外工作中的保密；②科技工作中的保密；③宣传报道和出版工作中的保密；
④通信中的保密；⑤电子计算机信息的保密。
32、机要工作：严、快、实
33、内部秘密的十守则：
①不该说的秘密，绝对不说
②不该问的秘密，绝对不问
③不该看的秘密，绝对不看
④不该记录的秘密，绝对不记录
⑤不在非保密本上记录秘密
⑥不在私人通信中记录秘密
⑦不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密
⑧不在不利于保密的地方存放秘密文件资料
⑨不在普通电话、明码电报、普通邮局传递秘密事项
⑩不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所
34、保卫组织措施：①建立健全机构；②机关保卫人员结构；③主要保卫措施
35、印章：是机关单位权力的象征，是代表机关单位的标记
印章名称：本机关单位的法定名称
印章须由公安部门审查批准
36、介绍信：作用是证明身份与说明任务，它不同于普通信函，性质是一种标准化与简化的公文。
37、出差事务：①制定出差计划；②联系交通工具；③安排落实住宿； ④出差携带物品；⑤出境出差事务。
38、随从工作基本要求：①发挥联络作用；②发挥耳目作用；
③发挥参谋助手作用；④发挥公关作用
39、突发事件：指临时发生的，涉及国家利益或群众生命财产损失的重大事件。
四类：①重大的自然灾害；②严重的工伤事故；③社会生活中出现的群体性动荡事件；
④重大的刑事犯罪或破坏活动
特点：①难以精确预见；②损失往往严重；③处理必须及时；④牵涉方面很宽
突发事件中的秘书工作：①保证信息畅通；②辅助领导协调；③加强督促检查；④做好接待工作；⑤总结经验教训，提出表扬批评的名单与事实依据等，做好善后工作。
第七章 秘书工作的主要职能（下）
本章主要论述秘书的“参谋职能”“信息与调研”“协调与督查”“机关行政事务管理”。
1、1806年沙恩好斯特创建参谋本部体制，使军事决策从一种个人指挥的艺术，上升为一门科学。
2、参谋作用的性质：①从属性；②中介性；③集体性；④综合性
参谋作用的功能表现：①综合信息，发现问题；②跟踪实践，完善决策；③贴近领导，拾遗补阙
3、秘书在参谋作用中，四条基本原则：①依靠各方面，以准确信息为基础 ②加强整体性，发挥所有人员的作用
③注意职责范围，尽职不越位，善谋不决断，规劝不失当
④善始善终，关注决策与管理全过程中的参谋作用
秘书的参谋作用的效能受到参谋场、参谋方向、参谋能量三个因素的影响。
4、秘书的参谋场：指其参谋活动影响的范围，是秘书参谋作用赖以生存的物质条件，是秘书发挥参谋作用的空间领域。
秘书的参谋场的强度，主要由领导的职权范围、秘书的参谋智能，以及秘书与领导主辅配合的谋断合力所决定，用公式表达：
E能
F场强=F* --
R
5、秘书的参谋方向：指提出建议、预案时对参谋对象的影响力方向。
决定参谋方向是否正确：①秘书要树立正确的世界观；②要不断提高认知水平，掌握事物的规律；③态度要客观冷静，不要忽冷忽热，忽左忽右，不以个人利害为转移
6、秘书参谋能量：是由综合部门的职能地位、群体素质等要素决定的。 就秘书本人，是由其综合素质、工作经验、智能水平、领导者的信任程度等因素决定的，
7、参谋方法：①求同或求异法；②比较参谋法；③诊断参谋法；④效果评估法
8、预测的程序：①确定目标、②收集信息，加工分析；③预测处理
常用的预测法：①经验推动预测法（①头脑风暴法②德尔菲法（匿名、反复、允许放弃）③主管概率法）
②实验预测法（①市场试销法②蹲点实验法③科技实验分析法④军事演习法）
③时间序列预测法（滑动平均法、加权滑动平均法）
④因果关系预测法（回归分析法）
9、预案：预见性、可行性，预案是为了执行。
预案四明确：①目标任务明确；②内容步骤明确；③程序措施明确；④职责分工明确
10、信息的特点：①无限性；②客观性；③主观性；④时效性；⑤共享性
11、秘书信息工作的注意事项：
①围绕中心，抓住重点，收集与处理信息；
②重视信息加工
③信息与其他工作相结合，特别是与调研紧密结合
④要不断提高信息知识与工作水平
12、调查研究是“谋事之基，成事之道”
类型：①政策性调查研究；②围绕中心任务调查研究；③解决专门问题的专题调研；
④掌握基本情况的调查研究；⑤为总结经验教训调查研究
原则：①一切从实际出发，实事求是
②深入实际，深入基层，深入群众，甘当小学生
③坚持辩证唯物主义的认识论，反对先入为主，一切总结源于客观结果 方法：普遍调查、抽样调查、典型调查、重点调查、统计调查、综合调查、追踪调查、
对比调查、各种分阶段分层次调查等。
方式：开调查会、个别访问、问卷调查、专家论证、查阅文件调查、电话调查等
分析研究方法：定性分析、定量分析、度量研究、系统研究、动态研究、概论研究等
13、协调是一门领导艺术，也是一门科学。
是保证现代社会生活正常和谐运转的一种重要机制，协调的本来意思是指协同动作，统一行为。
14、秘书的协调工作，是秘书协助领导调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋于同步化与和谐化，以实现公共目标的过程。 意义：①秘书所处的位置，是各种关系和矛盾向领导者交汇的重要通道； ②秘书部门的“不管部”性质与全面、超脱性质，使之最适宜协助领导实现综合协调职能
③秘书本身的许多工作也都会遇到认识不一，矛盾阻挠；掌管事务更需要平衡各种利益，做好协调工作
④改革开放，经济建设，需要安定的社会环境，需要通过大量的协调去正确处理人民内部矛盾，也需要充分听取群众意见克服官僚主义，正确决策与管理。秘书根据“三服务”宗旨，做好决策协调工作，是充分发挥参谋作用的必然要求。
15、领导协调的特点：①全局性、②层次性、③科学性、④权威性、⑤超前性
做好领导协调，首先，要做好调查研究，才能正确判断事物的性质，加以协调
其次，要掌握正确的理论与方针政策
再次，要讲究科学的步骤方法
16、秘书协调的特点：①注意领导协调的特性；②把握好自己的位置；③掌握事项的范围与重点
做好秘书协调的程序：①综合信息，调查研究；②确立目标，制定方案； ③协商调处，达成共识；④达成协议，分头贯彻；⑤督促检查，追踪反馈
17、督促检查工作的原则：①授权工作原则；②实事求是原则；③分级负责原则
18、机关行政事务的性质特点：①事务性；②被动型；③科学性
19、机关行政管理的工作方针：面向机关，立足服务，搞好工作，逐步改革，当好后勤。
指导原则：①服务原则；②主动原则；③勤俭廉洁原则；④科学管理原则
第八章 秘书工作的方法指向与规律
为领导前期铺垫工作、为领导工作拓展延伸、为领导工作补偿代劳、配合领导管理时间
1、铺垫工作注意事项：①准确把握领导工作目标；②明确领导工作进程与各个环节
③做好事前准备工作；④加强同领导的沟通
归纳为：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施与要求操作。与领导密切沟通，以保证铺垫工作的有效性。
2、秘书延伸工作的注意事项：①准确把握领导工作预期的效果；②把握后续事物的具体要求；
③注重工作的整体性与连续性
3、秘书为领导的补偿代劳工作：归纳为：忠实执行领导意图、严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，加强平时积累，通过补偿和代劳，促进领导工作效率。
4、科学管理时间的方法：①统筹计划时间法；
②ABC分类处理时间法（ABC的紧急程度从前到后依次排列）
③合理利用零碎时间法
④海外的几种时间管理方法（①时间表②统计时间法③目标时间法）
5、时间表：三适：适合（适合领导职务、性格特点）、适应（适应领导的工作需要）、实时（适合机会要求）
类别：①全年预定时间表；②每月预定时间表；③每周预定时间表； ④每日预定时间表；⑤单项重要工作预定时间表
6、统计时间法：是通过对领导人实际消耗时间的记录统计，诊断领导人时间利用率与有效性，找出浪费时间的因素，提出减少时间浪费的措施，从而达到制订出合理的时间计划，科学地管理时间。
要求：①真实准确；②选择有代表性的记录区；③及时反馈；④持之以恒
7、目标时间法：是用预定的目标来限制时间的使用，以达到节约时间提高效率的目的，是一种用反馈来加强时间控制的方法。
特点：①目标的集中性；②目标的时效性；③目标计划的循环性；④时间的预控性
8、秘书工作的一般规律：秘书在主辅配合中近距离综合辅助与适应领导工作的需要。
此规律说明了：①秘书活动中最稳定最本质的关系--秘书与领导主辅配合关系
②秘书工作的基本特征--围绕领导工作的需要服务
③指明了秘书工作的基本内容
④指出了秘书发挥职能作用的位置
⑤指出了秘书工作必须与领导的需要相适应
9、秘书工作的特殊规律：①秘书工作体制与社会生产力发展相适应的规律； ②秘书职业化与社会分工相适应的规律
③秘书机构职能与领导权力分配体制相适应的规律
10、秘书工作的“三化”：规范化、制度化、科学化
11、对立统一规律的运用：①事务与政务；
②综合性与专业性
③对上与对下
④规范性与随机性
第九章 秘书人际关系
1、秘书与领导关系的多层次的多维性：①政治上的同志关系；②组织上的上下级关系；
③工作上的主辅关系。
（是秘书人际关系中最重要、最密切的关系，是秘书工作成败的关键因素。） 辅助性是秘书工作的本质属性，辅助决策与管理是规范秘书行为的出发点和归宿点。
2、秘书处理与领导关系的基础：
1）了解领导战略：①战略的制定前提（首先是预测，其次是界定选择，寻求界定选择优化的最大值）
②战略的制定过程（调查目标→拟定目标→论证目标→确定目标）
③战略的实施阶段（①制定具体的实施计划②组织与动员力量③注意正确控制④科学与民主结合）
2）帮助领导决策：决策①发现问题、确定目标；②集思广益、拟定方案；③分析评估、方案优选
④实施方案、反馈调节（具有目标性、创造性、优选性、可行性。）
3）熟悉政策业务：政策：特点：①政策性与实践性的统一；②原则性与灵活性的统一。
政策制定原则：①民主性原则；②科学性原则；③可行性原则
3、决策的分类：
①按目标性质：常规型决策；非常规型决策
②按目标要求：最优决策；满意决策
③按目标数量：单目标决策；多目标决策
④按条件性质：确定性决策；不确定性决策
⑤按涉及范围：战略决策；战术决策
4、决策系统：①情报信息系统；②参谋咨询系统；③决断系统；④决策执行系统；⑤监督系统；
⑥反馈系统；⑦评价与奖惩系统
5、秘书处理与领导关系的方法：①摆正位置，自觉服务；②正确领会，贯彻意图；
③加强沟通，建立友谊；（四适：适时、适地、适人、适言）④坚持原则，抵制违法乱纪
6、秘书与同事的关系：形态：①合作形态、②竞争形态
原则：①相互尊重，防止嫉贤妒能；②雪中送炭，帮助同事克服困难； ③善于自制，学会超脱；④坚持原则，严守工作纪律
7、秘书与其他部门的关系：形态：①辅助形态；②协调形态；③综合形态；④督促形态
注意：①强化部门观念；②体谅部门实情；③促进部门协调
8、秘书与公众的关系：特点：公务性、代表性、多向性
类型：①公务交往与私人交往
②对上交往与群众交往
③口头交往与书面交往
意义：①提高效率；②收集信息；③经贸往来；④自我提高
9、秘书人际交往的原则：①关系对等原则（①地位对等；②态度对等；③价值对等）
②互利互惠原则（①物质利益的共享；②精神财富的共享）
③诚实守信原则（①诚实；②守信；③宽容）
10、秘书人际交往的方法：①加强感情投资；②坚持求同存异；③注意换位思考
11、秘书与媒体的关系：四要四不要
四要：一要友好热情，以礼相待。
二要实事求是，以诚相待。
三要一视同仁，平等对待。
四要迅速行动，改进工作。
四不要：一不要一厢情愿，干扰记者
二不要以利相交，送礼行贿
三不要被动消极，过河拆桥
四不要不加辨别，有求必应
第十章 秘书的素质要求
1、秘书的政治素质（核心）：①远大的人生理想；②坚定的党性原则；③高度的政治责任感
2、秘书需树立的观念：①服务观念；②创新观念；③系统观念
3、秘书的作风修养：①实事求是的作风；②艰困奋斗的作风；③快准细严的作风
4、秘书的职业道德：①埋头工作，突出领导；②服从指挥，当好助手；③谦虚谨慎，平等待人；④廉洁奉公，不谋私利，⑤严守秘密，克服虚荣；⑥重诺守信，以诚待人。
5、秘书的智能结构：①观察力；②注意力；③记忆力；④思维力；⑤想象力
6、秘书的能力结构：①语言文字能力（阅读能力、倾听能力、说话能力、写作能力）
②信息处理能力
③协调能力
④辅助决策与管理的能力
7、秘书的技能要求：①我国劳动部门的要求；详见课本P245
②双语言的要求
③速记与快读法
④其他业务技能
⑤秘书的特殊素质与技能要求
8、发挥参谋与助手作用的特殊素质与技能： ①思维敏捷、快速成文
②高度认真，鉴别真伪
③准确判断，谢客“挡驾”
④维护领导，主动“背过”
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【秘书学概论】
第一章绪论
一、我国当代秘书学诞生的重大意义：
1、促进了上层建筑的建设
2、促进了新时期秘书工作的飞跃
3、促进了秘书人才的培养
二、当代秘书学诞生的时间：
20世纪80年代初期
三、当代秘书学诞生的标志
1学科专业论著的问世
2学科带头人的出现
（三种现象：1秘书院校的出现；2秘书学会与学术活动的出现；3秘书杂志的出现）
四、当代秘书学诞生的原因：
我国当代秘书学之所以在２０世纪８０年代初期诞生，主要有三个方面的原因：
1、党的十一届三中全会路线，推动了新兴学科的诞生；
2、经济建设、改革开放、召唤着秘书学的诞生
3、学科带头人的出现，促进了秘书学科的诞生。
五、秘书学的性质特点：
新兴学科、交叉学科、政治性很强的学科、实践性很强的学科、辨证性很强的学科
六、秘书学的研究对象
研究秘书人员通过信息性、事务性、技术性的服务，近距离辅助领导决策与管理的活动及其规律的学问。具体地说，就包括这些活动的目的意义、功能价值、原则方法、科技手段，以及人员素质、经验教训等，均属研究的范围。
七、研究秘书学的方法
1、研究秘书学必须坚持马克思主义的基本立场和观点，要以辨证唯物主义和历史唯物主义理论作为总的指导思想。
2、研究秘书学还必须有广泛的理论素养及综合能力，要结合研究相关学科，拓宽知识面
3、研究秘书学要坚持理论联系实际的原则
4、研究秘书学要坚持“百花齐放、百家争鸣“的原则
第二章 秘书发展史略
一、秘书历史也是人类社会的文明史、政治史、领导史的重要构成部分。运用秘书历史经验教训的时候需明确：
1、历史事迹与历史人物存在着一定的模糊性
2、古代的“秘书”与现代的秘书有许多明显的不同点
3、我国古代是奴隶制社会和封建社会，今天是社会主义初级阶段，有着根本的区别
二、秘书产生的前提
1、有了领导和领导工作
2、语言文字的出现
三、“秘书”的古义：
1、宫禁中秘藏之书
2、谶纬图箓chen wei tu lu
3、官职名称，始于东汉时设的秘书监
4、官署名称，始于晋的秘书寺
四、秘书基本性质特点：近身、直接、辅助、综合
五：秘书可追溯：新石器时代的母系氏族社会时期
六、最早的秘书：仓颉、沮诵 （轩辕黄帝）
最早的 “秘书”：殷商时期 制作甲骨文书的“巫觋史xi
秘书萌芽时期：夏代
最早的公文：甲骨公文（殷商时期）
最早的中央秘书机构：太史寮（商代后期）
殷以后到了周代，史逐渐取代巫，成为秘书的主流。
春秋战国时期的秘书：1良史型秘书（南史--齐国、董狐-晋国）
2客卿型秘书（士，俗称门客。冯煖-齐国、赵国-毛遂）
秦：丞相--三公统辖下的九卿制。
三公：丞相：辅助皇帝处理政务的机构，承担部分的秘书工作
太尉：主辖军事事务，
御史大夫：秘书长，御史有“举劾按章”的权力，监督职能
代表人物：李斯，政治家、法家，唯一文学家。长史=秘书，参谋型兼文字型大秘书。
汉：尚书成主要秘书，膨胀回位，秘书监（最早用于官职名称），东汉曹操设置秘书令
（膨胀回位：秘书的权力不断膨胀，皇帝就不断设立新的秘书机构及官职名称来取代他们的现象。）
代表人物：司马迁，史学家，文学家，《史记》
唐：三省六部制，翰林（学士）型秘书（特点：近身、亲近），学士=内相 代表人物：魏征：政治家，谋划决策秘书
虞世南、上官婉儿
宋： 秘书省：掌古经籍图书、国史、实录、天文历数之事
明：中书省，总揽全国政务，以左右丞相为宰相之任，后废除，设立内阁制，以翰林学士为主。
代表人物：刘伯温
清：军机处（勤、速、密）
汪祖辉：《佐治药言》--秘书幕学、《学治臆说》
幕府型秘书：军营幕府、行政幕府
幕府学科代表作：《佐治药言》、《幕府举要》、《办案要略》
现代秘书工作述略
1926年7月：中央成立秘书处
1931年：周恩来、瞿秋白，第一个《文件处理办法》
1948年9月，华北政府设立秘书厅，正副秘书，秘书部门《办事通则》 并颁发《公文处理暂行办法》（既要参与政务，又要掌管事务）
1980年后，高校创办秘书专业，出现学术组织，刊物，开始走向科学化、规范化的发展道路
海外秘书发展概况
1、职业社会化
2、智能专业化
3、办公自动化（20世纪70年代末）
4、队伍女性化
5、秘书科学的状况
（Ps：英美把政府秘书分为四级：行政级、执行级、文书级、助理文书级。） 秘书工作的历史经验总结要求：
1、秘书工作的政治性很强
2、秘书工作要求知识广博
3、秘书工作的规范性很严
4、秘书的职业道德要求很高
5、历史上重要的秘书思想理论
历代重要的工作制度：
1、符玺印信制度
2、公文处理制度
3、保密制度
4、进谏与封驳制度
秘书思想的优秀传统：
1、对人生价值的顽强追求
2、对人格的严厉要求
3、对国家君主的绝对忠诚
4、对刑名术法的刻苦实践
第三章 秘书职业
1、我国秘书的主体：公务秘书
2、秘书的特性：①近身性（所处位置）②综合性（工作指向）③辅助性（人员作用）
3、秘书的工作：信息性工作；事务性工作；技术性工作
4、秘书定义：近距离直接综合辅助领导决策与管理的工作人员。
5、“斯大林”“赖斯”属于“秘书”，从官职角度讲的
6、探讨秘书定义的注意问题：
①定义的外延过宽（公务员不等于秘书）
②定义的内涵过窄（笔杆子不局限写字）
③对秘书的要求与评估过高（秘书只是辅助，不等于什么都懂）
④对秘书的要求与评估过低（秘书不仅仅是“三办”人员）
7、秘书的分类：
①公务秘书：指定位于国家公务人员，由组织人事部门调配，与其领导的关系属于平等的同志关系与工作分工关系的秘书，这是从性质上说的
②非公务秘书：属于社会主义制度制约下的雇佣关系，这既不同于革命同志间的分工关系，也不完全同于资本主义国家社会里的雇佣关系；只有非公务秘书中的一部分私人秘书，同其领导上司的关系基本属于完全的雇佣关系。
8、公务秘书与非公务秘书的区别：
①基本性质不同；②组织管理不同；③工薪来源不同；
④组织形式不同；⑤工作内容不同；⑥工作方法不同
9、秘书的分类：
①按行业与“口”分类：党政秘书、企业秘书、科技秘书、外事秘书、军队秘书、农村秘书
②按工种、岗位分类：文字秘书、机要秘书、事务秘书、调研秘书、翻译秘书
③按型分类：参谋型、文字型、办事型、技术型、公共关系型、财经型、综合型等
④按作用层次分类：决策辅助层、技术操作层、决策执行层
⑤按海外习惯分类：高级秘书、中级、初级、实习
10、S＞L＞O 秘书＞领导＞机构
11、秘书的“近身围核运转”含义：
①秘书的近身围核与左右手的地位，使秘书成为领导同外界接触交往的重要渠道
②使得秘书最了解领导所辖范围的情况，加上秘书常列席领导决策会议，领导签署文件
③使得秘书在一定情况下，可能被授权代表领导处理某些事务。
秘书的“近身围核运转”决定了秘书要综合服务领导。
第四章 秘书部门
1、典型秘书部门：
①各级党政领导机关的办公厅，企事业单位中领导机关办公厅。由秘书长或办公厅主任领导，承担着各种基本的秘书工作，保证领导机关的正常运转。 ②高级领导机关--省、部级以上的机关，设立办公厅。由于管辖的范围宽、事情多、有较多的人员与较细的分工。
③中级与低级领导机关的秘书部门，如高等院校，大中厂矿，层次、人员多少不同，但基本设置同上。
④基层秘书部门情况多样性。按实际需要设置
⑤民间秘书部门，没有统一规定，机构设置比较简单，名称叫法不一（办公室、经理部、综合部、公关部等）
2、秘书部门：指组织上独立，并不属于办公厅（室）编制，但从事着支持辅助领导活动的秘书性工作的机构，这些机构一般由秘书长或办公厅主任兼及领导。
3、临时性秘书部门 ：①临行时的非常设机构中；②某些阶段性的中心工作中；
③某些大型会议中；④某项重要活动中。
4、秘书部门的性质 ：为领导提供综合型服务，辅助领导决策与管理的部门。它不是权力机构，也不是执行机构。
5、秘书部门的结构：纵向结构、横向结构
6、秘书部门的作用：①事务助功能手；②智谋助手功能（统称参谋助手功能）
7、秘书部门的职能：①文书撰写与处理的职能；②行政与后勤保障的职能； ③信息管理的职能；④综合协调的职能；
⑤督促检查的职能；⑥随机完成交办任务的职能（不管部职能）
8、秘书部门的运转机制规律：围核运转；交叉关联；全面综合；体现个性
9、秘书部门自身规律机制建设：
①优化结构，发挥整体功能；②优化目标，明确工作重点；③认识规律，力争主动服务
④实行“三化”，严格规范操作（规范化、制度化、科学化）
10、秘书部门的整体发挥功能需注意的方面：
①深化服务意识，自觉增强整体功能
②突出服务重点，围绕全局发挥整体功能
③加强人员培训，从结构上增进整体功能
11、统筹兼顾的各个重点：
①靠协调发挥整体功能；②靠参谋强化整体功能；③靠督查加大整体功能； ④靠后勤保障整体功能；⑤靠指导延伸整体功能
12、秘书部门的领导体制：实行本级领导管理
13、秘书部门
制度建设：①目标管理制度②调查研究制度③岗位责任制度
④请示报告制度⑤廉政建设制度
精神建设：①秘书部门的光荣自豪感；②秘书是无名英雄的价值观； ③节简高效的部门精神
硬件建设：办公室、工作与生活设施、办公自动化设备
第五章 秘书工作的性质与宗旨
1、秘书工作的本质属性：
辅助性（即近身、直接、综合辅助领导决策与管理也是秘书价值体现） 由本质属性派生的四种特征：从属性、被动性、赋予性、潜隐性。
秘书工作的其他属性：①秘书工作的政治性；②秘书工作的综合性；③秘书工作的事务性
2、秘书工作的新变化：
①领导层的变化；②时代发展与形势的变化；③科学技术的变化
3、科学技术的变化，秘书工作要处理好六对矛盾的统一对立关系： ①继承与创新的关系
②务虚与务实的关系
③被动与主动的关系
④政务与事务的关系
⑤对上与对下的关系
⑥纵向与横向的关系
4、秘书工作的宗旨：三服务
①为本级领导服务（核心）
②为各部门服务
③为人民服务（实质）
5、为了贯彻“三服务”中央提出的“四个变化”
①从偏重办文办事，转变成既办文办事，又出谋献策
②从收发传递信息，转变成综合处理信息
③从单凭老经验办事，转变成实行科学化管理
④从被动服务，转为为力争主动服务
四个变化的精神实质，是突出了秘书部门工作的参谋作用，过去的侧重点是“反对秘书专政”，不强调秘书的参谋作用。
6、秘书工作的作用：
①信息调研作用 ；②督促检查作用；③综合协调作用；④保证日常工作正常运转的作用
7、1999年颁发《中共中央办公厅关于进一步加强信息工作的意见》
8、秘书协调的主要范围：政策性问题、全局性问题、围绕中心工作产生的和群众关心的重要问题。
第六章 秘书工作的主要职能（上）
1、本章主要论述的是秘书的“三办”职能：办文、办会、办事及突发事件处理。
2、秘书的写作，是秘书的传统职能。有法定公文和其他应用文种
其他应用文种又分为：公务应用文书；非公务秘书常用的民间文书（如证明文书、介绍信等）
党委系统有14个文种；政府系统有13个文种，民用文书8种
3、公文写作的特点：工具性（基本特点、性质）、等级性、（公文注重等级）规范性、可行性、时效性
4、公文写作程序：①正确领会意图；②收集充实资料；③反复精心修改
5、公文的精简原则：①文章写短写精炼；②贯彻一文一事的原则； ③建立必要的控制制度；④推行部分公文的表格化、数字化。
6、文书分类：公务文书、私人文书
公务文书：是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的，按照规定程序办理并在法定的范围内使用的，具有法定效力和规范体式的文书。
7、公文处理的内容：拟制、办理、管理、整理、（立卷）归档
收文程序：签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办
8、公文处理的原则：党委系统的提法：坚持实事求是，做到准确、及时、安全、保密
政府系统的提法：实事求是、精简、高效，做到准确、及时、安全
9、归档以前是文书，归档以后是档案。实行“国家统一领导，分级管理”的原则。
10、新型载体档案：电子档案和声像档案（科学技术发展的产物）
11、会议：是人类社会生活中三人以上相互交往的一种活动形式，是一种管理手段与工作方法，通常由秘书们筹办，或建立筹备机构，秘书参加筹办。
12、会议从信息论讲：输入信息→加工信息→输出信息
从系统工程讲：是领导方法之一，在会议的各个方面互相配合，以达到决议的目的。
13、会议的作用：
①交流信息，互通情报；②发扬民主，集思广益；③增强友谊，促进团结④统一认识，协调行动；⑤作出决策，部署贯彻；⑥结合交易、谈判、展览等，促进经济贸易发展，为经济建设服务。
14、会议泛滥成灾，有四大危害：
①时间精力的浪费；②经济的浪费；③信息的重复浪费；④助长不正之风
15、会议的组成要素：
①任务、（会议议题）
②名称
③领导、主持者与筹办者
④参加对象，代表和列席人员
⑤时间与日程安排
⑥地点（大型会议分主、分会场）
⑦物质设施
⑧信息（文件、资料、发言）
⑨形式与程序、议事规则
⑩其他与会议同时结合进行的事务（展览、交易、参观、表彰、选举等）
16、会议的类型：
按规模划分：小型会议、中型、大型（一万＞N＞一千）、特大型
按内容性质划分：代表性会议；决策性；协作性；专业性；纪念性；群众性；外事；
公关型；座谈与对话会；现场会。
按时间划分：定期会议、不定期会议
17、会议的五项会务工作如下：
1）：会前工作：①制定会议计划，报请批准；②拟定会议程序，日程安排； ③确定与会人员，及人员编组；④选定和布置会场，安排座次；
⑤会议通知、报道签到、人数统计工作；⑥人员分工联络
2）：文书工作：①印发会议证件；②协助领导撰写会议主题报告；③准备会议其他材料；
④编写印发会议简报；⑤会中的文书传递与处理工作；⑥会议记录、决议、纪要
⑦会议文书的初步整理
3）：会议的生活服务工作：①各项会场服务；②会议的食宿安排；③会议财务管理；
④交通工具的提供与管理；⑤文化生活安排与必要的商品服务；
⑥医疗保健服务
4）：会议的保密保卫工作：①会议文件的保密；②会场及代表住地的安全问题；
③交通的绝对安全；④警卫、治安工作
5）：会后工作：①整理记录、录音、录像等；②清理会议文件，消退处理；③送别与会人员；
④做好会议总结，表扬奖励工作；⑤文书立卷归档工作
18、会见：按性质和内容来分，有礼节性的、政治性的和实务性的。
19、会展：指通过各种形式的展览展销，结合会议和节日，提供相关行业聚集交流、经济合作的形式。基本属于经济贸易活动性质，也有些属于宣传性质的。
20、政务值班：指以处理政务（包括业务部门的业务性工作）为主的值班工作，而区别于收发、门卫式的一般值班。政务值班也包括一般值班，但一般值班不能代替政务值班。党委系统叫党务值班，也属于政务值班性质。
21、政务值班面临的形势变化：①接待数量增多；②由值班渠道处理政务工作的时间明显延长；
③社会治安形势严峻与突发事件增多。
重点：应放在保证重大紧急情况信息渠道的畅通上，包括自然灾害、工伤事故、群体动乱、
重大案件等。
22、政务值班的建设：①建立健全制度；②信息传输机制；③加强人才培训
23、企事业单位的值班工作：更主要是业务性值班
24、大事记：体式：流水账式的编年体，以时间为纲，在年月日下系事。也要立卷归档的。
编写大事记的要领：①区分大事与小事；②坚持不懈；③保密问题
25、接待工作的类型：接待工作既是树立形象的窗口，又是联系外界的纽带
1）按接待对象可分：①个人接待；②团体接待（主要的）
2）按来宾国籍可分：①内宾接待；②外宾接待（港澳台也按外宾接待）
3）按接待涉及内容要求可分：①礼节性接待；②实务性接待
26、接待工作的要素：①制定接待计划（①对方的基本情况，②对方的目的要求）
②组织活动日程（①迎接和安排好食宿；②看望；③礼仪性的宴请；④组织活动日程的实施；⑤送别；⑥小结）
27、接待工作的注意事项：
①加强责任制，做好每一个细节工作
②接待工作要注意突出本地区本单位的特色，给客人留下深刻印象，这样才能达到通过接待树立形象，加强联系合作的目的。
③接待外宾，应按外事规定规矩办事
④精简节约，力戒形式主义和铺张浪费，仍然是 接待工作中必须认真贯彻的原则
⑤政治性的接待工作要注意社会效益
28、信访：指公民、法人或者组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。
内容：三大类 ①反映情况、问题；②提出意见、建议；③投诉（包括检举揭发）与请求
形式：书信、电子邮件、传真、电话、走访等
目的：①保持政府同人民群众的密切联系；②体现、保护人民信访的合法权益；
③处理人民内部矛盾，维护安定团结
作用：①为民服务；②提供信息；③集思广益；④廉政建设
性质：①长期性；②群众性；③广泛性
处理信访的原则：1）“坚持属地分管，分级负责，谁主管，谁负责，依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则。”
2）信访人应当遵守的原则规定；信访人提出信访事项，应当客观真实。 2005年5月1日《信访条例》施行
29、保密工作：意义：①社会主义事业的组成部分；②国家安全的重要保障； ③社会稳定的重要条件；④社会竞争的重要手段；⑤军事胜败的重要因素 基本方针：①积极防范；②突出重点；
③既确保国家秘密，又便利各项工作，二者不可偏废，使保密工作为国家建设服务。
类型：①公文保密；②会议保密；③新闻出版保密；④通信保密；
⑤引进国外设备经技术检验后方能使用（此外，还有涉外保密、计算机网络等新问题）
30、国家秘密：概念：是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
密级：绝密30年；机密20年；秘密10年 最长期限
31、秘书注意事项：①涉外工作中的保密；②科技工作中的保密；③宣传报道和出版工作中的保密；
④通信中的保密；⑤电子计算机信息的保密。
32、机要工作：严、快、实
33、内部秘密的十守则：
①不该说的秘密，绝对不说
②不该问的秘密，绝对不问
③不该看的秘密，绝对不看
④不该记录的秘密，绝对不记录
⑤不在非保密本上记录秘密
⑥不在私人通信中记录秘密
⑦不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密
⑧不在不利于保密的地方存放秘密文件资料
⑨不在普通电话、明码电报、普通邮局传递秘密事项
⑩不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所
34、保卫组织措施：①建立健全机构；②机关保卫人员结构；③主要保卫措施
35、印章：是机关单位权力的象征，是代表机关单位的标记
印章名称：本机关单位的法定名称
印章须由公安部门审查批准
36、介绍信：作用是证明身份与说明任务，它不同于普通信函，性质是一种标准化与简化的公文。
37、出差事务：①制定出差计划；②联系交通工具；③安排落实住宿； ④出差携带物品；⑤出境出差事务。
38、随从工作基本要求：①发挥联络作用；②发挥耳目作用；
③发挥参谋助手作用；④发挥公关作用
39、突发事件：指临时发生的，涉及国家利益或群众生命财产损失的重大事件。
四类：①重大的自然灾害；②严重的工伤事故；③社会生活中出现的群体性动荡事件；
④重大的刑事犯罪或破坏活动
特点：①难以精确预见；②损失往往严重；③处理必须及时；④牵涉方面很宽
突发事件中的秘书工作：①保证信息畅通；②辅助领导协调；③加强督促检查；④做好接待工作；⑤总结经验教训，提出表扬批评的名单与事实依据等，做好善后工作。
第七章 秘书工作的主要职能（下）
本章主要论述秘书的“参谋职能”“信息与调研”“协调与督查”“机关行政事务管理”。
1、1806年沙恩好斯特创建参谋本部体制，使军事决策从一种个人指挥的艺术，上升为一门科学。
2、参谋作用的性质：①从属性；②中介性；③集体性；④综合性
参谋作用的功能表现：①综合信息，发现问题；②跟踪实践，完善决策；③贴近领导，拾遗补阙
3、秘书在参谋作用中，四条基本原则：①依靠各方面，以准确信息为基础 ②加强整体性，发挥所有人员的作用
③注意职责范围，尽职不越位，善谋不决断，规劝不失当
④善始善终，关注决策与管理全过程中的参谋作用
秘书的参谋作用的效能受到参谋场、参谋方向、参谋能量三个因素的影响。
4、秘书的参谋场：指其参谋活动影响的范围，是秘书参谋作用赖以生存的物质条件，是秘书发挥参谋作用的空间领域。
秘书的参谋场的强度，主要由领导的职权范围、秘书的参谋智能，以及秘书与领导主辅配合的谋断合力所决定，用公式表达：
E能
F场强=F* --
R
5、秘书的参谋方向：指提出建议、预案时对参谋对象的影响力方向。
决定参谋方向是否正确：①秘书要树立正确的世界观；②要不断提高认知水平，掌握事物的规律；③态度要客观冷静，不要忽冷忽热，忽左忽右，不以个人利害为转移
6、秘书参谋能量：是由综合部门的职能地位、群体素质等要素决定的。 就秘书本人，是由其综合素质、工作经验、智能水平、领导者的信任程度等因素决定的，
7、参谋方法：①求同或求异法；②比较参谋法；③诊断参谋法；④效果评估法
8、预测的程序：①确定目标、②收集信息，加工分析；③预测处理
常用的预测法：①经验推动预测法（①头脑风暴法②德尔菲法（匿名、反复、允许放弃）③主管概率法）
②实验预测法（①市场试销法②蹲点实验法③科技实验分析法④军事演习法）
③时间序列预测法（滑动平均法、加权滑动平均法）
④因果关系预测法（回归分析法）
9、预案：预见性、可行性，预案是为了执行。
预案四明确：①目标任务明确；②内容步骤明确；③程序措施明确；④职责分工明确
10、信息的特点：①无限性；②客观性；③主观性；④时效性；⑤共享性
11、秘书信息工作的注意事项：
①围绕中心，抓住重点，收集与处理信息；
②重视信息加工
③信息与其他工作相结合，特别是与调研紧密结合
④要不断提高信息知识与工作水平
12、调查研究是“谋事之基，成事之道”
类型：①政策性调查研究；②围绕中心任务调查研究；③解决专门问题的专题调研；
④掌握基本情况的调查研究；⑤为总结经验教训调查研究
原则：①一切从实际出发，实事求是
②深入实际，深入基层，深入群众，甘当小学生
③坚持辩证唯物主义的认识论，反对先入为主，一切总结源于客观结果 方法：普遍调查、抽样调查、典型调查、重点调查、统计调查、综合调查、追踪调查、
对比调查、各种分阶段分层次调查等。
方式：开调查会、个别访问、问卷调查、专家论证、查阅文件调查、电话调查等
分析研究方法：定性分析、定量分析、度量研究、系统研究、动态研究、概论研究等
13、协调是一门领导艺术，也是一门科学。
是保证现代社会生活正常和谐运转的一种重要机制，协调的本来意思是指协同动作，统一行为。
14、秘书的协调工作，是秘书协助领导调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋于同步化与和谐化，以实现公共目标的过程。 意义：①秘书所处的位置，是各种关系和矛盾向领导者交汇的重要通道； ②秘书部门的“不管部”性质与全面、超脱性质，使之最适宜协助领导实现综合协调职能
③秘书本身的许多工作也都会遇到认识不一，矛盾阻挠；掌管事务更需要平衡各种利益，做好协调工作
④改革开放，经济建设，需要安定的社会环境，需要通过大量的协调去正确处理人民内部矛盾，也需要充分听取群众意见克服官僚主义，正确决策与管理。秘书根据“三服务”宗旨，做好决策协调工作，是充分发挥参谋作用的必然要求。
15、领导协调的特点：①全局性、②层次性、③科学性、④权威性、⑤超前性
做好领导协调，首先，要做好调查研究，才能正确判断事物的性质，加以协调
其次，要掌握正确的理论与方针政策
再次，要讲究科学的步骤方法
16、秘书协调的特点：①注意领导协调的特性；②把握好自己的位置；③掌握事项的范围与重点
做好秘书协调的程序：①综合信息，调查研究；②确立目标，制定方案； ③协商调处，达成共识；④达成协议，分头贯彻；⑤督促检查，追踪反馈
17、督促检查工作的原则：①授权工作原则；②实事求是原则；③分级负责原则
18、机关行政事务的性质特点：①事务性；②被动型；③科学性
19、机关行政管理的工作方针：面向机关，立足服务，搞好工作，逐步改革，当好后勤。
指导原则：①服务原则；②主动原则；③勤俭廉洁原则；④科学管理原则
第八章 秘书工作的方法指向与规律
为领导前期铺垫工作、为领导工作拓展延伸、为领导工作补偿代劳、配合领导管理时间
1、铺垫工作注意事项：①准确把握领导工作目标；②明确领导工作进程与各个环节
③做好事前准备工作；④加强同领导的沟通
归纳为：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施与要求操作。与领导密切沟通，以保证铺垫工作的有效性。
2、秘书延伸工作的注意事项：①准确把握领导工作预期的效果；②把握后续事物的具体要求；
③注重工作的整体性与连续性
3、秘书为领导的补偿代劳工作：归纳为：忠实执行领导意图、严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，加强平时积累，通过补偿和代劳，促进领导工作效率。
4、科学管理时间的方法：①统筹计划时间法；
②ABC分类处理时间法（ABC的紧急程度从前到后依次排列）
③合理利用零碎时间法
④海外的几种时间管理方法（①时间表②统计时间法③目标时间法）
5、时间表：三适：适合（适合领导职务、性格特点）、适应（适应领导的工作需要）、实时（适合机会要求）
类别：①全年预定时间表；②每月预定时间表；③每周预定时间表； ④每日预定时间表；⑤单项重要工作预定时间表
6、统计时间法：是通过对领导人实际消耗时间的记录统计，诊断领导人时间利用率与有效性，找出浪费时间的因素，提出减少时间浪费的措施，从而达到制订出合理的时间计划，科学地管理时间。
要求：①真实准确；②选择有代表性的记录区；③及时反馈；④持之以恒
7、目标时间法：是用预定的目标来限制时间的使用，以达到节约时间提高效率的目的，是一种用反馈来加强时间控制的方法。
特点：①目标的集中性；②目标的时效性；③目标计划的循环性；④时间的预控性
8、秘书工作的一般规律：秘书在主辅配合中近距离综合辅助与适应领导工作的需要。
此规律说明了：①秘书活动中最稳定最本质的关系--秘书与领导主辅配合关系
②秘书工作的基本特征--围绕领导工作的需要服务
③指明了秘书工作的基本内容
④指出了秘书发挥职能作用的位置
⑤指出了秘书工作必须与领导的需要相适应
9、秘书工作的特殊规律：①秘书工作体制与社会生产力发展相适应的规律； ②秘书职业化与社会分工相适应的规律
③秘书机构职能与领导权力分配体制相适应的规律
10、秘书工作的“三化”：规范化、制度化、科学化
11、对立统一规律的运用：①事务与政务；
②综合性与专业性
③对上与对下
④规范性与随机性
第九章 秘书人际关系
1、秘书与领导关系的多层次的多维性：①政治上的同志关系；②组织上的上下级关系；
③工作上的主辅关系。
（是秘书人际关系中最重要、最密切的关系，是秘书工作成败的关键因素。） 辅助性是秘书工作的本质属性，辅助决策与管理是规范秘书行为的出发点和归宿点。
2、秘书处理与领导关系的基础：
1）了解领导战略：①战略的制定前提（首先是预测，其次是界定选择，寻求界定选择优化的最大值）
②战略的制定过程（调查目标→拟定目标→论证目标→确定目标）
③战略的实施阶段（①制定具体的实施计划②组织与动员力量③注意正确控制④科学与民主结合）
2）帮助领导决策：决策①发现问题、确定目标；②集思广益、拟定方案；③分析评估、方案优选
④实施方案、反馈调节（具有目标性、创造性、优选性、可行性。）
3）熟悉政策业务：政策：特点：①政策性与实践性的统一；②原则性与灵活性的统一。
政策制定原则：①民主性原则；②科学性原则；③可行性原则
3、决策的分类：
①按目标性质：常规型决策；非常规型决策
②按目标要求：最优决策；满意决策
③按目标数量：单目标决策；多目标决策
④按条件性质：确定性决策；不确定性决策
⑤按涉及范围：战略决策；战术决策
4、决策系统：①情报信息系统；②参谋咨询系统；③决断系统；④决策执行系统；⑤监督系统；
⑥反馈系统；⑦评价与奖惩系统
5、秘书处理与领导关系的方法：①摆正位置，自觉服务；②正确领会，贯彻意图；
③加强沟通，建立友谊；（四适：适时、适地、适人、适言）④坚持原则，抵制违法乱纪
6、秘书与同事的关系：形态：①合作形态、②竞争形态
原则：①相互尊重，防止嫉贤妒能；②雪中送炭，帮助同事克服困难； ③善于自制，学会超脱；④坚持原则，严守工作纪律
7、秘书与其他部门的关系：形态：①辅助形态；②协调形态；③综合形态；④督促形态
注意：①强化部门观念；②体谅部门实情；③促进部门协调
8、秘书与公众的关系：特点：公务性、代表性、多向性
类型：①公务交往与私人交往
②对上交往与群众交往
③口头交往与书面交往
意义：①提高效率；②收集信息；③经贸往来；④自我提高
9、秘书人际交往的原则：①关系对等原则（①地位对等；②态度对等；③价值对等）
②互利互惠原则（①物质利益的共享；②精神财富的共享）
③诚实守信原则（①诚实；②守信；③宽容）
10、秘书人际交往的方法：①加强感情投资；②坚持求同存异；③注意换位思考
11、秘书与媒体的关系：四要四不要
四要：一要友好热情，以礼相待。
二要实事求是，以诚相待。
三要一视同仁，平等对待。
四要迅速行动，改进工作。
四不要：一不要一厢情愿，干扰记者
二不要以利相交，送礼行贿
三不要被动消极，过河拆桥
四不要不加辨别，有求必应
第十章 秘书的素质要求
1、秘书的政治素质（核心）：①远大的人生理想；②坚定的党性原则；③高度的政治责任感
2、秘书需树立的观念：①服务观念；②创新观念；③系统观念
3、秘书的作风修养：①实事求是的作风；②艰困奋斗的作风；③快准细严的作风
4、秘书的职业道德：①埋头工作，突出领导；②服从指挥，当好助手；③谦虚谨慎，平等待人；④廉洁奉公，不谋私利，⑤严守秘密，克服虚荣；⑥重诺守信，以诚待人。
5、秘书的智能结构：①观察力；②注意力；③记忆力；④思维力；⑤想象力
6、秘书的能力结构：①语言文字能力（阅读能力、倾听能力、说话能力、写作能力）
②信息处理能力
③协调能力
④辅助决策与管理的能力
7、秘书的技能要求：①我国劳动部门的要求；详见课本P245
②双语言的要求
③速记与快读法
④其他业务技能
⑤秘书的特殊素质与技能要求
8、发挥参谋与助手作用的特殊素质与技能： ①思维敏捷、快速成文
②高度认真，鉴别真伪
③准确判断，谢客“挡驾”
④维护领导，主动“背过”
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