作者：张星明
科技与法律 2003年08期
我国的科技查新是在科技文献检索和科技咨询基础上发展起来的一项新型的科技信息咨询服务。随着市场经济的不断发展，科技查新已发展成为科技信息界一项涉及范围广、层次多，被广泛承认、有较大经济和社会效益的较为持久、规范的咨询工作。实践证明：科技查新为科研立项、正确评价科技成果提供了科学、可靠的依据；为经济发展提供了快速、准确的信息服务；同时，也促进了信息资源的建设和发展。
我国的科技查新工作规范化历程始于20世纪90年代初。从1990年10月8日原国家科委(90)国科发情字800号《关于推荐第一批查新咨询科技立题及成果管理的情报检索单位的通知》开始，科技查新机构从无到有，并不断发展扩大，到目前为止，通过原信息司批准的全国科技查新机构共有38家，通过国家奖励办批准的有19家。在奖励办批准的19家中，除教育部系统信息司从未批准外，其中大多数都包括在38家之中。
科技查新作为科技管理的一项基础工作，为科研管理部门和有关专家进行科技成果和新产品的鉴定和奖励、专利申请及科研立项的评审等，提供了可靠的文献依据。因此，受到有关部门的高度重视。科技查新报告已成为有关部门进行科技成果评价和科研立项中必不可少的材料之一。
1994年10月26日，国家科委颁布《科学技术成果鉴定办法》，第18条第4款把“经国家科委或者省、自治区、直辖市科学技术委员会或者国务院有关部门认定的科技信息机构出具的查新结论报告”作为申请鉴定的必备材料之一。1997年7月30日，国家科委发布《国家科学技术奖励推荐和评审工作的补充规定》，第8条指出：“未授予发明专利的，须按照有关规定提供对项目创新内容的查新报告”。1997年10月29日，国家科委会同七个部委共同发布《国家重点新产品计划的管理办法》，第12条第3款把“国家一级查新单位或相应查新单位出具的查新检测报告”作为申报所需材料之一。
但是，长期以来由于没有正式的管理办法加以规范和引导，致使科技查新工作中暴露出诸多问题，影响了科技查新业务的正常开展。从对有关部门所进行的调研来看，目前科技查新机构存在的主要问题是：
1.机构内部管理不健全。没有建立严格的规章制度，对查新活动缺乏有效的监督和管理；有的查新机构片面追求经济利益，忽视对查新项目的质量管理，存在走过场的现象；此外，对查新人员在工作中出现的片面性和随意性不能采取有效的手段进行防范。
2.查新业务不规范。主要表现在：委托双方没有明确的查新合同关系；查新报告应包括的内容、格式和用途类别缺乏统一；检索词及分类号的选择标准不一；检索中漏检数据库或检索工具书的现象较为明显；查新结论写法欠推敲，有些含糊和不明确等。
3.查新人员素质不能满足查新课题的专业需求。存在课题分析对比过于简单，并且缺乏从信息分析的角度，充分利用参考材料对课题进行适当的评述，使有些结论失去参考价值。
为充分发挥科技查新在科技与经济，特别是在科技创新中的作用，加强对科技查新工作的管理，科学技术部组织有关单位对科技查新工作进行了专门调研，在综合各方意见和建议的基础上，研究制度了《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》，并于2001年1月1日正式颁布执行。科技查新法规的颁布执行，结束了10年来科技查新工作无章可循的局面，为今后的科技查新机构依法开展科技查新业务提供了法规保障。
为进一步做好科技查新工作，规范科技查新业务，今后还应当对以下几个方面的工作应当予以考虑：
1.明确发展科技查新机构的原则与思路，积极做好科技查新机构的规范化管理。首先，要依据科技查新法规加强对查新机构的管理，规范现有的科技查新机构。充分发挥科技查新在科技与经济，特别是在科技创新中的作用，尽快建立一套科学、规范的科技查新管理体系，是科技查新工作健康、有序发展的基本保障。科技查新是一项技术性、专业性较强的咨询服务，因此，要充分考虑现有的查新业务情况，“保留综合，发展专业”，最终实现向以专业化服务为主的方式转变。同时，充分考虑地域分布和科技与经济发展状况，真正实现科技查新活动正常、有序、健康开展。
为此，在科技查新机构管理方面，要充分考虑地方、部门信息服务机构以及大学图书馆等单位的查新业务情况，适当拓展范围，逐步推进，并建立相应的科技查新业务资信等级。在对科技查新机构资信确认之前，还需要对现有的科技查新机构进行充分的调研，包括：(1)机构基本情况：单位属性、主管部门、认定部门、专业范围等；(2)文献资源与基础设施情况：数据库种类及数量、自建馆藏文献资源种类、国际联机系统情况、查新设备等；(3)人员情况；(4)业务情况：查新工作数量与质量情况；(5)办公环境和条件等，分析研究目前查新机构基本状况，并对查新机构的专业分工、地域分布进行统筹规划，力求逐步形成机构分布科学、满足需求，不滥发展、有利竞争的格局。此外，要建立有效的查新工作责任机制，形成查新机构自我约束、专家参与、社会制约和行政监督相结合的新机制。
2.制定科技查新机构的评价指标体系，充分体现科学化管理理念。科技查新是科技活动中的一项基础性工作，在科研立项、科研成果鉴定、评估、验收和技术转移等方面具有举足轻重的作用。因此，建立客观、公正和科学的科技查新机构评价指标体系，开展规范现行的科技查新机构，保证公平竞争和科技查新业务的正常开展具有十分重要的意义。目前，需要在查新机构分布调查的基础上，系统分析查新机构指标体系的构成，调查、分析科技查新机构评价指标的设置情况，通过专家讨论，分析确定各项指标的权重，采用德尔菲法和层次分析法构筑科技查新机构评估体系，设置出简明、科学、客观、准确、操作方便的科技查新机构评价指标体系。从而，逐步向查新机构规范化管理的方向发展。
3.确立科技查新必查数据库及其核心文献，按查新专业分类标准开展业务。目前已建成的数千个商用数据库，几乎覆盖了发达国家的所有文献。如世界著名的DIALOG和SIN检索系统各有文献数据库500个以上。数目众多的文献数据库为科技查新奠定了文献检索的基础，但是也为不同专业查新的选库，尤其是查新过程中数据库选择的规范化带来了一定的困难。由于查新要求相关文献应当查全，在理论上要求查全率达到100%。这就需要查新不仅要检索与某一专业密切相关的主要文献数据库，还要检索与该专业具有一定关系的其他专业的数据库。虽然在国际联机检索系统中，可以采用对整个系统的全面检索，而忽略“必查”数据库的问题。但是由于不同数据库主题标引和用词习惯的差异，有时联机检索选库系统也会出现一些偏差。因此，从数据库与学科的相关性和对典型专业主题的覆盖程度，以及数据更新速度、标引等方面定量地确定专业“必查”文献数据库是有实现意义的。
基于科技查新业务的需要，确定不同专业的信息咨询机构馆藏至少必备的核心期刊及其他信息资源的种类，也同样是具有重要的参考价值的。查新业务所要求的核心期刊与图书馆收藏所要求的核心期刊并不相同。图书馆收藏更强调满足多数读者对信息的需求，可以把读者的数量作为核心期刊确定的一个重要指标。而查新业务更强调文献的创新性，要求文献更能反映学科最新成果以及新理论、新技术、新方法。另外，查新业务所要求文献的专业覆盖度，以及由覆盖度推证核心期刊的数量，还有查新业务要求的专业划分等，都值得进一步研究。通过确定查新业务所要求文献的专业覆盖度，再根据查新业务所要求的期刊的特点，确定文献离散系统，并参考图书馆学核心期刊研究成果，同时有选择地对一些信息咨询机构的馆藏情况进行调查，然后进一步推证查新机构所至少必备的各专业核心期刊的数量来确定其种类。此外，还应考虑各信息咨询机构目前的馆藏现状，制定出切实可行的中外文核心期刊目录。这样做对于控制查新机构数量，保证查新工作质量也能起到一定的作用。
4.编辑出版科技查新业务知识教材，更好地规范从业人员行为。编辑出版可供实际操作的科技查新人员业务教材，可以为查新人员按照《科技查新规范》开展查新业务提供既规范又具体的参考依据。根据科技部颁布的《科技查新规范》，结合我国信息咨询机构开展科技查新活动的实际情况，吸取科技查新工作经验和科学方法，系统地阐述科技查新的基本概念，查新活动基本原则、要求和程序等，选取多种类型的查新课题案例，体现示范作用，同时也将对我国的科技查新工作具有指导性和实用性。
5.建立规范的科技查新培训制度，不断培育高素质的查新专业人才。建立规范的科技查新培训制度是规范科技查新业务的基本保障。因此，要保证科技查新工作的规范进行，就需要规范面向社会服务的社会查新机构的从业人员行为，并从制度上予以落实。通过建立规范的科技查新培训机制，可能较好地宣传普及相应的法律法规，切实提高查新人员的业务知识、法律知识和职业道德水平；促使查新机构向规范化方向发展，更好地促使每一个查新机构，每一位查新人员依法从事查新工作，以质量和信誉赢得市场，以客观、公正的服务求得查新事业的发展，从而，为实行查新人员持证上岗制度打下坚实的基础。
当前，需要在进行《科技查新机构管理办法》及其《规范》和相关法律知识的培训的同时，着手进行不同层次、不同要求的培训工作，包括专业技术培训、审核员培训、专题研讨和经验交流等。通过这些培训活动，使查新人员的基本素质、专业能力、职业道德等方面得到整体提高，从而逐步实现向行业自律性行为方式发展。
6.建立科技查新信息管理系统，及时做好科技查新的管理与监督工作。充分运用现代信息网络技术进行科技查新的管理，可以使我国的科技查新管理水平跨上一个新的台阶。对于科技成果管理部门来说，建立查新信息管理系统可以为管理部门提供快捷、可靠和丰富的信息，便于管理部门对查新机构的业务情况进行有效管理与监督。同时，对于查新机构来说，通过查新信息管理系统可以定期与不定期的方式生成上报数据文件，再通过文件传输，实现科技查新数据的层层上报，最后通过数据装载，形成各级科技查新管理部门的查新报告数据库。
科技查新信息管理系统在设计时应充分考虑现有科技查新管理模式，以便于各级政府宏观管理和实际操作。
作者介绍：张星明 机械工业信息研究院，北京，百万庄大街22号，邮编：100037。
作者：张星明
科技与法律 2003年08期
我国的科技查新是在科技文献检索和科技咨询基础上发展起来的一项新型的科技信息咨询服务。随着市场经济的不断发展，科技查新已发展成为科技信息界一项涉及范围广、层次多，被广泛承认、有较大经济和社会效益的较为持久、规范的咨询工作。实践证明：科技查新为科研立项、正确评价科技成果提供了科学、可靠的依据；为经济发展提供了快速、准确的信息服务；同时，也促进了信息资源的建设和发展。
我国的科技查新工作规范化历程始于20世纪90年代初。从1990年10月8日原国家科委(90)国科发情字800号《关于推荐第一批查新咨询科技立题及成果管理的情报检索单位的通知》开始，科技查新机构从无到有，并不断发展扩大，到目前为止，通过原信息司批准的全国科技查新机构共有38家，通过国家奖励办批准的有19家。在奖励办批准的19家中，除教育部系统信息司从未批准外，其中大多数都包括在38家之中。
科技查新作为科技管理的一项基础工作，为科研管理部门和有关专家进行科技成果和新产品的鉴定和奖励、专利申请及科研立项的评审等，提供了可靠的文献依据。因此，受到有关部门的高度重视。科技查新报告已成为有关部门进行科技成果评价和科研立项中必不可少的材料之一。
1994年10月26日，国家科委颁布《科学技术成果鉴定办法》，第18条第4款把“经国家科委或者省、自治区、直辖市科学技术委员会或者国务院有关部门认定的科技信息机构出具的查新结论报告”作为申请鉴定的必备材料之一。1997年7月30日，国家科委发布《国家科学技术奖励推荐和评审工作的补充规定》，第8条指出：“未授予发明专利的，须按照有关规定提供对项目创新内容的查新报告”。1997年10月29日，国家科委会同七个部委共同发布《国家重点新产品计划的管理办法》，第12条第3款把“国家一级查新单位或相应查新单位出具的查新检测报告”作为申报所需材料之一。
但是，长期以来由于没有正式的管理办法加以规范和引导，致使科技查新工作中暴露出诸多问题，影响了科技查新业务的正常开展。从对有关部门所进行的调研来看，目前科技查新机构存在的主要问题是：
1.机构内部管理不健全。没有建立严格的规章制度，对查新活动缺乏有效的监督和管理；有的查新机构片面追求经济利益，忽视对查新项目的质量管理，存在走过场的现象；此外，对查新人员在工作中出现的片面性和随意性不能采取有效的手段进行防范。
2.查新业务不规范。主要表现在：委托双方没有明确的查新合同关系；查新报告应包括的内容、格式和用途类别缺乏统一；检索词及分类号的选择标准不一；检索中漏检数据库或检索工具书的现象较为明显；查新结论写法欠推敲，有些含糊和不明确等。
3.查新人员素质不能满足查新课题的专业需求。存在课题分析对比过于简单，并且缺乏从信息分析的角度，充分利用参考材料对课题进行适当的评述，使有些结论失去参考价值。
为充分发挥科技查新在科技与经济，特别是在科技创新中的作用，加强对科技查新工作的管理，科学技术部组织有关单位对科技查新工作进行了专门调研，在综合各方意见和建议的基础上，研究制度了《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》，并于2001年1月1日正式颁布执行。科技查新法规的颁布执行，结束了10年来科技查新工作无章可循的局面，为今后的科技查新机构依法开展科技查新业务提供了法规保障。
为进一步做好科技查新工作，规范科技查新业务，今后还应当对以下几个方面的工作应当予以考虑：
1.明确发展科技查新机构的原则与思路，积极做好科技查新机构的规范化管理。首先，要依据科技查新法规加强对查新机构的管理，规范现有的科技查新机构。充分发挥科技查新在科技与经济，特别是在科技创新中的作用，尽快建立一套科学、规范的科技查新管理体系，是科技查新工作健康、有序发展的基本保障。科技查新是一项技术性、专业性较强的咨询服务，因此，要充分考虑现有的查新业务情况，“保留综合，发展专业”，最终实现向以专业化服务为主的方式转变。同时，充分考虑地域分布和科技与经济发展状况，真正实现科技查新活动正常、有序、健康开展。
为此，在科技查新机构管理方面，要充分考虑地方、部门信息服务机构以及大学图书馆等单位的查新业务情况，适当拓展范围，逐步推进，并建立相应的科技查新业务资信等级。在对科技查新机构资信确认之前，还需要对现有的科技查新机构进行充分的调研，包括：(1)机构基本情况：单位属性、主管部门、认定部门、专业范围等；(2)文献资源与基础设施情况：数据库种类及数量、自建馆藏文献资源种类、国际联机系统情况、查新设备等；(3)人员情况；(4)业务情况：查新工作数量与质量情况；(5)办公环境和条件等，分析研究目前查新机构基本状况，并对查新机构的专业分工、地域分布进行统筹规划，力求逐步形成机构分布科学、满足需求，不滥发展、有利竞争的格局。此外，要建立有效的查新工作责任机制，形成查新机构自我约束、专家参与、社会制约和行政监督相结合的新机制。
2.制定科技查新机构的评价指标体系，充分体现科学化管理理念。科技查新是科技活动中的一项基础性工作，在科研立项、科研成果鉴定、评估、验收和技术转移等方面具有举足轻重的作用。因此，建立客观、公正和科学的科技查新机构评价指标体系，开展规范现行的科技查新机构，保证公平竞争和科技查新业务的正常开展具有十分重要的意义。目前，需要在查新机构分布调查的基础上，系统分析查新机构指标体系的构成，调查、分析科技查新机构评价指标的设置情况，通过专家讨论，分析确定各项指标的权重，采用德尔菲法和层次分析法构筑科技查新机构评估体系，设置出简明、科学、客观、准确、操作方便的科技查新机构评价指标体系。从而，逐步向查新机构规范化管理的方向发展。
3.确立科技查新必查数据库及其核心文献，按查新专业分类标准开展业务。目前已建成的数千个商用数据库，几乎覆盖了发达国家的所有文献。如世界著名的DIALOG和SIN检索系统各有文献数据库500个以上。数目众多的文献数据库为科技查新奠定了文献检索的基础，但是也为不同专业查新的选库，尤其是查新过程中数据库选择的规范化带来了一定的困难。由于查新要求相关文献应当查全，在理论上要求查全率达到100%。这就需要查新不仅要检索与某一专业密切相关的主要文献数据库，还要检索与该专业具有一定关系的其他专业的数据库。虽然在国际联机检索系统中，可以采用对整个系统的全面检索，而忽略“必查”数据库的问题。但是由于不同数据库主题标引和用词习惯的差异，有时联机检索选库系统也会出现一些偏差。因此，从数据库与学科的相关性和对典型专业主题的覆盖程度，以及数据更新速度、标引等方面定量地确定专业“必查”文献数据库是有实现意义的。
基于科技查新业务的需要，确定不同专业的信息咨询机构馆藏至少必备的核心期刊及其他信息资源的种类，也同样是具有重要的参考价值的。查新业务所要求的核心期刊与图书馆收藏所要求的核心期刊并不相同。图书馆收藏更强调满足多数读者对信息的需求，可以把读者的数量作为核心期刊确定的一个重要指标。而查新业务更强调文献的创新性，要求文献更能反映学科最新成果以及新理论、新技术、新方法。另外，查新业务所要求文献的专业覆盖度，以及由覆盖度推证核心期刊的数量，还有查新业务要求的专业划分等，都值得进一步研究。通过确定查新业务所要求文献的专业覆盖度，再根据查新业务所要求的期刊的特点，确定文献离散系统，并参考图书馆学核心期刊研究成果，同时有选择地对一些信息咨询机构的馆藏情况进行调查，然后进一步推证查新机构所至少必备的各专业核心期刊的数量来确定其种类。此外，还应考虑各信息咨询机构目前的馆藏现状，制定出切实可行的中外文核心期刊目录。这样做对于控制查新机构数量，保证查新工作质量也能起到一定的作用。
4.编辑出版科技查新业务知识教材，更好地规范从业人员行为。编辑出版可供实际操作的科技查新人员业务教材，可以为查新人员按照《科技查新规范》开展查新业务提供既规范又具体的参考依据。根据科技部颁布的《科技查新规范》，结合我国信息咨询机构开展科技查新活动的实际情况，吸取科技查新工作经验和科学方法，系统地阐述科技查新的基本概念，查新活动基本原则、要求和程序等，选取多种类型的查新课题案例，体现示范作用，同时也将对我国的科技查新工作具有指导性和实用性。
5.建立规范的科技查新培训制度，不断培育高素质的查新专业人才。建立规范的科技查新培训制度是规范科技查新业务的基本保障。因此，要保证科技查新工作的规范进行，就需要规范面向社会服务的社会查新机构的从业人员行为，并从制度上予以落实。通过建立规范的科技查新培训机制，可能较好地宣传普及相应的法律法规，切实提高查新人员的业务知识、法律知识和职业道德水平；促使查新机构向规范化方向发展，更好地促使每一个查新机构，每一位查新人员依法从事查新工作，以质量和信誉赢得市场，以客观、公正的服务求得查新事业的发展，从而，为实行查新人员持证上岗制度打下坚实的基础。
当前，需要在进行《科技查新机构管理办法》及其《规范》和相关法律知识的培训的同时，着手进行不同层次、不同要求的培训工作，包括专业技术培训、审核员培训、专题研讨和经验交流等。通过这些培训活动，使查新人员的基本素质、专业能力、职业道德等方面得到整体提高，从而逐步实现向行业自律性行为方式发展。
6.建立科技查新信息管理系统，及时做好科技查新的管理与监督工作。充分运用现代信息网络技术进行科技查新的管理，可以使我国的科技查新管理水平跨上一个新的台阶。对于科技成果管理部门来说，建立查新信息管理系统可以为管理部门提供快捷、可靠和丰富的信息，便于管理部门对查新机构的业务情况进行有效管理与监督。同时，对于查新机构来说，通过查新信息管理系统可以定期与不定期的方式生成上报数据文件，再通过文件传输，实现科技查新数据的层层上报，最后通过数据装载，形成各级科技查新管理部门的查新报告数据库。
科技查新信息管理系统在设计时应充分考虑现有科技查新管理模式，以便于各级政府宏观管理和实际操作。
作者介绍：张星明 机械工业信息研究院，北京，百万庄大街22号，邮编：100037。