株洲职业技术学院
教师授课教案
有效会议管理—— 会议策划
一、案例导入
X月X日，是鸿高公司新研发产品发布的日子，他们特意组织了一场新产品发布会。可在方宏董事长的脸上却难见笑脸，不怪他不高兴，会议预定在9点30开始，现在都9点20了，到场的余辉者还是寥寥无几。是邀请的客人不肯赏光，还是某一接待环节出了纰漏？一问来宾，原来是请柬上将公司所在位置标错了，在距离公司500米之内的路旁只设置了3个不起眼的路牌，要是不放慢车速还真看不到。
问题
1、如果你是鸿高公司的秘书，确定会议地点之后，还应做些什么？
2、在策划会议地点时，要注意哪些方面？
二、会议策划的主要内容
会议策划有诸多内容，可以归纳为“五个W，一个H、B、O”。要使会议成功，就必须使这些因素互相协调，彼此照应。
1、“Why”：即“为什么”开会，会议目标是什么。
只有确定了目标，才可以确定哪些人参加会议，相应地才可以确定会议的地点、会议的议程和会议预算等。
例：为推动我国调味品产业的科技进步，加快调味品企业的技术改造，活跃调味品行业的学术交流，探索和研究我国调味品生产技术前沿和热点问题，中国调味品协会秘书处研究决定，在举办2010年中国国际调味品及食品配料博览会期间召开此次学术研讨会。
2、“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，主办者希望哪些人来参加。
对于主办方和承办方来说，通常在策划会议的时候首先要确定会议目标，然后就要确定与会者。
除了和会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，还要根据会议内容，考虑是否邀请不同类型的贵宾，如政府官员、行业主管或中外专家学者等，这些人员的参加有助于提升会议的级别和层次，但同时也要注意不要随意提高会议的层次。
3、“What”：是指“什么”类型的会议。
根据要达到的目标来选择恰当的会议形式非常重要。
例如：就某一问题展开讨论，人数较少，可以采取座谈会；要宣传教育，表彰先进，可以采取较大型报告会。
4、“When”：是指“什么时候”举行会议。
检查一下相关的日程表，看时间上是否与其他会议或活动冲突。
要考虑会议的主持人或会议主办单位的主要领导及被邀请的领导人、贵宾是否能够出席会议来确定时间，保证多数被邀请的与会者有时间来参加会议活动。
注意，在主要领导人出差当天或返回的当天最好不要召开会议，紧急会议例外。
此外，会议持续的时间也要合适。
据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45分钟至60分钟，超过这个时间人就容易精神分散，超过90分钟，则普遍感到疲倦。所以应把握好每一次召开会议的时间，如果会议需要较长时间，则应在会议中途安排休息。
5、“Where”：是指在“什么地方”开会。
根据会议的级别和需要，选择不同的会议举办地；
也可以根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点；
或者根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个会场，选择分会场的地点。 会议策划中还要进行会场预约。
会址的选择可以从以下几个方面考虑：
（1）大小是否适中
（2）交通是否便利
（3）环境是否适宜
（4）设备设施是否齐全适用
会场内的设施通常包括：照明设备、音响设备、通风空调设备、网络设备、消防设备，以及电源负荷等等。
★还应考虑是否有停车场以及场地租借的成本是否合理。
6、“How”：是指会议将“怎样进行”。
当会议的议题、名称等确定下来之后，就要考虑会议将怎样进行，也就是对会议的议程进行规划。
比如工作研讨会的议程可以包括：
（1）会议主持人开场白，介绍会议的主导思想和基本目的。
（2）主要领导发言
（3）与会者自由发言、讨论问题等
一些大型会议的议程通常是：
（1）开幕式，致欢迎词。
（2）主要领导讲话或特约嘉宾演讲
（3）闭幕式，做闭幕致谢
★在策划议程是要注意：
（1）会议议程的每个环节应环环相扣，紧密相连。在安排会议议程时要忍着检查、核对有无与会议主题或议题无关的内容。
（2）在议题比较多的时候，要注意先主后次，将重要的议题安排在议程的前面，保证与会者有充足的时间和清醒的头脑来研究主要议题。
（3）最好将会议议程提前通知与会者。
7、“Budget”：是指会议预算的策划。通常，会议成本预算包括两个部分：
（1）显性成本。指会议明显的耗费，如与会者的交通费、会议场所和视听设备的租借费用、住宿费、餐饮费、会务人员的费用、杂费等。
（2）隐性成本。指与会者因为参加会议而损失的劳动价值，一般是不为人所关注的成本。 会议成本的计算公式是：会议成本＝2XYT（其中X代表与会人员每小时平均工资的3倍；Y代表与会人数；T代表时间）。
8、“Others”：是指会务工作的策划。
一般来说，在会前要成立会议筹备组，具体处理会务工作。会务工作主要分会前准备工作、会议期间的协调服务工作及会后结束工作。
会前准备包括：音像设备提供、调试和安放，会议文件准备，车辆安排，会议和住宿、餐饮场所联系、安排；
会议进行阶段，要做好会议签到、会议记录和其他服务工作。
会议结束后，要整理会议资料，以及会场撤离和检查。
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有效会议管理—— 会议策划
一、案例导入
X月X日，是鸿高公司新研发产品发布的日子，他们特意组织了一场新产品发布会。可在方宏董事长的脸上却难见笑脸，不怪他不高兴，会议预定在9点30开始，现在都9点20了，到场的余辉者还是寥寥无几。是邀请的客人不肯赏光，还是某一接待环节出了纰漏？一问来宾，原来是请柬上将公司所在位置标错了，在距离公司500米之内的路旁只设置了3个不起眼的路牌，要是不放慢车速还真看不到。
问题
1、如果你是鸿高公司的秘书，确定会议地点之后，还应做些什么？
2、在策划会议地点时，要注意哪些方面？
二、会议策划的主要内容
会议策划有诸多内容，可以归纳为“五个W，一个H、B、O”。要使会议成功，就必须使这些因素互相协调，彼此照应。
1、“Why”：即“为什么”开会，会议目标是什么。
只有确定了目标，才可以确定哪些人参加会议，相应地才可以确定会议的地点、会议的议程和会议预算等。
例：为推动我国调味品产业的科技进步，加快调味品企业的技术改造，活跃调味品行业的学术交流，探索和研究我国调味品生产技术前沿和热点问题，中国调味品协会秘书处研究决定，在举办2010年中国国际调味品及食品配料博览会期间召开此次学术研讨会。
2、“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，主办者希望哪些人来参加。
对于主办方和承办方来说，通常在策划会议的时候首先要确定会议目标，然后就要确定与会者。
除了和会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，还要根据会议内容，考虑是否邀请不同类型的贵宾，如政府官员、行业主管或中外专家学者等，这些人员的参加有助于提升会议的级别和层次，但同时也要注意不要随意提高会议的层次。
3、“What”：是指“什么”类型的会议。
根据要达到的目标来选择恰当的会议形式非常重要。
例如：就某一问题展开讨论，人数较少，可以采取座谈会；要宣传教育，表彰先进，可以采取较大型报告会。
4、“When”：是指“什么时候”举行会议。
检查一下相关的日程表，看时间上是否与其他会议或活动冲突。
要考虑会议的主持人或会议主办单位的主要领导及被邀请的领导人、贵宾是否能够出席会议来确定时间，保证多数被邀请的与会者有时间来参加会议活动。
注意，在主要领导人出差当天或返回的当天最好不要召开会议，紧急会议例外。
此外，会议持续的时间也要合适。
据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45分钟至60分钟，超过这个时间人就容易精神分散，超过90分钟，则普遍感到疲倦。所以应把握好每一次召开会议的时间，如果会议需要较长时间，则应在会议中途安排休息。
5、“Where”：是指在“什么地方”开会。
根据会议的级别和需要，选择不同的会议举办地；
也可以根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点；
或者根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个会场，选择分会场的地点。 会议策划中还要进行会场预约。
会址的选择可以从以下几个方面考虑：
（1）大小是否适中
（2）交通是否便利
（3）环境是否适宜
（4）设备设施是否齐全适用
会场内的设施通常包括：照明设备、音响设备、通风空调设备、网络设备、消防设备，以及电源负荷等等。
★还应考虑是否有停车场以及场地租借的成本是否合理。
6、“How”：是指会议将“怎样进行”。
当会议的议题、名称等确定下来之后，就要考虑会议将怎样进行，也就是对会议的议程进行规划。
比如工作研讨会的议程可以包括：
（1）会议主持人开场白，介绍会议的主导思想和基本目的。
（2）主要领导发言
（3）与会者自由发言、讨论问题等
一些大型会议的议程通常是：
（1）开幕式，致欢迎词。
（2）主要领导讲话或特约嘉宾演讲
（3）闭幕式，做闭幕致谢
★在策划议程是要注意：
（1）会议议程的每个环节应环环相扣，紧密相连。在安排会议议程时要忍着检查、核对有无与会议主题或议题无关的内容。
（2）在议题比较多的时候，要注意先主后次，将重要的议题安排在议程的前面，保证与会者有充足的时间和清醒的头脑来研究主要议题。
（3）最好将会议议程提前通知与会者。
7、“Budget”：是指会议预算的策划。通常，会议成本预算包括两个部分：
（1）显性成本。指会议明显的耗费，如与会者的交通费、会议场所和视听设备的租借费用、住宿费、餐饮费、会务人员的费用、杂费等。
（2）隐性成本。指与会者因为参加会议而损失的劳动价值，一般是不为人所关注的成本。 会议成本的计算公式是：会议成本＝2XYT（其中X代表与会人员每小时平均工资的3倍；Y代表与会人数；T代表时间）。
8、“Others”：是指会务工作的策划。
一般来说，在会前要成立会议筹备组，具体处理会务工作。会务工作主要分会前准备工作、会议期间的协调服务工作及会后结束工作。
会前准备包括：音像设备提供、调试和安放，会议文件准备，车辆安排，会议和住宿、餐饮场所联系、安排；
会议进行阶段，要做好会议签到、会议记录和其他服务工作。
会议结束后，要整理会议资料，以及会场撤离和检查。